You are on page 1of 17

UFCD%0404%

Organizao%pessoal%e%gesto%do%
tempo%

1%

TCNICAS(PARA(INVENTARIAO(DAS(
ACTIVIDADES(DESENVOLVIDAS%
1) Elaborar%uma%lista%de%a>vidades%
2) HierarquizaClas%em%funo%de%trs%conceitos%chave:%
Prioridade%
Grau%de%urgncia%
Grau%de%complexidade %%%

2%

TCNICAS(PARA(INVENTARIAO(DAS(
ACTIVIDADES(DESENVOLVIDAS%
No%mbito%dos%dois%primeiros%conceitos,%as%tarefas%
podero%ainda%ser%reunidas%em%4%grandes%grupos:%
1. Prioritrias%e%urgentes;%
2. Prioritrias%mas%no%urgentes;%
3. Urgentes%mas%no%prioritrias;%
4. Nem%urgentes%nem%prioritrias.%%

3%

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO%
Uma%prioridade(%uma%tarefa%que%fazemos%antes%de%outra(

4%

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO%
Grande%solicitao%de%tarefas%implica...%
%

%elaborar%lista%de%tarefas%

Evitar%excesso%de%tarefas...%
%

%saber%dizer%no,%u>lizando%asser>vidade%

Tarefas%menos%prioritrias%podem%ser...%
%

%adiadas%

%dispensadas%

%delegadas%

%melhor%gesto%do%tempo%
!

5%

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO%
Planear%e%programar%o%tempo%
Trs%Pilares%de%uma%organizao%do%tempo%
%

%1)%Prever %2)Planicar

%3)Hierarquizar%

Um%plano%dis>ngueCse%de%uma%lista%de%tarefas%simples%porque%
inclui:%
%a)%lista%de%tarefas%a%realizar%
%b)%atribuio%de%grau%de%importncia%
%c)%atribuio%de%grau%de%exigncia%
%d)previso%da%durao%de%cada%tarefa%
!

6%

TCNICAS(PARA(ANLISE(DAS(ATIVIDADES(
DESENVOLVIDAS(E(SUA(PRIORIZAO%
COMO%REALIZAR%UM%PLANO%DE%TRABALHO?%
%
%a)%recolher%dados%
%b)%anlise%da%u>lizao%do%tempo%
%c)%criar%planos%de%ao%
%d)%acompanhamento%
%e)%ritmo%de%trabalho%

7%

IDENTIFICAO(DO(POTENCIAL(DE(MELHORIA(
DE(CADA(UMA(DAS(ATIVIDADES(
AS%PERDAS%DE%TEMPO%SO%ORIGINADAS%SOBRETUDO%POR:%
Chamadas%telefnicas%desnecessariamente%longas,%
repe>>vas%ou%imprevistas%
Interrupes%constantes%de%colegas,%clientes,%fornecedores...%
Falta%de%pessoal%
M%percepo%das%instrues%recebidas%
Perfecionismo%em%excesso%
Diculdade%na%gesto%de%assuntos%pessoais%%

8%

IDENTIFICAO(DO(POTENCIAL(DE(MELHORIA(
DE(CADA(UMA(DAS(ATIVIDADES%
Lacunas%de%formao%ou%incapacidades%
Diculdades%de%comunicao%
Indenio%de%objec>vos%
Objec>vos%demasiado%ambiciosos%
Local%de%trabalho%confuso/desorganizado%
Equipamento%insuciente%ou%defeituoso%
Resistncia%humana%%mudana%
Diculdade%em%dizer%no%
Insegurana%
Fadiga%ou%doena%
!

9%

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
Duas%dimenses%importantes%para%aproveitar%ao%mximo%o%
tempo%de%que%se%dispe:%
1) A%ecincia%%fazer%a%tarefa%de%maneira%certa%
2) A%eccia%%fazer%a%tarefa%certa%
%

%Leva%

%
Ao%objec>vo%l>mo%que%%o%de%alcanar%resultados,%ser%
ecaz%

10%

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
PRINCPIOS%DECISIVOS%PARA%UMA%GESTO%EFICAZ%
Denir%e%claricar%os%objec>vos;%escrevClos%e%estabelecer%
prioridades%
CentrarCse%nos%objec>vos%e%no%nas%a>vidades%
Estabelecer,%pelo%menos,%um%objec>vo%por%dia%e%a>ngiClo%
Registar%regularmente%o%tempo%
Eliminar,%pelo%menos,%um%desperdiador%de%tempo%por%
semana%
Planicar%o%tempo,%elaborar%planos%de%curto,%mdio%e%longo%
prazo%
!

11%

REGRAS(BSICAS(DE(ORGANIZAO(PESSOAL(
PRINCPIOS%DECISIVOS%PARA%UMA%GESTO%EFICAZ%
Escrever%uma%lista%do%que%fazer%todos%os%dias,%incluindo%
objec>vos,%prioridades%e%tempos%es>mados%
Preconizar%limites%de%tempo%por%tarefa%
Eliminar%as%crises%repe>>vas;%agir%em%vez%de%reagir%
Acabar%o%que%se%comeou;%no%deixar%tarefas%inacabadas%

12%

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
O(QUE((O(TEMPO?(
O% tempo% % um% elemento% que% se% gasta% e% no% se% recupera.%
Apesar% de% pensarmos% que% temos% todo% o% tempo% do% mundo,%
tudo%o%que%fazemos%requer%tempo%e%mesmo%que%no%o%usemos%
ele%permanece%limitado.%%algo%que%tem%signicados%diferentes%
ao%longo%da%vida%e%que%no%%adaptvel.%
%
%

%IMPOSSVEL%GERIRMOS%O%TEMPO%
%POSSVEL%GERIRMOCNOS%A%NS%PRPRIOS%
!

13%

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
LEIS(
Lei%dos%20/80%(Pareto)%
Lei%das%sequncias%homogneas%de%trabalho%
Lei%de%Parkinson%
Lei%da%contraCprodu>vidade%
Lei%da%alternncia%
Lei%dos%ritmos%biolgicos%
Lei%da%dimenso%subje>va%do%tempo%%

14%

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
Com%base%nestes%princpios%podemos%sinte>zar%as%seguintes%
regras%bsicas%de%gesto%do%tempo:%
1) Denir%claramente%os%objec>vos%prioritrios%a%a>ngir%e%os%
resultados%a%alcanar,%de%forma%a%adequar%o%tempo%%
a>vidade%a%realizar%
2) Ter%uma%boa%agenda,%onde%so%escritas%as%tarefas%a%realizar%
e%os%compromissos%de%modo%a%libertar%memria%para%
outros%assuntos%da%vida%
3) Controlar%as%interrupes%e%minimizClas%

15%

REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(TEMPO(
Com%base%nestes%princpios%podemos%sinte>zar%as%seguintes%
regras%bsicas%de%gesto%do%tempo:%
4) Delegar%tarefas%
5) Denir%prioridades%
6) Preparar%as%reunies%para%que%estas%sejam%curtas%e%ecazes%

16%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
1) Fixao%de%objec>vos%
%Obteno%de%resultados%
%

%Prazos%previamente%estabelecidos%

ObrigaCnos:%
Orientar%o%raciocnio%e%a%ao%para%o%futuro%
Denir%exatamente%para%onde%queremos%ir%
Estabelecer%prioridades%

17%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
H%5%requisitos%bsicos%que%convm%no%esquecer.%Se%respeitar%
a%sigla%REMAR(seguramente%estar%a%formular%bem%os%seus%
objec>vos.%
R((Relevante%
E((Especcos%
M((Mensurveis%
A(%Alcanveis%
R((Registveis(
%
!

18%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Para%alm%destas%regras,%um%objec>vo%deve%permi>r%dar%
resposta%s%seguintes%questes:%
Para%onde%quero%ir?%
O%que%quero%realizar?%O%que%devo%evitar?%
Qual%%o%resultado%nal%que%quero%alcanar?%
Em%que%prazo%pretendo%a>ngiClo?%
Que%condio%tenho%que%respeitar?%
De%que%apoios%necessito?%

19%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
2)%Planicao%e%agenda%
%

%Planear%o%trabalho%e%o%tempo%

Regras%a%observar%na%elaborao%de%um%plano%de%melhoria%de%
desempenho:%
Considerar%o%dia,%a%semana,%o%ms%e%o%ano,%como%conjuntos%
Prever%os%compromissos%e%obrigaes%xas%de%curto,%mdio%
e%longo%prazo%
Reservar,%sistema>camente,%tempo%para%a%reexo%e%para%o%
trabalho%solitrio%
U>lizar%grelhas/chas%de%planeamento%que%permitam%uma%
fcil%leitura%
!

20%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(semanal(
O%plano%semanal%%mais%ecaz%para%as%pessoas%do%que%o%plano%
dirio.%%mais%ecaz%porque%permite%uma%viso%mais%
abrangente%das%tarefas%e%da%altura%certa%para%as%executar.%
Denir%objec>vos %%%%%%Elaborar%tarefas %

%%%Estabelecer%prioridades%

Um%trabalho%complexo%deve%dividirCse%em%partes,%es>mar%quanto%
tempo%se%pode%ou%deve%disponibilizar%para%cada%parte%
Leva%
Sequncia%proveitosa%para%cada%conjunto%de%a>vidades%

21%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(diria(
Aps%a%elaborao%do%plano%semanal,%podeCse%passar%ao%plano%
dirio%
A% melhor% hora% para% planear% o% dia% seguinte% % o% m% do% dia,% o%
mesmo% se% passar% com% o% plano% semanal% ao% m% de% cada%
semana,%sendo%possvel%avaliar%o%que%se%fez%ou%o%que%cou%por%
fazer%

22%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano/Agenda(diria(
As%folhas%de%planeamento%dirio%devem%especicar:%
As%a>vidades%a%desenvolver%
Que%prioridades%
Que%tempo%demoram%
Horrio%para%cada%tarefa%
%
Quem(planeia(concreCza(mais(

23%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Construir(horrios(de(aCvidade(
Construir%%decidir%quando%fazeClo%
importante% ao% fazer% um% horrio% % deixar% tempo% necessrio%
para%cada%tarefa%e%no%tempo%a%mais%para%o%que%der%e%vier%
Os%horrios%devem%comear%com%as%tarefas%mais%importantes%do%
plano%dirio%

24%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
3)%Minimizar%interrupes%
%
4)%Delegar%tarefas%
Para% que% se% consiga% cumprir% uma% funo,% isto% ,% para% que% se% possa%
rentabilizar% os% esforos% de% um% grupo% de% trabalho,% impeCse% a%
qualquer% chea% que% reserve% uma% parte% signica>va% do% seu% tempo%
para% planear% organizar% e% avaliar% o% desempenho% dos% seus%
colaboradores,%tendo%em%conta%os%objec>vos%previamente%xados.%
Mas%quando%a%chea%no%consegue%dever%delegar%tarefas%

25%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
O%que%%delegar?%
% conferir% autoridade% a% um% colaborador% para% executar% uma% tarefa%
que%at%ento%era%desempenhada%pela%chea%
Requisitos%essenciais:%
Autoridade%
Responsabilidade%
Conana%

26%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Exis>r%delegao%se:%
Denirem%e%xarem%objec>vos%aos%colaboradores%
Exis>r%uma%dupla%responsabilidade%
Exis>r%uma%relao%contratual%
Vantagens(da(delegao(
1) PermiteClhe%concentrarCse%em%aspetos%do%trabalho%que%requerem%
a%sua%experincia%e%as%suas%ap>des%especcas%
2) PossibilitaClhe% fazer% antecipaes% mediante% um% planeamento%
atempado%
!

27%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
3) Melhora%o%esprito%de%equipa%
4) Prepara%os%delegados%para%maiores%responsabilidades%
5) ConfereClhe% a% possibilidade% de% observar% o% nvel% de%
desenvolvimento%dos%seus%colaboradores%

28%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
Plano(prCco(de(delegao(
a) Aceitao%da%responsabilidade%por%parte%do%colaborador%que%vai%
receber%a%delegao%
b) Transmisso%da%tarefa%delegada%
c) Comunicao%perfeita%
d) Vericao% da% existncia% das% condies% necessrias% % realizao%
com%sucesso%da%tarefa%delegada%
e) Acompanhamento%pela%chea%

29%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
5)%Denir%prioridades%
Denir%papis%em%trs%categorias:%
1) %possvel%agir%de%imediato%
2) %possvel%comear%a%agir,%mas%no%concluir%a%ao%
3) Memorandos,%materiais%para%ler%e%pr%a%circular%

30%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
6)%Preparar%reunies%
Se% forem% bem% preparadas% e% conduzidas,% podem% ser% a% melhor%
maneira% de% discu>r% com% o% pessoal% dire>vas,% progressos% feitos% ou%
aspetos%a%reforar:%
Pr%certos%factos%a%descoberto%
Procurar%novas%ideias%
Tentar%mobilizClos%

31%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
ParCcipantes(
Para%que%as%reunies%sejam%produ>vas%devero:%
1) Estar%por%dentro%do%assunto%a%tratar%
2) Chegar%%hora%marcada%e%ir%munido%dos%documentos%necessrios%
3) Estarem% preparados% para% defender% com% rmeza% os% seus% pontos%
de%vista%
4) Ser%disciplinado%e%paciente%
5) Ser%sincero%ao%aceitar%a%deciso%tomada%

32%

DESENVOLVIMENTO(DE(PLANOS(DE(AO(DE(MELHORIA(DE(
DESEMPENHO(UTILIZANDO(AS(REGRAS(BSICAS(DE(GESTO(DO(
TEMPO(E(DA(ORGANIZAO(PESSOAL(
ParCcipantes(
6) Podero%tambm%revelar%a%sua%capacidade%para:%

Produzir%novas%ideias%

Ajudar%a%esclarecer%e%a%desenvolver%as%ideias%das%outras%
pessoas%

Escutar%

Ajudar%a%manter%a%discusso%dentro%do%objec>vo%previsto%

Pedir%esclarecimentos%e%sntese%

33%

FIM(

34%