MEDIADIX - Techniques documentaires et gestion des mdiathques

Cours de bibliothconomie - 1 /Fonctions dune bibliothque

1/Fonctions dune bibliothque

1/Fonctions dune bibliothque ___________________________________________________ 1
1.

Introduction et objectifs du cours _____________________________________________ 3

Introduction ______________________________________________________________________ 3
Objectifs du cours __________________________________________________________________ 3

2.

Laccueil du public __________________________________________________________ 5

Faire connatre la bibliothque _______________________________________________________ 5
a.
b.

A lextrieur __________________________________________________________________________ 5
A lintrieur __________________________________________________________________________ 5

Linscription_______________________________________________________________________ 6
a.
b.
c.

Les modalits dinscription ______________________________________________________________ 6

Le rglement intrieur __________________________________________________________________ 6
Le guide du lecteur ____________________________________________________________________ 7

Laccueil __________________________________________________________________________ 7
a.
b.

3.

quelques rgles simples et efficaces _______________________________________________________ 7

Connatre son public ___________________________________________________________________ 8

Communication des documents ______________________________________________ 11

Modalits daccs _________________________________________________________________ 11
a.
b.

Accs direct _________________________________________________________________________ 11

Accs indirect ________________________________________________________________________ 11

Le prt __________________________________________________________________________ 11
a.
b.
c.

4.

Le prt domicile ____________________________________________________________________ 11

Le prt par dpt _____________________________________________________________________ 12
Les documents de substitution __________________________________________________________ 12

. Le Renseignement lusager _______________________________________________ 13

Service de renseignements__________________________________________________________ 13
Les outils de recherche _____________________________________________________________ 13

5.

Conservation _____________________________________________________________ 15
Le fonds ancien ___________________________________________________________________ 15
a.
b.

Quest-ce quun fonds ancien ? __________________________________________________________ 15

Prservation et conservation ___________________________________________________________ 15

Le fonds local, rgional ou dpartemental _____________________________________________ 16

a.

Les conditions de communication ________________________________________________________ 16

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6.

Gestion administrative _____________________________________________________ 17

Le rapport annuel _________________________________________________________________ 17
Le budget________________________________________________________________________ 17
Le personnel _____________________________________________________________________ 17

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1. Introduction et objectifs du cours

Introduction
La bibliothque est un lieu public destin la recherche rapide et efficace de documents
dinformation, de formation, dtude, de culture et de loisirs. Pour assurer cette mission, elle
assure des fonctions diverses mais complmentaires en service public comme en travail interne.
Comme le proclame la Charte de lUNESCO La bibliothque publique, porte locale d'accs la
connaissance, remplit les conditions fondamentales ncessaires l'apprentissage tous les ges
de la vie, la prise de dcision en toute indpendance et au dveloppement culturel des individus
et des groupes sociaux.
[ http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifestos/libraman_fr.html]

Objectifs du cours
Dcrire la bibliothque dans lordre logique de son fonctionnement tel quil apparat ses
usagers : le service ou le bureau daccueil, les documents, puis les outils de la recherche
bibliographique. Le lecteur dcouvre aussi parfois les problmes de conservation et ignore le
plus souvent la fonction administrative qui permet ltablissement de fonctionner.

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Ce schma rassemble les diffrentes activits qui structurent le fonctionnement dune

bibliothque. Elles sont de trois ordres : - La gestion administrative et technique - Les collections Les services au public

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2. Laccueil du public
Faire connatre la bibliothque
a. A lextrieur
Par une bonne signalisation dans la ville ou le village, dans luniversit (panneaux, affiches), dans
le lieu de travail ou de rsidence temporaire et accidentelle (hpital ou prison).
Dans la presse crite ou tlvisuelle : si la collectivit dispose dune publication, la bibliothque
pourra proposer { sa tutelle une chronique rgulire sur ltablissement ; de mme luniversit
fera connatre les services de la bibliothque universitaire ds larrive des nouveaux tudiants
par la distribution de dpliants et la prsentation dans les livrets daccueil,
Sur Internet, le site web de la bibliothque ou sur celui de la collectivit permet de donner une
information { jour sur ltablissement.

b. A lintrieur
Il est ncessaire dtablir un bureau daccueil et dinformation le plus prs possible de lentre
pour renseigner le visiteur sur un lieu priori inconnu et complexe. On trouvera l le plan trs
prcis des diffrentes zones de travail (emplacement des collections par domaines, des carrels,
des salles de travail en groupes ), des services (espaces danimation, dexposition, accs {
internet, bureaux daccueil ou de renseignement bibliographique) et lemplacement des
utilitaires ncessaires au public (photocopieurs, toilettes, caftria ou machines caf...).
Se reprer dans la bibliothque
Pour linformation du lecteur lintrieur de la bibliothque, on pourra utiliser toutes les
ressources graphiques, signaltiques, symboliques ou de couleur avec des tiquettes
explicites ou des pictogrammes, afin doffrir un lieu accueillant, lisible ds le premier
contact visuel et qui permet au public dtre autonome. Celui-ci doit pouvoir se reprer
tout au long de sa visite et aller seul dans les diffrents espaces et services jusqu trouver
sa documentation et comprendre de lui-mme la classification des ouvrages sur les
tagres. Cette signaltique est dautant plus ncessaire que plusieurs enqutes ont montr
qu peine un quart des usagers sadresse au personnel. Le poste daccueil et dinformation
doit tre visible. Cette fonction requiert des qualits humaines de psychologie, discrtion et
qualit dcoute pour privilgier le dialogue ds lentre de ltablissement. Il ne faut pas
hsiter rpter les informations crites, et comprendre que lusager a parfois besoin de se
faire confirmer les informations. Proposer une visite de la bibliothque chaque nouvel
inscrit permet aux lecteurs de reprer les lieux et mieux connaitre le classement des
collections, luniversit elle figure trs souvent dans le programme des primo arrivants.

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Linscription
a. Les modalits dinscription
Elles sont diffrentes selon les publics et les tablissements. Les bibliothques spcialises
demandent au public de justifier de leur recherche, certaines sont rserves des tudiants
partir du master, par exemple. Les bibliothques scolaires, dentreprises ou dhpitaux ont un
public captif Les bibliothques de lecture publique cherchent simplifier les formalits.
Les formalits dinscription
Il faut parfois expliquer les raisons des demandes de renseignements dordre priv comme
lge ou la profession : ils servent mieux connatre le public pour rpondre plus
efficacement ses demandes ou mieux le
conseiller. En gnral les bibliothques demandent une pice didentit et un justificatif de
domicile ainsi quune autorisation parentale pour les mineurs.
Laccs est gratuit ou payant selon les tablissements. En 2004, les droits de bibliothque
slvent 35 , pour chaque inscription universitaire, ce qui reprsente une trs faible
participation dans le budget annuel de la
bibliothque. Le renouvellement dinscription tous les ans permet une vrification des
coordonnes de chaque lecteur pour le prt ou les rservations. En 2002, moins de 20%
des bibliothques municipales taient totalement gratuites, le montant moyen des droits
dinscription se situe 6,11 euros (voir Mmento du bibliothcaire : guide pratique, dit
par lABF). Certaines bibliothques proposent un tarif diffrent en fonction des supports
de documents empruntables, ainsi la ville de Paris donne le droit demprunter gratuitement
les livres mais exige 30 euros pour lemprunt de CD et
6O euros pour CD et DVD. La gratuit doit pourtant tre privilgie afin de remplir la
mission dgalit daccs tous et lutter contre lexclusion (prconisation du Conseil
Suprieur des bibliothques dans larticle 6 de la Charte :
la consultation des catalogues et des collections doit tre gratuite. Les autres services
proposs par la bibliothque peuvent tre tarifs au moindre prix ). En gnral les enfants
et les jeunes jusqu 16 ou 18 ans ne paient pas. Les
handicaps, les bnficiaires dune aide sociale et les demandeurs demploi peuvent tre
exonrs.

b. Le rglement intrieur
Cest un contrat mutuel entre les usagers et la bibliothque.

Il prcise les droits et devoirs de lusager et du personnel et sert de recours en cas de

conflit

Il doit tre approuv par lautorit de tutelle.

Il doit tre affich en vidence. Le rglement intrieur indique les conditions dutilisation
de la bibliothque, il doit mettre en avant les droits de lusager et sefforcer de formuler
ses devoirs de faon positive, trop dinterdictions rebutent le lecteur. Le rglement doit
tre discut par lensemble du personnel et tre appliqu de faon uniforme par tous et
pour tous les usagers. Bien que trs complet, il pourra tre abrg et distribu ou
apparaitre en partie dans le guide du lecteur (les points les plus importants notamment).

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Bien le connatre permet au personnel dargumenter en cas de problme avec un lecteur.
Les rgles doivent tre claires et montrer quelles sadressent aussi bien aux usagers
quaux bibliothcaires (interdictions de fumer, manger, etc.). Le rglement nonce aussi
les obligations visant protger les collections (dtriorations sanctionnes,
reproduction limite, utilisation dinternet contrle ). Le rglement sera prsent lors
de linscription ainsi que les modalits demprunt, il pourra tre comment en cas de
visite de la bibliothque.
Une approche pdagogique et une bonne relation avec lusager ds son arrive dtermineront
son rapport futur la bibliothque.

c. Le guide du lecteur
Mmento pratique de la bibliothque, il prsente le mode demploi des diffrents services
proposs. Il sera court et d'une grande clart, de prfrence dans un petit format (livret,
brochure, fiches). Parfois, plusieurs guides, un pour chaque service ou section, seront
ncessaires dans une bibliothque importante :
adultes, enfants, musique en bibliothque municipale.
salle de rfrences, formation la recherche documentaire, service des prts en
bibliothque universitaire. Il doit donner les informations pratiques telles que les
horaires douverture, les modalits dinscription, les conditions daccs. Il prsente les
collections et les services, peut proposer un plan des espaces, pourra tre rdig en
diffrentes langues (La bibliothque municipale de Grenoble propose un guide pratique
en six langues, anglais, allemand, espagnol, italien, portugais et arabe [http://www.bmgrenoble.fr/] ). Si possible on peut galement prvoir des visites guides, courtes,
montrant lessentiel des services et les points dinformation complmentaires.

Laccueil
a. quelques rgles simples et efficaces
Avoir une attitude discrte de disponibilit (incompatible avec une conversation
tlphonique ou un travail crit que le lecteur nosera pas interrompre)
Regarder le lecteur, poser des questions encourageantes : Que recherchez-vous ? ou
bien Puis-je vous renseigner ? plutt que Puis-je vous aider ? qui est mal peru.
Prendre le temps de rpondre au cas pos mme sil y a foule.
viter les renvois inutiles dune personne { lautre ou dune salle { lautre. Il ne faut pas
hsiter { accompagner la personne vers le rayonnage et laider { trouver le document
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Et surtout conserver une attitude de neutralit et de self-contrle ou matrise de soi
envers tous les lecteurs : il faut appliquer le rglement pareillement pour tous, et
naccepter ni drogation, ni privilge en service public ; cest le meilleur moyen pour
viter les tensions ou les jalousies entre usagers et viter les situations de conflits. Les
exceptions peuvent tre accordes par le suprieur hirarchique dans son bureau, hors
de lespace public o le personnel doit faire respecter le rglement.
Cette conception de laccueil exprime le respect de lusager en tant que personne, excluant
videmment tout racisme, sexisme, privauts ou familiarit. Elle respecte aussi le travail du
chercheur en reconnaissant ses contraintes de temps et lintrt limit pour ce qui nest pas sa
recherche en cours. Cela ne veut pas dire faire le travail { sa place mais tre le mdiateur
qui lui offre la possibilit dune recherche autonome dans un labyrinthe documentaire.

Qualits dcoute et psychologie : les exigences du poste daccueil

Les postes daccueil exigent des qualits dcoute et de psychologie de la part du
personnel, en plus dune connaissance approfondie de la bibliothque. En particulier : ne
pas rpondre aux agressions verbales, apaiser les conflits, expliquer le fonctionnement de
la bibliothque. Distribuer des informations crites nest pas toujours suffisant et certains
lecteurs demandent une confirmation orale des panneaux de signaltique ou un
complment dexplication personnalise. Il est important de sadapter au public que lon a
en face de soi, un chercheur nattendra pas la mme rponse quun lycen, une personne
ge aura un rapport diffrent aux outils informatiques quun tudiant, une personne ayant
dj commenc une recherche aura besoin dapprofondissement Ce contact permet
dadapter individuellement un dispositif conu pour un grand nombre de lecteurs.

b. Connatre son public

TELECHARGER " L'expression des usagers ",
Thme d'une table ronde lors du congrs 2005 de l'ABF (Association des Bibliothcaires
Franais).
Comment connatre son lectorat et ses attentes en matire de documentation?

Grce aux statistiques que chaque bibliothque tablit partir des donnes collectes
lors de l'inscription des lecteurs : ge, sexe, adresse, niveau d'tudes, domaine de
recherche ou centres d'intrt personnel
Grce aux statistiques ralises par la bibliothque sur son activit et regroupes dans le
rapport dactivit : nombre de prts dans chaque secteur, nombre dacquisitions
annuelles, frquentation des animations, etc.
En France, les bibliothques universitaires doivent envoyer ces donnes non nominatives (c'est-
dire sans indication des noms et prnoms des inscrits) au Ministre de l'Enseignement et de la
recherche. Celui-ci dite ainsi chaque anne les rsultats de l'enqute statistique gnrale des
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bibliothques universitaires ou ESGBU. Les bibliothques municipales et les bibliothques
dpartementales de prt transmettent leurs donnes (toujours non nominatives) au ministre de
la Culture et de la communication. Ces donnes sont publiques et peuvent tre consultes sur le
site de lObservatoire de la lecture publique
[http://www.observatoirelecturepublique.fr/observatoire_de_la_lecture_publique_web/]
Ces statistiques quantitatives et budgtaires concernent la fois les publics, les collections, les
services, les btiments et les personnels.
Il est important de bien connatre le contexte conomique, culturel, social et ducatif de la
collectivit (tissu conomique, carte scolaire, autres tablissements culturels, associations).
Grce aux catgories socioprofessionnelles des habitants de sa ville (selon le code de l'INSEE,
institut national de la statistiques et des tudes conomiques) , compares aux catgories de ses
inscrits, la bibliothque peut mesurer son taux de frquentation et organiser de nouveaux
services envers certaines catgories d'habitants non usagers : enfants pr-scolaires, retraits,
chmeurs, etc.
Enfin un cahier de rclamation-suggestion doit tre la disposition des usagers pour qu'ils
expriment librement leurs mouvements d'humeur, leurs demandes d'achats et leurs ides sur le
fonctionnement des services. Ce courrier des lecteurs est trs instructif pour comprendre
comment le lecteur peroit la bibliothque. Dans certains tablissements une association de
lecteurs " loi 1901 " - but non lucratif -peut assurer une coopration fructueuse entre lecteurs et
personnels. Dans dautres, plus rares, un mdiateur est nomm pour recueillir remarques,
suggestions ou plaintes. Le site web de la bibliothque permet aussi de mettre en place un
espace de dialogue et de contact. Par exemple, la bibliothque de Toulouse propose
lorganigramme de ses responsables et de ses services
[http://pro.bibliotheque.toulouse.fr/contact_services.html ].
La bibliothque de Cormeilles en Parisis, une ville de la banlieue parisienne, propose mme un
rendez vous avec un bibliothcaire pour un conseil, une mini-formation
[http://www.bibliotheque.ville-cormeilles95.fr/s/search.php?action=Accueil ]
Dans tous les cas, il faudra veiller assurer une rponse rapide ces demandes. A la Bpi un
service Etudes et recherches enqute sur les pratiques documentaires et culturelles des
usagers, un sociologue y travaille avec les bibliothcaires pour une approche croise qui permet
de mieux connatre les attentes en bibliothque de lecture publique. Certaines de ces enqutes
sont accessibles en ligne
[http://www.bpi.fr/fr/professionnels/etudes_et_recherche2/publics_et_usages_a_la_bpi.html ]
Enfin les ouvrages de sociologie culturelle aident mieux comprendre les rticences des nonusagers des bibliothques et rvlent les nouvelles pratiques lies aux technologies et leur

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incidence sur la documentation. [Ces analyses qualitatives sont prsentes dans les enqutes
dOlivier Donnat, de Pierre Bourdieu et plus rcemment de Bernard Lahire.]

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3. Communication des documents

La manire de communiquer les documents varie selon les bibliothques. Par exemple :
Les bibliothques municipales et universitaires ont des accs directs et indirects et
offrent des consultations sur place et le prt domicile.
A la BNF le niveau chercheurs offre un accs indirect et la consultation sur place
La Bpi propose un accs direct et la consultation sur place

Modalits daccs
Chaque type de communication prsente des avantages et des inconvnients.

a. Accs direct
Laccs direct dans la salle de lecture = libre accs, tous les documents sont directement
accessibles aux usagers.
Laccs direct entrane des problmes de comprhension du classement (lisibilit des cotes), des
problmes de dclassement des ouvrages par les lecteurs, ainsi quune usure des collections et
un risque accru de vol ou de dgradation des documents. Laccs direct est le mode privilgi
pour le fonds gnral.

b. Accs indirect
Laccs indirect ou semi-direct = le document est en magasin ou derrire la banque de prt
et doit tre demand au personnel.
Ce mode daccs est indispensable pour les documents rares, fragiles et ou anciens. Ces accs
doivent tre bien diffrencis de la consultation sur place ou domicile (le prt). La consultation
sur place uniquement ncessite de disposer de places de lecture nombreuses et confortables et
dhoraires douverture trs large. Lensemble du fonds est ainsi toujours { la disposition des
usagers.

Le prt
a. Le prt domicile
Il seffectue en reliant trois paramtres : lecteur, document et date ou dure du prt.

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Linformatisation du prt est apparue ds 1975 dans les bibliothques universitaires, et se
pratique maintenant dans lensemble des bibliothques (except les plus petites, ayant moins de
300 ou 400 lecteurs et quelques milliers de documents) Les logiciels de gestion de bibliothques
disposent tous dun module qui permet de grer lensemble des transactions de prts et de
retours. Ils offrent dautres fonctionnalits comme les rservations de documents, les lettres de
relance en cas de retard, les statistiques de prt. .Actuellement, plus de 90% des bibliothques
disposent dun SIGB (systme intgr de gestion de bibliothque)

b. Le prt par dpt

Cest un prt de longue dure pour les associations, club, foyer, coles. Les dpts se font trois
ou quatre fois par an par caisses entires de livres.

c. Les documents de substitution

Ils protgent les documents rares et fragiles en offrant leur reproduction sur microfiches ou sur
microfilms. Ils permettent de gagner de la place et de fournir plusieurs exemplaires dun
document unique. La numrisation des documents, libres de droit, donne une grande visibilit
de ces fonds grce leur mise en ligne sur Internet. Les photocopies sont galement des
supports de substitution. Dans le cas de photocopies faites par le lecteur ce dernier doit
respecter la loi du 11 mars 1957 modifie le 3 juillet 1985 sur le droit de copie usage priv du
copiste, qui protge les droits de lauteur du document.

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4. . Le Renseignement lusager
Les demandes sont traites par le renseignement, laide la recherche et la formation des
usagers.
Trouver linformation ou la documentation : La Charte des bibliothques, labore par le Conseil
Suprieur des Bibliothques le 7 novembre 1991, rappelle la mission principale des bibliothques
qui est dassurer lgalit daccs aux sources documentaires . Disponible en ligne :
[http://www.enssib.fr/le-dictionnaire/charte-des-bibliotheques]
Catalogue et bibliographie : quelle diffrence ?
Les catalogues signalent les documents possds par la bibliothque ou par un ensemble
de bibliothques (on parle alors de catalogues collectifs). Ils permettent de rpondre la
question : Avez-vous tel ouvrage ? O se trouve tel ouvrage ?
La bibliographie rpond : Quexiste-t-il sur tel sujet ? .

Service de renseignements
Il permet de rpondre { toutes les questions ... ou presque. Lefficacit dun service de rfrence
et de renseignements requiert la prsence continue dun personnel comptent qui doit se former
et sinformer constamment et sentourer dune documentation toujours tenue { jour. Un
utilisateur ne doit jamais quitter la bibliothque sans avoir obtenu une rponse sa demande.
Un service de renseignements et dinformation permet de rpondre presque toutes les
questions simples ou complexes :

soit en donnant un renseignement ponctuel { laide dencyclopdies, dannuaires, de

dictionnaires ou de biographies.

soit en cherchant dans les bibliographies qui permettent de reprer et didentifier un

document.

Les outils de recherche

-La mise en ligne des bases de donnes bibliographiques, catalographiques ou textuelles
donnent accs { une plus grande quantit dinformation, permettent des recherches plus rapides
et plus compltes en multipliant les accs varis par auteurs, titres, sujets, diteurs, date de
publication, ou en croisant ces accs.
Les interrogations se font soit en travaillant sur des cdroms ou des ressources lectroniques
payantes, soit en utilisant un moteur de recherche sur Internet, soit encore en accdant
directement une adresse prcise sur ce rseau mondial.
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On peut localiser rapidement un document dans une autre bibliothque via les catalogues
collectifs SUDOC ou CCFr (Catalogue Collectif de France) catalogues de plusieurs bibliothques
qui indiquent o se trouvent les documents. On peut galement accder au texte lui-mme dans
des bases de donnes spcialises: le journal Le Monde (texte intgral), Legifrance (textes de
lois), le Journal Officiel ...
Le bibliothcaire est alors conduit { former les usagers { lutilisation de ces nouvelles sources
dinformation.
Il doit lui-mme bien connatre les modalits dinterrogation des moteurs de recherche, des
cdroms et des bases de donnes en ligne pour aider lusager. La plupart des OPAC (On Line
Public Acces Catalogue), catalogues de bibliothque en ligne ont maintenant une interface
dinterrogation trs conviviale qui limite la mdiation du personnel. La culture gnrale et la
mise jour permanente des connaissances est indispensable pour accompagner les utilisateurs.
Une petite bibliothque na pas toujours le document souhait ou la rponse { la question mais
le bibliothcaire peut alors rorienter lusager vers un service de rponses { distance comme par
exemple Bibliossame, un service gratuit propos par un rseau de bibliothcaires
[http://www.bibliosesame.org/

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5. Conservation
Il sagit ici de la conservation patrimoniale et non des oprations de protection ou des petites
rparations effectues rgulirement sur des ouvrages trs consults ou emprunts, pour
proposer des documents propres et en bon tat.
Cette conservation patrimoniale est plus ou moins importante selon le type de bibliothque.
Cest une mission de base de toutes les bibliothques nationales qui par le Dpt lgal
conservent la production ditoriale de leur pays. Alors qu{ la Bpi (bibliothque encyclopdique
dactualit) ou dans les centres dinformation sur la France contemporaine, cette conservation
patrimoniale est inexistante. Dans les bibliothques de lecture publique, la conservation
patrimoniale concerne surtout le fonds ancien et le fonds local.

Le fonds ancien
a. Quest-ce quun fonds ancien ?
On considre priori comme fonds ancien toute collection de documents manuscrits ou
imprims dits avant 1811, date du dbut de la bibliographie de la France. On y ajoute les livres
rares, originaux, dune forme ou dun format inhabituel (des livres-nains ou des livres-objets), ou
recouvert dune reliure exceptionnelle, ou encore des documents dits { peu dexemplaires, des
documents prcieux par leur valeur vnale ou historique ou ayant appartenu des gens clbres,
signals par un ex libris.
Lex libris est une vignette place sur un livre souvent sur le revers de la couverture, portant
habituellement un dessin symbolique, le nom du possesseur, ou toute autre marque personnelle
[Grand Dictionnaire Terminologique, Office qubcois de la langue franaise, 1996] .
Ils sont souvent conservs dans une rserve de la bibliothque et communiqus sur demande
motive. En France, on en recense 5 6 millions dans 350 bibliothques de lecture publique, et
environ 1 million dans les bibliothques universitaires. Si on largit la notion de fonds anciens
aux documents datant de plus de 100 ans, les bibliothques conservent alors plus de 30 millions
de documents. Il existe une immense varit de documents conservs, comme par exemple : les
manuscrits, les photographies, les estampes, les livres dartistes, les herbiers, les mdailles, les
partitions,

b. Prservation et conservation
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A la suite du rapport Desgraves en 1982, puis du rapport Laissus-Pallier, une politique nationale
de prservation et de conservation sest mise en place dote de moyens financiers et techniques
pour protger ces fonds en bibliothque municipale et en bibliothque universitaire. Le Plan
pour le patrimoine crit, lanc en 2004, par le ministre de la Culture et de la communication a
pour objectif de mieux connatre et d'amliorer les conditions de conservation, de signalement
et de valorisation du patrimoine crit en rgion. Un site centralise les informations, les donnes
et les programmes daides. [http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/pat/index.html]
Les Principales fonctions de la gestion dun fonds patrimonial -Inventorier puis cataloguer les
collections -Conserver : mettre en place de bonnes conditions de conservation et si ncessaire
reproduire, numriser ou restaurer -Acqurir : enrichir avec de nouvelles acquisitions -Valoriser :
faire connatre par des expositions, animations ou publications.

Le fonds local, rgional ou dpartemental

Cest une collection de documents qui concerne une localit ou une rgion gographique ou
historique trs dlimite. Ce fonds peut rassembler tout ce qui parait sur cette ville ou rgion, sur
tout support : livres, priodiques, dossiers de presse thmatiques, littrature grise, prospectus,
tract, cartes, plans, photographies, films musiques... Le fonds local existe dans toutes les
bibliothques de lecture publique, il est destin tre conserv.

a. Les conditions de communication

Le fonds ancien, local ou spcialis doit tre communiqu avec prcaution un public restreint
de chercheurs ou dhistoriens. Il doit tre conserv dans des magasins particuliers avec les
prcautions indiques ci-dessus. La mise en valeur de ces fonds particuliers ncessite une salle
rserve de communication.
Elle est place sous la surveillance continue du personnel, elle dispose dun mobilier adapt,
comme des lutrins, tables spacieuses, vitres ou plastique transparents de protection. Elle
propose aussi une exposition au public dans des vitrines de scurit munies dun clairage
appropri. Enfin une politique daccroissement est ncessaire. Les acquisitions se ralisent sous
formes dachat dans des rseaux spcialiss comme les salles de vente, de dons ou dexercice du
droit de premption de ltat (cest la possibilit pour une administration dacheter des objets
dans une vente publique, au prix de la dernire enchre).
En France, le FRAB (Fonds rgionaux dacquisition des bibliothques) est financ { 50% par ltat
et 50% par les collectivits territoriales et gre les demandes de droit de premption des
bibliothques municipales avec laccord des diffrents ministres concerns : Culture,
Patrimoine, Enseignement suprieur et Recherche...

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6. Gestion administrative
La gestion administrative concerne la gestion du service public et ses ressources en moyens
matriels et personnels. Elle consiste aussi { informer et rendre compte { lautorit de tutelle du
fonctionnement de la bibliothque. On communique avec cette autorit en envoyant des
rapports pour transmettre une information, ou appuyer certaines demandes de cration de
poste, de projets douverture modifie,

Le rapport annuel
Le rapport annuel qui est accompagn de statistiques permettant dvaluer les diffrentes
activits de ltablissement est tabli chaque anne par le directeur de la bibliothque. Ce
rapport doit tre rdig dans un style simple et prcis, dans la mme prsentation codifie que la
correspondance administrative. Le style est impersonnel, neutre, sans sentiment, direct. On y
indique uniquement des faits et des donnes chiffres sans jugement de valeur ou apprciation
personnelle.

Le budget
Cest un document comptable o lon prvoit les ressources et les dpenses. Il se divise en
dpenses de fonctionnement (chauffage, achat de petit matriel, dpenses dacquisition de
documents, de reliure...) et en dpenses dinvestissement (construction, grosses rparations,
informatisation...) Il prvoit toutes les dpenses dune anne civile, c'est--dire de janvier
dcembre. Le budget doit tre vot par lautorit de tutelle de la bibliothque avant de pouvoir
tre excut.

Le personnel
Il se divise en personnel scientifique, technique, administratif, de service et ouvrier, et en
personnel vacataire et contractuel, class en catgories A, B ou C, qui dfinissent leur statut et
les fonctions quils exercent. Selon la taille de la bibliothque, le personnel sera plutt polyvalent
ou au contraire trs spcialis et il faut donc lui proposer diverses formations dapprentissage ou
de recyclage pour exercer de nouvelles fonctions, utiliser les nouvelles technologies ou bien
mettre jour des connaissances professionnelles. La formation des personnels doit permettre la
meilleure adaptation possible aux diffrents modes de fonctionnement des services.
Ces diffrentes fonctions sont ncessaires et complmentaires. Certaines sont plus apprcies
que dautres, plus en raison de leur contenu qui convient plus particulirement aux comptences
professionnelles et aux capacits personnelles des diffrents personnels quen raison dune
valeur propre impossible quantifier. Mais toutes ces fonctions contribuent la qualit
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MEDIADIX - Techniques documentaires et gestion des mdiathques

Cours de bibliothconomie - 1 /Fonctions dune bibliothque
particulire dune bibliothque, { sa renomme et au plaisir que les lecteurs trouvent { la
frquenter.

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