Kode Administrasi Surat Menyurat

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang

untuk dapat diketahui orang lain.

Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan

yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang
dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat
dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan
teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis
serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah
mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya
keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi
atau instansi.
Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat

Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya
menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal

Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf
kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal

Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon
atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf
hitam tebal

.
NOMOR DAN KODE SURAT
1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode
bulan dan kode tahun kalender.

2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat
adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masingmasing.

3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang
sesungguhnya.

KODE SURAT
1.

Kode surat terdiri dari :

a.

Surat Keputusan

= SKep

b.

Surat Keterangan

= SKet

c.

Surat Edaran

= SEd

d.

Surat Tugas

= ST

e.

Surat Kuasa

= SK

f.

Surat Peringatan

= SP

g.

Surat Ijin Kegiatan

= SIK

h.

Surat Perjanjian

= SPn

i.

Surat Undangan

= Und

j.

Memorandum

= Mem

k.

Nota Dinas

= Nd

l.

Pengumuman

= Peng

m.

Surat Ketetapan

= STap

n.

Surat Perintah

= SPer

o.

Surat Lain lain

=L

2.
Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan
a.

Konferensi Zona

= KZ

b.

Seminar Umum

= SU

c.

Seminar Teknologi

= ST

3.
Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I XII

4.

Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.
Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda
tangani oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di
bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan
penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel
surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidaktidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.
1.

Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan
jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan
dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak
mengancam kelembagaan.

2.

Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.

Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim
menurut jadwal kurir.

Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.

Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan

masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu
kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi
Pendidikan.
000

UMUM

001

Lambang

002

Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1

003

Hari Raya/Besar

004

Ucapan

005

Undangan

020

PERALATAN

040

PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi

042

Dokumentasi

045

Kearsipan

060

ORGANISASI / KETATALAKSANAAN

090

PERJALANAN DINAS

230

ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL

232

Persatuan Guru Republik Indonesia

236

Korps Pegawai Republik Indonesia

239

Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya

240

ORGANISASI PEMUDA

410

PEMBANGUNAN DESA

411

Pembinaan Usaha Gotong Royong

.14

Pungutan

.2

Lembaga Sosial Desa (LSD)

.32

Kuliah Kerja Nyata (KKN)

.33

Pusat Latihan

.34

Kursus-Kursus

.35

Kurikulum / Sylabus

.36

Ketrampilan

.37

Pramuka

.4
.25
.3

Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)

Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
Koperasi Desa

.32

Koperasi Usaha Desa

420

PENDIDIKAN

.1
421

Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I

Irja
Sekolah

.1

Pra Sekolah

.2

Sekolah Dasar

.3

Sekolah Menengah

.4

Sekolah Tinggi

.5

Sekolah Kejuruan

.6

Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum

.7

Kegiatan Pelajar

.71

Reuni Darmawisata

.72

Pelajar Teladan

.73

Resimen Mahasiswa

.8

Sekolah Pendidikan Luar Biasa

.9

PLS / Pemberantasan Buta Huruf

422
.1

Administrasi Sekolah
Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran,
Mapras, peloncoan

.2

Tahun Pelajaran

.3

Hari Libur

.4

Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP

.5

Beasiswa

423

Metode Belajar

.1

Kuliah

.2

Ceramah, Simposium

.3

Diskusi

.4

Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur

.5

Kurikulum

.6

Karya Tulis

.7

Ujian

424

Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor

Klasifikasi Disini: Guru Teladan

425

Sarana Pendidikan

.1

Gedung

.11

Gedung Sekolah

.12

Kampus

.13

Pusat Kegiatan Mahasiswa

.2

Buku

.3

Perlengkapan Sekolah

426

Keolahragaan

.1

Cabang Olah Raga

.2

Sarana

.21

Gedung Olah Raga

.22

Stadion

.23

Lapangan

.24

Kolam renang

.3
.4

Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade,

Olimpiade,
KONI

427

Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja

Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja

428

Kepramukaan

429

Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890

430

KEBUDAYAAN

431

Kesenian

.1

Cabang Kesenian

.2

Sarana

.21

Gedung Kesenian

432

Kepurbakalaan

433

Sejarah

434

Bahasa

435

Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan

440

KESEHATAN

441

Pembinaan Kesehatan

442

Obat-obatan

443

Penyakit Menular

444

Gizi

445

Rumah Sakit, Balai Kesehatan,

PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik

446

Tenaga Medis

448

Pengobatan Tadisional

450

AGAMA

451

Islam

.1

Peribadatan

.11

Sholat

.12

Zakat Fitrah

.13

Puasa

.14

MTQ

.2

Rumah Ibadah

.3

Tokoh Agama

.4

Pendidikan

.41

Tinggi

42

Menengah

.43

Dasar

.44

Pondok Pesantren

.45

Gedung Sekolah

.46

Tenaga Pengajar

.47

Buku

.48

Dakwah

.49

Organisasi / Lembaga Pendidikan

.5

Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb

.6

Peradilan

.7

Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama

.8

Mazhab

456

Urusan Haji

.1

ONH

.2

Manasik

560
.1

TENAGA KERJA
Pengangguran

561

Upah

562

Penempatan Tenaka Kerja, TKI

563

Latihan Kerja

564

Tenaga Kerja

800

KEPEGAWAIAN

810

PENGADAAN

820

MUTASI

822

Kenaikan Gaji Berkala

823

Kenaikan Pangkat / Pengangkatan

824

Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan

825

Datasering dan Penempatan Kembali

826

Penunjukan Tugas Belajar

828

Mutasi Dengan Instansi Lain

830

KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/

Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831

Perhitungan Masa Kerja

832

Penyesuaian Pangkat / Gaji

833

Penghargaan Ijazah / Penyesuaian

834

Jenjang Pangkat / Eselonering

840

KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi,
Distribusi, Permahan/Tanah,

Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841

Tunjangan

.1

Jabatan

.2

Kehormatan

.3

Kematian/Uang Duka

.4

Tunjangan Hari Raya

.5

Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah

.6

Keluarga

.7

Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)

842

Dana

.1

Taspen

.2

Kesehatan

.3

Asuransi

843

Perawatan Kesehatan

844

istribusi

845

Perumahan/Tanah

846

Bantuan Sosial

850

CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti

Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain

860

PENILAIAN

861

Penghargaan

.1

Bintang/Satyalencana

.2

Kenaikan Pangkat Anumerta

.3

Kenaikan Gaji Istimewa

.4

Hadiah Berupa Uang

.5

Pegawai Teladan

862

Hukuman

863

Konduite, DP3, Disiplin Pegawai

864

Ujian Dinas

865

Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri

Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian
Kekayaan Pribadi (LP2P)

870

TATA USAHA KEPEGAWAIAN

871

Formasi

872

Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian

873

Registrasi

.1

NIP

.2

KARPEG

.3

Legitiminasi/Tanda Pengenal

.4

Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu

874

Daftar Riwayat Pekerjaan

875

Kewenangan Mutasi Pegawai

876

Penggajian

.1

SKPP

877

Sumpah/Janji

878

Korps Pegawai

880

PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun,
Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang
Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat

881

Permintaan Sendiri

882

Dengan Hak Pensiun

883

Karena Meninggal

884

Alasan Lain

885

Uang Pesangon

886

Uang Tunggu

887

Untuk Sementara Waktu

888

Tidak Dengan Hormat

890

PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan
Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,

Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan,

Fasilitas Sarana Pendidikan
891

Perencanaan

892

Pendidikan _Egular / Kader

893

Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler

894

Pendidikan Luar Negeri

895

Metode

896

Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber

897

Administrasi Pendidikan

898

Fasilitas Belajar

899

Sarana

900

KEUANGAN

910

ANGGARAN

920

OTORISASI / SKO

930

VERIFIKASI

940

PEMBUKUAN

950

PERBENDAHARAAN

960

PEMBINAAN KEBENDAHARAAN

961

Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas

970

PENDAPATAN

990

BENDAHARAWAN

Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Untuk daftaran nomor surat yang lebih
lengkap dapat di klik di sini.
.
Terimakasih untuk kunjungannya.