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Los Libros de Contabilidad

La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen


las operaciones que se efectan diariamente en un negocio y que afectan a su
propio patrimonio. Estos instrumentos son los Libros de Contabilidad.
Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la
administracin ya que sirven como entrelazamiento entre los dirigentes de la
empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de
contabilidad, determinara diariamente el volumen de su negocio.
Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el
valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental,
porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.

Libro Diario
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema
contable, alrededor de el giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego
como punto final su centralizacin en el libro mismo.
El objetivo principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas
las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha
informacin a otro libro llamado MAYOR.
Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan todas las
operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma
cronolgica.
En el libro diario se pueden constatar los cambios patrimoniales que tiene la
empresa en determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la
dirigen.

El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria. Las


operaciones contables son anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa
es decir contablemente como cargos o como abonos.
En lneas generales podemos decir entonces que el libro diario es un libro de
entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas, todas
las operaciones mercantiles realizadas da a da por la empresa. En otras palabras
es un registro cronolgico (da por da) de las transacciones mercantiles de todo
negocio.
Asiento contable: en la prctica toda empresa registra las operaciones que ella
realiza con el fin de tener una adecuada informacin y control de sus actividades,
para ello hace uso de sus comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales
como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en si
hechos econmicos que tiene una empresa, por tal motivo debern ser
interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada
documento mercantil debern ser vaciados al Libro diario mediante un registro
contable llamado Asiento: viene a ser la anotacin hecha en un libro de
contabilidad referente a una operacin determinada, en nuestro medio
generalmente se llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro
Diario.

Clasificacin

de

asientos

contables

por

la

funcin

que

desempea en la empresa
Asiento de apertura: Viene a ser el primer asiento que se registra en el Libro
Diario, una vez que se haya constituido la empresa o la aperturarse un nuevo
ejercicio contable que en este caso es el 1 de enero de cada ao. Tambin se le
conoce como Asiento Inicial.
Asiento operacionales: Son los asientos que se registran diariamente y que
provienen como producto de las operaciones que realiza la empresa en sus
actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los
registros auxiliares o directamente en el Libro Diario.

Asientos de Centralizacin: Son los asientos que se trasladan de los registros


auxiliares (llmese registros de compras, ventas, caja, etc) al libro Diario. Es decir
se centralizan los resultados finales de los mencionados registros.
Asiento de Ajuste: En el transcurso de la operatividad de la empresa existen
cuentas que no reflejan el verdadero movimiento as tenemos:
Activos fijos que sufren una depreciacin que no es revelado por libros a
medida que ellos se produce.
Cuentas incobrables.
Mercaderas que tienden a estropearse o pasarse de moda.
Salarios o impuestos que son cancelados.
Bienes que son enviados por almacn para su consumo convirtindose en
gasto como los tiles de escritorio.
Seguros y/o alquileres pagados por anticipado los cuales se convierten en
gastos una vez que se hizo uso del servicio, etc.
Costos de ventas de las existencias expresadas a partir de un inventario
fsico final.

Clases de Asientos:

Ajuste por Depreciacin.


Ajuste por costo de ventas.
Ajuste por cuentas de cobranza dudosa.
Ajuste por desvalorizacin de existencias.
Ajuste por fluctuacin de valores.
Ajuste por pagos anticipados.

Ajustes por Amortizaciones.


Ajustes por beneficios Sociales.
Ajustes por intereses Diferidos.
Asientos de Regularizacin: se denomina as a aquellos asientos de diario en
donde se registran las cuentas que dieron utilidad o prdida en base a las cuentas
denominadas Salarios Intermediarios de gestin. Las empresas comerciales, de
servicios o industriales para su regularizacin determinaran: el margen comercial,
valor

agregado,

excedente

bruto

de

explotacin,

resultados

antes

de

participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente, la transferencia


del resultado.
Asiento de cierre: es el ltimo asiento que se registra en todo ejercicio contable.
Aqu las cuentas que se conforman en el balance de situacin deben quedar
saldadas y cerradas.
Asiento de Reapertura: es el registro en el libro Diario al reiniciar las operaciones
mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas
deben ser abonadas y las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento
tiene el mismo tratamiento tcnico que el asiento de apertura inicial.
Asiento de correccin: algunas veces se cometen errores al registrar los datos de
algunas cuentas ya sea del Libro diario u otros. Ellos se detectan mediante el
balance de comprobacin, medio que nos permite que cuentas o asientos corregir.
Tratndose de la contabilidad llevada en forma computarizada, las correcciones
que hubiera que realizar se subsana mediante una nueva digitacin de los valores
antes de que las hojas sean impresas.
Referente a la contabilidad llevada en forma manual el caso es diferente porque se
trata de que los libros tributarios se encuentran empastados y no se pueden
deshojar los folios de hojas errneas.

Totalizacin de las cuentas deudoras y acreedoras del Libro Diario: Una vez
terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnasVAN que significa
sigue. El registro del folio siguiente continua con la palabraVIENEN en el primer
rengln que significa continua o viene del folio x. Las sumas del DEBE y HABER
delibro Diario deben ser comparadas con la sumas del DEBE Y HABER del libro
Mayo, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparacin nos
permite comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no.

Libro Mayor
Es un libro principal y obligatorio, de foliacin doble, que sirve como depositario de
todos los valores registradas en el libro Diario, este registra las cuentas deudoras
y acreedoras que provienen del libro diario, considerndose de esta forma como
un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma
cronologa y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada
cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente registradas en el libro diario
son trasladadas al Libro Mayor y en l se refleja las cuentas individualmente con
independencia unas de otras; de esta forma nos a reconocer las diversas
posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones efectuadas. El
Libro Diario no nos puede proporcionar ello, por eso es necesario que exista un
libro que nos da a conocer en forma inmediata la situacin contable de cada
cuenta particular; este Libro es el Mayor.
En si el Libro Mayor guarda todas las operaciones comerciales realzadas da a da
por una empresa que estn agrupadas en las cuentas de activo pasivo,
patrimonio, ingresos y gastos convirtindose de base para la formulacin o
preparacin de los Estados Financieros.
Situacin Legal: segn el cdigo de comercio en su Artculo 39 establece que las
cuentas de cada objeto o persona en particular se abrirn o registrar en el DEBE y
HABER del libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro diario se trasladaran
por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del Libro Mayor. Por lo
tanto diremos que este libro tiene una funcin bsica: Su obligatoriedad se
establece en el Artculo 65 del D.SN054-99-EF del impuesto a la renta: toda
persona jurdica est obligada a llevar Contabilidad Completa as como todas
aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen 150 UIT.

De acuerdo a la resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT el libro


mayor est considerado dentro de la contabilidad completa por lo que su
obligacin se establece a partir del 01 de Enero del 2009.
Este libro tributario se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario
Pblico. Puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas segn el requerimiento
de la empresa.
Funcin: El Libro Mayor tiene como funcin controlar en forma individual los
cargos y bonos de cada cuenta, segn las operaciones registradas en el Libro
Diario.
En el Libro Mayor resume los valores registrados como cargos o bonos de
acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa y anotadas en
forma cronolgica en el Libro Diario.
El Libro Mayor sirve de puente entre el Libro Diario y el Balance de Comprobacin,
facilitando los saldos de las cuentas de Activos, Pasivos y patrimonio al fin de
establecer un balance entre lo que tiene y adeuda la empresa. As mismo permite
determinar los ingresos y egresos que hubiere en un ejercicio contable.

HOJA DE TRABAJO INTERNA DEL CONTADOR

Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el


contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de
las cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar
los movimientos en los cargos y abonos.

IMPORTANCIA
La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de
los informes financieros al cierre del perodo fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para
preparar un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacin muestra el
activo, el pasivo y el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se
prepar este informe.
Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para
preparar

un

informe

financiero

que

muestra

los ingresos devengados

los gastos en que se incurri durante el perodo. Cuando la cantidad de los


ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto.
Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se
llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia
neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

Estructura
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:

Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el


nombre del documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.
A su vez consta de dichas columnas:
Nmero de orden de las cuentas.
Nombre de las cuentas con su cdigo.
Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o
acreedores en ambas partes.
Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos
Se obtienen los saldos ajustados
Estado de prdidas y ganancias
Balance general
TIC

Preparacin
Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de
seguir ciertos pasos en su preparacin no se cometa errores al realizar el pase de
estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general,
el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolucin del
patrimonio.
Al referirnos a la metodologa para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos
establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:
1. Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de trabajo.
2. En la parte superior y central del diseo, incorporar el encabezamiento de dicho
estado incluyendo lo siguiente:

Razn social (nombre de la empresa)

Titulo del estado (hoja de trabajo)

Fecha de preparacin.

Moneda de cuenta

3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada


en libros mayores.

4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan


arrojado saldo en balance de comprobacin.
5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldos
en el balance de comprobacin.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean
tal informacin en el balance de comprobacin.
7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que
posean tal informacin en el balance de comprobacin.
8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con los
saldos del balance de comprobacin.
9.

Clasificar

los

saldos

de

las

cuentas

que

figuren,

de

acuerdo

la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa.


10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la
finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los
gastos existir una Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los
ingresos existir una prdida econmica.
11. Cuantificando el resultado tenemos:

En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa


manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9)
pasivo y patrimonio.

En caso de prdida, dicho resultado, se deber cerrar entre parntesis y


tambin transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto
que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el
patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.

12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo


igualar automticamente.
13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el
auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus
respectivos sellos.

BIBLIOGRAFIA

Libro de Contabilidad General


Autor: Erly Zevallos

Manual del Instituto de Informacin Bancaria

Pag Web
http://www.monografias.com/trabajos96/hoja-trabajo/hoja-trabajo.shtml