Andr Anjos Junho / 2013

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

ndice
I) Viso Geral
Introduo
Gesto de Contratos no BackOffice
Macrofluxo
II) Funcionalidades e Processos
Cadastros Iniciais
Elaborao de Contratos
Medies e Recebimentos/Entregas
Avaliao de Contratos
Gesto de Mudanas
Encerramento de Contratos
III) Fontes de Conhecimento
Materiais para Consulta

Introduo

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Introduo

O ambiente de Gesto de Contratos gerencia os contratos de compras e vendas que a empresa mantm
com seus fornecedores e clientes, permitindo controlar e acompanhar todos os processos envolvidos na
contratao de produtos e/ou servios, desde a elaborao do contrato, com todos seus detalhes, at o
gerenciamento das entregas previstas pelos contratos, passando por todo o ciclo de vida de um contrato.

Objetivos do ambiente:
Gesto e estruturao das informaes dos contratos
Segurana da informao
Versionamento
Acompanhamento financeiro/contbil do contrato
Acompanhamento da previso de execuo do contrato
Acompanhamento da execuo do contrato
Facilitar os processos de recebimento/entrega relacionados ao contrato.

NO so objetivos do ambiente:
Impresso do contrato fsico (objeto, pargrafos, clusulas etc)
Administrao de eventos legais do contrato
Comunicao com os contratados/contratantes

Gesto de Contratos no
BackOffice

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Contratos no BackOffice

Integraes com outros ambientes:

Financeiro
Administrao das
carteiras a receber e a
pagar.
Controle financeiro das
caues/adiantamentos
dos contratos.

Contbil
Gesto contbil dos
valores negociados nos
contratos.

Compras
Execuo dos
recebimento
relacionados aos
contratos de compras
Utilizao do controle de
aladas.

Faturamento
Execuo das entregas
relacionadas aos
contratos de venda.

Gerao de contrato de
compra a partir de edital
(GCP).

Macrofluxo

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Macrofluxo

O diagrama abaixo demonstra os principais fluxos operacionais e entidades contemplados pelo ambiente de
Gesto de Contratos.

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

ndice
I) Viso Geral
Introduo
Gesto de Contratos no BackOffice
Macrofluxo
II) Funcionalidades e Processos
Cadastros Iniciais
Elaborao de Contratos
Medies e Recebimentos/Entregas
Avaliao de Contratos
Gesto de Mudanas
Encerramento de Contratos
III) Fontes de Conhecimento
Materiais para Consulta

Cadastros Iniciais

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Condies de pagamento

A condio de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento aplicadas a uma negociao

realizada com o fornecedor/cliente. este cadastro quem define como sero gerados os ttulos de
pagamento/recebimento quando realizada a integrao com o ambiente Financeiro.
No ambiente de Gesto de Contratos, as condies de pagamento sero associadas aos contratos elaborados e
estas definiro como sero pagos os pedidos de compra/venda gerados pelas medies do contrato em
questo. Alm disto, as condies de pagamento podem auxiliar a elaborao dos cronogramas
financeiros/fsicos dos contratos, atravs da gerao das parcelas do cronograma conforme definio da
condio. Ambas as funcionalidades sero exemplificadas mais adiante nos fluxos de processos
correspondentes.

11

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Fornecedores

Fornecedor uma entidade que tem por objetivo suprir as necessidades de produtos ou servios de uma
empresa. O devido preenchimento deste cadastro importante para definir o perfil completo do fornecedor,
dados que podero ser utilizados em diversas rotinas do sistema e servir de banco de conhecimento aos
compradores.

12

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Clientes

Cliente a entidade que possui necessidades de produtos e servios a serem supridas pela sua empresa.
importante que o cadastro de clientes esteja o mais completo possvel, possibilitando assim o mximo de
informaes a serem fornecidas e controladas pelo sistema.

13

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

Produtos

Este cadastro contm as principais informaes sobre os produtos e servios adquiridos, fabricados ou
fornecidos pela empresa, propiciando assim o seu controle em todos os ambientes do sistema. neste
cadastro, por exemplo, que esto armazenados os indicadores de produtos e demais informaes do item.
A definio de produto genrica e abrange muitos conceitos que podem variar de acordo com o ramo de
atuao da organizao, bem como do ambiente utilizado.

14

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Cadastros Iniciais

ndices Econmicos e Histrico de ndices

ndices econmicos so ferramenta de anlise mercadolgica que oferecem informaes teis para a
identificao de tendncias. Ex: PIB, IGP-M, IPCA etc.O histrico de ndices permite a manuteno dos valores
dos ndices financeiros que sero utilizados nos clculos de reajustes de contratos, correo de valores
caucionados, entre outros. Similar ao cadastro de moedas.
ndices econmicos sero utilizado para as revises do tipo reajuste.

15

Elaborao de Contratos

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos
Estrutura de um contrato...

Contrato
Fornecedores

Cliente

Vendedores

Planilhas
(Produtos)

Caues

Multas,
Bonificaes e
Descontos

Documentos

Cronogramas

17

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Tipo de Contrato

Os tratamentos aplicados pelo ambiente de Gesto de Contratos aos contratos geridos variam conforme as
caractersticas do contrato em questo. Como o conjunto destas variaes de caractersticas costuma estar
associado ao tipo de contrato a ser gerado (negcio aplicado) e com o intuito de facilitar a configurao deste
conjunto de caractersticas, atravs do cadastro de tipos de contratos podemos definir os tipos de contratos
trabalhados pela empresa e suas respectivas caractersticas.

18

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Tipo de Contrato
Indica
se o contrato de compra ou venda.
Indica se o contrato tem programao
de execuo.
Define se haver cronogramas .

Indica se o contrato tem controle de valor.

Define se haver saldo.

Indica se o contrato de produtos especficos.

Define se haver planilhas.

19

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Tipo de Contrato

Exemplo 1 Aberto
Medio Eventual: Sim
Contrato Fixo: No
Previso Financeira: No

(no h programao de execuo)

(no h controle sobre os produtos negociados)
(no h controle do valor negociado)

Exemplo 2 Semi-Aberto
Medio Eventual: Sim
Contrato Fixo: No
Previso Financeira: Sim

(no h programao de execuo)

(no h controle sobre os produtos negociados)
(h controle do valor negociado)

Exemplo 3 Semi-Fechado
Medio Eventual: Sim
Contrato Fixo: Sim
Previso Financeira: Sim

(no h programao de execuo)

(h controle sobre os produtos negociados)
(h controle do valor negociado)

Exemplo 2 Fechado
Medio Eventual: No
Contrato Fixo: Sim
Previso Financeira: Sim

(h programao de execuo)
(h controle sobre os produtos negociados)
(h controle do valor negociado)

20

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Contrato

Entidade controladora de todo o fluxo de gesto do ambiente. Detalha a contratao de produtos e/ou
servios, informando todas as especificaes do contrato estabelecido pela empresa, tais como: fornecedores
ou cliente e vendedores, vigncia, data da assinatura, responsveis pelo contrato, objeto do contrato, clusulas
contratuais, multas e bonificaes, uso de caues, ndices de reajuste, cronogramas entre outros.
Posteriormente, so estes dados quem iro determinar o ciclo de vida do contrato dentro do ambiente de
gesto.

Vigncia: define perodo

de vida do contrato.

Cond. Pagto: ser utilizada

nos pedidos gerados.
Reajuste: indica se o
contrato poder ser
reajustado.

Cauo: indica se o
contrato exige cauo.

21

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Planilhas

Entidade que armazenam a estrutura fsica do contrato, com as quantidades, valores unitrios e totais
negociados pelo contrato. Esta entidade tem como objetivo registrar os materiais/servios e valores
negociados no contrato, mantendo assim o controle dos volumes (em quantidade e valor) movimentados e
permitindo realizar o planejamento da execuo do contrato (a partir dos acumulados da planilha elaboram-se
os cronogramas do contrato).

22

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Cronogramas

Entidade responsvel por fornecer a viso do planejamento de execuo (recebimentos/entregas) do contrato

no formato de parcelas (competncias). So at trs vises:
1) Financeira: planejamento da execuo do contrato pelos valores dos produtos/servios.
2) Fsico: planejamento da execuo do contrato pelas quantidades dos produtos/servios.
3) Contbil: acompanhamento contbil do planejamento de execuo do contrato.

23

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Cronogramas Financeiro/Fsico

Planilha com o produto ABC com quantidade 1.000 e valor total de R$ 5.000 e produto DEF com
quantidade 1.000 e valor total de R$ 10.000 (total de R$ 15.000).
Exemplo 1: cronograma financeiro com duas parcelas:
Competncia

Valor Previsto

06/2013

7.500

07/2013

7.500

Exemplo 2: cronograma fsico com duas parcelas:

Competncia
06/2013

07/2013

Valor Previsto
7.500

7.500

Produto

Quantidade

ABC

800

DEF

350

ABC

200

DEF

650

24

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Caues

A cauo um bem ou valor que o contratado d ao contratante em garantia ao cumprimento das obrigaes
assumidas no ato da contratao. Alguns exemplos: ativos, recursos financeiros, direitos e outros instrumentos
depositados para assegurar o cumprimento das obrigaes.
As caues recebidas/pagas podem ser integradas ao financeiro atravs da gerao de movimentao bancria
ou aplicao/emprstimo.

25

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Caues

No contrato define-se a utilizao do recurso de cauo e o mtodo de controle :

Manual: neste caso os valores de cauo devero ser recebidos/pagos antes do incio do contrato e
devero ser registrados manualmente atravs do cadastro de Caues, sendo baixados (devolvidos)
posteriormente conforme acordo entre as partes.
Reteno: neste caso o valor de cauo ser retido automaticamente e proporcionalmente a cada
medio/recebimento realizado para o contrato (atravs de desconto/acrscimo no valor do pedido),
sendo baixados (devolvidos) posteriormente conforme acordo entre as partes.
Ainda no contrato, define-se o percentual de cauo que determina qual ser o valor exigido como cauo para
o contrato. Este percentual perante o valor total negociado pelo contrato . Exemplo: contrato de R$ 160.000
exige 10% de cauo, significa que necessrio o recebimento/pagamento de R$ 16.000 em forma de cauo.
No caso de cauo manual, o contrato s poder ser dado como vigente aps o recebimento do valor de
cauo.
Baixa: gera o ttulo de devoluo dos valores de cauo.

26

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Adiantamentos

comum em negociaes firmadas atravs de contratos que o contratado exija um valor de adiantamento para
que possa iniciar as atividades referentes ao fornecimento do material/servio contratado. Muitas vezes este
valor exigido como recurso para financiamento das atividades que iro originar o material/servio
contratado.
O pagamento/recebimento de um adiantamento controlado no ambiente financeiro pelo registro de um
ttulo a pagar/receber.
Os adiantamentos podero ser devolvidos durante a medio do contrato, forma de desconto/acrscimo.

27

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Multas e Bonificaes

Multas, descontos e bonificaes so valores que podem ser acrescidos ou descontados no valor final das
medies de contrato em virtude da quebra de alguma clusula contratual ou em decorrncia de algum fato
ocorrido e previamente acordado entre as partes do contrato.

28

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Gesto de Documentos

Grande parte das negociaes realizadas atravs de contratos envolve uma quantidade relativamente alta de
documentos que devem ser registrados e associados aos contratos. Alm disto, tambm comum a exigncia
de determinados tipos de documentos em determinadas fases do ciclo de vida do contrato para que este possa
seguir seu fluxo de processos.
Com o objetivo de atender a estas necessidades, o ambiente de Gesto de Contratos dispe de recursos que
objetivam o registro dos documentos do contrato e tambm o controle da transio entre situaes conforme
documentao apresentada.

29

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos

Controle de Acessos

As permisses de acesso a um contrato podem ser garantidas ou negadas para as diversas aes que podem
ser realizadas a partir do contrato, como por exemplo manipular caues, manipular planilhas, manipular
cronogramas, alterar a situao do contrato, realizar medies, realizar medies etc.

30

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Manuteno de Contratos
Ciclo de vida de contratos:

A transio entre situaes deve ser feita com cautela, pois interfere nas aes que podem ser executadas no
contrato. Deve-se atentar principalmente para o incio de vigncia, pois aps esta transio o contrato no mais
poder ser alterado (seno por reviso) ou excludo.

31

Medies e
Recebimentos/Entregas

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Medies e Recebimentos/Entregas

Medio

O processo de execuo do contrato no ambiente de Gesto de Contratos recebe o nome de Medio

justamente pelo fato de ter o objetivo de apurar a realizao do contrato. Assim, podemos resumir a medio
como um processo de verificao e fiscalizao da realizao de um servio ou recebimento/entrega de um
material.
Assim, a medio realizada sempre para uma das competncias existentes no contrato (conforme vigncia e
cronogramas).
Durante a medio, podem ser aplicadas multas, bonificaes, descontos, reteno de cauo e devoluo de
adiantamentos (que resultam, basicamente, em acrscimos e decrscimos de valores).
O resultado final do processo de medio (incluso e encerramento) a gerao de um pedido de compra ou
venda, conforme espcie do contrato, gerando assim a integrao com os ambientes de Compras e
Faturamento com o objeto de realizar os recebimentos e entregas propriamente ditos.
Aps encerramento da medio, os saldos do contrato so atualizados refletindo assim o registro da execuo
da competncia em questo.

33

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Medies e Recebimentos/Entregas

Medio

34

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Medies e Recebimentos/Entregas

Recebimentos/Entregas

Aps a gerao e encerramento das medies, os pedidos de compra ou venda sero gerados para que o
processo de recebimento ou entrega seja realizado.
Sistemicamente, este processo se resume ao recebimento ou emisso do documento fiscal que efetiva o
recebimento/entrega da mercadoria. Com isto, os saldos a receber/entregar do contrato sero atualizados,
encerrando assim o processo de medio e entrega da competncia em questo.
O recebimento dos pedidos de compra gerados por medio de contratos realizado atravs da rotina de
Documento de Entrada.
A entrega dos pedidos de venda gerados por medio de contratos realizada atravs da rotina de Documento
de Sada.

35

Gesto de Mudanas

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Mudanas
Aps o incio de vigncia de um contrato este no mais poder ser alterado.
Este controle existe para que seja possvel fazer a gesto do contrato nos seguintes aspectos:
- Segurana da Informao.
- Versionamento do contrato (mantendo histrico detalhado de cada verso do contrato).
- Cumprimento do que foi acordado entre as partes, entre outros.
O processo de reviso totalmente estruturado por meio do cadastro de Tipos de Reviso com as devidas
propriedades do que poder ser alterado no contrato.

Tipos de Reviso de Contrato

Aditivo

Reajuste

Realinhamento

Readequao

Paralisao

Reincio

Alterao de
Clusulas

Contbil

ndice

Fornecedor

37

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Mudanas

Tipos de reviso:

Aditivo: reviso para edio das planilhas do contrato atravs da adio/subtrao de quantidades ou
at mesmo itens. Tambm pode ser utilizada para ajustes no plano de execuo do contrato atravs da
adio/remoo de parcelas nos cronogramas. Aps o ajuste das planilhas, os cronogramas do contrato
devero ser reajustados de acordo com os novos valores da planilha.
Reajuste: reviso do contrato para reajuste dos valores dos itens das planilhas conforme variao do
ndice econmico associado ao contrato.
Realinhamento: reviso do contrato para ajuste nos preos dos itens da planilha, conforme algum
acordo realizado entre as partes do contrato. Aps o ajuste das planilhas, os cronogramas do contrato
devero ser reajustados de acordo com os novos valores da planilha.
Readequao: reviso do contrato para ajuste nas quantidades dos itens da planilha, desde que o
montante total do contrato em valor no seja alterado.

38

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Mudanas

Tipos de reviso:

Paralisao: reviso para pausa na execuo do contrato, evitando assim que o contrato seja
movimentado indevidamente no perodo de paralisao.
Reincio: reviso para reincio da execuo de um contrato em paralisao. No reincio ser possvel
editar os cronogramas para ajustes dos prazos conforme nova programao de execuo.
Alterao de clusulas: reviso para ajuste nas clusulas de um contrato.
Contbil: reviso para edio dos cronogramas contbeis de um contrato, permitindo a manuteno
completa destas entidades.
ndice: reviso para troca do ndice econmico associado a um contrato.
Troca de Fornecedor: reviso para troca (substituio) de um fornecedor participante de um contrato.
Este tipo de reviso especfico para contratos de compra.

39

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Gesto de Mudanas

Reviso e Aprovao da Reviso:

Aps a gerao de uma nova reviso para o contrato, esta ficar com situao Em Reviso e neste estado o
contrato no pode ser movimentado. A nova reviso ter sua situao alterada para Vigente (exceto em caso
de paralisao, onde assume a situao correspondente) somente aps aprovao da reviso gerada.
O processo de aprovao da reviso resume-se a conferncia dos dados da nova reviso e disponibilizao do
contrato a partir da aprovao desta reviso.

Incio

Fim

Reviso do Contrato
Aprovao da
Reviso
Cadastro do Tipo
de Reviso

Versionamento do
Contrato

Sim

Alteraes na
nova reviso

Reviso OK?

No

40

Encerramento de Contratos

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Encerramento de Contratos
Chegado o fim do ciclo de vida de um contrato, seja pelo trmino de sua vigncia, consumo total de seu saldo,
desistncia de uma das partes do contrato ou qualquer outro fato que inviabilize a continuidade da execuo
do contrato, a finalizao do contrato dever ser processada.
Est disponvel tambm o enceramento do contrato por cancelamento, indicada nos casos de emisso indevida
de contrato, por exemplo, onde ser processado o simples cancelamento do contrato e estorno de sua previso
de execuo.
Incio

Avaliao de
fornecedores

Sim

Identificao da
necessidade de
finalizao

Contr. De
Compra?

No

Finaliza contrato

Fim

No

Processa estorno
do contrato e
vinculados

Cancelamento

Sim

Cancela contrato

Em ambos os casos, toda a previso de execuo gerada pelo contrato (planilhas, cronogramas, ttulos
provisrios etc) sero finalizados ou estornados.

42

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

ndice
I) Viso Geral
Introduo
Gesto de Contratos no BackOffice
Macrofluxo
II) Funcionalidades e Processos
Cadastros Iniciais
Elaborao de Contratos
Medies e Recebimentos/Entregas
Avaliao de Contratos
Gesto de Mudanas
Encerramento de Contratos
III) Fontes de Conhecimento

43

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Fontes de conhecimento e apoio

E-learning TOTVS
http://www.totvs.com.br/lms
Treinamentos -> Catlogo -> Software -> Linha Microsiga Protheus -> Gesto de Contratos
Help On-Line
http://www.totvs.com/mktfiles/tdiportais/helponlineprotheus/portuguese/help110.htm
Materiais -> Gesto de Contratos

Comunidade P@ Materiais
http://totvs.byyou.com/?space=nmateriais
Apostila Gesto de Contratos 11.80
Disponvel para download na seo Documentos da comunidade Desafio da Capacitao

Comunidade Desafio da Capacitao

http://totvs.byyou.com/?space=desafiodaconhecimento-community

44

Gesto de Contratos Conceitos e Funcionalidades

Questes
Andr Anjos
Inovao Materiais
andre.oliveira@totvs.com.br

45