Etude de cas

(Enonc)

Ventes clients
Contrle Interne

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE

CYCLE VENTES
Travaux effectuer :

Le Manager de la mission vous demande dvaluer le cycle des ventes

Un autre point de votre programme de travail porte sur la prparation des recommandations
de contrle interne en prsentant chacun des points de faiblesses de contrle interne relevs
sur lensemble du cycle des ventes (rponses ngatives au questionnaire) sous la forme
suivante (en quelques lignes) :

nonc des procdures existantes

risques induits en terme de contrle interne

recommandations.

Utiliser les supports ci-joints.

Objectif daudit
Nos objectifs daudit pour la section ventes clients sont les suivant :
Objectif 1

Sassurer que tous les produits sont correctement comptabiliss (exhaustivit,

ralit et exactitude des enregistrements)

Objectif 2

Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqu et est en

adquation avec les normes comptables en vigueur.(Valorisation, Prsentation)

Objectif 3

La sparation des exercices est correctement apprhende (cut-off)

Objectif 4

Les comptes clients sont constitus de ventes non recouvres et appartiennent la

socit. (existence , valuation des soldes et appartenance).

Objectif 5

Tous les recouvrements de crances sont correctement comptabiliss (exhaustivit,

ralit et exactitude des enregistrements)

Objectif 6

Les avoirs et autres crdits sont justifis et correctement calculs. (exhaustivit,

ralit et exactitude des enregistrements)

Objectif 7

Les provisions pour crances douteuses sont correctement values et juges

suffisantes.(Existence et valuation des soldes)

Narratif du Cycle Ventes clients

Les informations qui suivent ont t obtenues dune part, par le biais dentretiens effectus avec
le personnel du dpartement commercial, usine, magasin et comptabilit et dautre part par
lexploitation des notes de services internes de la socit. Il nexiste pas de procdures crites.

Commandes

Note 1-

Les commandes clients arrivent chez les commerciaux. Ces derniers contrlent la
conformit des prix avec ce quils ont dj ngoci avec le client et adressent
lusine un fax de commande. La fixation des prix dfinitifs est laisse la discrtion
de lagent commercial qui dispose dune marge de manuvre.

Note 2-

Lusine dispose dun registre de rception des commandes. Aprs avoir saisi la
commande dans le logiciel informatique SYBEL , un bon de prparation
prnumrot est dit. Ce bon est adress par lusine au magasinier. Si le stock est
disponible en quantit suffisante, la commande est satisfaite. En revanche, dans le cas
contraire, le magasinier corrige le bon de prparation en fonction des quantits
disponibles.

Note 3-

Lusine dite alors un bon de livraison sur la base du bon de prparation en trois
exemplaires :

Note 4

- Le premier reste au sein de lusine

- le deuxime est remis au client
- le troisime est remis au livreur
Les bons de livraison sont prnumrots et valoriss. Linventaire permanent est mis
jour.

Fabrication

Note 5-

Les commandes clients arrivent chez les commerciaux qui contrlent les prix et
adressent un fax de commande lusine.

Note 6-

Lusine retranscrit les informations sur un registre comme pour les commandes
ngoce . Le directeur de lusine remplit une feuille de fabrication en trois
exemplaires. Les deux premiers exemplaires restent dans le carnet de souche ; le
troisime est donn au magasinier pour enlvement des biens fabriqus. Le
laboratoire vrifie le respect des normes de fabrication et prend un chantillon o il
indique le numro de lot de fabrication.

Note 7-

La feuille de fabrication est retransmise au service administratif de lusine pour tre

saisie et corrige au niveau de linventaire permanent. Les matires premires et les
produits chimiques sont saisis dans le module Bon de rception valoris du
logiciel de gestion des stocks.
En cas dindisponibilit des matires, lusine avertit lagent commercial que la
commande sera partiellement satisfaite. Ce dernier juge sil est possible dmettre un
autre bon de commande pour la partie non satisfaite.

Livraison

Note 8-

La livraison est assure, aprs un contrle par la scurit, soit directement lusine
pour les clients qui prennent en charge le transport, soit par lintermdiaire dune
socit de distribution.

Note 9-

Dans le cas dune vente directe lusine ; lusine garde un bon de livraison et donne
les deux autres exemplaires au client. Lorsque le client sort de lusine, il remet au
chef de scurit un exemplaire du bon de livraison. Le chef de scurit enregistre le
sortie aprs lavoir contrle avec le bon de livraison ( quantit, nature des produits
livrs, date de livraison , client ) sur un registre sortie et remet le bon lusine.

Note 10- Dans le cas dune vente par transporteur, lusine garde un bon de livraison et donne
les deux autres exemplaires au transporteur livreur . Le transporteur livre la
marchandise et fait signer les deux exemplaires des bons de livraison par le client. Il
remet un exemplaire au client et ramne le second l usine.
Note 11- Tous les jours, lusine rapproche les bons de livraison en sa disposition avec les bons
signs par le client et ceux transcrit dans le registre du chef de scurit la sortie de
lusine ou des bons la disposition de la socit de distribution.
Note 12- Une fois le rapprochement effectu, les bons de livraison sont saisis dans le logiciel
Sybel pour la facturation. Les autres bons non encore contrls restent en attente
de facturation.
Note 13-

Lusine dite rgulirement un listing des commandes non livres pour analyse.

Note 14-

A la fin de chaque mois, ladministration de lusine procde un contrle des bons

mis avec la facturation.

Retours

Note 15- Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est sign par le chef
de scurit et par lagent commercial en charge du client. Le commercial vrifie la
conformit du bon de retour avec ce quil a convenu avec le client. Le bon de retour
est ensuite envoy lusine pour ldition de lavoir. Les bons de retour sont
prnumrots et disposs en 3 exemplaires. La souche est garde lusine, lautre
copie est envoye avec lavoir la comptabilit.
Les chantillons
Note 16- Les chantillons remis la clientle sont matrialiss par un bon dchantillon qui est
saisi pour corriger linventaire permanent. Aucune facturation nest lance pour les
chantillons puisquils sont offerts la clientle.
Les bons de prt et de consignation
Note 17- Les produits prts aux clients sont matrialiss par des bons de prt qui sont saisis
pour correction de linventaire permanent. Un tat des consignations est remis la
comptabilit pour enregistrement.

La facturation

Note 18- La facturation est faite par batch automatique des bons de livraison sur le logiciel
de gestion commerciale. Elle est lance chaque jour pour les livraisons J-1. La date
de facture est identique celle de la livraison. A chaque type de produit, est associ
dans le systme le taux de TVA correspondant.
Note 19- La facture est agrafe au bon de livraison sign par le client puis transmise la
comptabilit au responsable comptabilit client .
Note 20- La comptabilit vrifie systmatiquement que les bons de livraison correspondent
bien la facture et que toutes les signatures (client, chef de scurit) existent. Les
vrifications portent galement sur les calculs arithmtiques. Les anomalies sont
traites rapidement dans la journe qui suit. Toutes les anomalies releves sont
stockes dans un document spcifique afin de garder une trace des problmes et des
explications fournies.

Gestion des comptes des clients et rglement

Note 21- Les factures de vente se dversent automatiquement tous les mois de linterface de
gestion commerciale la comptabilit gnrale.
Note 22- Au niveau des rglements, le responsable des comptes des clients tient deux registres
de rception des rglements, un pour les traites et un pour les chques. Il comptabilise
rgulirement dans linterface de gestion commerciale les rglements ressortant des
deux registres.

Note 23- Il ny a pas de dversement des rglements de la gestion commerciale vers la

comptabilit. Le responsable des comptes des clients enregistre les rglements en
comptabilit sur la base des avis de crdits bancaires.
Note 24- Les comptes des clients sont analyss chaque trois mois partir du grand livre
auxiliaire client avec les lments de l(interface de gestion commerciale.. Les
contrles sont clairement matrialiss.

Note 25- Un cachet comptabilis est appos sur les avis de banque et en mme temps la
mention pay est porte sur la facture correspondante.
Note 26- Le service commercial a un accs direct linterface gestion commerciale pour le
suivi des soldes clients. En effet, les bonus des commerciaux sont calculs sur la base
du chiffre daffaires encaisss.

Gestion des impays

Note 27- Le responsable de la comptabilit clients suit rgulirement les impays sur un cahier
relatif aux incidents de paiement.

Gestion du risque client

Note 28- Chaque trimestre, le responsable de la comptabilit client dresse un tat des clients
douteux en indiquant de faon prcise lanciennet du solde. La part provisionner
dans les livres de la socit est dtermine par le Directeur Gnral.
Note 29- La liste des clients douteux est adresse aux agents commerciaux pour information.

Gestion du risque aprs vente :

Note 30- Les produits de la socit sont peu risqus au niveau de la gestion aprs vente sauf
pour les produits Btiment .
Note 31- En effet, les autres produits sont vendus sur la base dune feuille technique qui
reprend lensemble des caractristiques des produits. La responsabilit de la socit
ne peut tre mise en cause quen cas de non conformit du produit la feuille
technique. Or, les produits vendus sont contrls au laboratoire et par le client. Le
risque de contestation reste faible.
Note 32- En revanche, pour les produits Btiments , la socit fabrique essentiellement des
solutions. Ces solutions sont pour les plus importantes contrles par un laboratoire
extrieur la socit.
Pour les crances juges irrcouvrables, sur la base des documents juridiques
probants, la socit procde leur annulation.

Contrles gnraux par la Direction Gnrale.

Note 33- Le service de contrle de gestion, attach la Direction Gnrale, procde
rgulirement une analyse des marges et du chiffre daffaires pour sassurer quil
ny a pas de drapage. Ces analyses font lobjet de comparaison avec le budget et les
carts significatifs font lobjet dinvestigation et de suivi.

. Evaluation du cycle des ventes

Procdures

Rfrences
aux objectifs.
daudit

Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients

COMMANDE

Les commandes font

l'objet d'une procdure
d'acceptation.

Une tude de solvabilit

du client est ralise
pour toute commande
manant de nouveaux
clients, conformment
aux instructions de la
direction
financire
(quelque soit le montant
de la commande ou pour
toute
commande
suprieure un montant
fix).

Un encours de crdit
maximum est affect
chaque client. Au del
de
ce
seuil, une
acceptation spcifique
est obtenir.

Les
commandes
acceptes
sont
enregistres sur des
bons de commande
interne
prnumrots
tablis en plusieurs
exemplaires.

Il existe un chrono des

bons de commande
interne et toute rupture
squentielle
est
identifie et investigue.

Procdures

Rfrences
aux objectifs.
daudit

Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients

LIVRAISON

Chaque prparation de
commande donne lieu
l'tablissement d'un bon
prnumrot
de
livraison
mis
en
plusieurs exemplaires.

La personne responsable
des sorties de stock
vrifie
que
les
prparations
de
commande
correspondent aux bons
de commande.

La
prparation
de
commande est pese ou
le nombre de colis
compt et un contrle
est fait par rapport au
calcul effectu par
l'informatique.

Une
procdure
de
contrle est mise en
place pour s'assurer que
toutes les commandes
sont
intgralement
livres. Par exemple: un
listing des commandes
non livres est dit de
manire rgulire et est
analys, ou bien un
chrono des bons de
commande en attente de
livraison existe.

Procdures

Il existe une gestion des

livraisons partielles : par
exemple, la commande
initiale est solde et une
commande
pour
la
partie non livre est
cre avec un numro
identique de squence
diffrente, la commande
apparat sur le listing
des commandes en
cours tant qu'elle n'est
pas entirement livre.

Toutes les expditions

(et commandes) sont
connues des services
intresss.

Toutes les expditions

correspondent des
marchandises
commandes, et sont
conformes
aux
commandes quant aux
quantits, la qualit,
la date de livraison, et
au lieu de livraison.

La socit conserve par

jour de livraison, les
bordereaux signs des
clients.

Rfrences
aux objectifs.
daudit

Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients

10

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Procdures

Commentaires

FACTURATION

Les
livraisons
rapidement.

sont

factures

Un contrle existe pour s'assurer que

toutes les expditions sont factures.
Par exemple: un listing des livraisons
non factures ou en attente de
facturation est dit de manire
rgulire et est analys.

Les commissions des commerciaux

sont calcules sur les ventes factures
individuellement et des commissions
sont rapproches globalement du
chiffre d'affaires factur du mois.

Une rconciliation mensuelle est faite

entre le chiffre d'affaires factur
ramen au cot d'achat et les
mouvements de sortie des stocks.

La facturation reue des transporteurs

extrieurs est compare la facturation
mise envers les clients (Poids/nom du
client).

La date de la facture est

systmatiquement celle du jour de
l'expdition.

Les factures sont tablies partir du

fichier des bons de livraison et du
fichier prix.

11

Procdures

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Commentaires

La comptabilit vrifie que les factures

de vente correspondent aux bons de
commande et aux bons de prparation
de commande.
Toutes les factures sont contrles
arithmtiquement :
- Vrification du programme
informatique.
- Sondage sur quelques factures.

La politique de tarification, et les

conditions de rglement sont prprogrammes.
Toute
condition
spcifique consentie est avalise par la
direction.

En cas de modification du tarif gnral

de l'entreprise, tous les prix sont
modifis aprs autorisation de la
direction et un contrle de la mise
jour du fichier prix a t effectu.

Les rabais, remises, ristournes et

livraisons gratuites ne peuvent pas tre
accords sans l'autorisation pralable
des personnes habilites.

Les taux de T.V.A. sont lis au code

article.

Le
systme
met
un listing
d'anomalies. Ce listing peut tre
obtenu en fixant des limites
suprieures et infrieures de quantits
et de prix unitaires. Ces anomalies sont
analyses et traites.

12

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Procdures

Une analyse dtaille des marges est

faite par la direction par produits et
tout cart est analys.

Il n'existe pas un nombre important

d'avoirs mis.

Les plaintes des clients ne sont pas

nombreuses.

Le Directeur Commercial vrifie la

ralisation de ses budgets par rapport
au chiffre d'affaires factur.

Tout avoir mis doit tre approuv par

une personne habilite.

Tous les avoirs sont rapprochs pour

les quantits, des quantits retournes
ou litigieuses, et le prix contrl par
rapport celui figurant sur la facture
initiale.

Tous les avoirs

arithmtiquement.

La comptabilisation des avoirs est

rapide.

ENREGISTREMENT
FACTURE

sont

DE

Commentaires

contrls

LA

13

Procdures

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Commentaires

Systme de facturation automatique :

Le journal de vente est gnr

automatiquement par la facturation.

Il existe un contrle entre la liste des

factures mises et le chiffre d'affaires
comptable.

La balance auxiliaire est rapproche

la balance gnrale par le service
comptable de faon rgulire.

Il existe une procdure de suivi ou de

recensement des chevauchements
d'enregistrement : par exemple il est
impossible de comptabiliser deux
factures avec le mme numro.

Des tats de facturation sont envoys

chaque mois aux clients et sont suivis
par les commerciaux responsables du
dossier

Le
systme
ne
permet
pas
l'tablissement d'une facture sans
l'existence d'un numro de bon de
livraison.

Il existe un tat des commandes

factures mais non encore livres.

En fin de priode, un contrle de

sparation des exercices est men par
la direction.

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Procdures

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Commentaires

En fin d'anne, les factures clients

libelles en devises sont converties au
taux de clture de l'exercice (sauf en
cas de couverture de change) et les
carts de conversion sont enregistrs
en comptabilit.
ENCAISSEMENTS

La comptabilisation des encaissements

est rapide.

Les comptes clients sont analyss

rgulirement.

Le pointage des comptes clients est

rgulier.

Les rapprochements bancaires sont

effectus rgulirement.
RELANCES ET CONTENTIEUX

Des procdures de relance clientle

pour les retards de paiement sont
dfinies et suivies.

Les relances effectues sont listes et

documentes dans un dossier.

Le risque client est couvert par une

assurance globale.

Un listing des crances "ges" est

dit rgulirement et sert de base la
provision pour dprciation des
crances douteuses. Tout cart avec la
provision comptabilise est expliqu.

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Procdures

Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients

Commentaires

La socit possde, pour les crances

passes en pertes, un justificatif
d'irrcouvrabilit.
SPARATION DES TACHES

La personne qui enregistre une

commande est diffrente de celle qui
prpare la sortie de stocks, de celle qui
comptabilise la facture, et de celle qui
reoit le paiement.
Evaluation du dispositif du contrle interne

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