LO QUE NO DEBES HACER EN POWERPOINT

Pero qu!? En que asuntos me meto, eh Hoy vuelvo a tocar un tema espinoso.
Por qu? Porque en estos ltimos aos hemos sido atormentados con
presentaciones de las ms aburridas que se puede ver. Muchos han sabido
adaptarse y reinventarse pero lamentablemente muchos otros han cado en las
redes pegajosas de la mediocridad. Hoy es el da perfecto para este artculo.
Bueno, tambin es un tema atemporal, siempre y cuando desees mejorar algunas
cosas
y
creo
que
di
en
el
clavo
con
el
ttulo.
Al punto. Hoy vengo a hablarles de los 6 errores ms comunes al utilizar
PowerPoint, veras la diferencia entre matarse a trabajar para hacer algo
realmente bueno a hacer algo corriente, aburrido o comn solo por ganar algunos
mseros puntos o un ascenso a un puesto de trabajo por no haber pensado un
poco ms de la media al principio y ser lo suficientemente avispado y paciente
como
para
crear
un
gran
proyecto.
Ojo. Este artculo no va a ser puro filosofeo, pienso darles varios ejemplos
prcticos basados en mi experiencia propia con los que entendern
perfectamente a lo que me refiero. Comencemos.
NO MAS PRESENTACIONES IMPRODUCTIVAS Y ABURRIDAS
Diapos, slides, transparencias, karaoke, llmalas como quieras. En tu vida
universitaria y profesional seguramente habrs visto centenares de ellas. De
hecho, es ms que probable que vos mismo seas autor de alguna que otra
presentacin.
En la empresa, universidad o trabajo actual, las presentaciones son un formato
documental
muy
extendido.
Ya
sea
con Keynote, Prezi, Flash
Player, Impress, Acrobat, PowerPoint, Lotus Symphony u otro tipo de
plataforma, empleamos las presentaciones para fines muy distintos de aquellos
para los cuales se crearon a comienzos de los aos 80: documentos financieros,
propuestas de desarrollo de proyectos, etc. Y todava peor: cuando usamos estas
herramientas para crear una presentacin, nos dejamos guiar por las plantillas
incluidas en ellas, que animan a utilizar gran cantidad de lneas de texto y dejan
poco espacio para la creatividad.

A lo largo de estePost, desglosare los errores ms comunes, a la hora de crear

una presentacin, y en otra entrada detallare que otro mundo es posible. Un
mundo donde las diapos se utilizan nicamente para hacer PRESENTACIONES as
es (con MAYUSCULA), presentaciones que adems son atractivas para la audiencia
y que no se limitan a mostrar diapositiva tras diapositiva, sino que conectan con
ella incluso puedes aprender a conectar con tu audiencia a nivel emocional.
En lo que respecta de mi vida universitaria, he visto muchsimas presentaciones y
pocas que me han gustado. Como la de una buena cantidad de presentaciones de
emprendedores en busca de inversin. Vi presentaciones sobre proyectos que
buscan financiacin, y me dieron una idea del poco cuidado que ponemos a la
hora de disear nuestras presentaciones, incluso cuando nos estamos jugando la
financiacin.
Muy bien, seguramente tambin recuerdes y coincidas conmigo criticando las
presentaciones que hacemos hoy en da. Pero, por qu son tan malas estas
presentaciones?

ERRORES COMUNES

Primero que todo, es vital identificar los principales errores a la hora de crear
una
presentacin:

1.

Usar plantillas de diseo:

La tentacin de usar las plantillas preinstaladas de PowerPoint es sumamente

atractiva. Especialmente si no contamos con el tiempo necesario para preparar la
presentacin. El problema de usar estas plantillas es que tu pblico te mirar
como pasado de moda. Si de verdad quieres crear algo nuevo y llamar la
atencin, se lo mas simple que puedas y es mejor abstenerse de usarlas.
Y seguro que ahora me preguntas: Pero que molas me dice este tipo, si los mismos
de Microsoft fueron los que pusieron por defecto las plantillas y bulletpoints para que
los insertemos.

Bueno, en parte es verdad, no hay ms que ver las plantillas por

defecto incluidas en Powerpoint 2007, 2010 y 2013 como la representada en la
imagen.

Bullet points preinstaladas por todas partes

Pero Powerpoint es una herramienta y su buen uso es responsabilidad del que la
maneja. No cabe duda de que sabemos manejar el entorno, pero no cmo crear
diapositivas. Es como si te ensean a manejar Python, C++, Java script o Visual
Studio) y no te ensean a programar correctamente. Es como si te dan una caja
de pinturas y te ensean cmo se sujetan, pero no te explican que adems de
pintar
sirven
para
dibujar.

2. Abusar de las animaciones

Cada versin de programa que sale al mercado, ofrece nuevas caractersticas que
permiten crear presentaciones cada vez ms dinmicas y profesionales: efectos
especiales, transiciones y animaciones; la posibilidad de incluir enlaces de
hipertexto, audio y videon nos tientan a usar todas estas herramientas en una
solo
slide.
Recuerdo que en el Kinder, en la clase de dibujo libre cuando la profesora nos
deca que podamos dibujar o crear algo, mis amiguitos y yo llevados por la
emocin, nos dejbamos deslumbrar por todas las herramientas disponibles como
plastilinas, crayones, lpices de color, estampitas ( que tiempos eh?). As es como
en muchas ocasiones fui testigo que amigos mos, incluso docentes de
universidades y empresarios, abusaban de estos recursos y mostraban letras
volando de aqu para all, diapositivas que entran o salen dando vueltas y a
mas de uno le tocara estar girando la cabeza.

Trataban de acomodarlos todos a las malas, en una sola diapositiva. El resultado:

imgenes y textos incomprensibles, una audiencia aburrida y un mensaje que no
llega a los destinatarios al menos no de manera clara y efectiva, limita la
capacidad de razonamiento por parte de los espectadores, tienden a distraer al
espectador, especialmente cuando se usa en exceso y sin sentido.
Est claro que aunque son profesionales, no les interesa en lo absoluto mejorar
al menos un poco, es decir: Interesa ms la exhibicin que la demostracin y
buscan hipnotizar al pblico. Recuerda una de las filosofas de Apple para crear

sus

productos: La

simplicidad

es

la

mxima

sofisticacin.

Pero afortunadamente, tambin fui testigo de impresionantes presentaciones con

animaciones excepcionales hechas en PowerPoint. Un buen ejemplo es el que
resalto una presentacion hecha en Keynote por Steve Jobs en la presentacion del
iPhone
en
2007
y
que
puedes
accesar aqu.
Si no cuentas con el tiempo o la experiencia para crear este tipo de animaciones,
no te desesperes. En realidad, podemos incluir animaciones en nuestras
presentaciones, pero siempre y cuando que estas animaciones aporten algo al
mensaje. Animar por animar slo conseguir marear a la audiencia y que se
fijen en el efecto ms que en el mensaje. El exceso de animaciones distrae al
espectador. Recuerda que nuestro objetivo es educar no entretener.

3. Una mala eleccin de colores

El Utilizar colores pasteles o chillantes: Alguna vez has estado frente a una
presentacin donde no se puede apreciar el contenido de las dispositivas? Como
esta:

Lo vi en un congreso CIENTIFICO nada ms y menos y fuera de eso

INTERNACIONAL. Como si de una exposicin a rayos gamma se tratara, se me
quedo tatuado en mi ADN que recuerdo incluso la fecha y hora del atentado:

xxxxxxx
Lo s. Me disculpo por esta imagen, tienes mi permiso para salir afuera a recuperarte y
tomarte

unas

cervecitas

que

hay

un

motivo

para

hacerlo.

Los colores chillantes como estos, que pueden provocar dolor de ojos o la
misteriosa desaparicin de la audiencia. En ocasiones tambin nos encontramos
con paletas de colores que provocan insomnio en los asistentes: colores
brillantes, falta de contraste, mltiples colores

Aunque no vayamos a participar en un concurso de diseo, es importante que nos

fijemos en estos detalles para que la diapositiva sea agradable a la vista y el
pblico no sienta la tentacin de levantarse y salir corriendo as:

Adems, una mala eleccin del color puede hacer que el texto en pantalla sea
ilegible, lo que provocar que los asistentes en vez de escuchar la disertacin
empiecen a preguntarse unos a otros por tienes alguna aspirina para el dolor de

cabeza?

4. Ilustrar con imgenes y graficas no profesionales e incomprensibles

Una mala imagen destruye un mensaje. Las imgenes pixeladas son de lo peor y
a ellas se suman las imgenes no profesionales, juntas contribuyen a empobrecer
el
mensaje.
A menos que ests en una reunin familiar, por favor no utilices fotos caseras o
paint para decorar tu presentacin. Existen muchos sitios donde puedes comprar
fotos profesionales, entre los ms famosos estn: iStockphoto. Por supuesto,
tambin existen las opciones gratis: Google (imgenes), Flickr, everystockphoto
y stock.xchng. (En la prxima entrega de El arte de la presentacin explicare
como editar una imagen con Photoshop, por el momento te dejo un enlace para
que
lo
descarges
el
portable:
Por el momento pido paciencia.
Muchas veces se incorporan imgenes que no tienen nada que ver con lo que se
est diciendo, simplemente como adorno. Y uno de los aspectos que ms
preocupa sobre el mal uso de imgenes es que: Anula el intercambio, no hay
interaccin
con
la
audiencia.
Sobre los grficos, no es raro encontrar como ste de aqu abajo en una
presentacin.
Muy
complicado: Grficas
saturadas
de
datos:

Mas

simple:

La

simplicidad

es

la

maxima

sofisticacion

Las consecuencias no se hacen esperar, y el pblico empieza a hacer cbalas

sobre qu dato es el ms importante para el ponente o cmo se descifra la barra
de la derecha del todo o por qu se ha elegido un color rojo para mostrar los
datos. Si lo que conseguimos es esto, nuestras grficas no estn consiguiendo
transmitir
el
mensaje
que
tenemos
en
mente.

5. Sobreabundancia de texto y Exageracin de vietas

Es muy constante ver esto. Hace unos aos, vi una disertacin de una docente
ma muy respetada en su campo, prcticamente me dej atnito y abrumado. Se
supona que era una clase corta y prctica, no dir de quin se trataba. Lo que vi
fue impresionante: ms de 30 diapositivas parecidas a lo que vern a
continuacin:

Mientras segua la disertacin, y -oh cielos!- llego la diapositiva faltante: que

me produjo incluso malestar y tuve que salir a la calle a comprar palomitas y
despejarme. Adems de lneas de texto comprimidas, como en el anterior
ejemplo, esta persona decidi usar las animaciones a full, adems de sonidos de
aplausos fingidos y toda una parafernalia de luz y color. La cosa quedaba como en
el
ejemplo
siguiente:

Bueno, la cosa quedaba as, tuve que cambiar los textos originales y algunas
cosas. En fin, PowerPoint no es un documento. No te sientas en la obligacin de
llenar la diapositiva con palabras. Desglosa tu prrafo en forma de vietas.
La sobreabundancia de texto impide que el mensaje llegue con claridad a las
personas. Quin se acordar de las 10 lneas de texto de la diapositiva 2 al da
siguiente?
Pero adems, tal cantidad de texto impide que la diapositiva sea legible desde
lejos, perdiendo pblico potencial que estar preguntando a los compaeros de
al
lado Qu
carajos
deca
la
ltima
lnea?.
Y, por ltimo, si todo lo que me van a contar ya est en las diapositivas, para
qu han trado un conferenciante? Que me manden por mail la presentacin y ya
me
la
leer
cuando
tenga
un
ratito
Sobre

las

vietas

Recuerda: Poner todo el texto en la diapositiva no te hace parecer que has

trabajado ms, sino que no tienes confianza en tu discurso y que necesitas

tenerlo
por
escrito
delante
de
ti
para
poder
contarlo.
Si necesita incluir mucha informacin en una diapositiva, utilice vietas para
resaltar los puntos clave. Pero otra vez, no exagerar el uso de estos, por que
tiende a confundir. Pngase un momento en lugar del pblico, no nos gustara
que nos sometan a pruebas de rendimiento ptico a larga distancia como se los
hace a los pilotos de aviones caza o astronautas de la NASA? Repito no exagere
en las vietas.

6. Utilizar PowerPoint como Teleprompter

A menos que quieras ser Presidente de tu pais o seas presentador de noticias, por
favor no utilices al PowerPoint como un teleprompter para tu presentacin. O
como
decimos
alguna
vez:
hacer
un
karaoke"

Aunque puede parecer un ejemplo exagerado. En primer lugar, el pblico lee ms

rpido de lo que el presentador puede hablar, por lo que siempre ir por delante,
leyendo el texto en paralelo a la explicacin del conferenciante. Y nunca intentes
memorizar todo el texto, tan solo trata siempre de comprender tu tema y las palabras
e

ideas

nunca

le

seran

esquivas.

Recuerda que puedes aprender mas sobre hablar en pblico sin miedo, con una
tecnica
hipnotica:

Link
: http://bit.ly/ser-el-mejor-orador-del-mundoHIPNOTICO

Mientras tanto continuemos, sobre los errores en las diapositivas:

Este es otros ejemplo sobre el abuso de texto: Y lo peor es que: el

disertante se pone a leer las diapositivas, texto a texto. Acaso no
sabemos
leer? Es
como
si
nos
tratara
de
ignorantes.
XD;-(
Cuando notes estos errores, generalmente sabrs que reflejan la falta de
preparacin y organizacin y hace difcil que la audiencia pueda seguir al
ponente durante su disertacin por lo que el pblico " SE PIERDE". No se da cuenta
de qu es lo importante de la charla; y si encima, les ponemos delante
diapositivas como las que hemos mostrado anteriormente, pues preprate para
que
sufran
las

CONSECUENCIAS
Como no poda ser de otra manera, estos 7 errores tiene sus consecuencias, que
seguro
que
habrs
sufrido
en
ms
de
una
ocasin.
En primer lugar, cuando haces una disertacin (ya sea frente a tus compaeros,
con tus clientes o colegas) dentro de la cabeza del destinatario o asistente

ocurre esta escena. Otra presentacin? Qu manera de perder el tiempo cuando

me

la

podran

mandar

por

correo

listo!.

Una presentacin no debe limitarse a leer lo que hay en la pantalla: debe servir
para comunicar. El disertante es el componente esencial de la presentacin,
no las diapositivas. Se trata de que las diapositivas apoyen de manera visual las
palabras del expositor, no de que toda la informacin est en las diapositivas. Es
decir las diapositivas para el expositor solo sirven como apoyo.

As que nuestro prximo objetivo de

un futura entrada, sera aprender 2 cosas: en primer lugar, cmo se debera
preparar una presentacin y que cosas debemos plantearnos antes de lanzarnos
sobre el ratn del ordenador. Le voy a explicar por que es tan importante de
elaborar un guion antes de crear una presentacion para disear diapositivas que
apoyen nuestro discurso y que hagan que lo que digas de palabra quede mejor
grabado en la retina de vuestro pblico gracias al apoyo visual.
Por hoy esta clase ha terminado. Sabemos que existen alternativas para
presentaciones educativas y tcnicas de gran calidad estilo MacWorld. De ello
hablaremos
en
un
prximo
artculo.

Listo!!Menudo postazo me he mandado! Ms de 2.000 palabras que espero que

hayan merecido la pena. A cambio les pedir lo mismo que peda desde el ao
2015: que me des un +1, o un twett. Puedes comentar, suscribirte y tal cul lo
de
siempre!
No te olvides, puedes acceder al curso sobre oratoria para complementar estos
consejos:http://bit.ly/ser-el-mejor-orador-del-mundo-HIPNOTICO
Un
abrazo
EdwinW.

nos

vemos

en

la

prxima.

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power pointNO ABUSAR DE LAS ANIMACIONESPOWER POINT

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LO QUE NO DEBES HACER EN POWERPOINTPero qu!? En que

asuntos me meto, eh Hoy vuelvo a tocar un tema espinoso. Por qu? Porque en e

1 COMENTARIOS:
1.
FERNANDO IVAN7 DE AGOSTO DE 2015, 13:51
muy bueno, sera q podes subir consejos para realizar presentaciones en PREZI

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