Cmo alcanzar la eficiencia organizacional?

La amenaza de las empresas bolivianas ante la competencia desleal

del contrabando y, a su vez, de la apertura de mercados hace que los
gerentes tengan que buscar la continua mejora de sus procesos.
Autor: Msc Marcelo Vsquez Lema
Esta de ms comentar la necesidad fundamental de toda organizacin de mejorar continuamente
sus procesos internos para ser cada vez ms competitivo en una industria feroz donde el que no
cambia desaparece. Da a da crece la competencia, nuevas empresas estn dispuestas y tienen la
capacidad de brindar ms valor al cliente a un precio igual y en muchos casos menor que el
propuesto por nuestras empresas, a esto le agregamos tambin los no muy buenos controles
aduaneros nacionales que permiten el ingreso de mercadera sin el pago de impuestos debido,
aspecto que genera que muchos productos estn disponibles para la compra a precios muy
atractivos para el consumidor y que exista una competencia desleal.
Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no esta
en discusin para ningn gerente o funcionario, el problema a discutir es: cmo alcanzar la
eficiencia organizacional?, Por donde empezamos?, Cul es el primer paso a seguir?.
Establecer que paso seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con
decisiones subjetivas. Varias organizaciones nacionales han iniciado procesos de implementacin
de sistemas de gestin de la calidad, el establecimiento de crculos de calidad, el uso del 6 sigma,
aplicacin de la metodologa de las 5S, entre otros, pero lastimosamente no han tenido el xito
esperado y publicitado previa implementacin al ser piezas de un rompecabezas colocadas en el
lugar errneo. Todo proceso, cambio mejora debe formar parte de una alineacin general del
sistema organizacional que se enfoque en los factores clave de xito de la empresa e industria
para que de los frutos esperados.
Para hacer que su organizacin sea eficiente primero concentre sus esfuerzos en analizar que es
lo que realmente la hace funcionar como empresa. Recin desde esta comprensin (realmente
pocas empresas nacionales, por difcil de creer que parezca no lo saben realmente) se puede
disear una estrategia que tome en cuenta toda la organizacin como un todo y perfeccionar el
proceso de realizacin del producto que permita satisfacer y superar las expectativas del cliente de
forma rentable. No sirve de mucho tener un proceso de produccin competitivo a nivel mundial, si
nuestro proceso de comercializacin, marketing, distribucin, investigacin y desarrollo, entre otras,
no estn al mismo nivel, igual seremos una organizacin no eficiente y por lo tal no competitiva, es
por eso que se hace nfasis en estrategias de mejoras y perfeccionamiento tomando una
organizacin como un todo muy no por partes.
En las organizaciones que buscan ser eficiente (como se menciono, para ser competitivas) todas
las reas y funciones deben trabajar en conjunto concentrndose en los elementos que hacen la
mayor contribucin al xito.
Otro aspecto a tomar en cuenta en la bsqueda de la eficiencia organizacional es la cultura y
compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, slidas y giles
como sus integrantes. Del nivel de motivacin de cada uno de ellos estarn ligados las relaciones
internas y clima laboral. Los canales de comunicacin adecuados, las caractersticas de educacin
y capacitacin que se les de, son factores que tendrn directo impacto sobre la eficiencia
organizacional.
Creando la organizacin eficiente
Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser
verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final
(despus de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a donde quiere llegar para
tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimizacin de recursos) de los procesos es vital para
elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en
base a informacin real y no ante subjetividades.
Toda organizacin que busque la optimizacin de sus procesos debe trabajar con un enfoque
basado en el cliente donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no as
en base a lo que nosotros creemos que el cliente har o espera del producto.
Analice, los problemas continuos de una organizacin no se dan por que los funcionarios estn
dispuestos a equivocarse, ms bien se da por una pobre comunicacin interna, por falta de
coordinacin y por procesos mal diseados y planificados. Determine los factores crticos de sus
canales de comunicacin y de sus procesos, analice por que son crticos y como se puede mejorar
el proceso para que aumenten la probabilidad de satisfaccin al cliente interno o externo siguiente.
Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rgidas, no tenga como muchas
empresas, reglas rgidas de cumplimiento flexible, ms bien establezca normas y reglas flexibles
de cumplimiento rgido, obtendr mejores resultados. Asegures que se establezca en cada una de
las reas y procesos de su organizacin.
Disee programas de capacitacin que se basen en los resultados del anlisis de las expectativas
y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalu el aprovechamiento de
esa capacitacin, de forma prctica y terica. Recuerde que capacitacin no aplicada es una
inversin tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones
para que sean concientes de su nivel de aprovechamiento.
Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre
todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que esta comprometido, que trabajar
demostrando ese compromiso en las actividades diarias.
A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementacin de herramientas
de gestin como: sistemas de calidad, 6 sigma y otros, siempre en coordinacin y articulacin con
su plan estratgico, con mayor probabilidad de xito.
Msc. Marcelo Vasquez
Gerente de Calidad
Docente de Calidad Total y Reingeniera
Santa Cruz- Bolivia
Bibliografa
Norma ISO 9000.2000
Norma ISO 9001.2000
Norma ISO 9004.2000
Donna C.S. Summers., Administracin de la calidad, Primera Edicin, Ao 2006