Metodologia de Wilson y La Cruz de Malta

9/2/2010
UNS
METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE

MALTA
INTEGRANTES
Chvez Delgado Moiss
Morales Perlado Carlos
Muoz Aleman Jonathan
Ramos Ramrez Yaser
Metodologa de Sistemas
METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA
9 de febrero
de 2010
ndice de Contenido
La Cruz de Malta .................................................................................................................................. 3
Procedimiento de Desarrollo ........................................................................................................... 4
Comentarios y Sugerencias .............................................................................................................. 7
Aplicacin de la Cruz de Malta en un Organismo Operador ................................................................ 8
La reorganizacin de la informacin en un organismo operador de agua potable, alcantarillado y
saneamiento en su rea de contabilidad y cobranzas. .................................................................... 8
La Metodologa de Wilson ................................................................................................................. 13
Etapas de la Metodologa............................................................................................................... 13
Conclusiones y Recomendaciones ................................................................................................. 16
Aplicacin de la Metodologa de Wilson en el Banco C.A. ................................................................. 17
SUBSISTEMA DE ELABORACIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO .................................................. 18
Derivacin del Modelo de Tarea Primaria ..................................................................................... 18
Comparacin e Identificacin ........................................................................................................ 19
Procedimientos de Procesamiento de Informacin (IPP) .............................................................. 20
Actividades ..................................................................................................................................... 21
Cruz de Malta ................................................................................................................................. 21
Anlisis y Recomendaciones a partir de la Cruz de Malta ............................................................. 21
Conclusiones .................................................................................................................................. 22
Bibliografa ......................................................................................................................................... 23
ndice de Figuras
Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta. ............................................................................................. 3
Figura 2. Procedimiento para la aplicacin de la Cruz de Malta. ......................................................... 4
Figura 3. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento. ...................... 8
Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y
saneamiento......................................................................................................................................... 9
Figura 5. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas..................................................... 10
Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador. ............................................................. 12
Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacin (modificado). ....................................... 13
Figura 8. Conformacin de categoras de informacin. ..................................................................... 14
Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la informacin. ....................................................... 15
Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta. ......................................................................................... 16
Figura 11. Gerencia de planeacin y su ambiente. ............................................................................ 17
Figura 12.Modelo de primer nivel de resolucin. .............................................................................. 18
Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolucin. .......................................................................... 19
ndice de Figuras
Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria................................................................... 20
Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociacin y control de
metas financieras. .............................................................................................................................. 21
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Metodologa de Wilson y la Cruz de

Malta
La Cruz de Malta
Es una tcnica para apoyar el anlisis y rediseo de Sistemas de Informacin, desarrollada en 1980
por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir de un proyecto para la British Airways.
Recibe su nombre por el parecido en la forma de la condecoracin de la antigua orden de la Cruz de
Malta.
Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visin integral de los procesos de
informacin y su relacin con las funciones del sistema; de tal manera que permite plantear los
cambios necesarios para el manejo efectivo de la informacin.
Wilson establece que para el desarrollo de los sistemas de informacin se deben considerar 2
aspectos:
a. Como las organizaciones existen en un ambiente cambiante, los Sistemas de Informacin,
en su funcionalidad y utilidad, necesitan ser revisados continuamente.
b. Dada la situacin cambiante, los nuevos Sistemas de Informacin necesitan ser
desarrollados paralelamente a los existentes.
Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta.
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La Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta. ilustra la estructura de la cruz maltesa. Ubicando los 4
puntos cardinales en el centro de la cruz, se forman en los extremos 4 matrices: NO, NE, SO y SE. La
mitad superior de la cruz (matrices NO y NE) contiene las actividades relevantes del sistema, junto
con una indicacin de los flujos de informacin de actividad actividad. La mitad inferior de la cruz
(matrices SO y SE) contiene una descripcin de los procedimientos existentes para el procesamiento
de la informacin.
El eje norte es una lista de las actividades (As) relevantes del sistema bajo estudio, por ejemplo:
Facturar, medir, cobrar, etc.
Los ejes este y oeste son idnticos y contienen los datos o las categoras de informacin (CIs)
esenciales para el soporte de las actividades, al nivel de resolucin elegido, por ejemplo: demanda
de agua, gastos de operacin, padrn de usuarios, etc. El eje oeste, representando las entradas, es
la imagen a espejo del eje este, representando las salidas.
El eje sur es un listado de los procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs) y
representa el estado existente de la red de procesamiento, manual o automatizada, por ejemplo:
anlisis y determinacin de cuotas, monitoreo y control de fugas, clculo del costo por fugas de agua,
etc.
Procedimiento de Desarrollo
La tcnica se realiza en dos fases: La fase de construccin de la cruz de malta y la fase de
interpretacin de la misma.
A continuacin, en la Figura 2, se presenta el procedimiento para su aplicacin.
Figura 2. Procedimiento para la aplicacin de la Cruz de Malta.
1. Construccin de la Cruz de Malta

Esta fase se integra por cinco etapas:
a. Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio, de
acuerdo a la metodologa propuesta por Checkland, es decir; definir la escala de estudio
y el nivel de desagregacin o resolucin sobre el cual se analizar el sistema.
b. Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades (As), o tareas primarias,
que deben de realizarse para cumplir el propsito del sistema. Por ejemplo: Analizar y
evaluar redes de transporte, reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del
transporte, monitoreo y control del trnsito y transporte, etc.
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c. Definir la informacin mnima necesaria para soportar estas actividades. Esta

informacin determina las categoras de informacin (CIs) para cada actividad. Por
ejemplo: Inventario del parque vehicular, control del parque vehicular, nmero de
usuarios origen destino, nmero de vehculos en horas pico, etc.
d. Identificar quin (en trminos de funcin) es el responsable para qu conjunto de
actividades. Aqu es importante definir quin(es) necesita o proporciona qu
informacin (la necesaria) y para qu propsito.
e. Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs)
que representa el uso eficiente de los recursos. Estos no necesariamente estn
preestablecidos, ms bien la idea es disearlos aqu. Por ejemplo: Registro federal y
estatal de automotores, revista de unidades, estudios y encuestas del subsector,
dispositivos automticos de control de trnsito, etc.
A continuacin se hacen algunas precisiones para llevar a buen trmino la realizacin de
estas etapas.
El modelo conceptual que se construye es independiente de la estructura organizacional.
Solo as es posible relacionar los flujos de informacin con el conjunto existente de funciones
y responsabilidades administrativas.
En la Cruz de Malta, el trmino de categora de informacin se emplea para enlazar la
informacin y los datos. Esto no es ms que un mecanismo empleado para que se haga una
comparacin entre los requerimientos (de informacin) y el suministro (de datos
procesados). Los datos procesados se vuelven informacin cuando se emplean con algn
propsito o algn significado, no es la forma o contenido de los datos procesados lo que
cambia, solo se interpretan de una manera particular, por lo tanto es muy importante definir
la categora de informacin especificando su contenido de datos.
En la Cruz de Malta se colocan las actividades (As) y las categoras de informacin (CIs) por
orden de importancia. Los procedimientos para el procesamiento de la informacin (PPIs)
que se registran son los existentes, manuales o automatizados. Analizando el flujo de la
informacin, algunos de estos se mantendrn, otros sern eliminados y unos ms habr que
disear.
Ahora bien, para representar el flujo de la informacin, se procede a llenar con xs las cuatro
matrices de la cruz. Con el propsito de ilustrar el registro de las xs en las cuatro matrices
de la cruz haremos referencia a la figura 1.
La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categora de informacin CI1 son
usados por PPI2 para producir una salida procesada en la categora de informacin CI2, en la
matriz SE.
La x en la matriz NE muestra que la informacin CI1 es producida por la actividad A1, y el
responsable de esta actividad, tiene la capacidad de vigilar y actualizar la informacin de la
categora y as proveer datos oportunamente como entrada de PPI2.
El significado de las dos xs en la matriz NO muestra que CI2 es una entrada esencial para A2
y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI2. En la
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prctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido

iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto
probablemente no sea un problema.
Las matrices NO y NE representan una imagen completa de las actividades y de los flujos de
informacin de actividad a actividad considerada relevante.
Las matrices SO y SE representan los proceso de informacin existentes y los flujos de
informacin de rol a rol de los responsables de las actividades; ilustrando sus alcances y sus
interacciones. Para el caso particular que el sistema no cuente con algn procesamiento de
informacin, estas matrices estarn en blanco, tenindose la oportunidad de disear todos
los PPIs.
Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de
procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual de
actividades primarias.
La Cruz de Malta se completa haciendo un mapeo del flujo de informacin de las actividades
del modelo conceptual con los procesos de informacin existentes.
Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirn un conjunto de
preguntas acerca del total de la red de procesamiento de la informacin.
Algunas de estas preguntas pueden ser:
La existencia de un PPI proporcionando informacin de entrada a una actividad, indica una
duplicidad en el procesamiento de datos?
Pudiera ser ms eficiente el procesamiento utilizando datos ya procesados por algn PPI,
que emplear datos en bruto?
Los PPIs existentes y sus salidas cumplen con la necesidad total de informacin de cada
actividad?
Son consistentes los formatos de salida de los PPIs que soportan una misma actividad y
hay formatos ms tiles para los propsitos de esa actividad?
Qu otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que no fueron
considerados en el diseo?
La Cruz de Malta no proporciona las respuestas, pero enfoca las preguntas a las reas
pertinentes.
Una vez analizado el flujo de la informacin se lleva a cabo el rediseo de los procedimientos.
Entonces se decide si la informacin es procesada mediante mtodos manuales o
computacionales. Se identifica la fuente de los datos, entre otras cosas, como por ejemplo,
si esos datos se almacenarn en una base de datos central o distribuida.
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2. Interpretacin de la Cruz de Malta

Habiendo llenado la Cruz de Malta se pueden obtener algunas conclusiones de acuerdo al
significado de cada matriz, es as que:
La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y
seala quines, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qu PPIs.
Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En
esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y
almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, ser
el responsable directo de actualizar la informacin y vigilar que fluya correctamente.
Mediante el anlisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar los requerimientos
para el diseo y operacin de bases de datos. Siempre que exista una columna con
demasiadas xs, significa que la informacin asociada es frecuentemente utilizada por varios
PPIs. De all la necesidad de crear una base de datos compartida.
La matriz SE muestra las salidas generadas por PPIs, y por la distribucin de las xs, se puede
identificar la existencia o no de duplicacin de informacin. Varias entradas en una columna
de esta matriz representa una duplicidad potencial de PPIs, y se debe examinar que cada
proceso no repita datos y ms bien, cada proceso proporcione cierta parte de datos
correspondiente a la categora de informacin de manera complementaria. Asimismo, se
puede identificar la informacin que nadie produce y que es requerida por varias
actividades. Aqu tambin se identifican quines proporcionan la informacin y qu reas
requieren ser estudiadas con mayor detenimiento. Las interacciones ms significativas que
existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen de esta matriz.
Comentarios y Sugerencias
No es necesario construir una Cruz de Malta con decenas de As, CIs y PPIs, que represente el nivel
ms alto de resolucin, ya que se volvera inmanejable. Considerar 7 actividades resulta eficiente,
considerar ms de 13 actividades obstaculiza su manejo. Lo ms recomendable es seguir la
metodologa para la resolucin de problemas sugerida por Checkland.
La Cruz de Malta no es de fcil comprensin, requiere de algunos meses de trabajo para su puesta
en marcha y consume amplios recursos econmicos. Adems, los cambios sugeridos en el manejo
de la informacin impactan directamente en la estructura organizacional, por lo que puede provocar
rechazos durante su implantacin. Sin embargo, es una tcnica que permitir tener un manejo
apropiado de la informacin.
Un sistema de informacin que busque tener calidad y productividad en el manejo de la informacin,
de entrada no es bienvenido, ms an cuando la regla era informacin no continua, formatos
diferentes, nivel de desagregacin diferente, entrega no oportuna, etc.
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Aplicacin de la Cruz de Malta en un Organismo Operador

La reorganizacin de la informacin en un organismo operador de agua
potable, alcantarillado y saneamiento en su rea de contabilidad y
cobranzas.
En un organismo operador de una unidad habitacional organizado como asociacin civil del estado
de Morelos, se determin la urgente necesidad de su reestructuracin administrativa para
proporcionar el servicio de agua potable y saneamiento de una manera eficiente, continua y
oportuna.
Despus de realizarse un diagnstico previo para determinar las posibilidades de intervencin, se
concluy en abordar en principio el rea de contabilidad y cobranzas, la cual reportaba las mayores
dificultades e impactos negativos hacia todo el organismo operador por su desempeo.
Se consider que era necesario reordenar el manejo de la informacin para dar pauta a la creacin
de un sistema de informacin confiable y computarizada. Se sugiri el empleo de la cruz maltesa
exclusivamente para el rea de contabilidad y cobranzas.
Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable quedaron
expresadas en la siguiente definicin: "Ofrecer una buena calidad en el servicio a los usuarios, siendo
eficientes y preservando las instalaciones y las fuentes de abastecimiento en buenas condiciones.
De manera general, la Figura 3 ilustra los servicios que presta un organismo operador.
Figura 3. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.
Las principales funciones o actividades que realizan los organismos operadores son: operar y dar
mantenimiento a la infraestructura existente a fin de proporcionar el servicio con la mayor eficiencia
todo el tiempo; disminuir desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar y controlar
las finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema; cobrar los
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consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las tarifas vigentes y contratar al
personal de apoyo necesario para dar cumplimiento a sus actividades.
Adems de las actividades bsicas mencionadas, las acciones de macro medicin, micro medicin,
deteccin y control de fugas, conservacin de fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios,
mejoran la calidad del servicio y permiten un funcionamiento financieramente ms sano de los
organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital y bajar costos. En la
Figura 4 se presentan, las reas y las actividades especficas que se desarrollan para el caso del
Organismo Operador.
Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento.
Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar distintos niveles de organizacin y viabilidad
financiera que las conduzcan a convertirse en empresas autnomas y auto financiables. La
consolidacin de stas les dar el fortalecimiento de empresas privadas que trabajan bajo esquemas
financieros sanos. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la necesidad de
responder con eficiencia y rendimiento para ser ms competitivas, no solo para subsistir sino para
desarrollarse plenamente.
Por lo anterior el rea de contabilidad y cobranza juega un papel primordial dentro del
funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas en el mbito de la eficiencia de
esta rea, el sistema no solo se convertir en una carga excesiva para el erario pblico sino que podr
llegar a perder eficiencia tcnica por la carencia de recursos para la operacin y mantenimiento.
Las actividades especficas que intervienen en el rea de contabilidad y cobranza quedan ilustradas
en la Figura 5.
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Figura 5. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas.
De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categoras de

informacin distintas.
Estas categoras son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Volumen de agua no contabilizada

Gastos totales de prestacin de servicio
Nmero total de medidores instalados
Adeudos por consumo de agua sobre la facturacin
Monto recaudado (total y por usuario)
Costo unitario de produccin de agua
Gastos de comercializacin y administracin del sistema
Gastos de mantenimiento
Gastos de operacin
Tarifas legales vigentes
Volumen de agua producido
Volumen de agua facturado
Volumen de agua disponible (disponibilidad del recurso)
Nmero de usuarios del sistema
Usuarios que se incorporan regularmente al sistema
Demanda de agua por los usuarios
Se observaron mltiples deficiencias, entre las ms significativas estuvieron:

Primero, el desarrollo del anlisis de cuentas referentes al padrn de usuarios, donde no exista una
estructura de informacin que permita de manera eficiente realizar las actualizaciones al padrn,
deteccin e incorporacin de usuarios clandestinos, identificacin de medidores de control y
generacin de solicitudes para la instalacin de servicios.
Segundo, el control de la cobranza, donde fue necesario proponer flujos de informacin que
permitieran al usuario tener los medios favorables que por adeudos de consumo de agua pudiera
liquidar mediante condiciones de pago en un esquema de apoyo al moroso. Con esto se pretendi
dar seguimiento a los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que
permitiera reducir al mximo la cartera vencida.
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Dentro del mismo proceso de cobranza, se propuso establecer un sistema de facturacin en sitio,
que le permitiera al responsable de tomar la lectura, entregar la factura al momento de tomar la
lectura, as como actualizar el registro del padrn de medidores; con el fin de que dichos procesos
de administracin generaran la informacin necesaria para la facturacin en sitio, creando nuevas
bases de datos para diferentes reas. La Figura 6 muestra la Cruz de Malta completa.
Como frecuentemente ocurre, las propuestas de mejora se entregaron, algunas ya probadas de que
funcionaban. El resto era cuestin de que la administracin decidiera ponerlas en marcha. Aqu, se
entra al terreno de la implantacin, donde se tiene que trabajar arduamente para que lo que antes
fue una idea ahora sea una realidad.
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Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador.
La Metodologa de Wilson
Wilson desarroll una visin que permite identificar en forma participativa la informacin requerida
para soportar las actividades necesarias en las organizaciones y la forma cmo esa informacin debe
fluir entre las diferentes actividades.
La identificacin de los requerimientos de informacin y los flujos correspondientes se determinan
modelando una tarea primaria (primary task) de una organizacin a partir de una definicin raz.
A partir de la estructura organizacional existente, los flujos de informacin actividad por actividad
(flujos de informacin requeridos por las actividades) son convertidos en flujos de informacin rol a
rol, con el objeto de identificar quin responde por el manejo de informacin en la administracin
(con base en la actividad de la cual cada uno es responsable).
Los sistemas de informacin requeridos son determinados con base en un anlisis de las necesidades
de desempeo de cada una de las actividades identificadas.
Etapas de la Metodologa
Wilson resume su metodologa en las siguientes etapas (Figura 7. El modelo de Wilson para analizar
la informacin (modificado).):
Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacin (modificado).
Etapa 1. Efectuar un anlisis basado en la problemtica para determinar qu se debe

considerar como una descripcin de tarea primaria relevante para la situacin (actual o
futura).
Etapa 2. Desarrollar un modelo de tarea primaria de consenso a cualquier nivel de resolucin

sobre qu y cmo se deben hacer las cosas. Si se requiere validacin en relacin con un
nivel de resolucin actual, se puede considerar la utilizacin de dos mtodos que han
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probado ser tiles (aparte de un cuestionamiento general basado en la existencia o no de

las actividades). stos son:
o Determinar lo que debera ser la salida de una actividad y buscar la existencia de esa
salida en la situacin del mundo real. Si existe la salida, la actividad que la produce
debe existir (por ejemplo, un plan de produccin no puede existir sin que tambin
haya una actividad de planear la produccin).
o Mediante entrevistas, desarrollar modelos de tarea primaria relevantes para las
reas de responsabilidad de los administradores. Un mapeo de estos modelos
individuales en el modelo de tarea primaria permitir que se realice la validacin.
Este mtodo tambin ayuda en una etapa final de mapeo de la organizacin. La
validacin, en estos trminos, significa que las actividades del modelo son
legtimas. Es evidente que aqu slo pueden emprenderse en relacin con un anlisis
de los requerimientos de informacin actual.
Etapa 3. Examinar cada actividad en el modelo de tarea primaria como un proceso de

transformacin e identificar (Figura 8. Conformacin de categoras de informacin.):
Figura 8. Conformacin de categoras de informacin.
La informacin requerida como una entrada en cada actividad para que pueda
realizarse;
o La informacin producida como una salida al hacer la actividad (pero slo la que
emplea como entrada otra actividad), y
o Para las actividades de control, la informacin de monitoreo necesaria, basada en
una definicin de las medidas de desempeo para cada actividad.
En esta etapa se debe definir cada categora de informacin en trminos de su contenido de
datos (derivando un modelo de datos).
Etapa 4. Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad superior de la Cruz de Malta
(Figura 10).
Etapa 5. Examinar cada procedimiento de procesamiento de informacin (IPP) (Figura 9)

existente e identificar las categoras de informacin a las que pertenecen los datos de
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entrada y salida (a travs de los modelos de datos). Ubicar los IPP en la mitad inferior de la
Cruz de Malta (Figura 10).
Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la informacin.
Etapa 6. Examinando las categoras de informacin de apoyo requeridas por las actividades
en el modelo de tarea primaria (matriz noroeste). Identificar cualquier omisin o duplicacin
potencial en la red de procesamiento de datos existente comparando los requerimientos
(matriz noroeste) con los suministros. (matriz sureste).
En una situacin sin desarrollar o donde se vayan a corregir omisiones, establecer los
procesos de transformacin de datos necesarios para satisfacer los requerimientos de
suministro. Investigar las maneras alternativas de combinar estos procesos de
transformacin de datos en IPP para evitar duplicaciones y omisiones posteriores en la red
de procesamiento de datos resultante.
Etapa 7. Para cada IPP (nuevo o modificado), desarrollar el modelo de actividad para la
transformacin de datos bsicos (o no procesados) en los datos procesados requeridos.
Estas actividades representan una definicin de lo que es necesario hacer para que los datos
bsicos proporcionen las categoras de informacin de apoyo requeridas de la red de IPP.
Entonces se solicitan decisiones para determinar cmo hacer las actividades, por ejemplo,
en forma manual, por computadora o mediante una combinacin de ambas. Al mismo
tiempo, tambin es necesario determinar cmo capturar y almacenar los datos bsicos.
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Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.
Etapa 8. Convertir los requerimientos de informacin de actividad en requerimientos de

informacin de rol, al hacer un mapeo de la organizacin en el modelo de tarea primaria.
(Nota: Esto pudo haberse realizado ya, si para validar se ha adoptado el mtodo b) en la
etapa 2).
Las etapas 1 a 7 determinan los IPP requeridos en una red de procesamiento de datos eficiente, para
proporcionar los requerimientos de informacin esenciales para toda la organizacin (o para una
parte de ella). La etapa 8 determina quin, en trminos de rol, necesita los conjuntos particulares de
datos procesados producidos por los IPP.
Conclusiones y Recomendaciones
Informacin y tecnologa para el manejo de la informacin deben distinguirse como conceptos
diferentes para la empresa, pero estrechamente relacionados e importantes para el desarrollo de
actividades de negocios en la vida moderna. Su impacto en las empresas pasa por la redefinicin y
cambio permanente de los negocios hasta la integracin y desarrollo de relaciones de cooperacin
entre competidores que antes se consideraban antagnicos y en francas guerras mortales. Esta
situacin determina la necesidad de procesos de planeacin de la informacin y la tecnologa de
informacin acordes con esta nueva era; que respondan a las caractersticas particulares de cada
negocio y que utilicen metodologas flexibles y con un elevado grado de participacin de los
interesados en la problemtica de la informacin.
El marco de la metodologa de sistemas suaves se presenta nuevamente como un lenguaje poderoso
para orientar los procesos de reflexin y debate en las organizaciones. Al igual que en procesos de
mejoramiento continuo, reingeniera y rediseo organizacional, el enfoque resulta altamente
consistente con las necesidades de participacin en la planeacin estratgica de informtica y un
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orientador claro para la bsqueda de soluciones de consenso en un tema tan complejo y de tanta
importancia para la vida moderna.
Aplicacin de la Metodologa de Wilson en el Banco C.A.

Para llevar a cabo este estudio caso se escogi el rea de planeacin del Banco C.A. y se cont con
la participacin activa de sus funcionarios y directivos.
Figura 11. Gerencia de planeacin y su ambiente.
Las interrelaciones con otros departamentos y su relacin con el ambiente se muestrean en la Figura
11.
El sistema de planeacin se define con esta definicin de raz:
Un sistema de propiedad del Banco C.A., que recoge, procesa y analiza informacin estratgica
interna y externa, para producir los repostes de la proyeccin el negocio dirigido a la alta direccin.
Buscando balancear las restricciones legales y reglamentarias con las expectativas y polticas del C.A.
Esta rea est compuesta por seis subsistemas:
1.
2.
3.
Investigacin macroeconmica: Estudia el medio y como afecta al Banco C.A. Ejemplos:

tasas de inters, legislacin, etc.
Investigacin sectorial: Se analiza informacin de sectores econmicos en los que el Banco
C.A. desarrolla sus actividades; por ejemplo, los sectores textil, agrcola, etc. Se determina la
concentracin de cartera, las condiciones y expectativas econmicas y poltico-jurdicas de
cada sector.
Investigacin del posicionamiento del Banco C.A. frente a la competencia: Se trata de
establecer las estrategias de la competencia a partir del anlisis de la informacin financiera
17
4.
5.
6.
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de la competencia. Se establece el posicionamiento del Banco C.A. con base en las cifras
actuales e histricas.
Anlisis regionales: Para cada regin se hace un anlisis del desempeo de las oficinas, para
recomendar apertura y cierre de las mismas.
Planeacin estratgica: Redefinicin continua del plan estratgico del Banco C.A. desarrollo
de ndices de gestin para el control del plan.
Elaboracin y control del presupuesto: Este fue el subsistema escogido para llevar a cabo el
ejercicio.
La Figura 12 muestra el modelo del sistema en nivel de recursin uno.

Todos los subsistemas se interceptan en un gran objetivo mensual que es preparar y realizar el
informe para la Junta Directiva. En este informe se resumen los principales indicadores econmicos
para dar una apreciacin sobre su ares de anlisis.
Figura 12.Modelo de primer nivel de resolucin.
SUBSISTEMA DE ELABORACIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

Ahora este subsistema presenta situaciones problemticas en las que resulta til aplicar la
metodologa de WILSON.
Se establecieron dos objetivos principales para el estudio de este subsistema:
1. Derivar una recomendacin para la mejora de cualquier aspecto de sistema relacionado con
el plan presupuestario.
2. Aplicar los conceptos de la metodologa de anlisis de sistemas de informacin de WILSON.
Derivacin del Modelo de Tarea Primaria

A partir de la identificacin de la transformacin primaria, se logr nombrar el sistema relevante
como: sistema para la negociacin y control de metas financieras.
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Para este sistema se deriv una definicin raz que es el punto de partida del anlisis del sistema. La
definicin raz considerada es:
Un sistema de propiedad de la junta Directiva del Banco C.A. que bajo las restricciones de la Junta
Directiva del Banco de la Republica y las de periodicidad anual y mensual del proceso, apoya el
sistema de planeacin para transformar expectativas macroeconmicas de crecimiento de
estadsticas histricas de algunos rubros presupuestales, en herramientas para el control de las
proyecciones financieras del negocio; mediante las siguientes actividades: recopilar informacin,
definir rubros a presupuestar, analizar la informacin seleccionada, presupuestar, consolidar y
negociar, divulgar, controlar y ajustar las metas del negocio. Esta transformacin es llevada a cabo
por la Gerencias de Planeacin y los funcionarios, afectando directamente a la Junta Directiva y a
ellos mismos, teniendo en cuenta que se buscas la alineacin de las metas financieras globales, con
las locales asegurando su logro continuo y colaborando en la planeacin del da al da.
cifras macroeconomicas
externas
necesidad de
ajustes
estadisticas
presupuestales y reales
RECOPILAR Y
ANALIZAR
INFORM ACION
criterio rubros
centralizados
DEFINIR
RUBROS
PRESUPUESTO
GLOBAL
PRESUPUESTO
LOCAL
PRESUPUESTAR
RUBROS
CENTRALIZADOS
cifras balance y P y G
presentacion oficial
de presupuesto
DIVULGAR
PRESUPUESTO
DETALLADO
cambios de
entorno
CONSOLIDAR
Y NEGOCIAR
CONTROL
Y LOGROS
necesidad de
ajuste
inf. de
cumplimiento
Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolucin.
El modelo resultante de esta definicin se presenta en la Figura 13. El modelo total fue validado
como una descripcin de tarea primaria de las actividades necesarias para la elaboracin y control
del presupuesto. Se determin salida de casa actividad y se identific si exista en el mundo real,
validando de eta forma la legitimidad de las actividades que la produce.
Comparacin e Identificacin
Una vez validado el modelo se procedi a identificar los flujos mnimos necesarios de informacin
de cada actividad, para la operacin del sistema. Este flujo por activada de comparo con los procesos
19
9 de febrero
de 2010
de comunicacin identificados en el modelo, mediante la construccin de la Tabla 1 para cada

actividad.
Comportamiento histrico oficina/regional
Ao- mes
Valor presupuestado
Valor ejecutado
Ajustes
ACTIVIDAD
Recopilar y analizar
informacin
Presupuestar global
ENTRADA
Cifras macroeconmicas
externas.
Estadsticas presupuestales y
reales.
Necesidades de ajuste.
Metas para productos de
capacitacin y colocacin.
Consolidar y negociar
Presupuesto global aprobado.
Definir rubros
Criterio de descentralizacin
del presupuesto.
Presupuestar local
Presupuestar rubros
centralizador
Divulgar presupuesto
detallado
Controlar logros
Formato presupuesto local.

Bases histricas.
Comportamiento oficina/regional
Formato presupuesto
centralizado.
Informacin
macroeconmica.
Presupuesto detallado
aprobado.
aprobado.
Cifras, balance y P Y G.
Cambios del entorno.
SALIDA
Metas para productos de
captacin y colocacin.
Presupuesto global aprobado.

aprobado.
Formato presupuesto
descentralizado.
Formato presupuesto
centralizado.
Presupuesto de rubros
descentralizados.
Presupuesto de rubros
centralizados.
Presentacin oficial del
presupuesto.
Necesidad de ajuste.
Informe mensual de
cumplimiento.
Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria.
Procedimientos de Procesamiento de Informacin (IPP)

Los IPP descritos aqu corresponden a los indispensables para cumplir con las necesidades de la
Gerencia de Planeacin, en su responsabilidad del sistema de presupuesto nicamente.
Estos son los IPP correspondientes al modelo de nivel dos.
Los sistemas encontrados en la actualidad se realizan en forma de semiautomtica, ya que todos
estn apoyados en herramientas de propsito general del etilo hoja electrnica.
Los IPP identificados son:
20
9 de febrero
de 2010
Modelo de anlisis de sensibilidad.

Sistema para la actualizacin y consolidacin del presupuesto.
Sistema para el control de ejecucin del presupuesto.
Actividades
Las actividades identificadas a partir del modelo conceptual son:
Recopilar y analizar informacin econmica.

Definir rubros que se van a presupuestar.
Presupuestar localmente.
Presupuestar globalmente.
Consolidar y negociar.
Divulgar presupuesto.
Controlar logros.
Todas estas actividades existen en la realidad, ya que son resultado de una nueva organizacin para
la ejecucin del presupuesto. En los meses de octubre a diciembre se realizan estas actividades por
primera vez a cargo de la Gerencia de Planeacin.
Cruz de Malta
A continuacin se muestra la Cruz de Malta en la Tabla 2 como herramienta para plasmar y analizar
la interaccin entre las categoras de informacin, las actividades y los IPP.
X X Mod. Anlisis sensibilid.

X
Sist. Consolidacin pres.
X
Control ejecucin pres.
Metas financieras
Comportamiento oficina
IPP
Salidas
X
Dif. Cifras reales y pres.
Metas financieras
Comportamiento oficina
Dif. Cifras reales y pres.
Criterio para ajuste
Detalles balance y P y G
Detalles rubro presup. I
Presupuesto local
X X
X X
X X X X
X X
Entradas
X
X
Criterio para ajuste
Actividades
Presupuesto global
Estadisticas presup/reales
Cifras macroeconom ext.
X X
X
Detalles balance y P y G
X
X
Detalles rubro presup. I
X X
X
Presupuesto local
Control de logros
Divulgar presupuesto
Recopilar y analizar
Presupuestar global
Consolidar y negociar
Presupuestar local
Definir rubros
Presupuesto global
X X
X
X
Estadisticas presup/reales
Cifras macroeconom ext.
X
X X
X
Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociacin y control de metas financieras.
Anlisis y Recomendaciones a partir de la Cruz de Malta

1.
Matriz sureste vs. Matriz noreste: Examinando las categoras de informacin requeridas por
las actividades y relacionndolas como salidas de los IPP se evidencias que: el IPP sistema de
consolidacin del presupuesto genera presupuesto detallado, el cual a su vez es la entrada
para dos actividades diferentes: control de logros y divulgar presupuesto. Esto implica
21
2.
3.
4.
5.
9 de febrero
de 2010
investigar el papel de los administradores de estas dos actividades. En este momento la

actividad de control de logros la realiza la Gerencia de Planeacin, pero en un futuro cercano
se va a ceder la Contabilidad. La actividad de divulgar presupuesto es completa
responsabilidad de planeacin. Segn lo anterior, ahora no hay problemas, pero para el
futuro debe asegurara la disponibilidad de la salida del IPP sistema de consolidacin en el
departamento contable; sobre todo, si se realiza este proceso en forma automatizada.
Matriz noreste vs. Matriz suroeste: Se mir la oportunidad de la informacin de la salida de
actividades que son entrada para los IPP. Por medio de entrevistas se estableci que la
informacin sobre metas financieras y cifras macroeconmicas (salida de la actividad
recopilar y analizar) son las que determinan la ruta crtica en la elaboracin del presupuesto.
En especial, influyen en los IPP: modelos de anlisis de sensibilidad y sistemas de
consolidacin de presupuesto.
Anlisis de coherencia: Al revisar si haba alguna actividad responsable completamente por
algn IPP, se encontr que la actividad de recopilar y analizar es responsable del IPP modelos
de anlisis de sensibilidad, ya que sus salidas son las entradas del proceso. No solo es
responsable de mantener y actualizar las categoras de datos sino tambin de mantener el
IPP.
Matriz suroeste: A partir del anlisis de este zona de la Cruz se concluy que es necesario
crear una base de datos con informacin estadstica macroeconmica externa y estadstica
presupuestales que en la actualidad no existe y, por lo tanto, los dos IPP relacionados con
estas entradas deberan consolidarse en un solo sistema automatizado. Se propone
desarrollar un sistema para anlisis de sensibilidad y consolidacin del presupuesto.
Matriz sureste: De su anlisis se determin que no existe duplicidad en las salidas de los IPP.
Pero se detect que no existe un IPP que se encargue de producir la salida comportamiento
de las oficinas requerida como entrada para la actividad presupuestal local (ver matriz
noreste). Esto evidencia que el proceso del presupuesto que realizan los funcionarios del
Banco C.A. y por medio del cual ellos mismos presupuestan su rea, no est apoyado por
ningn IPP del rea de planeacin. Se propone crear un nuevo IPP (puede ser automatizado,
pero en hojas de clculo) que le permita al funcionario jugar con la informacin histrica
de los presupuestos de su rea (u oficina) vs. La ejecutada para que apoye, por ejemplo, la
toma de decisiones sobre metas ms realistas en captacin y colocacin de recursos.
Conclusiones
1. En el proceso de aplicacin de la metodologa, en el paso para identificar las categoras se
identificaron, primero, las entidades y para ellas las clases de datos; luego, se hizo analoga
de las categoras de informacin presupuestas en la metodologa de WILSON.
2. El rea en donde se aplic la metodologa llevo a escoger una situacin problema demasiado
especifica en la que la Cruz de Malta resulto pequea. Al no reflejar en el modelo de tarea
primaria, actividades que involucren varios departamentos, no se pudo apreciar el uso de
herramienta para identificar duplicidades de informacin entre actividades de diferentes
reas.
3. El enfoque de tarea primaria llevo claramente a la identificacin de lo que se debe hacer.
Esto facilito el anlisis de requerimientos de informacin, reducindose el campo de
bsqueda a un conjunto de actividades mnimas necesarias para realizar las tareas.
22
9 de febrero
de 2010
4. En el proceso para obtener consenso sobre el nombre del sistema relevante, su definicin
raz y su correspondiente modelo conceptual (se hicieron dos versiones iniciales y se lleg al
consenso en la definicin referida en este informe), se not el inters que la herramienta
despierta por ser muy til al hacer explicitas las diferentes visiones que sobre un mismo
sistema de actividades humanas puede haber.
5. Por medio de la Cruz de Malta se reconoci la necesidad de crear un nuevo IPP para los
funcionarios del Banco C.A. que desarrollan el presupuesto local en forma descentralizada.
Bibliografa
Fundacin ICA, A.C. Tcnicas Participativas para la Planeacin. Cap. 22, de Gabriel de las Nieves
Snchez Guerrero, editado por Csar Arteaga Ibarra, 309-320. Mxico D.F., 2003.
23
9 de febrero
de 2010
Martnez Avella, Mario Ernesto. Ideas para el Cambio y el Aprendizaje en la Organizacin: Una
Perspectiva Sistmica. Cap. 6, editado por Yolanda Madero T., 201-215. Bogot: Ecoe Ediciones,
2005.
24

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9/2/2010

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

Metodologa de Wilson y la Cruz de

Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta.

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

Figura 2. Procedimiento para la aplicacin de la Cruz de Malta.

1. Construccin de la Cruz de Malta

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

c. Definir la informacin mnima necesaria para soportar estas actividades. Esta

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prctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI2 ha sido

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

2. Interpretacin de la Cruz de Malta

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Aplicacin de la Cruz de Malta en un Organismo Operador

Figura 3. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

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Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

Figura 5. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas.

De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categoras de

Volumen de agua no contabilizada

Se observaron mltiples deficiencias, entre las ms significativas estuvieron:

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Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador.

Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacin (modificado).

Etapa 1. Efectuar un anlisis basado en la problemtica para determinar qu se debe

Etapa 2. Desarrollar un modelo de tarea primaria de consenso a cualquier nivel de resolucin

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

probado ser tiles (aparte de un cuestionamiento general basado en la existencia o no de

Etapa 3. Examinar cada actividad en el modelo de tarea primaria como un proceso de

Figura 8. Conformacin de categoras de informacin.

Etapa 5. Examinar cada procedimiento de procesamiento de informacin (IPP) (Figura 9)

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Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la informacin.

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.

Etapa 8. Convertir los requerimientos de informacin de actividad en requerimientos de

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

Aplicacin de la Metodologa de Wilson en el Banco C.A.

Figura 11. Gerencia de planeacin y su ambiente.

Investigacin macroeconmica: Estudia el medio y como afecta al Banco C.A. Ejemplos:

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

La Figura 12 muestra el modelo del sistema en nivel de recursin uno.

Figura 12.Modelo de primer nivel de resolucin.

SUBSISTEMA DE ELABORACIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

Derivacin del Modelo de Tarea Primaria

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Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolucin.

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de comunicacin identificados en el modelo, mediante la construccin de la Tabla 1 para cada

Presupuesto global aprobado.

Formato presupuesto local.

Presupuesto global aprobado.

Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria.

Procedimientos de Procesamiento de Informacin (IPP)

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Modelo de anlisis de sensibilidad.

Recopilar y analizar informacin econmica.

X X Mod. Anlisis sensibilid.

Dif. Cifras reales y pres.

Criterio para ajuste