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Elaboracin del Informe de Auditora de un SIG

Avanzamos a travs del conocimiento

ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORA DE UN SIG

Para el desarrollo de esta competencia, ser necesario conocer y ser capaz de identificar los pasos
necesarios para elaborar un informe final de auditora constructivo, con el objetivo de dar un valor
aadido al proceso de auditora.

CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:
Comprender

el

Concepto

de

Informe

de

Auditora.
Desglosar los aspectos ms relevantes de la
Preparacin del Informe de Auditora.
Conocer la Estructura del Informe de Auditora.

Analizar

el

proceso

de

Aprobacin

Distribucin del Informe de Auditora.

Identificar el punto Final de la Auditora.
Conocer el Proceso de Seguimiento de la
Auditora.

HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los
conocimientos profesionales:
Trabajo Individual: Ser capaz de cumplimentar un informe de No Conformidad/Desviacin. A
realizar a lo largo de esta Unidad de Competencia.
Caso Prctico: Evaluar como ayudara un Sistema Integrado de Gestin a una empresa concreta. A
realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
Debate: Interpretar la importancia de la realizacin de auditoras internas en una empresa que tenga
implantado un SIG. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.

ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:
Perfeccionamiento y Mejora Continua.

AUTOEVALUACIN
Informe de Auditora.
Preparacin del Informe de Auditora.
Estructura del Informe de Auditora.

Aprobacin y Distribucin del Informe de Auditora.

Finalizacin de la Auditora.
Seguimiento de la Auditora

TEST DE EVALUACIN DE CONOCIMIENTOS

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INFORME DE AUDITORA
Las actividades que deben llevarse a cabo despus de realizar la auditora de un SIG incluyen, al menos:
La entrega al cliente de una relacin de todas las no conformidades identificadas antes de
abandonar las dependencias donde se hizo la auditora.
La elaboracin del informe de auditora.
El informe de auditora es el producto final de la auditora y su elaboracin refleja los resultados de la
fase de ejecucin.
Cuando se piensa en el informe final, es primordial tener en cuenta quien es el cliente. Lo ms habitual
es pensar que se trata del auditado, debido a que durante el proceso de auditora, el equipo auditor se
encuentra en contacto continuo con ste.
No obstante, el verdadero cliente del informe de auditora es, en todo caso, el propietario y autor de la
auditora. Por ejemplo, en el caso de una auditora de proveedores, el auditado no ve nunca y bajo
ninguna forma el informe de la auditora, a no ser que el cliente de auditora lo autorice expresamente.
Una vez que se ha establecido para quin es el informe, el contenido ha de satisfacer las necesidades
del cliente, tal y como viene establecido en el plan de auditora.

Resultados del Informe de Auditora

El informe de auditora tiene por objeto plasmar de manera lgica y ordenada los resultados de la
auditora. Estos resultados son bsicamente dos:
Resultados parciales: Desviaciones detectadas en cada rea.
Resultado global: Aprobacin incondicional, aprobacin condicional o desaprobacin. Se da en
auditoras externas, bien sean de certificacin, reglamentarias o de proveedor, siendo:
-

Aprobacin incondicional: El sistema auditado es aceptable sin condiciones.

Aprobacin condicional: El sistema ser aceptado si se subsanan las desviaciones

detectadas.

Desaprobacin: El sistema no es aceptable y debe ser redefinido para volver a ser auditado.

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PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORA

No existe una forma concreta de elaborar un informe de auditora, sino que los informes de auditora
pueden ser muy diversos, dependiendo del estilo que adopte cada empresa o, en su caso, la Entidad de
Certificacin.
El responsable de esta tarea es el lder del equipo auditor, aunque cuando se realiza una auditora
extensa, es inevitable la participacin de otros miembros del equipo.

Informacin General
Cada informe debe identificarse de manera nica, de forma que se pueda relacionar fcilmente con el
programa de auditora. Para ello, es conveniente establecer la trazabilidad de partes del informe con la
auditora como, por ejemplo, las notas de hallazgo.

Requisitos Generales
Los informes de auditora deben cumplir ciertos requisitos entre los que se encuentran, los siguientes:
Escrito y firmado, lo que facilita su difusin y seguimiento.
Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.
Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y conclusiones.
Conciso, categorizando y ordenando las conclusiones en orden de importancia.
Oportuno, con respuestas adecuadas y tiles en tiempo y forma.
Objetivo respecto a los hechos observados.
Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones, conclusiones y recomendaciones.

Contenidos
Para realizar un informe de auditora, hay que tener en cuenta dos objetivos concretos:
El informe debe proporcionar evidencias objetivas de la implantacin eficaz del procedimiento de
auditora.
Se deben identificar las exigencias de las Acciones Correctivas/Preventivas y establecer e
iniciar las acciones de seguimiento necesarias.

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El informe debe proporcionar un registro completo de la auditora, preciso, conciso y claro, haciendo
referencia, como mnimo, a los siguientes contenidos:

Contenidos
Identificacin del cliente de la auditora.
Identificacin del lder y miembros del equipo auditor.
Objetivos de la auditora.
Alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades de
la organizacin y de los procesos auditados, perodo de tiempo empleado y
las categoras de productos evaluados.
Criterios de muestreos utilizados en la auditora.
Referencia de documentos normativos usados.
Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ.
Hallazgos de auditora:
Generales

Resumen de observaciones ms importantes, positivas y negativas, en

referencia a la implementacin y eficacia del SIG.

No conformidades detectadas respecto a los requisitos de las Normas

ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Informe de cierre de cada no conformidad detectada en la anterior

auditora.

Conclusiones de la auditora.
Cualquier otro asunto pertinente para el SIG.
Plan de auditora.
En caso Apropiado

Resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o

cualquier obstculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditora.

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 Confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora, dentro

del alcance de auditora y de acuerdo con el plan estipulado.
reas no cubiertas, aunque se encuentre fuera del alcance de la auditora.
Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
Recomendaciones para la mejora, si se especific en el plan de la
auditora.
Buenas prcticas identificadas.
Planes de accin del seguimiento acordado, si los hubiera.
Declaracin sobre la naturaleza confidencial de los contenidos.
Lista de distribucin del informe de auditora.

Ejemplo
A continuacin se muestra lo que podra ser una buena estructura general del ndice, del informe:

ndice
1. Objeto.
2. Alcance
3. Asistentes.
4. Equipo Auditor.
5. Desarrollo de la auditora.
6. Resultados de la auditora.
7. Conclusiones de la auditora.
8. Distribucin del informe.
9. Confidencialidad.
10. Seguimiento
auditora.

del

proceso

de

11. Anexos.

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Toma de Decisiones
Previo a la realizacin de los informes, el auditor deber decidir si el hallazgo encontrado se trata de, por
ejemplo, una:

No Conformidad

Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema Integrado

de Gestin, de requisitos legales, especificaciones del cliente u otras, que puede
afectar directamente a la seguridad del producto y que por tanto, debe ser
solucionado inmediatamente.

Desviacin

Incumplimiento de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema Integrado

de Gestin, de requisitos legales, especificaciones del cliente u otras, que no
afectan directamente a la seguridad del producto. Son fallos aislados, no
sistemticos, que han de ser solucionados, pero que no requieren que se haga
inmediatamente.

Observacin

Hallazgo que no incumple requisito de norma, o del cual no se tiene evidencia

objetiva, pero que implica un alto riesgo futuro. Sera un indicativo de malas
prcticas.

De todos modos, la escala de categorizacin que se utiliza para clasificar las deficiencias detectadas
puede variar dependiendo del auditor, o en su caso, la Entidad de Certificacin.
Ante todo, a la hora de categorizar una deficiencia se deber aplicar el sentido comn, dada la posibilidad
de poder perder la cooperacin del auditado si se juzga de manera incorrecta.

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ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORA

En el informe de auditora, las deficiencias se pueden presentar siguiendo dos criterios de exposicin
distintos:
Por orden de importancia: de la ms grave a la ms leve.
Segn el orden de los requisitos de la norma.
Dentro del propio informe de auditora, se suelen incluir en forma de anexos los siguientes documentos:
Informe resumen.
Informe de no conformidad/desviacin y solicitud de acciones correctivas.

Informe Resumen
Su finalidad es indicar los resultados globales de la auditora. Normalmente contienen la siguiente
informacin:
N identificativo.
Fecha de la auditora.
mbito de la auditora.
Componentes del equipo auditor.
Resumen de resultados y conclusiones.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes
descargar un par de ejemplos de un cuadro resumen, de estilo:
Cerrado, segn apartados de la Norma.
Abierto, con apartados para inclusin de resultados y conclusiones.

Informe de No Conformidad/Desviacin y Solicitud de Acciones Correctivas

El propsito de este documento es:
Emitir los resultados de la auditora de forma rigurosa para que se puedan identificar las
acciones correctivas correspondientes.
Transmitir los resultados para que se puedan identificar las acciones de seguimiento necesarias.
Presentar un informe que se pueda entender claramente cuando se revise fuera del lugar de
auditora.

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Acciones Correctivas
La accin correctiva tiene por objeto eliminar la causa raz de una no conformidad detectada y
prevenir de este modo su reaparicin.
Normalmente, una accin correctiva va precedida de una correccin, es decir, de la accin tomada para
eliminar la no conformidad detectada.

Definiciones
No Conformidad

Correccin

Accin Correctiva

Incumplimiento de un requisito.

Accin para eliminar una no conformidad detectada.

Accin para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a

ocurrir.

ISO 9000. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario

De forma habitual, junto con el informe de no conformidad/desviacin, se establece un apartado para

aadir las posibles acciones correctivas que se deriven de las deficiencias encontradas.
Es el cliente junto con el auditado quien debe identificar la accin correctiva necesaria a implantar.
Sin embargo, el auditor, siempre que sea posible, colaborar en la determinacin de la causa raz del
problema.

Contenido y Estructura del Informe de No Conformidad/Desviacin

Un informe de no conformidad/desviacin, debe contener la informacin suficiente para que alguien que
no estuviera presente en la auditora sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia.
Si los auditores advierten deficiencias que no se puedan emitir como informes de no
conformidad/desviacin debido, por ejemplo, a que no pertenezcan al mbito de la auditora, stas se
podrn plantear como recomendaciones, siempre y cuando el procedimiento de auditora interna, as lo
permita.

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Estructura del Informe de No Conformidad/Desviacin

En ella se incluirn datos generales como:

Cabecera

Nombre de la empresa.
Departamento, rea o actividad.
Fecha.
Norma de referencia.
Numeracin correlativa.

Zona Superior

rea a cumplimentar por el auditor, donde se describe la desviacin o no

conformidad detectada, con fecha y firma del auditor.

Zona Central

rea donde la empresa describe la accin correctiva que ha adoptado, en el

plazo establecido, con fecha y firma del responsable.

Zona Inferior

Lugar donde el auditor comenta el seguimiento de la accin. Si se comprueba

que la accin ha sido eficaz, la no conformidad se considerar subsanada y se
proceder a su aprobacin dejando constancia de ello mediante la fecha y la
firma del auditor.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma, puedes
descargar un ejemplo de formato de informe de no conformidad/desviacin.

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APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA

El informe de auditora debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que no fuera posible,
se debe comunicar las razones del retraso al cliente de la auditora, y acordar una nueva fecha de
emisin.
Dicho informe debe:
Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.
Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la auditora. En ese sentido, el informe
de la auditora es propiedad del cliente de la auditora y por tanto, los miembros del equipo
auditor y todos los receptores del informe, debern respetar y mantener la debida confidencialidad
sobre el informe.

Revisin y Aprobacin
Antes de la presentacin del informe de auditora, resulta conveniente revisarlo con el fin de verificar si:
Proporciona una visin clara de la situacin, en el momento de terminar la fase de investigacin.
No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto durante la reunin de cierre.
No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una evidencia real y objetiva.
Engloba todas las consideraciones clave que la norma exige.
La supervisin del informe corresponder al lder del equipo auditor, quien deber firmarlo y fecharlo en
el da de su elaboracin.

Distribucin
Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la auditora, le corresponde a l, las
decisiones sobre la distribucin del informe de auditora.
En aquellas auditoras en las que las figuras del cliente y del auditado no coincidan, como es el caso de,
por ejemplo, las auditoras de proveedor, el auditor debe evitar entregar un ejemplar del informe al
auditado sin autorizacin expresa del cliente.
Inclusive en las auditoras internas, donde se puede considerar que el cliente es la propia Direccin, el
informe no debe ser entregado a nadie ms que a la Direccin.

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Competencias
Deber celebrarse una reunin sobre el informe, con las partes interesadas, durante la cual se examinen
los puntos de actuacin, se tome un acuerdo sobre la accin correctiva y se vuelva a redactar el informe,
si es que la accin correctiva difiere de lo sugerido en el original.
Tambin se debern acordar los plazos de ejecucin, y nombrar a la persona responsable de la puesta
en prctica de las acciones.
El proceso global a seguir y sus competencias, queda perfectamente reflejado en el siguiente diagrama.

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Presentacin de Resultados
En ocasiones, el informe de auditora se suele presentar en la reunin de cierre. En otras, sin embargo,
se deja un tiempo de reflexin y preparacin al auditor, tras el cual se produce la entrega y exposicin del
informe.
Conviene dejar claro que la exposicin de los resultados no debe consistir en la mera lectura del informe,
sino en su entrega, su presentacin oral y su desarrollo de manera estructurada.
Se debe comenzar por la primera deficiencia que aparece escrita en el informe, y terminar por la ltima.
As pues, segn se haya presentado el informe, se ir de la desviacin ms grave a la ms leve, o bien
del primer requisito incumplido al ltimo, siguiendo el orden de la norma.

Actitud por parte del Auditor

Cuando las deficiencias sean puestas en conocimiento, el auditor puede verse involuntariamente
sometido a rechazos y actitudes hostiles por parte de los representantes de la empresa:
En ningn caso, el auditor deber entrar en discusin sobre lo que constituye o deja de constituir
una deficiencia, sino al contrario, debe mostrarse sereno y limitarse a exponer los hallazgos,
categorizar las desviaciones y aclarar las posibles dudas que surjan.
Es conveniente no alargar la reunin con discusiones y darla por finalizada una vez que los
hallazgos hayan sido expuestos y se consiga la aceptacin de los resultados por parte del auditado.
En caso de que la Direccin no estuviera de acuerdo con las deficiencias expuestas y se negara a
firmar el informe, los auditores bajo ningn concepto debern entrar en una especie de trato que
supedite la firma a la eliminacin de una deficiencia. Lo ms recomendable es mantener el resultado
de la auditora e informar que el procedimiento de reclamaciones escritas est al alcance del
auditado.

Comprobaciones
Los auditores no debern dar por concluida la reunin sin comprobar:
Que el informe final ha sido debidamente firmado por la Direccin.
Que el formato de acciones correctivas ha sido entregado.
Que no ha quedado ningn aspecto importante pendiente de explicacin.

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VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a travs de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a travs de la Plataforma,
puedes visualizar un vdeo ilustrativo del tema, en el que se describen las
actitudes que el auditor debe tener, en caso de que se vea sometido a
rechazo por parte del auditado.

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FINALIZACIN DE LA AUDITORA
La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el
informe de la auditora aprobado, se haya distribuido.
En relacin con la conservacin de los documentos pertenecientes a la auditora, deber actuarse
conforme establezcan las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el
programa de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y el responsable de la gestin del programa de
auditora, no deben revelar, sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, y cuando sea
apropiado, la del auditado:
El contenido de los documentos.
Cualquier otra informacin obtenida durante la auditora.
El informe de auditora.
En el caso de que se requiera revelar el contenido de algn documento relacionado con la auditora,
tanto el cliente como el auditado deben ser informados de este hecho en la mayor brevedad.

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SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA
Las conclusiones de la auditora, pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas,
preventivas o de mejora, segn sea aplicable. Generalmente, estas acciones son decididas y
emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se
consideran como parte de la auditora.
La implementacin efectiva de estas acciones correctivas debe ser verificada. Esta verificacin puede
formar parte de una auditora posterior.
El seguimiento de la accin correctiva es necesario para asegurarse de que:
Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado la correccin.
Se ha eliminado la no conformidad, es decir:

La causa generadora del problema se ha identificado.

Se ha implantado la accin correctiva adecuada y resulta eficaz para evitar la reaparicin del
problema.

Hoja De Seguimiento De Acciones Correctivas

DATOS DE LAS NO
CONFORMIDADES

DATOS DE LA AUDITORA

REA

FECHA

FECHA DE FINALIZACIN DE
LA ACCIN

Responsable

Firma

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FECHA DE SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO

CIERRE

Proceso
El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido corregidas en el plazo estipulado
y segn consta en el informe final. Estas evidencias debern ir acompaadas del formato de solicitud de
accin correctiva/preventiva que en su da se acord.

Modos de Establecer la Evidencia

Consistirn en documentos que certifiquen que la accin requerida ha sido
implantada.

Documentales

Ejemplo:
Imaginemos que el auditor ha levantado una no conformidad debido a que ha
detectado que la empresa no dispone de informacin documentada como
evidencia de la implementacin del programa de auditora y de los resultados de
las auditoras.

Consistirn en pruebas fsicas, del tipo muestras, ejemplares o fotografas que

puedan demostrar que se han llevado a cabo las acciones requeridas.

Ejemplo:
Fsicas

Imaginemos que el auditor establece una no conformidad debido a que existen

varias mquinas que tienen los dispositivos de enclavamiento de las
protecciones inutilizados. En este caso, se podr aportar como evidencia una
fotografa de los dispositivos de enclavamiento de las protecciones
correctamente colocados, o incluso, solicitar al auditor su verificacin in situ.

Responsabilidades del Auditor

El auditor, una vez recibidas las evidencias, as como los formatos de solicitud, debidamente
cumplimentados, deber:
Verificar que la recepcin est dentro del plazo establecido en el informe final.
Comprobar que cada no conformidad tiene asignados, una evidencia y el formato de solicitud de
accin correctiva acordado.
Evaluar la eficacia de la accin implantada.
En caso de duda, verificar in situ la realizacin de la accin, concertando una auditora
extraordinaria.

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Auditora de Seguimiento
Las auditoras de seguimiento son auditoras realizadas in situ, pero no necesariamente realizadas a todo
el sistema.
Estas auditoras pueden involucrar o no a los auditores iniciales, en funcin de lo establecido por las
partes interesadas, y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditora, as
como los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.

Objetivos de las Auditoras de Seguimiento

Comprobar el mantenimiento del Sistema de Gestin Integrado de la empresa.
Verificar la implantacin y eficacia de acciones correctoras a las posibles deficiencias detectadas en
auditoras previas.
Examinar cualquier cambio en la organizacin interna y procedimientos del SIG de la empresa.

En el caso de auditoras de certificacin, una vez obtenida la certificacin y de manera peridica

(como mnimo una vez al ao, segn establezca cada Organismo Certificador) se establecern
auditoras de seguimiento continuadas, hasta la realizacin de la auditora de recertificacin.
Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y sistemtica, siendo de gran utilidad el uso de
hojas de seguimiento de la accin.

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HABILIDADES

TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de
Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la
preparacin y resolucin de un Trabajo Individual
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del
Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo
Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico.
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.

DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate
junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos.
Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del
apartado Recursos/Documentacin.

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ACTITUD

PERFECCIONAMIENTO Y MEJORA CONTINUA

Buscar la superacin en el desempeo profesional basada en la mejora en el da a da con el fin de
alcanzar mejores resultados.

Conseguir el perfeccionamiento en el desarrollo de un trabajo, buscando siempre la mejora continua, son

actitudes esenciales para la organizacin y deben ser la base para la mejora del desempeo.
En relacin al cliente, es conveniente conocer su opinin sobre la calidad y fiabilidad de los productos
ofrecidos, el cumplimiento de las expectativas en cuanto a la duracin y a las prestaciones o el
cumplimiento de los plazos de entrega o los precios.
En una organizacin, es necesaria una recopilacin adecuada de la informacin con el fin de que el
anlisis de datos pueda identificar los puntos de actuacin mejorables y permitir la toma de decisiones
adecuadas.
Todo proceso de mejora debe ser permanente y continuo, tanto para el propio trabajador como para la
organizacin en que desempea sus funciones.
Por ello, es imprescindible crear oportunidades de mejora para cada persona en base a su potencial, a la
correcta asignacin de las funciones que realiza y a un seguimiento de su desempeo.
Para que los equipos de trabajo mejoren y alcancen una sincronizacin y perfeccin adecuada, es
necesario un seguimiento del equipo de manera regular, con la aportacin de instrucciones concretas y
detalladas y por supuesto ofreciendo en todo momento apoyo e inters en ayudar a las personas por
parte de sus superiores.

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20

NOTAS

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21

902 350 077

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