Cdigo:

MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS DE
LA NORMA

PGD-01
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

4.1 Requisitos
generales

Objetivo

4.2.2 Manual de
calidad

Establecer el
direccionamiento
estratgico de la
Institucin, que
permita orientarla
y definir las
pautas para su
despliegue,
aplicacin y
seguimiento de
manera que se
garantice la
permanencia y
desarrollo del
Colegio a
mediano y largo
plazo

4.2 Requisitos de
la documentacin.

4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
5.1 Compromiso
de la direccin
5.2 Enfoque al
cliente
5.3 Poltica de la
calidad
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad, autoridad y
comunicacin

Cargo
responsable

5.6 Revisin por la

direccin

Rector

8.1 Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3 Seguimiento
y medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGD-01-R01
PLAN
ESTRATGICO

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Norma ISO 9001 Directrices para

versin 2008
los colegios
alemanes en el
extranjero
Directrices
formuladas
desde la Junta
Directiva
Proyecciones
PGD-03-R03ENCUESTAS
DE SATISFAC
CIN DE
PADRES.
Evaluacin de
la prestacin
del servicio por
los estudiantes
PGD-03-R02
EVALUACIN
DEL CLIMA
ORGANIZACIO
NAL
Norma ISO
9001:2000
Ley General de
educacin y
decretos
reglamentarios
Constitucin
poltica de
Colombia
Proceso de
Personal
Gestin Humana competente
Proceso Gestin Recursos fsicos
Administrativa y y econmicos
Financiera

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
Misin y Visin
Poltica de
calidad
Objetivos de
calidad
Valores
institucionales
Modelo
pedaggico
PGD-01-R01
PLAN
ESTRATGICO

INDICADORES
CLIENTES
Comisin de
calidad
Todos los
procesos

Nivel de
cumplimiento del
plan de desarrollo

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGD-02
REVISIN POR
LA DIRECCIN
Objetivo
Definir y aplicar la
revisin del SGC
por la rectora,
para asegurarse
de su continua
adecuacin y
eficacia.
Cargo
responsable
Rector

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
5.6 Revisin por la
direccin
8.1 Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3 Seguimiento
y medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

ACTA DE
REVISIN POR
LA DIRECCIN

ORIGEN
(Proveedores)
Proceso de
Gestin de
Direccin

SALIDAS

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

QU SALE?
(Resultados)

Resultados de
auditoras
internas
Retroalimen tacin del cliente
Desempeo de
los procesos y
conformidad del
servicio
Estado de las
acciones
correctivas y
preventivas
Acciones de
seguimiento de
revisiones por la
direccin
Cambios que
afecten al SGC
Recomendaciones para la
mejora

Resultados de
cada entrada

Proceso de
Personal
Gestin Humana competente
Proceso Gestin Recursos fsicos y
Administrativa y econmicos
Financiera

Decisiones y
acciones
relacionadas
con:
Mejora de la
eficacia del
SGC y sus
procesos
Mejora del
servicio en
relacin con los
requisitos del
cliente
Necesidades de
recursos
Conclusin
sobre la
conveniencia
del sistema, la
adecuacin y la
eficacia
continua

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos

Nivel de
cumplimiento de
las revisiones por
la direccin

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGD-03
COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos

Comunicacin
interna

4.2.4 Control de
registros

Comunicacin
externa
Objetivo

5.1 Compromiso
de la relacin

Generar medios y
estrategias de
comunicacin
oportuna, clara y
fidedigna, que
permitan prestar
un buen servicio
al beneficiario,
captar su nivel de
satisfaccin y
tener una
excelente
coordinacin de
actividades
Cargo
responsable
Rector

REGISTROS

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

PGD-03-R01
Rector
Cronograma de
EVALUACIN
Todo el personal actividades.
DE LA EFICACIA
Dispos. Rector
EN LA
Disposiciones
COMUNICACIN
ComEval/Prom

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

Resultados de la Empleados de la Nivel de eficacia

evaluacin de la Institucin
de la
eficacia de la
comunicacin
comunicacin y el
clima organiz.

Comunicaciones
de Conaced,
Secretara de
Educacin, MEN,
BVA-ZfA

5.5
Responsabilidad
Autoridad y
Comunicacin

Sugerencias e
inquietudes

8.1 Generalidades

PGD-03-R02
8.2.1 Satisfaccin EVALUACIN
del cliente
CLIMA ORGAN
8.2.2 Auditoras
internas
PGD-03-R03

Rector y

Disposiciones de
Empleados de la Rectora
Institucin

Padres de familia Inquietudes y

8.2.3 Seguimiento ENCUESTA
quejas
Estudiantes
y medicin de los SATISFACCIN
procesos
DE PADRES DE
FAMILIA
8.4 Anlisis de
datos
PGD-03-R04
EVALUACIN
8.5.1 Mejora
ESTUDIANTIL A
continua
PROFESORES Y
8.5.2 Accin
SERVICIOS
Correctiva
PGD-03-R05
8.5.3 Accin
INQUIETUDES,
Preventiva
QUEJAS,
RECLAMOS Y/O
RECONOCIMIEN
TOS
Proceso de
Personal
Gestin Humana competente
Proceso Gestin Recursos fsicos
Administrativa y y econmicos
Financiera

Resultados de la Rector
evaluacin de
Padres de
Padres de familia Familia
Resultados de la Estudiantes
evaluacin de los
Comit de
docentes por
Calidad
parte de los
Empleados de la
estudiantes
Informe de quejas Institucin
y reclamos

Conaced, MEN,
Secretara de
Educacin
Distrital

Nivel de eficacia
de comunicacin
Nivel satisfaccin
de Padres con el
servicio
Nivel de satisf. de
estudiantes con
el servicio
(Evaluacin a
docentes)
Nivel de
efectividad con la
respuesta a
inquiet./quejas

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA NORMA

REGISTROS

PGD-04
4.1 Requisitos
Requisitos de
ELABORACION generales
forma
DOCUMENTOS 4.2 Requisitos de
Objetivo:
la documentacin
Definir la
estructura y los
requisitos de
forma para la
elaboracin de
los documentos
del SGC del
colegio

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

Norma ISO
9001:2008

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos

No aplica

Todos los
procesos

No aplica

4.2.3. Control de
los documentos
4.2.4 Control de
los registros
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

PGD-05
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Objetivos :
Asegurar el
control de los
documentos del
SGC de la
Institucin y con
ello garantizar
que permanezcan
actualizados y
disponibles para
las personas que
los requieran en
el desarrollo de
su labor
Cargo
responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Representante de
la Direccin,
Secretaria
Acadmica

4.2.3. Control de PGD-05-R01

los documentos LISTADO
MAESTRO DE
DOCUMENTOS
INTERNOS
PGD-05-R02
LISTA DE
DISTRIBUCIN
DE
DOCUMENTOS.
PGD-05-R03
REGISTRO DE
ACTUALIZACIN
DE
DOCUMENTOS
PGD-05-R04
LISTADO
MAESTRO DE
DOCUMENTOS
EXTERNOS

ICONTEC

Norma NTC-ISO PGD-O5

9001:2008
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Procedimientos
documentados

PGD-05-R01
LISTADO
MAESTRO DE
DOCUMENTOS
INTERNOS

PGD-05-R03
REGISTRO DE
ACTUALIZACIN
DE
DOCUMENTOS

PGD-05-R02
LISTA DE
DISTRIBUCIN
DOCUMENTOS
PGD-05-R04
LISTADO
MAESTRO DE
DOCUMENTOS
EXTERNOS
Documentos
controlados
internos y
externos

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA
NORMA

ENTRADAS
REGISTROS

PGD-06 CONTROL DE 4.2.4.

PGD-06-R01
REGISTROS DE
Control de LISTADO
CALIDAD
registros
MAESTRO DE
CONTROL DE
Objetivo
REGISTROS
Definir el sistema de
control de registros para
disponer de evidencias
objetivas que
demuestren la
conformidad con los
requisitos especificados
para el SGC del Colegio

ORIGEN
(Proveedores)
ICONTEC

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

Norma NTC-ISO PGD-06

9001:2008
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
REGISTROS
PGD-06
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
REGISTROS

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos

No aplica

Docentes

No aplica

PGD-06-R01
LISTADO
MAESTRO
DE CONTROL
DE REGISTROS

Cargo responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Representante Direccin
Secretaria Acadmica
PGD-07 CONTROL DE 8.3
No aplica
SERVICIO NO
Control del
CONFORME
Servicio no
conforme
Objetivo

Norma NTC-ISO PGF-03 R28

9001:2008
REGISTRO DE
CURSO
Ley general de

Establecer y aplicar el
mtodo de identificacin
y control del servicio no
conforme de acuerdo
con los requisitos
definidos por el Colegio
para prevenir su
ocurrencia
Cargo responsable

Proceso de
formacin

Proceso: Rector
Procedimiento:
Representante de la
Direccin
Secretaria Acadmica

Educacin

Consejo
acadmico
Comisiones de
evaluacin y
promocin

PGF-03-R18
ACTA DE
REUNIN
COMISIN DE
DISCIPLINA
SECCIONAL
PGF-01-R04
LISTA DE
ALUMNOS
ADMITIDOS
PGF-02-R03
CONTROL DE
REVISIN,
VERIFICACIN
Y VALIDACIN

PGF-03-R20
CITACIN CON
PADRES DE
FAMILIA
PGF-01-R06
DISTRIBUCIN
DE ALUMNOS
POR CURSO
ACTA DE
SERVICIO NO
CONFORME

Estudiantes
Padres de familia

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MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio

PROCEDIMIENTO

PGD-08 ACCIONES
CORRECTIVAS
Objetivo
Establecer la
metodologa para
identificar las no
conformidades en los
procesos, aplicar
acciones correctivas que
eliminen sus causas y
prevengan que se
vuelva a presentar

REQUISITOS
DE LA
NORMA

ENTRADAS
REGISTROS

8.5.2
PGD-08-R01
Acciones
IDENTIFICorrectivas CACIN Y
CONTROL
DE ACCIONES
CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

Cargo responsable

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Norma NTC-ISO Revisin por la

Direccin
9001:2008
(anlisis de
Todos los
indicadores)
procesos
Quejas,
reclamos y
resultados
negativos que
expresen
insatisfaccin
de los
beneficiarios
del servicio

Represent. Direccin
Procedimiento :

Auditoras
externas

Represent. Direccin
Directores de Seccin
Psiclogas

Autocontrol de
los procesos

Establecer la
metodologa para
identificar los riesgos o
no conformidades
potenciales en los
procesos y aplicar las
acciones que prevengan
su ocurrencia
Cargo responsable
Proceso:

INDICADORES
CLIENTES

PGD-08-R01
Todos los
IDENTIFIprocesos
CACIN Y
CONTROL
DE ACCIONES
CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

Efectividad de las
acciones
correctivas

PGD-08-R01
Todos los
IDENTIFIprocesos
CACIN Y
CONTROL DE
ACCIN
CORRECTIVA Y
PREVENTIVA

Efectividad de las
acciones
preventivas

Tendencias de
indicadores

Directora Administrativa

Objetivos

QU SALE?
(Resultados)

Auditoras
internas

Proceso:

PGD-09 ACCIONES
PREVENTIVAS

SALIDAS

8.5.2
Acciones
Preventivas

PGD-08 R01
IDENTIFICACIN Y
CONTROL DE
ACCIONES
CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

Norma NTC-ISO Revisin por la

9001:2008.
Direccin
(anlisis de
Todos los
indicadores)
procesos
Quejas,
reclamos y
resultados
negativos que
expresen
insatisfaccin
de los
beneficiarios
del servicio

Represent. Direccin

Auditoras
internas

Procedimientos:
Represent. Direccin

Auditoras
externas

Directores de Seccin,
Psiclogas

Autocontrol de
los procesos

Directora Administrativa

Tendencias de
indicadores

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MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE DIRECCIN
PGD

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio

PROCEDIMIENTO

PGD-10 AUDITORAS
INTERNAS

REQUISITOS
DE LA
NORMA

ENTRADAS
REGISTROS

8.5.2
PGD-10-R01
Acciones
CRONOGRAMA
Correctivas DE AUDITORA
Objetivo
INTERNA
Establecer las pautas
PGD-10-R02
para planear y ejecutar
PLAN DE
las auditoras internas
AUDITORA
del SGC
INTERNA
PGD-10-R03
LISTA DE
Cargo responsable
VERIFICACIN
Proceso : Rector
PGD-10-R04
LISTA DE
Procedimiento:
ASISTENTES
Representante Direccin
AUDITORA
INTERNA
Auditores Internos
PGD-10-R05
INFORME FINAL
DE AUDITORA
INTERNA
PGD-10-R06
EVALUACIN
DE AUDITORES
INTERNOS
PGD-08-R01
IDENTIFICACIN Y
CONTROL
DE ACCIONES
CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Norma NTC-ISO Revisin por la

Direccin
9001:2008.
(anlisis de
Norma NTC - ISO indicadores)
19011:2002
Quejas,
Todos los
reclamos y
procesos
resultados
negativos que
expresen
insatisfaccin
de los
beneficiarios
del servicio.

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

PGD-10-R01
Todos los
CRONOGRAMA procesos
DE AUDITORA
INTERNA
PGD-10-R02
PLAN DE
AUDITORA
INTERNA
PGD-10-R03
LISTA DE
VERIFICACIN
PGD-10-R05
INFORME FINAL
DE AUDITORA
Auditoras
INTERNA
internas
PGD-10-R06
EVALUACIN
Auditoras
DE AUDITORES
externas
INTERNOS
Autocontrol de PGD-08-R01
los procesos
IDENTIFIPGD-10-R04
CACIN Y
LISTA DE
CONTROL
ASISTENTES
DE ACCIONES
PGD-10-R03
CORRECTIVAS
LISTAS DE
Y PREVENTIVAS
VERIFICACIN

Efectividad de las
acciones
correctivas

Cdigo:
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MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE FORMACIN
PGF

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA NORMA

PGF-01
ADMISIONES Y
MATRICULA DE
ESTUDIANTES

4.1 Requisitos
generales

Objetivo

4.2.4 Control de
registros

Establecer e
implementar el
procedimiento de
admisin y
matrcula para
alumnos nuevos,
antiguos o que
reingresen al
Colegio, de modo
que se garantice
su participacin
en el proceso de
Gestin de
Formacin
Cargo
responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Directores de
Seccin

4.2.3 Control de
documentos

5.2 Enfoque al
cliente
7.2 Procesos
relacionados con
el cliente

REGISTROS

PGF-01-R01
FORMULARIO
DE
INSCRIPCIN
DE ESTUDIANTE
PGF-01-R02
ESTUDIO
SOCIOECONMICO DE
FAMILIAS

PGF-01-R03
RELACIN DE
8.1 Generalidades ESTUDIANTES
PRESELECCIO8.2.2 Auditoras
NADOS
internas
8.2.3 Seguimiento PGF-01-R04
y medicin de los LISTADO DE
ESTUDIANTES
procesos
ADMITIDOS
8.4 Anlisis de
PGF-01-R05
datos
REGISTRO DE
8.5.1 Mejora
MATRCULA
continua
PGF-01-R06
8.5.2 Accin
DISTRIBUCIN
correctiva
DE ALUMNOS
8.5.3 Accin
POR CURSO
preventiva
PGA-03-R03
PAGAR Y
CARTA DE INSTRUCCIONES
PGA-03-R02
CONTRATO DE
MATRCULA

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Lineamientos del Cronograma

MEN.
general de
actividades
Polticas
Institucionales
Norma NTC ISO
9001:2008

Del alumno:
documentacin
requerida
Registro civil de
nacimiento, en
original
Fotos tamao
carn a color
Informe del
colegio
procedente
Paz y salvo del
colegio
procedente
De los padres :
Fotocopia de la
cdula
Certificados
laborales y
documentos
relacionados con
los ingresos
Referencias
personales de
familias
vinculadas al
colegio

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

PGF-01-R01
Padres de
FORMULARIO
Familia
DE
Estudiantes
INSCRIPCIN
DE ESTUDIANTE
PGF-01-R02
ESTUDIO
SOCIOECONMICO DE
FAMILIAS
PGF-01-R03
RELACIN DE
ESTUDIANTES
PRESELECCIONADOS
PGF-01-R04
LISTADO DE
ESTUDIANTES
ADMITIDOS
PGF-01-R05
REGISTRO DE
MATRCULA
PGF-01-R06
DISTRIBUCIN
DE ALUMNOS
POR CURSO
PGA-03-R03
PAGAR Y
CARTA DE INSTRUCCIONES
PGA-03-R02
CONTRATO DE
MATRCULA

Nivel de
admisiones

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 9 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE FORMACIN
PGF

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA NORMA

PGF-02 DISEO 4.1 Requisitos

CURRICULAR
generales
Objetivo
Establecer y
aplicar la
metodologa del
diseo curricular
que permita
realizar el
proceso de
formacin integral
en el Colegio
Cargo
responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Directores de
Seccin

4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
7.3 Diseo y
desarrollo
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

ORIGEN
(Proveedores)

SALIDAS

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

QU SALE?
(Resultados)

Norma ISO 9001: Norma ISO 9001

2008
PEI
Ley 115 de 1994:
PEI
Decretos,
Ley 115 de 1994 resoluciones y
Decreto 1860 de circulares que la
1994
reglamentan
PGD-05-R03
Resolucin 2343 Decreto 1860 de
REGISTRO DE
1994
ACTUALIZACIN de 1996
Resolucin 2343
DE
Decreto 2247 de de 1996
DOCUMENTOS 1997
Decreto 2247 de
Decreto 1290 de 1997
2009
Decreto 1290 de
Decreto 1850 de 2009
2002
Decreto 1850 de
Ley 934 de 2004 2002
Ley 934 de 2004
Estndares
Estndares
Curriculares
Curriculares
Lineamientos
Lineamientos
Curriculares
Curriculares
Convenio
Convenio
Gobierno Alemn Gobierno Alemn
Central gobierno
Central Gobierno Alemn
Alemn
Programa del
Programa del
Diploma de IB
Diploma de IB
Resultados de la
prestacin del
servicio
educativo:
ICFES, DSD 1 y
2, Cambridge, IB,
Diploma de
Bachiller Nacional

Plan de estudio

PGF-02-R01
INSTRUCTIVO
PARA
PROYECTOS
INSTITUCIONALES

Personal
competente
Proceso de
Recursos fsicos
Gestin Humana y econmicos
Proceso Gestin Manual de
Administrativa Y descripcin de
Financiera
cargos
Diseo Curricular
Informes

INDICADORES
CLIENTES
Docentes

Planes de rea y Estudiantes

PEI
PGF-02 R01
INSTRUCTIVO
PARA LOS
PROYECTOS
INSTITUCIONALES
PGD 05-R03
REGISTRO DE
ACTUALIZACIN
DE
DOCUMENTOS
Actas de revisin,
verificacin y
validacin de las
etapas del diseo

No aplica

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 10 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE FORMACIN
PGF

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGF-03
PLANEACIN Y
PRESTACIN
DEL SERVICIO
Objetivo
Planificar y
organizar todos
los elementos
pedaggicos y
metodolgicos
que permitan que
el diseo
curricular se
aplique en las
prcticas
educativas para
tener estudiantes
que cumplan el
perfil del Colegio

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales

PGF-03 R02 DIAGNSTICO

ESTUDIANTIL
PGF-03-R03 PLANEACIN SEM. DE
CENTROS DE INTERS

4.2.4 Control de
registros

PGF-03-R05 HOJA DE VIDA

KINDERGARTEN

7.1 Planificacin
de la realizacin
del servicio
7.2. Procesos
relacionados con
el cliente
7.5.1 Control de
la produccin y
de la prestacin
del servicio
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas

Proceso: Rector

8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos

Directores de
Seccin

PGF-03 R01 LISTA DE

PROFESORES

4.2.3 Control de
documentos

Cargo
responsable
Procedimiento:

REGISTROS

Coordinadores de 8.2.4
Seguimiento y
rea
medicin del
Docentes
producto
Psiclogas
8.4 Anlisis de

PGF-03-R04 REMISIN A
ENFERMERIA KG - KLASSE 1

PGF-03-R06 INFORME FINAL

INDIVIDUAL KINDERGARTEN
PGF-03-R07 INFORME FINAL DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
PREKINDER
PGF-03 R08 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
PREKINDER
PGF-03-R09 INFORME DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
KINDER
PGF-03-R10 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
KINDER
PGF-03-R11 INFORME DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
KLASSE 1
PGF-03-R12 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
KLASSE 1
PGF-03-R13
REGISTRO DE NOTAS KLASSEN 212
PGF-03-R14 INFORME
EVALUATIVO REA PARA EL
DIRECTOR DE GRUPO
PGF-03-R15 INFORME DEL
DIRECTOR DE GRUPO PARA LA
COMISIN DE EVALUACIN
PGF-03-R16 ACTA DE REUNIN DE
REA O SECCIN
PGF-03-R17 ACTA DE
RECUPERACIN
PGF-03-R18 ACTA DE COMISIN
DE DISCIPLINA
PGF-03-R19 FICHA DE REMISIN A
PSICOLOGIA
PGF-03-R20
CITACIN A PADRES DE FAMILIA

datos

PGF-03-R21SOLICITUD DE
CONSULTA

8.5.1 Mejora
continua

PGF-03-R22 ACTA DE REUNIN

CON PADRES

8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

PGF-03-R23 PERMISO PARA

AUSENTARSE DE CLASE
PGF-03-R24 AUTORIZACIN
EVENTOS
PGF-03-R25 SOLICITUD DE
LICENCIA ESTUDIANTIL
PGF-03-R26 EXCUSA POR
AUSENCIA
PGF-03-R27 PERMISO ENTRADA
DE VISITANTES
PGF-03-R28 REGISTRO DE CURSO
PGF-03-R29 PLANEADOR
KINDERGARTEN
PGF-03-R30 PROMOCIN EN
RIESGO POR BAJO RENDIMIENTO
PGF-03-R31 LISTA DE
DIRECTORES
PGF-03-R32 ANLISIS GRFICO DE
NOTAS

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Ley general de
educacin
Colombiana Ley
115 de 1994

Personal
competente
MDC-02 MANUAL
DE
Decreto 1860 de DESCRIPCIN
DE CARGOS
agosto 3 de
1994
Decreto 2247 de Diseo Curricular
septiembre11 de Informe
1997
Decreto 1290 de
2009

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
PGF-03 R01 LISTA DE
PROFESORES
PGF-03 R02 DIAGNSTICO
ESTUDIANTIL
PGF-03-R03 PLANEACIN SEM.
DE CENTROS DE INTERS
PGF-03-R04 REMISIN A
ENFERMERA KG - KLASSE 1
PGF-03-R05 HOJA DE VIDA
KINDERGARTEN
PGF-03-R06 INFORME FINAL
INDIVIDUAL KINDERGARTEN
PGF-03-R07 INFORME FINAL DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
PREKINDER
PGF-03 R08 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
PREKINDER
PGF-03-R09 INFORME DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
KINDER

Decreto 1850 de
2002

PGF-03-R10 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
KINDER
PGF-03-R11 INFORME DE
EVALUACIN 1 SEMESTRE
KLASSE 1

Resolucin 2343
de junio 5 de
1996

PGF-03-R12 INFORME DE
EVALUACIN 2 SEMESTRE
KLASSE 1

Ley 934 de 2004

PGF-03-R13REGISTRO DE NOTAS
KLASSEN 2-12

Lineamientos
curriculares

PGF-03-R14 INFORME
EVALUATIVO REA PARA EL
DIRECTOR DE GRUPO

Estndares
bsicos de reas
acadmicas

PGF-03-R15 INFORME DEL

DIRECTOR DE GRUPO PARA LA
COMISIN DE EVALUACIN
PGF-03-R16 ACTA DE REUNIN
DE REA O SECCIN

Proceso de
Recursos fsicos y
Gestin Humana econmicos

PGF-03-R17 ACTA DE
RECUPERACIN
PGF-03-R18 ACTA DE COMISIN
DE DISCIPLINA
PGF-03-R19 FICHA DE REMISIN
A PSICOLOGA

Proceso Gestin Requisitos Legales

Administrativa
Lineamientos
Financiera
Polticas
institucionales
Carpeta de
acompaamiento
de estudiantes

PGF-03-R20 CITACIN A PADRES

DE FAMILIA
PGF-03-R21SOLICITUD DE
CONSULTA
PGF-03-R22 ACTA DE REUNIN
CON PADRES
PGF-03-R23 PERMISO PARA
AUSENTARSE DE CLASE
PGF-03-R24 AUTORIZACIN
EVENTOS
PGF-03-R25 SOLICITUD DE
LICENCIA ESTUDIANTIL
PGF-03-R26 EXCUSA POR
AUSENCIA
PGF-03-R27 PERMISO ENTRADA
DE VISITANTES
PGF-03-R28 REGISTRO DE
CURSO
PGF-03-R29 PLANEADOR
KINDERGARTEN
PGF-03-R30 PROMOCIN EN
RIESGO POR BAJO RENDIMIENTO
PGF-03-R31 LISTA DE
DIRECTORES
PGF-03-R32 ANLISIS GRFICO
DE NOTAS

INDICADORES
CLIENTES
Docentes

Cumplimiento
Estudiantes de proyectos de
formacin
Padres de
Nivel de logro
familia
acadmico
Nivel de logro
en pruebas de
estado
Nivel de logro
en Bachillerato
Internacional

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 11 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN DE FORMACIN
PGF

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGF-04
ACOMPAAMIENTO DE
ESTUDIANTES
Objetivo
Definir y aplicar
parmetros para
realizar el
acompaamiento
personal y grupal
de los estudiantes
en su disciplina y
comportamiento,
contribuyendo a
su proceso de
formacin integral
Cargo
responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Directores de
Seccin
Psiclogas

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
7.1 Planificacin
de la realizacin
del producto
7.5.1 Control de
la produccin y
de la prestacin
del servicio
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos

REGISTROS

PGF-03-R04 REMISIN A
ENFERMERA
PGF-03-R05 HOJA DE
VIDA KINDERGARTEN
PGF-03-R06 INFORME
FINAL INDIVIDUAL
KINDERGARTEN
PGF-03-R07 INFORME DE
EVALUACIN 1
SEMESTRE PREKINDER

ORIGEN
(Proveedores)
Constitucin
Nacional
Ley 115
Cdigo del Menor
Manual de
Convivencia

PGF-03 R08 INFORME DE

EVALUACIN 2
SEMESTRE PREKINDER

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)
MDC-02
MANUAL DE
DESCRIPCIN
DE CARGOS
Requisitos
Legales
Lineamientos
Polticas
institucionales

PGF-03-R09 INFORME DE
EVALUACIN 1
SEMESTRE KINDER

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
PGF-03-R04 REMISIN A
ENFERMERA
PGF-03-R05 HOJA DE
VIDA KINDERGARTEN
PGF-03-R06 INFORME
FINAL INDIVIDUAL
KINDERGARTEN
PGF-03-R07 INFORME DE
EVALUACIN 1
SEMESTRE PREKINDER
PGF-03 R08 INFORME DE
EVALUACIN 2
SEMESTRE PREKINDER
PGF-03-R09 INFORME DE
EVALUACIN 1
SEMESTRE KINDER

PGF-03-R10 INFORME DE
EVALUACIN 2
SEMESTRE KINDER

PGF-03-R10 INFORME DE
EVALUACIN2 SEMESTRE
KINDER

PGF-03-R12 INFORME DE
EVALUACIN KLASSE 1

PGF-03-R12 INFORME DE
EVALUACIN KLASSE 1

PGF-03-R13 REGISTRO DE
NOTAS KLASSEN 2-12
PGF-03-R14 INFORME
EVALUATIVO DE REA
PARA EL DIRECTOR DE
GRUPO
PGF-03-R15 INFORME
DIRECTOR DE GRUPO
PARA LA COMISIN DE
EVALUACIN
PGF-03-R16 ACTA DE
REUNIN DE REA O
SECCIN

Proceso de
Gestin de
Formacin

Personal
competente

Proceso de
Recursos fsicos
Gestin Humana y econmicos
Proceso Gestin
Administrativa y
Financiera

PGF-03-R13 REGISTRO DE
NOTAS KLASSEN 2-12
PGF-03-R14 INFORME
EVALUATIVO DE REA
PARA EL DIRECTOR DE
GRUPO
PGF-03-R15 INFORME
DIRECTOR DE GRUPO
PARA LA COMISIN DE
EVALUACIN
PGF-03-R16 ACTA DE
REUNION DE REA O
SECCIN

8.2.4
Seguimiento y
medicin del
producto

PGF-03-R18 ACTA DE
COMISIN DE DISCIPLINA
SECCIONAL/ INSTITUCIONAL
PGF-03-R19 REMISIN A
PSICOLOGA

PGF-03-R19 REMISIN A
PSICOLOGA

8.4 Anlisis de
datos

PGF-03-R20 CITACIN A
PADRES DE FAMILIA

PGF-03-R20 CITACIN A
PADRES DE FAMILIA

PGF-03-R21 SOLICITUD
DE CONSULTA

PGF-03-R21 SOLICITUD
DE CONSULTA

PGF-03-R22 ACTA DE
REUNIN CON PADRES
DE FAMILIA

PGF-03-R22 ACTA DE
REUNIN CON PADRES
DE FAMILIA

PGF-03-R23 PERMISO
PARA AUSENTARSE DE
CLASE.

PGF-03-R23 PERMISO
PARA AUSENTARSE DE
CLASE

PGF-03-R28 REGISTRO DE
CURSO

PGF-03-R28 REGISTRO DE
CURSO

PGF-03-R29 PLANEADOR
DE KINDERGARTEN

PGF-03-R29 PLANEADOR
DE KINDERGARTEN

PGF-03-R30 PROMOCIN
EN RIESGO POR BAJO
RENDIMIENTO

PGF-03-R30 PROMOCIN
EN RIESGO POR BAJO
RENDIMIENTO

PGF-03-R31 LISTA DE
DIRECTORES DE GRUPO
Y COORDINADORES DE
REA

PGF-03-R31 LISTA DE
DIRECTORES DE GRUPO
Y COORDINADORES DE
REA

PGF-04 R01 REMISIN

EXTERNA

PGF-04 R01 REMISIN

EXTERNA

8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

PGF-03-R18 ACTA DE
COMISIN DE DISCIPLINA
SECCIONAL/ INSTITUCIONAL

INDICADORES
CLIENTES
Estudiantes y
Nivel de logro de
padres de familia convivencia
(disciplina o
Docentes
comportamiento)
Consejo
Acadmico
Comisiones de
evaluacin y
promocin

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 12 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN HUMANA
PGH

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGH-01
FORMACION Y
DESARROLLO
DE
COMPETENCIAS
LABORALES
Objetivo
Definir el mtodo
para la
estructuracin de
las competencias
laborales de cada
uno de los cargos
que conforman el
Colegio y
desarrollar en las
personas las
competencias y
habilidades,
aptitudes
intelectuales,
cualidades
personales y de
gestin
administrativa
(efectividad
laboral), que
deben poseer
para garantizar el
desempeo de
su labor
Cargo
responsable:
Proceso: Rector
Procedimiento:
Directora
Administrativa

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.2 Recursos
humanos
6.3
Infraestructura
6.4 Ambiente de
trabajo
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGH-01-R01
VALORACIN
DE
COMPETENCIAS
ACTUALES POR
PERSONA
PGH-01-R02
PLAN DE
CAPACITACIN
DE LA
INSTITUCIN
PGH-01-R03
EVALUACIN
DE
DESEMPEO
PGH-01-R04
SOLICITUD DE
CAPACITACIN
PGH-02-R05
CONTROL DE
ASISTENCIA A
EVENTOS DE
FORMACIN

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Norma NTC ISO MDC-01

9001:2008
MANUAL DE
DESCRIPCIN
Refoco (Centro
Regional Andino) DE CARGOS
Manual de
colegios
alemanes en el
extranjero

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

Proceso de
Directivas y
formacin
empleados
PGH-01 R01
VALORACIN
DE
COMPETENCIAS
ACTUALES POR
PERSONA
PGH-01 R02
PLAN DE
CAPACITACIN
DE LA
INSTITUCIN
PGH-01 R03
EVALUACIN
DEL
DESEMPEO

Valoracin de
competencias
Evaluacin de
desempeo
Cumplimiento del
plan de formacin
Nivel de impacto
de la capacitacin

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 13 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN HUMANA
PGH

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGH-02
SELECCIN,
VINCULACIN E
INDUCCIN DE
PERSONAL
Objetivo
Definir y aplicar
las pautas que se
deben tener en
cuenta para
realizar un
adecuado
proceso de
seleccin,
vinculacin e
induccin que le
permita al Colegio
Alemn de
Barranquilla
contar con
personal
competente para
garantizar la
prestacin de
servicios de
calidad.
Cargo
responsable
Proceso: Rector
Procedimiento:
Directora
Administrativa

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.2 Recursos
humanos
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

SALIDAS

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

QU SALE?
(Resultados)

PGH-02-R01
Norma NTC-ISO
HOJA DE VIDA 9001 2008
INSTITUCIONAL
PGH-02-R02
VERIFICACIN
DE
REFERENCIAS
PGH-02-R03
PRUEBA
ESPECIFICA DE
CONOCIMIENTOS
PGH-02-R04
PRUEBA
ESPECIFICA DE
COMPETENCIA
(Prueba de
campo)
PGH-02-R05
FICHA DE
SEGUIMIENTO A
PROCESO DE
SELECCIN
PGH-02-R06
PLANTA DE
PERSONAL
PGH-02-R09
CONTRATO
LABORAL
PGH-02-R07
PROGRAMA DE
INDUCCIN
PGH-02-R8 PAZ
Y SALVO
INSTITUCIONAL

Requisitos de ley.
Requisitos
Institucionales.
MDC-02 MANUAL
DESCRIPCIN
DE CARGOS
PGH-02-R01
HOJA DE VIDA
INSTITUCIONAL
PGH-02-R02
VERIFICACION
REFERENCIAS
PGH-02-R03
PRUEBA
ESPECFICA DE
CONOCIMIENTO
PGH-02-R04
PRUEBA DE
CAMPO
PGH-02-R05
FICHA DE
SEGUIMIENTO A
PROCESO DE
SELECCIN
PGH-02-R07
PROGRAMA DE
INDUCCIN
PGH-01-R05
CONTROL DE
ASISTENCIA A
EVENTOS DE
FORMACIN
PGH-02
PROCEDIMIENTO
DE SELECCIN,
VINCULACIN E
INDUCCIN DE
PERSONAL
APROBADO
Registros del
procedimiento
Candidatos
Necesidades de
personal

Personal
seleccionado
idneo y
competente
PGH-02-R06
PLANTA DE
PERSONAL
PGH-02-R07
PROGRAMA DE
INDUCCIN
PGH-02-R08
PAZ Y SALVO
INSTITUCIONAL
PGH-02-R09
CONTRATO
LABORAL

Proceso de
Personal
Gestin Humana competente
Proceso Gestin Recursos fsicos
Administrativa Y y econmicos
Financiera

INDICADORES
CLIENTES
Rectora

Eficiencia del
Responsables de proceso de
seleccin
proceso y
estudiantes

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 14 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN HUMANA
PGH

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO
PGH-03
LIQUIDACIN
DE NMINA
Objetivo
Definir el proceso
requerido para
realizar la nmina
y dems
obligaciones
laborales legales
contradas por la
Institucin
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.2 Recursos
humanos
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos

Procedimiento:

8.4 Anlisis de
datos

Asistente de
Recaudos y
pagos

8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGH-03 R01
REPORTE DE
NOVEDADES DE
NMINA
PGH-03 R02
SOLICITUD DE
PERMISO Y/O
PERMANENCIA
PGH-03 R03
PLANILLA DE
PAGOS
PGH-03 R04
RECLAMOS DE
NMINA
PGH-03 R05
NOVEDADES
SEGURIDAD
SOCIAL
PGH-03 R06
SOLICITUD
LIQUIDACIN
PARCIAL DE
CESANTAS
PGH-03 R07
LIQUIDACIN
DE CONTRATO
DE TRABAJO

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Cdigo sustantivo PGH-03 R02

del trabajo
SOLICITUD DE
PERMISO Y/O
Ley 100
PERMANENCIA
CIRCULAR N
PGH-03 R05
001 del
NOVEDADES
Departamento
Administrativo de SEGURIDAD
SOCIAL
la Funcin
Pblica del 28 de
agosto de
2002.Aplicacin
del decreto N
1919 del 27de
agosto de 2002.
Norma ISO:
9001:2008

PGH-03 R06
SOLICITUD
LIQUIDACIN
PARCIAL DE
CESANTAS
PGH-03 R07
LIQUIDACIN
CONTRATO DE
TRABAJO

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

PGH-03 R01
Docentes,
REPORTE DE
directivos y
NOVEDADES DE empleados
NMINA
PGH-03 R03
PLANILLA DE
PAGOS
PGH-03 R04
RECLAMOS DE
NMINA
Ajustes
PGH-03 R05
NOVEDADES
SEGURIDAD
SOCIAL
Recibos de pagos
de nmina

Nmero de
reclamos
mensuales de la
nmina

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 15 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN HUMANA
PGH

1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS

PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA NORMA

PGH-04 SALUD
OCUPACIONAL
Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL

4.1 Requisitos
generales

Objetivo

4.2.4 Control de
registros

Fomentar y
contribuir a que
los colaboradores
vinculados
laboralmente
trabajen en un
ambiente
saludable,
mejoren su
calidad de vida,
incrementen la
motivacin y
productividad a
travs de
acciones que
permitan
identificar,
intervenir o
controlar los
factores de riesgo
que afecten la
seguridad del
trabajador. De
modo que se
garantice el
desempeo de la
labor bajo
condiciones
controladas y
seguras.
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa
Procedimiento:
COPASO

4.2.3 Control de
documentos

6.1 Provisin de
los recursos
6.4 Ambiente de
trabajo
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

ORIGEN
(Proveedores)

PGH-04-R01
Requisitos de ley
INSPECCIONES Decreto Ley
DE SALUD
1295/94
OCUPACIONAL
Resolucin
REGLAMENTO 2013/86
DE HIGIENE Y
Resolucin1016/
SEGURIDAD
89
PROGRAMA DE Ley 1979
SALUD
OCUPACIONAL Requisitos
Institucionales
PANORAMA DE Reglamento de
RIESGOS
higiene y
REPORTE DE
ACCIDENTES/IN
CIDENTES DE
TRABAJO
SURATEP

seguridad
industrial
Programa de
salud ocupacional
Panorama de
riesgos

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)
Actas de
COPASO
Reporte de
incidentes y/o
accidentes de
trabajo (ARP)

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
Registros de
COPASO ante el
Ministerio de
Proteccin social
PGH-04 R01
INSPECCIONES
DE SALUD
OCUPACIONAL
Panorama de
Riesgos
Estadsticas de
Ausentismo
Laboral
Estadsticas de
Accidentalidad y
morbilidad
Objetivos
Programa de
salud ocupacional
Plan de
emergencia

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos y
personal de la
Institucin

Nivel de
ausentismo
ndice de
accidentes de
trabajo
ndice de
severidad de
accidentes

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

Pgina 16 de 23

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-01
PRESUPUESTO
DE INGRESOS,
GASTOS E
INVERSIONES

REQUISITOS
DE LA NORMA

PGA-01-R01
SOLICITUD DE
4.2.3 Control de PRESUPUESTO
PGA-01-R02
documentos
CUADRO
4.2.4 Control de
RESUMEN
Objetivo
registros
PRESUPUESTO
Definir la
6.1 Provisin de REAS
metodologa para los recursos
ACADMICAS
realizar una
8
Medicin,
PGA-01 R03
efectiva gestin
anlisis y mejora PRESUPUESTO
de los recursos
econmicos del 8.2.2 Auditoras DE INGRESOS,
GASTOS E
Colegio, mediante internas
INVERSIONES
la elaboracin y 8.2.3
PGA-01-R04
estructuracin
Seguimiento y
anual del
medicin de los CONTROL A LA
EJECUCIN
presupuesto de
procesos
PRESUPUES ingresos, gastos
TAL
e inversiones, de 8.4 Anlisis de
datos
forma que se
PGA-04-R07
8.5.1 Mejora
realice una
SOLICITUD DE
continua
aplicacin
APROBACIN
eficiente y eficaz 8.5.2 Accin
de los recursos y Correctiva
se cubran las
8.5.3 Accin
necesidades
Preventiva
generales.
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa
Procedimiento:
Contador

4.1 Requisitos
generales

REGISTROS

ORIGEN
(Proveedores)
Polticas del
gobierno
colombiano
(MEN).
Polticas del
gobierno alemn
Polticas y
directrices de
Junta Directiva
Norma ISO
9001:2008
Proceso de
Gestin Humana
Proceso Gestin
Administrativa y
Financiera

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)
Costos
educativos,
indicadores
econmicos

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

PGA-01 R01
SOLICITUD DE
PRESUPUESTO
APROBADA
PGA-01-R02
Subvencin
gobierno alemn CUADRO
RESMEN
Necesidades
PRESUPUESTO
presupustales
REAS
por rea
ACADMICAS
Control a la
PGA-01-R03
ejecucin
PRESUPUESTO
presupuestal del
DE INGRESOS,
ao anterior
GASTOS E
INVERSIONES
Recursos fsicos PGA-01-R04
CONTROL A LA
y econmicos
EJECUCIN
PGA-01-R02
PRESUPUESTAL
CUADRO
PGA-04-R07
RESUMEN
PRESUPUESTO SOLICITUD DE
APROBACIONES
REAS
ACADMICAS
PGA-01-R03
PRESUPUESTO
DE INGRESOS
CASTOS E
INVERSIONES

INDICADORES
CLIENTES
Junta Directiva,

Nivel de
ejecucin
presupuestal
Direccin
general (por
Administrativa
ingresos y
Personal docente egresos)
y administrativo
Tesorero,

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MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-02
GESTION
CONTABLE
Objetivo
Definir un
conjunto de
instrucciones
vinculadas entre
si, de tal forma
que revelen los
hechos
econmicos y
financieros de la
institucin
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa
Procedimiento:
Contador

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.1 Provisin de
los recursos
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGA-02-R01
CONCILIACIN
BANCARIA
PGA-02-R02
CONCILIACIN
CARTERA
PGA-02-R03
BALANCE DE
PRUEBA
PGA-02-R04
BALANCE
GENERAL
PGA-02-R05
ESTADO DE
RESULTADOS

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Requerimientos
de ley.

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

Facturas de
PGA-02-R01
venta, Recibos de CONCILIACIN
BANCARIA
Norma NTC- ISO caja
9001:2008
Factura de
PGA-02-R02
compra,
CONCILIACIN
Polticas de la
Proveedores,
CARTERA
empresa
cheques
PGA-02-R03
Plan general de
Notas
BALANCE DE
contadura
contabilidad
PRUEBA
pblica
PGA-02-R04
Planilla
provisin
Manual de
BALANCE
usuario (software Prestaciones
GENERAL
sociales
contable)
PGA-02-R05
Planilla de
PUC
ESTADO DE
depreciaciones
y
Proceso
RESULTADOS
Administrativo y amortizaciones
Planilla de
Financiero
ajustes contables
PGA-03-R01
VOLANTE DE
PAGO

INDICADORES
CLIENTES
Padres de familia Oportunidad y
confiabilidad en la
Secretara
entrega de la
Acadmica
informacin
Direccin
contable
Administrativa
Indicadores
financieros

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MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-03
FACTURACION,
RECAUDO Y
CARTERA

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos

Objetivo

4.2.4 Control de
Generar de forma registros
oportuna y
6.1 Provisin de
confiable el cobro los recursos
de matrcula,
8.1
pensiones y de
otros servicios de Generalidades
cada uno de los 8.2.2 Auditoras
internas
estudiantes y
disponer de
8.2.3
informacin en
Seguimiento y
tiempo real sobre medicin de los
el estado de las procesos
obligaciones de
las familias con el 8.4 Anlisis de
datos
Colegio.
Cargo
responsable

8.5.1 Mejora
continua

Proceso:

8.5.2 Accin
Correctiva

Directora
Administrativa
Procedimiento:
Asistente de
Recaudos y
pagos

8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGA-03 R01
VOLANTE DE
PAGO
PGA-03 R02
CONTRATO DE
MATRCULAS
PGA-03 R03
PAGAR Y
CARTA DE
INSTRUCCIONES

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

Requerimientos
de ley.

Costos
Educativos del
Norma NTC- ISO ao escolar
9001:2008
Volantes de pago
del ao anterior
Polticas de la
Empresa
Proceso
administrativo y
financiero

Circulares
informativas de
matrculas
Listado de
novedades de los
estudiantes
(ingreso,
desvinculaciones)
Informe de
control de pagos
Informe estado
de cartera

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
Informe estado
de facturacin
(matricula)
(Software de
facturacin)
PGA-03 R01
Volante de pago
PGA-03 R02
Contrato de
matriculas
PGA-03 R03
Pagar y carta de
instrucciones
Base de datos de
cartera
(matrculas,
pensiones y
otros)
Informacin
disponible en
tiempo real sobre
el estado de las
obligaciones de
las familias con el
Colegio (Cartera)
Cartera
controlada

INDICADORES
CLIENTES
Padres de familia Nivel de recaudos
por mensualidad
Secretara
y otros servicios
Acadmica
Direccin
Administrativa

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MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-04
COMPRAS DE
PRODUCTOS,
MATERIALES Y
ACTIVOS FIJOS
Objetivo

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros

Establecer los
parmetros de
compra para
asegurar que el
Colegio Alemn
adquiera
productos,
insumos y activos
fijos que cumplan
con las
especificaciones
tcnicas
requeridas.

7.4 Compras

Cargo
responsable

8.5.1 Mejora
continua

Proceso:

8.5.2 Accin
Correctiva

Directora
Administrativa
Procedimiento:
Asistente
Administrativa

8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos

8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGA-04-R01
REGISTRO Y
SELECCIN DE
PROVEEDORES
PGA-04-R02
SOLICITUD DE
PEDIDO
PGA-04-R03
SEGUIMIENTO A
PEDIDOS
PGA-04-R05
CONTROL DE
APERTURA DE
URNA
PGA-04-R07
SOLICITUD DE
APROBACIN
PGA-04-R08
RDEN DE
COMPRA
PGA-04-R09
CONTROL DE
RECEPCIN DE
PEDIDOS
PGA-04-R10
PLANILLA
CONTROL DE
INVENTARIO
PGA-04-R11
EVALUACIN DE
PROVEEDORES
DE PRODUCTOS,
MATERIALES O
ACTIVOS FIJOS

ORIGEN
(Proveedores)
Requerimientos
de ley
Norma ISO
9001:2008
Polticas de la
empresa

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)
PGA-04-R02
SOLICITUD DE
PEDIDO

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
PGA-04-R01
REGISTRO Y
SELECCIN DE
PROVEEDORES
PGA-04-R03
SEGUIMIENTO A
PEDIDO
Entregar productos
y actualizar
inventario del
almacn
PGA-04-R04
LISTADO DE
PROVEEDORES
SELECCIONADOS
PGA-04-R05
CONTROL DE
APERTURA DE
URNA
PGA-04-R07
SOLICITUD DE
APROBACIN
PGA-04-R08
RDEN DE
COMPRA
PGA-04-R09
CONTROL DE
RECEPCIN DE
PEDIDOS
PGA-04-R10
PLANILLA
CONTROL DE
INVENTARIO
PGA-04-R11
EVALUACIN DE
PROVEEDORES
DE PRODUCTOS,
MATERIALES O
ACTIVOS

INDICADORES
CLIENTES
Proveedores del
colegio
Rectora

Efectividad en las
compras

Evaluacin de
Responsables de proveedores
proceso y
empleados

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MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-05
CONTRATACION DE
SERVICIOS
Objetivo
Establecer los
parmetros de
contratacin de
servicios externos
con terceros para
asegurar que
estos satisfagan
las necesidades
de la Institucin
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.1 Provisin de
los recursos
6.3
Infraestructura
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos

Procedimiento:

8.4 Anlisis de
datos

Directora
Administrativa

8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGA-05 R01
RDEN DE
SERVICIO
EXTERNO
PGA-05 R02
CONTRATO DE
SERVICIOS
EXTERNOS
PGA-05 R03
EVALUACIN
DE
PROVEEDORES
DE SERVICIOS
EXTERNOS
PGA-04 R01
REGISTRO Y
SELECCIN DE
PROVEEDORES
PGA-04 R04
LISTADO DE
PROVEEDORES
SELECCIONADOS
PGA-04 R05
CONTROL DE
APERTURA DE
URNA
PGA-04 R06
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
PGA-04 R07
SOLICITUD DE
APROBACIN

ORIGEN
(Proveedores)
Norma ISO
9001:2008

SALIDAS

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

QU SALE?
(Resultados)

Solicitud de
servicios (nuevos
o cambio de
contratista)

PGA-04 R01
REGISTRO Y
SELECCIN DE
PROVEEDORES

PGA-05 R03
EVALUACIN
DE
PROVEEDORES
DE SERVICIOS

PGA-04 R05
CONTROL DE
APERTURA DE
URNA
PGA-04 R06
CUADRO
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
PGA-04 R07
SOLICITUD DE
APROBACIN
PGA-05 R01
RDEN DE
SERVICIO
EXTERNO
PGA-05 R02
CONTRATO DE
SERVICIOS
EXTERNOS

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos,
personal docente,
administrativo,
vigilancia y
mantenimiento

Efectividad en la
contratacin de
los servicios
Efectividad en la
evaluacin de
proveedores

Cdigo:
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MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-06
MANTENIMIENTO DE
INSTALACIO NES FSICAS,
MUEBLES
Objetivo
Establecer la
planeacin, la
ejecucin y el
control del
mantenimiento
preventivo y
correctivo de las
instalaciones
fsicas, muebles,
enseres y
equipos
telecomunicaciones del
colegio, de tal
forma que se
garantice la
prestacin del
servicio educativo
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa
Procedimiento:
Jefe de Servicios
generales

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.1 Provisin de
los recursos
6.3
Infraestructura
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

PGA-06-R01
PLAN DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PGA-06-R02
SOLICITUD DE
REPARACIONES
PGA-06-R03
PROGRAMACIN Y
ATENCIN DE
REPARACIONES
PGA-06-R04
HOJA DE
EQUIPOS
PGA-06-R05
SOLICITUD DE
PRSTAMOS A
SALONES
ESPECIALES

ORIGEN
(Proveedores)
Norma ISO
9001:2008

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

PGA-06-R02
PGA-06-R01
SOLICITUD DE PLAN DE
REPARACIONES MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PGA-06-R03
PROGRAMACIN Y
ATENCIN DE
REPARACIONES
PGA-06-R04
HOJA DE
EQUIPOS
PGA-06-R05
SOLICITUD DE
PRSTAMOS DE
SALONES
ESPECIALES

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos

Nivel de
cumplimiento del
plan de
mantenimiento
Nivel de
satisfaccin de
los usuarios
internos del
servicio de
mantenimiento y
servicios
generales

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MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO
PGA-07
SERVICIOS
OPERACIONALES
Objetivo
Planear,
coordinar la
ejecucin y
controlar los
servicios
operacionales de
la Institucin
(aseo, limpieza,
portera,
vigilancia y
logstica de
eventos) para
conservar en
buen estado las
instalaciones
fsicas
Cargo
responsable
Proceso:
Directora
Administrativa
Procedimiento:
Jefe de Servicios
generales

REQUISITOS
DE LA NORMA
4.1 Requisitos
generales
4.2.3 Control de
documentos
4.2.4 Control de
registros
6.1 Provisin de
los recursos
6.3
Infraestructura
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
Continua
8.5.2 Accin
Correctiva
8.5.3 Accin
Preventiva

REGISTROS

Cdigo
Sustantivo de
Trabajo
Norma ISO
9001:2008

ORIGEN
(Proveedores)

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)

INDICADORES
CLIENTES

PGA-07 R01
PROGRAMA DE
SERVICIOS
OPERACIONALES

PGA-07 R01
Todos los
PROGRAMA DE procesos
SERVICIOS
OPERACIONALES

PGA-07 R02
SEGUIMIENTO Y
CONTROL A
LOS SERVICIOS
OPERACIONALES

PGA-07 R02
SEGUIMIENTO Y
CONTROL A
LOS SERVICIOS
OPERACIONALES

No aplica

Cdigo:
MGC-01-Anexo 2
MATRIZ DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Y SUS INTERRELACIONES

Fecha: Junio 2010

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DE CALIDAD:

GESTIN ADMINISTRATIVA Y 1. Satisfacer las expectativas de nuestros estudiantes y padres de familia

FINANCIERA - PGA
2. Formar integralmente a los estudiantes buscando la excelencia humana y acadmica
3. Fortalecer las competencias del recurso humano en un excelente clima laboral
4. Inculcar en nuestros estudiantes una alta responsabilidad por nuestro medio ambiente
5. Afianzar las relaciones con la comunidad local, nacional e internacional
6. Garantizar la sostenibilidad del Colegio
ENTRADAS
PROCEDIMIENTO

REQUISITOS
DE LA NORMA

PGA-08
GESTIN DE
RECURSOS DE
SISTEMAS

4.1 Requisitos
generales

Objetivo

4.2.4 Control de
registros

Definir y aplicar
las polticas frente
al uso de los
recursos
tecnolgicos,
establecer la
planeacin, la
ejecucin y el
control del
mantenimiento
preventivo y
correctivo ,
garantizando que
dichos recursos
sean de calidad
para apoyar los
procesos del
proyecto
educativo

4.2.3 Control de
documentos

6.1 Provisin de
los recursos
6.3
Infraestructura
8.1
Generalidades
8.2.2 Auditoras
internas
8.2.3
Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.4 Anlisis de
datos
8.5.1 Mejora
continua

Cargo
responsable

8.5.2 Accin
Correctiva

Proceso:

8.5.3 Accin
Preventiva

Directora
Administrativa
Procedimiento:
Jefe de sistemas

REGISTROS

PGA-08 R01
PLAN DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PGA-08 R02
PLANILLA
INVENTARIO
FSICO

ORIGEN
(Proveedores)
Norma ISO
9001:2008
Manuales de
Software de
usuario final e
instructivo

QU ENTRA?
(Recursos/Info.)
PGA-08 R05
SOLICITUD DE
SERVICIO A
SISTEMAS

SALIDAS
QU SALE?
(Resultados)
PGA-08 R01
PLAN DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PGA-08 R02
PLANILLA
INVENTARIO
FSICO

PGA-08 R03
PLANILLA DE
LICENCIAS
INSTALADAS

PGA-08 R03
PLANILLA DE
LICENCIAS
INSTALADAS

PGA-08 R04
REGISTRO
HOJA DE VIDA
DE EQUIPO

PGA-08 R04
REGISTRO
HOJA DE VIDA
DE EQUIPO

PGA-08 R05
SOLICITUD DE
SERVICIO A
SISTEMAS

PGA-08 R06
PROGRAMACIN DE
SERVICIO DE
SISTEMAS

PGA-08 R06
PROGRAMACIN DE
SERVICIO DE
SISTEMAS
PGA-08 R07
ATENCIN DE
SERVICIO DE
SISTEMAS
PGA-08 R08
PLANILLA DE
CONTROL DE
COPIAS DE
SEGURIDAD

PGA-08 R07
ATENCIN DE
SERVICIO DE
SISTEMAS
PGA-08 R08
PLANILLA DE
CONTROL DE
COPIAS DE
SEGURIDAD

INDICADORES
CLIENTES
Todos los
procesos

ndice de
atencin y
solucin a la
solicitud
ndice de calidad
del servicio
prestado
ndice de
respuesta de los
recursos
informticos
(Hardware y
Software)