Funzi Chimpolo Joao Maria

UD19739BBU27666

NOMBRE DEL CURSO: SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

TTULO: Diseo del Sistema de Gestin de Aprovisionamiento para el hotel

Trpico.

Students Profile
My Life in Luanda , Angola

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

Objetivo Terminal del Curso

Al finalizar el curso estudiante ser capaz perfeccionar y ejecutar la gestin logstica

garantizando la mxima eficiencia que requiere la empresa en coordinacin con el
desarrollo tcnico y tecnolgico y logrando la mxima satisfaccin de los clientes y de
las exigencias que actan sobre la empresa.
Breve Descripcin
La asignatura propende a que los estudiantes adquieran las habilidades siguientes:

Conocer el contenido de la logstica y su alcance en la empresa.

Interpretar el nivel de la logstica en los procesos empresariales.
Evaluar y seleccionar alternativas de organizacin y tecnologas logsticas.
Elaborar planes logsticos y realizar su control.
Planificar el ciclo de un servicio logstico.
Conocer y aplicar los conceptos de organizacin de almacenes y del transporte.
Determinar mapas de riesgos en los procesos logsticos.
Calcular y analizar costos y ciclos logsticos.
Aplicar herramientas informticas en la solucin de problemas logsticos

Sinopsis de Contenidos
Desarrollo histrico y tendencias de la logstica. Concepto de logstica. Concepto y
clculo de costo y ciclo logsticos. Contenido de la logstica y de sus subsistemas:
logstica de aprovisionamiento, logstica de produccin, logstica distribucin y logstica
reserva.

El

Modelo

de

Aseguramiento

de

los

Procesos

(MAP).

Sistemas,

aseguramiento y servicios para la defensa. Contenido y procedimiento de elaboracin.

Los ndices de consumo: concepto, contenido y tcnicas para su determinacin. El

servicio al cliente: diseo y evaluacin. Las actividades logsticas y fundamentos de la

organizacin de los flujos logsticos. Los envases y embalajes: tipos y diseos, papel en
la logstica. Transporte interno y externo: tecnologas y organizacin. Seleccin de
alternativas en la

Actividades del Curso

Observacin y recoleccin de documentos.

Estudio y anlisis de textos bibliogrficos - Consulta en Internet.
Consulta y entrevistas con profesionales en la rama y trabajo practico investigativo
sobre el curso con mas de 30 pagina .

ndice
RESUMEN.....................................................................................................................................................................4
Abstract...........................................................................................................................................................................5
INTRODUCCIN.........................................................................................................................................................6
CAPTULO I FUNDAMENTACIN TERICA.....................................................................................................8
1.1 Logstica empresarial...............................................................................................................................................8
1.1.1 Evolucin histrica de la logstica......................................................................................................................8
1.1.2 Gestin de aprovisionamiento............................................................................................................................12

1.3 Elementos tericos bsicos....................................................................................................................................16

CAPITULO II. Procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento en Instalaciones Hoteleras y de
Restauracin.................................................................................................................................................................19
2.1 Etapa I Involucramiento.......................................................................................................................................19
2.2. Etapa II

Diagnstico del sistema de aprovisionamiento...................................................................................19

2.3 Etapa III Diseo del Sistema de Aprovisionamiento.................................................................................20

2.3.1. Pronstico de la Demanda y elaboracin del presupuesto de compras........................................20
2.3.2. Anlisis y seleccin de los proveedores.............................................................................................................23
2.3.3. Gestin de Inventario........................................................................................................................................25
2.3.4-Negociacin y contratacin de proveedores.....................................................................................................29
2.3.5. Solicitud y compra de productos......................................................................................................................31
2.3.6. Transportacin...................................................................................................................................................32
2.3.7. Almacenamiento.................................................................................................................................................33
2.3.8. Control de costos, cumplimiento y evaluacin de proveedores.....................................................................38
2.4. Etapa IV Fase de Implementacin y Mejora......................................................................................................39
CAPITULO III. Aplicacin del procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento.......................................42
3.1 Etapa I Involucramiento.......................................................................................................................................42
3.2. Etapa II

Fase de Diagnstico.............................................................................................................................45

3.2.1 Evaluacin de las dimensiones esenciales.........................................................................................................45

3.2.2 Clculo del ndice de Evaluacin del Sistema de Aprovisionamiento (I.E.S.A)............................................45
3.2.3 Comparacin con el estado deseado..................................................................................................................46
3.3 Diseo del Sistema de Aprovisionamiento...........................................................................................................47
3.3.1 Pronstico de la demanda..................................................................................................................................47
3.3.2 Anlisis y Seleccin de los proveedores.............................................................................................................48
3.3.3 Gestin de Inventarios........................................................................................................................................50
3.3.4 Negociacin y contratacin con proveedores...................................................................................................53
3.3.5 Solicitud y Compra de Productos......................................................................................................................53
3.3.6 Transportacin....................................................................................................................................................54
3.3.7 Almacenamiento..................................................................................................................................................54
3.4 Implementacin......................................................................................................................................................60
Valoracin Econmica-Social e Impacto Ambiental.................................................................................................61
CONCLUSIONES.......................................................................................................................................................63
RECOMENDACIONES.............................................................................................................................................64
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.......................................................................................................................65

BIBLIOGRAFA.........................................................................................................................................................66
ANEXOS.......................................................................................................................................................................67

RESUMEN

La buena administracin o gestin de los recursos materiales se ha convertido en un

tema de mucho inters para el logro de un desempeo eficaz y eficiente de las
organizaciones, sin embargo no es una tarea fcil, ya que este proceso abarca muchas
y diversas actividades. A partir de esta consideracin se define la necesidad del
presente Trabajo de Diploma, que ha sido desarrollado en hotel El Hotel Trpico, de
la ciudad de Luanda, con el objetivo de

perfeccionar el Sistema de Gestin de

Aprovisionamiento en la instalacin.
Para lograr el objetivo planteado, se dise un procedimiento tomando como base la
metodologa para la Gestin de Aprovisionamiento para Instalaciones Hoteleras. Se
aplicaron

tcnicas de recopilacin de la informacin, como entrevistas, revisin de

documentos, observacin directa, encuestas, revisin bibliogrfica, entre otras.

La etapa de diagnstico arroj que existen problemas en las actividades claves del
sistema de aprovisionamiento, identificndose como los aspectos que ms inciden: el
incumplimiento de las normas de transportacin para los productos, problemas en la
organizacin de los surtidos en el medio unitarizador, la no determinacin de los costos
del sistema logstico, entre otros.
Como resultado se logr disear los componentes claves del sistema de
aprovisionamiento, lo que constituye una herramienta importante para la toma de
decisiones en la instalacin, y propiciar el perfeccionamiento y mejora del sistema,
contribuyendo al logro de los objetivos propuestos en la organizacin.

Abstract
The proper adminstration or management of resource has become an important issue
for companies to achieve performance efficiently, however, it is not a simple task, this
process includes lots of different activities. This idea precisely defined the need for this
paper, developed at The Hotel Tropico, Luanda city, and it is aimed at improving the
Supplies Management system of this hotel.
A procedure was designed to achieve the objective stated above, based on the
methodology for Supplies Management in hotels. Information gathering techniques were
applied, such as interviews, document and bibliographic revision, direct observation, and
surveys among others.
The diagnoses stages showed problems in major activities related supplying, the
fallowing were identified at most striking ones: nonfulfillment of product transportation
standards, bad organization of stock, undetermined cost of logistic, etc.
As result it was possible to design the key components of the supplying system, being
this an important fool decision making in the facility that will favour the improvement of
the system, this achieving the objectives planned by the organization.

INTRODUCCIN.

La Gestin de Aprovisionamiento es un tema que reviste cada vez mayor importancia

en las empresas a nivel mundial y de Angola en particular, esto es debido a que la
competencia se hace ms ardua y solo las empresas que logran importantes
diferencias con respecto a sus competidores aspiran a aumentar su participacin en el
mercado o simplemente a sobrevivir en l. La buena administracin o gestin de los
recursos materiales ayuda a lograr este propsito, sin embargo no es una tarea fcil, ya
que este proceso abarca muchas y diversas actividades.
Teniendo en cuenta que cada da el empresario se encuentra con clientes capaces de
distinguir y valorar los servicios que reciben, evaluando la calidad de los mismos, es
necesario estar enfocados a perfeccionarlos, para atraer ms la atencin de los
clientes. La gestin de abastecimiento se ha convertido en el camino para la mejora de
la competitividad, por medio de la reduccin de la incertidumbre y el incremento del
servicio al cliente.
Evaluando lo antes expuesto, se precisa la consolidacin de las organizaciones en
cuanto a la Gestin de Aprovisionamiento que garanticen una alta eficiencia, eficacia y
calidad en la gestin empresarial y satisfaccin de los clientes .
El Hotel Trpico, de la ciudad de Luanda, tiene entre sus prioridades lograr un alto
nivel de satisfaccin de sus clientes y

ha considerado que uno de los aspectos

importantes a mejorar es la gestin de aprovisionamiento, por lo que se plantea como

problema cientfico de esta investigacin: Necesidad de disear un procedimiento
para el Sistema de Gestin de Aprovisionamiento que favorezca la toma de decisiones
de la organizacin.
Como objeto de estudio de la investigacin es el Sistema de Gestin de
Aprovisionamiento.
El objetivo general es el diseo del sistema de Gestin de Aprovisionamiento en Hotel
Trpico, que permita a la organizacin tener dominio de las actividades que conforman
el sistema, para asegurar el logro de los objetivos y metas trazadas.

La hiptesis ser: Si se dispone de un procedimiento para la gestin de

Aprovisionamiento, que le permita al consejo de direccin contar con una herramienta
til a la hora de tomar de dediciones, se favorecer el desempeo en la organizacin.
Para darle cumplimiento al objetivo propuesto se estructur la investigacin de la
siguiente forma:

Captulo I. Fundamentacin terica. En este captulo se abordan algunos

elementos que sirven de marco conceptual par el desarrollo de la investigacin.

Captulo II. Procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento en Instalaciones

Hoteleras y de Restauracin. En este captulo se describen las etapas del
procedimiento, definindose los objetivos, tareas y tcnicas lo que permite una
mejor compresin de las mismas.
Captulo III. Aplicacin del procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento.
Como mtodos de investigacin para la realizacin de este Trabajo sern usados los
siguientes:
La entrevista, la observacin directa, revisin de documentos, intercambio con expertos
en las actividades asociadas con la Gestin de Aprovisionamiento, tcnicas de
consenso, grafico de Paretto, entre otras tcnicas de recoleccin y procesamiento de la
informacin.

CAPTULO I FUNDAMENTACIN TERICA

1.1 Logstica empresarial.

El concepto logstico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel
de integracin de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo
dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento
que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que est dispuesto a pagar. Para ello
centra su actividad en realizar la coordinacin de las actividades en funcin de asegurar
el flujo que garantiza un alto nivel de servicio al cliente y de reduccin de costos, estas
actividades son: almacenaje, despacho, aprovisionamiento, compras, transporte interno
y externo, distribucin, tratamiento y atencin de los pedidos, planificacin y control de
la produccin, informacin y comunicaciones, control de calidad, finanzas, ventas, entre
otras.
Esto no significa que la gerencia logstica asuma la gestin de cada una de las
actividades anteriores, sino que se encarga de realizar la coordinacin de las variables
de cada una de ellas para garantizar soluciones integrales en funcin de ejecutar un
flujo racional y que asegure un alto nivel de servicio al cliente con bajos costos. Adems
es la gerencia logstica la encargada de

elaborar, controlar y ejecutar

los planes

logsticos a travs de los cuales se realiza la planificacin de los inventarios, las

compras, las recepciones de productos, las transportaciones, los servicios a recibir de
terceros, la distribucin y el servicio a los clientes. De esta forma la actividad logstica
ha dejado de ser una funcin que realiza su gestin ante el reclamo emergente de los
clientes, la produccin y las otras funciones de la empresa. Adems, ello le permite
tener una gestin proactiva y jugar un papel determinante en el mejoramiento de la
competitividad de la empresa.
1.1.1 Evolucin histrica de la logstica.
La logstica en el pasado:
La primera etapa comenz en 1950 y culmin en 1964 y fue titulada Origen y una
nueva direccin. En los aos de la posguerra, la proliferacin de productos y la

10

comercializacin sin orden, dos tendencias bsicas del mercado, forzaron a los
administradores a buscar nuevas formas que ayudarn a controlar los costos de
distribucin.
Lo primero que hay que tener en cuenta en esta etapa es el hecho de que la logstica y
la distribucin no eran conceptos del todo nuevos, y que algunas decisiones de
intercambios que ahora tienen gran aceptacin estn muy lejos de ser lo que podra
llamarse contemporneas.
A principios de la dcada de 1960, Peter Drucker, el llamado gur de la administracin,
identific el problema y enfoc su atencin en los retos y oportunidades que ofreca el
campo de la logstica y la distribucin; es por eso que fue testigo de avances
significativos y progreso en el campo de estos conceptos.
La logstica en el presente:
Esta poca comenz en 1965 como Los aos de la maduracin del manejo de
materiales y distribucin fsica. El nfasis puesto en el servicio al cliente durante este
perodo fue el factor ms importante, adems del hecho de que los administradores de
la distribucin fsica comenzaran a tener voz en la toma de decisiones sobre los
inventarios. Tambin en este perodo ocurri la integracin del manejo de materiales, se
reconoci la necesidad de coordinar los movimientos de los productos e informacin
tanto de sus propios lmites como fuera de ellos, y el resultado fue una estructura de
organizacin ms efectiva y con mayor capacidad de respuesta.
As mismo, si se incorpora el trmino genrico cumplir con los requerimientos, la meta
de cualquier esfuerzo logstica puede transmitirse con exactitud y xito; y otro aspecto
importante de esta etapa fue que se identificaron y analizaron los roles alternativos de
la logstica dentro de la empresa, adems de identificar la necesidad de integrar los
sistemas logsticas, ya que ha quedado demostrada la habilidad de ser ms efectivos
en la coordinacin y en la administracin de un gran nmero de actividades logsticas
en forma simultanea, alcanzando una mayor eficiencia en la administracin de las

11

actividades logsticas y, como resultado de ello, se ha tenido la capacidad de cumplir

con los requerimientos de los clientes a niveles de costos unitarios generalmente bajos.
En los aos 80 exista una gran incertidumbre y tuvo lugar la mayor crisis econmica
desde el comienzo de la dcada de los aos 30. Para adaptarse a esa incertidumbre,
todava existente en la actualidad, se recurri a los planes de contingencia. Cobr tanta
importancia la disponibilidad del capital como su costo (una escasez de capital es
crtica, puesto que la distribucin fsica y la gestin de materiales son procesos
intensivos en capital). Comenzaba a establecerse una mercanca de nuevo tipo: el
capital; para finales de la dcada de los 80, la aurora de la globalizacin comenzaba a
sentirse en todos los aspectos de las economas empresariales emergentes 1.
Otro aspecto de la incertidumbre es la energa. La logstica es un proceso intensivo en
energa. Su suministro para muchos pases, depende de fuentes exteriores y por lo
tanto, su estabilidad depende de la poltica mundial. La inflacin es la tercera dimensin
de la incertidumbre. A pesar de que se estn consiguiendo avances, esta continuar
siendo un problema crtico en un futuro previsible.
As, las empresas multinacionales se distinguen por su capacidad para integrar y
controlar operaciones internacionales, con fabricacin especializada y estrategias de
marketing globales. Una perspectiva global de este tipo, ha evidenciado la necesidad de
gestionar la logstica a escala mundial. Ms concretamente, esta lgica nueva debe ser
capaz de controlar el proceso complejo de distribucin de inversiones dentro y entre un
gran nmero de pases con leyes, culturas, niveles de desarrollo econmico y
aspiraciones diferentes. Resulta evidente que es esta una etapa, en la cual la
Administracin de la Cadena de Suministros requiere ser consolidada ms all de las
fronteras de la empresa, abarcando toda la cadena de proveedores en el sentido
vertical, incorporndose a ello, la aplicacin de los nuevos aportes de la informtica y
las comunicaciones y el surgimiento de nuevos sistemas de gestin logstica.

Drucker, P 1985.

12

La logstica en el futuro
Hay varias reas especficas en las que la logstica del futuro puede distinguirse de la
logstica del pasado y del presente:
La primera puede diferenciarla por la aplicacin del tpico de calidad y la importancia
que la administracin de la calidad tiene en los esfuerzos logsticas globales, como
pueden ser ejemplos hacerlo bien a la primera vez o cero defectos.
La segunda el avance en la habilidad para integrar los conceptos de tiempo y
espacio, ya que se han considerado estos conceptos por separado y no en conjunto.
El tercer punto se relaciona con las grandes oportunidades que ofrecer el contexto
internacional en sta disciplina, ya que las empresas progresistas estn buscando otras
formas de incrementar su fuerza mediante relaciones de negocios internacionales que
sean apropiadas.
En cuarto lugar es el cambio en el nfasis que se pondr en la consideracin de
atributos logsticas ms que en hacer referencia directa a servicios logsticas
especficos. Como quinto punto el surgimiento de las entidades externas, ya que en la
funcin logstica ahora hay un inters creciente en utilizar a terceros para que se
encarguen de todo lo referente a la distribucin de la empresa.
As como existen varias formas en las cuales la funcin logstica puede ayudar a
disminuir los costos y a diferenciar a una empresa de sus competidoras, hay tambin
una amplia gama de oportunidades para usar la logstica como una herramienta para
que otras reas funcionales trabajen mejor. En la medida en que esto ocurra. La
credibilidad interna y el inters por la funcin de la logstica sin duda se acelerar.
Definiciones logsticas.
La definicin oficial de la norma AFNOR (norma X50-600), la logstica es una funcin
cuya finalidad es la satisfaccin de las necesidades expresadas o latentes, a las
mejores condiciones econmicas para la empresa y para un nivel de servicio
determinado.

13

Otra definicin de logstica, segn Martin Christopher, Professor of Logistics of

Cranfield: es el proceso de administrar estratgicamente el movimiento y almacenaje de
los materiales, partes y producto terminado desde el proveedor a travs de la empresa
hasta el cliente.
De acuerdo al CEL (Centro Espaol de Logstica), (...) la logstica es percibida como
una herramienta de obtencin de competitividad, que realiza actividades de valor
agregado o valor aadido del producto con enfoque hacia el cliente, que redundan en el
incremento de la rentabilidad de las empresas.
(...) La logstica comercial en la dcada de los aos 80 se defini como una fuerza de
venta, cuya rentabilidad depende de su potencia para ganar nuevos mercados y
conservar las posiciones adquiridas mediante las prestaciones de los vendedores. La
distribucin como logstica comercial desarrolla un modelo dentro del mbito de la
empresa, dndole un mayor realce al factor de motivacin de los recursos humanos y
desplazando al sistema logstico como una actividad de soporte no estratgica.

(...) La logstica comercial moderna se define como la combinacin de tres elementos.

Sus componentes tradicionales son transporte y depsito, y a ellos se suma un aspecto
novedoso, que es el de la informtica. Las computadoras permiten que una compaa
ubique un producto en su depsito, disee un programa de entregas que aproveche al
mximo su flota de vehculos, y siga el recorrido de un envo hasta que llegue a su
destino final. Controlar la cadena de provisin permite reducir notablemente la cantidad
de productos que hay que mantener en el almacn.1
El concepto moderno de logstica, dado por Acevedo, la define como (...) la accin del
colectivo laboral dirigido a garantizar las actividades de diseo y direccin del flujo
material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos
finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer
al cliente de los productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, plazo y lugares

David W. Hosmer, Stanley Lameshow. Applied Logistic Regresin, Second Edition, Septiembre 13, 2000.

14

demandados con elevada competitividad y garantizando la preservacin del medio

ambiente.... 3
Es importante destacar en este concepto, la importancia de que exista una buena
interrelacin entre todas las partes y componentes de la empresa, para garantizar la
eficiencia de todos los procesos del sistema que le permiten brindar un buen servicio al
cliente.
1.1.2 Gestin de aprovisionamiento.
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro de
este proceso son las siguientes:
a)

Clculo de necesidades:

Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento

involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha
sealada, o para completar un determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
b) Compra o adquisicin:
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las
cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a
destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son.

Mantener la continuidad del abastecimiento;-

Italcementi Group ,Un know how francs para optimizar los flujos mundiales

15

Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.

Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios

para la empresa. Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada.

Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales.

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin.

Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la

permanente capacitacin del personal; y mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

c) Obtencin:
La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de
las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de
lo que se recibe.
d) Almacenamiento:
Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del
almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o
reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad
son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.

Conservacin de los materiales.

Reposicin oportuna.

e) Despacho o distribucin:
Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o
entrega de la mercadera solicitada.

16

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario
contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de
los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin
asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as como la
rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.
f) Control de stocks:
Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en
abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de
instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos
de abastecimiento.
g) Utilizacin de desperdicios:
Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.
Importancia:
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio
debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los
siguientes:

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros,

servicios

necesarios para el funcionamiento de la organizacin.

Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel

mnimo.

Mantener unas normas de calidad adecuadas.

Buscar y mantener proveedores competentes.

Normalizar los elementos que se adquieren.

Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.

Mantener la posicin competitiva de la organizacin.

17

Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los ms bajos posibles.

El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como
un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia
el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los
proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la
organizacin, tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificacin y
del control de los materiales, as como de la programacin de la produccin o de la
investigacin de los materiales y de la programacin de las compras, del trfico de
entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o
los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe
orientarse a buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas
se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas
hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y
empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.
1.2 Elementos tericos bsicos.
Conviene destacar, para una mejor compresin de este trabajo de diploma, algunos
significados de los trminos empleados aqu, as como algunos enfoques que dan otros
autores conocedores de la materia a estos elementos.
Sistema:
Conjunto de objetos, fenmenos y relaciones, cuya interrelacin producir la aparicin
de nuevas cualidades no inherentes a los componentes aislados que constituyen el

18

sistema. El sistema posee nuevas cualidades no implcitas en los componentes que lo

forman.4
Es el conjunto de elementos, propiedades y relaciones que perteneciendo a la realidad
objetiva, representan para el investigador el objeto de estudio o anlisis. Un sistema es
un todo, y como tal es capaz de poseer propiedades o resultados que no son posibles
hallar en sus componentes vistos de forma aislada (efecto sinergtico). Todo este
complejo de elementos, relaciones y resultados se produce en determinadas
condiciones de espacio y tiempo.5
Gestin:
la gestin es el proceso mediante el cual se formulan objetivos y luego se miden los
resultados obtenidos para finalmente orientar la accin hacia la mejora permanente de
los resultados. 6
El profesor Hugues Jordn (1996) en los apuntes de la asignatura Control de Gestin
del Diplomado Europeo en Administracin y Direccin de Empresas (DEADE), define la
Gestin como dirigir las acciones que constituya la puesta en marcha concreta de la
poltica general de la empresa y tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos
marcados.

Terminologa tcnico-econmica.
Activo. Representa el valor de medios de produccin y dems recursos financieros con
que cuenta una entidad econmica para realizar sus operaciones.
Almacn. rea bien delimitada fsicamente, destinada a guardar productos o
mercancas, adecuadamente protegidos contra prdidas o daos a su integridad fsica.

Hernndez Cotn, 1982.

Carnota Lauzn, 1987.
6
Hernndez, Maritza. Tesis de Doctorado, (1997).
5

19

Almacenamiento. Procesos tecnolgicos de recepcin, clasificacin, conservacin,

preparacin para el consumo y despacho de mercancas,
Anlisis econmico. El anlisis como proceso discursivo en general, es la operacin
lgica consistente en la descomposicin del fenmeno en sus partes reales y cuyo
objetivo es determinar las causas del mismo.
Aprovisionamiento: Conjunto de acciones que realiza una organizacin para
proveerse de los recursos materiales que necesita para cumplir con su misin. El
proceso de aprovisionamiento forma parte de la definicin estratgica de la
organizacin, comienza a operar con la proyeccin de las demandas y termina cuando
el producto o servicio gestionado es empleado adecuadamente en los procesos
subsiguientes.
Asignacin de recursos materiales. Cantidad de de recursos materiales expresadas
en unidades fsicas y/o valor para un periodo determinado.
Ciclo de entrega. Perodo de tiempo que media entre una entrega y otra de materiales.
Se utiliza en el clculo de de las normas de inventario del productor.
Ciclo de reaprovisionamiento. Perodo de tiempo en el que se reponen los volmenes
de materiales. Se utiliza en el clculo de las normas de inventario del consumidor y del
distribuidor.
Compra: Funcin del proceso de aprovisionamiento a travs del cual se establecen las
relaciones con los proveedores. Contribuye a minimizar el costo integral de
aprovisionamiento de los materiales y productos que precisa adquirir la organizacin.
Gastos de almacenaje. Son los referidos a la recepcin, clasificacin, conservacin,
preparacin, carga, descarga, control, entrega de mercancas, productos terminados,
en proceso, etctera.
Insumo. Es el consumo de materiales requeridos para realizar una produccin o
servicio.
Inventario: Cantidad de recursos existentes para armonizar la oferta y la demanda en
procesos de produccin y servicios. El sistema de mantenimiento del inventario registra

20

cada entrada o salida y calcula el nuevo valor resultante, realizndose comprobaciones

de las existencias mediante conteos fsicos peridicos.
Inventario de seguridad: Inventario dedicado a cubrir tanto las inseguridades en la
demanda, como las inseguridades en las entregas del proveedor.7

Torres Gemeil, M. Logstica, Tomo I.

21

Captulo II. Procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento en Instalaciones

Hoteleras y de Restauracin.
Por la importancia que se le ha dado al aprovisionamiento para el logro de los objetivos
y estrategias trazadas en la organizacin, se hace necesario un diseo que asegure el
buen funcionamiento de la instalacin que permita elevar el nivel de servicio y con ello
la satisfaccin de sus clientes. Por tal razn, se ha diseado este procedimiento.
A continuacin se abordarn las etapas del procedimiento para la Gestin de
Aprovisionamiento, reflejadas en el esquema descrito en el Anexo 1.
2.1 Etapa I Involucramiento.
Objetivo:
1. Familiarizarse y caracterizar la organizacin.
2. Lograr colaboracin y compromiso de todos los implicados en el trabajo.
3. Reducir la resistencia interna al cambio.
Tareas:
a) Breve resea histrica de la organizacin.
b) Definicin de las principales caractersticas organizativas. Misin.
- Elementos de entrada al sistema: Principales clientes, Suministros (renglones
principales, suministradores, comportamiento de los mismos),
- Proceso de transformacin: Estructura organizativa, tipos de servicios ofertados,
equipos e instalaciones (caractersticas, estado tcnico, nivel de utilizacin),
fuerza laboral (grado de calificacin, categora ocupacional y nivel de motivacin
general).
- Elementos de salida: Comportamiento de los ingresos, nivel de satisfaccin de los
clientes en general.
Tcnicas:
-Observacin directa.
-Entrevistas a especialistas.

22

-Estudio de documentos, charlas, conversatorios, etc.

2.2. Etapa II

Diagnstico del sistema de aprovisionamiento.

Objetivos: Determinar el estado actual del Sistema de Aprovisionamiento, a travs del

anlisis de las dimensiones esenciales que lo definen Anexo 3.
Tareas:
a) Evaluacin de las dimensiones esenciales.
En este aspecto se evaluarn las listas de chequeo (Anexo 4), que pretende cuantificar
y sealar los principales problemas que presenta la organizacin en su sistema de
aprovisionamiento.
Durante el estudio el evaluador debe recoger informacin mediante entrevistas con los
especialistas de la organizacin que estn vinculadas con las distintas funciones de
aprovisionamiento, con el objetivo de analizar los resultados obtenidos con la aplicacin
de las listas de chequeo.
b) Clculo del ndice de Evaluacin del Sistema de Aprovisionamiento (I.E.S.A).
Para hacer el anlisis se propone recoger la opinin de los especialistas en relacin con
el comportamiento de las actividades claves del aprovisionamiento, luego se aplica el
Mtodo de Concordancia de Kendall para validar el grado de importancia que le dan los
expertos a estas y de esta forma conocer con mayor exactitud hacia donde ir centrado
el mayor esfuerzo en el anlisis. El prximo paso es hallar el valor del indicador.
c) Comparar con el estado deseado.
Este paso permitir realizar una comparacin y evaluacin de la situacin actual con el
estado deseado, el cual fue fijado por la organizacin en un valor de 4.0 puntos

2.3 Etapa III Diseo del Sistema de Aprovisionamiento.

Objetivo: Disear del Sistema de Aprovisionamiento de la organizacin.

23

Tarea: Se expondrn en cada uno de los pasos.

El sistema de Gestin de Aprovisionamiento debe quedar diseado totalmente con sus
diferentes pasos de manera tal que quede elaborada una gua de cmo realizar la
direccin del subsistema de aprovisionamiento, los problemas servirn para conocer en
cada etapa y/o pasos se deber profundizar y disear adecuadamente.
A continuacin se exponen los pasos a seguir, as como las tcnicas y procedimientos a
utilizar para llevar a cabo la Gestin de Aprovisionamiento.
2.3.1. Pronstico de la Demanda y elaboracin del presupuesto de compras.
Objetivo: Determinar el posible comportamiento de la demanda en el futuro y
determinar los recursos financieros necesarios para el plan anual de abastecimientos.
Tareas:
1- Recopilacin de la informacin.
2- Seleccin del mtodo a utilizar para realizar el pronstico.
3- Realizacin del pronstico.
4- Determinar las necesidades de recursos materiales a comprar para el ao.
5- Determinar las necesidades de recursos financieros.
Tcnicas: Revisin de documentos, histogramas.
Hoy, las empresas han dado una mayor relevancia a la previsin. Pronosticar la
demanda futura posibilita una mayor capacidad de respuesta y con ello el aumento de
ventajas competitivas en un mercado muy convulso. El pronstico de la demanda
brinda los elementos esenciales de entrada para la planificacin y el control de las
reas funcionales y con respecto a la Logstica los problemas particulares de previsin
que tiene que enfrentar se enfocan en el carcter espacial y temporal de la demanda, y
en la variacin e irregularidad asociada a la misma.
Los diferentes productos o grupos de estos dan lugar a diferentes modelos de demanda
a lo largo del tiempo, por lo que es importante para los responsables logsticos

24

determinar cundo y qu nivel de demanda se va a producir, a fin de diferenciar los

niveles de servicio de cada uno de ellos o de individualizar su tratamiento.
Las tcnicas empleadas en la realizacin de pronsticos varan en funcin del contexto
en que se mueve el fenmeno objeto de la previsin. En principio, las tcnicas pueden
clasificarse en dos grandes categoras: tcnicas cuantitativas y tcnicas cualitativas.
Las tcnicas cualitativas se basan, fundamentalmente, en el conocimiento humano y
efectan las estimaciones futuras a partir de informaciones cualitativas, tales como,
estudios de mercados, opiniones de uno o ms expertos, analogas de los ciclo de vida,
mtodo Delphi, comparaciones, etctera. En ocasiones son conocidas como tcnicas
subjetivas.
Las tcnicas cuantitativas se basan en modelos matemticos, principalmente de tipo
estadstico, los cuales han de ser alimentados por abundante informacin histrica
sobre las variables a estudiar. De ah, que slo sean realmente efectivos si el sistema
ha alcanzado cierto nivel de estabilidad8 (Anexo 5).
Elaboracin del presupuesto de compra
Segn Contabilidad de costos. Conceptos y aplicaciones 1991, los presupuestos son
bsicamente pronsticos de estados financieros, estos pueden abarcar un perodo de
un ao o menos.
Un presupuesto es una expresin cuantitativa de un plan de accin, un auxiliar para la
coordinacin y la ejecucin.
Los presupuestos elaborados para llevar a cabo una variedad de funciones: planeacin,
evaluacin de desempeo, coordinacin de actividades, ejecucin de planes,
comunicacin, motivacin y definicin de autorizaciones para la accin.
Las compras son influenciadas tanto por el consumo como por los niveles de
inventarios esperados.
Para la elaboracin del presupuesto de compra se seguir el siguiente procedimiento:
8

Torres Gemiel, Manuel. Logstica. Temas Seleccionados.Tomo I

25

1. Pronstico de la demanda o Presupuesto de ventas (turistas/das-ao).

2. Determinacin de las necesidades de recursos o suministros a comprar para el
ao.
3. Determinacin de la cantidad de recursos financieros necesarios o presupuesto
de compras.
Con los resultados del pronstico obtenido de la etapa anterior se proceder a
determinar las necesidades de suministros, para lo cual se har uso de la norma de
consumo o consumo promedio diario (segn sea el caso) y con ello se podr definir
las necesidades de recursos para cada producto que sea necesario aprovisionar en la
instalacin. Hay que considerar las existencias estimadas a inicio del ao para
extrarselo a las necesidades y los niveles de inventario deseados al finalizar el ao
para sumrselo.
Cantidad a
Comprar

Cantidad deseada
de inventario final

+ Consumo - Cantidad de inventario

anual

inicial

Finalmente teniendo en cuenta los posibles precios en el mercado se determinarn las

necesidades de recursos financieros para el plan de abastecimientos (Presupuesto de
compras).
2.3.2. Anlisis y seleccin de los proveedores.
Objetivo: Seleccionar los proveedores adecuados para la instalacin.
Tareas:
1.

Seleccionar productos objeto de estudio.

2.

Seleccin de los proveedores para esos productos.

Tcnicas: Anlisis de Paretto, confeccin de matrices, entrevistas.

Para realizar esta etapa es necesario:
Confeccionar la matriz de seleccin de los productos objeto de estudio.

26

Inicialmente antes de hacer un estudio los posibles proveedores, se debe seleccionar

primeramente los productos que tengan mayor impacto o importancia en los niveles de
beneficios de la instalacin en un lado y la complejidad de adquisicin en el mercado
por otro.
La tcnica de Paretto permite clasificar los inventarios por orden de importancia, es
decir, distinguir aquellos que representen el 80% del gasto del presupuesto de compra y
que pueden ser considerados los ms importantes.
Para evaluar la complejidad de adquisicin del producto de debe tener en cuenta los
siguientes factores:
- Cantidad de proveedores que lo oferta.
- Riesgo en cuanto a su almacenamiento.
- Posibilidades de ser sustituidos por otros productos.
- Disponibilidad por parte de los proveedores.
Una vez realizado la clasificacin de los productos de acuerdo con estos factores
relacionados, se efectuar el posicionamiento de cada material en la matriz
(Kraljic1984) y segn el cuadrante le corresponder una estrategia de gestin de
aprovisionamiento (Anexo 6).
El anlisis y seleccin de proveedores debe centrarse en aquellos artculos del
cuadrante 4, que sern aquellos cuyo mercado de aprovisionamiento sea muy
complejo y cuya compra sea de gran importancia para la empresa, es decir los
artculos estratgicos. Esta clasificacin de los artculos debe ser constantemente
revisada ya que puede verse afectada por los numerosos cambios que pueden ocurrir
en el entorno, as como en las condiciones de la oferta y de la demanda.
Una vez seleccionados los artculos estratgicos y definidos los distintos proveedores
posibles para cada uno de ellos, se podr pasar a la siguiente fase.

Confeccin de la matriz para la seleccin de los proveedores. Este anlisis incluye:

- Estudio de los proveedores.

27

Se debe estudiar el atractivo de los proveedores, para lo cual se pueden evaluar

criterios como:
1. Nivel de Servicio que oferta: calidad de los artculos, condiciones financieras,
precios, la reputacin general del proveedor, comodidad en el suministro del pedido,
confianza en la fecha de entrega prometida, servicio de postventa, garanta,
facilidades de pago, servicio de transportacin y entrega de mercanca, informacin
acerca de la situacin de los pedidos o reclamaciones, confianza con el proveedor.
2. Seriedad y profesionalidad en el cumplimiento del servicio ofertado (imagen)
3. Fortaleza ante sus competidores (posibilidad de mantenerse y desarrollarse).
- Definicin del poder de negociacin de la empresa.
Para definir el poder de negociacin de la empresa como cliente frente a los
proveedores se debe investigar:
a) Por ciento que representan nuestras compras de las ventas totales del proveedor.
b) Posibilidad de sustituir el producto que deseamos comprar por otros.
c) Cantidad de proveedores en el mercado y posicin de cada uno de ellos.
d) Crecimiento de la demanda de la empresa.
Con el estudio de las dimensiones (Atractivo de cada proveedor y el poder de
negociacin de la empresa), cuya informacin debe lograrse por todas las vas
posibles, permite elaborar la matriz de evaluacin y trazar las estrategias a seguir en
cuanto a la seleccin del proveedor y la negociacin con este ver Anexo 7.

2.3.3. Gestin de Inventario.

Objetivo: Disear el sistema de gestin de inventarios adecuado con sus diferentes
componentes.
Tareas:
1- Seleccionar el sistema de gestin de inventarios a utilizar para cada producto.
2- Recopilacin de la informacin necesaria para el diseo del sistema de gestin de
inventarios.

28

3- Clculo y determinacin de los parmetros del sistema.

4- Definir sistema de control de inventarios.
Tcnicas: Revisin de documentos, encuestas, entrevistas.
Actualmente la gestin empresarial est necesitada de una adecuada gestin de los
inventarios, donde lo principal seria mantener las cantidades mnimas necesarias que
puedan garantizar la continuidad de todo el flujo en la cadena logstica y la satisfaccin
de los clientes.
Las decisiones principales que deben buscarse para establecer un sistema de gestin
de inventario son:
Qu artculos deben incluirse en las existencias en almacn?
Cunto debe comprarse?
Cundo se debe realizar una compra?
Qu tipo de sistema de control de inventarios se debe utilizar?
Un aspecto crucial en la gestin de inventario es si la Demanda es Dependiente o
Independiente:
La Demanda Dependiente est relacionada a la demanda de otro artculo y el mercado
no la determina independientemente. Cuando los productos estn formados de partes y
ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda por el producto
final. Para este caso se utiliza el sistema de Planificacin de requerimientos materiales
(MRP) para la gestin de inventarios.
La Demanda Independiente est influida por las condiciones del mercado fuera del
control de operaciones; es por lo tanto independientes de las operaciones. Los
inventarios de los productos terminados y las partes de repuesto para reemplazo
generalmente tienen demanda independiente.
Para este grupo los sistemas de reaprovisionamientos ms utilizados se explican a
continuacin.
1. Sistema de Revisin Continua o de Cantidad Fija o Sistema Q.
2. Sistema de Revisin Peridica o de Frecuencia Fija o Sistema P.

29

Sistema de Revisin continua (Q).

Este sistema es conveniente utilizarlo cuando se trata de productos o materiales fciles
de contabilizar; de costo elevado que requieren un estricto control, la variedad de
surtidos no es muy grande y preferentemente cuando hay cercana con el proveedor o
cliente.
Una definicin formal de la regla de decisin del Sistema Q es como sigue:
Revisar continuamente la posicin de la existencia, cuando la misma cae por debajo del
punto de reorden R, se ordena una cantidad fija Q, (ver anexo #8).
Es necesario aclarar que se debe considerar Existencia a las cantidades en mano (en
almacn) ms las cantidades solicitadas (por arribar).
Generalmente son cuatro las situaciones que pueden presentarse con el Sistema de
Revisin Continua, estas son:
1. Considerar la demanda y el plazo de entrega constantes
2. Considerar el plazo de entrega aleatorio y la demanda constante
3. Considerar la demanda aleatoria y el plazo de entrega constante
4. Considerar aleatorios tanto la demanda como el plazo de entrega
El sistema Q se determina completamente mediante el uso de los parmetros Q y R.
El sistema Q se utiliza para artculos de alto valor donde se desee conservar baja
inversin en el inventario de existencia de seguridad.
Para determinar los mismos se utilizan las siguientes expresiones:
Q =

2 * D * Cl
Ca

Donde: Q: Tamao ptimo del lote de reaprovisionamiento (art / lote).

D: Demanda pronosticada del producto (uf / u. tiempo).
Cl: Costo de ordenar (o preparacin) el pedido ($ / lote).
Ca: Costo de almacenamiento ($ / art u. tiempo).
En el caso de la Demanda, hay que tener en cuenta que luego de pronosticada la
misma se deber llevar de tur-das/ao a uf/ao haciendo uso de la norma de consumo

30

o del consumo promedio diario (segn sea el caso) y luego disminuir de esta las
cantidades estimadas en existencia al inicio del ao en almacn de cada producto.
El Costo por ordenar el pedido est relacionado con la adquisicin de un lote de
artculos, no depende de la cantidad de artculos adquiridos, se asigna al lote entero.
El Costo de Almacenamiento est relacionado con la permanencia de artculos en
inventario durante un perodo. En este caso usualmente tiene tres componentes:
-

Costo del capital.

Costo de almacenamiento propiamente dicho.

Costo de obsolencia, deterioro y prdida.

Al ser difcil de determinar estos elementos, el Costo de Almacenamiento se estima

como un por ciento del valor del producto, es por ello que usualmente se utiliza la
siguiente expresin para determinarlo:
Ca = i * C
donde: C: costo unitario del producto ($ / art).
i: porcentaje del valor del producto (Segn Schroeder

entre el 15 y el 30 %,

segn Weston el 25%).

El clculo del punto de reorden R se calcula como sigue:
R = m + Ic
Donde:

m: nmero de unidades consumidas a un nivel medio de demanda

d

: demanda media durante el tiempo de entrega L.

Ic: Inventario de contingencia (nivel mnimo de inventario)

L: Tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que es
recibido.
El Inventario de contingencia (Ic) se determina por:
Ic = Z * D
Donde:

D: Desviacin estndar de la demanda durante el tiempo de entrega

L.

Z: Factor de seguridad.
El valor de D depende del perodo de entrega L.

31

Si L es constante D = d L
Si L no es constante D= d2+L2
Donde:

d: Desviacin tpica de la demanda.

L: Desviacin tpica del plazo de entrega.

El valor de Z est en funcin del Nivel de Servicio, segn la propuesta de Schroeder

Finalmente, al ser

m=d*L

entonces,

R = d * L+ Ic
Sistema de Revisin Peridica (P).
Su aplicacin se recomienda, en presencia de productos muy difciles de contabilizar,
de costo reducido que no requieren de un estricto control, cuando en una misma
solicitud se incluyen varios productos y adems si el proveedor se encuentra en un
lugar relativamente alejado.
En un sistema de revisin peridica, la posicin de existencia se revisa a intervalos fijos
(P). Cuando se realiza la verificacin de existencia es rebautizada como un nivel
objetivo de inventario. El nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente
revisin peridica ms el tiempo de entrega del embarque, se ordena una cantidad
variable dependiendo de cuanto se necesita para colocar la posicin de existencia en el
objetivo (inventario meta T). Ver Anexo 8.
Este sistema funciona con sus dos parmetros fundamentales:
P: Perodo de Revisin.
T: Inventario Meta.
Los mismos pueden ser calculados a travs de las siguientes expresiones:
P=

2 * Cl
D * Ca

T = m + Ic

32

Los parmetros de este sistema son semejante al sistema Q excepto que en el

Inventario de Contingencia debe asegurar existencias durante el perodo

de

reaprovisionamiento ms el tiempo de entrega (P+L), o sea:

Ic = Z * D

D: Desviacin de la demanda durante P+L

La seleccin entre estos dos sistemas no es cosa simple, existen, sin embargo, algunas
condiciones bajo las cuales se puede preferir al sistema P ms que al sistema Q:
-

El sistema P debe utilizarse cuando puede colocar y/o entregar pedidos en

intervalos especficos.
-

El sistema P debe utilizarse cuando se ordenan artculos mltiples al mismo

proveedor y que deben entregarse en el mismo embarque.

-

El sistema P debe utilizarse para artculos poco caros, que no se puedan conservar

en registros perpetuos de inventarios9.

Sistema Mn / Mx
En la practica se encuentra tambin sistema hbridos que son una mezcla de las reglas
de inventario P y Q. Alguno de estos se caracterizan por las reglas de decisin Mn/Mx
y revisin peridica. En este caso el sistema tiene ambos, un punto de reorden (mn) y
un objetivo (mx), cuando se realiza una revisin peridica no se coloca ninguna orden
si la posicin de existencia esta arriba del mnimo, se coloca una orden para aumentar
la posicin de existencia hasta el nivel mximo, por lo que la empresa deber cuidar
que su inventario oscile entre una norma de inventario mximo (Ni mx) y una norma de
inventario mnimo (Ni mn) que se determina segn Portuondo como sigue:
Ni mx = (a+pr+s)
Ni mn = (pr+s)
a: Ciclo de Reaprovisionamiento.
pr: Tiempo de preparacin de los materiales.
s: Stock de seguridad.
m: Consumo promedio diario del material.
9

Acevedo Surez, Jos A. Gestin de Inventario, abril de 2005.

33

2.3.4-Negociacin y contratacin de proveedores.

Objetivos: establecer los contratos para el suministro de los aprovisionamientos
necesarios.
Tareas:
Preparacin de la negociacin.
Inicio o apertura.
Negociacin en s.
Cierre.
Tcnicas:

Revisin

de

documentos,

entrevistas,

tcnicas

psicolgicas

(del

comportamiento).
Una vez seleccionados los proveedores y determinado el modelo y sistema de
inventario ms conveniente, se est en condiciones de negociar. Para ello se debern
seguir las Etapas del proceso de negociacin (ver Tareas) y los Principios Bsicos de
esta.
Las negociaciones son procesos a travs de los cuales dos o ms partes tratan de
reducir o terminar un conflicto entre ellos. Una negociacin exitosa es entonces cuando
las partes suscriben un compromiso.
Etapas del proceso de Negociacin.
a) Preparacin: Estar informados, preparados en el tema, saber de lo que se habla,
conocer las expectativas de la otra parte, conocer los reglamentos, leyes, artculos,
datos, valores, costos, precios que se van a manejar, sin lo cual no es posible negociar
eficazmente.
b) Inicio o apertura: Se produce un intercambio de informacin y se establece la agenda
(orden del proceso).

34

c) Negociacin en s: Se realizan las propuestas y se discuten por las partes. Este es el

intercambio de ofertas y contraofertas. Este paso termina cuando ambas partes
alcanzan un compromiso satisfactorio.
d) Cierre: Se arriban a los acuerdos necesarios, se firma el contrato con los resultados
del proceso.
Principios Bsicos de la Negociacin.
1. Los participantes deben solucionar los problemas.
2. El acuerdo debe reflejar algn patrn justo.
3. Se deben fijar criterios objetivos.
4. No se debe actuar sin diagnstico previo.
5. Conseguir informacin y analizar el problema bajo distintos enfoques.
6. Concentrarse en los intereses, no en posiciones.
7. Lograr ganancias para todos, beneficios mutuos.
8. Buscar acuerdos conciliadores de intereses opuestos.
9. Llegar a soluciones que demuestren inteligencia. Descarte victorias o derrotas.
10. Ser creativo, generalmente no hay una nica solucin.
11. Mantener canales de comunicacin abiertos.
Contratacin
Al concertar los contratos de suministros las partes contratantes deben reflejar sus
acuerdos sobre diversos elementos relacionados con los recursos materiales objeto del
contrato, como son:
-

Identificacin de los productos hasta el nivel de surtido y las cantidades.

La calidad de los productos.

Los plazos de entrega.

El lugar de entrega de los productos (almacn del comprador o almacn del

suministrador).

35

Cual de las dos partes contratantes se responsabiliza con los gastos de

transportacin, as como las limitaciones que puedan existir en cuanto al tipo de medio
de transporte a utilizar.
-

El tipo y caractersticas de los envases, los embalajes, los medios de carga unitaria,

as como las indicaciones sobre las marcas, los pesos y las dimensiones que deben
tener los bultos.
-

La documentacin tcnica que el suministrador entregar sobre los recursos

materiales, su contenido, el nmero de ejemplares, el plazo de entrega.

2.3.5. Solicitud y compra de productos.
Objetivo: Obtener el producto necesario en la cantidad, calidad y tiempo demandado.
Tareas:
-

Seguir las reglas de decisin para efectuar el pedido (en dependencia del sistema
de gestin seleccionado).

Realizar la compra del producto.

Tcnicas: Revisin de documentos.

La solicitud de los productos a los proveedores se realizar en la magnitud y momento
que seale el parmetro del sistema de reaprovisionamiento utilizado.

Sistema a cantidad fija (Q): Se hace el pedido cuando las existencia lleguen al punto
de pedido y se solicita siempre la misma cantidad (aquella que sea ptima).

Sistema a periodo fijo (P): Se hace el pedido peridicamente, aquel que se halla
calculado y/o decido y se solicita la diferencia entre el inventario meta y el nivel de
existencias.

Las adquisiciones por cantidades mayores a los requerimientos normales, si bien

permiten obtener bonificaciones por cantidad, implican un incremento en los costos y
gastos por manipulacin de almacenamiento.

36

Es importante que el comprador posea una concepcin clara y concisa del producto a
adquirir para que de esta forma la compra satisfaga las necesidades del cliente.
Toda empresa intenta que la cantidad de compra de los materiales sea la ms
adecuada a los requerimientos de su posterior uso.
Para obtener esa calidad pretendida es preciso contar con especificaciones concisas de
compra. En segundo trmino se deben controlar las mercaderas recibidas con las
especificaciones mencionadas y finalmente, se debe recurrir en lo posible

a los

proveedores que merezcan la mayor confianza sobre la base de la experiencia por

pedidos colocados con anterioridad.

2.3.6. Transportacin.
Objetivo: Traslado de los aprovisionamientos del proveedor a la instalacin.
Tareas:
- Determinacin de la ruta ptima a seguir (en caso de ser necesario).
- Valoracin de las necesidades alquiler de equipos en caso necesario.
- Comprobacin del cumplimiento de las normas de transportacin de productos.
Tcnicas: observacin directa, revisin de documentos, algoritmo de Lemaire, costo
beneficio.
La actividad de transportacin es la encargada de trasladar los aprovisionamientos
solicitados del proveedor al almacn del consumidor, la misma puede ser realizada por
medios propios o por el suministrador (segn haya quedado reflejado en el contrato) y
dadas las caractersticas de los productos a comprar en una instalacin hotelera se
aconsejan utilizar como medio de transporte las Furgonetas ya que renen los
requisitos para el traslado de los abastecimientos a las mismas.
La organizacin de esta actividad es un proceso simple, abarcando los elementos
tratados en las tareas definidas anteriormente y que a continuacin se explican:
La determinacin de la ruta a seguir, se convierte en un problema a resolver cuando se
debe realizar por un mismo medio de transporte la recepcin y traslado de varios

37

productos en un mismo viaje suministrados por diferentes proveedores (caso de varios

orgenes y un destino), en estos casos se debe emplear el mtodo de los Ahorros que
permite determinar

cual debe ser la organizacin de los flujos de transportacin

(cantidad de toneladas a transportar e itinerario a seguir en cada ruta) de forma tal que
la distancia a recorrer sea la mnima. Consultar este mtodo en Arbones 1999.
La necesidad de alquiler de equipos, se manifiesta cuando en un momento determinado
se necesita transportar una cantidad de suministro mayor que la capacidad del medio
disponible, en estos casos la tendencia actual es el alquiler de terceros dadas las
ventajas que ofrece (no se incurre en gastos por mantenimiento de equipos).Deber
consultarse la NC-38-03-02 para el traslado de los productos desde el suministrador al
consumidor10.
2.3.7. Almacenamiento.
Objetivo: Conservar adecuadamente las mercancas para luego ser procesadas y/o
utilizadas por el cliente.
Tareas:
1- Definir actividades a realizar en la recepcin de los aprovisionamientos.
2- Aplicar los Principios de Almacenamiento requeridos para el tipo de productos y
almacn.
3- Seleccionar y aplicar adecuadamente la Tecnologa de Almacenamiento con sus
diferentes componentes.
4- Definir actividades a realizar en el despacho de los aprovisionamientos.
Tcnicas: Revisin de documentos, observacin directa.
El conjunto de actividades que se realiza en los almacenes

tiene como objetivo

fundamental, la conservacin de las mercancas durante el perodo que media entre su

produccin o arribo y su consumo por los clientes.
Las actividades fundamentales en el Almacn son:
Recepcin.
10

Batista Paz, Eduardo y Daduna Joachim. Logstica, Temas Seleccionados, TomoII.

38

 Almacenamiento.
Despacho.
Recepcin.
Su objetivo es recibir y comprobar todos los productos o mercancas que arriben para
su posterior almacenamiento.
Para una recepcin adecuada debe cumplirse:

Reclamar la factura y asegurarse si el destinatario se corresponde con el lugar de

la recepcin.

Descargar rpidamente los materiales.

Comprobacin primaria de la cantidad de bultos, cajas, paquetes, etc.

que

componen lo recibido.

Abrir los bultos y hacer un conteo detallado de su contenido, verificando todo lo

referente a cantidades, tipos, as como especificaciones de calidad de los productos

recibidos.

Elaborar informe de recepcin. Informar rpidamente sobre cuales productos se

encuentran en mal estado, as como cualquier merma o faltante encontrado.

Estos mecanismos de inspeccin de calidad pueden efectuarse durante la recepcin o
posteriormente a esta, segn lo acordado con el proveedor.
Es importante dejar constancia por escrito del destino final de los lotes rechazados. Al
realizar la recepcin de las mercancas en el almacn se debe actualizar el control de
las existencias.
Almacenamiento.
Una vez recepcionadas las mercancas se lleva a cabo la actividad de almacenamiento
en s, teniendo en cuenta los principios de almacenamiento y la tecnologa de
almacenamiento a emplear segn la cantidad, variedad y caractersticas de las
mercancas.
Su objetivo fundamental es el almacenamiento propiamente dicho, asegurando la
conservacin cuantitativa y cualitativa de los materiales.

39

Principios bsicos de almacenamiento.

Ordenamiento y ptima distribucin en planta
Manipulacin segura y eficiente.
Proteccin del producto contra riesgos potenciales y/o ambientales.
Cuidado y mantenimiento de equipos, medios e instalaciones.
Control de las existencias.
Tecnologa de almacenamiento.
La tecnologa de almacenamiento relaciona los conocimientos, documentos, medios y
equipos necesarios para desarrollar satisfactoriamente dichas actividades, y adems,
organiza armnicamente las operaciones de transportacin y automatizacin de los
trabajos de ndole operativo-organizativa, los medios y mtodos para la conservacin
de los productos, entre otros factores:
-

Elementos que componen la tecnologa de almacenamiento:

1. Flujo material e informativo.

2. Formas de almacenamiento.
3. Mtodos de trabajo (almacenamiento y manipulacin de carga).
4. Medios de almacenaje y equipos de transporte.
5. Organizacin espacial y ordenamiento de carga.
6. Procedimientos de control (de calidad, de inventarios y de manipulacin de cargas).
Las formas y mtodos de almacenaje as como la tecnologa a utilizar dependen de un
conjunto de factores como son:
a) Tamao, peso forma, volumen, resistencia de los productos, los envases

embalajes.
b) Forma de recepcin y despacho de los productos.
c) Frecuencia de arribos y salidas de los productos.
d) Caractersticas de los equipos de manipulacin e izaje.
e) Resistencia, nivelacin y terminacin de los pisos.
f) Dimensin del almacn o instalacin.

40

g) Grado de masividad de los productos (relacin entre el volumen de producto a

almacenar y lo surtidos o variedad - m 3/surtido (ver anexo #9).
Seleccin de los medios de almacenamiento y manipulacin en funcin de la
masividad.
5. Organizacin espacial y ordenamiento de carga:
Reglas para la formacin de los esquemas de carga:
-

Los bultos se colocarn en la posicin que ofrezca mayor seguridad y proteccin

para su contenido, aprovechando el sentido que ofrezca mxima resistencia del envase
y/o embalaje.
-

Una vez conformada la carga unitarizada debern quedar visible las marcas de

identificacin del producto por cada uno de los lados de la misma.

-

La cantidad de bultos que conforman el esquema de carga unitarizada estar en

dependencia del peso, la altura y las dimensiones del mismo teniendo en cuenta que:
a)

Nunca puede excederse la capacidad de carga dinmica y esttica del

medio

unitarizador seleccionado.
b)

Nunca puede excederse la altura permisible.

c)

Nunca podrn sobresalir de los lados del medio unitarizador ms de lo permitido

por las normas de las paletas que dicen: para la paleta de 1200 x 1000 (de
intercambio]: 25 mm por cada lado. para la paleta de 1800 x 1200 (portuaria]: 50 mm
por cada lado.
-

Si el medio unitarizador utilizado es la paleta plana, se entrecruzarn las

camadas superiores con las inferiores buscando el amarro de las cargas a fin de lograr
una buena estabilidad de las mismas.
-

En el caso de almacenamiento de planas en estiba directa, al formar las camadas

debern colocarse los bultos de forma tal, que estn lo ms cerca posible a los bordes
de la paleta con el fin de ofrecer una superficie segura a la paleta que se ha de colocar
encima.

41

La carga colocada sobre las paletas planas podr amarrarse, envolverse o cubrirse

con elementos de fijacin y/o proteccin.

-

Cuando la transportacin de cargas paletizadas sea ferroviaria, martima o area

es imprescindible el amarre o fijado de los bultos a la paleta.

Organizacin espacial del almacn.
En el caso del rea de almacenamiento, debe estar organizada de forma que se logre
su mayor aprovechamiento permisible, manteniendo los pasillos necesarios para la
manipulacin de las cargas, procurando que estos sean mnimos con relacin al rea
total del almacn. Los productos deben colocarse atendiendo a un orden de
clasificacin, el cual debe garantizar un lgico y rpido sistema de seleccin de
productos, as como la rotacin interna.
La organizacin de esta rea depende del tipo de producto a almacenar:
-

rea de productos masivos estibados en bloques.

rea de productos en estantes para paletas.

rea de productos fraccionados.

Es importante conocer si el almacn tiene capacidad para recepcionar el pedido

realizado, por lo que se debe calcular el volumen til de cada rea en dicho almacn,
haciendo uso de las siguientes expresiones:
Vu=Au(P-1)
Donde:
Vu: volumen til (m3).
Au: rea til (m2).
P: puntal. (m)
Es necesario conocer que:
Au=At-Ap-Acyd
Donde:
At: rea total (m2).

42

Ap: rea de pasillo (m2).

Acyd: rea de carga y descarga (m2).
Para calcular el rea total del almacn se debe tener en cuenta la siguiente expresin:
At= (L*A)
Donde:
L: largo del almacn (m)
A: ancho del almacn (m)
Si la capacidad de almacenaje es inferior se deber valorar, el reajuste del pedido si la
cantidad excedida no es muy significativa, de lo contrario se deber incrementar la
capacidad de almacenaje, el alquiler del servicio o el reajuste del pedido.
Se deber seguir lo sealado en la norma Angolana 38-03-03, donde se encuentran los
requisitos para el almacenamiento de los alimentos, esta norma est recogida en el
manual de operaciones del hotel11.
2.3.8. Control de costos, cumplimiento y evaluacin de proveedores.
Objetivo: Regular el comportamiento de los costos de aprovisionamiento y evaluar el
comportamiento de los proveedores.
Tareas:
1-Establecer el estado deseado de los elementos del costo a controlar, as como su
periodicidad.
2-Registrar el comportamiento real de los mismos.
3-Analizar y tomar medidas en caso necesario.
4-Realizar pasos anteriores para los indicadores de evaluacin de proveedores
seleccionados.
Tcnicas: Revisin de documentos, causa efecto, histogramas.

11

Marrero Fornaris, Clara Elena. Economa de Almacenes, 1997.

43

Hoy

ms que nunca las empresas necesitan establecer con mayor precisin sus

costos, precisan descubrir oportunidades para mejorarlos, requieren de perfeccionar su

toma de decisiones y preparar y actualizar sus planes de negocios 12.
Los proveedores debern ser chequeados sistemticamente, lo cual puede hacerse a
travs de los indicadores:
Cumplimiento global del plan de suministro (CGS).
CGS

Cantidad real suministrada

Cantidad de suministro planificado

Debiendo ser este valor igual a 1, por debajo indicara que se ha dejado de completar el
suministro, lo que traera incumplimiento del servicio, por encima estara indicando que
se ha comprado mas productos que lo planificado.
Cumplimiento del suministro por surtido (CSS).
CSS

Cantidad real suministrada

Cantidad planfcada

Esto se determina para cada surtido, observndose cuales se dejaron de completar.

- Oportunidad del suministro (OS).
OS 100

PLj (Prj ABj 1)

* 100
PLj

Donde:
PLj. Cantidad de suministro planificado para el periodo j.
Prj. Cantidad de suministro real que lleg en el periodo j.
ABj - 1. Exceso acumulado del periodo anterior.
A partir de esta expresin se puede conoce si los materiales fueron suministrados
oportunamente o no. En caso de ser la OS menor que el 100 % indicara la existencia
de atrasos en los suministros, lo cual podra conllevar a incumplimientos en los planes.
Tambin se deber evaluar los requisitos de calidad de los productos y el resto de los
elementos que fueron convenidos. Se deber adems estudiar la posicin en que nos
12

Dimas Ayala, Pedro y Cueto Ible, Eduardo. Costos Logsticos. Logstica, Temas Seleccionados, Tomo II.

44

encontramos con respecto a los proveedores (segn la matriz de Krajlic) e ir creando

las condiciones, para en caso de estar en una posicin desfavorable, cambiar de
cuadrante, lo cual significa estar en posicin ventajosa con respecto a ellos.
2.4. Etapa IV Fase de Implementacin y Mejora.
Objetivo:
- Aplicacin del procedimiento con todas las soluciones y medidas propuestas en las
etapas de este material, con el objetivo de mejorar el funcionamiento del sistema de
aprovisionamiento.
- Control del desempeo del sistema a travs de los indicadores (ver tcnicas).
- Deteccin de los problemas o desviaciones en el funcionamiento del sistema y
correccin de las mismas para lograr un mejor comportamiento del sistema.
- Proponer mejoras al proceso y su SGA que contribuyan al logro de las estrategias
trazadas por la organizacin.
Tareas:
1. Recopilacin de la informacin requerida y evaluacin del sistema de indicadores.
2. Comparar el resultado obtenido con el deseado.
3. Detectar los principales problemas.
4. Establecer el programa de mejora.
Tcnicas:
- Entrevistas.
- Trabajo en grupo.
- Calculo de los indicadores propuestos:
Anlisis de las Existencias:
Rotacin de Inventario

Ventas
Inventario

45

Inventario Real
1
Inventario Plan
Ventas
Krot
(clculo en su forma real y plan) (Krot Real Krot Plan)
Inventario
Ventas Reales
RLoI Inventario Real Krot Plan
RLoI 1 : Hay recursos liberados
Kaseg

RLoI 1 : Hay recursos inmobilizados

Estas razones, darn el nivel de funcionamiento del sistema y la eficiencia de las

medidas propuestas para la mejora del mismo.
Adems se podr analizar el comportamiento de las razones que evalan el nivel de
servicio brindado por los proveedores, propuestos en la etapa anterior, como:

Oportunidad de los Suministro.

Cumplimiento Global de los Suministros.

Cumplimiento de los Suministro por Surtido.

Tambin se deber analizar la eficacia del Sistema Logstico, para cumplir las metas
establecidas que garanticen un mayor Nivel de Servicio y con ello mayor satisfaccin
de los clientes con la instalacin.

46

Capitulo III. Aplicacin del procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento.

3.1 Etapa I Involucramiento.
La etapa de involucramiento se inici con un contacto con los compaeros relacionados
con la actividad de aprovisionamiento y con el jefe de esta en la instalacin, se realiz
un recorrido por el hotel, localizndose los lugares donde se centraba el estudio, estos
fueron los locales de almacenamiento y las reas claves que requieren de un eficiente
sistema de aprovisionamiento para el cumplimiento de los pedidos al consumidor,
adems se efectu una breve explicacin de los mtodos y tcnicas a utilizar,
estimndose el tiempo de duracin del estudio.
Caracterizacin de la organizacin:
El Hotel Trpico fue inaugurado el 31 de diciembre de 1980. Surge por la necesidad de
alojar a turistas nacionales principalmente, debido al creciente desarrollo de esta
provincia
Actualmente el Hotel est categorizado como tres estrellas, el mismo cuenta con cinco
plantas y 200 habitaciones climatizadas, con televisin por cable, bao privado y
confortables camas y telfonos; Mini Bar y cajas de seguridad.
Entre las facilidades que brinda el Hotel se encuentran el restaurante buffet, pizzera,
sala de juegos, piscina, servicios mdicos, masajes; cambio de moneda, salones de
reuniones, renta de autos, correos, servicios de taxi, tiendas, alquiler de telefona
celular, biblioteca especializada, parqueo, terrenos deportivos de voleibol y baloncesto,
animacin diurna y nocturna y servicios de Internet.
Ha sido sede de importantes eventos nacionales e internacionales, as como, ha
recibido a numerosas personalidades nacionales y extranjeras.
Principales clientes:
El Hotel fue diseado para prestar servicios al turismo nacional e internacional directo o
de paquete.

47

El comportamiento de cada segmento de mercado en los ltimos cinco aos se observa

en la siguiente tabla:
Segmento

2008

2009

2010

2011

Nacionales

10023

9262

6200

6300

Internacional

8231

6612

4839

5025

Total

18254

15874

11039

11325

Los principales proveedores del hotel son:

PROVEEDORES

SUMINISTROS

Martins Ferreirra, Lda.

Vveres e insumos

Alimenta Angola, Lda.

Vveres e insumos

A.T. C, Lda.
Lactiangol
Cervecera Cuca
NCR, Lda.
EDEL
EPAL

Vveres e insumos
Leche, yogurt, queso y helado
Cerveza y malta
Servicios informticos
Electricidad
Agua

Del total de proveedores con que cuenta el hotel, estos son los que tienen mayor
impacto sobre sus operaciones.
Estructura organizativa:
El Hotel cuenta con una estructura organizativa de direccin (Anexo 10) de forma linealfuncional aplanada, que se ajusta a las necesidades de la organizacin, caracterstica
esencial que distingue a las empresas que poseen buenas vas de comunicacin.
Caracterizacin de la fuerza de trabajo:

48

La composicin de la fuerza de trabajo del Hotel por categora ocupacional est

formada principalmente por el personal de servicio (50.87%), seguido por los obreros
(28.32%), directivos (6.93%), tcnicos (12.72%) y finalmente por los administrativos
(1.16%) como se observa en el Anexo 11.
La composicin de la fuerza de trabajo en cuanto a los grupos de edades en la
organizacin est distribuida como aparase en el Anexo 11.
menos de 30 aos 64 trabajadores para un 36.99%
entre 31 y 40 aos 45 trabajadores para un 26.01%
entre 41 y 50 aos 46 trabajadores para un 26.59%
entre 50 y 60 aos 12 trabajadores para un 6.94%
ms de 60 aos 6 trabajadores para un 3.47%
La escolaridad se encuentra casi igualmente distribuida entre los diferentes niveles,
aunque predominan los del nivel preuniversitario (29.24%), seguidos por los que
poseen noveno grado (24.56%), tcnicos medios (23.39%), universitarios (12.28%) y
finalmente los que poseen el sexto grado (10.53%) observndose en el Anexo 12.
Teniendo en cuenta el sexo, existe un ligero predominio del sexo masculino (51%),
respecto al femenino (49%) como se observa en el Anexo 12.
En la entidad existen 63 trabajadores que poseen cierto nivel idiomtico, representando
el 84% del total que lo requiere (75 trabajadores) dado el puesto de trabajo que laboran
y se desempean.

Misin:
El Trpico es el Hotel con mayores ofertas y facilidades de la ciudad de Luanda donde
se distingue por la calidad de sus servicios y su relacin con la cultura.
Visin:

49

El Trpico es el Hotel preferido de los Clientes, por la calidad de los servicios y sus
valores culturales.

3.2. Etapa II

Fase de Diagnstico.

Para la aplicacin de las listas de chequeo se seleccionaron un grupo de especialistas

por cada actividad clave, que otorgaron una calificacin de 1 a 5 puntos en orden
descendente segn la opinin de los mismos.
Al procesar las listas de chequeo se determin de forma general la situacin de la
empresa respecto a las actividades claves, as como las particularidades que ms
influyeron en el comportamiento de cada una de ellas.
3.2.1 Evaluacin de las dimensiones esenciales.
El anlisis reflej, que de forma general es desfavorable la situacin de los elementos
que componen al aprovisionamiento, siendo ms crtica en las actividades Transporte,
Almacenes techados y Servicio al cliente, con una calificacin de 2.80, 2.86 y 2.96
respectivamente.
Los factores que influyeron negativamente en el comportamiento individual de cada
actividad se reflejan en el Anexo 13.
3.2.2-Clculo del ndice de Evaluacin del Sistema de Aprovisionamiento (I.E.S.A).
Para el clculo del I.E.S.A, primeramente se realiz el mtodo de Concordancia de
Kendall para determinar el grado de importancia que tienen cada uno de los elementos
en el sistema de aprovisionamiento, para ello se cont con la opinin de siete expertos
(ver Anexo 14), los cuales determinaron el siguiente orden para las actividades:
1. Servicio al Cliente.
2. Gestin de Aprovisionamiento.

50

3. Transporte.
4. Almacenes Techados.
5. Envase, embalaje, medios unitarizadores y medios de transporte interno.
Luego se procede al clculo del I.E.S.A, donde:
I.E.S.A = (Ki * RiL)
Ki =

K1=

K3=

aij
ai

35
=0.33
105

21
=0.2
105

K 2=

K4=

24
= 0.22
105

16
=0.15
105

K5 =

9
= 0.085
105

RiL: Resultado individual de cada Lista de chequeo.

I.E.S.A = 0.33*2.96 + 0.22*3.32 + 0.2*2.8 + 0.15*2.86 + 0.085*3.25

I.E.S.A = 2.96
3.2.3 Comparacin con el estado deseado.
Al hacer un anlisis del ndice de Evaluacin del Sistema de Aprovisionamiento en la
entidad, que es de 2.96, se determin que est muy por debajo del estado deseado
(4.0), resultado que evidencia la existencia de problemas en los elementos analizados
del subsistema de Aprovisionamiento en la organizacin.
Determinacin de los problemas logsticos del sistema:
Con el diagnstico realizado a las principales actividades claves del sistema de
aprovisionamiento en la organizacin, se pudo determinar los factores ms crticos que
influyen en el comportamiento de cada una de estas, relacionados a continuacin:
Transporte:

La seleccin del medio de transporte no tiene en cuenta criterios tcnicos o

econmicos.

51

El mantenimiento de los medios de transporte no se hace segn lo planificado.

Existen incumplimiento en las normas de transportacin segn las caractersticas

de los productos.

Almacenes techados:
Se incumple con lo establecido en cuanto al ancho de la estantera.
El ancho de los pasillos de trabajo en el rea de las estantera no cumple con lo
establecido.
Con respecto a la organizacin del almacn, existen problemas en el modo de
organizar los surtidos en el medio unitarizador.
Servicio al Cliente:
Se cometen errores en el diseo del Servicio al Cliente, no se tiene en cuenta la
seleccin de los segmentos de mercados, no se realiza la caracterizacin de los de
cada grupo de cliente.
No se definen los parmetros crticos del sistema logstico para garantizar el
servicio, ni se proyecta el contenido y magnitud de los mismos.
La estructura de la organizacin no responde a las necesidades para proporcionar el
Servicio diseado.
Gestin de aprovisionamiento:
De manera irregular se determinan los costos de almacenamiento, de lanzamiento
de cada orden y dems variables necesarias para calcular los parmetros del
sistema logstico.
Envase, Embalaje, Medios Unitarizadores y Medios de Transporte Interno:
Los embalajes y envases no cumplen los requisitos necesarios para la fcil
manipulacin y la doble manipulacin.
No se prevn el mantenimiento, separacin y renovacin de los medios
unitarizadores.
La cantidad existente de los medios de transporte interno no es la necesaria.

52

 Incumplimiento de los requisitos necesarios de seguridad para la carga y descarga

de los productos.

3.3

-Diseo del Sistema de Aprovisionamiento.

Considerando los resultados obtenidos en la etapa anterior, corresponde disear el

Sistema de Gestin de Aprovisionamiento para la organizacin, segn el procedimiento
metodolgico expuesto en el Anexo 2.
3.3.1 Pronstico de la demanda.
El hotel Trpico cuenta con dos tipos de clientes, nacionales e internacionales, para el
primer tipo de cliente la demanda se considera fija teniendo en cuenta que la instalacin
tiene fijada las capacidades para estos clientes. En el caso de los internacionales existe
incertidumbre acerca de la cantidad que va a visitar el hotel, aunque segn datos
histricos y la opinin de los expertos, para los aos 2010 y 2011 el comportamiento de
las visitas a la instalacin ha permanecido estable.
Conviene aclarar que en el diseo del sistema de aprovisionamiento, no se tuvo en
cuenta el pronstico de la demanda de los clientes, debido a que el comportamiento de
la misma es muy estable para los meses de julio a diciembre, es decir que para estos
meses la demanda se mantiene con muy pocas variaciones o fluctuaciones; otras de
las razones que nos hizo prescindir del anlisis de la demanda es que la instalacin no
registra el consumo diario por cliente, sino el consumo general diario de cada producto
o insumo.

3.3.2 Anlisis y Seleccin de los proveedores.

Antes de analizar los proveedores, se debe confeccionar la matriz para la seleccin de
los artculos objetos de estudio. Esta matriz se diseo teniendo en cuenta los productos
de mayor peso en el presupuesto de compra, Anexo 15 para ello se aplic la tcnica de

53

Paretto a travs de la cual se seleccion los productos que representan el 80 % del

gasto en el presupuesto de compra(ver Anexo 16). Adems se tuvo en cuenta la
complejidad de adquisicin de estos productos y para ello se evaluaron los criterios
siguientes:
- Cantidad de proveedores que lo ofertan.
- Probabilidad de disponibilidad por parte de los que lo ofertan.
- Riesgo en cuento a su almacenamiento.
- Posibilidad de ser sustituido por otros productos.
Con estos elementos se realiz el posicionamiento de los productos (Anexo 17),
quedando finalmente seleccionado:
1. Pollo.
2. Cerdo pierna.
3. Huevo.
4. Carnes Res.
5. Queso.
Es necesario aclarar que se seleccion el queso, respondiendo a las necesidades de
la instalacin, por ser un producto de gran demanda.
Es

conveniente reflejar que la entidad cuenta con

varios proveedores para la

mayora de los suministros analizados, por lo que se hizo necesario realizarle un

anlisis de seleccin, para determinar cual es el proveedor ms importante para cada
producto.
Para este estudio se tuvo en cuenta algunos criterios importantes para evaluar el
atractivo de estos y su poder de negociaron con la empresa, en este caso la entidad
mide el atractivo del proveedor a travs del cumplimiento de los plazos de entrega, la
calidad de sus mercancas, precio, posibilidad de transportacin, disponibilidad de
recursos por parte del proveedor, fortaleza del proveedor frente a la competencia,
asignndole ms peso a disponibilidad de recursos por parte del proveedor, precio de
las mercancas y calidad de las compras. Del anlisis de estos elementos se encarga
el equipo de trabajo del jefe de Aprovisionamiento de la instalacin.

54

Despus de la ubicacin de cada proveedor se trazaron las estrategias de seleccin y

negociacin.
Anlisis de la matriz de seleccin de los proveedores de cada producto.
En relacin con el pollo y cerdo pierna se puede concluir teniendo en cuenta la
ubicacin del proveedor Alimenta Angola, que la instalacin tiene una posicin
favorable, por lo que se puede presionar para modificar los precios, si estos fueran muy
altos o exigir que le producto sea transportado por el proveedor u otras condiciones.
Para el proveedor Martins Ferreira, lda que suministra pollo, se debe convencer de la
importancia que pueden tener

las compras en el presente y futuro, mantener las

relaciones para asegurar el producto en caso de que el principal proveedor no cumpla

con la entrega de los productos.
En cuanto al huevo la posicin de la organizacin con respecto al proveedor ATC, LDA
es muy buena, por lo que se puede tratar de rebajar los precios y establecer
condiciones que favorezcan a la instalacin. Se recomienda solamente comprarle a la
Martins Ferreira, lda este producto en caso de una situacin excepcional.
Entre los proveedores de la carne de res, la empresa tiene un mayor por ciento de
compras con el proveedor ATC, LDA, es decir, es mayor su poder de negociacin, por lo
que se recomienda presionar sobre los precios, incluir servicio de transportacin de las
mercancas. Con respecto al otro suministrador, tratarlo de convencer de la importancia
que pueden tener las compras hechas por la entidad, aunque la organizacin debe
valorar las conveniencias de tener uno o ms proveedor de este producto.
Para el queso, la posicin de la organizacin con respecto con el proveedor
LACTIANGOL es muy buena, por lo que se puede tratar de rebajar los precios y
establecer condiciones que favorezcan a la instalacin. Se recomienda no comprarle
siempre que sea posible al Alimenta Angola.
3.3.3 Gestin de Inventarios.

55

Teniendo en cuenta las caractersticas de los productos seleccionados, se determin

realizarle un sistema de reaprovisionamiento a cantidad fija, conviene aclarar, que
aunque el queso es un producto de baja complejidad de adquisicin, se decidi aplicar
este sistema, por ser la entidad la encargada de la transportacin del producto; este
sistema es diseado para los meses de julio hasta diciembre de este ao, definindose
los siguientes parmetros:
Productos

d(u/da)

D(u/a)

Cu($/u)

Ca ($/u)

Cl ($/u)

Pollo (kg)

150

27600

1.99

0.2985

19.50

Cerdo Pierna (kg)

50

9200

3.50

0.525

19.50

Huevo (u)

600

110400

0.05

0.0075

17.55

Carne Res (kg)

30

5520

6.5

0.975

14.56

Queso(kg)

30

5520

4.013

0.60201

15.46

El costo de almacenamiento se determin a travs del costo unitario y el porcentaje del

valor del producto (i), el cual se defini para un 15 %, considerando que son productos
de rpida rotacin.
Para el costo de preparacin del pedido se tuvo en cuenta los siguientes costos:
- Salario pagado al dependiente en el tiempo que recepciona la mercanca.
- Por concepto de llamadas telefnicas del hotel al proveedor.
- Costo de transportacin de las mercancas hasta la entidad.
El Factor de Seguridad (Z) est en funcin del Nivel de Servicio (NS), el cual est
definido para un 95.0%, por lo que Z es de 1.64 para los productos analizados.
Conviene aclarar que la demanda anual se obtuvo multiplicando el consumo promedio
diario de cada producto por 184 das correspondientes a los meses de julio hasta
diciembre del presente ao. Al no registrarse el consumo promedio diario de cada

56

producto por clientes, se asumi por estimacin un valor mnimo y un valor mximo del
consumo diario, con ello se determin la demanda promedio y la desviacin de esta,
quedando de la siguiente forma para cada producto.

Consumo mn.

Consumo mx.

Consumo

promedio diario.

promedio diario.

prom. diario

(Kg/da)
134

(Kg/da)
166

d(Kg/da)
150

45

55

50

590(u/da)

610(u/da)

600(u/da)

10(u/da)

Carne Res

28

32

30

Queso

28

32

30

Producto
Pollo
Cerdo Pierna
Huevo

Desviacin
Demanda diaria
d (kg/da)
16

El plazo de entrega (L) para todos los productos es de 1 da, debido a

que la

instalacin se encuentra relativamente cerca de los proveedores, por lo que el traslado

es mucho ms rpido.
Con todos estos elementos definidos se procedi a calcular los parmetros que rigen el
sistema de aprovisionamiento (Q), a travs de las expresiones reflejadas en el captulo
metodolgico anterior.
Para el Pollo qued de la siguiente manera:
Q=

2 * D * Cl
Ca

Rpp = m + Ic

Q=

2 * 27600 * 19.5
0.2985

Rpp = d* L + Z * D
Rpp = d* L + Z * d

Q = 1923,147 kg

Ic = Z * D
Ic = Z * d
L

Ic = 26 kg

Rpp = 176.24 kg

Qdec = 1971,429 kg
Nl = D/Q

57

Nl = 14

Donde Nl es el nmero de lanzamiento para los 184 das analizados (6 meses).

El

tamao
Q

Ic

Rpp

1971.429

26

176.24

Cerdo Pierna (kg)

920 kg

8.2

58.2

Huevo (u)

27600

16

616

Carne Res (kg)

501.81

3.3

33.28

Queso(kg)

613.33

3.3

33.28

Producto
Pollo (kg)

decidido del lote de reaprovisionamiento para el pollo es de 1971,429 kg.

De esta manera se realiz el clculo de estos parmetros a los dems productos.
A continuacin se muestra de forma general los resultados obtenidos de los parmetros
del sistema para cada producto:

Este sistema debe funcionar de la siguiente forma:

Las existencias se chequearan cada vez que se realice una extraccin, cuando lleguen
a 176.24 kg (punto de pedido), se solicitar una cantidad de 1971.429 kg (tamao
ptimo del pedido).
Para el resto de los productos el sistema debe funcionar de manera similar.

3.3.4 Negociacin y contratacin con proveedores.

58

Una vez concluido la seleccin del proveedor ms conveniente para cada producto y
definido los factores que rigen el funcionamiento del sistema de reaprovisionamiento
seleccionado, se debe establecer el proceso de negociacin con los proveedores para
llegar a acuerdos satisfactorios para ambas partes.
Tal proceso se debe desarrollar teniendo en cuenta las etapas y principios de
Negociacin planteadas en el captulo anterior. Una vez que se arriben a los acuerdos
necesarios, estos se deben reflejar en el documento legal que establece las relaciones
entre proveedores y compradores, el contrato, en l deben fijarse las caractersticas de
los productos, as como la calidad de los mismos y el cumplimiento de los requisitos
establecidos de cada producto. En caso contrario a lo establecido en el contrato, el
comprador debe devolver la entrega o reclamar por las inadecuadas condiciones de los
productos, ya que el proveedor tiene la responsabilidad de garantizar una calidad
adecuada que satisfagan las necesidades del comprador.
3.3.5 Solicitud y Compra de Productos.
Con el diseo del sistema de reaprovisionamiento a utilizar para los productos
seleccionados, se determin qu cantidad a comprar y cundo hacerlo, por lo que la
solicitud y compra de los productos debe regirse por este sistema. Quedando de la
forma siguiente:
Productos

Cunto pedir

Cundo pedir

1971.429

176.24

920

58.2

Huevo (u)

27600

616

Carne Res (kg)

501.81

33.28

Queso(kg)

613.33

33.28

Pollo (kg)
Cerdo Pierna (kg)

59

La interpretacin sera pedir 1971.429 kg de Pollo cuando las existencias lleguen a

176.24 kg (y de forma similar para los dems productos).
Es importante que se verifique la calidad de los productos comprados y que se
correspondan con lo establecido en el contrato proveedor - comprador y se tenga en
cuenta lo planteado en el captulo anterior con respecto a este tema.
3.3.6 Transportacin.
Para garantizar que los productos lleguen al almacn con las condiciones de calidad y
seguridad que requieren, se debe realizar una adecuada seleccin del medio de
transporte a utilizar, teniendo en cuenta las caractersticas de producto y a distancia a
recorrer. Todos los materiales, mercancas e otros insumos que necesita el hotel son
garantizados por los proveedores.
3.3.7 Almacenamiento.
Para el almacenamiento de los productos en la instalacin, se realizar un anlisis
segn las tareas, principios y mtodos expuestos en el anterior captulo a las
actividades principales que conforman al Almacenamiento:

Recepcin.

Almacenamiento.

Despacho.

En el almacn del Hotel Trpico, los principios que rigen el almacenamiento no se

cumplen. Esto se debe, a que el diseo de sus locales no es el mejor para lograr un
buen almacenamiento, porque sus reas son insuficientes, y las condiciones no son las
mejores, adems por los problemas detectados en las listas de chequeo.
Para tener asegurado la conservacin cuantitativa y cualitativa de los materiales, es
necesario que se cumplan los requisitos mencionados en el captulo metodolgico, para
las actividades del Aprovisionamiento.

60

En el caso de Almacenamiento, una vez recepcionadas las mercancas se lleva a cabo

la actividad, teniendo en cuenta los principios de almacenamiento enunciados y la
tecnologa de almacenamiento a emplear segn la cantidad, variedad y caractersticas
de las mercancas, as como la adecuada seleccin del medio de transporte y
almacenaje. La siguiente tabla muestra estos elementos para los productos
seleccionados, para ello fue necesario determinar la masividad de los mismos:
Productos Volumen.
(m3/surt)
Pollo
(caja).
5.00

Masv. Forma de Metdo. de

Medio
Medio
almacenar almacenar
Unitrz.
Transp.
Estiba
Paleta
de Manual
Alta
Masivo
directa.
intercambio. Caretilla

Cerdo
Pierna.

2.57

Alta

Huevo.

4.27

Alta

Masivo

Estiba
directa.

Paleta
de Carretilla
intercambio.

Masivo

Estiba
directa.

Paleta
de Manual
intercambio. Carretilla

Estiba
directa.

Paleta
de Caretilla
intercambio.

Estantera

ECF.

Carnes
de Res

1.87

Media

Masivo

Queso.

0.95

Media

Selectivo

Manual
caretilla

Organizacin espacial y ordenamiento de la carga:

Se recomienda seguir las reglas para la formacin de los esquemas de carga, as como
colocar las cargas de manera que asegure la proteccin del producto, deber quedar
visible la tarjeta de estiba o cuantificacin del producto, todos estos elementos se
abordan en el capitulo anterior.
Para la organizacin espacial de los almacenes del hotel, se recomienda seguir las
actividades para cada rea en que est compuesto el almacn, planteadas en el
captulo metodolgico de este material.
En el almacn en que nos enfocamos las reas de recepcin y despacho estn
debidamente delimitadas, con un tamao adecuado y provisto de medios unitarizadores

61

para la colocacin de mercancas. En el rea de recepcin no se cuenta con un medio

de medicin (pesa) para las actividades que en este lugar se desarrollan; la pesa se
encuentra en el rea del despacho, por lo que hay que trasladarla constantemente
hacia el local de recepcin y esto puede contribuir a deteriorar el instrumento.
El proceso de despacho se realiza teniendo en cuenta los pedidos de los distintos
puntos de ventas y centros de costo de la instalacin. Estos se anotan en un modelo de
solicitud de materiales y llegan a la oficina del facturador que realiza la factura y la
enva al almacn para que se realice el despacho, entregndose por los dependientes
en las diferentes reas. La entidad se ha trazado como estrategia asignarles das
especficos a cada rea con el objetivo de garantizar los recursos necesarios para la
semana.
En cuanto a la organizacin del rea de almacenamiento, para lograr

un mayor

aprovechamiento de las capacidades de los locales de almacenamiento, se realiz un

estudio en aquellos locales donde se encuentran los productos ms importantes. Para
el pollo y el cerdo no se le realiz un estudio, porque estos productos se almacenan en
una cmara de refrigeracin que se encuentra en la Taberna Pancho , todos los das
debe traerse el consumo que se planifique para ese da de estos productos.
Lo principal que se pudo detectar es que estos locales de almacenaje no tienen la
capacidad suficiente, ni la altura adecuada, es por eso que se violan los principios de
organizacin para algunos productos.
- Local # 1: Almacn de Granos y Confituras.
Este local se cuenta, con buenas condiciones de humedad y de luz para el
almacenamiento de estos productos.
Dimensiones: (600x280x280)cm.
Productos que se almacenan:
Arroz la Perdiz: 30 sacos.
Azcar Refino: 20 sacos.

62

 Pelly: 60 paquetes.
Galletas: 20 paquetes.
Medio unitarizador con que cuenta el local:
- 2 ECP: con 3 alojamientos en altura, los cuales tienen (245x70x81)cm/alj.
- 2 Plataformas metlicas, (240x70) cm
En este local se detect algunas violaciones en los principios de organizacin y
almacenamiento, por lo que proponemos que se organice el almacn de acuerdo a la
siguiente propuesta.
Propuesta:
Arroz.
Este producto se estibar utilizando una plataforma metlica de la manera siguiente:
Colocar 5 sacos a lo largo de la plataforma salindose 0.06 m de la misma y 8 sacos en
altura.
Capacidad: 40 sacos.
Demanda: 30 sacos.
Azcar Refino.
Para este producto se utilizar una plataforma metlica y se organizar de la manera
siguiente:
Colocar 5 sacos a lo largo de la plataforma y 9 en altura.
Capacidad: 45 sacos.
Demanda: 20 sacos.
Primera ECP:
En este medio se almacenar los paquetes de confituras.
Al lo largo del alojamiento: se colocarn 7 paquetes por cada subdivisin o alojamiento.
A lo ancho: se colocar 1 paquete.
En altura: se estibarn 3 paquetes.
Capacidad: 21 paq/alj.

63

Capacidad total: 63 paq/mod.

Demanda: 60 paquetes.
Segunda ECP:
Aqu se almacenarn los paquetes de Galletas.
A lo largo del alojamiento: se colocarn 7 sacos.
A lo ancho: 1 paq.
En altura: 3 paq/alj.
Capacidad: 21 paq/alj.
Capacidad total: 63 paq/mod.
Demanda: 20 sacos.
Como la demanda de galletas es muy inferior a la capacidad de la estantera y solo
utilizando un alojamiento se puede almacenar este producto, se recomienda utilizar los
alojamientos restantes en otros productos que por sus caractersticas se puedan
almacenar en la estantera.
El diseo de la organizacin espacial de este almacn puede verse en el Anexo 18.
- Local # 2: Cmara de Refrigeracin.
Este local cuenta con buenas condiciones de refrigeracin e iluminacin par el
almacenamiento de los productos.
Dimensiones: (230x200x200)cm.
Productos que se almacenan:
Jamn Barra 11cajas.
Chorizo Criollo 12cajas.
Queso 30 cajas.
Mantequilla 35cajas.
Medio unitarizador con que cuenta el local:

64

- 1 ECF: con 5 alojamientos en altura y uno a largo, cuyas dimensiones son

(190x60x35)cm.
- 1 ECF: con 4 alojamientos en altura y uno a largo, sus dimensiones son
(105x60x45)cm.
- 1 Burro: (120x60)cm.
En este local no se encontr muchas deficiencias organizativas, pero proponemos otra
forma de organizacin de las cargas para optimizar el espacio.
ECF (4 alj):
Se decidi almacenar en este medio los productos Jamn Barra y el Chorizo, se debe
sealar que las cajas de estos productos tienen las mismas dimensiones por lo que la
organizacin o ubicacin en los alojamientos quedarn de la misma forma para ambos,
se utilizarn 2 alojamientos para cada producto.
A lo largo del alojamiento: se ubicarn 7 cajas.
En altura: 1caja.
Capacidad por alojamiento: 7 c/alj.
Capacidad por mdulo: 28 c/mod.
Total de mdulos: 1mod.
Para el almacenamiento de las cajas de Mantequilla, y teniendo en cuenta las
caractersticas de este producto que permiten estibarlo directamente, se decidi
ubicarlo sobre un burro que se encuentra en el local de la siguiente forma:
A lo largo del medio: se colocar 6 cajas.
A lo ancho: 1 caja.
En altura: 7 cajas.
Capacidad total: 42 cajas.
Esquema de la organizacin espacial, Anexo 19.
- Local # 3: Almacn Refrigerado para la conservacin de frutas y vegetales.
Al realizarse este estudio, el local estaba siendo sometido a una reparacin total que
imposibilit realizar un anlisis de la capacidad de almacenaje del mismo. Es necesario

65

aclarar, con esta reparacin el local ganar en tamao y aumentar su capacidad de

almacenamiento.
3.3.8 Control de costos, cumplimiento y evaluacin de proveedores.
Los componentes del costo de almacenamiento como:
-

Gasto de salario del personal.

Gasto de energa.

Gasto de depreciacin de equipos.

Gasto de recurso inmovilizado.

y los de preparacin del pedido.

- Solicitud del pedido.
- Transportacin.
- Recepcin del pedido.
Estos elementos deben ser comparados con respecto al plan o estado deseado, y se
debe realizar mensualmente para registrar su comportamiento y en caso de detectarse
desviaciones desfavorables en su comportamiento actuar oportunamente.
Adems debern evaluarse los indicadores relacionados con el cumplimiento de los
suministros (cumplimiento global de los suministro, cumplimiento por surtido y
oportunidad de los suministro), referidos en el Capitulo 2. Estos indicadores junto a los
elementos relacionados con los proveedores darn una medida del comportamiento de
los mismos.
3.4

Implementacin

El procedimiento anteriormente descrito para el hotel Trpico se debe aplicar teniendo

en cuenta todas sus etapas y las propuestas de solucin planteadas para cada rea
clave del sistema de aprovisionamiento; para medir el desempeo del sistema, una vez
implementado el procedimiento, se debe evaluar

los indicadores propuestos en el

66

captulo anterior, con el objetivo de detectar las desviaciones que puede existir en el
diseo del modelo, para corregirlos y ajustar el comportamiento del sistema y del
entorno, adecundose a las caractersticas de la organizacin; as como establecer la
periodicidad con que se evaluarn tales indicadores, de manera que contribuya a la
rpida determinacin de los problemas en aras de lograr las metas y objetivos trazados
por la organizacin.

67

Valoracin Econmica-Social e Impacto Ambiental.

La implantacin y desarrollo del diseo del Sistema de Aprovisionamiento tendr como

resultado un mayor desempeo de la organizacin, esto viene dado por la disminucin
de los costos asociados a los inventario, ya que se garantiza niveles ptimos de estos,
lo que tambin repercute en una mayor rentabilidad econmica y en una mejor
solvencia, factores esenciales en desempeo de una organizacin.
Adems este modelo de aprovisionamiento tendr un fuerte impacto a la hora de
garantizar un buen servicio al cliente, evitando las inconformidades por inexistencias de
los productos demandados, elevando la satisfaccin de las necesidades y expectativas
de los clientes, su principal objeto econmico-social.
Por otra parte el hotel ganar en imagen y prestigio antes sus competidores, lo que
asegure ser una de las principales opciones dentro de la provincia por el cliente
nacional e internacional. Lo que contribuir en una alta comercializacin y por lo tanto
en mayores beneficios.
Para demostrar los beneficios que se obtendran si se implantara el modelo descrito,
determinaremos las utilidades que se obtendrn tan solo aplicando el sistema de
inventario propuesto para los productos seleccionados para el estudio.
Primeramente se determin aproximadamente los niveles de inventarios existentes
actualmente de estos productos y se hall la desviacin con respecto al propuesto por
el material, conviene aclarar que los niveles de inventario se determinarn para el
tiempo que media entre un pedido y otro. En el caso de que la desviacin de positiva,
significa que los niveles de inventarios no son lo suficiente para satisfacer la demanda,
por lo que tendr que abastecerse hasta logar los niveles requeridos de inventario. Si
por el contrario, la desviacin es negativa indica que existe exceso en las existencias
del producto, lo que puede provocar inmovilizacin del recurso y mayores costos por
concepto de almacenamiento.

68

El ahorro o la cantidad a necesaria a invertir del producto se pueden determinar

multiplicando los resultados de la desviacin por el costo unitario de cada producto.
Luego para obtener las utilidades, se resta los ahorros totales a la cantidad total a
invertir, la siguiente tabla muestra el anlisis planteado:

Productos

Inventario

Inventario

Pollo (kg)
Cerdo

actual.
1877.14
920

propuesto.
1971.429
920

-94.28
0.0

1.99
3.50

Pierna(kg)
Huevo (u)
Carne

27600
669.2

27600
501.81

0.0
167.39

0.05
6.5

817.6

613.33

204.27

4.013

Res (kg)
Queso(kg)
Total

Desviacin Precio($/u) Ahorro($)

Cantidad
invertida($)
187.61

1088.035
819.73
1907.77

187.61

Las utilidades a obtener por la implantacin de esta medida es de $1907.77, en el caso

del Pollo hay que invertir $187.61 para mantener la cantidad ptima en existencia,
conviene aclarar que estas utilidades pueden variar segn el comportamiento de la
demanda.

Conclusiones.

69

Terminado el estudio realizado a la organizacin se arribaron a las siguientes

conclusiones:
1. El procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento constituye un instrumento
esencial en la toma de decisiones para la direccin, para alcanzar las metas y
objetivos trazados en la entidad.
2. La investigacin arroj que existen serios problemas en el comportamiento y
desempeo del sistema de aprovisionamiento, detectndose las causas que afectan
a las actividades claves del sistema.
3. Se disearon los componentes claves del sistema de aprovisionamiento y se
ajustaron el funcionamiento de algunos segn lo propuesto en el material.
4. Se detectaron los problemas e incumplimiento de lo normado en el almacenamiento
y organizacin de los productos y se dise una propuesta de solucin para cada
local de almacenamiento.
5. Qued

demostrado analticamente el impacto socio-econmico que tendra las

soluciones propuestas con la aplicacin del procedimiento para la Gestin de

Aprovisionamiento.

70

Recomendaciones.
Evaluando lo antes expuesto, se precisa la consolidacin de los componentes claves
diseado para el sistema de Gestin de Aprovisionamiento; para lograr la eficiencia en
el sistema recomendamos lo siguiente:
1. Establecer en la instalacin el procedimiento propuesto para la Gestin de
Aprovisionamiento.
2. Implantar un sistema que sirva para la evaluacin de los proveedores de la
instalacin.
3. Extender el anlisis del sistema de aprovisionamiento a los productos que no se
realiz el estudio.
4. Aplicar el estudio de las capacidades de almacenamiento a los locales en
reparacin.
5.

Establecer un sistema de control que permita la revisin continua de los diferentes

productos, para chequear el estado de los mismos.

71

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25. Vargas , Luis. Contabilidad de costos.- - Santiago de Chile: Editorial SOELCO;
1993, 165p.

74

Procedimiento para la Gestin de Aprovisionamiento en

Instalaciones Hoteleras y de Restauracin.
ANEXOS Anexo I. Esquema del Procedimiento para el Sistema de Gestin de
Aprovisionamiento
I. Involucramiento.
.
II. Diagnstico
Lista
de
Chequeo

Existen

Determinacin de los
problemas logsticos.

No existen

III. Diseo del Sistema de Aprovisionamiento.

Control de costo y
Cumpl. de los Prov.

Pronstico de la Demanda y
Elaboracin del presupuesto
de compra.

Almacenamiento.

Anlisis y Seleccin
de los Proveedores.

Gestin de
Inventario.

Transportacin

Negociacin y
Contratacin de
Proveedores.

Solicitud y
Compra de
Productos.

IV. Implementacin y
Mejora.

Asignacin de responsables y recursos.

Control del funcionamiento del SGA.

Anexo I. Esquema del Procedimiento para el Sistema de Gestin de Aprovisionamiento.

Deteccin y correccin de las desviaciones.

75

76

Etapas

Objetivos
4.

I.Involucramiento.

5.
6.

Familiarizarse y caracterizar la
organizacin.
Lograr colaboracin y compromiso de
todos los implicados en el trabajo.
Reducir la resistencia interna al cambio.

II.- Diagnstico del

Sistema de
Aprovisionamiento.

Determinar el estado actual del Sistema de

Gestin de Aprovisionamiento, a travs del
anlisis de las actividades claves que lo
definen.

III.- Diseo del

SGA.

Diagnosticar las actividades del sistema

de gestin de aprovisionamiento,
detectar deficiencias y perfeccionar el
sistema.

Tareas
c)
d)

Breve resea histrica.

Definicin de las principales
caractersticas organizativas.
Cliente, Suministro, Provd.
Servicios. Tecnolg. Fuerza
Lab. Ingresos.

a) Evaluacin de las dimensiones.

b) Clculo (I.E.S.A).
c) Comparar con el estado deseado.

3.1. Pronstico de la Dem. y

Presp. de compras.
3.2. Anl. y Selc. de los provs.
3.3. Gestin de Inventario.
3.4 Negociacin, contratacin.
3.5 Solicitud y compra de prod.
3.6 Transportacin.
3.7 Almacenamiento.
3.8.
Control
de
costos,
cumplimiento y evaluacin de
proveedores.

Tcnicas
-Observacin
directa.
-Entrevistas
a
especialistas.
-Estudio
de
documentos,
charlas,
conversatorios, etc.
Lista de
Chequeo.
Entrevista a
especialista.
Estudio de
documentos.

Entrevista con
especialistas
Revisin
documental
Mtodos de
pronstico
Investigacin
de mercado
Diagrama de
Paretto (ABC)
Modelos
econmicos
matemticos

77

IV.Implementacin y
Mejora.

- Aplicacin del procedimiento con todas Evaluacin del sistema de

las soluciones y medidas propuestas en indicadores y las razones que
las etapas de este material.
evalen el nivel de servicio de los
- Designacin de responsables y proveedores..
asignacin de recursos.
Comparar el resultado obtenido
- Control del desempeo a travs de los con el deseado.
indicadores propuestos
Detectar
los
principales
- Proponer mejoras al proceso que problemas. Establecer programa
contribuyan al logro de las estrategias de mejora.
trazadas por la organizacin.

- Entrevistas.
- Trabajo
en
grupo.

- Clculo de los
indicadores.

- Grficos de
control.
- Revisin
documental.

Anexo #2. Etapas del procedimiento metodolgico para la mejora continua del Sistema de Gestin
de Aprovisionamiento.

78

Etapa I: Seleccin de expertos

1.1 Determinar el nmero necesario de expertos

a emplear en el anlisis.
1.2 Seleccionar el grupo de expertos apropiado segn
los requisitos deseados.

Etapa II: Aplicacin de las

Listas de Chequeo

2.1 Aplicar listas de chequeo para la

recogida de las evaluaciones y rdenes de
prioridad de los diversos atributos sobre las
2.2 Obtencin de las evaluaciones y
rdenes de prioridad de los diferentes
atributos, en funcin de su grado de
incidencia sobre las dimensiones de nivel

Etapa III: Determinacin de los pesos de importancia

3.1.1 Anlisis de la concordancia y

consistencia de los juicios de
expertos a partir del coeficiente de
concordancia W de Kendall.

3.1.2 Determinacin de los

pesos
estimados
de
importancia
de
las
dimensiones a partir de las
preferencias
de
los

Etapa IV: Clculo y evaluacin del IND del SCG

4.1 Clculo del ndice de Evaluacin del Sistema

de Aprovisionamiento (IESA) a partir de las
evaluaciones otorgadas.

4.2 Evaluacin del

IESA.

Anexo 3. Procedimiento especfico para la etapa de Evaluacin de las dimensiones

esenciales del Sistema de Gestin de Aprovisionamiento.

79

Anexo 4.1
LISTA DE CHEQUEO PARA LA EVALUACIN DE ALMACENES TECHADOS
Estamos realizando una investigacin para conocer los posibles factores que inciden en la
funcin de almacenamiento con el objetivo de diagnosticar la situacin en la que se encuentra
la empresa en relacin a este aspecto. Necesitamos su cooperacin y sinceridad para ello.
Instrucciones: Marque con una X la evaluacin otorgada a cada criterio que le
relacionamos. Para ello se utilizar un orden ascendente, siendo 1 la menor calificacin y 5
la mayor.
1. Sobre el aprovechamiento de las capacidades, se
cumple lo establecido en cuanto a:
a) Altura de los alojamientos
En estantera para carga fraccionada.
b) Ancho de la estantera
c) Ancho de los pasillos de trabajo en:
En estantera para carga fraccionada
Estantera convencional para paletas o
almacenamiento masivo, sea en bloque o en estantera
por acumulacin.
d) Altura de estiba.
e) Aprovechamiento de los Medios Unitarizadores.
2. Sobre la organizacin del almacn se cumple lo
establecido en cuanto a:
a) Limpieza del almacn y las estanteras.
b) Se dispone de un mtodo para el control de la
ubicacin de los productos almacenados.
c) No se tienen productos bloqueados en el sentido
vertical, horizontal o en pasillos.
d) Tener los productos separados del piso.
e) Productos sin peligro de derrumbe.
f) Solamente un surtido por medio unitarizador.
3. Contar con los Indicadores bsicos de Economa de
Almacenes.
4. Condiciones constructivas aceptables.

80

Anexo 4.2
LISTA DE CHEQUEO DE GESTION DE APROVISIONAMIENTO
Estamos realizando una investigacin para conocer los posibles factores que inciden en la
gestin de aprovisionamiento con el objetivo de diagnosticar la situacin en la que se encuentra
la empresa. Necesitamos su cooperacin y sinceridad para ello.
Instrucciones: Marque con una X la evaluacin otorgada a cada criterio que le relacionamos. Para ello
se utilizar un orden ascendente, siendo 1 la menor calificacin y 5 la mayor.

Descripcin del tem.

1
1. La definicin de la Demanda anual se realiza a
travs de la aplicacin de mtodos de pronsticos.
2. Se confecciona el presupuesto de compra en base a
la demanda pronosticada.
3. Se aplican instrumentos para el anlisis y la
seleccin de los proveedores.
4. Est definido para cada familia de productos el
sistema de gestin de inventarios acorde con las
necesidades de los clientes y de la organizacin.
a) Se realiza la clasificacin de los productos siguiendo
diferentes criterios.
b) Se define el sistema de gestin de inventarios a
aplicar para cada tipo.
c) Se determinan los costos de almacenamiento, de
lanzamiento de cada orden y dems variables
necesarias para calcular los parmetros del sistema.
5. Se desarrolla la negociacin con los proveedores
por personas que poseen preparacin y dominio de
la informacin requerida para estos fines.
6. Como resultado del proceso de negociacin queda
plasmado en el contrato todas las condiciones
establecidas por las partes involucradas.
7. Se controla sistemticamente el cumplimiento del
contrato.
8. Se controlan los costos asociados a la Gestin de
Aprovisionamiento.

81

Anexo 4.3
LISTA DE CHEQUEO DEL SERVICIO AL CLIENTE
Estamos realizando una investigacin para conocer los posibles factores que inciden en la
satisfaccin del cliente, con el objetivo de diagnosticar la situacin en la que se encuentra la
empresa en relacin a este aspecto. Necesitamos su cooperacin y sinceridad para ello.
Instrucciones: Marque con una X la evaluacin otorgada a cada criterio que le relacionamos. Para ello
se utilizar un orden ascendente, siendo 1 la menor calificacin y 5 la mayor.
Descripcin del tem
1
1. Se disea el Servicio al Cliente teniendo en cuenta:
a) La seleccin de los segmentos de mercado que son objetivos de la
empresa.
b) La identificacin de los componentes claves del servicio relativo a
las necesidades del cliente (tiempo de entrega, calidad, variedad,
caractersticas, servicio post-venta, costos, etc.)
c)
Se evala la posicin de la empresa en relacin con los
componentes claves del servicio con respecto a la competencia.
d) Se realiza la caracterizacin de cada grupo de cliente.
e) Se realiza el estudio de la demanda del servicio al cliente
considerando los componentes claves identificados.
f) Se proyectan las metas y el nivel de servicio a brindar considerando
los competidores y los patrones de conducta.
g) Se definen los parmetros crticos del sistema logstico para
garantizar el servicio.
h) Se proyecta el contenido y la magnitud de los parmetros crticos del
sistema logstico.
i) Se disea la oferta y la promocin del servicio.
2. Los aspectos relativos al Servicio al Cliente forman parte de las
polticas de la Organizacin.
3. La estructura de la Organizacin responde a las necesidades para
proporcionar el Servicio diseado.
4. Estn definidos los puntos de contactos de la empresa con los
clientes.
5. Se les brinda informacin y orientacin al cliente.
6. Utilizan indicadores para evaluar el nivel de servicio proporcionado.
a) Se conocen los costos por fallos en el servicio al cliente.
b) Se conoce el tiempo medio del ciclo de pedidos.
c) Se controlan y se le da el tratamiento requerido a las quejas.
7. Se utiliza un mecanismo para la medicin del grado de satisfaccin
al cliente.
8. Se realizan estudios para evaluar la imagen de la empresa en
relacin al servicio al cliente para los mercados en los que opera
9. El director general recibe peridicamente un informe sobre el
comportamiento del servicio al cliente.

82

Anexo 4.4
LISTA DE CHEQUEO: ENVASE, EMBALAJE, MEDIOS UNITARIZADORES Y MEDIOS DE
TRASPORTE INTERNO.
Estamos realizando una investigacin para conocer los posibles factores que inciden en las
actividades anteriormente relacionadas con el objetivo de diagnosticar la situacin en la que se
encuentra la empresa en relacin a estos aspectos. Necesitamos su cooperacin y sinceridad
para ello.
Instrucciones: Marque con una X la evaluacin otorgada a cada criterio que le relacionamos. Para ello
se utilizar un orden ascendente, siendo 1 la menor calificacin y 5 la mayor.
1. ENVASE Y EMBALAJE
Funcin protectora
a) Protegen a los productos del clima
b) Protegen a los productos de los agentes
mecnicos.
c) Protegen a los productos de los agentes
biolgicos
Funcin racionalizadora
d) Satisfacen el principio de evitar la doble
manipulacin.
e) Fcil manipulacin.
f) Facilitan el aprovechamiento ptimo de las
capacidades de almacenaje.
g) Disminuyen las prdidas de mercanca.

Funcin informativa y promotora.

h) Poseen informacin sobre los productos y como
manipularlos.
i) Poseen buena comunicacin y presentacin.
j) Se encuentran normalizados.
2. MEDIOS UNITARIZADORES.
a) Se tiene definida la tecnologa de
almacenamiento de los productos.
b) Se cumplen las reglas de unitarizacin de las
cargas.
c) Se prevn el mantenimiento, reparacin y
renovacin.
3. MEDIOS DE TRANSPORTE INTERNO
a) Existe una correcta seleccin de los equipos de
transporte interno.
b) Se utilizan adecuadamente ( no existe sub. o
sobre utilizacin)
c) La cantidad existente es la necesaria.

83

d) Se cumplen los requisitos necesarios de

seguridad para la carga y descarga.
e) Se realiza el mantenimiento y reparacin de los
equipos segn lo planificado.

Anexo 4.5
LISTA DE CHEQUEO DE TRANSPORTE
Estamos realizando una investigacin para conocer los posibles factores que inciden en la
funcin de transporte con el objetivo de diagnosticar la situacin en la que se encuentra la
empresa en relacin a este aspecto. Necesitamos su cooperacin y sinceridad para ello.
Instrucciones: Marque con una X la evaluacin otorgada a cada criterio que le relacionamos. Para ello
se utilizar un orden ascendente, siendo 1 la menor calificacin y 5 la mayor.
Descripcin del tem

1. Se realiza la seleccin del modo de Transporte a utilizar.

2. Se seleccionan tcnicamente los medios de Transporte a
utilizar.
3. Se seleccionan econmicamente los medios de Transporte
a utilizar.
4. Se conocen las caractersticas de los equipos (seguridad,
estado tcnico, confort, etc.).
5. Se determina el nmero de medios de transporte a utilizar
ya sean propios o contratados.
6. Se realiza el MTTO y reparacin de los equipos segn lo
planificado.
7. El nivel de explotacin de los medios de transporte es el
adecuado.
8. Se disean las rutas de distribucin.
9. Se cumplen las rutas de distribucin segn el diseo.
10. Existe una programacin de los envos.
11. Se cumplen las normas de transportacin establecidas
segn las caractersticas de los productos.
12. Existe la documentacin y control de los medios de
transporte y de los procesos de transportacin.

84

13. Se contabilizan los costos de Transporte.

ANEXO 5: Clasificacin de los mtodos de pronstico

Basada en: Hanke & Deitsch [1996] y Schroeder [1992].
METODOS
CUALITATIVOS

METODOS CUANTITATIVOS

SERIE DE
TIEMPO

CAUSALES

Nombre
Delphi
Juicio informado
Analoga de ciclos de vida
Investigacin de mercados

Horizonte de prediccin
Mediano y largo plazo
Corto plazo
Mediano y largo plazo
Corto y mediano plazo

No formales
Promedio simple
Promedio mvil
Suavizacin exponencial
Suavizacin exponencial lineal
Suavizacin exponencial cuadrtica
Suavizacin exponencial estacional
Filtracin adaptativa
Descomposicin clsica
Modelos de tendencia exponencial
Ajuste de curva S
Modelo de Gompertz
Curvas de crecimiento
Census II
Box-Jenkins
Regresin simple
Regresin Mltiple
Indicadores principales
Modelos economtricos
Regresin mltiple de series de
tiempo.

Corto
Corto
Corto
Corto
Corto
Corto
Corto
Corto
Corto
Mediano y largo
Mediano y largo
Mediano y largo
Mediano y largo
Corto
Corto
Mediano
Mediano
Corto
Corto
Mediano y largo

85

Anexo 6
Calificacin de los productos en la matriz (Kraljic1984).

Alta

Importancia de
los productos

Baja
Baja

Alta

Complejidad de

adquisicin
Estrategias para cada cuadrante:
Cuadrante 1: Los productos de este cuadrante no necesitan ninguna estrategia de
aprovisionamiento.
Cuadrante 2: Mantener buenas relaciones con los proveedores de estos productos
para asegurar su compra cuando sea necesario.
Cuadrante 3: Establecer polticas de inventario que asegure la no ocurrencia de stock.
en caso muy necesario establecer contrato con los proveedores.
Cuadrante 4: Es necesario estudiar la cartera de proveedores y establecer relaciones
a mediano o largo plazo mediante contrato.
El anlisis y seleccin de proveedores debe centrarse en aquellos artculos del
cuadrante 4, que sern aquellos cuyo mercado de aprovisionamiento sea muy
complejo y cuya compra sea de gran importancia para la empresa, es decir los
artculos estratgicos. Esta clasificacin de los artculos debe ser constantemente

86

revisada ya que puede verse afectada por los numerosos cambios que pueden ocurrir
en el entorno, as como en las condiciones de la oferta y de la demanda.

87

Anexo 7
Calificacin de los proveedores segn atractivo y poder de negociacin:

Alta

Baja

Atractivo del proveedor

3
4
Baja

Alta

Poder de negociacin de la
empresa.

Estrategias por cuadrante:

Cuadrante 1: Tratar de convencer al proveedor de la importancia de nuestras compras
en el presente y en el futuro. Mantener relaciones de compra con otro proveedor, que
aunque no sean tan atractivos, permita cierto aseguramiento de los productos.
Cuadrante 2: Reforzar las relaciones a mediano y largo plazo. En lo posible, presionar
sobre los precios u otros elementos del servicio, sin deteriorar las relaciones.
Cuadrante 3: No comprarle siempre que sea posible.
Cuadrante 4: Hacer algunas compras, presionando para sacar el mayor provecho
posible, sin descuidar la tica profesional, para asegurar ser su cliente, en caso de que
su atractivo cambie favorablemente en el futuro.
Como se puede observar, la seleccin de los proveedores debe ser teniendo en cuenta
un orden prioritario segn el cuadrante de posicionamiento: 2, 1, 4, 3, para cada grupo
de artculo analizado.

88

ANEXO 8. Sistemas de gestin de Inventario P y Q.

Existencias

T
Q

Tiempo
P

Sistema de Revisin Peridica (P)

Existencias
Q

R
Ic
Tiempo
L

Sistema de revisin continua (Q)

89

Anexo 9. Seleccin de la Tecnologa de Almacenamiento.

Masividad
( m3/ surtido)

Material

Baja ( menor que

0.4 )

Pequeo ( suelto o a
granel )

Media ( entre 0.4 y

2.4 )

Alta ( mayor que

2.4 )

Medios de almacenaje

Medios de transporte

Estantera
Carga fraccionada

Medio unitarizador
Gavetas

Cargas unitarizadas

Convencional para
paletas

Paletas de
intercambio, Paletas
cajas o Medias
paletas cajas

Manual, escalera,
montacargas con cabina

Cargas unitarizadas

Paletas de
intercambio

Montacargas con cabina

Manual, escalera,
montacargas con cabina

90