Unidad 2.

Inicio del proyecto

Objetivos de aprendizaje:
El participante:

Adquirir los conceptos vinculados a la gobernabilidad del proyecto para

consensuar los objetivos de este y entender su lgica.

Utilizar el contenido y aplicacin del acta de constitucin del proyecto.

Integrar la matriz de resultados como punto de partida para la etapa de

inicio de la implementacin del proyecto.

Identificar a los interesados del proyecto, individuos o grupos que

pueden afectar o verse afectados por este y analizar cmo ellos
impactan en el proyecto y/o como los impacta.

Obtendr un conocimiento general sobre las herramientas disponibles

para planificar la gestin de proyectos de desarrollo y su integracin con
la etapa de inicio en la implementacin del proyecto.

2.1. La gobernabilidad del proyecto

Se entiende como las condiciones que permiten el desarrollo exitoso del proyecto
mediante la determinacin de una clara estructura del proceso de toma de
decisiones y de supervisin. Un proyecto con buen gobernabilidad presenta una
estructura adecuada a la misin, estrategia, valores, normas y la cultura interna de
la organizacin.

El objetivo ms importante de la gobernabilidad de cualquier proyecto es

establecer niveles claros de autoridad y de toma de decisiones. Las personas,
polticas y los procesos proporcionan el marco para tomar decisiones y adoptar
medidas a fin de optimizar la gestin del proyecto. Para establecer la
gobernabilidad del proyecto se necesita definir e identificar los roles, las
responsabilidades y los mecanismos de rendicin de cuentas de las personas
claves involucradas en el proyecto (p. 24).
Es la alta direccin quien define la estructura de gobernabilidad antes del inicio del
proyecto y lo hacen por medio de un documento denominado acta de constitucin
del proyecto. El tambin llamado Project chrter est basado en la matriz de
resultados y otros documentos elaborados durante la fase del diseo de proyecto.
Es a travs del acta que se autoriza formalmente el inicio del proyecto al tiempo
que:

Presenta el alcance, el tiempo y el costo del proyecto.

Analiza las relaciones existentes entre el proyecto y los diferentes

interesados.

Describe la estructura de gobernabilidad del proyecto y los mecanismos

de seguimiento y control de cambios significativos.

Asigna al equipo responsable de la gestin del proyecto.

La Junta Directiva del proyecto

La Junta Directiva es la instancia ms alta de la estructura de gobernabilidad del
proyecto y est formada por las personas con la autoridad para tomar decisiones
de alto nivel. Chichas decisiones son estratgicas, no operativas, ya que se trata
de una instancia de apoyo y facilitacin para que el equipo responsable de la
gestin del proyecto cuente con los recursos y la colaboracin interdepantamental
necesaria para una correcta implementacin.

La Junta Directiva tiene una serie de responsabilidades que son de vital

importancia para cumplir con los objetivos del proyecto y estos, a su vez, sean
consistentes con las estrategias y prioridades definidas durante su proceso de
diseo y aprobacin. Entre las responsabilidades de la Junta Directiva se
encuentras las siguientes:

Asignar al gerente del proyecto.

Aprobar el acta de constitucin del proyecto.

Autorizar el uso de los recursos necesarios para la ejecucin del

proyecto.

Autorizar cambios del alcance original del proyecto.

Resolucin de conflictos, asuntos o incidencias que se encuentran ms

all de la autoridad del gerente del proyecto.

En este punto, es necesario mencionar algunos aspectos relacionados con la

asignacin del gerente, ya que esta resulta ser una posicin fundamental para la
gestin exitosa de cualquier proyecto. Una de las primeras tareas de la Junta
Directiva es asignar al gerente responsable, porque es la persona autorizada para
asignar los recursos de la organizacin a las actividades del proyecto y lograr sus
objetivos (p. 25).
No cualquier persona tiene las facultades para ser asignado gerente del proyecto.
Este actor, debe contar con una serie de competencias que son indispensables
para cumplir con xito sus funciones durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Adems de un buen entendimiento de los aspectos tcnicos relacionados con la
administracin de proyectos, un gerente debe poseer habilidades de muy diversa
ndole, entre las que destacan: de planificacin, comunicacin, negociacin,
manejo de grupos, toma de decisiones y liderazgo. En el cuadro 2.1 se hace una
descripcin de las habilidades indispensables para hacer una gestin exitosa de
proyectos de desarrollo.

Competencias
Liderazgo

Comunicacin

Resolucin de problemas

Orientacin a resultados

Descripcin
Capacidad de motivar a las personas asignadas al
proyecto para que trabajen en equipo, para implementar el
plan y lograr los objetivos de manera satisfactoria
Capacidad para comunicarse con su equipo de trabajo, con
los interesados, las entidades financiadoras y con la alta
gerencia en forma constante.
Capacidad para identificar de manera oportuna los
problemas y desarrollar una solucin bien planificada.
Tomar decisiones con buen juicio dejando de lado los
aspectos emocionales.
Capacidad para desarrollar un enfoque basado en
resultados, sin despilfarrar recursos ni esfuerzos en la
administracin de detalles de las actividades y tareas del
proyecto, y concentrando todo su esfuerzo en que los
resultados siempre estn alineados con los objetivos del
proyecto.

Autoridad del gerente del proyecto

El gerente necesita tomar decisiones relacionadas con la gestin de los recursos
disponibles para el proyecto. Al momento de asignar la gerencia, se deben definir
sus responsabilidades, su autoridad y los niveles de toma de decisin especficos
para la direccin y el control del proyecto (p. 26).

Primeras acciones de la gerencia de proyectos.

Las primeras acciones del gerente del proyecto estn relacionadas con la
planificacin del proyecto, el desarrollo a detalle de los planes de gestin del
proyecto. Debe conocer el proyecto en todas sus dimensiones. Para ello, junto con
su equipo deber revisar los documentos de diseo, el perfil de la propuesta, la
matriz de resultados, el contrato original, el estimado preliminar de tiempos de
ejecucin, entre otros (p. 27)
2.2. La matriz de resultados (MdR).

Es una herramienta elaborada durante el diseo del proyecto, que permite

desarrollar y presentar la correlacin entre los objetivos del proyecto, y los
indicadores de resultados sectoriales alineados con las metas de desarrollo del
pas. La matriz de resultados proporciona un modelo lgico para alcanzar los
objetivos del proyecto y es un insumo fundamental para elaborar el acta de
constitucin del proyecto. Tiene una importancia clave en el inicio de la
implementacin del proyecto, ya que proporciona los insumos para el proceso de
planificacin, a la vez que sirve como un instrumento de monitoreo y control.
La MdR ofrece informacin para que el equipo del proyecto se familiarice de forma
rpida con los objetivos y pueda contribuir con la ejecucin de las actividades y la
obtencin de resultados. Los componentes de la matriz de resultados son los
siguientes:

Objetivo del proyecto. Resultados esperado (meta final), expresado en

trminos de desarrollo fsico, financiero, institucional, social ambiental o
de otra especie, al que se espera que el proyecto o programa
contribuya. El objetivo es el qu y para qu del proyecto.

Indicadores de resultados. Miden el alcance de l, o los resultados

esperados. estos deben ser especficos, medibles, alcanzables,
relevantes y acotados en el tiempo.

Lnea de base. Valores o estado de los indicadores de resultado al inicio

del proyecto. Sirven para medir los cambios logrados por el proyecto.

Meta. Valores o estado de los indicadores a la conclusin del proyecto.

Es lo que el proyecto espera lograr.

Componentes. Productos y resultados esperados del proyecto:

o Productos. Bienes de capital o servicios que se producen con la
intervencin.
o Resultados intermedios. Efectos de una intervencin que
conducen al resultado deseado.

o Resultados. Eventos o condiciones que indican el logro del

objetivo del proyecto.

Ao. Grado de progreso en la entrega o la ejecucin de los productos

en el ao durante el que se registra el avance.

Comentarios. Aclaraciones acerca de los indicadores utilizados sobre el

grado de avance o cualquier tipo de nota aclaratoria (p. 28).

La MdR explica la forma en que deber lograrse el objetivo de desarrollo; adems,

incluye las relaciones causales entre la ejecucin de actividades, la entrega de los
productos y el logro de los resultados. Propone indicadores, lneas de base y
metas para documentar los logros. Tambin es uno de los requisitos para elaborar
el plan de riesgos. La figura 2.2 muestra los componentes de la matriz de
resultados (p. 29).
Componentes de la Matriz de resultados
Objetivo del proyecto:
Es el impacto esperado en trminos de desarrollo fsico, financiero, institucional, social, ambiental o de otra
especie al que se espera que el proyecto o programa contribuya. Debe responder al qu y al para qu del
proyecto o programa.
INDICADORES DE
LNEA DE BASE
META
RESULTADOS
Valores o estado de los
Valores o estado de los indicadores
Mide el avance del (los)
indicadores de resultado a la
resultado(s) esperado(s).
de resultado al inicio del proyecto.
conclusin del proyecto.
Componente
Lnea de
Ao 1
Ao 2
Ao 3
Meta
Comentarios
1
base
Productos,
bienes
de
capital
o
servicios que se
producen con la
intervencin.

Valor o estado

Grado de progreso en la entrega o

Valor o estado

de

ejecucin del (los) producto(s).

de los productos

acerca

al

indicadores

productos
inicio

los
al
del

final

proyecto.

proyecto.

Aclaraciones
del

de

utilizados,

los
el

grado de avance
o cualquier tipo
de
aclaratoria.

Indicadores SMART
Varios factores permiten a los proyectos lograr sus resultados:

nota

i)

Que los objetivos no estn definidos de manera especfica;

ii)

Que determinen el mbito concreto de intervencin del proyecto;

iii)

Que identifiquen a sus beneficiarios.

Unos objetivos mal definidos son un obstculo para lograr la gestin de proyectos
orientada a resultados y para evaluar si los resultados han sido alcanzados.
Cuanto ms detallado sea el objetivo, mejor ser su comprensin y mayores las
probabilidades de que sea alcanzado. Como se habrn dado cuenta, uno de los
componentes fundamentales para la construccin de la Matriz de Resultados son
los indicadores de resultados. Los objetivos se miden a travs de indicadores. Los
indicadores SMART utilizan los siguientes principios bsicos para su formulacin:

S: Especficos (Specific). El objetivo que se define debe quedar

absolutamente claro y ntido a travs del indicador, sin posibilidad de
ambigedades ni interpretaciones. De esta manera, su comprensin y
las posibilidades de alcanzarlo son mayores.

M: Mensurables (Measurable). El objetivo debe tener un indicador

definido de tal manera que permita ser medible tanto durante el progreso
del proyecto como al final de este.

A: Alcanzables (Achievable). El objetivo y su indicador deben ser

alcanzables dentro de las limitaciones del presupuesto y el tiempo del
proyecto.

R: Realistas (Realistic). El objetivo y su indicador deben ser realistas y

relevantes en relacin con el problema que el proyecto busca solucionar.

T: Tiempo (Timely). El objetivo y su indicador deben tener una fecha de

culminacin y fechas intermedias para obtener resultados parciales; o
sea, tiene que tener un calendario y una fecha de entrega (pp. 29-30).

El gerente y el personal del proyecto tienen la responsabilidad de revisar que los

objetivos y sus indicadores cumplan con los criterios SMART. Objetivos definidos
en forma ambigua pueden generar interpretaciones errneas sobre lo que significa

lograr la meta del proyecto. Para revisar que cada objetivo cumpla con las
caractersticas de los indicadores SMART, el gerente del proyecto debe hacerse
las siguientes preguntas:

Qu es lo que vamos a lograr?

Quin o quines lo van a lograr?

Para cundo debemos lograrlo?

Cmo sabemos si se logr?

Establecer metas mensurables y relevantes con las cuales la mayora de los

interesados (stakeholders) est de acuerdo es la plataforma de un proyecto
exitoso. Al comprometer a los interesados (stakeholders) claves en el proceso de
establecer los objetivos y los indicadores SMART, el gerente del proyecto genera
ms posibilidades de que el proyecto tenga un buen inicio (p. 30).

Gestin exitosa
del proyecto

Bajo
Medio
Alto

Bajo
Medio
Alto

Positiva
s

Negativa
s

Mantener
al
supervisor
involucrado en
todo el avance
del proyecto, en
especial
en
cambios
y
riesgos