NOTIFICATION OF A B GRADE VACANCY

NATO INTERNATIONAL STAFF

OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium

DIVISION

EXECUTIVE MANAGEMENT
HQ SUPPORT AND TRANSFORMATION
TRANSLATION SERVICE

TITLE

Translation Team Support Assistant

GRADE:

B2-B3

SECURITY CLEARANCE: NS
VACANCY N: 160406
1.

SUMMARY

The Translation Service provides translations day-to-day for the Secretary General, the
Council, other NATO committees and some 1,200 civil and military members of the
International Staff (IS). The Translation Team Support Assistant is responsible, within the
translation team, for a range of word processing tasks, including pre-processing of
documents to be translated and post-processing of completed translations.

2.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

ESSENTIAL
The incumbent must:

have a good general education at the secondary level, complemented by secretarial

school or equivalent training;
have two years professional experience in a similar post;
have a practical knowledge of the IT systems in use in the Organization (Microsoft
Office suite) and be familiar with document formatting;
have a very good command of French as his/her mother tongue;
possess the following minimum levels of NATOs official languages
(English/French): VI (Proficiency in French; I (Beginner) in English;
be willing to be on a standby rota periodically throughout the year.

DESIRABLE
The following would be considered an advantage:

-1-

3.

four years of relevant experience;

practical knowledge of computer-assisted translation (CAT) tools (e.g. SDL/Trados)
and support activities associated with translation;
a good command of the English language.

MAIN ACCOUNTABILITIES

Planning and Execution

Support the translation teams by performing text pre-processing and post-processing
tasks. Pre-edit documents (correct and improve the customers initial file in order to enable
the translator to make full use of CAT tools). Perform electronic document comparison and
some pre-referencing. Align source documents and target documents to feed the Services
translation memories and update its repository of bilingual texts. Type, format and finalise
documents according to presentation standards in use within the Service for all manner of
documents, such as manuscripts, audio tapes or electronic media that may contain tables,
figures or sophisticated illustrations. Clean up CAT-processed translation files.
Project Management
Support, when requested, the team responsible for translating Ministerial communiqus.
Be willing, in such cases, to work long hours during that period and to travel.
Information Management
Update the status of each translation request in the workflow management system. Store
the electronic files in accordance with NATO procedures and release the translations,
when appropriate by sending them directly to customers.
Expertise Development
Reread translated documents when asked to do so, checking their completeness and
layout and correcting them as required.
Stakeholder Management
Support translators and revisers within a translation team and, when required, support
those in other teams. Provide mutual assistance to colleagues in similar posts supporting
other translation teams.
Perform any other related duty as instructed.

4.

INTERRELATIONSHIPS

The incumbent reports to the Head of a translation team within the Translation Service.
He/she provides a wide array of translation support activities to his/her own team but also
to the other teams, as required.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a

5.

COMPETENCIES

The incumbent must demonstrate:

-2-

6.

Clarity and Accuracy

Customer Service Orientation
Empathy
Flexibility
Initiative
Organisational Commitment
Teamwork

CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded):
Definite duration contract of three years duration; possibility of an indefinite
duration contract thereafter.
Contract clause applicable:

In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the

successful candidate will receive a definite duration contract of three
years, which may be followed by an indefinite duration contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of
NATOs member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which
may be renewed for a further period subject to the agreement of the national
authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded
staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian
Personnel Regulations.

NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded

posts will be appointed at the lower grade.
There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be
appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on
twin-graded posts.
Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period
of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the
higher grade can be considered.

7. HOW TO APPLY:
Applications must be submitted using one of the following links, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment
portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);
For all other applications: www.nato.int/recruitment

-3-

ADDITIONAL INFORMATION:
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone
or e-mail enquiries cannot be dealt with.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national
Authorities of the selected candidate) and approval of the candidates medical file by the
NATO Medical Adviser.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to
another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet
the necessary requirements.
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries.
NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to
recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of
nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a
non-smoking environment.

-4-

NOTIFICATION DE LA VACANCE DUN POSTE DE GRADE B

SECRTARIAT INTERNATIONAL DE LOTAN
POSTE OUVERT AUX SEULS RESSORTISSANTS DES TATS MEMBRES DE LOTAN

LIEU DAFFECTION :

Sige de lOTAN (Bruxelles Belgique)

DIVISION :

GESTION EXCUTIVE
SOUTIEN ET TRANSFORMATION DU SIGE
SERVICE TRADUCTION

INTITUL :

Assistant(e) (soutien quipe de traduction)

GRADE :

B.2-B.3

HABILITATION DE SCURIT : NS
POSTE VACANT N:

1.

160406

RSUM

Le Service Traduction fournit au quotidien des traductions au profit du secrtaire gnral,

du Conseil, d'autres comits de l'OTAN et de quelque 1 200 civils et militaires du
Secrtariat international (SI). Lassistant(e) (soutien quipe de traduction) est charg(e),
au sein dune quipe de traduction, d'effectuer des tches de traitement de textes :
prtraitement des documents traduire et post-traitement des traductions effectues.
2.

QUALIFICATIONS ET EXPRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS
Le/La titulaire du poste doit :

avoir une bonne instruction gnrale de niveau secondaire, complte par une
formation en cole de secrtariat ou par une formation quivalente ;

avoir deux annes dexprience professionnelle dans un poste semblable ;

-5-

avoir une connaissance pratique des systmes informatiques utiliss au sein de

l'Organisation (suite Microsoft Office) ainsi qu'une bonne connaissance des
techniques de mise en forme des documents ;

avoir une trs bonne matrise du franais, sa langue maternelle ;

avoir au minimum le niveau de comptence ci-aprs dans les langues officielles de

lOTAN : VI ( matrise ) en franais et I ( dbutant ) en anglais ;

tre dispos(e) assurer priodiquement des permanences tout au long de

lanne.

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considres comme des atouts :

3.

quatre annes dexprience pertinente ;

une connaissance pratique d'outils d'aide la traduction (p. ex. SDL/Trados) et des
activits de soutien associes la traduction ;

une bonne matrise de l'anglais.

RESPONSABILITS PRINCIPALES

Planification et excution
Apporte un soutien aux quipes de traduction en excutant des tches de prtraitement et
de post-traitement de textes. Prdite les documents (corrige et amliore le fichier initial
transmis par le/la client(e) de faon que le traducteur/la traductrice puisse exploiter
pleinement les outils d'aide la traduction). Effectue des comparaisons lectroniques de
documents et certaines tches de prrfrencement. Aligne des documents source et
cible dans le but d'alimenter les mmoires du Service Traduction et dactualiser son
rpertoire de textes bilingues. Tape, met en forme les documents fournis sur diffrents
supports (manuscrits, bandes audio ou supports lectroniques contenant ventuellement
des tableaux, des figures, des illustrations complexes, etc.) et effectue la finition de ceux-ci
selon les normes de prsentation en vigueur dans le Service. Nettoie les fichiers de
traduction traits au moyen du logiciel d'aide la traduction.
Gestion des projets
Fournit sur demande un soutien l'quipe charge de la traduction des communiqus
ministriels. Doit tre dispos(e), dans ces cas-l, travailler selon un horaire charg
pendant la priode considre, ainsi qu voyager.
Gestion de linformation
Actualise l'tat de chaque demande de traduction dans le systme de suivi. Enregistre les
fichiers lectroniques conformment aux procdures de l'OTAN et assure la sortie des
traductions et, le cas chant, leur transmission directe aux clients.
Dveloppement de lexpertise
Relit, sur demande, les documents traduits, pour vrifier leur exhaustivit et leur bonne
mise en forme, et les corrige s'il y a lieu.
-6-

Gestion des parties prenantes

Apporte un soutien aux traducteurs/traductrices et aux rviseurs/rviseuses de son quipe
et, sil y a lieu, dautres quipes. Prte assistance ses collgues occupant un poste
analogue dans les autres quipes.
Sacquitte dautres tches en rapport avec ses fonctions, suivant les instructions reues.
4.

STRUCTURE ET LIAISONS

Le/La titulaire de ce poste relve d'un(e) chef d'quipe du Service Traduction. Il/Elle peut
tre appel(e) effectuer toute une srie de prestations de soutien la traduction, pour le
compte de son quipe, mais aussi pour d'autres quipes selon les besoins.
Nombre de subordonn(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonn(e)s indirect(e)s : sans objet.
5.

COMPTENCES

Le/La titulaire du poste doit faire preuve des comptences suivantes :

6.

Clart et prcision
Souci du service au client
Empathie
Flexibilit
Initiative
Engagement lgard de lOrganisation
Travail en quipe
CONTRAT

Contrat propos (hors dtachement) :

contrat dune dure dtermine de trois ans, qui pourra tre suivi dun contrat de
dure indtermine.
Clause contractuelle applicable :
Conformment au Rglement du personnel civil de lOTAN, la personne retenue
se verra offrir un contrat dune dure dtermine de trois ans, qui pourra tre suivi
dun contrat de dure indtermine.
Si la personne retenue est dtache de ladministration dun tat membre de
lOTAN, elle se verra offrir un contrat dune dure dtermine de trois ans, qui,
sous rserve de laccord des autorits nationales concernes, pourra tre
reconduit. ce poste, la dure de service dun agent dtach nexcde pas
six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du
Rglement du personnel civil de lOTAN.
NOTE : Les personnes retenues pour des postes grades jumels seront nommes au
grade infrieur, quelles que soient leurs qualifications et leur exprience
antrieures.
-7-

Toutefois, un agent en fonction peut tre nomm directement au grade suprieur

dans certaines circonstances spcifiques, dfinies dans la directive du Secrtariat
international sur les postes grades jumels.
Le passage au grade suprieur nest pas automatique. Au moins trois annes de
service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant quune promotion
puisse tre envisage.
7.

COMMENT POSTULER

Les candidatures doivent tre soumises comme suit :

pour les seuls agents civils de lOTAN : via le portail de recrutement interne
(pour plus de prcisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des
ressources humaines civiles) ;

pour tous les autres candidats : via le lien www.nato.int/recruitment.

INFORMATIONS COMPLMENTAIRES
En raison du vif intrt suscit par lOTAN et du nombre lev de candidatures
potentielles, il ne pourra pas tre donn suite aux demandes de renseignements
adresses par tlphone ou par courrier lectronique.
La nomination se fera sous rserve de la dlivrance dune habilitation de scurit par les
autorits du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de lapprobation
de son dossier mdical par le/la mdecin-conseil de lOTAN.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste
analogue, au mme grade ou un grade infrieur, pour autant quils/elles remplissent les
conditions requises.
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de lOTAN pourront
tre acceptes.
LOTAN, en tant quemployeur, accorde une grande importance la diversit des parcours
et des perspectives, et est dtermine recruter et fidliser des personnes talentueuses
issues dhorizons divers. LOrganisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s
de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes postuler.
Le Secrtariat international de lOTAN est un environnement sans tabac.

-8-