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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

117

2. ADMINISTRACIN DEL PROYECTO


Todo proyecto es un diseo. Adems de indicar los aspectos tcnicos y
cientficos del tema y problema propuestos, el cual obedece a sus objetivos,
debe contemplar tos aspectos logsticos del mismo, es decir, cmo se va a
lograr la realizacin del proyecto; para lo cual en la parte administrativa del
mismo se indica el manejo de los recursos, dei tiempo y del presupuesto para
el desarrollo de las diversas actividades del proyecto.
Si los aspectos cientfico-tcnicos del proyecto de investigacin se refieren a los elementos estructurales propios de la investigacin cientfica contenidos en su definicin, los aspectos de administracin y control del proyecto
hacen referencia a la estrategia operativa de/proyecto. En ellos se programan
las actividades, los recursos humanos, materiales y financieros, as como el
tiempo requerido para poder llevar a cabo el proyecto de investigacin.

Los aspectos de administracin y control pueden considerarse comunes


cualquiertrabajo que se planifique y programe antes de realizarse.

2.1

Cronograma

Es la descripcin de las actividades en relacin con el tiempo en el cual se


van a desarrollar; lo cual implica, primero que todo, determinar con precisin
cules son esas actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados
en el proyecto.
De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que
se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habrn de ser
desarrolladas. Este clculo debe hacerse en horas/hombre y debe presentar
cierta tolerancia para efectos de imprevistos.

Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas,


loscuales permitenvisualizareltiempo de cada actividad, sobretodo en aquellos
casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo.

Los diagramas de uso ms comunes son los de barras, conocidos con el


nombre de diagramas de Gantt, que se utilizan en proyectos sencillos. Para
proyectos de mayor complejidad, y a partir de la teora de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes, como el PERT y el CPM.
Para la mayora de los proyectos cuyo grado de complejidad no es demasiado grande, el cronograma de actividades se construye utilizando el dia grama de barras. Este consiste en un grfico de coordenadas cartesianas, en el
cual /as actividades a realizar se listan en el eje de las ordenadas; y el tiempo
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118

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

asignado a ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras
cuya longitud, medida en unidades de tiempo tales como semanas, meses,
trimestres o aos, indica su duracin.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividade

as de

icin

En el grfico anterior podemos apreciar cmo el proyecto hipottico planteado, que consta de las actividades A, B, C, D, E y F tendr una duracin
total de seis meses, que es la unidad de tiempo seleccionada para la programacin.
La actividad A es la primera y copar los dos primeros meses de trabajo.
Esta actividad parece ser prerrequisito para las dems actividades posteriores, pues slo a su terminacin se iniciarn otras actividades.
La actividad B, que dura un mes, se puede comenzar simultneamente
con la actividad C, que dura dos meses. Slo a la terminacin de esta ltima
se podrn emprender otras acciones.

Las actividades D y E se pueden realizar simultneamente y duran cada


una un mes.
Al trmino de stas se puede emprender la actividad
durar un mes.

F,

que es la ltima y

A continuacin presentaremos otras formas usuales de cronogramas.


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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

CRONOGRAMA
'NN.,aensaYs

1999

2000

10

11

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

FEB

MAR

ABR

Actividades
Revisin de
instrumentos

Estudio piloto

Anlisis piloto

Rediseo

- -

Muestreo

Trabajo de
campo

Procesamiento
de datos

Anlisis

Informe final

La anterior forma es sin duda la ms comn y la que ms se facilita al


investigador para presentar su cronograma de actividades. Otras formas
pueden ser diagramas de barras, verticales u horizontales, circulares o piediagramas, y se estructuran a partir de coordenadas cartesianas.

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120

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

CRONOGRAMA

1999

2000

(J)

z
u
c/)

>U)
LU
(I)

u-1

ACTIVIDADES
I

REVISINDEINSTRUMENTOS

TRABAJO DE CAMPO

ESTUDIO PILOTO

PROCESAMIENTO DE DATOS

ANLISIS PILOTO

ANLISIS

REDISEO

INFORME FINAL

MUESTREO

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

121

Cronograma de actividades
DURACIN MESES*
NO

ACTIVIDADES

Utilizar hoja adicional cuando el tiempo de realizacin sea mayor de i

meses.

* Formato Colciencias

21 A

EI

mtodo

CPM

primer paso para la elaboracin de diagramas de mtodo crtico (CPM),


al igual que en cualquier diagrama, es la identificacin y lista de las diversas
El

actividades.
En segundo lugar debe procederse a analizar la secuencia lgica que existe
entre ellas, respondiendo a las preguntas: Qu actividades preceden? Qu
actividades siguen? Cules pueden realizarse smultneamente?

Es evidente que respetando siempre la lgica general de un proceso, muchas veces existen diversas alternativas de programacin. Una programacin lineal de actividades generalmente significa una mayor duracin total del
proceso. Por esa razn el anlisis de la simultaneidad de acciones permite
evitar programaciones lineales y, por tanto, optimizar los recursos y el tempo.

Para realizar mejor este paso, es conveniente utilizar una tabla de anlisis
de secuencia. En la columna del centro se coloca la actividad planificada y en
las columnas de izquierda y derecha se sealan la o las actividades que,
segn la lgica del proceso, sean anteriores o posteriores a ella.
A manera de ejemplo, supongamos que luego de disear los aspectos
cientficos de un proyecto de investigacin, la siguiente es la lista de actividades que deben realizarse, con sus tiempos ms probables de duracin:
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SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Disear la encuesta (4 meses).


B. Imprimirformulariopiloto(1 semana).
C. Realizar estudio piloto (1 semana).
D. Redisear la encuesta (2 semanas).
E. Imprimir formulario definitivo (2 semanas).
F. Establecer cifras con personal de la muestra (8 semanas).
G. Seleccionar los encuestadores (1 semana).
H. Entrenar encuestadores (2 semanas).

A.

Aplicar la encuesta (3 semanas).


J. Codificar informacin (2 semanas).
K. Efectuar los anlisis (5 semanas).
L. Redactar informe final (3 semanas).
I.

Esta lista contiene la secuencia que en primeras instancias nos parece


lgica. Si realizamos la programacin de actividades en forma lineal (una tras
otra), el proyecto se demorara un total de 34 semanas.
Un anlisis de la secuencias nos puede posiblemente acortar el tiempo,
dividiendo responsabilidades y realizando actividades paralelamente Veamos
la tabla de anlisis que se utiliz.
.

Tabla de anlisis de secuencia

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
LGICAS
ANTERIORES

ACTIVIDADES
LGICAS
POSTERIORES

PLANI FICADAS

ORDEN

DETALLE

DURACIN

Disear encuesta

Imprimir formulario piloto

Realizarestudiopiloto

Residear encuesta

Imprimir encuesta

Establecer citas

Seleccionar encuestadores

E, F, H

Entrenar encuestadores

Aplicar encuesta

Codificar informacin

Efectuar anlisis

Redactar informe

Tiempo en semanas.

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

En la lgica absoluta del proceso, las actividades A, F y G no tienen


prerrequisitos, sin embargo, la actividad A debe realizarse lgicamente antes
de B; la actividad F en cualquier momento anterior a y la actividad C en
cualquier momento anterior a H. Al programarlas se tienen diversas opciones
lgicas. Entre todas ellas debe seleccionarse la que convenga ms al proyecto. En este caso, la duracin total del proyecto depender de la ubicacin que
se les d dentro de la lgica optativa o de programacin que se emplee.
I

De otra parte, el anlisis nos indica que para poder emprender la aplicacin de la encuesta (actividad I) deben haberse realizado anteriormente como
prerrequisitos las actividades E, F y H.

Efectuado el anlisis de secuencia de las actividades, se procede en cuarto


lugar a efectuar el diagrama de flechas o la red. Para ello debern tenerse en
cuenta los siguientes principios o reglas.
En los diagramas CPM, un nuevo evento es el instante en el cual comienza o termina una actividad. En s mismo el evento no involucra ni tiempo
ni recursos. Estos son propios de las actividades. En el diagrama CPM los
eventos se representan por crculos, y se enumeran con dgitos en la parte
a.

superior dentro del circulo. Es aconsejable dar los nmeros ms bajos a los
eventos dei comienzo, y los ms altos a los eventos del final del proyecto.

Evento
b. Los diagramas CPM se disean y leen de izquierda a derecha, y deben partir de un evento inicial y llegar a un evento final, que representan
los instantes de inicio y conclusin del proyecto. Estos dos eventos son necesanos para que la primera y ltima actividad (flechas) partan y lleguen adecuada mente.

c. En los diagramas CPM cada actividad se representa por una flecha


que une dos eventos. Las flechas no son vectores. Su longitud puede ser
cualquiera, pues la duracin de la actividad se indica numricamente colocando las unidades de tiempo debajo de las flechas. Sin embargo, para efectos de
visualizacin, es aconsejable hacer el grfico proporcionalmente. El nombre
de la actividad se coloca por encima de la flecha. En ocasiones se acostumbra denominarlas con los nmeros de los eventos de donde parten y a donde
llegan, o con letras.
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DIAGRAMA CPM DEL PLAN DE ACTIVIDADES

H. Entrenar

encuestadores

0.50

____ ____
2

A. Disear

000

C. Estudio

encuesta

lmPrirmr

piloto

Redisenar
encuesta

F.

E.

Aplicar

lmprimu:ncuesta

3EI

..
(Oo
,'

all>
I

Las actividades M y N son virtuales

0.80

(I)

m
m

y,

m
z
E

o
m
y,

z
U)
-1

y,

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

2.1 .2

La tcnica

PERT

EI segundo tipo de diagramas de flechas o de redes es la tcnica PERT.


La forma de disearlo es semejante a la explicada para la CPM. La diferencia
bsica consiste en que en la tcnica PERT la duracin de cada actividad se
calcula matemticamente. Los dems pasos son idnticos. Con la tcnica
PERT, tambin se puede calcular la probabilidad de que la programacin efectuada se cumpla.Vemoslo.

El clculo de la duracin de cada actividad se efecta asignndole con


base en las experiencias anteriores, tres valores: tiempo optimista (to), es
decir, en el mejor de los casos la actividad durar.. .; un tiempo medio probable (tm); y un tiempo pesimista (tp), es decir, en el peor de los casos la actividad durar...

Hagamos una tabla retomando el proyecto planteado en el CPM.

Tabla de asignacin de tiempos de las actividades (en semanas)

Actividades

To

Tm

Tp

A.

Disear encuesta

B.

Imprimir formularios

0.5

C.

Realizar estudio piloto

0.5

D.

Redisear la encuesta

E.

Imprimir formulario definitivo

F.

Establecer citas con personas de la muestra

10

G.

Seleccionar los encuestados

0.4

H.

Entrenar encuestadores

3.5

I.

Aplicar la encuesta

J.

Codificar la informacin

K.

Efectuar los anlisis

L.

Redactar informe final

Si graficamos los datos asignados a cualquiera de las actividades, encontramos que tienen una distribucin semejante a la del grfico que presentamos, lo que se denomina una distribucin beta. La curva siempre va ms
hacia el lado de los tiempos pesimistas.

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SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Distribucin Beta

Pues bien, basados en la distribucin beta de los valores se ha podido


establecer una frmula para calcular el valor esperado (Ve) de la duracin de
una actividad. Es la siguiente:

Valor esperado de duracin de una actividad

to + 4tm + tp
6

Ve

Donde to es el tiempo optimista asignado, tm es el tiempo medio asignado


y tp es el tiempo pesimista.
El diagrama PERT se disea de forma semejante al CPM, pero por debajo
de la flecha se indican los valores esperados de duracin de cada actividad.
La ruta crtica y el valor esperado de terminacin del proyecto (Vet) se calcula
siguiendo la tcnica de los momentos ms tempranos y tardos, tal como se
describi para el mtodo CPM.

Tabla para el clculo de la duracin de las actividades

No.

Actividad

to

tm

tp

Ve

to +

4tm + tp
6

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127

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

Ya estos procedimientos estadsticos son de gran ayuda para la programacin de las actividades. Pero la tcnica PERT nos permite, adems, saber
la varianza de cada una de las actividades crticas (2) as como la desvia-

cin estndar del valor esperado de terminacin del proyecto (et). Nuevamente basados en la distribucin beta de los valores, se han podido establecer
frmulas para su clculo. Son las siguientes:

Varianza de cada actividad crtica

6)

Desviacin estndar del valor esperado


de terminacin del proyecto.

Pues bien, si el nmero de actividades de la ruta crtica es suficientemente grande (por eso insistimos en que la tcnica PERT es slo aplicable en
proyectos complejos), de acuerdo con la teora del lmite central, podemos
construir una curva normal de distribucin de frecuencias sobre el valor esperado de terminacin del proyecto.
Con ello podemos conocer lmites de dispersin de la curva normal, con
las tres desviaciones estndar de cada lado del valor esperado de terminacin del proyecto.

36.5

38

39.5

41

42.5

44

45.5

Semanas

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128

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

2.2 Elaboracin del presupuesto

Presupuestar o elaborar un presupuesto significa, en general, efectuar el


cmputo de los gastos o ingresos, o de unos y otros, que necesaria o probablemente han de resultar al realizarse una actividad. Tal como lo seala la
misma etimologa del trmino presupuesto, este es un cmputo anticipado de
los costos de esa obra o actividad, que se elabora sobre la base de unos
supuestos y unos motivos determinados.
Si el proyecto se justifica y planifican los diferentes elementos cientficotcnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar y establecer una estrategia para la consecucin de los recursos
financieros, que permitan llevar a cabo la investigacin.

Esta estrategia de financiacin comprende el clculo detallado de cada


uno de los costos que, para una mayor comprensin yfacilidad de control, se
agrupan por rubros o ttulos; as como la distribucin o cargo de cada uno de
ellos a una o diversas entidades, de acuerdo con la polticas y criterios de

financiacin.

procedimiento para la elaboracin del presupuesto sigue ese mismo


orden: inicialmente se hace el clculo detallado de cada uno de los rubros y
renglones de gasto. En segundo lugar, y terminada la operacin anterior, se
procede a la distribucin de los costos por fuentes de financiamiento o entidades a las cuales se considere pertinente presentarles solicitud. El criterio para
la distribucin no puede ser otro que las polticas y normas fijadas por cada
una de esas entidades, so pena de no obtener los recursos a ellas solicitados.
El

En el desarrollo de una investigacin cientfica intervienen dos tipos de gastos: unos costos directamente imputables al proyecto; y unos costos indirectos.

Como su nombre lo indica, los costos directamente imputables al proyecto son fcilmente identificables, pues son producidos en el desarrollo de las
actividades especficas de la investigacin. Ellos son: el personal investigativo
de planta que lleva a cabo las actividades del proyecto; los elementos de consumo; los equipos cientficos necesarios para realizar esas actividades; y una
serie de gastos varios por servicios especficos presentados por la institucin, o que se contratan con personas naturales o jurdicas diferentes a ella,
para llevar a cabo determinadas tareas del proyecto.

clculo de los rubros directos es relativamente fcil pues viene dado


por parmetros objetivos y claros, tales como cotizaciones comerciales, contratos de prestacin de servicios, cuentas de cobro o facturas (caso de materiales, equipos y el pago de servicios) o existen un contrato laboral y una
El

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129

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

asignacin de funciones y salarios formalmente establecidos por la institucin, as como unas actividades investigativas planteadas en el proyecto.
No sucede as con una serie de costos indirectos al proyecto, tales como
el pago de servicios administrativos, de secretara, los servicios de telfono,
luz, agua, aseo, mensajera, etc., sin los cuales no es posible que el investigador se dedique a su tarea de investigar, en una divisin de funciones. Pero,
qu cantidad de costos es atribuible al proyecto?
De otra parte, adems del salario que recibe el investigador por adelantar
su proyecto, a l tambin hay que pagarle una serie de prestaciones sociales
legales y extralegales, primas, cesantas, hacer los pagos de ley a instituciones que garantizan la seguridad social (ISS, ICBF, SENA). Estos son tambin
costos indirectos del proyecto. Pero, cmo calcularlos y qu montos de ellos

cargarle al proyecto?
Es muy comn encontrar que los costos indirectos o no se tienen en cuenta,
o se calculan de una manera subjetiva, cobrando un porcentaje arbitrario (O.
1%, 1%, 10%, 50%...) del valor total del proyecto. Hecho que desdice de la
calidad del mismo, pues formular un proyecto es sinnimo de planificar objetiva y cuidadosamente. Adems, un clculo tan subjetivo y arbitrario no conviene a las instituciones que financian proyectos, por no presentar parmetros
vlidos de evaluacin de esos porcentajes; ni conviene a la institucin que
realiza el proyecto, que de todas formas deber recibir ingresos correctos

para cubrir exactamente esos gastos.


El rubro o captulo de salarios del personal investigativo de planta en la
institucin, est compuesto bsicamente por los siguientes renglones: un
investigador principal, que es el orientador y responsable de los diferentes
aspectos del proyecto; unos co-investigadores; y unos auxiliares de investigacin. El clculo del costo de salarios en cada uno de estos renglones est
determinado por los siguientes cuatro factores: nmero de personas de ese
rengln (n); salario mensual devengado (s); dedicacin real de tiempo al proyecto (t); y la duracin total de su trabajo (d). El costo (c) imputable al proyecto
es el producto de esos factores.

Costo salarial del personal investigativo

c = n. s. t. d.

Veamos un ejemplo hipottico. Supongamos que un investigador de una


institucin cualquiera, que devenga un salario mensual de $1 .600.000, se dedicar por las tardes durante seis meses a un proyecto de investigacin. Entonces el costo salarial imputable a ese proyecto ser:
C = I x I .600.000 x 1/2 x 6 = 4.800.000

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130

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Quiere decir que, aunque ese investigador reciba de su institucin por


concepto de salarios durante los seis meses una suma de $9.600.000, al proyecto no se puede imputar sino la mitad, pues por las maanas l cumple en la
institucin otras labores diferentes al proyecto, (quiz dicta clases o se dedica
a otro proyecto diferente).

semejante se hacen clculos para cada rengln de ese rubro


(para co-investigadores y auxiliares de investigacin).
De forma

Es conveniente advertir que al captulo de personal investigativo no pertenecen, ni el personal de la institucin que no cumple funciones de investigacin (secretarias, porteros, mensajeros, administradores, etc.) ni aquellas personas que no son de planta de la institucin y a las cuales se contrata para
prestar un servicio especfico. En sentido estricto, estos gastos deben reportarse en el rubro de costos indirectos y el rubro de gastos varios por servicios, respectivamente.
El rubro o captulo de los elementos de consumo, como su nombre lo indica, est compuesto por todos aquellos materiales fungibles o que se acaban
en desarrollo del proyecto, tales como papelera, reactivos, alimentos para
animales, cintas para grabadoras, rollos fotogrficos, as como aquellos utensilios, cosas o incluso animales que siendo empleados en el proyecto se acaban, o quedan inservibles despus. Su clculo est dado porel producto entre
el nmero de unidades (n) y el precio unitario (p) y siempre debe ir acompaado por cotizaciones que lo respalden, las cuales se anexan al proyecto.

Costo de los elementos de consumo

c = n. p.

El rubro de equipos est constituido por aquellos instrumentos que no se


consumen durante la realizacin del proyecto, pero cuyo uso temporal es indispensable. Estos pueden ser microscopios, grabadoras, filmadoras,
espectrofotmetros, motoniveladoras, gras, o incluso animales, parte de cuyo
costo es recuperable despus del proyecto.
El costo (c) imputable al proyecto, en sentido estricto, est dado por el
tiempo de uso en el proyecto (t) y el precio promedio comercial del uso del
instrumento o del equipo por una unidad de tiempo cualquiera (p) (horas, das,
meses, etc.). Tambin se calcula por la diferencia entre el precio de compra
(pc) y el precio de venta (pv) luego de su uso.

Costo por uso de equipos

c = t. p.

c= pc

- pv

Esta segunda frmula elemental de clculo es particularmente utilizada


cuando, debindose comprar un equipo indispensable para el desarrollo de
la investigacin, se considera que no es necesaria su conservacin por mlPDF compression, OCR, web optimization using a watermarked evaluation copy of CVISION PDFCompressor

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

131

tiples razones. Su uso ms comn es en proyectos de experimentacin con


animales de valor comercial significativo y que son susceptibles de ser vendidos despus del proyecto.
En ocasiones, algunas entidades de fomento y financiacin de investigaciones, como es el caso particular del ICFES, como una manera de contribuir
al desarrollo de la infraestructura investigativa tcnica de las instituciones,
admiten solicitar la compra de equipo, que posteriormente es donado o dejado
en usufructo. En este caso particular, el costo es establecido por el nmero de
unidades y el precio unitario de las mismas, segn las cotizaciones comerciales ms favorables, como se explic para los elementos fungibles. En estos
casos la entidad financiadora especificar la propiedad de ese equipo.
En el rubro de gastos varios por servicios, se comprenden todos aquellos
pagos por servicios especficos para el desarrollo del proyecto, prestados por
la institucin, o por personas naturales o jurdicas diferentes a ella, tales como:
servicios por tabulacin de informacin; por hospedaje y alimentacin; por
impresin de materiales; por asesora cientfica o tcnica; por pago a encuestadores, promotores, etc., contratados para el proyecto.
El costo de todos estos servicios especficos se establece, generalmente, por el producto entre el nmero de unidades y el precio unitario comercial.
Cuando es prestado por personas naturales o jurdicas diferentes o no perte-

necientes

a la

entidad, debern adjuntarse cotizaciones o contratos.

As por ejemplo: tabulacin de informacin a $80 cada registro, para un


promedio de 20.000 registros, igual a $1 .600.000
Costo tres horas de CPU para anlisis de datos a $500.000 hora de
CPU, iguala $1.500.000

Pago por aplicacin de 7.500 encuestas


$30.000. 000

$4.000 encuesta, igual

Pago de un asesor tcnico para entrenamiento en el manejo del equipo


que se adquiera, igual a $1.800.000
Pago de sus tiquetes areos en la ruta Bogot
$300.000 promedio por unidad, igual a $1.800.000

Montera,

razn de

Pago por alojamiento y comida para dos personas durante dos das, a
razn de $80.000 da, igual a $320.000

Insistimos en que en el rubro o captulo de gastos por pago de servicios


debern ir registrados los pagos a personal cientfico o tcnico no perteneciente a la institucin que realiza el proyecto, y que prestan bajo contrato un
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SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

servicio especfico. Esto no slo es conveniente por la definicin misma de los


rubros, sino para facilitar el clculo de los costos indirectos del proyecto.
Los costos indirectos son llamados en ingls overhead, es decir una sobrecarga a la cabeza de cada investigador. La forma objetiva ms adecuada
para su clculo es por medio del factor multiplicador de costos indirectos propio de cada institucin. Este factor multiplicador es aplicable a los salarios del
personal investigativo del proyecto. Es calculado por la institucin y proporcionado al investigador para la formulacin de los proyectos. En seguida indicaremos los principios bsicos para su clculo.

Veamos un ejemplo: Si hechos los clculos, una institucin encuentra que


por conceptos de gastos administrativos totales (secretara, administracin,
servicios generales, etc.) y por conceptos de prestaciones sociales y transferencias, que son los dos componentes bsicos de los costos indirectos, por
cada salario del personal investigativo se incurre en gastos equivalentes a 2.5
de los salarios que se les pagan (es decir se trabaja con un multiplicador u
overhead de 2.5), a cada uno de los renglones del personal investigativo se
pagan estos montos por costos indirectos.

Planteemos los salarios del personal investigativo de un proyecto hipottico de la siguiente forma, y calculemos en consecuencia los costos indirectos:

Investigador principal $1 .600.000 de salario


dedicacin medio tiempo, trabaja seis meses
Costos indirectos (multiplicador 2.5)

$4.800.000
$72.000.000

Co-investigadores $1 .200.000 de salario,


dedicacin medio tiempo, trabajo c/u 3 meses
Costos indirectos (multiplicador 2.5)

$2.400.000
$6.000.000

Auxiliar investigacin (laboratorista)


$500.000 salario, tiempo completo, 4 meses
Costos indirectos (multiplicador 2.5)

$2.000.000
$5.000.000

Reiteramos que dentro del multiplicador de costos indirectos est contenido el pago de las secretarias, aseadoras, mensajeros, servicios generales y
de administracin, as como las prestaciones sociales y transferencias o pagos de ley a las instituciones de bienestar social. Por tal razn, no deben
cobrarse nuevamente en forma a parte.
De esta forma hemos cumplido el clculo de los costos indirectos. El segundo paso en la elaboracin del presupuesto es plantearse una estrategia
general, para conseguir la financiacin.
Si se considera que el proyecto puede ser financiado totalmente por una
sola entidad (la misma donde se ejecutar la investigacin u otra diferente),

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133

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

entonces, en este caso, el segundo paso no modifica en nada


primero.Tan slo se dirigir la propuesta a esa entidad.

lo

hecho en el

Veamos cmo quedara el presupuesto de un proyecto hipottico


se busca financiacin de una sola entidad.

al cual

PRESU PUESTO
Rubros y renglones

Total

Personal investigativo
I

investigador principal $1 .600.000 de salario, dedicacin


medio tiempo, seis meses de duracin.

9.600.000

Costos indirectos (multiplicador2.5)

12.000.000

Co-investigadores $1 .200.000 de salario c/u, dedicacin


1/3 tiempo, 3 meses de duracin c/u.

2.400.000

Costos indirectos (multiplicador2.5)

6.000.000

Auxiliar de investigacin (laboratorista) $500.000 salario, tiempo completo, 4 meses de duracin.

2.000.000

Costos indirectos (multiplicador2.5)

5.000.000

600.000

800.000

Material fungible
40

ratas blancas (cotizacin 001 adjunta)

200

kilos concentrado para animales (cotizacin 3521

25

cajas de hormonas X (cotizacin I 328)

367.000

100

jeringasdesechables (cotizacin 1328)

20.000

400.000

1.200.000

Pagotabulacin informacin. Aproximadamente I .300


registros $80 c/u (cotizacin 3821

104.000

Media hora CPU (cotizacin 3821)

300.000

60.000

40.851.000

Equipo
8

jaulas mltiples (cotizacin 351

balanza electrnica de precisin marca X (cotizacin

1)

A34281)Sesolicitadonacin.
Gastos varios

Reproduccin Xerografa de los informes, 20 copias,

loopginasX$3opgina.
Total

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134

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Pero si suponemos que los proponentes de este proyecto hipottico hubieran decidido que Io ms conveniente era buscar la co-financiacin del proyecto por parte de la entidad que lo realizar (una universidad por ejemplo), el
ICFES y el laboratorio farmacutico, entonces se estudian las normas financieras de estas entidades, asignndoles a cada una los rubros y renglones
que probablemente financiaran.
Es muy importante dejar consignado en el documento del proyecto la distribucin de los costos, con la finalidad de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales se dirige la solicitud de financiacin. De esa forma cada
entidad sabe qu le ha sido solicitado y qu montos financiaran las otras.
Dados los costos cada vez ms elevados de los proyectos de investigacin y
la relativa escasez de recursos de las diferentes entidades financieras de
proyectos, ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la estrategia de cofinanciacin de los costos es cada vez ms necesaria.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que, si bien existen entidades especializadas en el fomento y financiacin de investigaciones, no debemos
olvidar que nosotros podemos convertir a cualquier entidad gubernamental o
privada, de servicios de produccin, en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigacin.

Quizs una de las funciones ms importantes de redactar un buen documento de proyecto, adems de servir de gua para la ejecucin de la investigacin, consiste en garantizar la consecucin de los necesarios recursos
financieros para llevar a feliz trmino la bsqueda de nuevos conocimientos.
En la pgina siguiente puede apreciarse la distribucin hipottica del
supuesto entre las tres entidades indicadas en el ejemplo que se viene
sentando.

prepre-

Como se puede apreciar, la estrategia fue la siguiente: a la institucin que


realiza el proyecto (una universidad) se le cargaron todos los costos indirectos; al lOFES se le solicita la totalidad de los costos de materiales y equipos
(que dentro de sus polticas de financiacin de la investigacin realizada por
docentes universitarios es lo prioritario); y a los laboratorios se les solicita
financiar los salarios del personal investigativo.

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i 35

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

Presupuesto
Rubros

renglones

(en pesos

Aportes
de la entidad

colombianos)*

Soticitado
a ICFES

Solicitado

Total

Laboratoriosc

Personal investigativo

Investigador principal
.600000 de salario,
dedicacin medio tiempo,
seis meses de duracin.
$1

$12.000.000

Coinvestigadores
$1.200.000 de salario c/u
dedicacin 1/3 tiempo,
3 meses de duracin c/u.

$9.600.000

$9.600.000

$2.400.000

$2.400.000

Costos indirectos
(multiplicar 2.5)
I Auxiliar de investigacin
(laboratorista) $500.000
salario, tiempo completo,
4 meses de duracin.
Costos indirectos
(multiplicar 2.5)
-

$6.000.000

$6.000.000

$2.000.000
$5.500.000

$2.000.000

Materialfringible

40 ratas blancas
(cotizacin 001 adjunta)
200 kilos concentrado para
animales (cotizacin 3521)
25 cajas con hormonas x
(cotizacin 1 328)

lOOjeringas desechables
(cotizacin 328)
1

$5.000.000

$600.000

$600.000

$800.000

$800.000

$367.000

$367.000

$20.000

$20.000

$400.000

$400.000

.200.000

$1.200.000

$104.000

$104.000

$300.000

$300.000

$60.000

$60.000

Equipo

8jaulas mltiples(cotiz.

351 1)

balanza electrnica de
precisin marca x
(cotizacin A34281).
Se solicita donacin.
I

$1

Gastos varios por servicios


Pago tabulacin informacin.
Aproximadamente I .300
registros, $80 c/u
(cotizacin 3821)
Media hora CPU
(cotizacin 3821)
Reproduccin xerogrfica
de los informes, 20 copias,
100 pginas x $30 pgina
Totales

Porcentajes

$23.000.000
62.7%

$3.851 .000

12.2%

$14.000.000
25.1%

$40.851.000
100.0%

Los precios de las cotizaciones incluidas son vlidas por 90 das. Los valores son supuestos a manera de ejemplo.
Luego habr que elaborar un nuevo clculo de acuerdo con la evolucin, que se puede estimar en un 20%

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136

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

El factor multiplicador de costos indirectos


EI factor multiplicador de costos indirectos es, como su nombre lo indica,
una sobrecarga diferente a los costos directamente causados por las actividades dei proyecto, pero que debe cubrirse como condicin para que esas
actividades se puedan llevar a cabo.

Los costos indirectos estn bsicamente constituidos por: las prestaciones sociales legales y extralegales que amparan al personal investigativo; y
los costos de administracin, secretara y de servicios generales y de operacin de la institucin.
La forma de calcularlos es porcentualmente. Para ello se toman como base
los salarios del investigador, equivalentes al 100%.

Veamos incialmente un ejemplo para el clculo del porcentaje de las prestaciones sociales.
Cada ao hay que pagar una prima legal de navidad, que equivale a una
duodcima parte (1/12) del total de los sueldos devengados por el trabajador
en el ao, ms los factores salariales tales como auxilio de alimentacin, de
transporte, gastos de representacin, etc.
La frmula para su clculo, segn est definida en la ley sera:

sueldos + factores salariales


12

Dada la simplificacin del ejemplo, tomemos slo los sueldos como el I 00%,
sin considerar el porcentaje a que equivalen en un caso especfico cualquiera
los factores salariales. Entonces tendramos que la prima de navidad equivale
a un mnimo de

100.0

Pn=

+fs
=8.3%

12

De forma similar se calculan los porcentajes de las diferentes prestaciones sociales. Las principales seran:

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137

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

a.

Prima legal de navidad

un mnimo de

8.3%

b.

Prima semestral

un mnimo de

8.3%

C.

Cesanta anuaI1

un mnimo de

8.3%

d.

Pago empresarial (transferencia)

un mnimo de

8.0%

un mnimo de

6.0%

un mnimo de

2.0%

(sin contar gastos de transporte)

aproximadamente

4.1

Prima de vacaciones

aproximadamente

5.0%

por Seguros Sociales (155 o Caja


Nacional)(2)
e.

Pago empresarial (transferencia)

por subsidio familiar y SENA


f.

Pago empresarial (transferencia)

para el Instituto ICBF


g.

Pago de subsidio de alimentacin,

transporte

h.

otros subsidios

total aproximado

50.0%

As las cosas, el recargo por prestaciones sociales equivale a un mnimo


del 50% sobre los salarios.
De otra parte, hay que realizar el clculo de los costos por admnstracn,
secretara, servicios generales y de operacin. Es evidente que estos costos
son diferentes para cada institucin y no son constantes, sino que en una
buena medida dependen de mltiples variables, tales como el nmero de proyectos que realice, grado de cumplimiento en ellos, ndices de precios, y en
general de los costos de operacin de la empresa. Es evidente que la eficiencia y competitividad de una institucin est dada por el bajo costo de operacin que presente.

Cuando a empresa es privada hay que calcular un reajuste y unos intereses sobre la
cesanta, ya que sta se liquida sobre el ltimo sueldo devengado. Equivale a un 6%
aproximadamente.
Este porcentaje es diferente de aquel que se descuenta de su salario mensual al trabajador.
El porcentaje equivale al monto adicional que paga la empresa.
i

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I 38

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

porcentaje de los costos de operacin se calcula comparando los costos totales de cada rubro frente al promedio general de los costos salariales
del personal investigativo.
EI

As por ejemplo, si la nmina mensual promedio del personal investigativo


de una institucin es de $24.000.000,00.Y los costos de arrendamiento son
de $3.600.000,00 mensuales, stos representan el i 5% de los salarios de los
investigadores. Este ser entonces el porcentaje que se carga sobre los salanos del personal investigativo por concepto de pago de arrendamientos. De
forma semejante se calculan los dems costos.

Veamos el caso hipottico de una empresa con los porcentajes mnimos


por ella calculados.
a. Costos por pago de arrendamiento
b.

15%

Costos por servicios generales, dotacin


y

mantenimiento de oficinas

20%

Discriminada as:

c.

Agua, luz, telfono

4.0%

Papelera

Mantenimiento oficinas

0.5%

Mantenimiento equipos

5.0%

Documentacin tcnica

Seguros personales, incendio

tiles de oficina

suscripciones de revistas
robo

.0%

2.0%
I

.0%

Transporte local del personal

.0%

Depreciacin equipos

5.5%

Costos del personal administrativo, de secretara,


de aseo, de vigilancia, de mantenimiento
y

aquellos no facturados como personal investigativo.

d. Costos de preparacin y edicin de propuestas


e.

Costo de plizas de garantas

5%

cumplimiento,

as como de legalizacin de los contratos


f.

30%

5%

Fondo para asistencia a eventos, pasantas

de trabajos y apoyo al personal investigativo


TOTAL:

10%

85%

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

139

Tendramos as que las bases para calcular el factor multiplicador de esa


empresa seran 50% como sobrecarga por prestaciones sociales y 85% por
gastosgeneralesyde administracin, esdeciruntotalde 135%. Loque significa que esa empresa hipottica trabaja con un factor multiplicador de costos
equivalente a 1.35.
Este multiplicador se aplica a los salarios del personal investigativo de
planta.
El detalle del clculo de este factor se adjunta, generalmente, como un
componente de la informacin de los aspectos infraestructurales de la institucin, que trataremos a continuacin.

A continuacin se presentan los formatos que para elaboracin de presupuestos adjunta Colciencias en su forma S-1 (solicitud de financiamiento),
bajo el ttulo: Formulario de Solicitud de Financiacin de Proyectos, el cual fue
distribuido en universidades y centros de investigacin con motivo del Plan de
Concentracin Nacional de Ciencias y Tecnologa para el Desarrollo.

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140

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

ASPECTOS FINANCIEROS DEL PROYECTO


Costo tota' desg'osado por rubros y fuentes (miles de $)

OTRAS

FUENTES

COLCIENCIAS

RUBROS

ENTIDADES

CONTRAPARTIDA

TOTAL

Personal nacional

Especialistas
Profesionales

Auxiliares
Personal de apoyo

Consultores
Personal internacional

Consultores
Adquisicin de equipos
Uso de equipo propio

Equipo de
arrendamiento
Material de laboratorio

Material bibliogrfico

Construcciones
Viajes tcnicos

nacionales
Viajes tcnicos

internacionales
Alquiler y/o adquisicin
de medios de transporte

Servicios tcnicos
especiales
Mantenimiento
suministros

Otros (gastos e insumos)

TOTAL
%

100.0

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

141

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I 42

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Descripcin detallada del personal requerido


NOMBRESYAFELLIDOS

Profesin bsica

Post-grado

Funcin bsica

dentrodelproyecto

Dedicacin
hs/semana

Duracin
(meses)

Costo

(miles$)

Descripcin de equipos requeridos


Descripcin

Propsito fundamental

del equipo

del equipo en el proyecto

Actividades en las cuales


se utiliza primordialmente

Costo miles de pesos

Import

Local

Arrend

Total

Propio

Cronograma de desembolsos por rubro y por fuente


AO1

RUBRO

COLCIENCIAS

OTRAS
ENTIDADES

AO2
CONTRA
PARTIDA

SUB

TOTAL

COLCIENCIAS

OTRAS
ENTIDADES

CONTRA

RRTIDA

SUB
TOTAL

TOTAL

Personal nacional

Especialistas
ProfesIonales
Auxiliares
Personal de apoyo

Consultores
Personal internacional
Consultores
Adquisin de equipos

Uso de equipo propio

Equipo en arrendamiento
Material de laboratorio
Material bibliogrfico

Construcciones
Viajes tcnicos nacionales

o
9

Viajes tcnicos internacionales


Alquiler y/o adquisin
de medios de transporte
2
Seivicios tcnicos especiales
3
Mantenimiento y suministros
14 Otros (gastos e insumos)
i

Subtota'
Costos escalonamiento*
Subtotal

Explicar en anexo la frmula de clculo del escalonamiento.

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

I 43

Cronograma de desembo'sos a pagar en dlares

Costo estimado por actividad

ACTIVIDAD

DURACIN
ESTIMADO

COSTO

TOTAL

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144

2.3

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Infraestructura disponible del proyecto

En los temas anteriores hemos visto los aspectos cientficos y los aspectos de administracin y control, indispensables en todo proyecto de investigacin cientfica. Sin ellos la planificacin del proyecto es defectuosa.

Adems de ellos existen otros elementos que es aconsejable tener en


cuenta al formular una propuesta investigativa y que conviene incluir como
parte del documento del proyecto. Es la informacin relacionada con el equipo
de investigadores y con la capacidad tcnica y operativa de la institucin,
para llevar a feliz trmino la investigacin planificada.
Se trata de una informacin sencilla, que debe proporcionarse de una forma clara y adecuada, con el objeto de que sirva de instrumento evaluativo por
parte de quienes deben decidirsobre la puesta en marcha de la investigacin.
Pero, por otra parte, no siempre la gua proporcionada en el documento del
proyecto es suficiente para poder llevarlo a cabo. Buena parte de la tecnologla se encuentra incorporada en las personas que lo formularon. En muchas
ocasiones incluso, sta es una medida perfectamente calculada por los proponentes como elementos de seguridad del proyecto.

Estas consideraciones llevan a la conveniencia de proporcionar informacin sobre los elementos a los cuales se ha atado la planeacin de la investigacin. Es una indicacin sobre la capacidad de las personas y de la institucin investigativa para realizar el proyecto.
Las hojas de vida, en las cuales se indique la formacin y experiencia en
actividades cientficas, son informacin suficiente sobre el personal investigativo. Los antecedentes del investigador respaldan lo planteado en la pro-

puesta.

Aunque existen diferentes formas para presentar las hojas de vida, la siguiente es la informacin mnima necesaria, que deberan contener para cumplir con los propsitos arriba enunciados:

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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

I 45

No mb re

Lugar de nacimiento

Fecha de nacimiento

Estado civil

C.C.

Direccin en la Institucin

Telfono

Direccin residencia

Telfono

Funcindelainvestigacin
I

Actividades que desempear:


I

Educacin superior recibida:


Institucin

Ciudad

Fecha

Ttulo obtenido

Ciudad

Fecha

Ttulo obtenido

Cursos de especializacin:
Institucin

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146

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

ltimas cinco investigaciones realizadas indican su naturaleza, funcin cumplida, duracin y entidad que las financi.

Entidad

Ttulo

dondese

Tipode

realiz

investigacin

Funcin
cumplida

Duracin

Entidad
financiadora

Publicaciones (libros o revistas)


de los ltimos 5 aos

Cargos desempeados (comenzando por el ltimo)


Funcin categora

Entidad

Dedicacin

Duracin

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147

MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

Principales ctedras dictadas (empezando pro la ltima)

Ctedra

Facultad

Departamento

Semestre

Aos
dictados

Direccin de monografa
Nombre

Ao

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148

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Sobre la institucin es conveniente entregar tres clases de informacin:


En primer lugar, una informacin general sobre su naturaleza jurdica, estructura, funciones y sobre todo las actividades cientfico-tcnicas realizadas, particularmente sobre las investigaciones.
En segundo lugar, debe incluirse una relacin de la estructura tcnica con
que cuenta, en particular sobre los equipos que se requieren para el desarrode la investigacin que se proyecta.
Ib

Finalmente conviene incluir un informe sobre el clculo del factor multiplicador de costos indirectos aplicado al proyecto, tal como se explic en la
leccin anterior.
Con la formulacin de los aspectos cientficos, los aspectos de administracin y control, y la informacin sobre la capacidad para realizar el proyecto,
se ha planificado la investigacin. Ellos constituyen los puntos mnimos que
debe contener el documento del proyecto. Es evidente que podra
proporcionarse a juicio de los investigadores diversa informacin adicional.
Por ejemplo, se acostumbra elaborar un brevsimo resumen de los aspectos anteriores, que sirva de gua a los diferentes lectores de la propuesta.
En algunas ocasiones tambin se acostumbra iniciar el proyecto con una
justificacin de la investigacin, que relieva la importancia social o la rentabilidad econmica de la misma; en otras, se subdividen o amplan algunos de
los elementos enunciados en las lecciones anteriores.

2.4 Esquema de contenido de un proyecto de investigacin cientfica

Queremos proporcionarle a continuacin una tabla de contenido, con los


elementos bsicos que deben tenerse en cuenta al planificar una investigacin. Le servirn de ayuda para la formulacin de su proyecto. En ningn caso
son una camisa de fuerza. Recuerde siempre que es usted como proponente, en su libertad creadora, quien decide cmo debe planificar su investigacin. Usted y su equipo de investigadores son quienes bsicamente harn
uso de esa planificacin.
Atendiendo al orden de presentacin en el documento del proyecto, hemos elaborado para su gua el siguiente esquema de contenido que le resume
lo visto en este mdulo. En l se encuentran los elementos mnimos necesanos, es decir aquellos sin los cuales la planificacin de la investigacin es
incompleta.
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MDULO 5: EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

I 49

Aspectos de identificacin
I

2.

Ttulo de la investigacin.
Brevsimo resumen de los aspectos ms sobresalientes de la investigacin (problema, objetivos, metodologa, tiempo total, costos discriminados
por fuentes de financiacin, investigadores e institucin proponente).

Aspectos cientficos de la investigacin


3.

El problema y los

objetivos de

la

investigacin:

a) Antecedente del problema y revisin del conocimiento disponible sobre l. Se concluye lgicamente planteando un vaco de conocimiento,
y portanto, la necesidad de emprender la investigacin que se propone.
b)

En el caso de que se considere pertinente, enunciar la justificacin


conveniencia social o econmica de emprender la investigacin.

c) Formulacin clara y precisa del problema de la investigacin.


d) Tipo de investigacin y limitaciones que se tendrn.
e) Objetivos generales y especficos que se persiguen con la investiga-

cin.
j)
4.

Resultados esperados de la investigacin.

Metodologa general:
a) Marco o modelo terico dentro del cual se concibe y adelantar la investigacin (no confundirlo con la revisin bibliogrfica anterior).
b)

Si los trminos no son unvocos, definir cmo se entendern los diferentes conceptos y variables que se emplearn.

c) Hiptesis o pautas que guiarn la investigacin. (La forma de enuncia rlas debe ser adecuada al tipo de investigacin que se adelantar).
d)

En caso necesario, indicacin del universo, la poblacin y la muestra


con la cual se trabajar. (Indicando formas para su eleccin).

e)

Indicacin de los procedimientos y tcnicas para la recoleccin de


informacin.

f)

Indicacin de la forma como se procesar y analizar la informacin


acoplada.

la

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150

SERIE: APRENDER A INVESTIGAR

Aspectos de administracin y control


5.

Determinacin de las actividades que se realizarn.

6.

Determinacin del cronograma de actividades.

7.

Determinacin del presupuesto de la investigacin discriminado por fuentes y rubros.

8.

En caso necesario anexar cotizaciones de los costos.

Aspectos informativos sobre la infraestructuracin ylos recursos disponibles


9.

Hojas de vida de los investigadores.

lo.

Brevsima informacin general sobre la institucin.

i i Descripcin del equipo tcnico disponible requerido por


.

la

investigacin.

12. Indicacin sobre el clculo del factor multiplicador de costos indirectos de


la

institucin proponente.

ANEXOS (si los hay)


13. Referencias bibliogrficas.

14.Otros anexos.

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