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117
2.1
Cronograma
118
asignado a ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras
cuya longitud, medida en unidades de tiempo tales como semanas, meses,
trimestres o aos, indica su duracin.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividade
as de
icin
En el grfico anterior podemos apreciar cmo el proyecto hipottico planteado, que consta de las actividades A, B, C, D, E y F tendr una duracin
total de seis meses, que es la unidad de tiempo seleccionada para la programacin.
La actividad A es la primera y copar los dos primeros meses de trabajo.
Esta actividad parece ser prerrequisito para las dems actividades posteriores, pues slo a su terminacin se iniciarn otras actividades.
La actividad B, que dura un mes, se puede comenzar simultneamente
con la actividad C, que dura dos meses. Slo a la terminacin de esta ltima
se podrn emprender otras acciones.
F,
que es la ltima y
CRONOGRAMA
'NN.,aensaYs
1999
2000
10
11
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
FEB
MAR
ABR
Actividades
Revisin de
instrumentos
Estudio piloto
Anlisis piloto
Rediseo
- -
Muestreo
Trabajo de
campo
Procesamiento
de datos
Anlisis
Informe final
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120
CRONOGRAMA
1999
2000
(J)
z
u
c/)
>U)
LU
(I)
u-1
ACTIVIDADES
I
REVISINDEINSTRUMENTOS
TRABAJO DE CAMPO
ESTUDIO PILOTO
PROCESAMIENTO DE DATOS
ANLISIS PILOTO
ANLISIS
REDISEO
INFORME FINAL
MUESTREO
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121
Cronograma de actividades
DURACIN MESES*
NO
ACTIVIDADES
meses.
* Formato Colciencias
21 A
EI
mtodo
CPM
actividades.
En segundo lugar debe procederse a analizar la secuencia lgica que existe
entre ellas, respondiendo a las preguntas: Qu actividades preceden? Qu
actividades siguen? Cules pueden realizarse smultneamente?
Es evidente que respetando siempre la lgica general de un proceso, muchas veces existen diversas alternativas de programacin. Una programacin lineal de actividades generalmente significa una mayor duracin total del
proceso. Por esa razn el anlisis de la simultaneidad de acciones permite
evitar programaciones lineales y, por tanto, optimizar los recursos y el tempo.
Para realizar mejor este paso, es conveniente utilizar una tabla de anlisis
de secuencia. En la columna del centro se coloca la actividad planificada y en
las columnas de izquierda y derecha se sealan la o las actividades que,
segn la lgica del proceso, sean anteriores o posteriores a ella.
A manera de ejemplo, supongamos que luego de disear los aspectos
cientficos de un proyecto de investigacin, la siguiente es la lista de actividades que deben realizarse, con sus tiempos ms probables de duracin:
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A.
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
LGICAS
ANTERIORES
ACTIVIDADES
LGICAS
POSTERIORES
PLANI FICADAS
ORDEN
DETALLE
DURACIN
Disear encuesta
Realizarestudiopiloto
Residear encuesta
Imprimir encuesta
Establecer citas
Seleccionar encuestadores
E, F, H
Entrenar encuestadores
Aplicar encuesta
Codificar informacin
Efectuar anlisis
Redactar informe
Tiempo en semanas.
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123
De otra parte, el anlisis nos indica que para poder emprender la aplicacin de la encuesta (actividad I) deben haberse realizado anteriormente como
prerrequisitos las actividades E, F y H.
superior dentro del circulo. Es aconsejable dar los nmeros ms bajos a los
eventos dei comienzo, y los ms altos a los eventos del final del proyecto.
Evento
b. Los diagramas CPM se disean y leen de izquierda a derecha, y deben partir de un evento inicial y llegar a un evento final, que representan
los instantes de inicio y conclusin del proyecto. Estos dos eventos son necesanos para que la primera y ltima actividad (flechas) partan y lleguen adecuada mente.
H. Entrenar
encuestadores
0.50
____ ____
2
A. Disear
000
C. Estudio
encuesta
lmPrirmr
piloto
Redisenar
encuesta
F.
E.
Aplicar
lmprimu:ncuesta
3EI
..
(Oo
,'
all>
I
0.80
(I)
m
m
y,
m
z
E
o
m
y,
z
U)
-1
y,
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125
2.1 .2
La tcnica
PERT
Actividades
To
Tm
Tp
A.
Disear encuesta
B.
Imprimir formularios
0.5
C.
0.5
D.
Redisear la encuesta
E.
F.
10
G.
0.4
H.
Entrenar encuestadores
3.5
I.
Aplicar la encuesta
J.
Codificar la informacin
K.
L.
Si graficamos los datos asignados a cualquiera de las actividades, encontramos que tienen una distribucin semejante a la del grfico que presentamos, lo que se denomina una distribucin beta. La curva siempre va ms
hacia el lado de los tiempos pesimistas.
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Distribucin Beta
to + 4tm + tp
6
Ve
No.
Actividad
to
tm
tp
Ve
to +
4tm + tp
6
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127
Ya estos procedimientos estadsticos son de gran ayuda para la programacin de las actividades. Pero la tcnica PERT nos permite, adems, saber
la varianza de cada una de las actividades crticas (2) as como la desvia-
cin estndar del valor esperado de terminacin del proyecto (et). Nuevamente basados en la distribucin beta de los valores, se han podido establecer
frmulas para su clculo. Son las siguientes:
6)
Pues bien, si el nmero de actividades de la ruta crtica es suficientemente grande (por eso insistimos en que la tcnica PERT es slo aplicable en
proyectos complejos), de acuerdo con la teora del lmite central, podemos
construir una curva normal de distribucin de frecuencias sobre el valor esperado de terminacin del proyecto.
Con ello podemos conocer lmites de dispersin de la curva normal, con
las tres desviaciones estndar de cada lado del valor esperado de terminacin del proyecto.
36.5
38
39.5
41
42.5
44
45.5
Semanas
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128
financiacin.
En el desarrollo de una investigacin cientfica intervienen dos tipos de gastos: unos costos directamente imputables al proyecto; y unos costos indirectos.
Como su nombre lo indica, los costos directamente imputables al proyecto son fcilmente identificables, pues son producidos en el desarrollo de las
actividades especficas de la investigacin. Ellos son: el personal investigativo
de planta que lleva a cabo las actividades del proyecto; los elementos de consumo; los equipos cientficos necesarios para realizar esas actividades; y una
serie de gastos varios por servicios especficos presentados por la institucin, o que se contratan con personas naturales o jurdicas diferentes a ella,
para llevar a cabo determinadas tareas del proyecto.
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129
asignacin de funciones y salarios formalmente establecidos por la institucin, as como unas actividades investigativas planteadas en el proyecto.
No sucede as con una serie de costos indirectos al proyecto, tales como
el pago de servicios administrativos, de secretara, los servicios de telfono,
luz, agua, aseo, mensajera, etc., sin los cuales no es posible que el investigador se dedique a su tarea de investigar, en una divisin de funciones. Pero,
qu cantidad de costos es atribuible al proyecto?
De otra parte, adems del salario que recibe el investigador por adelantar
su proyecto, a l tambin hay que pagarle una serie de prestaciones sociales
legales y extralegales, primas, cesantas, hacer los pagos de ley a instituciones que garantizan la seguridad social (ISS, ICBF, SENA). Estos son tambin
costos indirectos del proyecto. Pero, cmo calcularlos y qu montos de ellos
cargarle al proyecto?
Es muy comn encontrar que los costos indirectos o no se tienen en cuenta,
o se calculan de una manera subjetiva, cobrando un porcentaje arbitrario (O.
1%, 1%, 10%, 50%...) del valor total del proyecto. Hecho que desdice de la
calidad del mismo, pues formular un proyecto es sinnimo de planificar objetiva y cuidadosamente. Adems, un clculo tan subjetivo y arbitrario no conviene a las instituciones que financian proyectos, por no presentar parmetros
vlidos de evaluacin de esos porcentajes; ni conviene a la institucin que
realiza el proyecto, que de todas formas deber recibir ingresos correctos
c = n. s. t. d.
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130
Es conveniente advertir que al captulo de personal investigativo no pertenecen, ni el personal de la institucin que no cumple funciones de investigacin (secretarias, porteros, mensajeros, administradores, etc.) ni aquellas personas que no son de planta de la institucin y a las cuales se contrata para
prestar un servicio especfico. En sentido estricto, estos gastos deben reportarse en el rubro de costos indirectos y el rubro de gastos varios por servicios, respectivamente.
El rubro o captulo de los elementos de consumo, como su nombre lo indica, est compuesto por todos aquellos materiales fungibles o que se acaban
en desarrollo del proyecto, tales como papelera, reactivos, alimentos para
animales, cintas para grabadoras, rollos fotogrficos, as como aquellos utensilios, cosas o incluso animales que siendo empleados en el proyecto se acaban, o quedan inservibles despus. Su clculo est dado porel producto entre
el nmero de unidades (n) y el precio unitario (p) y siempre debe ir acompaado por cotizaciones que lo respalden, las cuales se anexan al proyecto.
c = n. p.
c = t. p.
c= pc
- pv
131
necientes
a la
Montera,
razn de
Pago por alojamiento y comida para dos personas durante dos das, a
razn de $80.000 da, igual a $320.000
132
Planteemos los salarios del personal investigativo de un proyecto hipottico de la siguiente forma, y calculemos en consecuencia los costos indirectos:
$4.800.000
$72.000.000
$2.400.000
$6.000.000
$2.000.000
$5.000.000
Reiteramos que dentro del multiplicador de costos indirectos est contenido el pago de las secretarias, aseadoras, mensajeros, servicios generales y
de administracin, as como las prestaciones sociales y transferencias o pagos de ley a las instituciones de bienestar social. Por tal razn, no deben
cobrarse nuevamente en forma a parte.
De esta forma hemos cumplido el clculo de los costos indirectos. El segundo paso en la elaboracin del presupuesto es plantearse una estrategia
general, para conseguir la financiacin.
Si se considera que el proyecto puede ser financiado totalmente por una
sola entidad (la misma donde se ejecutar la investigacin u otra diferente),
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133
lo
hecho en el
al cual
PRESU PUESTO
Rubros y renglones
Total
Personal investigativo
I
9.600.000
12.000.000
2.400.000
6.000.000
2.000.000
5.000.000
600.000
800.000
Material fungible
40
200
25
367.000
100
20.000
400.000
1.200.000
104.000
300.000
60.000
40.851.000
Equipo
8
1)
A34281)Sesolicitadonacin.
Gastos varios
loopginasX$3opgina.
Total
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134
Pero si suponemos que los proponentes de este proyecto hipottico hubieran decidido que Io ms conveniente era buscar la co-financiacin del proyecto por parte de la entidad que lo realizar (una universidad por ejemplo), el
ICFES y el laboratorio farmacutico, entonces se estudian las normas financieras de estas entidades, asignndoles a cada una los rubros y renglones
que probablemente financiaran.
Es muy importante dejar consignado en el documento del proyecto la distribucin de los costos, con la finalidad de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales se dirige la solicitud de financiacin. De esa forma cada
entidad sabe qu le ha sido solicitado y qu montos financiaran las otras.
Dados los costos cada vez ms elevados de los proyectos de investigacin y
la relativa escasez de recursos de las diferentes entidades financieras de
proyectos, ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la estrategia de cofinanciacin de los costos es cada vez ms necesaria.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta que, si bien existen entidades especializadas en el fomento y financiacin de investigaciones, no debemos
olvidar que nosotros podemos convertir a cualquier entidad gubernamental o
privada, de servicios de produccin, en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigacin.
Quizs una de las funciones ms importantes de redactar un buen documento de proyecto, adems de servir de gua para la ejecucin de la investigacin, consiste en garantizar la consecucin de los necesarios recursos
financieros para llevar a feliz trmino la bsqueda de nuevos conocimientos.
En la pgina siguiente puede apreciarse la distribucin hipottica del
supuesto entre las tres entidades indicadas en el ejemplo que se viene
sentando.
prepre-
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i 35
Presupuesto
Rubros
renglones
(en pesos
Aportes
de la entidad
colombianos)*
Soticitado
a ICFES
Solicitado
Total
Laboratoriosc
Personal investigativo
Investigador principal
.600000 de salario,
dedicacin medio tiempo,
seis meses de duracin.
$1
$12.000.000
Coinvestigadores
$1.200.000 de salario c/u
dedicacin 1/3 tiempo,
3 meses de duracin c/u.
$9.600.000
$9.600.000
$2.400.000
$2.400.000
Costos indirectos
(multiplicar 2.5)
I Auxiliar de investigacin
(laboratorista) $500.000
salario, tiempo completo,
4 meses de duracin.
Costos indirectos
(multiplicar 2.5)
-
$6.000.000
$6.000.000
$2.000.000
$5.500.000
$2.000.000
Materialfringible
40 ratas blancas
(cotizacin 001 adjunta)
200 kilos concentrado para
animales (cotizacin 3521)
25 cajas con hormonas x
(cotizacin 1 328)
lOOjeringas desechables
(cotizacin 328)
1
$5.000.000
$600.000
$600.000
$800.000
$800.000
$367.000
$367.000
$20.000
$20.000
$400.000
$400.000
.200.000
$1.200.000
$104.000
$104.000
$300.000
$300.000
$60.000
$60.000
Equipo
8jaulas mltiples(cotiz.
351 1)
balanza electrnica de
precisin marca x
(cotizacin A34281).
Se solicita donacin.
I
$1
Porcentajes
$23.000.000
62.7%
$3.851 .000
12.2%
$14.000.000
25.1%
$40.851.000
100.0%
Los precios de las cotizaciones incluidas son vlidas por 90 das. Los valores son supuestos a manera de ejemplo.
Luego habr que elaborar un nuevo clculo de acuerdo con la evolucin, que se puede estimar en un 20%
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136
Los costos indirectos estn bsicamente constituidos por: las prestaciones sociales legales y extralegales que amparan al personal investigativo; y
los costos de administracin, secretara y de servicios generales y de operacin de la institucin.
La forma de calcularlos es porcentualmente. Para ello se toman como base
los salarios del investigador, equivalentes al 100%.
Veamos incialmente un ejemplo para el clculo del porcentaje de las prestaciones sociales.
Cada ao hay que pagar una prima legal de navidad, que equivale a una
duodcima parte (1/12) del total de los sueldos devengados por el trabajador
en el ao, ms los factores salariales tales como auxilio de alimentacin, de
transporte, gastos de representacin, etc.
La frmula para su clculo, segn est definida en la ley sera:
Dada la simplificacin del ejemplo, tomemos slo los sueldos como el I 00%,
sin considerar el porcentaje a que equivalen en un caso especfico cualquiera
los factores salariales. Entonces tendramos que la prima de navidad equivale
a un mnimo de
100.0
Pn=
+fs
=8.3%
12
De forma similar se calculan los porcentajes de las diferentes prestaciones sociales. Las principales seran:
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137
a.
un mnimo de
8.3%
b.
Prima semestral
un mnimo de
8.3%
C.
Cesanta anuaI1
un mnimo de
8.3%
d.
un mnimo de
8.0%
un mnimo de
6.0%
un mnimo de
2.0%
aproximadamente
4.1
Prima de vacaciones
aproximadamente
5.0%
transporte
h.
otros subsidios
total aproximado
50.0%
Cuando a empresa es privada hay que calcular un reajuste y unos intereses sobre la
cesanta, ya que sta se liquida sobre el ltimo sueldo devengado. Equivale a un 6%
aproximadamente.
Este porcentaje es diferente de aquel que se descuenta de su salario mensual al trabajador.
El porcentaje equivale al monto adicional que paga la empresa.
i
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I 38
porcentaje de los costos de operacin se calcula comparando los costos totales de cada rubro frente al promedio general de los costos salariales
del personal investigativo.
EI
15%
mantenimiento de oficinas
20%
Discriminada as:
c.
4.0%
Papelera
Mantenimiento oficinas
0.5%
Mantenimiento equipos
5.0%
Documentacin tcnica
tiles de oficina
suscripciones de revistas
robo
.0%
2.0%
I
.0%
.0%
Depreciacin equipos
5.5%
5%
cumplimiento,
30%
5%
10%
85%
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139
A continuacin se presentan los formatos que para elaboracin de presupuestos adjunta Colciencias en su forma S-1 (solicitud de financiamiento),
bajo el ttulo: Formulario de Solicitud de Financiacin de Proyectos, el cual fue
distribuido en universidades y centros de investigacin con motivo del Plan de
Concentracin Nacional de Ciencias y Tecnologa para el Desarrollo.
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140
OTRAS
FUENTES
COLCIENCIAS
RUBROS
ENTIDADES
CONTRAPARTIDA
TOTAL
Personal nacional
Especialistas
Profesionales
Auxiliares
Personal de apoyo
Consultores
Personal internacional
Consultores
Adquisicin de equipos
Uso de equipo propio
Equipo de
arrendamiento
Material de laboratorio
Material bibliogrfico
Construcciones
Viajes tcnicos
nacionales
Viajes tcnicos
internacionales
Alquiler y/o adquisicin
de medios de transporte
Servicios tcnicos
especiales
Mantenimiento
suministros
TOTAL
%
100.0
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141
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I 42
Profesin bsica
Post-grado
Funcin bsica
dentrodelproyecto
Dedicacin
hs/semana
Duracin
(meses)
Costo
(miles$)
Propsito fundamental
del equipo
Import
Local
Arrend
Total
Propio
RUBRO
COLCIENCIAS
OTRAS
ENTIDADES
AO2
CONTRA
PARTIDA
SUB
TOTAL
COLCIENCIAS
OTRAS
ENTIDADES
CONTRA
RRTIDA
SUB
TOTAL
TOTAL
Personal nacional
Especialistas
ProfesIonales
Auxiliares
Personal de apoyo
Consultores
Personal internacional
Consultores
Adquisin de equipos
Equipo en arrendamiento
Material de laboratorio
Material bibliogrfico
Construcciones
Viajes tcnicos nacionales
o
9
Subtota'
Costos escalonamiento*
Subtotal
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I 43
ACTIVIDAD
DURACIN
ESTIMADO
COSTO
TOTAL
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144
2.3
En los temas anteriores hemos visto los aspectos cientficos y los aspectos de administracin y control, indispensables en todo proyecto de investigacin cientfica. Sin ellos la planificacin del proyecto es defectuosa.
Estas consideraciones llevan a la conveniencia de proporcionar informacin sobre los elementos a los cuales se ha atado la planeacin de la investigacin. Es una indicacin sobre la capacidad de las personas y de la institucin investigativa para realizar el proyecto.
Las hojas de vida, en las cuales se indique la formacin y experiencia en
actividades cientficas, son informacin suficiente sobre el personal investigativo. Los antecedentes del investigador respaldan lo planteado en la pro-
puesta.
Aunque existen diferentes formas para presentar las hojas de vida, la siguiente es la informacin mnima necesaria, que deberan contener para cumplir con los propsitos arriba enunciados:
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I 45
No mb re
Lugar de nacimiento
Fecha de nacimiento
Estado civil
C.C.
Direccin en la Institucin
Telfono
Direccin residencia
Telfono
Funcindelainvestigacin
I
Ciudad
Fecha
Ttulo obtenido
Ciudad
Fecha
Ttulo obtenido
Cursos de especializacin:
Institucin
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146
ltimas cinco investigaciones realizadas indican su naturaleza, funcin cumplida, duracin y entidad que las financi.
Entidad
Ttulo
dondese
Tipode
realiz
investigacin
Funcin
cumplida
Duracin
Entidad
financiadora
Entidad
Dedicacin
Duracin
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147
Ctedra
Facultad
Departamento
Semestre
Aos
dictados
Direccin de monografa
Nombre
Ao
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148
Finalmente conviene incluir un informe sobre el clculo del factor multiplicador de costos indirectos aplicado al proyecto, tal como se explic en la
leccin anterior.
Con la formulacin de los aspectos cientficos, los aspectos de administracin y control, y la informacin sobre la capacidad para realizar el proyecto,
se ha planificado la investigacin. Ellos constituyen los puntos mnimos que
debe contener el documento del proyecto. Es evidente que podra
proporcionarse a juicio de los investigadores diversa informacin adicional.
Por ejemplo, se acostumbra elaborar un brevsimo resumen de los aspectos anteriores, que sirva de gua a los diferentes lectores de la propuesta.
En algunas ocasiones tambin se acostumbra iniciar el proyecto con una
justificacin de la investigacin, que relieva la importancia social o la rentabilidad econmica de la misma; en otras, se subdividen o amplan algunos de
los elementos enunciados en las lecciones anteriores.
I 49
Aspectos de identificacin
I
2.
Ttulo de la investigacin.
Brevsimo resumen de los aspectos ms sobresalientes de la investigacin (problema, objetivos, metodologa, tiempo total, costos discriminados
por fuentes de financiacin, investigadores e institucin proponente).
El problema y los
objetivos de
la
investigacin:
a) Antecedente del problema y revisin del conocimiento disponible sobre l. Se concluye lgicamente planteando un vaco de conocimiento,
y portanto, la necesidad de emprender la investigacin que se propone.
b)
cin.
j)
4.
Metodologa general:
a) Marco o modelo terico dentro del cual se concibe y adelantar la investigacin (no confundirlo con la revisin bibliogrfica anterior).
b)
Si los trminos no son unvocos, definir cmo se entendern los diferentes conceptos y variables que se emplearn.
c) Hiptesis o pautas que guiarn la investigacin. (La forma de enuncia rlas debe ser adecuada al tipo de investigacin que se adelantar).
d)
e)
f)
la
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150
6.
7.
8.
lo.
la
investigacin.
institucin proponente.
14.Otros anexos.
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