Funciones de la Asistencia a la direccin

LA ASISTENCIA A LA DIRECCIN
Definicin de Secretaria/o Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los
acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporacin.
Concepcin tradicional y funciones del profesional del secretariado

Profesin vinculada mayoritariamente al sexo femenino

Encargada de llevar la agenda de su jefe

Filtrar y constar llamadas telefnicas

Atender visitas

Mecanografiar y enviar cartas Influencia de las nuevas tecnologas

Internet, los porttiles, el email, las agendas electrnicas de bolsillo, etc., han permitido que los directivos actuales sean
mucho ms autnomos en su da a da. Cmo afecta esto al profesional del secretariado?

Se agiliza su trabajo, orientndose a funciones ms polivalentes

Asuncin de nuevas responsabilidades y abandono de otras

Realidad actual del profesional del secretariado

Nuevas competencias: Gestin negociacin, protocolo o habilidades directivas, entre otras.

Personas que ocupan un puesto de total confianza y de mucha responsabilidad.
Caractersticas a valorar: Autonoma, dinamismo, discrecin, liderazgo, capacidad de resolucin de problemas y
coordinar un equipo de trabajo con xito.
Formas de denominar a este colectivo
Asistente de Direccin
Secretaria de Direccin
Secretaria Ejecutiva
Ayudante de Direccin o Assistant
Funciones bsicas

Atencin a visitas: tanto internas como externas. Se encarga de su recepcin y despedida, as como de
atenderles mientras dure la visita.

Atencin telefnica: recibir, realizar y filtrar llamadas de forma educada y segn su criterio de prioridades.
Organizar la agenda de trabajo: tanto la suya como la de su superior, de cara a poder abarcar los mximos
temas posibles en el mnimo tiempo aplicando la optimizacin de recursos adecuada.

Confeccin de la informacin escrita: conocer los distintos soportes de documentos generados por su
compaa, as como el lenguaje y el formato de los mismos, en consonancia con la poltica de informacin corporativa
de su empresa.

Archivo: controlar y mantener el archivo eficazmente, estando al da de las nuevas tcnicas de clasificacin
de documentacin.

Organizar eventos: tanto internos como externos de la empresa. Se encarga de establecer el protocolo,
hacer reservas, alquiler de locales, catering

Organizar y asistir a reuniones: se encarga de todos los preparativos de la misma, as como de la redaccin y
coordinacin de la informacin necesaria. En numerosas ocasiones levanta actas de las reuniones, comprobando
posteriormente el cumplimiento de los acuerdos tomados en ellas.

Realizacin de otras tareas: en ausencia de su jefe, este podr delegar determinadas funciones Nuevas
funciones o Funciones de Recursos Humanos: nminas/ seguros sociales, seleccin de nuevas incorporaciones,
coordinacin de la formacin de la empresa, etc.

Temas financieros: control de facturacin, de gastos, elaboracin de informes, etc.

Trmites para la apertura de nuevas Delegaciones o Asistencia a Comits y Reuniones o Coordinacin y
puesta en marcha de temas de Calidad, Medio Ambiente, Prevencin de Riesgos Laborales o Control de equipos
informticos.

Coordinacin del Departamento, del equipo de Secretarias, de Proyectos especficos relacionados con
nuevas acciones de la empresa.

Elaboracin de informes internos, memorias, auditoras, resumen interno de prensa.

Actualizacin de contenidos de la pgina web de la empresa, as como mantenimiento de la intranet.

Temas de proteccin de datos y creacin de bases de datos

Rol del profesional del secretariado
Rol reactivo: Antes la secretara haca lo que le pedan. (Perfil ejecutora de indicaciones y rdenes).
Rol proactivo: En la actualidad la secretaria no espera a que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda
necesitar de ella. (Perfil ejecutiva que las convierte en grandes colaboradoras de los cuadros directivos) Nuevas
necesidades formativas o Habilidades directivas.

Economa de la empresa

Contabilidad

Elementos del Derecho

Gestin de documentacin y archivo

Protocolo empresarial y social

Gestin de datos

Idiomas

Ofimtica o Relaciones Pblicas

Comunicacin y tcnicas de interrelacin personal