Los sistemas de gestin

de la calidad y la gestin
documental
Licda. Andrea Marn Campos
Unidad de Gestin de la Calidad

Temas

Definicin del concepto de calidad.

Etapas histricas de la calidad.
Los sistemas de gestin de calidad y su importancia.
La gestin documental.
Normas de gestin documental.
El papel de archivista.
La calidad en Costa Rica y en la UCR.

Qu es calidad?

Qu es calidad?

Qu es calidad?

Qu es calidad?

Qu es calidad?

Qu es calidad?
Etimolgicamente:
9 Kalos (Griego): lo bueno, lo apto
9 Qualitatem (Latn): cualidad o propiedad.
Subjetividad: cualidad, propiedad o percepcin de lo
idealmente correcto.

Qu es Calidad?
Grado en el que un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con los requisitos
(INTE-ISO 9000:2005)
Qu caractersticas?
(alcance)

Cules requisitos?
(criterios)

Historia de la calidad

En los registros que documentan los inicios de la existencia humana,

evidencian que de alguna manera la calidad ha existido, pues desde el simple
hecho de la apropiacin del medio para satisfacer una necesidad humana de
comida, abrigo o resguardo, se establecen parmetros que se van
perfeccionando a lo largo del tiempo a partir de las mismas necesidades

Historia de la calidad
Ley 229: Si un arquitecto hizo una
casa para otro, y no la hizo slida,
y si la casa que hizo se derrumb y
ha hecho morir al propietario de la
casa, el arquitecto ser muerto.
(Cdigo Hammurabi de 1760 a.C.)

Etapas de la calidad
1. Inspeccin de la calidad (finales siglo XIX y
principios siglo XX)

Etapas de la calidad
2. Control Estadstico de la Calidad (aos 30 del siglo XX)

Productos

W.A. Shewhart

Planificar

Ajustar

Ejecutar

Verificar

E.W. Deming

Etapas de la calidad
3. Aseguramiento de la calidad (aos 50 del siglo XX):
surge de la etapa anterior

Joseph Jurn

Planificacin

Determinada por los usuarios

de productos y servicios.
Define requisitos mnimos.

Control de
calidad

Evala el servicio o producto

segn requisitos establecidos
en la planificacin.

de
Mejoramiento Identificacin
oportunidades de mejora y
de calidad
recursos necesarios.

Etapas de la calidad
Control

4. Calidad Total
rea de
Marketing
rea de
Recursos
Humanos

rea de
calidad

Excelencia

Direccin

Garanta
rea
administra
tiva

rea
tcnica

rea
econmica

Gestin

Cmo se gestiona la calidad?

Implementando Sistemas de Gestin
Planificar

Ajustar

Mejora
continua

Verificar

Ejecutar

Principios de la gestin de
calidad

La mejora debe ser un

objetivo permanente.

Qu es un sistema de
gestin de la calidad?

Estructura operacional
Documentada
Sistematizada
Gua de accin para determinadas actividades o
procesos.
Se concibe en la industria manufacturera, pero
puede extenderse y aplicarse a otros espacios.

Porqu Implementar un
sistema de la calidad?
9 Mejora continua.
9 Excelencia.
9 Competitividad.
9 Satisfaccin al usuario.

Qu es un documento?
Informacin y su medio de soporte
(INTE-ISO 9000:2005)

Por qu es importante
la gestin documental
en SGC?
Preservacin.
Memoria histrica.
Induccin al proceso.
Sistematizacin del proceso.
Evidencia.

Qu nos da un SGC
implementado y
documentado?
Confianza en la capacidad de los procesos y en la
calidad de los productos o servicios.
Trazabilidad.
Mejora continua.
Aumento de la satisfaccin de los clientes y otros
interesados.
xito de la organizacin.

Qu nos demanda?

Compromiso.
Autoconocimiento.
Autocritica-autoevaluacin.
Cambios de paradigmas.
Enfrentar resistencias.
Tiempo y trabajo en los puntos de partida y ajuste.
Vigilancia.
Humanizacin y socializacin (errores en los
procesos y no en las personas).
Comunicacin.

Herramientas para
establecer un sistema
de gestin de calidad
Normas ISO
ISO: Organizacin Internacional de Normalizacin
ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y
gestin de calidad (1987).

ALGUNAS NORMAS ISO

ISO 9000: describe los fundamentos de los sistemas de
gestin de la calidad y especifica la terminologa.
ISO 9001: especfica los requisitos para los sistemas de
gestin de la calidad aplicables a toda organizacin. Mejora
satisfaccin al cliente.
ISO 9004: proporciona directrices que consideran tanto la
eficacia como la eficiencia del sistema gestin de la calidad.
Mejora desempeo de la organizacin y satisfaccin al cliente.
ISO 19011: orientacin relativa a las auditoras de sistemas de
gestin de la calidad y de gestin ambiental.

Normas de control
documental
Norma INTE-ISO 9001:2008: Requisito 4.2.3 Control
de documentos
9
9
9
9
9
9
9

Identificacin de necesidad documental

Elaboracin y aprobacin de documentos.
Identificacin de documentacin externa.
Distribucin de documentos.
Revisin y actualizacin de documentos
Control de versiones e identificacin de cambios.
Control de documentos obsoletos

Normas de control
documental

Norma ISO 15489

Primera norma ISO elaborada para la gestin integral de
los sistemas archivsticos, los archivos y los documentos
de archivo.
Poltica

Mejora
Responsabilidades

Instrumentos

Requisitos

Procesos

Normas de control
documental
Parte 1:
Objetivos principales que deben regular los
documentos y formatos, soportes recibidos o
creados.
Trminos y definiciones de gestin documental.
Apoyo a SGC.
Beneficios y principios de sistema documental.
Caractersticas de los documentos.

Normas de control
documental
Parte 2:
Metodologa de implementacin
Procesos y factores .
Productos para el diseo de un sistema de registros.
Instrumentos utilizados en el control de registros.

Normas de control
documental

UNE-ISO 30300 Informacin y documentacin. Sistemas de

gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario
Establece los fundamentos de un sistema de gestin para documentos e
incluye toda la terminologa necesaria facilitar la aplicacin de los
requisitos del sistema de gestin.

UNE-ISO 30301 Informacin y documentacin. Sistemas de

gestin para los documentos. Requisitos
Especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y
mejorar un sistema de gestin para documentos ofreciendo metodologas
que ayudan a la toma de decisiones y asignando recursos para conseguir
los objetivos de la empresa.

Normas de control
documental
Las normas en general abordan aspectos
documentales

El papel del archivista

Gestor
Vigilante

Responsabilidades del archivista

Promover

Difundir

Actualizar

Innovar

LA CALIDAD EN COSTA RICA

Y EN LA UCR

La Calidad en
Costa Rica

Ley 8279 del Sistema Nacional para la Calidad (Asamblea

Legislativa de la Repblica de Costa Rica, 2002).

El SNC est conformado por diversas organizaciones a nivel

Nacional:
9 Consejo Nacional para la Calidad (CONAC) del Ministerio de
Economa, Industria y Comercio (MEIC)
9 Laboratorio Costarricense de Metrologa (LACOMET)
9 Ente Costarricense de Acreditacin (ECA)
9 rgano de Reglamentacin Tcnica (ORT)
9 Instituto de Normas Tcnicas de Costa Rica (INTECO)

La Calidad en la UCR
Principios de la UCR:
Excelencia acadmica, accin planificada en pro de la
mejora continua.
Propsitos:
Impulsar y desarrollar, con pertinencia y alto nivel en la
docencia, la investigacin y la accin social.
Polticas:
Impulsar gestiones con criterios de calidad.

Estatuto Orgnico de la UCR

La Calidad en la UCR
Lineamientos para la implementacin de un modelo de
gestin de la calidad en la Universidad de Costa Rica

9 Trabajo en equipo.
9 Implementar calidad.
9 La Universidad es holstica.
9 Modelo EFQM (European Foundation for Quality
Management).
Consejo Universitario, 2004

La Calidad en la UCR

Principios y conceptos de los lineamientos

Coherencia
Eficacia
Eficiencia
Equidad
Idoneidad
tica

Integridad
Aseguramiento de la
calidad
Mejoramiento de la calidad
Evaluacin de la calidad
Indicadores de la calidad

Gestiones actuales
Rectora
Consejo
Universitario
Vicerrectora
de
Investigacin

Archivo Universitario (ISO 9001 y ISO 15489)

Iniciando proceso.
Apoyo a 16 unidades que implementan sistemas gestin,
algunos basados en INTE-ISO/IEC 17025:2005, ISO 9001 y
INTE-ISO15189:2008.
Gestiona auditoras internas y capacitacin para auditores y
gestores de calidad con el fin de promover la excelencia en la
investigacin y la produccin cientfica.

Vicerrectora de
Administracin

Comisin de Gestin de Calidad de las oficinas.

Vicerrectora de
Docencia

Apoyo acreditacin de carreras en CEA.

Vicerrectora de
Vida Estudiantil

Iniciando proceso en OBS y el Laboratorio Clnico con la

implementacin de INTE-ISO 15189:2008.
Implementacin de sistema de gestin en la Oficina de
Registro e informacin

La calidad nunca es un accidente;

siempre es el resultado de un esfuerzo
de la inteligencia.
John Ruskin