Historia de xito de Clientes SAP | Industria Internacional del Sobre | TOMPLA

Implantacin de
Administracin de Personal
y Nmina con SAP HCM

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GRUPO TOMPLA SOBRE EXPRES, S.L.
Sector
Industria Internacional del Sobre
Productos y Servicios
Fabricacin de mas de 14.000 millones de sobres al
ao, con 25.000 clientes en Europa y sedes en 12
pases
Web
www.tompla.com
Soluciones y Servicios SAP
SAP HCM y SAP BI

El principal objetivo de Grupo TOMPLA para abordar este proyecto se centraba

en disponer de un sistema de administracin y gestin de los recursos humanos
gil y flexible, que permitiese mejoras / cambios de funcionalidad de forma
sencilla y fcil y que simplificase el mapa de sistemas de la compaa,
aprovechando la infraestructura ya implantada. La adopcin de un modelo
comn con otros pases (para los que ya se haba implantado SAP HCM) y la
reduccin de costes operativos forman parte de este objetivo general.

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Tompla est donde estn sus clientes

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Tompla Industria Internacional del Sobre,

empresa de capital totalmente espaol, es uno
de los mayores fabricantes europeos de sobres,
con plantas de produccin en Espaa, Francia,
Portugal y Polonia, y presencia comercial a
travs de filiales en los diferentes pases de
la Unin Europea y en otros pases, mediante
representaciones.
La fbrica de TOMPLA en Alcal de Henares
(Madrid), inaugurada en 1991, es una de las
primeras plantas industriales por volumen de
produccin del mundo. Sus edificios ocupan ms
de 45.000 metros cuadrados.

Dispone de los recursos tcnicos ms avanzados

y el parque de mquinas de sobres ms completo
para responder al mercado europeo ms complejo
en cuanto a producto y servicio.
TOMPLA es la primera industria internacional
de sobres que ha recibido la Certificacin de su
proceso integral de produccin, para su planta de
fabricacin y sus oficinas comerciales.
TOMPLA dispone de un sistema de gestin de la
calidad certificado por AENOR. TOMPLA, gestin
de calidad y medio ambiente certificadas ISO
9001 y 14001.
Grupo Tompla es una organizacin gil, flexible
y adaptable al cambio que trabaja en dar una
respuesta para cada exigencia de sus clientes.

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Fomentar el crecimiento mediante la

integracin de las aplicaciones
Los objetivos principales que pretenda GRUPO
TOMPLA con el desarrollo de este proyecto eran:
1. Disponer de un sistema de administracin
y gestin de los recursos humanos gil y
flexible, que permitiese mejoras / cambios de
funcionalidad de forma sencilla y fcil.
2. Eliminar tareas sin valor aadido e interfaces
entre distintos sistemas que afecten a RRHH
(Interface contable e integracin con la estructura
de centros de coste).
3. Aprovechar la plataforma tecnolgica actual de
SAP (donde residen los procesos financieros)
que presta servicios a otras reas funcionales y a
otros pases del Grupo para la administracin de
personal.

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4. Poder integrar de forma automtica la

informacin proveniente de todos sus centros
de trabajo y pases para consulta e informes/
certificados legales y estadsticos.
5. Disponer de un sistema SAP BI como
herramienta de gestin de informacin de
empleados.
6. Ejecutar un proyecto con un enfoque de
conseguir resultados de xito a corto plazo (6
meses) sin perder la visin global, continuista y
modular de la solucin.
7. Integracin del equipo de sistemas de Tompla
en el equipo de proyecto de Stratesys para
alinear estrategia, mitigar el riesgo en la
migracin de datos y asumir el mantenimiento
de nivel 1 a medio plazo.

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Gestin integral de todos los procesos en

una nica plataforma
El proyecto est enmarcado dentro de un proceso
de homogeneizacin de sistemas para:
1. Simplificar el esquema de aplicaciones en el
Grupo para todo Europa.
2. Mejorar la integracin de la informacin
proveniente del rea de Recursos Humanos con
el sistema Financiero (implantado previamente
en SAP a nivel internacional),

SAP ofrece, con su arquitectura y sus soluciones,

una plataforma fcilmente adaptable, que
proporciona el soporte tecnolgico y funcional
adecuado a las necesidades de Grupo TOMPLA.
Adems, se aprovecha una plataforma ya instalada
en la compaa para otros mdulos y pases lo
que supone un menor coste de mantenimiento de
infraestructura.

3. Adoptar un modelo comn con otros pases para

los que ya se haba implementado la solucin
SAP HCM.
4. Reduccin de costes operativos.

Gracias a la implantacin de SAP HCM hemos optimizado la administracin de

personal y sus procesos internos, simplificando y agilizando nuestros sistemas
y procesos y por tanto, mejorando nuestra productividad..
Santiago Oviedo (CIO)

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El xito de una implantacin

rpida y sencilla
El proyecto de implantacin de la solucin de SAP
HCM responde al propsito de integrar los procesos
operativos del rea de RRHH en el sistema de
gestin corporativo SAP ERP.
La implantacin del sistema de administracin y
gestin de personal se ha definido en 2 fases:
Fase 1: Implantacin de la funcionalidad de
administracin de personal y nmina

La duracin del proyecto en su globalidad ha sido

de 6 meses ms 2 de soporte post-arranque que se
reparten de la siguiente manera:
1. Anlisis: 1 mes
2. Diseo: 1 mes
3. Construccin, pruebas y formacin: 4 meses
4. Soporte post-arranque: 2 meses

Fase 2: En paralelo con las fases anteriores se ha

activado la funcionalidad de SAP- BI como gestor
de la informacin.

Una de las claves del xito de la implantacin ha sido la

capacidad del departamento de Recursos Humanos de
adaptarse a los estndares de SAP HCM, modificando
criterios y adaptando los flujos de trabajo.
Santiago Oviedo (CIO)

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Proyecto de optimizacin de un proceso

a nivel funcional y tecnolgico
El alcance del proyecto se centra en los mdulos de
HCM con los cuales se pueden cubrir los objetivos
del rea de Recursos Humanos comentados
anteriormente. En concreto, la presente propuesta
tiene el siguiente alcance:
mbito funcional
Implantacin de los procesos de administracin
de personal (altas / bajas / modificaciones,
etc.) a travs del mdulo PA PA; de estructura
organizativa a travs de PD - OM y de las
incidencias de tiempos a travs de PA PT.
Implantacin de los procesos de nmina a travs
del mdulo PY de SAP HCM.
Utilizacin de BI como herramienta de realizacin
de paralelos y como herramienta de gestin de la
informacin.
mbito tecnolgico
Implantacin de SAP HCM dentro del sistema
SAP ya instalado
Activacin de la funcionalidad HCM de BI como
herramienta de reporting
Integracin de la aplicacin de gestin de
presencia actual con el sistema SAP, que actuar
como maestro del dato.

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La solucin implantada en el Grupo TOMPLA da

soporte a las siguientes actividades:
Gestin diaria de los movimientos relativos al
personal. Mantenimiento del maestro de personal.
Gestin y formalizacin del organigrama
empresarial.
Clculo de la nmina centralizado.
Extraccin on line de reporting.
Comunicacin con los organismos pblicos (INSS,
RED, Servicio Regional de Empleo).
Actualizacin / Revisin salarial con origen en
los datos existentes en el mdulo de gestin de
personal y nmina.
Integracin con el mdulo financiero de manera
automatizada para la contabilizacin de los costes
salariales de la nmina.
Integracin automtica con la aplicacin de
gestin de presencia.
Sistema SAP BI para la generacin de informes.

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Optimizacin y cobertura de los procesos

de administracin de personal y nmina
Los beneficios obtenidos tras implementacin
fueron:
Mayor estabilidad y confianza en la herramienta
informtica que soporta los procesos de
administracin de personal y nmina.
Simplificacin del proceso de administracin de
personal y nmina mediante la identificacin y
aprobacin de oportunidades de mejora basadas
en las best-practises de SAP.
Soporte tecnolgico y funcional a la evolucin
que experimentan los procesos de negocio y sus

evoluciones legales (Seguridad Social, Agencia

Tributaria, INEM)
No incremento del coste de mantenimiento
de la solucin dado que el sistema ya estaba
implantado y funcionando para otros pases y
reas funcionales.
Posibilidad de obtener informacin de gestin en
el momento deseado.
Reduccin de los costes operativos de ejecucin
del proceso.
Disponibilidad inmediata de la informacin
generada.

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Un enfoque global
y una estrategia a
largo plazo
SAP encaja en la estrategia de negocio de Grupo
TOMPLA, porque ofrece la robustez de un sistema
capaz de integrar en una nica plataforma los
distintos procesos de negocio, dando respaldo
a la implantacin de los procesos en las
diferentes sociedades y reas geogrficas con las
particularidades que en stos existan; todo ello
con la garanta del proveedor n1 en software de
gestin.
Los planes de futuro se enfocan en las siguientes
direcciones:

50 xxx xxx (YY/MM)

1. Incorporacin de mejoras en el sistema

(pequeos evolutivos) que asienten los procesos
implantados
2.Incorporar nueva funcionalidad de gestin de
personal actualmente no implantadas en la Fase
I como puede ser el Back office de recursos
humanos: Mdulos de Prevencin de Riesgos
Laborales (EHS).

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