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Ttulo:
Guia Metodologica para Rendicion Pblica de Cuentas
Para el Organo Ejecutivo y entidades bajo tuicin.
Autor:
Viceministerio de Prevencin, Promocin de tica y Transparencia
Editor:
Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin
Edicin:
Primera Edicin
Diseo y diagramacin:
Unidad de Comunicacin
PUBLICACIN OFICIAL
Estado Plurinacional de Bolivia
Contenido
PRESENTACIN...........................................................................................................................................5
1. CONTENIDO......................................................................................................................................................11
2. CARACTERISTICAS DE LA PRESENTE GUIA..................................................................18
3. RENDICIN DE CUENTAS ESPECIFICA.................................................................................51
ANEXOS.............................................................................................................................................................61
PRESENTACION E INTRODUCCION
EL Estado Boliviano declara y reconoce constitucionalmente entre los principios tico morales
de la sociedad plural, la trada del ama qhilla, ama llulla y ama suwa (no seas flojo, no seas
mentiroso, no seas ladrn), conjuntamente con los valores en que se sustenta el nuevo Estado,
incluyendo expresamente en la declaracin constitucional la transparencia, para vivir bien, que
se hallan detallados en el Art. 8 de la Constitucin Poltica del Estado).
La Constitucin Poltica del Estado incluye en los derechos civiles, el derecho a la informacin,
su acceso, la interpretacin, el anlisis y la comunicacin libre, tanto individual como colectiva,
plasmados en el Art. 21 nm. 6 de la Constitucin Poltica del Estado.
Asimismo, con el reconocimiento del derecho de los ciudadanos y ciudadanas de acceder a la
informacin, la Constitucin Poltica del Estado, incluye entre las obligaciones de los servidores
pblicos y las servidoras pblicas, el rendir cuentas sobre las responsabilidades econmicas,
polticas, tcnicas y administrativas en el ejercicio de la funcin pblica (art. 235, numeral 4).
Por su parte, el Plan Nacional de Desarrollo del Estado Boliviano incluye el Pilar Bolivia Digna,
mismo que comprende el sector justicia, cuyo objetivo es la construccin de un sistema de
justicia plural, participativa, transparente y constructiva, que se lograr mediante una poltica de
erradicacin de la corrupcin (CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIN E IMPUNIDAD).
De la misma manera se tiene el Pilar de Bolivia Democrtica mismo que comprende entre otros,
la gestin pblica y la transparencia. Es en este contexto que se construye la Poltica Nacional
de Transparencia (PNT) aprobada mediante Decreto Supremo No. 214 de 22 de julio de 2009,
elaborada mediante un proceso de construccin participativo y de consenso con organizaciones
sociales y sociedad civil, as como con instituciones del Estado.
El Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin es el responsable de la
implementacin, coordinacin, seguimiento y evaluacin de la ejecucin de la PNT, en todas las
entidades e instituciones pblicas del Estado Plurinacional de Bolivia.
EJE 2: Fortalecimiento de la transparencia en la gestin pblica y el derecho de acceso
a la informacin.
servidores pblicos de rendir cuentas en todas las entidades pblicas del pas, y de supervisar la
incorporacin obligatoria de mecanismos de rendicin pblica de cuentas en todas las entidades
pblicas.
En este marco de competencias normativas, se establece una estructura fija para los Ministerios,
en la que se incluye una Unidad de Transparencia que estar a cargo de un Jefe de Unidad,
bajo la dependencia directa del Ministro o Ministra, asignndole como funcin principal la de
transparentar la gestin pblica del Ministerio, teniendo a su vez un nivel de coordinacin con
el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin. ( Art. 118),
Entre las funciones de las Unidades de Transparencia, se encuentra la relativa a velar porque
sus autoridades cumplan con la obligacin de rendir cuentas incluyendo la emisin de estados
financieros, informes de gestin, memorias anuales y otros, as como asegurar el acceso a la
informacin pblica del respectivo Ministerio y desarrollar mecanismos para la implementacin
del control social (Art. 125).
La Ley de Participacion y Control Social N 341 de 5 de febrero de 2013, fortalece el marco
normativo Constitucional en relacin a la obligacin de Rendir Cuentas Pblicamente, incluyendo
la evaluacin de resultados, ante la sociedad civil y los actores que ejercen Control Social en
particular (arts. 8 y 37).
Se incorporan en la norma detalles e instrumentos vinculados a plazos, forma de difusin del
informe de rendicin pblica de cuentas, la forma de hacerlo, los contenidos bsicos de la
misma, la suscripcin de un acta, la verificacin de resultados posterior, as como la regulacin
de la denominada rendicin de cuentas especfica (arts. 37 y 38).
El Ministerio de Transparencia y Lucha contra la Corrupcin, ha liderizado el proceso de
transparentar la gestin pblica y de luchar contra la corrupcin, logrando hasta octubre de
2012 que se implementen en Entidades pblicas casi 200 Unidades de Transparencia, existiendo
en 127 de los 339 gobiernos municipales. Igualmente, se han producido rendiciones pblicas
de cuentas de la gestin 2012, en gran parte de las instituciones del Estado, incluyendo a las
entidades que se encuentran bajo tuicin de los Ministerios a la par tambin se ha logrado
incorporar en la estructura funcional institucional a las Unidades de Transparencia, que aunque
dependen directamente de la Mxima Autoridad Ejecutiva, tienen un alto nivel de coordinacin
con el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin.
Ley No. 004 de Lucha contra la Corrupcin, Enriquecimiento
Ilcito e Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa
Cruz.
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c.
Autoridades y Servidores Pblicos (Entidades que integran el rgano Ejecutivo y las que
se encuentran bajo tuicin, sean stas descentralizadas,
desconcentradas ,autrquicas o empresas pblicas): Art. 235 nm.
4) de la Constitucin Poltica del Estado, Ley de Organizacin del
rgano Ejecutivo y su Decreto Supremo Reglamentario No. 29894.
Por mandato de la Ley 341 de Participacin y Control Social tienen
las obligaciones de:
Capacitar y promover la participacin y control social.
Crear espacios permanentes para la participacin y control
social en todos los niveles del Estado.
Planificar y evaluar polticas estatales con participacin de la
sociedad civil organizada.
Realizar en forma peridica procesos de rendicin pblica de cuentas econmicas, polticas,
tcnicas, administrativas y evaluacin abierta de gestin en el marco del plan estratgico
institucional y la planificacin operativa anual.
Las Unidades de Transparencia de las instituciones del rgano Ejecutivo y las que
se encuentran bajo tuicin, tiene las siguientes competencias (Decreto Supremo n
29894):
Velar porque sus autoridades cumplan con la obligacin de rendir cuentas incluyendo
la emisin de estados financieros, informes de gestin, memorias anuales y otros.
Asegurar el acceso a la informacin pblica del respectivo Ministerio.
Desarrollar mecanismos para la implementacin del control social.
La experiencia en el proceso de rendicin pblica de cuentas, ha incorporado otros roles que
pueden estar inmersos en las funciones generales antes citadas, las siguientes:
Elaborar un mapeo de la sociedad civil, control social especfico y organizaciones sociales
que tienen relacin con las competencias de la institucin pblica o que tienen relevancia
para la misma.
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Participar en los procesos de rendicin pblica de cuentas de las entidades del Estado
Plurinacional
Ser parte activa de la entidad de planificacin participativa, prevista en el art. 317 de la
Constitucin Poltica del Estado.
Conocer el manejo tcnico y econmico en las entidades del Estado Plurinacional.
Gestionar demandas de la sociedad civil ante los diferentes niveles del Estado.
Utilizar la informacin obtenida con transparencia, honestidad y responsabilidad nicamente
para fines de participacin y control social.
Generar procesos previos de deliberacin y concertacin para la formulacin de propuestas
de polticas pblicas, acciones y polticas de Estado.
Participar en las diferentes instancias de capacitacin desarrolladas por el Estado.
A su vez, el control social tiene la obligacin de rendir cuentas e informar a quienes los eligieron,
al menos dos veces al ao, de las acciones y responsabilidades que han desarrollado en diferentes
temticas y procedimientos de la gestin pblica y competencias del rgano e entidad en la
ejercen participacin y control social
1.7 CARACTERISTICAS ESENCIALES DEL CONTENIDO DE LA RENDICION
PUBLiCA DE CUENTAS
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La tica aplicada al servicio pblico y tiene como eje central la idea de servicio, es decir, las
tareas y actividades que realizan los servidores pblicos estn orientadas al bien comn. La tica
del servicio pblico es la ciencia del buen comportamiento en el servicio a la ciudadana, es
adems un importante mecanismo de control de la arbitrariedad en el uso del poder pblico,
un factor vital para la creacin y el mantenimiento de la confianza en la administracin publica
y sus instituciones. Es la conducta honesta, eficiente, objetiva e ntegra de los servidores en la
gestin y concrecin de los asuntos pblicos.
Acceso a la Informacin Pblica:
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Es el derecho de toda persona para acceder a datos, registros y todo tipo de informaciones en
poder de entidades pblicas y empresas privadas que ejercen gasto pblico y/o ejercen funciones
de autoridad.
Control Social:
1. Orgnicos: aquellos que corresponden a sectores sociales, juntas vecinales y/o sindicales
organizados, reconocidos legalmente;
2. Comunitarios: aquellos que corresponden a las
naciones y pueblos indgena originario campesinos,
las comunidades interculturales y afro bolivianas,
y todas las reconocidas por la Constitucin Poltica
del Estado, que tienen su propia organizacin.
3. Circunstanciales: aquellos que se organizan para
un fin determinado, y que cuando el objetivo ha
sido alcanzado, dejan de existir.
Rendicin Pblica de Cuentas:
general y ante los actores que ejercen control social en particular, producindose la participacin
y la evaluacin de la gestin.
Con relacin a la Rendicin de Cuentas Especfica podr ser pedida por los actores de la
Participacin y Control Social directamente interesados en un proyecto determinado, la que se
podr realizar durante la realizacin del proyecto o al finalizar su ejecucin.
Es un encuentro entre las autoridades de las entidades pblicas y/o bajo tuicin y el control social
(en sus diversas modalidades) en la que se brinda informacin sobre la misin, visin, objetivos
estratgicos y planificacin anual, fundamentalmente y se priorizan los resultados especficos
de la gestin pblica institucional a los que se har seguimiento durante el proceso anual de
rendicin pblica de cuentas.
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1. La autoridad pblica brinda informacin al control social sobre la misin, visin, objetivos
estratgicos y planificacin anual, fundamentalmente, de la gestin institucional a iniciarse.
2. La autoridad y servidores pblicos de la institucin y el control social, en forma consensuada,
definen los resultados priorizados de la gestin, en relacin a los cuales se realizar el
seguimiento y el ejercicio de control social.
3. Las organizaciones, movimientos sociales y sociedad civil en el marco de la participacin
social, podrn sugerir temas, planes y proyectos que beneficien al colectivo de la comunidad
que debern ser escuchadas, analizadas y en caso de proceder, ser atendidas en forma
oportuna.
2.3.2 CUANDO SE DEBE REALIZAR LA AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
Los resultados priorizados en la Audiencia Pblica Inicial as como los proyectos o temas sugeridos
por las organizaciones sociales y control social participante, se constituyen en insumos para la
elaboracin del POA de la gestin institucional, por lo que la API debera ser realizada con
anterioridad y anticipacin a la elaboracin del POA institucional, es decir, antes de septiembre,
preferentemente entre julio y agosto, considerando que los tiempos permitan el procesamiento
administrativo y de planificacin de los resultados priorizados y los planes, proyectos y temas
sugeridos en la misma.
SE LA DEBE REALIZAR COMO UN ACTO INDEPENDIENTE O
SE PUEDE UNIFICAR CON LA AUDIENCIA PUBLICA FINAL?
Se debe realizar la API de manera independiente (no
conjuntamente con la Audiencia Pblica Final)
Son las Unidades de Transparencia las responsables del proceso de rendicin pblica de cuentas
en virtud a su competencia de promover el mismo.
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Unidad de Transparencia
yy
Unidad de Planificacin
yy
yy
Direccin Jurdica
yy
Unidades directamente relacionadas con temas institucionales que se encuentran en agenda pblica.
yy
Unidad de Comunicacin
yy Actores sociales cuya actividad o finalidad social est relacionada en forma directa con el
tema competencial institucional.
yy Control social acreditado (en el caso de darse esta modalidad en la institucin)
yy Actores sociales que tengan una influencia social en la vida del pas (organizaciones y/o
entes matrices).
yy Representacin oficial de las organizaciones sociales matrices.
yy Personas individuales que hayan manifestado inters en temticas concretas de las
competencias institucionales.
yy En caso que las competencias institucionales de la entidad sean de naturaleza general (por
ejemplo defensa o economa), los puntos 1 y 2 que anteceden, no sern aplicables.
yy Otros usados o aplicables al trabajo institucional o a la naturaleza de los proyectos que
apoya, implementa o desarrolla.
Una vez realizado el mapeo de actores, se deber contar con una base de datos o listado
informtico de las organizaciones sociales, movimientos sociales y pueblos indgenas originarios
campesinos, que sean incluidos en los criterios a emplearse que contenga nombres de los
representantes generales o acreditados en la institucin, direcciones, telfonos; que debern ser
actualizados cada dos aos, considerando que la representacin se renovar en este tiempo, en
cumplimiento del art. 12 numeral 4) de la Ley No. 341 de Participacin y Control Social.
2.3.5 CONVOCATORIA
Se pueden usar las siguientes metodologas:
La informacin que se precisa para esta audiencia ser la relativa a misin, visin, objetivos
estratgicos y planificacin anual, esencialmente. Se entiende que para el momento en que se
realice la API el POA estar en proceso de elaboracin en la institucin, por lo que podra incluirse
en la informacin los temas, proyectos, medidas de desarrollo que son necesarias para cumplir
en forma eficiente las competencias asignadas por la ley y las que son tambin importantes para
el fortalecimiento institucional y el logro de beneficios para la poblacin.
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La informacin a brindarse debe tener como finalidad que las organizaciones sociales y sociedad
civil que ejercern control social tengan conocimiento del manejo tcnico y econmico de la
institucin pblica.
La MAE emitir la circular o instruccin general a todas las unidades,/jefaturas, y /direcciones de
la institucin comunicando lo siguiente:
a) fecha en que se realizar la API.
b) la responsabilidad asignada a la UT de recabar, recibir y procesar la informacin
correspondiente.;
c) la obligacin de las unidades,/jefaturas,/direcciones de remitir la informacin solicitada en
contenido, formato y plazos, que indique la UT.
La Unidad de Transparencia enviar la solicitud (mediante mail, nota, circular) mediante
mecanismo expedito, de manera interna y formal, realizando el requerimiento de informacin,
que deber contener:
a) La informacin que se debe enviar: misin, visin, objetivos estratgicos, Plan Estratgico
Institucional y Planificacin Operativa Anual, esencialmente. Para la realizacin de
la API se debe brindar la mayor cantidad de informacin posible para efectos de lograr
una comprensin cabal por parte de los actores sociales, para ello se recomienda incluir
informacin relativa a competencias legales, estructura funcional, cantidad de funcionarios/
recursos humanos de planta, consultores por producto, consultores de lnea, recursos
econmicos con los que dispone la institucin (TGN, cooperacin internacional, recursos
propios si los hubiera) , contratos que regularmente se efectan, proveedores, procedimiento
que se sigue, necesidades institucionales para la gestin, dificultades y fortalezas; y otros que
se consideren necesarios.
b) El formato en que deber enviarse (por ej. cuadros estadsticos si se trata de informacin
cuantitativa con contenido explicativo adjunto, explicacin de competencias legales de
manera comprensible, con contenido explicativo de conceptos tcnicos)
c) La informacin respaldatoria debe estar a disposicin de la UT por si existiera la necesidad
de verificacin de algn dato que se considerara ambiguo, confuso, inexacto o errneo.
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2. Se puede dar el caso que la institucin realice una propuesta de resultados a priorizarse y
plantea que de esos propuestos, se elijan algunos, es tambin factible, como de hecho sucede
en alguna de las experiencias revisadas. Sin embargo, se recomienda dar la posibilidad al
control social de adems de elegir entre los resultados propuestos por la propia institucin,
puedan proponer e incluir algn resultado priorizado que sea relevante para el beneficio de la
comunidad.
3. Si la institucin pblica no realiza ninguna propuesta de resultados a priorizarse, una vez
concluidas las exposiciones, se abrir el espacio para el dilogo y debate en el que en forma
consensuada entre las autoridades pblicas y el control social, se definan cuales sern los
resultados a priorizarse.
En este caso, se recomienda que la Unidad de Transparencia con apoyo de Planificacin, vaya
tomando nota de las propuestas del control social que podran ser resultados priorizados y que al
final de las intervenciones se lea una lista de las propuestas realizadas y se someta a consideracin
del control social.
En los casos 1 y 2, la propuesta institucional de resultados priorizados debe ser realizada
por la Unidad de Planificacin y aprobada por la MAE, con opinin favorable de la Unidad
de Transparencia. En los casos de instituciones bajo tuicin, en los que exista Directorio, la
propuesta debe ser realizada por ste y aprobada por el Presidente de la institucin.
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En caso que la mayora que aprueba los resultados propuestos como priorizados, no est
claramente establecida puede someterse a votacin (oral), entre los participantes del control
social (sin voto de las autoridades y servidores pblicos), realizndose un breve escrutinio a
cargo de la Unidad de Transparencia y anuncindose el resultado, que deber ser estrictamente
cumplido, incorporando o no el resultado como priorizado.
Dialogo y/o debate:
Se recomienda usar las intervenciones orales con el control de tiempo mediante un moderador,
pidiendo antes de abrir el espacio de dilogo que se tendrn 5 minutos (o ms segn la cantidad de
personas representantes del control social que se tenga en la audiencia) para cada intervencin,
y que esta sea en relacin a los resultados priorizados.
Precisamente es en este espacio que se puede observar con claridad la importancia de la
explicacin sobre que es la API, cual es el objetivo y la finalidad que persigue, para qu se hace
(ver programa bsico).
Si el control social requiere verificar documentacin de sustento, podr hacerlo. Se acordar con
las autoridades pblicas el momento de la verificacin que podr ser en la misma audiencia, o en
las oficinas de la institucin pblica, en fecha y hora a acordarse. Esta situacin deber constar
en el acta.
Preparacin y contenido del Acta a suscribirse:
Una vez concluido el debate, se puede hacer un receso de 15 minutos y servir un refrigerio,
mientras el equipo de la Unidad de Transparencia llena el formato de acta con la lista de los
resultados priorizados.
Se recomienda que el listado de resultados priorizados se incluya en el acta.
Si existe algn disenso, ste debe ser incluido expresamente en el acta.
Casos y metodologas especiales:
yy Concluida la API, la UT (en forma directa o mediante circular firmada por la MAE,
dependiendo del nivel de intervencin que tenga la UT en la institucin) debe enviar a las
instancias,/direcciones,/unidades y /jefaturas involucradas en los resultados priorizados, una
copia del acta de compromiso, y una herramienta (plantilla o matriz) para ser llenada en
forma conjunta, que bsicamente contenga el resultado priorizado y 2 o 3 metas de corto
plazo a cumplirse en dos perodos de tiempo: uno entre la API y la Audiencia Pblica Parcial,
y otro entre sta y la Audiencia Pblica Final. (Anexo V)
yy La definicin de las metas a corto plazo y las fechas se realizar en una reunin conjunta
entre la UT y la instancia involucrada y competente en el resultado priorizado en API.
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Es un encuentro o reunin entre las autoridades de las entidades pblicas y/o bajo tuicin y el
control social (en sus diversas modalidades) en la que se brinda informacin concreta y detallada
sobre los avances de los compromisos yresultados priorizados en la Audiencia Pblica Inicial.
Tambin se brinda informacin sobre el avance de los objetivos y resultados de gestin de la
institucin.
Si bien se dar una fase expositiva inicial en la audiencia parcial, en el dilogo y debate debe
interactuarse con los representantes del control social.
2.6.2 QUE OBJETIVOS SE PRETENDE LOGRAR
1. La autoridad pblica informa al control social sobre los avances ejecutados en relacin a:
a.
compromisos y resultados priorizados en API (que constan en acta de acuerdos o
compromisos).
b. objetivos y resultados de gestin.
2. La autoridad pblica y servidores pblicos informan sobre los avances, estado y tratamiento
que se ha dado a los proyectos u /obras y recomendaciones realizadas por el control social en
la API.
2.6.3 CUANDO SE DEBE REALIZAR LA APP
para que la informacin contenga reales avances de los resultados priorizados, y de la propia
gestin institucional.
2.6.4 UNIDAD INSTITUCIONAL RESPONSABLE DEL PROCESO: NIVEL DE
INTERVENCION DE LA UNIDAD DE TRANSPARENCIA.
Las Unidades de Transparencia son las responsables del proceso de rendicin pblica de cuentas
en virtud a su competencia de promover el mismo. La UT trabajar en estrecha coordinacin con
la Unidad de Planificacin quien asumir la responsabilidad tcnica de la informacin.
La responsabilidad tendr los siguientes contenidos:
1. Con la anticipacin oportuna (30 das antes de la
APP), propiciar la coordinacin del equipo de trabajo
interinstitucional formado en ocasin de la API,
estableciendo en consenso responsabilidades y plazos
internos. A este equipo de trabajo se incorporaran las:
Unidades,/jefaturas,/Direcciones,/Gerencias competentes
de los resultados priorizados en la API.
2. Promover que la MAE emita una instruccin donde se
establezcan estas responsabilidades y sea dirigida a
todas las unidades de la institucin para que el flujo de
obtencin de informacin sea gil y eficiente (Anexo VI).
3. En uso de tal instruccin, solicitar la remisin de
informacin con contenido comprensible, conteniendo
la especificidad de la informacin requerida sobre el avance y estado de:
a. Resultados Priorizados en la API
b. Resultados de gestin institucional
c. Concretizar o no si las metas a corto plazo definidas en el seguimiento post API, se
han cumplido o no.
d. En todos los casos (a, b y c) incluir informacin cualitativa sobre las ventajas y
dificultades que se tuvieron en la ejecucin.
4. Procesar la informacin en coordinacin con las unidades que integran el equipo de trabajo.
5. Proponer un formato claro que permita el anlisis constructivo de la misma por parte del
control social.
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6.
Propiciar y organizar reuniones trabajo con las unidades o instancias institucionales que
han preparado la informacin original a presentarse para elaborar el formato final que ser
de conocimiento de la MAE, en caso de precisarse aclaraciones, complementaciones o
correcciones.
7. Centralizar la recepcin de la informacin enviada por las unidades y reparticiones
institucionales.
8. Procesar la informacin: revisarla, unifica los temas comunes, elaborar la propuesta de
formato de presentacin (la elaboracin de esta propuesta de formato de presentacin
deber trabajarse con la Unidad de Comunicacin con el objeto de garantizar que la misma
tenga tambin objetivos comunicacionales de la gestin).
9. Recibir y procesar las observaciones, modificaciones y recomendaciones realizadas por la
MAE.
10. Realizar las gestiones para enviar la informacin al control social con la antelacin
preestablecida.
11. Revisar el control social convocado para la API y verificar o no la necesidad de ampliarlo o
no.
12. Realizar las convocatorias necesarias para tal efecto.
2.6.5 PASOS ESPECIFICOS A SEGUIR
Coordinacin y equipo de trabajo interinstitucional:
Unidad de Transparencia
Unidad de Planificacin
Direccin Administrativa Financiera
Direccin Jurdica
Unidades competentes y directamente relacionadas con los resultados priorizados en la API
y los proyectos o temas solicitados por el control social.
6. Unidad de Comunicacin.
Metodologa a aplicarse: Se recomienda mantener y trabajar con el control social que particip
en la API, en razn a que ste cuenta con la informacin institucional necesaria y ha sido partcipe
de la identificacin de la priorizacin de resultados, lo que facilita la verificacin del avance
tanto de los resultados priorizados como de los resultados de gestin institucional.
Sin embargo, cuidando que la convocatoria no sea restrictiva ni limitante, paralelamente
a la invitacin directa que se recomienda realizar al control social que particip en la API,
se convoque pblicamente a las organizaciones y movimientos sociales, pueblos indgenas
originario campesino y a la sociedad civil que desee participar en la Audiencia Pblica Parcial.
2.6.7 CONVOCATORIA
Se pueden usar variadas metodologas:
1. Directa mediante invitacin escrita al control social que ha participado en la API (en razn a
que es necesario que participe para garantizar un control social efectivo pues el mismo est
familiarizado con la informacin, el trabajo y las competencias institucionales, y conoce los
resultados que prioriz).
2. Directa mediante invitacin escrita a las organizaciones matrices para que acrediten
representacin.
3. Pblica mediante avisos en medios de prensa, orales, escritos, y/o pagina web.
Para efectos de la organizacin de la representacin de las organizaciones sociales y movimientos
sociales, se recomienda realizar la convocatoria y enviar las invitaciones directas, por lo menos
con 7 das de anticipacin (das calendario o 1 semana).
Se recomienda incluir a colegios profesionales que tengan vinculacin directa con la competencia
institucional, se ha observado en las experiencias revisadas (especialmente de entidades bajo
tuicin) que realizan aportes constructivos y positivos, por su formacin tcnica y especializacin
en un rubro determinado.
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La informacin a presentarse en la APP deber ser puesta en la pgina web de la institucin, con
una anticipacin de 15 das antes de realizarse la audiencia. Adicionalmente, deber enviarse al
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control social conjuntamente con la invitacin, en caso de que sta se realice en forma directa.
El control social que acuda a la API por efectos de la convocatoria pblica, podr recabar la
informacin de la pgina web.
2.7 REALIZACION DE LA AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
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Una vez concluido el debate, se puede hacer un receso de 15 minutos y servir un refrigerio,
mientras el equipo de la Unidad de Transparencia llena el formato de acta con la lista de los
resultados priorizados.
Se recomienda que el listado de resultados priorizados incluyendo una mencin al grado de
cumplimiento y la observacin del control social sea incluido en el acta, se puede usar un
modelo de matriz o plantilla con inclusiones textuales breves (ms descriptivas que explicativas).
Igualmente, se recomienda incluir en la plantilla/matriz una mencin a retraso y reprogramacin,
que puede ser llenada o no, segn el caso.
Si existe algn desacuerdo, ste debe ser incluido expresamente en el acta.
Se recomienda que en el acta a firmarse a la finalizacin de la APP no se incluyan trminos
relativos a aprobacin como se realiza en la actualidad (mayor parte de experiencias revisadas)
sino que se utilice el trmino se han conocido los avances y el grado de cumplimiento, resulta de
mayor utilidad el incorporar la observacin del control social y la reprogramacin comprometida
por la institucin.
Casos y metodologas especiales:
a la institucin pblica y a todas las entidades bajo tuicin. Se recomienda no continuar con
esta metodologa, ya que la informacin que se presenta en un corto espacio de tiempo es muy
grande, especializada y diversa. Se recomienda realizar audiencias pblicas por separado o en
su caso, incluir en una sola audiencia 2 o 3 instituciones que tengan competencias comunes.
Seguimiento institucional de continuidad de avance de acuerdos y compromisos y resultados
priorizados, objetivos de gestin y programas y proyectos:
2.8.1 METODOLOGA RECOMENDADA
1. Concluida la APP, la UT (en forma directa o mediante circular firmada por la MAE, dependiendo
del nivel de intervencin que tenga la UT en la institucin) debe enviar a las instancias direccio
nes,gerencias,unidades,jefaturas involucradas en los resultados priorizados, una copia del acta
suscrita, y herramienta (plantilla o matriz) que ha sido incluida en el acta, para continuar siendo
llenada y constituirse en la base de la informacin para la Audiencia Pblica Final.
2. La definicin de las metas finales (finalizacin de gestin) se realizar en una reunin conjunta
entre la UT y la instancia involucrada y competente en el resultado priorizado en API y cuyo
estado de avance ha sido informado en la APP.
3. La UT realizar el seguimiento al llenado de la herramienta (matriz) que permita contar con
informacin breve y actualizada del avance en el cumplimiento del resultado priorizado.
4. Metodologa similar se recomienda seguir en el caso del seguimiento a los objetivos y
resultados de gestin de la institucin.
Es un encuentro entre las autoridades de las entidades pblicas y/o bajo tuicin y el control social
(en sus diversas modalidades) en la que se realiza la ltima rendicin de cuentas de la gestin,
brindando informacin sobre el estado final del cumplimiento de los resultados priorizados y de
los resultados obtenidos y los objetivos alcanzados durante toda la gestin.
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1. La autoridad pblica brinda informacin al control social sobre el estado final y ejecucin o
cumplimiento de los resultados priorizados en la API.
2. La autoridad pblica brinda informacin al control social sobre el estado final de la ejecucin
y cumplimiento de de los objetivos y resultados de la gestin, as como de la ejecucin de la
planificacin anual participativa.
3. Las organizaciones y movimientos sociales en el marco de la participacin social y el control
social, verificarn los resultados informados y pronunciarse sobre los mismos.
2.9.2 CUANDO SE REALIZARA LA AUDIENCIA PUBLICA FINAL
Se recomienda que la Audiencia Pblica Final se realice una vez que se haya producido el cierre
de presupuesto, para facilitar la informacin final de ejecucin al control social, es decir, entre
diciembre y enero .
Se recomienda realizar la Audiencia Pblica Final de manera independiente, no conjuntamente
con la Audiencia Pblica Inicial. Las razones se basan fundamentalmente en la complejidad
de la informacin, la cantidad de datos y la imposibilidad de asimilacin y comprensin de la
misma informacin, lo que puede debilitar el ejercicio cabal del control social.
2.9.3 UNIDAD INSTITUCIONAL RESPONSABLE DEL PROCESO: NIVEL DE
INTERVENCION DE LA UNIDAD DE TRANSPARENCIA
yy Promover que la MAE emita una instruccin donde se establezcan estas responsabilidades y
sea dirigida a todas las unidades de la institucin para que el flujo de obtencin de informacin
sea gil y eficiente, 45 das antes de la realizacin de la misma.
yy En uso de tal instruccin, solicitar la remisin de informacin con contenido comprensible,
conteniendo la especificidad de la informacin requerida.
yy Procesar la informacin en coordinacin con las unidades que integran el equipo de trabajo,
bajo la direccin coordinada de la UT y la Unidad de Planificacin.
yy Proponer un formato comprensible que permita el anlisis constructivo de la misma por parte
del control social.
yy Propiciar y organizar reuniones trabajo con las unidades o instancias institucionales que han
preparado la informacin original a presentarse para elaborar el formato final que ser de
conocimiento de la MAE.
yy La informacin financiera debe ser remitida a la Unidad o Direccin Financiera para que la
revise, modifique o realice cambios, y finalmente la unifique.
yy Centralizar la recepcin de la informacin enviada por las unidades y reparticiones
institucionales.
yy Procesar la informacin: revisarla, unificacin de los temas comunes (en el caso de la
informacin financiera, con apoyo directo de la Unidad o Direccin Financiera), elaborar
la propuesta de formato de presentacin (la elaboracin de esta propuesta de formato de
presentacin deber trabajarse con la Unidad de Comunicacin con el objeto de garantizar
que la misma tenga tambin objetivos comunicacionales de la gestin).
yy Realizar consultas, observaciones y recomendaciones a las unidades institucionales para la
remisin de la informacin.
yy Recibir y procesar las observaciones, modificaciones y recomendaciones realizadas por la MAE.
yy Realizar las gestiones para enviar la informacin al control social con la antelacin
preestablecida.
yy Identificar y seleccionar al control social que participar en las audiencias, y realizar las
convocatorias necesarias para tal efecto.
43
44
Los criterios para identificar los actores sociales primarios, secundarios o terciarios, se recomiendan
que sean:
1. Actores sociales que por la relacin de su actividad o finalidad social con el tema competencial
institucional, que han participado en la API y en la APP.
2. Control social acreditado (en el caso de darse esta modalidad en la institucin)
3. Actores sociales que tengan una influencia social en la vida del pas (organizaciones/entes
matrices).
4. Representacin oficial de las organizaciones sociales matrices.
5. Personas individuales que han participado en la API y en la APP y se hayan adscrito al control
social.
2.10.1 CONVOCATORIA
Se recomienda usar las siguientes metodologas:
1. Invitacin directa y escrita para el control social sealado en los puntos 1, 2, 4 y 5 del
apartado VIII.9
2. Invitacion pblica mediante avisos en medios de prensa orales, escritos y/o pagina web.
Al igual que en las audiencias anteriores, se debe cuidar el nivel de representacin de las
organizaciones matrices para evitar problemas de negacin u oposicin a la representatividad.
Para efectos de la organizacin de la representacin de las organizaciones sociales y movimientos
sociales, tratndose de la audiencia final, se recomienda realizar la convocatoria, por lo menos
con 10 das de anticipacin (das calendario).
Preparacin de la informacin y documentacin a presentarse:
45
46
La informacin a presentarse en la APF deber ser puesta en la pgina web de la institucin, con
una anticipacin de 15 das antes de realizarse la audiencia. Adicionalmente, deber enviarse al
control social conjuntamente con la invitacin, en caso de que sta se realice en forma directa.
El control social que acuda a la APF por efectos de la convocatoria pblica, podr recabar la
informacin de la pgina web.
2.11 REALIZACION DE LA AUDIENCIA PUBLICA FINAL
47
48
Se recomienda usar las intervenciones orales con el control de tiempo mediante un moderador,
pidiendo antes de abrir el espacio de dilogo que se tendrn 10 minutos (o ms segn la cantidad
de personas representantes del control social que se tenga en la audiencia) para cada intervencin,
y que esta sea en relacin a los resultados finales de las priorizaciones como de los objetivos y
ejecucin de la gestin institucional.
El art. 37 numeral VI de la Ley No. 341 de Participacin y Control Social, establece 3 fases
una vez realizada la rendicin pblica de cuentas: la facultad potestativa del control social de
verificar los resultados, el pronunciamiento y la firma de un acta. Se interpreta que la frase una
vez realizada la rendicin pblica de cuentas se refiere al ltimo acto del proceso de rpc, es
decir la audiencia pblica final.
Podra realizarse este pronunciamiento en el marco del debate y dilogo oral que se encuentra
incluido en el programa bsico de la APF, sin embargo, recomiendo que se efecte mediante
el llenado del formulario (corto y conciso) para dotar de un espacio de reflexin personal e
individual al actor social.
49
50
La Rendicin de Cuentas Especfica podr ser solicitada por los actores de la Participacin y
Control Social directamente interesados en un proyecto determinado, la que se podr realizar
durante la realizacin del proyecto o al finalizar su ejecucin. (Ley 341 de Participacin y Control
Social, art. 38
3.1 OBJETIVOS:
51
52
1.
2.
En caso que las audiencias pblicas de rendicin de cuentas de la entidad coincidan con
cualquiera de las 2 opciones de lugar de realizacin de la rendicin pblica de cuentas especfica,
la informacin del proyecto ser incluida en las audiencias inicial, parcial o final.
Las Unidades de Transparencia son las responsables del proceso de rendicin pblica de cuentas
especfica, en virtud a su competencia de promover el mismo.
3.6.1 LA RESPONSABILIDAD TENDR LOS SIGUIENTES CONTENIDOS:
53
54
El equipo de trabajo y equipo de trabajo interinstitucional debera estar conformado (idealmente) por:
1. Unidad de Transparencia
2. Unidad de Planificacin
3. Direccin Administrativa Financiera
4. Direccin Jurdica
5. Unidades directamente relacionadas con el
proyecto determinado que ser objeto de la
rendicin pblica de cuentas especfica.
6. Unidad de Comunicacin
3.8 ORGANIZACIONES SOCIALES, MOVIMIENTOS SOCIALES, PUEBLOS
INDIGENAS ORIGINARIOS CAMPESINOS Y SOCIEDAD CIVIL QUE EJERCERA
EL CONTROL SOCIAL
Participarn los actores sociales que solicitaron la rendicin de cuentas especfica sobre el
proyecto determinado y que sean directamente interesados en el mismo.
La entidad si lo considera necesario, podr convocar igualmente a actores sociales que tengan
directa relacin e inters en el proyecto objeto de la rendicin de cuentas especfica.
Para definir los actores sociales (adems del solicitante) que tienen inters directo en el proyecto,
se podr realizar un mapeo de actores teniendo como centro la temtica central de la que se
ocupa el proyecto.
3.9 PREPARACION DE LA INFORMACION O DOCUMENTACION A PRESENTARSE
55
56
La informacin a presentarse sobre el proyecto en la API deber ser puesta en la pgina web
de la institucin, con una anticipacin de 15 das antes de realizarse la rendicin de cuentas
especfica o la audiencia inicial, parcial o final.
Adicionalmente, deber enviarse al control social conjuntamente con la invitacin, en caso de
que sta se realice en forma directa.
3.10 REALIZACION DE LA AUDIENCIA PUBLICA INICIAL:
57
58
Se recomienda usar las intervenciones orales con el control de tiempo mediante un moderador,
pidiendo antes de abrir el espacio de dilogo que se tendrn 5 minutos (o ms segn la cantidad de
personas representantes del control social que se tenga en la audiencia) para cada intervencin,
y que esta sea en relacin a los resultados priorizados.
Si el control social requiere verificar documentacin de sustento del proyecto, podr hacerlo. Se
acordar con las autoridades pblicas el momento de la verificacin que podr ser en la misma
audiencia, o en las oficinas de la institucin pblica, en fecha y hora a acordarse. Esta situacin
deber constar en el acta.
Preparacin y contenido del Acta a
suscribirse:
59
ANEXO I
AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
CIRCULAR/INSTRUCCIN DE MAE A UNIDADES/JEFATURAS/DIRECCIONES/GERENCIAS DE
LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
Se comunica que se ha fijado como fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
el ....... de........del presente ao, en la ciudad o localidad de........ Para la organizacin de la
misma y la preparacin de la informacin, deben cumplir lo siguiente:
1.- La Unidad de Transparencia de la institucin es la responsable del proceso de rendicin
pblica de cuentas en virtud a su competencia de promover el mismo.
2.- Se realizar reuniones y actividades de coordinacin entre el equipo intrainstitucional de
trabajo de preparacin de la audiencia pblica inicial, que estar conformada por:
1. Unidad de Transparencia
2. Unidad de Planificacin
3. Direccin Administrativa Financiera
4. Direccin Jurdica
5. Unidades directamente relacionadas con temas institucionales que se encuentran
en agenda pblica.
6. Unidad de Comunicacin
3.- La Unidad de Transparencia emitir una comunicacin haciendo conocer la especificidad
de la informacin a remitir por cada unidad institucional, su formato y el plazo para realizar tal
actuado, plazo que es impostergable.
4. La centralizacin de la informacin estar a cargo de la Unidad de Transparencia.
61
62
5. Absolver las consultas, atender las recomendaciones y solicitudes que plantee la Unidad de
Transparencia en el proceso de seleccin, centralizacin y elaboracin de la informacin a
presentarse en la API, con carcter de prioridad institucional.
FIRMADO MAE
ANEXO II
AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
CIRCULAR/SOLICITUD DE UNIDAD DE TRANSPARENCIA A UNIDADES/JEFATURAS/
DIRECCIONES/GERENCIAS DE LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
En cumplimiento de la Circular No.... de fecha.... emitida por la MAE y habindose fijado como
fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA INICIAL el.... de........ del presente ao, en la
ciudad o localidad de........, se hace conocer a Uds. que la informacin que se requiere es la
siguiente:
1. Misin institucional
2. Visin institucional
3. Objetivos estratgicos
4. Planificacin anual (propuesta institucional)
5. Contratos/proveedores/formas/procedimientos.
6. Proyectos/obras/medidas de desarrollo relevantes para la institucin
7. Propuesta de resultados a priorizarse para fines del proceso de rendicin
pblica de cuentas, incluyendo fundamentos breves y concretos.
Se solicita que todas las Unidades institucionales que tengan relacin con la produccin de la
citada informacin, la enven en un plazo de diez (10) das, contados a partir de la recepcin de
la presente comunicacin a la Unidad de Transparencia.
63
64
El formato debe ser en cuadros y power point, y con apoyo explicativo, lo ms comprensible
posible. La documentacin de sustento de tal informacin debe estar disponible en su Unidad
para efectos de verificacin de algunos datos o aclaraciones, si fueran necesarias.
Para orientar la preparacin de la informacin de la Unidad a su cargo, se deja constancia que la
misma debe tener como finalidad que las organizaciones y movimientos sociales que ejercern
control social tengan conocimiento del manejo tcnico y econmico de la institucin pblica.
FIRMADO MAE O UT
(Si la MAE en la 1 circular que enve sobre el rpc delega a la UT la responsabilidad de realizar
esta comunicacin, se recomienda que la realice la UT en forma directa; si no fuera as, la
presente Circular deber ser firmada por la MAE)
ANEXO III
AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
MAPEO DE ACTORES SOCIALES
65
66
Esta metodologa tiene como objetivo ilustrar los diversos intereses que tienen los actores con
respecto al objetivo de cambio del proyecto o programa.
Como primer paso es necesario identificar a todos los actores relevantes para el proyecto o
programa, o especficamente para el inicio del proceso de rendicin pblica de cuentas. Si
la metodologa se usa en forma ms especfica se puede tambin usarla para determinar a los
actores sociales. Estos (los actores) se clasifican en 3 grupos: actores clave, actores primarios y
actores secundarios.
Resulta til distinguir -al usar la metodologa- tres funciones fundamentales de los actores:
La legitimidad, los recursos y la interaccin en redes.
En cuanto a la legitimidad: se refiere a una posicin institucional del actor, que incluyen los
derechos que le han sido conferidos, por ley o por mandato, o por la opinin pblica en la
medida en que se consideran legtimos. Esto se aplica tambin para los actores cuya aprobacin
explcita resulta indispensable para el proyecto o programa.
Los recursos implican los conocimientos, pericia, facultades y recursos materiales que permiten
al actor clave ejercer influencia sobre el tema y el objetivo de cambio.
Al respecto de la interaccin en redes, regularmente el actor clave se encuentra fuertemente
vinculado por medio de redes, disponiendo de una amplia gama de relaciones institucionalizadas
o informales con otros actores, ejerciendo una influencia fundamental sobre la participacin de
otros actores. (1)
_________________________________
ANEXO IV
AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
ACTA DE COMPROMISOS O DE RESULTADOS PRIORIZADOS
En la ciudad de ...... a los das......del mes de.........de ............aos, se realiz la AUDIENCIA
PUBLICA INICIAL dentro del proceso de Rendicin Pblica de Cuentas de ............(nombre de la
institucin), en el que participaron:
En representacin de la institucin pblica:
NOMBRE
ORGANIZACIN SOCIAL/MOVIMIENTO
SOCIAL/PIOC/INDIVIDUAL AL QUE
PERTENECE
67
68
El control social realiz las siguientes recomendaciones que debern ser consideradas en la APP:
1.
2.
3.
69
70
ANEXO V
AUDIENCIA PUBLICA INICIAL
INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO POST API (A REMITIRSE POR LA UT)
RESULTADO PRIORIZADO 1
Meta 1:
Actividades:
1.
2.
3.
RESULTADO PRIORIZADO 2
Meta 1:
Actividades:
1.
2.
3.
71
72
ANEXO VI
AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
CIRCULAR/INSTRUCCIN DE MAE A UNIDADES/JEFATURAS/DIRECCIONES/GERENCIAS DE
LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
Se comunica que se ha fijado como fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
el......de......del presente ao, en la ciudad o localidad de..........Para la organizacin de la misma
y la preparacin de la informacin, deben cumplir lo siguiente:
1. La Unidad de Transparencia de la institucin es la responsable del proceso de rendicin
pblica de cuentas en virtud a su competencia de promover el mismo.
2. Se realizarn reuniones y actividades de coordinacin entre el equipo intrainstitucional de
trabajo de preparacin de la audiencia pblica inicial, que estar conformada por:
a.- Unidad de Transparencia
b.- Unidad de Planificacin
c.- Direccin Administrativa Financiera
d.- Direccin Jurdica
e.- Unidades directamente relacionadas con los resultados priorizados en la API y que
son responsables del llenado del instrumento de seguimiento post audiencia.
f.- Unidad de Comunicacin
73
74
ANEXO VII
AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
CIRCULAR/SOLICITUD DE UNIDAD DE TRANSPARENCIA A UNIDADES/JEFATURAS/
DIRECCIONES/GERENCIAS DE LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
En cumplimiento de la Circular No......de fecha.....emitida por la MAE y habindose fijado como
fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA INICIAL el.......de.....del presente ao, en la
ciudad o localidad de...... , se hace conocer a Uds. que la informacin que se requiere es la
siguiente:
Estado parcial y avances de cada uno de los Resultados Priorizados en la API
Estado parcial y avances de los Resultados de gestin institucional (objetivos estratgicos)
Estado y avances de las metas a corto plazo definidas en el seguimiento post API (concretizando
si se han cumplido o no).
Estado y avance de programas o proyectos que fueron sugeridos por el control social que
benefician a la colectividad.
En todos los casos (1, 2, 3 y 4) incluir informacin cualitativa sobre las ventajas y dificultades que
se tuvieron en la ejecucin.
Si existieran retrasos en los avances, incluir informacin explicativa de las causas/problemas y
plantear propuesta de reprogramacin.
Se solicita que todas las Unidades institucionales que tengan relacin con la produccin de la
citada informacin, la enven en un plazo de diez (10) das, contados a partir de la recepcin de
la presente comunicacin a la Unidad de Transparencia.
El formato debe ser en cuadros y power point, y con apoyo explicativo, lo ms comprensible
posible. La documentacin de sustento de tal informacin debe estar disponible en su Unidad
para efectos de verificacin de algunos datos o aclaraciones, si fueran necesarias.
Para orientar la preparacin de la informacin de la Unidad a su cargo, se deja constancia que la
misma debe tener como finalidad que las organizaciones y movimientos sociales que ejercern
control social reciban informacin concreta, clara y comprensible sobre el estado y avances de
los resultados de gestin y los resultados priorizados, esencialmente.
Para facilitar el resumen de la informacin, se adjunta una plantilla/matriz donde se puede
incluir de forma concreta la misma (vase anexo VIII). De igual manera, se deber adjuntar la
informacin sealada lneas arriba si no se considerara en la matriz o si la unidad institucional
lo considerarse necesario.
FIRMADO MAE O UT
(Si la MAE en la 1 circular que enve sobre el rpc delega a la UT la responsabilidad de realizar
esta comunicacin, se recomienda que la realice la UT en forma directa; si no fuera as, la
presente Circular deber ser firmada por la MAE)
75
76
ANEXO VIII
AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
HERRAMIENTA/MATRIZ DE LLENADO D E INFORMACION POR UNIDADES INSTITUCIONALES
COMPETENTES
Resultado priorizado
Estado de avance
(explicacin breve)
Porcentaje
cumplimiento
de
Retraso: porcentaje y
causa
Resultado de gestin
(en relacin a objetivos estratgicos institucionales)
Estado de avance
(explicacin breve)
Porcentaje
cumplimiento
de
Retraso: porcentaje y
causa
Proyecto/programa/obra/medida
de desarrollo (siempre que haya
sido incluido en la planificacin
institucional)
Estado de avance
(explicacin breve)
Porcentaje
de
cumplimiento
77
78
ANEXO IX
AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
ACTA DE INFORMACION SOBRE AVANCES DE COMPROMISOS, RESULTADOS PRIORIZADOS
Y RESULTADOS DE GESTION
En la ciudad de ...... a los das.....del mes de.......de.......aos, se realiz la AUDIENCIA PUBLICA
PARCIAL dentro del proceso de Rendicin Pblica de Cuentas de....................(nombre de la
institucin), en el que participaron:
En representacin de la institucin pblica:
NOMBRE
79
80
El control social realiz las siguientes recomendaciones que debern ser consideradas para
efectos de la APF:
1.
2.
3.
.
Se constituye en parte integrante de la presente Acta, la matriz que se encuentra en anexo. (Vase
Anexo X)
ANEXO X
AUDIENCIA PUBLICA PARCIAL
HERRAMIENTA/MATRIZ DE RESUMEN DE INFORMACION Y CONCLUSIONES DE APP
Resultado priorizado
Grado de cumplimiento/avance
Observacin/recomendacin
del control social
Verificacin o no
de retraso
Reprogramacin
comprometida
Verificacin o
no de retraso
Reprogramacin
comprometida
1
2
3
4
Grado de cumplimiento/avance
Observacin/recomendacin
del control social
1
2
3
4
Programa/proyecto/obra/
medida de desarrollo propuesta por el Control Social
en API (siempre que haya
sido incluida en la planificacin anual de la gestin)
1
2
3
4
Grado de cumplimiento/avance
Verificacin
o no de retraso
Reprogramacin
comprometida
81
82
ANEXO XI
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
CIRCULAR/INSTRUCCIN DE MAE A UNIDADES/JEFATURAS/DIRECCIONES/GERENCIAS DE
LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
Se comunica que se ha fijado como fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA FINAL
el ......de............del presente ao, en la ciudad o localidad de.........Para la organizacin de la
misma y la preparacin de la informacin, deben cumplir lo siguiente:
1. La Unidad de Transparencia de la institucin es la responsable del proceso de rendicin
pblica de cuentas en virtud a su competencia de promover el mismo.
2. Se realizar reuniones y actividades de coordinacin entre el equipo intrainstitucional de
trabajo de preparacin de la audiencia pblica final, que estar conformada por:
a.- Unidad de Transparencia.
b.- Unidad de Planificacin
c.- Direccin Administrativa Financiera
d.- Direccin Jurdica
e.- Unidades competentes en el cumplimiento de los resultados priorizados, resultados
de gestin y proyectos, programas, obras y medidas de desarrollos solicitadas por el
Control Social en la API e incorporadas en la planificacin anual.
f.- Unidad de Comunicacin
3. La Unidad de Transparencia emitir una comunicacin haciendo conocer la especificidad
de la informacin a remitir por cada unidad institucional, su formato y el plazo para realizar tal
actuado, plazo que es impostergable.
4. La centralizacin de la informacin estar a cargo de la Unidad de Transparencia.
5. Absolver las consultas, atender las recomendaciones y solicitudes que plantee la Unidad de
Transparencia en el proceso de seleccin, centralizacin y elaboracin de la informacin a
presentarse en la API, con carcter de prioridad institucional.
FIRMADO MAE
83
84
ANEXO XII
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
CIRCULAR/SOLICITUD DE UNIDAD DE TRANSPARENCIA A UNIDADES/JEFATURAS/
DIRECCIONES/GERENCIAS DE LA INSTITUCION
CIRCULAR GENERAL
(FECHA)
En cumplimiento de la Circular No........de fecha...........emitida por la MAE y habindose fijado
como fecha de realizacin de la AUDIENCIA PUBLICA FINAL el ..........de del presente ao,
en la ciudad o localidad de............. , se hace conocer a Uds. que la informacin que se requiere
es la siguiente:
Estado final de cumplimiento y ejecucin de cada uno de los Resultados Priorizados en la API
Estado final de cumplimiento y ejecucin de los Resultados de gestin institucional (objetivos
estratgicos)
Estado final de cumplimiento y ejecucin de programas o proyectos que fueron sugeridos por el
control social que benefician a la colectividad (y que hayan sido incluidos en la planificacin
anual institucional).
En todos los casos (1, 2 y 3) incluir informacin cualitativa sobre las ventajas y dificultades que
se tuvieron en la ejecucin.
Si existieran retrasos en los avances, incluir informacin explicativa de las causas/problemas.
Se solicita que todas las Unidades institucionales que tengan relacin con la produccin de la
citada informacin, la enven en un plazo de quince (15) das, contados a partir de la recepcin
de la presente comunicacin a la Unidad de Transparencia.
El formato debe ser en cuadros y power point, y con apoyo explicativo, lo ms comprensible
posible. La documentacin de sustento de tal informacin debe estar disponible en su Unidad
para efectos de verificacin de algunos datos o aclaraciones, si fueran necesarias.
Para orientar la preparacin de la informacin de la Unidad a su cargo, se deja constancia
que la misma debe tener como finalidad que las organizaciones y movimientos sociales que
ejercern control social reciban informacin concreta, clara y comprensible sobre el estado
final del cumplimiento y ejecucin de los resultados de gestin y los resultados priorizados,
esencialmente.
Para facilitar el resumen de la informacin, se adjunta una plantilla/matriz donde se puede
incluir de forma concreta la misma (vase anexo XIII). De igual manera, se deber adjuntar la
informacin sealada lneas arriba si no se considerara en la matriz o si la unidad institucional
lo considerarse necesario.
FIRMADO MAE O UT
(Si la MAE en la 1 circular que enve sobre el rpc delega a la UT la responsabilidad de realizar
esta comunicacin, se recomienda que la realice la UT en forma directa; si no fuera as, la
presente Circular deber ser firmada por la MAE)
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ANEXO XIII
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
HERRAMIENTA/MATRIZ DE LLENADO D E INFORMACION POR UNIDADES INSTITUCIONALES
COMPETENTES
Resultado priorizado
Estado de ejecucin
y cumplimiento (explicacin breve)
Porcentaje de cumplimiento
Estado de ejecucin
y cumplimiento (explicacin breve)
Porcentaje de cumplimiento
Proyecto/programa/obra/medida
de desarrollo (siempre que haya
sido incluido en la planificacin
institucional)
Porcentaje
de
cumplimiento
Presupuesto
ejecutado (Bs.
Y porcentaje en
relacin al presupuesto planificado)
Retraso: porcentaje
y causa
87
88
ANEXO XIV
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
FORMULARIO DE PRONUNCIAMIENTO DEL CONTROL SOCIAL
1. La informacin que le ha brindado la institucin sobre el estado final del cumplimiento y
ejecucin de los resultados priorizados ha sido:
Excelente
Muy buena
Suficiente
Regular
Insuficiente
Por qu?
Excelente
Muy buena
Suficiente
Regular
Insuficiente
Por qu?
Excelente
Muy buena
Suficiente
Regular
Insuficiente
Por qu?
4. Se encuentra Ud. satisfecho con los resultados institucionales que le han proporcionado en la
Audiencia Pblica Final?
S No
Por qu?
6.- Qu observaciones realizara Ud. a este proceso de rendicin pblica de cuentas, que
considera que deben ser modificados?
1.
2.
3.
89
90
ANEXO XV
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
ACTA DE INFORMACION SOBRE CUMPLIMIENTO Y EJECUCION
RESULTADOS PRIORIZADOS Y RESULTADOS DE GESTION
DE COMPROMISOS,
En la ciudad de La Paz, a los das....... del mes de....... de.............aos, se realiz la AUDIENCIA
PUBLICA FINAL dentro del proceso de Rendicin Pblica de Cuentas de ...............................
(nombre de la institucin), en el que participaron:
En representacin de la institucin pblica:
NOMBRE
ORGANIZACIN
SOCIAL/MOVIMIENTO SOCIAL/PIOC/INDIVIDUAL
AL QUE PERTENECE
91
92
ANEXO XVI
AUDIENCIA PUBLICA FINAL
HERRAMIENTA/MATRIZ DE SEGUIMIENTO POST APF
(Se recomienda su uso solo en caso que en la APF hayan quedado resultados pendientes de
ejecucin, identificados por el Control Social).
Resultado pendiente de ejecucin
Observaciones/recomendaciones
Del Control Social
93