PRACTICAS PROFESIONALES PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL

INFORME INICIAL

LAURA XIMENA LOMBANA RODRIGUEZ

KONRAD LORENZ FUNDACION UNIVERSITARIA

BOGOTA, AGOSTO DE 2014

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PRACTICAS PROFESIONALES PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL
INFORME INICIAL

LAURA XIMENA LOMBANA RODRIGUEZ

CD. 902101341

DAVID RICARDO MERCHAN

SUPERVISOR UNIVERSITARIO

MARTHA CECILIA VALENCIA

SUPERVISOR DE LA ENTIDAD

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CONCEJO DE BOGOTA

FACULTAD DE PSICOLOGIA
KONRAD LORENZ FUNDACION UNIVERSITARIA

BOGOTA, AGOSTO DE 2014

CONTEXTUALIZACION A NIVEL DE LA ORGANIZACIN

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El Concejo de Bogot como suprema autoridad poltico administrativa del Distrito
Capital, tiene como los entes que regulan la organizacin la Personara, la Contraloria y la
Veedura publica.
Dentro de las variables de contexto distal se identifica el decreto 1421 de 1993 El cual
dicta un rgimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogot (Decreto 1421, 1993);
adems de las normas de calidad ISO 14001 Y OHSAS 18001.
Algunas de las variables econmicas que influyen a la organizacin es que debido a que
su condicin de entidad pblica hace que se sostenga a partir de los recursos econmicos con los
que cuenta la ciudad.
El Concejo de Bogot como entidad del estado trabaja con un fin general que es contribuir
en este caso al Distrito Capital, por lo cual las decisiones no se toman solo por un grupo pequeo
de personas como en la empresa privada si no que depende de las diferentes dependencias o
entidades que tambin hagan parte de la Ciudad de Bogot esto entendido as como la variable
cultural que puede influir a la organizacin.
En el Concejo de Bogot se identifican variables de contexto externo proximal como lo
son los proveedores de servicios, los cuales brindan el apoyo en las diferentes actividades que se
realizan da a da en la organizacin por ejemplo la empresa de vigilancia (Vigilancia Acosta), la
empresa de servicios generales (Eminser), proveedores de papelera y dentro del rea de
mantenimiento algunas empresas contribuyen con sus productos, adems del apoyo por parte de
la Polica Nacional para la proteccin y vigilancia de los honorables concejales.
Los usuarios o clientes beneficiados por las decisiones tomadas en el Concejo de Bogot
son los habitantes de la ciudad de Bogot.
El Concejo de Bogot como ente supremo poltico administrativo cuenta con un
reglamento interno del Concejo de Bogot, a partir del acuerdo 348 de 2008.

Historia del Concejo de Bogot, D.C. (Web Concejo de Bogot, 2014)

El concejo de Bogot tiene sus antecedentes en los cabildos de Espaa como los tiene las
dems ciudades americanas con el fin de establecer una autoridad local para luchar con la

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invasin musulmana; el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil, la primera sesin que apunta
los investigadores fue el 13 de mayo de 1539 designada a Hernn Prez de Quesada.
Los cabildos se agrupaban para defender sus privilegios de otros que pudiesen interferir
en los estatutos jurdicos.
Misin del Concejo de Bogot, D.C. (Web Concejo de Bogot, 2014)
El Concejo de Bogot D.C. como Suprema Autoridad Poltica Administrativa del Distrito
Capital, expide normas que promueven el desarrollo integral de sus habitantes y de la
ciudad, as mismo, vigila la gestin de la Administracin Distrital, como as mismo elige a
los servidores pblicos distritales conforme a lo establecido en el Reglamento Interno del
Concejo y la normatividad vigente.
Visin del Concejo de Bogot, D.C. (Web Concejo de Bogot, 2014)
El Concejo de Bogot D.C. se posicionar en el ao 2020, como una entidad lder a nivel
nacional, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos, su
bienestar, su desarrollo integral y sostenible de la ciudad, desarrollando un ejercicio de
control poltico pertinente, eficiente y eficaz; generando acuerdos que beneficien a los
habitantes de la ciudad
Objetivos Institucionales. (Web Concejo de Bogot, 2014)
a. Promover una gestin pblica responsable a travs del control poltico, oportuno y eficaz a las
entidades del Distrito Capital.
b. Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armnico e integral del Distrito
Capital.
c. Promover la participacin de todos los sectores en las decisiones polticas de la ciudad.
d. Generar una imagen positiva y de confianza con la ciudadana.
e. Brindar a la comunidad informacin respecto a los procesos desarrollados por la Corporacin.
f. Capacitar permanentemente a los funcionarios de la Corporacin, buscando el mejoramiento
continuo de los procesos.

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g. Obtener un alto desempeo del Sistema de Gestin de Calidad en la evaluacin de todas las
variables establecidas internamente.
h. Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el mantenimiento
adecuado de la infraestructura de la entidad y de los sistemas de informacin.
Estructura de la organizacin.
Segn el acuerdo nmero 492 del 2012 menciona la estructura organizacional del Concejo
de Bogot donde se encuentra sus dependencias y funciones.
Mesa Directiva.
1. Ordenar y coordinar por medio de resoluciones las labores del Concejo.
2. Dictar las polticas y directrices para el ordenado y eficaz funcionamiento del Concejo.
3. Coordinar el trabajo de las Comisiones Permanentes, velar por su normal
funcionamiento, el desarrollo de sus labores y la prontitud en el cumplimiento de sus
obligaciones.
4. Ordenar mediante resolucin motivada las medidas y acciones que deban tomarse para
conservar la tranquilidad del Concejo Distrital y el normal desempeo de las funciones
que le han sido asignadas por la Constitucin y la Ley.
5. Nombrar y remover mediante resolucin los empleados de la Corporacin.
6. Fijar directrices para la administracin y manejo del personal de la Corporacin, de
conformidad con las normas superiores.
7. Aplicar el rgimen disciplinario en lo de su competencia conforme a la normatividad
vigente sobre el tema.
8. Las dems que el Reglamento Interno de la Corporacin y la Plenaria le asigne.
Oficina de Control Interno.
1. Dirigir y asesorar la definicin, diseo y aplicacin de politicas, estrategias, planes,
programas y mecanismos de Control Interno, a fin de garantizar la correcta evaluacin y
seguimiento de la gestin organizacional de acuerdo con la normatividad vigente.

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2. Establecer y organizar el Plan de Accin anual de auditora para la verificacin y
evaluacin del Sistema de Control Interno, la sostenibilidad y el mejoramiento continuo
del Sistema Integrado de Gestin y control de la entidad, su nivel de desarrollo y el grado
de efectividad en el cumplimiento de los objetivos institucionales, de acuerdo con la
normatividad vigente.
3. Dirigir el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad formulados con base
en los resultados de las evaluaciones internas, externas y de autoevaluacin, para evaluar
su cumplimiento y consolidar informes de avance para los organismos de control de
manera oportuna y de acuerdo con la normatividad vigente; entre otras.
Oficina Asesora de Planeacin.
1. Dirigir la formulacin de polticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento
de la misin institucional del Concejo de Bogot, D.C.
2. Disear y desarrollar en toda la organizacin planes y programas para la consolidacin
de una cultura de la planeacin prospectiva y estratgica en los diversos estamentos de la
entidad para garantizar el cumplimiento de todos y cada uno de los proyectos, metas y
objetivos del plan de accin institucional.
3. Definir y dirigir el plan de accin, los programas, proyectos y las estrategias de la
dependencia que se adecuen con las polticas y misin de la entidad; entre otras.
Oficina Asesora de Comunicaciones.
1. Asesorar en la formulacin de polticas, planes, programas y proyectos de
comunicacin para el cumplimiento de la misin institucional del Concejo de Bogot,
D.C.
2. Realizar la custodia, conservacin y actualizacin constante de la informacin
relacionada con el Concejo de Bogot y elaborar boletines de prensa donde se evidencien
el desarrollo de las actividades misionales de la Corporacin y el control de contenidos.
3.Asesorar y apoyar los eventos programados por la entidad donde intervenga la
comunidad como el cabildante estudiantil, ferias distritales de servicio, sesiones del
Concejo de Bogot fuera de la Corporacin, premios de periodismo, invitaciones a la

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Mesa Directiva o a los Concejales a eventos del orden distrital y nacional y a todas las
actividades donde se requiera su presencia.
Comisiones Permanentes.
1. Comisin Primera Permanente del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
2. Comisin Segunda Permanente de Gobierno.
3. Comisin Tercera Permanente de Hacienda y Crdito Pblico
Direccin Jurdica.
1. Asesorar en la formulacin de polticas, planes, programas y proyectos en materia
jurdica para el cumplimiento de la misin institucional del Concejo de Bogot, D.C.
2. Asesorar a la Mesa Directiva y dems dependencias de la entidad, en la elaboracin,
interpretacin y aplicacin de normas y procedimientos jurdicos y en general, en los
asuntos de su competencia.
3. Definir criterios y lineamientos jurdicos para la expedicin de conceptos y
autorizaciones que deba expedir la entidad, de acuerdo a la normatividad vigente.
4. Coordinar con la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., la defensa judicial en los procesos
litigiosos que se adelanten en contra de la Corporacin o en los que ste intervenga como
demandante o como tercero interviniente o coadyuvante, en coordinacin con las
dependencias internas de la administracin distrital, cuando corresponda, con el fin de
lograr un resultado favorable.
Direccin Administrativa.
1. Responder por la planeacin, direccin, gestin y control de los procesos de
administracin del Talento Humano de la Corporacin.
2. Adoptar los planes y programas formulados por la Mesa Directiva en relacin con la
gestin documental de su competencia dentro de la Corporacin, de conformidad con las
normas vigentes sobre el tema.

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3. Responder por el diseo, desarrollo, operacin mantenimiento y actualizacin de los
sistemas informticos en el Concejo.
4. Formular los mecanismos que garanticen el cabal cumplimiento de la prestacin de los
servicios generales de la Corporacin.
Direccin Financiera.
1. Dirigir y coordinar con las dependencias de la entidad, la elaboracin del anteproyecto
de presupuesto de funcionamiento y de inversin, del programa anual de compras, del
programa anual de caja y de solicitudes de adiciones y traslados presupuestales que la
entidad requiera.
2. Responder por el desarrollo de las acciones relacionadas con la administracin y
ejecucin del presupuesto y presentar los informes correspondientes a las entidades
respectivas.
3. Responder por la contabilidad del Concejo y supervisar la elaboracin de balances y
estados financieros que deban ser presentados ante las autoridades competentes.
4. Ordenar el pago de salarios de los empleados del Concejo de Bogot, D.C.
5. Liquidar y ordenar el pago de las sentencias judiciales.
El Concejo de Bogot es una organizacin de carcter pblico con una estructura
jerrquica (vertical); que cuenta con 45 cabildantes elegidos democrticamente que conforman el
concejo de los cuales el presidente, primer vicepresidente y segundo vicepresidente conforman la
mesa directiva desplegndose las dems reas: Oficina de Control Interno, Oficina de Planeacin,
Oficina de Comunicaciones, Secretaria General, Comisiones Permanentes, Direccin Jurdica,
Direccin Administrativa, Direccin Financiera.

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Grafica 1. Organigrama funcional Concejo de Bogot. (Resolucin 1293, 2012)

Descripcin del Anlisis Ocupacional.

El Concejo de Bogot en la resolucin 0881 de 2013 establece las funciones especficas
de sus empleados y sus competencias laborales.
CONTEXTUALIZACION AL NIVEL DE PROCESOS
Procesos operativos.
Segn el Art. 4 de la Resolucin 0881 de 2013, el Concejo de Bogot sigue un modelo de
gestin integrado basado en el modelo estndar de control interno, la cual cumple con normas
tcnicas para los procesos de gestin pblica, medio ambiental, de seguridad y salud en el trabajo
y el sistema interno de gestin de documentos implementando normas, procedimientos e
instructivos para la constante actualizacin de los sistemas de gestin integrados (SGI).

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Grafica 2. Mapa de procesos, Sistema integrado de Gestin (Resolucin 1323, 2012)

Procesos administrativos o de apoyo.
El Concejo de Bogot en el Art 5 del Acuerdo 492 de 2012, incluye dentro de su
estructura organizacional a las unidades de apoyo normativo (UAN) estas estarn para apoyar la
responsabilidad de carcter normativo y de control poltico de cada uno de los 45 honorables
concejales los cuales contara con 12 funcionarios de libre nombramiento y remocin.
CONTEXTUALIZACION A NIVEL DE PERSONAS
El Concejo de Bogot cuenta con 171 empleados de planta los cuales se estructuran segn
su nivel de profesin.

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Grafica 3. Estructura organizacional del Concejo de Bogot, Acuerdo 492 de 2012.

Descripcin sociodemogrfica.
En la planta de empleados del Concejo de Bogot no se identifica una diferencia
significativa entre la cantidad de hombres y mujeres, sus edades oscilan entre los 20 aos y los 60
aos y su estrato socioeconmico vara entre el nivel 3 y el 5.
Desde el rea de Seguridad y Salud en el trabajo del Concejo de Bogot se realiz un proceso
de evaluacin psicosocial en el ao 2013 con el fin de identificar riesgos psicosociales en los
funcionarios. Se realiz a partir de la batera de riesgos psicosociales del Ministerio de Proteccin
Social, los resultados arrojados por esta permiten realizar una intervencin a corto plazo de las
siguientes dimensiones:
-

Claridad de rol

Oportunidad para el uso de habilidades y conocimiento

Recompensas derivadas de la perteneca de la organizacin y el trabajo que se realiza

En cuanto a la evaluacin de estrs se encontr que 57 personas de las 170 evaluadas

presentan nivel de estrs alto o muy alto, en las que puntuaron las reas de comisiones y

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secretaria general estos datos son basados en el programa de riesgo psicosocial del sistema de
gestin de la seguridad y salud en el trabajo, (2013).
Cultura Organizacional.
El Concejo de Bogot como entidad pblica del estado cuenta con una cultura
organizacional diferente a las entidades privadas, algunos de los hechos ms marcados son los
procesos que se realizan dentro de la organizacin como por ejemplo el proceso de seleccin de
personal se realiza por medio de la Comisin Nacional del Estado Civil pero su duracin en el
cargo es constante y duradero ya que la mayora de los funcionarios de planta lleva en su cargo
como mnimo 10 aos y todos los funcionarios cuentan con un Honorable Concejal que lo
apadrina.
Es importante conocer que los procesos de formalizacin de proyectos y documentos
dentro del Concejo de Bogot cuenta con una estricta revisin por parte de las diferentes reas y
funcionarios de la organizacin; primero debe ser corregido por el jefe de rea donde se realiza el
proyecto, luego es corregido por un asesor del rea que cuente con mayor conocimiento del tema,
luego ser revisado y aceptado por el director administrativo para luego ser presentado al
presidente del Concejo como mxima autoridad de la organizacin.
Concejo de Bogot cuenta con comportamientos que solo se conocen cuando se est
dentro de la organizacin por ejemplo la integracin de grupos para eventos deportivos como son
los equipos de futbol, estos son formados por los funcionarios del Concejo de Bogot con fines
recreativos los fines de semana fuera de los horarios de trabajo, adems de los horarios de break
los cuales no estn estipulados en los horarios pero en las horas de la maana entre las 9:30 y
10:00 am los funcionarios del Concejo de Bogot que se encuentran ubicados en el Centro
Administrativo Distrital (CAD) bajan al stano de las instalaciones en las cuales se encuentra la
cafetera a comer algo. Al igual que este horario la hora del almuerzo no se encuentra estipulada
pero est entre las 12:00 y 2:00 PM. Dentro del Concejo de Bogot no hay un vestuario claro
pero los das viernes los funcionarios se visten ms informales en comparacin con los otros das.
DESCRIPCION DEL PROYECTO

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El proyecto que se realizara en el 2014 2 en el rea de seguridad y salud en el trabajo del
Concejo de Bogot es la actualizacin de la matriz de peligros, dentro de este proyecto se
realizaran las diferentes actividades:
-

Conocimiento de GTC 45. Modelo de matriz de peligros que se utilizara para el proceso
de actualizacin

Establecimiento de base de datos. En esta se enlistara a todos los funcionarios de planta

del Concejo de Bogot con su ubicacin en cada sede para tener conocimientos de la
ubicacin exacta de los funcionarios, su cargo y dependencia

Formato de matriz de peligros. Se establecer la matriz con sus funciones y formulas

dentro del programa Excel

Proceso de inspecciones. En apoyo del asesor de la ARL y la fisioterapeuta del rea de

Seguridad y Salud en el Trabajo los cuales estn capacitados y certificados en Salud
Ocupacional se realizaran las inspecciones de riesgos en cada uno de los puestos de
trabajo de los funcionarios del concejo de Bogot en sus dos sedes

Anlisis de datos. En este proceso se realizara la tabulacin de datos obtenidos en el

proceso anterior para luego conocer las reas de mayor y menor riesgo dentro del Concejo
de Bogot, adems de cules son los funcionarios con mayor riesgo segn su cargo.

Acciones correctivas. A partir de los resultados el rea de Seguridad y Salud en el Trabajo

tomara decisiones y llevara a cabo acciones correctivas para disminuir los posibles riesgos
dentro de la organizacin

DIAGNOSTICO ACTUAL
Para dar un diagnstico sobre una organizacin se deben tener en cuenta tres niveles de
funcionamiento de una organizacin (Estructura, Procesos y Conducta individual).
-

Estructura. En cuanto a la estructura del Concejo de Bogot se puede decir que es una
entidad pblica del estado, que se rige por las normas y leyes dadas en la Repblica de
Colombia.

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El Concejo de Bogot se organiza principalmente por la plenaria del Concejo (45
Honorables Concejales), luego de las reas de planeacin y comunicacin para luego
dividirse en las direcciones administrativa, financiera y jurdica, adems del secretario
general con sus tres comisiones; esta estructura es slida y perdura a travs del tiempo.
-

Procesos. El Concejo de Bogot se encuentra certificado por las normas ISO 14001 y
OSHAS 18001 las cuales regulan los procesos de las diferentes reas. Dentro de los
procesos se identifican problemticas como:
o

Dificultades en la comunicacin asertiva

Desorden de documentos

Falta de conocimiento por parte de los funcionarios acerca de los procedimientos

que se deben realizar de acuerdo al proceso que se est llevando acabo

Conducta individual. Las problemticas a este nivel se identifican a partir de los procesos
bsicos del ser humano
o

Aprendizaje. Dificultades en el conocimiento de los procedimientos que se estn

realizando dentro de la organizacin

Lenguaje. Dentro de este proceso bsico esta la principal dificultad dentro del
Concejo de Bogot debido a la falta de comunicacin por parte de un rea a otra y
falta de difusin de la informacin.

Motivacin. Bajo inters por parte de los funcionarios del Concejo de Bogot
sobre el conocimiento de lo realizado en la organizacin, esto teniendo en cuenta
la falta de cuidado con las carteleras de las reas y la poca atencin a estas.

Teniendo esto como informacin principal se identifica que la principales problemticas

de la organizacin se centra en la comunicacin y el lenguaje en el nivel de procesos y conducta
individual.
REVISION TEORICA DEL PROYECTO
El decreto 1443 de 2014 da como objetivo general para el sistema general de riesgos
laborales la promocin de la seguridad y salud en el trabajo y la prevencin de los riesgos

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laborales, para evitar los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Las normas que regulan
y brindan especificaciones con respecto las reas de seguridad y salud en el trabajo dentro de las
organizaciones, se denominan OHSAS (Occupational Health and Safety Assesment Series); estas
definen el sistema de gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo como el sistema que fomenta los
entornos de trabajo seguros y saludables, buscando reducir el potencial de accidentes, apoyar el
cumplimiento de leyes y mejorar el rendimiento en general.
En las OHSAS 18001 se tratan puntos importantes como:
-

Identificacin, evaluacin y control de los riesgos

Programa de gestin de OHSAS

Estructura y responsabilidad

Formacin, concientizacin y competencia

Consultora y comunicacin

Control de funcionamiento

Preparacin y respuesta ante emergencias

Medicin, supervisin y mejora del rendimiento

En el tem de identificacin, evaluacin y control de los riesgos se trabaja la matriz de

peligros es una herramienta la cual busca registrar lo informacin y as entender los peligros que
se pueden generar en el desarrollo de las funciones, con el fin de establecer controles necesarios
(GTC 45, 2010).
Para el proceso de valoracin de riesgos dentro del Concejo de Bogot se toma como base la
gua tcnica colombiana (GTC 45, 2010) Gua para la identificacin de los peligros y la
valoracin de los riesgos en seguridad y salud ocupacional en la cual se debe estipula el proceso
a seguir:

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Grafica 3. Actividades para identificar los peligros y valorar los riesgos (GTC 45, 2010)

Como se ve en la grafica para establecer si un riesgo es aceptable o no se deben realizar

formulas las cuales se dejan claras en la Guia Tecnica Colombiana como:
-

Nivel y valor de deficiencia

Nivel y valor de exposicion

Nivel y valor de probabilidad el cual se obtiene a partir del valor de deficiencia por el
valor de exposicion

Nivel y valor de consecuencia

Nivel y valor de riesgo el cual se obtiene a partir del valor de consecuencia por el valor de
probabilidad

Aceptabilidad del riesgo la cual se obtiene partiendo de la aceptabilidad del riesgo

Como producto final se obtiene:

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La obtencin de los datos para la matriz de peligros se realizan inspecciones y anlisis de puestos
basados en la gua que se encuentra en la NTC 4114 de 1997 la cual tiene como objetivo dar a
conocer los pasos a seguir para establecer un programa de inspecciones de rea.

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CRONOGRAMA

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