NDICE

CAPTULO I: AUDITORA DE COMPRAS...........................................................1

1.1.

Definicin.................................................................................................1

1.2.

Objetivo...................................................................................................1

1.3.

Importancia..............................................................................................1

1.4.

Metodologa.............................................................................................2

1.4.1.

Familiarizacin..................................................................................2

1.4.2.

Visita a las instalaciones...................................................................2

1.4.3.

Anlisis financiero y de informacin operativa................................2

1.4.4.

Entrevistas........................................................................................2

1.4.5.

Examen de la documentacin..........................................................2

1.4.6.

Resumen y discusin previa de los problemas detectados.............3

1.4.7.

Elaboracin del informe....................................................................3

1.5.

Beneficios................................................................................................3

CAPTULO II: AUDITORA DE VENTAS..............................................................4

2.1.

Definicin.................................................................................................4

2.2.

Objetivos..................................................................................................4

2.3.

Caractersticas.........................................................................................4

2.4.

Enfoque...................................................................................................5

2.5.

Polticas...................................................................................................5

2.6.

Procesos para realizar una auditora de ventas.....................................6

2.6.1.

Anlisis de ventas.............................................................................6

2.6.2.

Anlisis de Costos............................................................................8

2.7.

Metodologa.............................................................................................9

2.7.1.

Recopilacin de informacin............................................................9

2.7.2.

Anlisis del mercado.........................................................................9

2.7.3.

Entrevistas al personal interno.......................................................10

2.7.4.

Acompaamiento de campo...........................................................10

2.7.5.

Anlisis............................................................................................10

2.7.6.

Lluvia de ideas................................................................................10

2.7.7.

Planificacin/aplicacin de la accin..............................................11

2.7.8.

Revisin..........................................................................................11

CAPTULO III: AUDITORIA DE INVENTARIOS.................................................12

3.1.

Definicin...............................................................................................12

3.2.

Objetivos................................................................................................12

3.3.

Procedimientos a Seguir en la auditora de inventarios.......................12

3.3.1.

Instrucciones escritas.....................................................................12

3.3.2.

Observaciones del inventario fsico................................................14

3.3.3.

Pruebas del Recuento por el auditor..............................................15

3.3.4.

Corte del inventario.........................................................................17

3.4.

Control Interno sobre inventarios..........................................................17

CAPTULO IV: AUDITORA DE COBRANZAS...................................................19

4.1.

Concepto...............................................................................................19

4.2.

Alcance..................................................................................................19

4.3.

Objetivo.................................................................................................20

4.4.

Actividad de la operacin de cobranzas...............................................20

4.4.1.

Actividades Operativas...................................................................20

4.4.2.

Actividades De Inversin................................................................20

4.4.3.

Actividades De Financiamiento......................................................21

4.5.

Metodologa...........................................................................................21

4.5.1.

Familiarizacin................................................................................21

4.5.2.

Investigacin y Anlisis...................................................................22

4.5.3.

Diagnostico.....................................................................................23

CAPTULO V: AUDITORA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE

INFORMACIN..................................................................................................25
5.1.

Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin.25

5.2.

Objetivos................................................................................................25

5.3.

Metodologa...........................................................................................26

5.3.1.

Estudio preliminar...........................................................................26

5.3.2.

Revisin y evaluacin de controles y seguridades.........................26

5.3.3.

Examen detallado de reas criticas................................................26

5.3.4.

Comunicacin de resultados.-........................................................26

ANEXOS

CAPTULO I: AUDITORA DE COMPRAS

1.1. Definicin
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una
empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter
material para la realizacin de sus objetivos.
La efectividad, eficiencia y comportamiento econmico del departamento
de Compras son puntos crticos debido a que existe una directa
correlacin con la Contabilidad de Costos, las Finanzas de la empresa.
1.2. Objetivo
Examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los
controles operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de
las actividades de compra de una entidad.
1.3. Importancia
La

Funcin

transacciones

de

Compras-Adquisiciones

fraudulentas

debido

es

que

siempre
involucra

vulnerable

transacciones

econmicas altamente importantes. Es usual el encontrarnos con

transacciones no ticas de agentes de compras y superintendentes o
Jefes de reas quienes proveen informacin confidencial y rangos de
precios, reciben beneficios directos y se involucran en precios especiales
arriba del costo, con los proveedores de la compaa causando
sobrefacturacin; algunas otras actividades de compras no ticas
involucran los conflictos de intereses, facturas ficticias y acciones de
corrupcin.
Las Mayores oportunidades de Fraude dentro de una organizacin se
localizan en el rea de compras y adquisiciones.

1.4. Metodologa
1.4.1.

Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de
compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos,
polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el
flujo de las operaciones.

1.4.2.

Visita a las instalaciones

Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las
reas de recepcin, almacenaje, etc.

1.4.3.

Anlisis financiero y de informacin operativa

a) Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de

carcter interno como externo.
b) Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en
unidades como en valores.
c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de
ser posible con los de empresas similares.
1.4.4.

Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer
cmo se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los
responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin
de las polticas en esa rea.

1.4.5.

Examen de la documentacin

a) Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras,

proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de
compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc.
b) Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos,
materiales y en los mtodos de compra, por ejemplo, compras de
volumen, determinacin del lote econmico de compras, alternativas
de compras o fabricar, etc.

c) Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin

de compradores cuando el volumen de las compras permita esta
prctica.
1.4.6.

Resumen y discusin previa de los problemas detectados

a) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las

investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo
desarrollado.
b) Discutir las recomendaciones con los interesados.

Este trabajo

debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a

aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su
participacin y afinar la interpretacin del auditor.
1.4.7.

Elaboracin del informe

A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los
que puede informarse en una auditoria de compras:

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de

vigilancia sobre las mismas.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos
que se compren.
Ausencia de los registros para control de las alternativas de
abastecimiento de algn artculo (archivo de proveedores).
Inadecuado control del personal de compras.
1.5. Beneficios
Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentacin de

Compras,
Incrementa la Productividad;
Provee una base slida para la mejora de la comunicacin;
Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto;
Mejora el Flujo de Efectivo; Mejora la Utilidad de la empresa;
Elimina Sobrefacturacin y arreglos especiales Proveedores-Agentes de
Compras.
CAPTULO II: AUDITORA DE VENTAS

2.1. Definicin
La auditora de ventas es un examen detallado, peridico e independiente
de todas las reas y/o gerencias que conforman el entorno de
comercializacin de una compaa (unidades de negocio, gerencias de
marca, canales de comercializacin, etc.), as como sus objetivos,
estrategias y actividades. Debe pretender determinar reas problemticas
y oportunidades de mejora, sugiriendo un plan de accin para mejorar la
eficiencia de ventas de la compaa. Por otra parte, debe mostrar en qu
lugar se encuentra la compaa en cuanto a logros en relacin con lo
planeado.
2.2. Objetivos
Detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales
existentes.
2.3. Caractersticas
Detallada: La auditora de ventas cubre todas las principales actividades
de ventas en una empresa y no solo los aspectos problemticos.
Sistemtica: involucrando una secuencia ordenada de etapas de
diagnstico, que cubran el entorno de la organizacin, los objetivos y
estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas especficos. El
diagnstico indicar las mejoras ms necesarias, que debern
incorporarse a un plan de accin correctivo, que involucre etapas a corto
y largo plazo, para mejorar -en general- la eficiencia de las ventas de la
organizacin.
Periodicidad: Por lo regular, las auditorias de ventas se inicia solo
despus que las ventas bajan, cae la moral del personal de venta, o
despus que han surgido problemas en la empresa. Por irnico que
parezca las compaas entran en crisis en parte porque no revisan sus
operaciones de ventas durante las pocas vacas gordas.
Independiente: Una auditoria de ventas se puede realizar de seis
maneras:

Autoauditoria,

Auditoria

transversal,

Auditoria

vertical,

Mediante una oficina auditora de la compaa, Mediante un equipo de

auditoria que forma parte de la compaa, Mediante un auditor externo.

2.4. Enfoque
Una auditora de ventas normalmente tiene un enfoque que se divide en
tres. Una minuciosa evaluacin y anlisis es esencial, ya que las ventas
hacen ganar dinero y el personal de ventas hace las ventas. Las reas a
evaluar incluyen la contratacin, formacin, procedimientos y expectativas.
La segunda rea de enfoque es el cliente. La correcta identificacin del
mercado objetivo de la empresa y la capacidad de adaptarse a los
cambios dentro de ese mercado son cruciales. El establecimiento del
correcto perfil del cliente permite al personal de ventas aplicar los criterios
establecidos en la calificacin de las oportunidades potenciales de ventas.
Las reas a evaluar incluyen el perfil de cliente, la identificacin de las
motivaciones de los clientes para comprar, los factores que afectan a la
economa de las compras y las tendencias actuales de compra.
El tercer mbito se centra en el plan de ventas. Los planes de ventas
efectivos incorporan calidad, cantidad y direccin. Las reas a evaluar son
el orden y la gestin del inventario, la investigacin y el desarrollo, la
competencia del mercado, y la integracin del plan de ventas a los
objetivos de la empresa y la visin.
2.5. Polticas
Las principales poltica que se deben tener en cuenta para que el proceso
de compras sea transparente y eficiente se deben considerar los
siguientes aspectos:
Bsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organizacin las
mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptacin a las situaciones
financieras, en fin que puedan reducir los riesgos.
La seleccin de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el
sentido de favorecer la poltica de calidad de la empresa.
Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al rea de
servicio tcnico, ampliando la gama de materiales y servicios que puedan
ser tiles para el desarrollo del proceso productivo.

 Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad

de material en el momento oportuno, entre estas las alianzas estratgicas
aplicadas a travs del desarrollo de convenio con proveedores de materia
prima.
Revisin contina de los procedimientos de compra para adaptarlos a los
cambios que se realizan en los negocios.
El desarrollo de un plan de compras con una programacin efectiva,
basada en el plan de produccin, y de acuerdo al flujo de ingresos de la
organizacin.
Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de
compras, es una poltica para garantizar la seguridad y transparencia del
proceso.
La comunicacin con los proveedores debe realizarse a travs del
departamento de compras, ya que este debe ser el puente entre la
organizacin y los proveedores.
Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales
y el proveedor, para lograr el conocimiento de las innovaciones que
aparecen en el mercado.
Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin
satisfacerlas necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a las
exigencias reales de los sectores productivos de la organizacin.
El Auditor en la revisin de las polticas deber Analizar y discutirla
efectividad y adecuacin de las polticas para alcanzar los objetivos
propuestos por la Gerencia y realizar comentarios y recomendaciones en
cuanto al mejoramiento de dichas polticas.
2.6. Procesos para realizar una auditora de ventas
2.6.1.

Anlisis de ventas
Consiste en un estudio de los resultados monetarios en volumen de
las ventas por producto, territorio de ventas, por vendedores, y a
veces por clientes; el anlisis de ventas nos suministra respuesta en
cuanto a lo que sea vendido en cada uno de los territorios y que
productos particularmente, dndonos informacin de quien fue el
comprador, y se toma como base de comparacin los registros de la

compaa en cada uno de los rubros y las cifras pronosticadas que

fueron incluidas en la planeacin de las ventas.
La profundidad del anlisis, la exactitud de los resultados y el grado
de dificultad para realizarlo, depende necesariamente de la
informacin adecuada y disponible. Es comn encontrar compaas
sin ningn sistema de informacin a pesar de su trayectoria en el
mercado, simultneamente con compaas con sofisticado sistemas
de recopilacin y tabulacin de informacin.
La ms comn e importante fuente de datos para el anlisis de
ventas es la factura de ventas, pues en ella se consigna
generalmente la fecha de la transicin, el nombre del cliente, y su
localizacin geogrfica, la descripcin de la mercanca vendida, la
cantidad vendida de unidades, el precio unitario y total, la fecha de
despacho y recibo, y algunas veces la condicin de pago.
Las

ventas

por

producto

tambin

pueden

mostrarse

comparativamente con las ventas de igual periodo del ao anterior.

Se puede agrupar diferentes productos en categoras, segn
conveniencia. De un anlisis de esta naturaleza puede apreciarse la
importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones
importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los
vendedores

promocin

de

ventas,

dedicacin

de

mayores

esfuerzos.
De manera anloga, se puede plantear un anlisis comparativo por
territorio de ventas, para un producto determinado o para una
categora de productos, que dejara ver entre otros aspectos, el
grado de dificultad de las ventas comparativamente entre los
territorios, fortaleza antes la competencia en cada uno de ellos y
debilidades de la fuerza de ventas.

Lgicamente, el diseo de formatos para el anlisis de ventas y su

proceso son cuestiones que deben adaptarse a las necesidades y
disponibilidades de la propia compaa.
2.6.2.

Anlisis de Costos
Este anlisis busca conocer la rentabilidad relativa de las distintas
unidades que conforman la operacin de ventas; Para llevar a cabo
este anlisis se toman los gastos totales de ventas de la compaa y
se dividen en partes que posteriormente se asignan a varios
aspectos de la funcin de ventas entonces, se van a tener a ciertos
gastos por tamao de pedido gastos de produccin, gastos por
cliente o por clase de cliente, gastos por territorio de venta,
fundamente.
La dificultad estriba en la participacin y asignacin de una serie de
gastos que no son atribuibles directamente a un aspecto especifico
de la operacin de ventas sino que por al contrario son atribuibles a
todo el conjunto de las ventas as por ejemplo, si se quisieran
distribuir los gastos totales de manipuleo de la mercanca por
producto en tal forma que se conozcan cuanto de ellos le
corresponde a cada uno de los productos, no se podra hacer
directamente, puesto que en la totalizacin de los gastos han
participado todos los productos en conjunto, en cantidades distintas,
en forma diversas, en tiempos diferentes y no se dispone de los
registros individuales pertinentes.
Cuando culmina la etapa de recopilacin de datos el auditor de
ventas presenta los hallazgos y recomendaciones ms importantes.
Un aspecto valioso de la auditoria de ventas es el proceso por el
que pasa los gerentes para asimilar, discutir y desarrollar nuevos
conceptos, relativos a la accin de ventas que se necesita.

2.7. Metodologa
2.7.1.

Recopilacin de informacin
Esto debera consistir en la total comprensin de todo lo que se
hace en cada parte de la labor de ventas. La informacin tpica que
debera recogerse incluira:
Descripciones de los trabajos.
Niveles de trabajo.
Mtodos de seleccin de personal (perfiles, listas de

comprobacin, etc.).
Formatos de planes de ventas.
Formulario de control de ventas.
Tablas de organizacin.
Formularios de entrenamiento.
Agendas de las reuniones.
Resultados de ventas anteriores, por vendedor, mercado,
producto, etc.

Si es posible se debera recoger informacin sobre la

competencia para su comparacin
2.7.2.

Anlisis del mercado

Puesto que el cliente necesita una referencia para la toma de
decisiones, las investigaciones de mercado se encargan a menudo
de descubrir las actitudes, los sentimientos, las comparaciones con
la competencia, las preferencias, etc. Esto evita que la direccin de
ventas se base en la intuicin o los prejuicios, y puede producir a
veces una informacin sorprendente. En un caso, una empresa
crea poseer los mejores niveles de servicio de venta, mientras que
sus clientes la clasificaban como el peor de los proveedores en este
aspecto.
Las investigaciones sobre los clientes pueden ser muy caras
dependiendo de los mtodos utilizados, pero cualquier empresa
orientada al mercado debera considerar la opinin de los clientes
como la parte vital de sus bases de datos.

2.7.3.

Entrevistas al personal interno

Se entrevistar a una muestra del personal interno para obtener sus
opiniones sobre una serie de asuntos dentro del mbito de la
auditora. Estas entrevistas pueden ser individuales o basadas en la
discusin en grupo, pero deberan seguir una lista de comprobacin
preestablecida para asegurar la coherencia.

2.7.4.

Acompaamiento de campo
Una muestra del personal de ventas debera ser acompaada en las
visitas normales a los clientes para observar lo que sucede en una
"foto" de la actividad de campo. Los temas tratados sern los
mismos que en una sesin de entrenamiento de campo (por
ejemplo, habilidad, utilizacin del tiempo; planificacin por clientes y
zona) y las visitas permitirn un tiempo extra para realizar
entrevistas que suplementen las de la etapa 3.

2.7.5.

Anlisis
Toda la informacin recogida puede ser analizada segn formas
preestablecidas para las ventas y el anlisis del mercado y
conclusiones cualitativas. Un buen ejemplo de stas ltimas seran
los puntos fuertes y los dbiles; los oportunidades y las amenazas;
visiones de la cultura y de la motivacin de la empresa.

2.7.6.

Lluvia de ideas
El equipo debera ser implicado ahora en una lluvia de ideas para
encontrar soluciones a los problemas percibidos, a menudo
facilitados por los consultores (estas reuniones reciben normalmente
el nombre de talleres).Esto produce en los miembros un sentimiento
de pertenencia y una involucracin, y evita el riesgo delas
soluciones creadas por "extraos" e impuestas al personal.

2.7.7.

Planificacin/aplicacin de la accin
Siguiendo la etapa del taller, unos sub equipos de ventas pueden
ser responsabilizados de planes de accin proyectada especficos.

Deberan trabajar en distintos campos de accin e informar al jefe

de proyecto (al Director de Ventas o a un consultor).Sus ideas
pueden entonces ser puestas a prueba en el mercado y evaluadas
para juzgar el xito.
2.7.8.

Revisin
Despus de un periodo adecuado, los resultados de las acciones
emprendidas como resultado de la auditora deberan ser revisados.
Esto se hace a menudo creando ms talleres de equipo donde se
discutan los resultados y se llegue a mayores mejoras. Una vez
ms, estas sesiones debern ser facilitadas por los consultores.

CAPTULO III: AUDITORIA DE INVENTARIOS

3.1. Definicin
La auditora de inventarios es un proceso sistemtico para obtener y
evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con el manejo de
ellos

sobre

las

actividades

econmicas

otros

acontecimientos

relacionados.
3.2. Objetivos
Precisar las cantidades de mercancas fsicamente existentes, en la
fecha del cierre del ejercicio que se audita.
Verificar la correccin de la valuacin de las partidas que lo integran.
Comprobar precisin de los clculos aritmticos.
Investigar si las mercancas se encuentran en condiciones normales de
mercado.
Confirmar la propiedad y posesin legal por parte de la empresa.
Presentar y clasificar la partida adecuadamente en el balance.
3.3. Procedimientos a Seguir en la auditora de inventarios
3.3.1.

Instrucciones escritas
Las instrucciones escritas son en extremo importantes como
procedimientos para la toma correcta de inventarios fsicos. Un buen
inventario fsico requiere que todo el personal escogido para dicho
proceso conozca en forma exacta sus deberes y responsabilidades.
Las instrucciones deben especificarse con suficiente detalle para
que cada persona pueda proceder de manera ordenada. Asimismo,
se deben revisar las instrucciones y considerar lo adecuado segn
las circunstancias.
Un conjunto tpico de instrucciones para realizar el inventario debe
incluir los siguientes aspectos:
1. Arreglo fsico de las mercancas antes de la toma del inventario:
todas las mercancas deben ser arregladas para facilitar la
exactitud de la toma de inventarios. Nada es ms conducentes a

errores en la toma de un inventario que las existencias

desordenadas. Por ello, se deben separar cuidadosamente, o
marcar en una forma notoria aquellas que estn excluidas del
inventario fsico, como es el caso de mercancas recibidas en
consignacin, mercancas no entregadas, ya venidas, obsoletas,
etc.
2. Control sobre los medios de anotacin del recuento: Los medios
de anotacin el recuento pueden variar desde las cartulinas
hasta las hojas de inventario donde se incluyen varios artculos
por hojas. Cualesquiera que sean los documentos de registro
deben controlarse desde el tiempo que se ponen en circulacin
hasta que concluye el proceso de la toma del inventario. Por lo
general los documentos se controlan contablemente segn su
secuencia numrica. En cualquier evento las instrucciones de la
toma de inventario debe cubrir el control de los procedimientos
involucrados.
3. Mtodo del recuento y anotacin: Es necesario emplear
procedimientos eficaces para el recuento y anotacin de
existencias. Obviamente, un correcto inventario depende de la
exactitud de los procedimientos de recuento y anotacin. Por
ejemplo, la exactitud de recuentos se facilita si este es efectuado
por personas familiarizadas con las existencias. Por lo tanto, las
instrucciones del inventario deben disponer que los recuentos se
hagan

por

equipos

de

dos

personas:

el

sujeto

ms

experimentado del equipo debe efectuar el recuento, y el menos

experimentado, anotarlo.
Cuando no se lleven inventarios perpetuos de cada artculo, a fin
de que se puedan comparar los recuentos fsicos con los
registros, es necesario contar con prcticas eficaces para
recuentos por una persona o equipo para evitar la duplicacin. Si
el doble recuento es adecuado, deben ser incluidos en el
instructivo los procedimientos para la toma del inventario.
Las instrucciones deben prohibir que el recuento del primer
equipo est disponible para el equipo del segundo recuento.

Adems de tener la seguridad del recuento, el inventario debe

ser anotado con exactitud tanto desde un punto de vista
cuantitativo como descriptivo. Un aspecto muy importante es la
descripcin de las unidades. La diversificacin de unidades tales
como pieza, par, docena deben describirse cuidadosamente.
Podra resultar un error sustancial si en el inventario las
unidades recontadas se anotaran sobre una base (pieza) y el
costo unitario sobre otro.
4. Deberes de los supervisores: Las instrucciones del inventario
deben

describir

en

forma

detallada

los

deberes

responsabilidades de los supervisores en el inventario.

Por ejemplo, las instrucciones podran suponer que cada
supervisor:
(a) Observa en forma general el trabajo de recuento en cada
cuadrilla bajo su supervisin.
(b) Haga pruebas continuas del recuento, y,
(c) Este disponible para los problemas que se le presenten a las
cuadrillas en el recuento.
3.3.2.

Observaciones del inventario fsico.

Una funcin principal del auditor, en su contacto fsico con el
inventario, es asegurarse que los procedimientos de su toma se
realizan en forma ordenada.
Una pequea pltica con cada cuadrilla de recuento puede revelar si
sus integrantes conocen el trabajo y estn siguiendo las
instrucciones.
El auditor debe inquirir lo relacionado con las existencias que se
incluirn del inventario, tales como, mercancas en consignacin y
las vendidas pero aun no enviadas. Tales mercancas deben
revisarse para determinar si han sido separadas en forma apropiada
y marcadas para asegurarse que sern excluidas del recuento.
Se deben contar y registrar los artculos seleccionados de las
mercancas consignadas y las ventas

no entregadas para

subsecuente correlacin con sus pruebas de corte de venta y los

reportes de mercancas en consignacin.
Cuando se hay determinado el proceso de la toma de inventario en
un rea en particular el auditor debe inspeccionarla antes de
recoger las hojas de recuento. El propsito de esta inspeccin es
cerciorarse de que todos los artculos que debieron ser contados
estn apoyados por hojas y que estos estn correctamente
conformados. En el proceso de esta inspeccin es necesario
examinar una cantidad de hojas de recuento como una prueba
rpida de la razonabilidad de las cantidades mostradas.
3.3.3.

Pruebas del Recuento por el auditor

Aunque no se asume la responsabilidad de la toma del inventario,
por lo general se deben de contar artculos seleccionados para
asegurar la exactitud de la toma del mismo. La extensin de este
trabajo de conteo depende de la naturaleza del inventario sujeto a
examen. Si el inventario est compuesto por pocos artculos pero de
gran valor, ejemplo, una agencia de automviles, por lo general las
pruebas deben hacerse mediante comprobaciones directas de las
cantidades significativas que existen en el inventario. Si, por el
contrario, el inventario est compuesto por muchos artculos pero de
poco valor unitario ello no es posible, por ejemplo un supermercado.
En

tales

casos

pueden

hacerse

pruebas

parciales

del

funcionamiento del sistema del control interno para la toma del

inventario.
Cuando las pruebas el recuento se hace por pruebas directas de las
cantidades existentes en el inventario, es necesario contar con un
nmero suficiente de artculos de bastante valor para cerciorarse de
que el inventario significativo existe.
Idealmente, el mtodo de seleccin y el tamao de la muestra
deben

basarse

en

los

mtodos

probabilsticos

apropiados.

Siguiendo este procedimiento, se pueden determinar en forma

matemtica el grado de riesgo que se sume as como la posibilidad

de la inexistencia de una parte importante del inventario.
El problema de que constituye un grado aceptable de riesgo y una
parte importante del inventario debe ser resuelto tomando en
consideracin el sistema de control interno en cuanto a las
operaciones de la adquisicin del inventario y el proceso de la toma
del mismo aunque sera preferible determinar una muestra cientfica
basada en mtodos probabilsticos, es una prctica generalizada de
contadores y auditores seleccionar la muestra del inventario para
hacer pruebas del recuento sobre una base razonable o prudente.
Por lo general, se debe ser conservador en la determinacin del
tamao de la muestra por razonamiento en otras palabras,
empleando mtodos probabilsticos se mostrara que las pruebas
sobre una muestra ms pequeas que las seleccionadas sobre una
base razonada, sera un aprueba adecuada respecto a las
cantidades de la existencia el inventario.
Cuando se efectan pruebas del recuento para demostrar el
funcionamiento del sistema de control interno sobre la toma de
inventario, no es importante el tamao exacto de la muestra de la
auditora, sino que, ms bien, se debe estar interesado en observar
en la revisin todas las facetas del sistema.
En consecuencia, el problema de la seleccin de la muestra no es
matemtica sino de criterio. Las pruebas aplicadas a los
procedimientos para la toma del inventario deben incluir, cuando sea
posible, los artculos de todos los departamentos y de todas las
cuadrillas del recuento.
Tambin los recuentos del auditor deben incluir los artculos que
podran presentar alguna dificultad para ser contados con exactitud.
Estas y otras muchas consideraciones afectan el tamao y el

mtodo de seleccin de la muestra de la auditora, por lo cual se

determina mejor por criterio.
3.3.4.

Corte del inventario

Se debe estar seguro de que el inventario fsico se establece sobre
una base de comparacin con lo mostrado en los libros. Sin esa
comparacin, no tendran sentido los ajustes que se efectuaran en
el inventario segn libros para que concuerde con el recuento fsico.
En ese aspecto, deben eliminarse del inventario fsico las
mercancas en consignacin en la existencia y las mercancas
vendidas no embarcadas. Por otro lado, deben sumarse al
inventario fsico las mercancas guardadas en almacenes pblicos,
mercancas en consignacin despachadas, o compra de mercancas
en trnsito.
Una de las tareas ms difciles asociadas con la observacin de los
procedimientos de la toma de inventario es obtener la certeza de
que se han incluido o excluido del mismo los artculos adecuados.
Los procedimientos a seguir al respecto sobre los artculos que
tienen que ser eliminados del inventario tales como mercancas en
consignacin y ventas no embarcadas.

3.4. Control Interno sobre inventarios

El conocimiento, estudio y evaluacin del control interno es que se basa el
inventario de cada empresa

es lo que permite fijar el alcance y

profundidad de las pruebas de auditoria que se aplicaran en cada caso. El

adecuado control interno constituye un gran pilar no solo de la informacin
sobre las cantidades en existencia y su valuacin sino de su localizacin,
clase y la eficiente utilizacin del capital invertido.
Las prdidas por la excesiva acumulacin de inventario y su deterioro por
haber estado almacenados largo tiempo pueden ser consecuencia de mal
control de materiales en bodega y propiciar, por otra parte, nuevas
compras del todo innecesarias para las necesidades urgentes. Si la

administracin no es informada en forma regular y precisa sobre las

cantidades y localizacin de los bienes en existencia, el desperdicio e
insuficiencia resultantes de esta situacin pueden ser mayores que las
prdidas generadas por robos.
Un buen control interno constituye un medio por el cual se proporcione
informacin precisa para la valuacin de los inventarios as como la
correcta informacin respecto a las cantidades en existencia. Controles
internos deficientes pueden ocasionar perdidas, propiciar que la
administracin utilice informacin errnea en cuanto a costos para
establecer precios de venta y tomar decisiones basadas en los mrgenes
de utilidades reportados.
Si las cuentas no proporcionan un panorama realista el costo de
inventarios en existencia, del costo de los productos manufacturados y del
costo de los bienes vendidos, los estados financieros pueden ser
engaosos, tanto respecto a las utilidades como a la posicin financiera.

CAPTULO IV: AUDITORA DE COBRANZAS

4.1. Concepto
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la
recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron
proporcionados a sus clientes mediante el uso del crdito.
4.2. Alcance
Participar la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas
Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo
Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para
alcanzar las metas establecidas en la operacin
Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integra la
operacin
Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de
cobradores, etc.
Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa
Tramitar el cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento
establecido
Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza
Registrar los resultados de la accin de cobro en forma coordinada por
caja, control de calidad, etc.
Controlar y registrar las modificaciones en los adeudos de los clientes
Estratificar las cuentas por cobrar de la empresa con relacin a las

ventas realizadas a clientes

Informar oportunamente sobre la cobranza realizada
Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso
Proponer y en su caso obtener seguros de crdito
Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, caja y

contabilidad
Participar en la seleccin del personal encargado de las cobranzas
4.3. Objetivo
Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que
integran esta operacin la eficiente operacin de cobranzas, puede ser
examinada considerando los siguientes aspectos:

 Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin

en otras polticas de la empresa
Que al efectuar las cobranzas se promuevan las ventas y se mantenga
la buena voluntad de los clientes
Que el perodo de cobro sea el mnimo
Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de
crdito concedido a los clientes
Que las cuentas incobrables sean las mismas
Que la cobranza se realice al menor costo posible
Que exista una adecuada operacin con las operaciones afines
4.4. Actividad de la operacin de cobranzas
4.4.1.

4.4.2.

4.4.3.

Actividades Operativas
Es el monto originado por las actividades operativas de la empresa.
Son los ingresos por ventas, comisiones y honorarios.
Son los pagos de efectivo a proveedores y empleados.
Son los pagos de efectivo en seguros.
Son los ingresos o pagos en efectivo por contratos comerciales.
Actividades De Inversin
Son los pagos para adquirir propiedad planta y equipo.
Son los ingresos de venta propiedad planta y equipo.
Son los pagos por adquirir acciones de otras empresas.
Ingresos por venta acciones de otras empresas.
Son los prstamos realizados a los terceros.
Ingresos por prstamos recibidos de terceros.

Actividades De Financiamiento

Efectivo que proviene de la empresa

Pagos de efectivo a los propietarios de las empresas para adquirir o
redimir acciones.
Efecto que proviene de la emisin de obligaciones, prstamos y
bonos.
4.5. Metodologa
Para llevar a cabo la auditoria operacional de cobranza consta de tres
etapas las cuales son:

4.5.1.

Familiarizacin.
Para llevar a cabo la auditoria de cobranza se debe familiarizar con
la operacin que se lleva a cabo en este departamento, y para esto
se realiza el estudio de:
Los problemas inherentes al mercado donde se desenvuelve la
empresa y de qu forma afectan estos problemas a la realizacin de
las actividades de cobranza, la infraestructura del departamento,
Los problemas que con anterioridad se han venido presentado,
asentados en cartas de sugerencias u otros informes.

a) Estudio Ambiental
Al llevar a cabo el estudio ambiental del departamento de cobranza
se determinara las repercusiones financieras que se tendran si se
mejora su eficiencia

y examinara la rotacin de las cuentas por

cobrar.
Al realizar el estudio del entorno al que pertenece la empresa se
determinara, como es que empresas del mismo ramo comercial
resuelven problemas similares a los que se puedan presentar en
nuestra empresa.
b) Estudio de la Gestin Administrativa
Con respecto a la gestin administrativa se estudia su aplicacin a
fin de conocer sus caractersticas y las posibles deficiencias, en
cuanto a su evaluacin se llevara

a cabo ms adelante, por el

momento solo nos interesa conocer las caractersticas esenciales.

c) Visita a las Instalaciones
Realizar una visita al departamento de cobranza a fin de observar
directamente como se efectan las operaciones y as poder
identificar sntomas de problemas.
Ya que es necesario que durante esta primera etapa se conozca a
los funcionarios y empleados que intervienen directamente en esta
operacin, se tendr una prctica informal, en la cual ellos puedan
dar a conocer diversas caractersticas y peculiaridades de la
operacin, y cuales consideran que pueden ser problemas en la
realizacin de esta.

4.5.2.

Investigacin y Anlisis
El objetivo de esta etapa, es poder analizar la informacin sobre las
cobranzas, como son facturas, contra-recibos, notas de crdito, etc.,
y examinar la documentacin relativa para poder evaluar la
eficiencia y efectividad de la cobranza.
Y para poder llevar esto a cabo se realiza pruebas selectivas y
muestreo estadstico.
En caso de que el departamento no tenga la informacin que
necesaria se tendr que realizar una investigacin, realizando
entrevistas formales, revisin de expedientes, etc., para obtener la
informacin necesaria, todo esto en el menor tiempo posible, pero
cuidando que esta informacin sea objetiva.

a) Entrevistas
Para realizar las entrevistas respectivas al personal, se formula un
cuestionario donde se establece

preguntas especficas sobre la

ejecucin prctica de las polticas y procedimientos.

De igual manera se conocer las actividades que realiza el personal,
las cargas de trabajo, el nivel de preparacin, los elementos
materiales utilizados, etc., y tambin realizara entrevistas al personal
de otras reas relacionadas, como los vendedores, contadores, etc.
b) Evaluacin de la Gestin Administrativa
En la etapa de familiarizacin se estudia lo concerniente a la
planeacin, organizacin, direccin y control de la cobranza, y en
esta segunda etapa se realiza una evaluacin de estos puntos para
determinar su eficacia y efectividad.
En cuanto a la planeacin se estudia el grado de efectividad que se
tiene para anticipar problemas y la programacin efectiva de las
actividades, en relacin a la organizacin realizar una crtica
detallada sobre la estructura del departamento, la definicin que se
tiene de las lneas de autoridad y responsabilidad y la relacin que se
tiene con otros departamentos de la empresa; en cuanto a la
direccin se enfoca a determinar la calidad del encargado de

cobranza, y el control, una estricta observacin entre los resultados

obtenidos contra los presupuestados.
c) Examen de la documentacin
Llevar a cabo el anlisis de la relacin de cobranza, notas de cargo y
crdito, facturas, informes de cobradores, expedientes de clientes,
etc., todo esto con la finalidad de obtener una informacin ms clara
y establecer que documentacin hace falta conforme a los
procedimientos establecidos en el manual de operaciones.
4.5.3.

Diagnostico
Una vez que se termina de realizar el estudio y evaluacin de la
infraestructura administrativa, se rene todos los hallazgos hechos,
realizando una interpretacin personal de los mismo y reportando
cuales son los indicios de fallas de eficiencia.

a) Fase creativa
En esta etapa del trabajo de auditora, se precisa sobre si los
hallazgos realizados son congruentes con las con la realidad de la
empresa, ya que existen observaciones que no infieren directamente
en las operaciones de cobranza.
Una vez que se tenga las observaciones juntas, se procede a
ensayar un modelo que sea congruente con la estrategia de la
empresa y el medio que la rodea, o compararlos con modelos ya
existentes, para obtener la solucin ms viable para la empresa, y
establecer la importancia de los elementos del modelo seleccionado,
tomando en cuenta el costos-beneficio al seleccionar.
b) Reverificacin de hallazgos
Es revisar la documentacin de la cobranza desde las cuentas
(crdito, facturas, cuentas, etc.) y dar una opinin.
c) Elaboracin de informe
Es realizar un informe detallado de cmo esta las
cobranzas.

areas de

CAPTULO V: AUDITORA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE

INFORMACIN
5.1.

Conceptos

alcance

de

los

sistemas

administrativos

de

informacin
La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:
Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin
sobre las diferentes operaciones
Oportunidad en que se logra el proceso de datos
Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del
usuario final
Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los
sistemas administrativos de la informacin.
Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos:
Sistema de proceso de transacciones
Sistema de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo
en, las decisiones Las siguientes tcnicas pueden considerarse
de aplicacin general para lograr que la informacin de cualquier
sistema tenga la calidad requerida por los usuarios
Comparacin de la informacin
Detencin de la informacin relevante
Anlisis e interpretacin de la informacin
5.2.

Objetivos
Evaluar el contenido y presentacin de los informes
Propones planes de accin especficos para mejorar la calidad de
la informacin que se obtiene
Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las
carencias de informacin importante para la administracin de la
entidad econmica
Estudiar la relacin costo beneficio que representa para la
empresa el proceso de datos y la obtencin de reportes.

5.3.

Metodologa
Existen algunas metodologas de Auditoras de Sistemas y todas
dependen de lo que se pretenda revisar o analizar, pero como estndar
analizaremos las cuatro fases bsicas de un proceso de revisin:

5.3.1. Estudio preliminar

Incluye definir el grupo de trabajo, el Programa de Auditora, efectuar
visitas a la unidad informtica para conocer detalles de la misma,
elaborar un cuestionario para la obtencin de informacin para evaluar
preliminarmente el control interno, solicitud de plan de actividades,
Manuales de polticas, reglamentos, Entrevistas con los principales
funcionarios del PAD.
5.3.2. Revisin y evaluacin de controles y seguridades
Consiste de la revisin de los diagramas de flujo de procesos,
realizacin de pruebas de cumplimiento de las seguridades, revisin de
aplicaciones de las reas crticas, Revisin de procesos histricos
(backups), Revisin

de

documentacin

archivos,

entre

otras

actividades.
5.3.3. Examen detallado de reas criticas
Con las fases anteriores el auditor descubre las reas crticas y sobre
ellas hace un estudio y anlisis profundo en los que definir
concretamente su grupo de trabajo y la distribucin de carga del mismo,
establecer los motivos, objetivos, alcance Recursos que usara, definir
la metodologa de trabajo, la duracin de la Auditora, Presentar el plan
de trabajo y analizara detalladamente cada problema encontrado con
todo lo anteriormente analizado.
5.3.4. Comunicacin de resultados
Se elaborara el borrador del informe a ser discutido con los ejecutivos de
la empresa hasta llegar al informe definitivo, el cual presentara
esquemticamente en forma de matriz, cuadros o redaccin simple y

concisa que destaque los problemas encontrados, los efectos y las

recomendaciones de la Auditora.
El informe debe contener lo siguiente:
Motivos de la Auditora.
Objetivos.
Alcance.
Estructura Orgnico-Funcional del rea Informtica.
Configuracin del Hardware y Software instalado.
Control Interno.
Resultados de la Auditora.

ANEXOS
CASO PRACTICO N1: AUDITORIA DE COMPRAS
AUDITORIA OPERACIONAL EN EL REA DE COMPRAS DE UNA
COMERCIALIZADORA DE VEHICULOS TERRESTRES
Multivehiculos, S.A. es una organizacin dedicada a la comercializacin de
vehculos terrestres. Actualmente es uno de los principales comercializadores
del pas y se encuentra posicionado entre los grupos ms importantes de
Centroamrica. La empresa tiene por objeto realizar todas las operaciones
comerciales relacionadas con la comercializacin de vehculos, repuestos y
accesorios tanto a nivel nacional como al resto de los pases centroamericanos.
El Consejo de Administracin de la empresa Multivehiculos, S.A. considerando
que las compras es uno de los rubros ms importantes para elaborar costo de
ventas del mismo, cree conveniente analizar y revisar que los procedimientos
de compras se elaboren eficientemente y que adems se cumplan las polticas
de compras establecidas por la empresa, ya que las mismas son un factor
determinante para los resultados econmicos de la compaa. Razn por la
cual, el Consejo de Administracin ha solicitado, mediante una carta, los
servicios profesionales de la firma de auditora Florian Dardon & Asociados,
para que realice una auditora operacional en el departamento de compras de
la empresa, con el objeto de detectar problemas que puedan dificultar la
eficiencia y efectividad esperada en el departamento y a la vez le proporcione
recomendaciones que faciliten la solucin a dichos problemas mejorando as la
eficiencia y efectividad de las operaciones realizadas en dicho departamento.
Desarrollo de la auditora:
FAMILIARIZACION
Datos generales de la compaa Multivehiculos, S.A.
Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La compaa
Multivehiculos Sociedad Annima, fue constituida el 30 de mayo de 1995, con
un capital autorizado y pagado de.12,000.000.00 dividido en 12,000 acciones
ordinarias a 1,000.00 cada una. Est registrada en la Superintendencia de
Administracin Tributaria con el Nmero de NIT. 2675509-2.

Organizacin estructural: Cuenta con diversas reas de trabajo, incluyendo la

Divisin de Compras, que es el rea objeto de estudio.
Actividad principal: Se dedica especficamente a la Importacin, compra y venta
de vehculos terrestres, incluyendo toda clase de automviles, motocicletas y
camiones de todas las marcas y modelos comerciales en el pas, tanto nuevos
como usados, as como repuestos y accesorios para la reparacin de dichos
vehculos.
Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los
manuales a la Gerencia de Compras para su examen y anlisis respectivo, de
acuerdo las caractersticas del rea a evaluar.
Entidades fiscalizadoras: La organizacin cuenta con un departamento de
Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y operaciones internamente,
adems segn comentario del Gerente General la Superintendencia de
Administracin

Tributaria,

ha

revisado

recientemente

algunos

rubros

importantes de los Estados Financieros.

Datos generales de la Divisin de Compras
El proceso de compras involucra la adquisicin de bienes y servicios de
terceros y el posterior pago de los mismos, desarrollndose el mismo para
adquirir tanto el material utilizado en la produccin como los innumerables
gastos cotidianos. A continuacin se describe brevemente el procedimiento que
sigue la empresa para efectuar la adquisicin de materiales:
Primeramente, surge la necesidad de bienes o servicios en algn departamento
de la empresa, si fuese el caso del departamento ventas, la necesidad de
materiales

surge

en

base

una

programacin

de

entregas;

independientemente de la seccin, la unidad que necesita los vehculos debe

elaborar una pre-requisicin de compra la que debe estar autorizada por el
gerente del departamento solicitante. Dicha pre-requisicin es consultada con
el encargado de bodega para que ste d el visto bueno de compra. Una vez
autorizada, la pre-requisicin el departamento solicitante elabora la requisicin
de compra envindola al departamento de compras para que ste realice la
cotizacin correspondiente con los proveedores. El gestor de compras se
encarga de redactar y de enviar por medio de correo electrnico a mnimo tres
proveedores la cotizacin requerida. Posteriormente los proveedores envan la
respuesta de cotizacin. El gestor de compras se encarga de elegir la mejor

opcin de compra entre las respuestas enviadas por los proveedores, luego se
elabora la orden de compra, la cual es trasladada al gerente de compras para
que ste la autorice, luego es enviada al proveedor elegido. Una vez enviada la
orden de compra al proveedor, sta debe ser confirmada para aclarar cualquier
duda que el proveedor pueda tener. Transcurrido el tiempo pactado entre el
gestor de compras y el proveedor, vehculo solicitado es recibido en la bodega.
Una vez recibido el encargado de bodega debe verificar en compaa de un
encargado del departamento solicitante es efectivamente lo solicitado.
Posteriormente se genera la orden de pago por medio del sistema informtico,
el departamento de contabilidad es el encargado de tramitar dicho pago.
Diagnostico
Hallazgo: Falta de comunicacin entre subalternos y jefes
Condicin
Segn la descripcin del procedimiento de compras que se realiza en la
empresa, dependiendo del monto del producto solicitado, si ste es muy
elevado debe consultarse al gerente de compras acerca de la adquisicin del
mismo, previo a elaborar la orden de compra, de otro modo el gestor es quien
decide si la compra se efecta y quin ser el proveedor.
Relacin Causa-Efecto
Esta situacin ocurre porque la mayora de compras que se realizan por medio
del departamento de compras son consideradas como compras que pueden
ser negociados por una persona capacitada como el gestor de compras. El
riesgo que se corre al sostener esta situacin es que en alguna oportunidad el
encargado de realizar las compras no evale correctamente el valor de la
compra y como no cuenta con la validacin del gerente del departamento,
excepto en ciertas ocasiones, ello conlleve a adquirir condiciones de pago
desfavorables para la entidad.
Recomendacin
Que el encargado de realizar las compras, no importando el monto total de
compra, consulte con el gerente o encargado del departamento la decisin de
compras para que este apruebe o valide las misma y as evitar situaciones
desfavorables para la empresa, lo que implica la modificacin del Manual de
Normas y Procedimientos, en relacin a las polticas generales de compras.

CASO PRACTICO N2: AUDITORIA DE VENTAS

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET
Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa GLOB@L.NET
por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de
determinar: Que en la actualidad, se est presenciando un conjunto de
transformaciones econmico-sociales, generadas en gran medida por la
globalizacin y el gran progreso en la tecnologa de la informacin, lo que
obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la informacin respecto al
desempeo de las empresas, adems, de existir otro factor irrevocable, el
tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los
servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se
hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el
control

interno,

debido

una

mayor

delegacin

de

autoridades

responsabilidad de los directivos.

Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es difcil ampliar
para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con un posible
expansin se pueden aumentar las ventas y maximizar las utilidades.
Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transentes, se
piensa en un futuro aumentar los clientes ofrecindole servicio de copia
masivo a colegio y universidades.
Actualmente solo se comercializan los productos ms requeridos, en el
futuro se espera llegar tambin a ofrecer productos ms tecnolgicos
una telecomunicacin ms futurista.
En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una
empresa.
Pretendemos

ser

una

empresa

lder

en

el

mercado

de

las

telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras

ventas a aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes
actuales y preferenciales.
La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA GLOB@L.NET

Es una empresa familiar dedicada a la prestacin de servicios. Llamadas

locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha, scanner,
fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean
equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelera. Fue
fundada agosto del 2006, por el seor Jos Villegas y Dayana Reyes,
despus de analizar que en el sector no haba negocios que prestaran
dichos servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgi la
idea para suplir dicha necesidad. Gracias a la calidad del servicio y a las
grandes oportunidades que ofreca el mercado, tuvo mucha aceptacin, y
hoy goza de muy buena clientela. La empresa lleva en el mercado tres aos
y medio. A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa
tena un portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa
vio la necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de
servicios al cliente hacindola ms popular dentro del sector. La creciente
demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas, esto ha
llevado a la empresa a una evolucin en cuanto a tecnologa y desarrollo de
estrategias para ser ms competitiva.

INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

Se encontr a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra
registrado en la cmara de comercio.
1. GERENCIA
a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la
cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede
tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La
matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su
propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de Comercio. Mientras

est vigente la matrcula, no se podrn registrar otros establecimientos de

comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden
imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
Es una fuente de informacin comercial para quienes deseen conocer los datos
del establecimiento (actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base
de datos de la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los
sectores pblico y privado.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la
cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser
establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin
necesitar todos los rganos de administracin: basta con que tenga al menos
un representante legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar
a cargo de una persona natural o de una persona jurdica.
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser creada a
travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administracin y
representacin legal correspondern en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrn elegir mediante cualquier sistema de votacin, con lo que los
accionistas podrn escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.
Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en sociedades
secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los lineamientos de una
matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho rgano de
administracin. Ello causaba la obligacin de realizar trmites y nombramientos
sin ningn fundamento.
Responsabilidad y revisora fiscal
En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que
ellos no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de

cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios,

este aspecto se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter obligatorio en
las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de
sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades
annimas podran transformarse y evitar la obligacin de tener Revisor Fiscal.
Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria
cuando la ley lo exija expresamente.
2. GERENCIA VENTAS
a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS. La compaa carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con
detalle de objetivos y logros por cumplir.
b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de
ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya
sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en
informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y productos
del mdulo.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias
de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y
exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos
histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa. Mayor
seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la
empresa. Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y
comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas
proyectadas. Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera
eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las
demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

3. GERENCIA VENTAS
a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las
caractersticas de venta de sus competidores.
b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un anlisis
de la competencia y no pueden identificar los beneficios y desventajas que los
clientes encuentran en sus productos o empresa.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis
de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la
organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo
copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia
donde quiere estar. Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los
productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son
reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con el propsito de
realizar mejoras organizacionales.
4. GERENCIA VENTAS
a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos que
la compaa cuenta con promocin y ventas.
b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales se
encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para
los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace campaa de
promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra
auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al
comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos
o recuperar la clientela.
c) Recomendacin: la empresa Glob@l.net debe implementar promocin y
ventas utilizando las siguientes caractersticas. Empleando las cuatro
principales herramientas promocionales. . Publicidad: Cualquier forma pagada

de presentacin y promocin no personal de ideas, bienes o servicios por un

patrocinador bien definido. . Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo
para alentar las compras o ventas de un producto o servicio. . Relaciones
pblicas: La creacin de buenas relaciones con los diversos pblicos de una
compaa, la creacin de una buena "imagen de corporacin", y el manejo o
desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos. . Ventas
personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o ms
compradores posibles con la finalidad de realizar una venta
Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia meta hacia
la cual van dirigidas, por ejemplo:
1. Objetivos de promocin de ventas para consumidores
Estimular las ventas de productos establecidos.
Atraer nuevos mercados.
Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
Aumentar las ventas en las pocas crticas.
Atacar a la competencia.
Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de
declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.
2. Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y distribuidores
Obtener la distribucin inicial.
Incrementar el nmero y tamao de los pedidos.
Fomentar la participacin del canal en las promociones al
consumidor. o Incrementar el trfico en el establecimiento.
5. GERENCIA VENTAS
a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria
logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de
capacitacin para los empleados.
b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito en
ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento del equipo. Es
por esto que para cada nueva contratacin, resulta indispensable asegurarnos
que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para

desempear correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio al

cliente.
c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con entidades como
el Sena, Cajas de compensacin familiar y enviarlos a una capacitacin, donde
el nfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener un
personal dispuesto y que se puede desempear de una manera ptima.
CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determin que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad,
en las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y
por escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los
integran, tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos,
principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos
requieren de revisin y actualizacin para que contribuyan a la calidad de la
empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una
de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las
causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua,
existan elementos que la dificulten o la obstaculicen. El contacto que se tuvo
con la empresa fue a travs de visitas continuas para fomentar el dilogo y la
confianza entre el personal de sta y el equipo investigador. Por medio de la
comunicacin con ellos, se verific la informacin proporcionada en los
cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de comparacin entre uno y
otro empleado y as presentar datos lo ms acercados a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de
alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la
empresa.
CASO PRACTICO N3: AUDITORIA DE INVENTARIOS
A continuacin se presenta el caso prctico del tema denominado auditora
externa al rubro de inventarios en una empresa comercial de armazones y

lentes oftlmicos, basada en la investigacin realizada en una entidad de esta

naturaleza que est operando actualmente, y se encuentra dentro del mbito
jurisdiccional en la ciudad capital de Guatemala.
Derivado de la confidencialidad con que se debe presentar este tipo de trabajo
de investigacin, la empresa comercial estudiada no se identifica plenamente,
si no que se presenta un nombre ficticio, denominada ptica Mejor Visin, S.A.
La Junta de Accionistas de la empresa comercial ptica Mejor Visin, S.A.
asigna a la firma de auditores independientes BAC & ASOCIADOS, para que
dictamine sobre la razonabilidad del inventario al 31 de diciembre de 2,009
aplicando las Normas Internacionales de Auditora.
Antecedentes de la empresa:
La empresa ptica Mejor Visin, S.A. se constituy el 26 de agosto del ao
1992 bajo la escritura pblica nmero 348 de conformidad con las leyes de la
repblica de Guatemala, por el notario Jaime Rene Archila Duran. La empresa
tiene su domicilio en la Ciudad de Guatemala pero podr ser trasladado a
cualquier otro lugar dentro de la Repblica de Guatemala, mediante acuerdo de
la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de Accionistas y en cualquier
tiempo podr establecer oficinas, fbricas, agencias, sucursales, depsitos,
instalaciones o representaciones de cualquier tipo. Su atencin al pblico por
poltica administrativa es de 9 horas diarias durante los trescientos sesenta y
cinco das al ao.
Procedimientos a realizar:
1. Determinar la razonabilidad del costo de ventas por el perodo terminado al
31 de diciembre 2,009.
2. Comparar el costo que se tiene registrado en la contabilidad de las compras
recientes con las facturas.

3. Realizar la toma fsica del inventario por parte de la firma de auditora de

todos los productos asignados para la venta, establecer las diferencias y
ajustar el inventario al 31 de diciembre 2009.
4. Elaborar el detalle de todos los productos obsoletos y fuera de moda.
5. Emitir un informe como auditores independientes del trabajo de auditora
bajo los procedimientos convenidos que se aplicar a lo solicitado en
numerales anteriores.
RESULTADOS DEL EXAMEN:
a) En la bodega central se determinaron que las diferencias estn amparadas
con las facturas 5150, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57 el jefe de la bodega no
descargo del inventario y solo envo en su oportunidad la copia de las facturas
al departamento contable para el registro de la venta.
b) En la tienda A y B, se analiz que las diferencias se debe a que el gerente de
tienda por olvido no opera las facturas manuales en el sistema de inventarios,
este tipo de documentos se utiliza por fallas del software, pero si enva las
copias a contabilidad para su registro de las venta del da.
c) En la tienda C y D, se analiz que las diferencias se debe a que el gerente
de tienda por olvido no opera las facturas manuales en el sistema de
inventarios por fallas del software, excepto los cdigos 1.16.02 armazn Prada
acetato y 1.03.02 armazn Cristian Dior de las tiendas respectivamente, no
existe la factura correspondiente por lo que se emiti la factura a nombre de
cada gerente para documentar la salida del inventario y el respectivo cobro.
d) Se verific el inventario defectuoso de los puntos de ventas y la bodega
central obteniendo 42 artculos que le faltan algunas piezas, algunas estn
rayadas en valores suma Q 15,177.40 e integrado de la siguiente manera:
Bodega central 21 piezas Q. 6,847
Tienda A 4 piezas Q. 1,565

 Tienda B 7 piezas Q. 2,685

Tienda C 6 piezas Q. 2,527
Tienda D 4 piezas Q. 1,553
e. Se determin la razonabilidad de la valuacin del costo de ventas, utilizando
el costo promedio ponderado se analiz de muestra las ltimas facturas de
compras del da 2 de noviembre 2009.
f. Se revis la bodega virtual al 31 de diciembre 2,009, no presenta saldo por
operar por parte de los puntos de ventas y se verifico el corte de formas de
traslados y todo el producto est registrado en las tiendas como corresponde.
g. Se verific que no hay mercadera en trnsito, confirmado con la gerencia
general.
h. Se revis el movimiento del libro mayor y se determin que el movimiento
registrado es la informacin que genera el sistema de inventarios al momento
de registrar las compras y las ventas, el sistema de inventarios genera dos
tipos de reportes uno consolidado y el otro detallado por tipo de documentos.
Aspectos de Control Interno
Hallazgo 1:
En la bodega central no hay acceso restringido a la misma, permitiendo a todos
los empleados de la oficina entrar en ella sin ningn control.
Comentario de la administracin:
Estn conscientes de esta situacin y saben del efecto que puede ocasionar
los faltantes de inventario que significa prdida para la empresa.
Recomendacin:
Establecer acceso restringido a la bodega, responsabilizando nicamente al
personal de la bodega de la custodia de las armazones oftlmicas.

Hallazgo 2:
En las tiendas A, B, C y D las diferencias encontradas no precisamente
significan faltantes ya que se determin que la causa es haber emitido facturas
manuales y no se descargaron en su oportunidad por olvido o falta de
conocimiento del personal.
Comentario de la administracin:
Esta serie de facturas est autorizado a utilizar cuando el sistema falla en horas
inhbiles ya que el personal de informtica solo trabaja de lunes a viernes en el
horario de 8:00 a 17:00 horas.
Recomendacin:
Realizar cortes de formas de las facturas manuales, por lo menos una vez a la
semana para garantizar que este operada y descargada del inventario esto
evitar que la informacin de los mnimos y mximos se alteren y dejan de ser
confiables, adems solicitar al departamento de informtica un informe de las
razones de las fallas del sistema.
Hallazgo 3:
El gerente de tienda es la persona quin factura, cobra, rebaja, incrementa el
inventario y autoriza descuentos sobre ventas sin observar ninguna
segregacin de funciones.
Comentario de la Administracin:
Por falta de personal calificado es que est asignado las atribuciones al gerente
de tienda ya que es la nica con capacidad de realizar este proceso.
Recomendacin:
La administracin debe realizar una adecuada segregacin de funciones
respecto al incremento, registro y custodia del inventario en mencin y

programar capacitacin al personal en el manejo del sistema del punto de

venta.
Hallazgo 4:
Se verifico que el criterio para establecer producto defectuoso depende del
gerente de tienda y no existe un procedimiento para cumplir con ciertos
requisitos para clasificar el producto defectuoso.
Comentario de la Administracin:
Para clasificar las armazones oftlmicas como producto defectuoso se utiliza el
criterio del gerente de ventas y no estn definidos por escrito.
Recomendacin:
Es necesario establecer los criterios bsicos para considerar un artculo en mal
estado o defectuoso, identificar el producto de estas condiciones ayuda a tomar
decisiones oportunas en la ocupacin de espacio fsico y determinar si las
causas fueron por mal manejo de los encargados de la tienda.
Hallazgo 5:
En las tiendas C y D se determin que falta una pieza en cada una y el gerente
de la tienda no presento documentacin para descargar el inventario por lo que
cada gerente asumi el pago correspondiente.
Comentarios de la administracin:
Las piezas que falten en un inventario ser responsabilidad de los encargados
de tiendas, otorgando 15 das para demostrar el movimiento y ubicacin de la
pieza, la administracin comenta que el descuento a los empleados crea
malestar y afecta el rendimiento de cada gerente.
Recomendacin:
El personal permanente del departamento de inventarios deber realizar
conteos selectivos peridicamente, para establecer oportunamente cualquier

faltante del inventario y garantizar que el rubro del inventario este custodiado
adecuadamente por el personal de tiendas.
CASO PRACTICO N4: AUDITORIA DE COBRANZAS
CASO PRACTICO N5: AUDITORIA DE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS DE
ADMINISTRACION