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2010

35 Schreibtipps fr den
beruflichen Alltag

Ania Dornheim und Sabine Krippl


www.textwende.de

Textwende.de,
das ist der gemeinsame Internet-Auftritt der Texterinnen Ania Dornheim und
Sabine Krippl. Seit mehr als 10 Jahren sind wir auf die schriftliche Kommunikation
von Unternehmen spezialisiert: Wir berarbeiten und formulieren Texte, begeistern
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Seminaren fr eine moderne Schreibe und
untersttzen Unternehmen bei der Einfhrung eines unverwechselbaren Schreibstils.
Tipps und Tricks im Textwendeblog
Auf www.textwendeblog.de berichten wir aus unserem beruflichen Alltag und geben
Tipps fr bessere Unternehmenstexte.
Jeden Monat versenden wir unseren kostenlosen Newsletter. Fr die Ausgabe
Dezember 2010 haben wir alle Beitrge der Kategorie Schreibtipps in diesem
E-Book zusammengestellt.
Viel Spa beim Lesen und Ausprobieren
Ihre

Ania Dornheim

Sabine Krippl

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Bitte beachten Sie: Unterlage ist urheberrechtlich geschtzt. Nur zum persnlichen Gebrauch!
Texte drfen nicht ohne unsere Genehmigung verwendet werden.

Der richtige Text-Einstieg

MIT DER TR INS HAUS FALLEN

BERTREIBEN SIE!

SPRACHE TANKEN

KOPFKINO EINSCHALTEN

LIEDTEXTE ALS EINSTEIG

10

Verstndlich schreiben

11

DAS W ICHTIGE NACH VORN!

12

VORSICHT FETTNPFCHEN

14

AUS DREI MACH EINS

15

W RTER AUF DIT SETZEN...

16

VERDCHTIGE ENDUNGEN...

17

EINE KLEINE TEXTANALYSE

18

FLLWRTER FINDEN!

19

ACHTUNG BEI AUFZHLUNGEN

20

Floskeln vermeiden - lebendig formulieren

21

DER ERSTE SATZ ZHLT!

22

VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK

23

SYNONYME NUTZEN!

24

BILDHAFT SCHREIBEN

25

SCHREIB DICH IN SCHWUNG

26

AUTHENTISCH SCHREIBEN!

27

DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR

28

RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ

29

Bitte beachten Sie: Unterlage ist urheberrechtlich geschtzt. Nur zum persnlichen Gebrauch!
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Kundenfreundlich schreiben

30

STZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN

31

VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER...

32

VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"!

33

TCKISCHE FLLWRTER

34

BLO NICHT SCHWAFELN!

35

SENSIBEL TEXTEN

36

SMILEYS BEWUSST EINSETZEN

37

W IR ODER ICH?

38

Ideen fr besondere Schreibanlsse

39

KRITIK SCHRIFTLICH UERN

40

KLEINES ANGEBOTE-ABC

42

ABWESENHEITSNOTIZ

45

ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH

46

EINLADUNG ZUM SEMINAR

47

SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN

48

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Der richtige Text-Einstieg


MIT DER TR INS HAUS FALLEN

BERTREIBEN SIE!

SPRACHE TANKEN

KOPFKINO EINSCHALTEN

LIEDTEXTE ALS EINSTEIG

10

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MIT DER TR INS HAUS FALLEN


In der Schule haben wir alle gelernt: Ein Text besteht aus Einleitung, Hauptteil,
Schluss. Bei beruflichen Texten ist diese Textaufteilung jedoch sehr ermdend. Wer
liest heute schon gerne einen Text, der beginnt mit 1997 hat der Gesetzgeber
festgelegt, dass '?
Oft fehlt uns die Zeit fr eine intensive Beschftigung mit einem Text. Viele Leser
berfliegen Texte nur noch - auf der Suche nach wichtigen oder interessanten
Aussagen. Verzichten Sie bei Infotexten deshalb auf klassische Texteinteilungen!
Kleine Ideenliste fr den Texteinstieg:

Welche Vorteile ergeben sich fr den Leser? Wichtig: Konkret formulieren!


Hat der Leser eventuell Vorurteile? Greifen Sie diese auf.
Was ist fr den Leser neu? Damit lsst sich immer gut starten.
Was war der Auslser fr Ihren Text?
Welche Gefahren gibt es? Nennen Sie nur eine und entkrftigen Sie diese
sofort.

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BERTREIBEN SIE!
Schreiben ist viel leichter als reden - denn Texte entstehen Schritt fr Schritt: In
meinem ersten Entwurf sind Bandwurmstze und Rechtschreibfehler gar nicht
schlimm. Schlielich kann ich meinen Text noch berarbeiten.
Doch Achtung: Schwung in Rohtexte bringen, die trocken und langweilig formuliert
sind - das ist richtig schwer und bedarf viel bung.
Unser Tipp: Schreiben Sie Rohtexte stets frei von der Leber - bertreiben Sie, tragen
Sie dick auf und nutzen Sie Wrter aus der Umgangssprache. Vergessen Sie in
dieser Phase Konventionen wie "So schreibt man doch keinen Geschftstext".
Nichts ist unmglich!
Legen Sie den Rohtext dann fr mindestens eine halbe Stunde zur Seite. Danach
streichen Sie Wrter, die Ihnen zu flapsig erscheinen oder ersetzen diese. Das
Ergebnis wird Sie berraschen.

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SPRACHE TANKEN
Beginnt fast jede E-Mail, die Sie erhalten, mit Bezug nehmend auf?
Sind in Ihrem Bro Phrasen wie Management, Evaluation oder Analyse
besonders beliebt?
Werden in Ihrem Unternehmen viele Begriffe abgekrzt, und Fachbereiche heien
zum Beispiel EK, AZVO oder MKT?
Dann werden Ihnen auch nur solche Begriffe einfallen, wenn Sie selbst schreiben
wollen!

Tipp: Vor dem Schreiben Anregungen holen


Blttern Sie eine Weile in Zeitschriften, Zeitungen oder Comics. Achten Sie dabei
bewusst auf Satzanfnge oder Sprachbilder. Sie werden erstaunt sein, wie viel
schneller und einfacher Sie danach schreiben knnen.

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KOPFKINO EINSCHALTEN
Langweilige oder komplizierte Texte entstehen vor allem dann, wenn der Verfasser
seine Aussage bildlos beschreibt. Hier ein besonders eindrucksvolles Beispiel:

Je tiefer wir in einem Thema stecken, umso mehr koppelt sich unsere Sprache von
den dahinterliegenden Vorstellungen ab. Das heit: Whrend der Verfasser beim
Schreiben durchaus eine klare Vorstellung des Sachverhaltes hat, entsteht vor dem
inneren Auge des (weniger im Thema steckenden) Lesers nur ein groes
Fragezeichen.
So werden auch komplexe Inhalte verstndlich:

Stellen Sie sich ein 12-jhriges Kind vor: Wie wrden Sie diesem Kind den Sachverhalt
erklren - formulieren Sie zunchst mndlich!
Versetzen Sie sich in die "handelnden" Personen: Wer setzt was um? Wie? Mit welchen
Mitteln? Beschreiben Sie eine konkrete Alltagssituation.
Welche Fragen knnten Ihre Leser an Sie stellen? Welche der Fragen lsst sich einfach und
ohne Fachbegriffe beantworten? Starten Sie mit dieser Frage/Antwort.
Mit was lsst sich Ihre Aussage vergleichen? Gibt es Parallelen zum beruflichen oder
familiren Alltag, zur Tierwelt oder zu Automarken?

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LIEDTEXTE ALS EINSTEIG


Wer kennt sie nicht - die Lieder aus der Mundorgel: Da klappert die Mhle am
rauschenden Bach, Affen rasen durch den Wald und Vgel feiern Hochzeit.
Die Mundorgel ist nicht nur ideal fr romantische Stunden am Lagerfeuer ..., sie
eignet sich auch hervorragend als Inspirationsquelle fr bildhafte Texte.
Als Beispiel eine E-Mail:
Meine Oma fhrt im Hhnerstall Motorrad ...
Sehr geehrte Herr Muster,
auch wenn die Oma eine ganz patente Frau ist: So manche Geschichte kann man
einfach nicht glauben. Gestern habe ich auf dem Gang gehrt, das Unternehmen
wolle sich von unserer Sparte trennen - und nun frage ich mich ernsthaft, was ich
davon zu halten habe. Knnen Sie Licht ins Dunkel bringen?

Fr die Korrespondenz eignen sich zum Beispiel auch Lieder wie: "Die Gedanken
sind frei ..." oder "Froh zu sein bedarf es wenig ..."

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Verstndlich schreiben
DAS W ICHTIGE NACH VORN!

12

VORSICHT FETTNPFCHEN

14

AUS DREI MACH EINS

15

W RTER AUF DIT SETZEN...

16

VERDCHTIGE ENDUNGEN...

17

EINE KLEINE TEXTANALYSE

18

FLLWRTER FINDEN!

19

ACHTUNG BEI AUFZHLUNGEN

20

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DAS WICHTIGE NACH VORN!


Juhu, die Strompreise fallen! Das Schreiben meines Stromversorgers lsst mein
Herz allerdings nicht hher schlagen...

Originaltext:
gem den geltenden gesetzlichen Bestimmungen informieren wir Sie hiermit
persnlich ber unsere Strompreise zum 01.01.10.
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu knnen, dass wir unsere Strompreise in der
Grund- und Ersatzversorgung sowie in den Sondervertrgen fr Privat- und
Gewerbekunden im Arbeitsspreis um 0,65 Cent pro Kilowattstunde (netto)
senken knnen. Die Grundpreise bleiben unverndert.
Damit geben wir die Senkung unserer Bezugskosten im vollen Umfang an Sie
weiter. Darin ist eine Erhhung der durch das Erneuerbare-Energien-Gesetz
(EEG) bedingten Umlage um 0,741 Cent pro Kilowattstunde (netto) bereits
enhalten.

Warum ist dieser Text sprde und langweilig? Die Antwort: Am Anfang der Stze
steht hufig etwas, was den Leser gar nicht interessiert. Gem den geltenden ... /
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu knnen ... / darin ist eine Erhhung der durch das
...
Die spannenden Nachrichten sind im Satz versteckt.

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Stellen Sie Wichtiges an den Anfang Ihres Satzes und verzichten Sie auf
sogenannte Vorreiter:
Gute Nachrichten: Ab dem 1. Januar 2010 zahlen Sie fr die Kilowattstunde
Strom 0,65 Cent weniger: Wir senken fr unsere Privat- und Gewerbekunden
den Arbeitspreis in der Grund- und Ersatzversorgung. Die Grundpreise bleiben
unverndert.
Gerne geben wir unsere Einsparungen bei den Strom-Bezugskosten im vollen
Umfang an Sie weiter. Enthalten sind in der Preissenkung auch Mehrkosten
von 0,741 Cent pro Kilowattstunde, die durch das Erneuerbare-EnergienGesetz (EEG) entstehen.
Der Satzbau ist Thema in unseren Seminaren
"Besser schreiben im Beruf" und "Briefe und E-Mails" sowie "Texten fr das Internet"

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VORSICHT FETTNPFCHEN
Zusammengesetzte Wrter auf Lesbarkeit prfen
Nur I-Dtzchen lesen Wrter Buchstabe fr Buchstabe.
Unser Auge versucht stets ein oder sogar mehrere Wrter auf einmal
wahrzunehmen. Bei lngeren Wrtern orientieren wir uns dabei am so genannten
Bestimmungswort.
Schwierig wird dies jedoch, wenn das Bestimmungswort durch eine
Zusammensetzung nicht sofort erkennbar ist:
Druckerzeugnis
Beim schnellen Lesen ist das Bestimmungswort "Zeugnis" - dabei geht es natrlich
um das Druck-Erzeugnis.
Verwenden Sie bei solchen zusammengesetzten Wrtern deshalb einen Bindestrich.
Konsum-Entscheidung statt Konsumentscheidung.
Hoch-Zeit der Renaissance statt die Hochzeit der Renaissance

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AUS DREI MACH EINS


Im Mittelalter wurden Menschen unter Schmerzen auf der Streckbank in die Lnge
gezogen. Heute sind es nur noch Verben, die gewaltttig verlngert werden ...
Vermeiden Sie sogenannte Streckverben, die oft in Kombination mit einem
Hauptwort stehen:
in Abzug bringen: abziehen
eine nderung vornehmen: ndern
eine berweisung vornehmen: berweisen
eine Feststellung machen: feststellen
den Nachweis erbringen: nachweisen, beweisen
die Zustimmung erteilen: zustimmen

Weitere Beispiele bei Textwende-intern >>>

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WRTER AUF DIT SETZEN...


Nicht nur Menschen setzen mit den Jahren an - auch viele Wrter tragen unntigen
Ballast mit sich herum.

Problematik - schlank: Problem


Unkosten - schlank: Kosten
Aufgabenstellung - schlank: Aufgabe
Thematik - schlank: Thema
Rckantwort - schlank: Antwort
aufzeigen - schlank: zeigen

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VERDCHTIGE ENDUNGEN...
Welche Variante gefllt Ihnen besser:
Die Inbetriebnahme und Bedienung des Faxgertes wird in der beiliegenden
Beschreibung erklrt oder
Lesen Sie in der beiliegenden Anleitung, wie Sie Ihr Faxgert in Betrieb nehmen und
bedienen.

In Hauptwrtern mit den Endungen -keit, -heit, -ung, -t, -nis, -tum, -nahme und schaft verstecken sich meist starke Verben! Wandeln Sie einige dieser Hauptwrter
in Verben um - und Ihr Text wird viel frischer!

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EINE KLEINE TEXTANALYSE


Originalsatz aus einem Kundenbrief:
Durch die intensive berprfung Ihrer Beschwerde hat sich aufgrund der
bereits bestehenden umfnglichen Vorgeschichte durch die Urlaubszeit
unsere Antwort auf das oben genannte Schreiben etwas verzgert. Wir bitten
dafr um Verstndnis.
Warum wirkt dieser Absatz kompliziert und unpersnlich?

Zwei Stze - davon einer mit 26 Wrtern!


Passage beginnt mit einer Partizipkonstruktion (Nebensatz-Funktion)
Drei Aussagen in einem Satz!
In einem Satz drei Prpositionen durch, aufgrund, durch - da steigt keiner
mehr durch!
Zuerst kommt die Erklrung, dann die Bitte um Verstndnis.
Fehlende Ansprache des Lesers.

Mit Hilfe des Text-Liftings wird die gleiche Aussage verstndlicher und persnlicher:
Vielen Dank fr Ihr Schreiben vom xxx. Bitte entschuldigen Sie unsere spte Antwort:
Wir haben uns intensiv mit Ihrem Einwand auseinandergesetzt und alle Argumente
und Fakten bercksichtigt.
Dies hat einige Zeit in Anspruch genommen, da die Unterlagen sehr umfangreich
waren.
Warum wirkt dieser Absatz frischer

5 Stze mit maximal 16 Wrtern pro Satz.


Passage beginnt mit einem Dank an den Kunden.
Pro Satz nur eine Aussage.
Keine Partizipkonstruktion mit durch, aufgrund etc.
Zuerst die Bitte um Entschuldigung, dann die Erklrung.
Mehrmalige persnliche Ansprache Ihr, Sie, Ihren.

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19

FLLWRTER FINDEN!
Tolles Angebot im Netz
Lieben Sie Fllwrter wie "eigentlich, fraglos, demgegenber usw."? Dann sollten Sie
nach dem Schreiben prfen, ob nicht zu viele solcher Wrtchen Ihren Text aufblhen.
Ganz einfach geht dies mit dem Fllwrter-Test von www.schreiblabor.de. Sehr gut:
Links neben dem Test gibt es auch eine Liste mit Fllwrtern.

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20

ACHTUNG BEI AUFZHLUNGEN


Ob Powerpoint-Folie oder Internet-Text: Immer kommt es darauf an, dass Inhalte
schnell und ohne intellektuelle Anstrengung quasi "mit einem Blick" verstanden
werden. Dafr bieten sich Aufzhlungen an. Doch Achtung: Auch hier gibt es feine
Unterschiede!
Diese Aufzhlung ist nur scheinbar "einfach":

Eine deutlich lesbare Schrift ist hilfreich


Strukturieren Sie den Text durch Abstze, Aufzhlungen und Links, die Sie
bewusst setzen
Die Qualitt der Bilder muss gut sein
Kontrollieren Sie die Rechtschreibung

Der Grund: Die einzelnen Aufzhlungen haben unterschiedliche grammatikalische


Strukturen. Achtet deshalb darauf, dass alle Aufzhlungszeilen grammatikalisch
gleich aufgebaut sind.
Durch gleichen Satzbau lassen sich die Inhalte viel schneller aufnehmen:

Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift


Strukturieren Sie den Text
Setzen Sie Abstze, Aufzhlungen und Links
Achten Sie auf die Qualitt der Bilder
Kontrollieren Sie die Rechtschreibung

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Floskeln vermeiden - lebendig formulieren


DER ERSTE SATZ ZHLT!

22

VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK

23

SYNONYME NUTZEN!

24

BILDHAFT SCHREIBEN

25

SCHREIB DICH IN SCHWUNG

26

AUTHENTISCH SCHREIBEN!

27

DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR

28

RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ

29

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DER ERSTE SATZ ZHLT!


Die meisten Briefe und E-Mails beginnen immer noch mit "Bezug nehmend auf" oder
"Wie mit Ihnen besprochen" - beide Floskeln sind nicht nur langweilig, sie
hinterlassen beim Leser oft auch ein ungutes Gefhl.
Denn der erste Satz eines Briefes (einer E-Mail) ist fr den Leser (die Leserin) stets
ein Beziehungssatz: Bevor sie sich auf die Sachinformation konzentrieren,
bentigen Leser die Sicherheit, dass ihr Verhltnis zum Verfasser ok ist.
Die beiden genannten Floskeln geben jedoch keine Auskunft darber, wie der
Verfasser zum Empfnger steht!

Starten Sie deshalb Briefe und E-Mails mit einem Dank:


Vielen Dank fr Ihre E-Mail ... / Vielen Dank fr Ihre Nachricht

oder wiederholen Sie einfach die Aussage Ihres Empfngers,


Sie baten mich um ... Gerne sende ich Ihnen ...
Sie haben sich ber ... gergert. Das bedauern wir sehr.

oder beschreiben Sie, was inzwischen passiert ist,


Herr Meier hat Ihre E-Mail an mich weitergeleitet. Gerne antworte ich auf Ihre Frage
...
oder beschreiben Sie Ihre Gefhlslage
Ihre Nachricht hat mich sehr gefreut.
Schn, dass Sie sich melden.
Ihre Nachricht hat mich berrascht ...
Weitere Tipps zu Briefanfnge gibt es in unseren Seminaren "Besser schreiben im Beruf" und
"Moderne Briefe und E-Mails" sowie bei Textwende-intern fr registierte Mitglieder.
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VORSICHT FALLE - FLOSKELN MIT BEIGESCHMACK


Wie gewnscht sende ich Ihnen ...
Der erste Satz eines Briefes oder einer E-Mail ist ein Beziehungssatz: Der Leser prft
anhand dieses Satzes, wie der Sender zu ihm steht.
Doch was lsst sich aus dieser Floskel herauslesen? Hchstens: Der Sender tut
etwas notgedrungen ...
Schreiben Sie deshalb besser:
Gerne sende ich Ihnen ...
Gerne komme ich Ihrem Wunsch nach und sende Ihnen ...

Wie bereits in unserem Schreiben vom ... mitgeteilt ...


Auch diesen Satz kann der Leser schnell falsch verstehen - zum Beispiel als Kritik.
Verzichten Sie im ersten Satz deshalb auf kleine Fllwrter wie
bereits, aber, grundstzlich, ausnahmsweise, allerdings, eben, halt ...
Formulieren Sie neutraler:
Am ... hatten wir Ihnen mitgeteilt, dass .

Aus Kulanz schreiben wir Ihrem Konto einmalig 10 Euro gut.


Diese Formulierung hat einen faden Beigeschmack: "Eigentlich, lieber Kunde, hast
du ja nicht recht. Aber damit endlich Ruhe ist, bekommst du von uns eine Gutschrift."
Dabei ist die Gutschrift etwas sehr Positives - und das sollten wir auch vermitteln:
Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig. Deshalb erhalten Sie von uns 10 Euro als kleine
Wiedergutmachung. Der Betrag wird Ihrem Konto gutgeschrieben.
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SYNONYME NUTZEN!
"Die grte Macht hat das richtige Wort zur richtigen Zeit."
Mark Twain

Das deutsche Universal Wrterbuch enthlt rund 120.000 Stichwrter. Circa 3.500
Wrter umfasst unsere Umgangssprache. Die 50 meistgebrauchten Wrter machen
etwa fnfundvierzig Prozent jedes Textes aus!
(Quelle: Hans-Peter Frster: Texten wie ein Profi, Frankfurter Allgemeine Buch, S. 27).

Fr viele Wrter, die wir benutzen, gibt es aussagekrftigere Synonyme. Schauen


Sie deshalb hufiger ins Synonymwrterbuch und tauschen Sie abgenutzte Wrter
aus.
Die Uni Leipzig bietet ein sehr gutes kostenloses Synonymwrterbuch im Internet:
www.wortschatz.uni-leipzig.de

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BILDHAFT SCHREIBEN
Fr viele abstrakte Wrter gibt es bildhafte Synonyme. Besonders frisch und lebendig
sind Redewendungen.
Wir verwenden sie ganz gezielt, um Texten mehr Schwung zu geben und dem Leser
"Erinnerungsanker" zu liefern - denn Redewendungen werden deutlich besser
erinnert als abstrakte oder schwache Begriffe.
Ein "Positiver Einstieg" ist ein Auftakt nach Ma
"beenden" lsst sich ersetzen durch "ist unter Dach und Fach"
und was "methodisch einwandfrei" ist hat Hand und Fu!

Viele weitere Ideen fr bildhafte Synonyme finden Sie bei Textwende-intern. Jetzt
Mitglied werden!

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26

SCHREIB DICH IN SCHWUNG


Gute-Laune-Wrterliste
Endlich erwacht die Natur und mit ihr unsere Lebensgeister.
Mit Freude verstauen wir die Winterkleider im Schrank und holen kurzrmelige TShirts hervor!
Machen Sie es mit Ihrem Wortschatz genauso. Wir haben fr Sie viele
Muntermacher-Wrter gesammelt und zusammengestellt.
Verwenden Sie gezielt ein Wort aus dieser Liste in Ihren E-Mails - zum Beispiel fr
den Einstiegssatz, um zu loben, zu motivieren - oder beim Abschiedsgru. Sie
werden erstaunt sein, welche Zauberkraft diese Wrtchen entfalten knnen ...

Muntermacher-Redewendungen
auf Trab kommen, voller Tatendrang sein, Flgel verleihen, aus dem Huschen sein,
Bume ausreien knnen, auf fruchtbaren Boden fallen, Freudentnze auffhren, die
Herzen erobern, in Fahrt kommen, schmackhaft machen, wie im Fluge, aus dem
Boden sprieen
Muntermacher-Wrter
munter, frisch, schwungvoll, wach, lebendig, heiter, lebhaft, beschwingt, lebenslustig,
sprudelnd, geschftig, energiegeladen, unternehmungslustig, dynamisch, beweglich,
vital, begeistert, temperamentvoll, unbndig, entflammt, verzckt, enthusiastisch,
begierig, hingerissen, freudestrahlend, glcklich, traumhaft, wunderbar, zauberhaft,
bezaubernd, phantastisch, sagenhaft, furios, ungezhmt, obenauf, rege,
springlebendig, aufgerumt, fidel, frohgemut, keck, freudestrahlend, flink, bunt, hell,
freundlich, schn, genieen, schwelgen, kosten, lachen, sprhen, quicklebendig,
sprieen, keimen, knospen, grnen, entdecken, wachsen, beleben, blhend,
erfrischend, jung, knackig, neu, unverbraucht, Neugier weckend, spritzig, flott,
originell, wendig, kerngesund, lecker, schmackhaft
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AUTHENTISCH SCHREIBEN!
Nicht Worte wollen wir lesen, sondern den Menschen, den wir hinter den
Worten fhlen.
Samuel Butler
Verstecken Sie sich nicht hinter Floskeln: Ihr Leser sollte stets spren, wie Sie
"ticken". Sind Sie gerade frhlich und bester Stimmung? Dann beenden Sie Ihre EMail zum Beispiel mit:
Gut gelaunt grt Sie ...
Sie sind ein Macher-Typ, der stets sein Ziel vor Augen hat? Dann schreiben Sie nicht
"zum Erreichen der gesteckten Ziele ist das Engagement aller Mitarbeiter notwendig"
Schreiben Sie, wie Sie denken:
"Wir alle mssen jetzt die rmel hochkrempeln und unser Bestes geben. Nur dann
werden wir unser Ziel erreichen!"
Auch beim Typ "konservativ und sachlich" kann es menscheln.
Bei Formulierungen wie "in Bezugnahme auf unser Gesprch senden wir Ihnen das
Protokoll" wird der Leser unsicher.
Denn er wei nicht, wie der Verfasser zu ihm steht.
Leichter wird es fr ihn, wenn der Verfasser eine persnliche Bewertung einfgt:
Unser Gesprch am ... war [angenehm, konstruktiv, zielfhrend usw.]. Gerne senden
wir Ihnen heute das Protokoll.

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DER DOPPELPUNKT : SPANNUNG PUR


Die Satzzeichen sind die Gesten der Schriftsprache. Nutzen Sie die Satzzeichen
deshalb bewusst, um lebendig zu schreiben!
Ein besonders wirkungsvolles Satzzeichen ist der Doppelpunkt: Setzen Sie diesen
zwischen zwei Aussagen oder Stzen, lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers
auf den folgenden Text:
Eines ist klar: Ihr Vorteil liegt auf der Hand.
Unser Angebote: schmackhafte Saisonkche.
Wichtig: Senden Sie uns die Unterlagen bitte bis zum xx.xx.xxxx. Vielen Dank!

Steht nach dem Doppelpunkt ein vollstndiger Satz, schreiben wir gro weiter.

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RHETORIK IN DER KORRESPONDENZ


Betreffzeilen mssen kurz und aussagekrftig sein. Das gilt besonders fr
Werbebriefe, Mailings oder Einladungsschreiben.
Doch nicht immer fllt einem auf Anhieb eine knackige Betreffzeile ein. In diesen
Fllen hilft ein kleiner Trick, um auf den Punkt zu kommen.
Versuchen Sie es mit einem rhetorischen Mittel: Der Arithmetik, auf deutsch - der
Rechenkunst.

Die Grundformel lautet zum Beispiel: Adjektiv + Adjektiv = Name


Sicher + lukrativ = Das Sparbuch
Aufregend + anders = Wildwasserfahrten auf dem ...
Neu + wichtig = nderungen beim Fernabsatzgesetz

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30

Kundenfreundlich schreiben
STZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN

31

VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER...

32

VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"!

33

TCKISCHE FLLWRTER

34

BLOSS NICHT SCHWAFELN!

35

SENSIBEL TEXTEN

36

SMILEYS BEWUSST EINSETZEN

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W IR ODER ICH?

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STZE, DIE SIE BESSER VERMEIDEN SOLLTEN


Heute war ich an der Supermarktkasse zu langsam und das Obst, die Wurst und
Joghurts der nchsten Kundin vermischten sich auf dem Band mit meinen Einkufen.
Verlegen lchelte ich die Dame an und sagte: "Upps, ich beeile mich". Ihre Antwort:
"Nur keine Hektik".
Sicher war das gut gemeint, doch solche uerungen sind alles andere als
motivierend: Die Situation wird noch unangenehmer - bekommt man doch nun noch
den Stempel "Hektiker" aufgedrckt.
Auch in E-Mails finden sich bei Antworten auf Entschuldigungen hnliche
uerungen:
"Immer mit der Ruhe"
"Keine Panik"
"... immer schn langsam"
Wer es gut meint und gut machen will, formuliert seine Antwort deshalb aus einer
anderen Perspektive:
"Das macht gar nichts"
"Ich warte gerne"
"Das hat Zeit"

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VIELLEICHT SO VIEL LEICHTER...


Gar mancher Schwierigkeit entweicht
man durch das hbsche Wort "vielleicht".
Wilhelm Busch

Bei unangenehmen Themen ist das Wrtchen tatschlich hilfreich. Hier einige
Beispiele:
Vielleicht erinnern Sie sich: Wir hatten Sie vor einigen Wochen gebeten ...
Vielleicht kommt meine E-Mail zu spt - doch mir liegt viel daran, dass ...
Ja, das ist grndlich schiefgegangen. Doch vielleicht lsst sich der Schaden noch
beheben ...

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VORSICHT BEI "ABER" ODER "TROTZDEM"!


Ihre Prsentation gefllt mir gut, aber Sie sollten einige Folien krzen.
Wrter wie "aber", "jedoch" oder "trotzdem" schwchen stets den Hauptsatz.
Verwenden Sie die Wrtchen deshalb nie nach einem Lob oder einer positiven
Aussage:
Ihre Prsentation gefllt mir gut. Wenn Sie einige Folien krzen, ist sie perfekt!
Ist die Aussage Ihres Hauptsatzes hingegen fr den Leser negativ, knnen Sie die
Aussage mit einem "aber" oder "trotzdem" abschwchen:
Die Prsentation ist ziemlich lang, aber Sie knnen Sie ja noch krzen.

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TCKISCHE FLLWRTER
"Das Wort gleicht der Biene: Es hat Honig und Stacheln."
Aus dem Talmud.

In der Schriftsprache haben Wrter wie "eben", "halt" oder "ganz" hufig einen
Stachel. Zum Beispiel in diesen Stzen:

Unsere Produkte sind eben von besonderer Qualitt


Der Umtausch dauert halt 2 Wochen.
Ich finde Ihre Unterlagen ganz gut.

Streichen Sie diese Wrter - vor allem in E-Mails, und Sie kommen mit Ihrer Aussage
besser an!
Ein kleiner Tipp aus meinem Seminar "Antworten auf Reklamationen" >>>

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Texte drfen nicht ohne unsere Genehmigung verwendet werden.

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BLOSS NICHT SCHWAFELN!


"Man muss etwas zu sagen haben, wenn man reden will."
Johann Wolfgang von Goethe

Man muss auch etwas zu sagen haben, wenn man schreiben will!
Prfen Sie Ihren Text deshalb auf seine Aussagekraft. Vermeiden Sie vor allem bei
Internet- und Intranettexten allgemeine Aussagen, klassische Einleitungen oder reine
Werbetexte.
Fallen Sie mit der Tr ins Haus und liefern Sie konkrete Informationen, Thesen,
Zahlen, Fakten oder Beispiele.

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SENSIBEL TEXTEN
Menschen lesen - unbewusst- auch zwischen den Zeilen. Es macht einen groen
Unterschied, ob Sie schreiben:
Ihre Unterlagen sind ok.
Ihre Unterlagen sind hilfreich.
Ihre Unterlagen sind sehr hilfreich.
Ihre Unterlagen sind ausgesprochen hilfreich.

Unser Tipp: Achten Sie beim Schreiben auf diese Nuancen und zeigen Sie Ihre
Wertschtzung, wo immer Sie diese gerechtfertigt sehen!
Lesen Sie zu diesem Thema auch den Beitrag: Vorsicht Falle: Fllwrter

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SMILEYS BEWUSST EINSETZEN


In informellen E-Mails knnen Smileys dem Leser viel Sicherheit geben. Denn sie
sind ein guter Ersatz fr Mimik und Tonlage. Nach einer kritischen oder negativen
Nachricht kann der Smiley dem Leser Trost spenden:

:-) = Kopf hoch!


;-) = Ist nicht so gemeint.
:-( = Ich wei, die Nachricht ist unangenehm.

Allerdings kommt es sehr auf die uerung vor dem Smiley an. Achten Sie darauf,
dass der Satz neutral formuliert ist! Nur dann kann der Smiley wirken.

Der Smiley funktioniert gut:


Leider muss der Vortrag noch einmal berarbeitet werden. :-(

Der Smiley funktioniert gar nicht:


Sie mssen den Vortrag auf jeden Fall noch einmal berarbeiten. :-(

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WIR ODER ICH?


Im Namen der Firma

"Nutze ich als Absender besser das kollektive "Wir" oder das individuelle
"Ich"?
"Darf ich im Brief vom "Wir" ins "Ich" wechseln und umgekehrt?"
"Darf ich einen Satz oder Absatz mit einem "Wir" bzw. "Ich" beginnen?"

Diese Fragen werden in jedem unserer Seminare zum Thema "Briefe und E-Mails"
gestellt!
Bei Aussagen, die sich auf Angebote oder Erwartungen des Unternehmens
beziehen, sollten Sie ein "Wir" benutzen:
Wir bieten Ihnen ... / Wir bitten Sie ... / Wir erwarten ... /
Das "Ich" nutzen Sie am besten bei Aussagen, die sich auf Ihren direkten Kontakt mit
dem Sender beziehen:
Sie erreichen mich ... / Ich rufe Sie an ... / Ich werde mich darum kmmern / Ich freue
mich auf das Gesprch mit Ihnen ...
Diese deutliche Trennung macht auch ein Mix aus "Wir" und "Ich" in einem Brief bzw.
einer E-Mail mglich.
Selbstverstndlich knnen Sie auch einen Satz mit "Wir" oder "Ich" beginnen: Achten
Sie jedoch darauf, dass dies nicht in jedem zweiten Absatz der Fall ist.
Wichtig auch: Formulieren Sie die Mehrzahl der Stze aus der "Sie"-Perspektive:
Sie erhalten ... / Sie baten ... / Sie wnschen ... / Sie profitieren ... /
Tipp aus unserem In-House-Seminar "Briefe und E-Mails: Frischer Wind fr Ihre
Korrespondenz".

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Ideen fr besondere Schreibanlsse


KRITIK SCHRIFTLICH UERN

40

KLEINES ANGEBOTE-ABC

42

ABWESENHEITSNOTIZ

45

ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH

46

EINLADUNG ZUM SEMINAR

47

SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN

48

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KRITIK SCHRIFTLICH UERN


Ein Leser ist viel "empfindlicher" als ein Zuhrer: Ihm fehlen Mimik und Tonlage des
Senders, um dessen Aussage einordnen zu knnen. Auch eine direkte Reaktion ist
nicht mglich.
Auf schriftlich geuerte Kritik oder eine schriftliche Ablehnung reagiert der Leser
deshalb besonders empfindlich. Im Idealfall nutzen Sie das persnliche Gesprch fr
eine Aussprache.
Ist dies nicht mglich, knnen Sie in Ihrem Text die negative Wirkung Ihrer Nachricht
abmildern.
Starten Sie mit einem einfhrenden Satz:

Beschreiben Sie Ihre Gefhlslage


Ich wei nicht, wie ich es sagen soll ...
Die Sache bereitet mir Kopfzerbrechen ...
Die Sache liegt mir im Magen ...
Wie gerne wrde ich Ihnen eine andere Nachricht senden, doch ...
Ehrlich gesagt: Ich habe mich sehr gergert und muss jetzt etwas Dampf ablassen.

Spiegeln Sie die Gefhle Ihres Lesers


Sie werden sicher nicht erfreut sein, doch ...
Ich hoffe, Sie werden nicht allzu enttuscht sein:
Sicher haben Sie sich eine andere Antwort gewnscht, doch ...

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Bereiten Sie den Leser vor


Unangenehme Nachricht:
Ich will ehrlich sein:
Ich will nicht um den heien Brei herumreden:

Wichtig: Der Satz muss vor der negativen Nachricht stehen, nicht danach! Denn nur
so lenken Sie die Aufmerksamkeit des Lesers auf die zwischenmenschliche
Situation.
Der Leser kann sich von der negativen Nachricht leichter distanzieren und auf die
Kommunikation mit Ihnen konzentrieren.

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KLEINES ANGEBOTE-ABC
A wie Aussagekraft
Ein Angebot liefert nicht nur Antworten auf die Frage "Was kostet das"? Der
Empfnger erfhrt stets auch etwas ber die Denk- und Arbeitsweise des Anbieters:
Wie detailliert ist das Angebot? Sind diese Details fr den Kunden interessant?
Wird auf Vorgesprche und individuelle Wnsche eingegangen?
Ist das Angebot eher technisch oder emotional?
Spielen rechtliche Vorgaben oder Haftungsausschlsse eine groe Rolle?
Ganz gleich, ob Sie ein Angebot schreiben oder erhalten: berlegen Sie genau,
welche Punkte Ihnen besonders wichtig sind, und suchen Sie im Angebot gezielt
nach direkten oder indirekten Hinweisen, die Ihnen Antworten darauf liefern. ndern
Sie ggf. Ihr Angebot oder fordern Sie als Interessent zustzliche Informationen vom
Anbieter.

B wie Betreffzeile
Der Empfnger erwartet Ihr Angebot: Er (oder sie) wird den Text deshalb berfliegen
und schon dabei nach Antworten suchen.
In dieser Phase nimmt der Empfnger die Betreffzeile, die Preise, Hervorhebungen
wie Fettdruck und, wenn vorhanden, die Unterschrift wahr.
Viele Betreffzeilen liefern dem Empfnger jedoch keine neuen Informationen und
sind fr den Leser deshalb enttuschend:
Angebot
Angebot Nr. xxxxx
Angebot Badezimmerrenovierung
Badezimmerrenovierung

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Wirkungsvoller sind Betreffzeilen, die dem Empfnger Antworten liefern,


Versprechen geben (die eingehalten werden knnen) oder neugierig machen:
Alles aus einer Hand
Schnell und gnstig: Firma xy
Warum Sie bei uns richtig sind

C wie Chronologie
Der Kern jedes Angebots sind Antworten auf die Frage: "Was wird angeboten und zu
welchem Preis?". Doch oft sind Angebote und Preise verschiedener Anbieter sehr
hnlich - den Unterschied machen dann die Zusatz-Informationen im Angebot.
Welche zustzlichen Infos sind fr den Kunden interessant? Dabei hilft ein Blick auf
die verschiedenen Phasen eines Auftrags:
1. Die Kundenanfrage
Fassen Sie auf der ersten Seite mit wenigen Worten zusammen, was der Kunde sich
wnscht und worauf er besonderen Wert legt.
Der Kunde wird sich beim Lesen sofort abgeholt und verstanden fhlen.
2. Der Anbieter
Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen kurz vor - auch wenn Sie den Kunden durch
ein Vorgesprch bereits kennengelernt haben! Seit wann ist Ihr Unternehmen auf
dem Markt, welche Erfahrung bringen Sie mit und was ist Ihr Erfolgsrezept? Fgen
Sie eventuell O-Tne von zufriedenen Kunden ein. Nennen Sie den Ansprechpartner
in Ihrem Haus mit allen Kontaktdaten.
Der Kunde wird sich danach sicherer fhlen und das Angebot wohlwollender prfen.
3. Die Angebotserstellung
Ein Angebot zu erstellen ist meist aufwndig und kostet viel Zeit. Wenn Ihr Angebot
sehr individuell ist und bereits Ideen fr die Umsetzung beinhaltet, knnen Sie auch
den Posten "Angebotserstellung" auffhren. Berechnen Sie diesen mit Kosten von
0,00 Euro, wird Ihrem Kunden dadurch bewusst, was Sie bereits geleistet haben.

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4. Die Umsetzung
Der Satz "Wir sichern Ihnen schon jetzt eine ordnungsgeme Umsetzung zu" reit
keinen Kunden mehr vom Hocker! Besser, Sie beschreiben einige Punkte genauer:
Wie Sie sich auf die Umsetzung vorbereiten, welche Alternativen mglich sind oder
wie Sie Schwierigkeiten lsen werden.
Wer bereits im Angebot Antworten auf diese Fragen liefert, schafft Vertrauen beim
Kunden.
5. Die Rechnung
Bieten Sie Ihren Kunden mindestens 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 30
Tagen an. Dieser Rabatt kann schon den Ausschlag geben.
6. Sptere Auftrge / Weitere Zusammenarbeit
Locken Sie den Interessenten mit weiteren Rabatten: Zum Beispiel mit einem 2 %
Kundentreue-Rabatt bei Folgeauftrgen.

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ABWESENHEITSNOTIZ
Der Ton macht die Musik
Herbst - beliebte Ferienzeit. So erreichen mich auch wieder viele AbwesenheitsNachrichten, wenn ich E-Mails versende.
Leider sind viele der Texte uerst unfreundlich und unpersnlich formuliert:
ich bin bis zum 30. Oktober nicht im Bro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In
dringenden Fllen wenden Sie sich bitte an Herr Muster
(anton.muster@musterfirma.de)
Machen Sie es besser und achten Sie auch bei Autoresponder-Texten auf
- Anrede
- freundlicher Einstiegssatz
- Gro- und Kleinschreibung
- Zeichensetzung (drei Ausrufezeichen sind zwei zu viel)
- Verabschiedung
- Signatur
Mit dieser kleinen Checkliste berzeugen Sie auch mit einem Autoresponder-Text:
Guten Tag,
vielen Dank fr Ihre Nachricht. Ich bin am 1. November wieder im Bro und werde
mich dann umgehend bei Ihnen melden.
Ihr Anliegen lsst sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen
Kollegen, Herrn Anton Muster. Er hilft Ihnen gerne weiter.
Seine E-Mail-Adresse lautet: anton.muster@musterfirma.de.
Freundliche Gre
Birgit Beispiel

Sekretariat
Beispielfirma
Musterstrae Nr.
PLZ Stadt
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ANRUFBEANTWORTER-SPRUCH
Vor dem Aufnehmen aufschreiben!
Wie die Abwesenheitsnotiz fr E-Mails ist auch der Anrufbeantworter-Spruch ein oft
unterschtzter "Image-Text".
Deshalb hier einige Tipps:
Verzichten Sie auf das Wort "leider":
Also nicht "Leider ist dies nur der Anrufbeantworter" oder "Das Bro ist leider nicht
besetzt".
Diese Informationen helfen dem Anrufer gar nicht!
Halten Sie sich kurz:
Verzichten Sie auf Allgemeinpltze wie: "Wenn Sie mchten, knnen Sie gerne eine
Nachricht hinterlassen" oder "Wir wnschen Ihnen noch einen wunderschnen Tag".
Starten Sie jedoch mit einer kurzen Begrung:
Die ersten Worte gehen am Telefon oft unter - geben Sie Ihrem Anrufer deshalb Zeit,
sich auf den Spruch zu konzentrieren.
Beginnen Sie mit: "Guten Tag" oder "Vielen Dank fr Ihren Anruf".
Nennen Sie Ihren Namen bzw. den Namen Ihres Bros
Nur so wei der Anrufer, ob er die richtige Nummer gewhlt hat
Schreiben Sie sich den Spruch auf, bevor Sie ihn aufnehmen
Lesen Sie ihn vom Blatt ab - so stolpern Sie nicht durch den Text.
Und so kann der Abwesenheits-Spruch auf dem Anrufbeantworter dann lauten:
Guten Tag [Kurze Pause] Dornheim, Bro fr schriftliche Kommunikation [Pause]
Vom xx. Mrz bis zum xx. April bin ich im Urlaub. [Kurze Pause]
In dieser Zeit hilft Ihnen meine Kollegin, Frau Sabine Krippl, gerne weiter. [Pause]
Sie erreichen Frau Krippl unter der Rufnummer: ... [Pause]
Vielen Dank.
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EINLADUNG ZUM SEMINAR


Hiermit laden wir Sie zum Seminar "Moderne Korrespondenz" ein. Das Seminar findet am
24.02.2010 im Raum Neptun an. Bitte melden Sie sich bei Interesse bis zum 14.02. schriftlich
an. Informationen zum Seminar finden Sie im Intranet unter xxxx.

Schade! Diese Einladungs-E-Mail wird vermutlich nur wenige Mitarbeiterinnen und


Mitarbeiter motivieren, sich fr das Seminar anzumelden. Warum auch? Welche
Vorteile haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von diesem Seminar?
Seminar-Einladungen sind stets "Werbetexte" - wer diese schreibt, sollte
selbstbewusst und motivierend formulieren:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
mchten auch Sie bei Briefen und E-Mails auf Floskeln wie Bezug nehmend verzichten,
in jeder Situation die passende Formulierung finden und den eigenen Text sicher bewerten
knnen?
Erleichtern Sie sich die tgliche Arbeit und profitieren Sie von den Tipps und Tricks
fr lebendige Texte.

Wir bieten Ihnen in diesem Jahr ein fr unser Unternehmen mageschneidertes Seminar:
Schreibtraining Moderne Korrespondenz
Termin: 24.02.2010
Beginn: 10:00 Uhr
Ende: circa 17:00 Uhr
Ort: Raum Neptun
Trainerin: Ania Dornheim von textwende.de
Jetzt anmelden und Teilnahme sichern:
Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung. Weitere Informationen zum Seminar finden Sie im Intranet
unter .... und auf der Website der Trainerin.
Termin passt nicht?
Sie haben groes Interesse am Seminar, sind jedoch am Seminartag verhindert? Dann teilen
Sie uns dies bitte kurz mit: Wir werden gerne
einen weiteren Seminartermin anbieten, wenn sich gengend Interessenten finden.
Freundliche Gre
Martin Mitarbeiter
Personalentwicklung

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SPRACHSTIL IN PROTOKOLLEN
Schreiben Sie in der Gegenwart
Protokolltexte mssen stets kurz, sachlich und einfach formuliert sein. Hier einige
Tipps, mit denen Sie typische Fehler vermeiden:

Schreiben Sie in der Gegenwart!


Verzichten Sie auf Vorreiter wie "Im Rahmen ..." und schreiben Sie ganz
einfach: "Das Projekt startet am ..."
Nennen Sie Personen nur dann, wenn dies von Bedeutung ist: Der Mitarbeiter
der Firma Beispiel berichtet ...
Nutzen Sie in diesen Fllen die direkte Rede, wenn die Person Fakten,
Tatsachen und Ergebnisse uert: Frau Muster beantragt ..., Alle Teilnehmer
stimmen dem Antrag zu.
Verwenden Sie die indirekte Rede, wenn die Aussage der Person
eindeutig eine nicht geprfte Behauptung ist: Frau Muster bemerkt, das
Ergebnis sei unzufrieden.

Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Seminar


"Sach- und Fachtexte: Auf den Punkt gebracht".

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