Roteiro de Operacionalizao do Sistema de Armazenamento de Processos

Digitalizados - SAPD

Janeiro/2014

Apresentao
O Sistema de Armazenamento de Processos Digitais SAPD foi desenvolvido com o
objetivo de armazenar arquivos em PDF de processos administrativos do INSS e de
realizar a Justificao Administrativa Eletrnica.
1. Acesso ao sistema
Na rede INTRAPREV o usurio poder acessar atravs endereo http://www-sapd
Na rede AGU o usurio poder acessar atravs endereo http://www-sapd.prevnet/
2.1. Login no sistema
Para logar no sistema, o usurio dever utilizar a matrcula SIAPE e a senha do
SISREF.

2.2. Cadastramento de Procuradores ou servidores sem acesso ao SISREF

Os Procuradores ou servidores que NO possuem senha do SISREF, podem
solicitar o cadastramento atravs do envio do formulrio eletrnico, disponvel na
pgina inicial do sistema.

Aps recebimento do formulrio de cadastramento, o gestor do sistema ir validar

os dados enviados e o sistema enviar uma senha inicial de acesso, que dever ser
trocada no primeiro acesso.
2. Funcionalidades
O sistema possui 3 (Trs) funcionalidades: Localizar, Processo e Depoimentos.

2.1 Localizar
Possibilita ao usurio localizar, consultar processo administrativo digitalizado e/ou
vdeos de JA eletrnica anexados ao SAPD, gerar relatrios de JA Eletrnica.
As consultas para localizao podem ser atravs do nmero do benefcio, nmero
da CTC, nmero do protocolo SIPPS, NIT do segurado e assinatura do arquivo.
A. Resultado da consulta
Na tela de resultado da consulta possvel visualizar todos os arquivos anexados
(Documentos e Vdeos), pertinentes ao processo administrativo consultado, contendo
informaes detalhadas, atravs do cabealho de informaes.
B. Cabealho de Informaes
Apresenta informaes detalhadas do(s) arquivo(s) digitais ou de vdeo(s): Envio,
Classificao, Informaes, Arquivo e Aes.
: Indica a data e hora em que o documento foi digitalizado e enviado ao SAPD.
: Indica o tipo do processo o objeto anexado, podendo ser de 4 (quatro)
tipos:
Processo de Atualizao

 Processo de benefcio
Processo de CTC
Recurso Administrativo
Indica tambm o tipo do documento anexado, podendo ser de 4 (quatro) tipos,
variando de acordo com o tipo do processo selecionado:

Documento
Justificao Administrativa Eletrnica
Laudo social
Percia Mdica
: Indica a assinatura do arquivo e os dados referentes a baixa do arquivo.

: Refere-se ao tamanho e a extenso do arquivo anexado ou produzido.

: Possibilita ao usurio:
: Permite baixar o processo nos casos de arquivos em PDF.
Os documentos possuem perfil de visualizao, de acordo com o cargo do usurio,
conforme tabela a seguir:
Estagirio
Servidor
Assistente Social

Mdico perito/Procurador

No possui autorizao para visualizar

documentos arquivados.
Documento digitalizado do processo;
Justificao Administrativa Eletrnica.
Documento digitalizado do processo;
Justificao Administrativa Eletrnica;
Laudo Social.
Documento digitalizado; Justificao
Administrativa Eletrnica; Laudo Social;
Percia Mdica.

: Indica a assinatura do arquivo e as informaes referentes a

baixa do arquivo.
: Gera certido com as informaes referentes aos documentos em
PDF, juntados ao SAPD.
: Possibilita ao servidor adicionar informaes, que julguem
importantes ou relevantes, referentes ao arquivo de Vdeo/PDF.
: Permite assistir a J online pela Intraprev.
: Permite baixar o arquivo para o computador, para assistir ou
salvar, podendo ser visualizado independente da rede intraprev.
: Relatrio final da JA, disponvel para consulta ou impresso.

2.2 Processo:
Possibilita ao usurio enviar arquivo(s) digitalizado(s), os quais sero armazenados
no SAPD, ficando disponveis para consulta, atravs da opo Localizar.
Para o envio dos arquivos, esto disponveis 4 (quatro) Tipos de Processos, e 3
(trs) Tipos de itens digitalizao e armazenamento no SAPD.

O Tipo de Documento escolhido para envio ir definir o nvel de acesso s

informaes armazenadas no SAPD, de acordo com o cargo do usurio.
Aps escolhido o tipo do processo, o usurio deve informar o campo de nmero do
nmero do protocolo sipps, nmero do benefcio ou nmero da CTC, estas informaes
sero validadas pelo sistema, evitando que processos inexistentes sejam enviados
indevidamente.
Caso o processo esteja digitalizado em partes, o usurio deve solicitar adicionar a
quantidade necessria de partes incluso, clicando na figura

, se necessrio, o

usurio pode remover o formulrio de envio de anexo clicando na figura

Para cada arquivo a ser anexado, o usurio deve informar o nmero de pgina
inicial e pagina final.

Importante: O usurio dever ficar atento no ato do preenchimento das

informaes de pgina inicial e pgina final, reproduzindo corretamente as informaes
contidas nos anexos enviados, proporcionando credibilidade s informaes fornecidas,
as quais so de responsabilidade do usurio que anexou.
Todas as informaes enviadas devem ser fidedignas ao documento fsico, e so de
inteira responsabilidade do usurio que anexou.

Para selecionar o documento a ser enviado para arquivo, o usurio clica em

.

Selecionados todos os arquivos, o usurio clica em

todos os arquivos sero enviados de uma s vez.

, neste momento

Aps o envio do arquivo o sistema exibir a mensagem de envio com sucesso.

O sistema gera certido para juntada ao PA, com as informaes dos documentos
anexados. Para impresso da certido, clicar na palavra AQUI, conforme figura abaixo:

3.3 Depoimentos
Esta opo possibilita ao usurio enviar arquivos produzidos de udio e vdeos ou
somente udio na estao de trabalho, exclusivamente, em casos de indisponibilidade do
sistema ou produzir arquivos de udio e vdeos ou somente udio.

Enviando arquivo de udio e vdeo/ Somente Vdeo

Para envio de udio e vdeo ou somente udio de JA, o arquivo dever ser em
formato MP3, MP4 ou FLV, para ser anexado e salvo com sucesso.
Antes de iniciar o envio do arquivo ao SAPD, o usurio deve indicar quantos
depoimentos vai anexar, clicando no cone
, para preenchimento dos dados das
testemunhas que sero ouvidas naquele momento, caso necessite remover formulrio de
testemunha, basta clicar no cone

Escolhe o tipo de gravao que ser enviada.

Selecionar a opo Sim, conforme figura abaixo:

Indicar o tipo de processo, preenchendo com a numerao correspondente, informar

o nmero de sequencial hipnet, e informar se o justificante encontra-se presente.

Caso a JA seja para cumprimento de determinao judicial, deve ser informada a

opo SIM, e digitar o nmero do processo judicial.
Ateno:
Para realizao das JA Eletrnicas, por determinao Judicial, com menos de trs
testemunhas, o servidor dever realizar o cadastro da JA atravs da opo Justificao
Administrativa, disponvel no hipnet, visto que atravs do CNISVR e/ou Portal CNIS,
no possvel incluir JA com menos de trs testemunhas.

Preencher as informaes do justificante:

Caso possua procurador, marcar a opo SIM, e preencher as informaes

referentes ao procurador do justificante, caso no possua procurador, marcar a opo
NO, e seguir com as informaes das testemunhas.

Preencher os dados de CPF e nomes das testemunhas que sero ouvidas.

Aps o preenchimento de todas as informaes das testemunhas, clicar em

.

Por fim, clicar em

, para iniciar a transmisso do envio dos arquivos
e aguarde at que a barra de rolagem do envio seja concluda.

Concludo o envio do arquivo da J Eletrnica, o sistema apresenta a mensagem a

seguir:

Realizando JA Eletrnica no SAPD - udio e vdeo/ Somente udio

Esta opo possibilita ao usurio produzir vdeos de JA Eletrnica em udio e
vdeo, neste caso a estao de trabalho deve dispor de cmera e microfone, ou somente
em udio, devendo a estao de trabalho possuir microfone.
Teste de webcan
Antes de iniciar o a gravao, o usurio poder realizar o teste da captura da
imagem, desta forma poder solucionar problemas de atualizao de verso do
navegador de internet, que possam impedir de iniciar a captura da oitiva da testemunha.
Para realizao do teste, o usurio deve clicar em
em seguida

, no menu inicial,

Caso a verso do Adobe Flash Player esteja desatualizada, ser apresentada a tela a
seguir. Para atualizar a verso do Adobe Flash Player, o usurio deve clicar no
indicativo da figura:

Escolha a verso referente ao seu navegador de internet, conforme figura a seguir:

Aps a escolha do navegador para atualizao, o usurio deve clicar em executar.

Quando solicitado, dever ler os termos do contrato, marca a opo de confirmao de

leitura, clicar em

e ao final, clicar em

Capturando Depoimentos:
Antes de iniciar a produo dos vdeos arquivos no SAPD, o usurio deve indicar
quantos depoimentos vai colher, clicando no cone
, conforme seja o nmero de
testemunhas a serem ouvidas naquele momento, caso necessite remover formulrio de
testemunha, basta clicar no cone

Escolher a opo do tipo de gravao

Informar se a JA foi realizada e encontra-se armazenada no computador local,
marcando a opo: NO.

Indicar o tipo de processo, preenchendo com a numerao correspondente, informar

o nmero de sequencial hipnet, e informar se o justificante encontra-se presente.

Preencher as informaes do justificante:

Caso O justificante possua procurador, marcar a opo SIM, e preencher as

informaes referentes ao procurador do justificante, caso no possua procurador,
marcar a opo NO, e seguir com as informaes das testemunhas.

Preencher os dados de CPF e nomes das testemunhas que sero ouvidas.

Aps o preenchimento de todas as informaes das testemunhas, clicar em

.
Para emisso do Termo de assentada e uso de imagem, o usurio deve clicar
, solicitar que todas as testemunhas leiam e assinem o termo,
em seguida selecionar a confirmao de assinatura:

passando ao
, que a oitiva das testemunhas com opo de colher
depoimento do Justificante, caso o processante julgue necessrio.
O processante dever informar qual das testemunhas ser ouvida primeiro e clicar na
opo

Ateno: Caso a verso do Flash Player do seu navegador esteja desatualizada,

antes de iniciar a gravao ser necessrio atualizar a verso. Para atualizao da
verso, basta clicar no indicativo da figura, que segue, e escolher o navegador
correspondente para atualizao:

Aps a escolha do navegador para atualizao, o usurio deve clicar em executar.

Quando solicitado, dever ler os termos do contrato, marca a opo de confirmao

de leitura, clicar em

e ao final, clicar em

Para iniciar a gravao do arquivo de udio e vdeo/somente em udio, o usurio

deve permitir o acesso cmera e ao microfone, clicando na opo
seguida clicar em

, em

, para encerrar a gravao clicar em

.

Ao

final

de

cada

gravao,

o
ou

usurio

tem

opo

de

O procedimento deve ser repetido para cada oitiva de testemunha, sendo

apresentado no canto superior, os depoimentos das testemunhas gravados.
Escolha a prxima testemunha e clique em
repetindo o procedimento a cada nova oitiva.

Anotaes para o relatrio da JA

Trata-se de bloco de notas, disponvel ao processante durante as oitivas,
objetivando anotar informaes importantes e relevantes, que sero migradas para a
minuta de relatrio.

Concluidas todas as oitivas, o sistema apresenta a lista de testemunhas ouvidas e

informa que todas j foram ouvidas:

Neste caso o processante pode repetir algum depoimento, ou optar por colher
depoimento do justificante ou encerrar para seguir ao relatrio, clicando em

Confirmadas as gravaes das oitivas de testemunhas, o sistema abre a minuta de

Relatrio da JA aps a ltima oitiva de testemunha.
Antes da impresso, o processante deve editar a minuta com as informaes
essncias JA eletrnica, quais sejam:
Na Sntese: o que se pretende comprovar
Na Concluso: se a prova favorvel ou desfavorvel; o que se pretende
comprovar; informar o perodo em prova.
Aps as edies, o usurio pode encerrar e imprimir o Relatrio, ou gravar o
Relatrio para edio posterior, caso ainda deseje fazer mais alguma anotao no
relatrio, ou mesmo ouvir mais testemunhas.

No caso do relatrio ficar gravado para edio posterior, o arquivo fica pendente no
relatrio da pagina inicial.

Para acessar o relatrio de JA pendente, o usurio deve clicar na figura

Na relao de arquivos ir aparecer uma marca de pendncia acima do documento
pendente de confirmao e impresso.

O usurio dever clicar em

para acessar a minuta de relatrio, neste
caso, o processante deve editar a minuta com as informaes essncias JA eletrnica,
quais sejam:
Na Sntese: o que se pretende comprovar
Na Concluso: se a prova favorvel ou desfavorvel; o que se pretende
comprovar; informar o perodo em prova.
Aps as edies, o usurio pode encerrar e imprimir o relatrio.
Importante: Para visualizao de arquivos de vdeo armazenados no SAPD, o
usurio dever instalar um CODEC apropriado para visualizar arquivos de vdeo no
formato FLV.
O SAPD dispe de verso livre para download de CODEC no menu Ferramentas da
pgina inicial.

3. Temporalidade
Os documentos anexados e produzidos no SAPD, ficaro disponveis para consulta
sem limite de tempo de arquivamento.
4. Digitalizao de Documentos
5.1. Formalizao do PAP Processo administrativo previdencirio
Todos os processos administrativos devem elaborados respeitando a devida
formalizao processual, visando a sua boa instruo, enfatizando-se a necessidade da
boa conduo do processo para a finalidade de resguardar os direitos subjetivos dos
segurados, dependentes e demais interessados, desta forma propiciar segurana das
decises administrativas.
4.1 Capa
Aposio de Capa nos PAP obrigatria. A capa do processo utilizada para
anotao dos requisitos essenciais caracterizao do processo e para proteger as peas
nela includas - art. 29, da OI170/2007.
5. Organizao de Documentos
Proceder com a organizao de documentos apresentados e juntados ao PAP - art.
30 a 34, da OI170/2007.
5.1 Numerao de Folhas
Numerar
as
pginas
CGRLOG/DIROFL/INSS.

do

PAP

Memorando-Circular

22

5.2 Despacho
obrigatrio juntar despacho sucinto do objeto do requerimento administrativo ao
processo, contendo fundamentao com anlise das provas constantes nos autos, bem
como concluso deferindo ou indeferindo o pedido formulado - art.624, da IN45/2010.
6. Higienizao de Documentos
essencial que o usurio antes de toda digitalizao d vistas ao processo para
certificar-se que no h empecilhos que inviabilizem a digitalizao das peas, devendo
observar os seguintes requisitos:
Extrair todos os grampos do processo;
Verificar se as pginas possuem dobras que prejudiquem a alimentao do
scaner, caso positivo, tomar providncias para sanear o problema, caso negativo
proceder com a digitalizao para envio ao SAPD;
7. Qualidade da digitalizao
O processo digitalizado para envio ao SAPD tem por objetivo o acesso
informao, no substituindo o original, que deve ser preservado na instituio. A
digitalizao deve garantir o mximo de fidelidade entre o documento digital gerado e o
original,
por
isso
recomenda-se,
nos
termos
do
MCC
N
38/DIRBEN/DIRSAT/DIROFL/DIRAT:
Corrigir formalizao;
Utilizar a resoluo mnima de 200 dpi, para garantir a qualidade da imagem,
podendo ser alterada, caso haja necessidade;
Antes de iniciar a digitalizao observar se o procedimento pode colocar em
risco o documento original, deteriorando-o. Caso positivo, verificar a possibilidade de
digitalizar na bandeja ou, na impossibilidade, fazer uma fotocpia do documento e
depois digitaliz-la;
Os arquivos digitalizados devem ser gerados em formato PDF.
8. Informaes adicionais
Antes do envio do documento ao SAPD, o usurio dever certificar-se da qualidade
do documento digitalizado, evitando anexar documentos ilegveis.
Havendo juntada por anexao de documentos ou processo ao Processo
Administrativo Previdencirio principal fsico, devero ser enviados tambm ao SAPD,
os documentos a partir daquele ato.
Ser dispensada juntada de novos documentos ao Processo Administrativo
Previdencirio ao SAPD, nos casos de interposio de recurso administrativo
protocolado atravs do e-recursos.
9. Integrao com Outros Sistemas Corporativos

O SAPD est integrado com o e-recursos, assim, sempre que houver protocolo de
recurso por este meio, haver migrao dos documentos armazenados no SAPD para o
e-recursos automaticamente, devendo o usurio proceder vistas no arquivo para
conferncia dos dados e qualidade da digitalizao antes de anexar o documento.