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ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
NDICE
PRESENTACIN....
II MARCO JURDICO....................
III PROCEDIMIENTOS
13
17
22
54
57
IV. INDICADORES ..
64
65
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
PRESENTACIN.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
I.
OBJETIVO.
Definir y uniformar las polticas, actividades y procedimientos a seguir para que la recepcin, surtimiento,
guarda, custodia y control de los bienes se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, de manera
adecuada y transparente con la finalidad de que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente
a los usuarios del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, optimizando la administracin y la
operacin del almacn.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
CDIGOS.
OTRAS DISPOSICIONES.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
III. PROCEDIMIENTOS
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
Actividad
Responsable
1.0 Recepcin de
pedidos
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
2.0 Captura
pedidos
rea
de
(Responsable
recepcin)
3.0 Recibe
documentacin del
proveedor para la
entrega de bienes
de consumo
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
almacn
de
4.0 Coteja
documentacin con
los bienes a recibir
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
S: pasa a la actividad 5
No: pasa a la actividad 7
5.0 Verificacin
fsica y pruebas
rea usuaria
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
Se entreg en tiempo?
S: pasa a la actividad 10
No: pasa a la actividad 9
9.0 Enva informe
de incumplimiento
de plazo
rea
de
almacn
(Encargado de almacn)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
retraso correspondientes.
10.0 Sella la
factura.
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin o Encargado
del Almacn)
11.0 Indica al
proveedor el
procedimiento para
pago.
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin o Encargado
del Almacn)
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
13.0 Archiva
documentacin
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
14.0 Informa la
llegada de bienes
al rea requirente
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
10
DE
73
FECHA
REA USUARIA
INICIO
Requiere
inspeccin
Fsica?
SI
6
NO
Rechaza bienes
NO
Cumple?
SI
A
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
11
DE
73
FECHA
A
8
Revisa cumplimiento de
fechas de recepcin
9
NO
Informa el
incumplimiento
al rea
requirente y a
Compras
Entrega en
tiempo?
SI
10
Sella factura
Indica al proveedor el
procedimiento de pago.
11
Captura la en el sistema
informtico
12
Archiva documentacin
soporte de la entrada
13
14
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
12
DE
73
FECHA
No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
5 aos
rea de Almacn
No aplica
5 aos
rea de Almacn
No Aplica
8.0 GLOSARIO
FECHA DE LA ACTUALIZACIN
15 de diciembre de 2011
10.0 ANEXOS
No aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
13
DE
73
FECHA
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
14
DE
73
FECHA
3.8 El Encargado del rea de almacn, para el adecuado manejo y control de materiales e insumos, deber
instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en buen estado de
conservacin y mantenimiento, as como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y
vigilancia idneas.
Actividad
Responsable
1.0 Identificacin
de los bienes
recibidos
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
2.0 Verifica
ubicacin en
sistema informtico
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
5.0 Actualizacin
de la ubicacin en
sistema informtico
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
15
DE
73
FECHA
Verifica ubicacin en el
sistema informtico
Actualiza la ubicacin de
los bienes en el sistema
informtico
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
16
DE
73
FECHA
No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
No aplica
8.0 GLOSARIO
FECHA DE LA ACTUALIZACIN
15 de diciembre de 2011
10.0 ANEXOS
No aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
17
DE
73
FECHA
1.0 PROPSITO.
Estandarizar las actividades que debern llevarse a cabo para el suministro ptimo de los bienes de
consumo a las reas usuarias, con la finalidad de que stas cuenten con los insumos necesarios para
realizar eficaz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas.
2.0 ALCANCE.
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.
2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
18
DE
73
FECHA
Actividad
Responsable
de
rea usuaria
rea de almacn.
3.0 Coteja
solicitudes con
existencias.
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
rea requirente
rea requirente
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
19
DE
73
FECHA
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
rea
de
almacn.
(Responsable de registro)
rea
de
(Responsable
registro).
almacn
de
REA USUARIA
REA DE ALMACEN
INICIO
Identifica necesidades y
genera requisicin de
material
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
20
DE
73
FECHA
A
4
Revisa presupuesto
disponible
NO
Existencias
suficientes?
SI
Cuenta con
suficiencia
presupuestal?
NO
4
4
FIN
6
4
Manual Administrativo
de Aplicacin General
en Materia de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Servicios
SI
4
5
Elabora requisicin de
compra
Registra salida en el
sistema informtico.
8
4
Archiva documentacin
soporte de la salida.
9
4
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
21
DE
73
FECHA
No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Requisicin de material
5 aos
rea de almacn
No aplica
Documentacin soporte
del registro de salida en
sistema informtico
5 aos
rea de almacn
No Aplica
8.0 GLOSARIO
FECHA DE LA ACTUALIZACIN
15 de diciembre de 2011
10.0 ANEXOS
No aplica.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
22
DE
73
FECHA
2.0 ALCANCE
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.
2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
23
DE
73
FECHA
por personal ajeno a la Subdireccin de Recursos Materiales, con apoyo del rea de almacn para la
identificacin de productos y presentaciones de los mismos.
3.6 Ser responsabilidad de la mesa de control informar de los resultados obtenidos a la Direccin de
Administracin y Finanzas.
3.7 La Subdireccin de Recursos Materiales debe procurar no dar vacaciones o permisos durante la fechas
en que se tenga programada la realizacin del inventario fsico.
3.7 La Direccin de Administracin y Finanzas ser la responsable de turnar la cdula que contiene el
resultado del inventario fsico general de bienes a la Subdireccin de Recursos Financieros, para que sta a
su vez lo enve al Departamento de Contabilidad, a fin de que ste lleve a cabo el comparativo con sus
registros contables y proceda al registro de ajustes respectivo, en caso de proceder. As mismo, deber
informar a la Direccin General de los resultados obtenidos.
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
24
DE
73
FECHA
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
25
DE
73
FECHA
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
26
DE
73
FECHA
3.0 Recordar la
suspensin del
servicio de
almacn
4.0 Confirmar el
personal
participante
5.0 Surtimiento
de bienes de
forma anticipada
6.0 Marbeteo de
bienes
7.0 Elaboracin
de cdula de
control de
marbetes
8.0 Elaboracin
del catlogo de
personal
Actividad
Responsable
Personal
almacn
de
Personal
almacn
del
Personal
almacn
del
Encargado
almacn
de
Personal
almacn
del
Personal
almacn
de
Encargado
almacn
de
Encargado
almacn
de
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
27
DE
73
FECHA
9.0 Verificar
pendientes de
captura.
Encargado
almacn
de
INICIO
Verificar
acomodo
Verificar
localizacin
Oficio
suspensin
de
Actividades
Recepcin de
solicitud
Oficio
solicitud
confirmacin
de personal
Recepcin de
Oficio y su
Difusin
Solicitud al
Almacn de
material
suficiente
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
28
DE
73
FECHA
ALMACN
DIREC. DE ADMON Y
FINANZAS
Recepcin de
Oficio de
solicitud
Oficio del
personal que
participar
10
Recepcin de
Oficio
Surtimiento
a las Diversas
reas
11
Colocacin
de Marbetes
12
Elaboracin
de cdula de
Marbetes
Elaboracin
de cdula del
personal
Verificacin
pendientes
de captura
13
14
15
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
29
DE
73
FECHA
4.3 Inventario
4.3.1 Objetivo.
El levantamiento fsico de inventario tiene como finalidad comprobar la existencia fsica, control y
condiciones de los bienes registrados en el sistema electrnico del almacn, a fin de contar con datos reales
para la conciliacin de los resultados con los registros contables.
4.3.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos
4.3.2.1 Las funciones de planeacin, supervisin y operacin del inventario anual de bienes, recaern segn
el mbito de su competencia en la Direccin de Administracin y Finanzas, en la Subdireccin de Recursos
Materiales, en la Subdireccin de Recursos Financieros, quien apoyar con recursos humanos para la
integracin de la mesa de control y en las reas tcnicas, que debern colaborar con el personal que
participar en la realizacin del segundo conteo utilizando sus conocimientos para verificar que los
materiales estn identificados con la descripcin correcta y apoyarn con los dictmenes de no utilidad
necesarios para los productos caducos, obsoletos, daados o en mal estado.
4.3.2.2 Se deber considerar que respecto a los artculos con caducidad vencida, daados o en mal estado,
deber promoverse de inmediato su baja, registrando dicha baja en el sistema electrnico, previo dictamen
de no utilidad por parte del rea usuaria y autorizacin correspondiente del Comit de Bienes Muebles.
4.3.2.3 El da del inicio del inventario y previo al inicio de los conteos, ser responsabilidad del encargado
de almacn obtener del sistema, listado de los bienes existentes en el almacn de bienes muebles de
consumo, clasificado por almacn y que servir de base para generar la cdula del inventario. Dicha
cdula contendr por lo menos la clave y el nombre de los productos, el almacn al cual pertenecen, las
existencias a la fecha. En dicha cdula se capturarn los datos contenidos en los marbetes del 1er. y 2
conteo para determinar, en su caso, las diferencias y aclaracin correspondiente.
4.3.3 Descripcin de actividades:
Secuencia de la
Etapa
Actividad
Responsable
1. Designacin
del supervisor
operativo
Director de Administracin
y Finanzas
2. Designacin
del encargado
de la mesa de
Director de Administracin
y Finanzas o en su caso
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
30
DE
73
FECHA
control.
el Supervisor Operativo
Personal de la Mesa de
control
5. Corroborar la
capacitacin e
informacin
del personal
Director de Administracin
y Finanzas o en su caso
el Supervisor Operativo
6. Revisin
marbetes
de
Encargado de la mesa de
control
7. Emisin
de
existencias del
sistema
Encargado de Almacn
8. Primer
conteo
9. Segundo
conteo
10. Determinacin
de diferencias
entre conteos
3. Levantamiento
de acta de
inventario
4. Designacin
del personal
para primer y
segundo
conteo
Personal de la Mesa de
Control
Encargado de la mesa de
control y el personal que
realiz los conteos de los
productos con diferencias.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
31
DE
73
FECHA
Mesa de control
12. Solventacin
de diferencias
Encargado de almacn y
personal designado para
aclaracin de diferencias
Mesa de control
14. Integracin de
expediente
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
HOJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
DE
32
73
FECHA
MESA DE CONTROL
ALMACN
INICIO
Designacin
de
supervisor
operativo
Designacin
Encargado
Mesa de
Control
Se elaborar
Acta de
inicio de
Inventario
Acta de
inicio del
Inventario
Verificar que
el personal
que realiza el
conteo este
capacitado
Designacin
del personal
que realizar
los conteos
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
HOJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
DE
33
73
FECHA
DIRECC DE ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
MESA DE CONTROL
Revisin
aleatoria por
seccin de
marbetes
ALMACN
Emisin del
reporte de
existencias
totales
Primer conteo
punto 4.3.4
10
Determinacin
de diferencias
entre conteos
Diferencia
entre
resultados del
inventario y
registros del
almacn
Segundo
conteo punto
4.3.5
11
Solventacin
de
diferencias
13
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
12
HOJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
DE
34
73
FECHA
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MESA DE CONTROL
Integracin del
expediente
ALMACN
14
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
35
DE
73
FECHA
Actividad
1.1 Los bienes a inventariar debern ser
distribuidos entre todos los responsables
Responsable
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
36
DE
73
FECHA
a inventariar
2. Identificacin de
bienes
3. Inspeccin fsica de
bienes
4. Conteo fsico
5. Requisitar marbete
6. Corte de marbete
7. Reacomodo de bienes
8. Entrega de marbetes
requisitados
9. Verificacin de
marbetes
Personal de la mesa de
control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
37
DE
73
FECHA
11. Dictamen de no
utilidad
14. Verificacin de la
totalidad de marbetes
Personal de mesa de
control
Encargado de almacn,
rea usuaria.
Mesa de control
Mesa de control
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
38
DE
73
FECHA
Almacn
INICIO
Distribucin de
los bienes
entre los
responsables
del 1er. conteo
Corroboracin
que el marbete
corresponde al
bien a
inventariar
Identificacin y
estado en que
se encuentra el
bien
Primer conteo
y que el bien
una vez
contado debe
ser cerrado
Requisitar
marbete
Separacin del
marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
39
DE
73
FECHA
Mesa de Control
Verificacin de
la informacin
presentada en
los marbetes
Realizacin de
pruebas
selectivas
10
Reacomodo de
bienes
tomando en
cuenta sus
caractersticas
Entrega de
marbetes
requisitados
a mesa de
control
Almacn
Dictamen de no
utilidad en caso
de requerirse
12
Encintar los
marbetes
13
Captura de
marbetes en
cedula
14
Verificacin de
los marbetes
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
40
DE
73
FECHA
2. Identificacin de
bienes
Actividad
1.1 Los bienes a inventariar debern ser
distribuidos entre todos los responsables
del segundo conteo, en cargas de trabajo
uniformes.
2.1 Ser necesario al iniciar el conteo de
cada producto verificar que el bien a
inventariar cuente con su marbete de
inventario y corresponda fsicamente a la
Responsable
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
41
DE
73
FECHA
3. Inspeccin fsica de
bienes
4. Conteo fsico
5. Requisitar marbete
6. Corte de marbete
7. Reacomodo de
bienes
8. Entrega de marbetes
requisitados
9. Verificacin de
marbetes
11. Dictamen de no
utilidad
Personal de la mesa de
control
Personal de la mesa de
control
Encargado de almacn,
rea Usuaria
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
42
DE
73
FECHA
14. Verificacin de la
totalidad de
marbetes
Mesa de control
Mesa de control
Mesa de control
Encargado de mesa de
control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
43
DE
73
FECHA
Almacn
INICIO
Distribucin de
los bienes
entre los
responsables
del 2. conteo
Identificacin
del bien y que
corresponda
con el marbete
Inspeccin
fsica de bienes
Conteo fsico
Requisitar
marbete
Separacin del
marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
44
DE
73
FECHA
Mesa de Control
Verificacin de
la informacin
presentada en
los marbetes
Realizacin de
pruebas
selectivas
10
Reacomodo de
bienes
tomando en
cuenta sus
caractersticas
Entrega de
marbetes
requisitados
a mesa de
control
Almacn
Dictamen de no
utilidad en caso
de requerirse
12
Encintar los
marbetes
13
Captura de
marbetes en
cedula
14
Verificacin de
los marbetes
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
45
DE
73
FECHA
Mesa de Control
Almacn
15
Salidas
posteriores al
primer conteo
FIN
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
46
DE
73
FECHA
cules son las causas que impidieron su aclaracin, mencionando los nombres de los funcionarios y del
personal operativo con posible responsabilidad. Dicha acta deber hacerse llegar a la Subdireccin de
Recursos Financieros para que realice los registros respectivos.
4.4.2.5 Deber de turnarse a la Subdireccin de Recursos Financieros, junto con el acta de los resultados
obtenidos, relacin que contenga la descripcin de las diez causas que con mayor frecuencia se tuvieron en
las diferencias determinadas e informar de las medidas a implantar para evitar su recurrencia.
4.4.2.6 Los casos evidenciados, se enviarn al Departamento Jurdico en el Hospital Regional de Alta
Especialidad de Oaxaca, segn corresponda, para su anlisis y evaluacin, quienes determinarn la posible
existencia de responsabilidades y decidirn el procedimiento a seguir.
4.4.2.7 Para aquellas diferencias an por aclarar y que se consideren factibles de solventar tcnica y
administrativamente y que por su complejidad requieran mayor tiempo, previa consulta y autorizacin de la
Subdireccin de Recursos Financieros del Hospital, se harn constar en una nueva acta administrativa los
compromisos contrados para su solventacin.
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA TOMA FSICA DEL INVENTARIO TRIMESTRAL
SELECTIVO EN EL REA DE ALMACN DE BIENES DE CONSUMO.
5.1 Objetivo
La inmediata evaluacin respecto al control y manejo de existencias en un momento determinado, ya sea
como un procedimiento peridico, o bien cuando por causas de emergencia fue abierto el almacn sin la
presencia del titular del mismo o cuando se presuma de algn robo o sustraccin, a fin de que con
oportunidad, se detecten y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.
5.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos.
5.2.1 Se debern realizar muestreos fsicos cuando menos cada tres meses, a ms tardar a los quince das
naturales siguientes al periodo que corresponda y cuyos resultados se informarn al Director de
Administracin y Finanzas, a efecto de dar seguimiento a la depuracin correspondiente, en el caso de que
se reporten diferencias en el muestreo por sobrantes o faltantes de bienes.
5.2.2 Durante la realizacin de los inventarios trimestrales es recomendable que tanto el personal de las
reas usuarias como el personal de la Subdireccin de Recursos Financieros participe en dicho
procedimiento, sin que su presencia sea fundamental para la realizacin del inventario.
5.3 Descripcin del procedimiento
Secuencia de Etapa
1. Informe a las reas
del Hospital
Actividad
1.1 Por lo menos tres das hbiles anteriores a
la realizacin del inventario, mediante oficio se
informar a las reas usuarias del almacn de
Responsable
Direccin de Administracin
y Finanzas
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
47
DE
73
FECHA
4. Realiza Pruebas
Selectivas
5. Determina
diferencias
6. Levantamiento de
acta
Encargado de almacn
Director de Administracin y
Finanzas y/o Subdirector de
Recursos Materiales
Encargado de almacn
TERMINA PROCEDIMIENTO
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
48
DE
73
FECHA
AREA DE ALMACN
REAS USUARIAS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
INICIO
1
Notifica a las reas usuarias el
inicio del levantamiento del
inventario fsico
Recibe el oficio de
notificacin
Oficio de
notificacin
2
Emite listado de
existencias
Acude a participar en
conteo
3
Selecciona muestra para el
conteo
4
Realiza conteo
Determina y aclara
diferencias
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
49
DE
73
FECHA
6. ANEXOS
ALMACN
N DE MARBETE
INICIAL
FINAL
TIPO DE MATERIAL
UBICACIN
NOMBRE:
FIRMA:
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Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
50
DE
73
FECHA
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
51
DE
73
FECHA
6.4 Marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
52
DE
73
FECHA
DEBE ANOTARSE
1. Ubicacin
2. Da, mes, ao
3. Folio N
3. Delegacin
4. Localidad
5. Unidad de Servicios
Almacn.
6.Descripcin del
producto
7 Presentacin
13 Observaciones
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Elabor :
Nombre
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
53
DE
73
FECHA
16 Cantidad disponible
17 Cantidad no
disponible
18 Cantidad segn
registros
7. REGISTROS
Registros
Acta de Levantamiento de
Inventario Fsico y Marbetes
Tiempo de
conservacin
5 Aos
Responsable de conservarlo
rea de Almacn
8. GLOSARIO
8.1 Inventario Fsico.- Recuento de existencias para comprobar las cantidades disponibles de cada bien de
consumo.
8.2 Marbete.- Para efecto del inventario, es la cdula en la que se registra la informacin de los productos
durante el conteo de los mismos, para lo cual debe estar previamente adherida a los bienes a inventariar.
8.3 Insumos.- Bienes de consumo.- Considerados en los Lineamientos Generales para la administracin de
Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, como los bienes que por
su utilizacin en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un
desgaste parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarios, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
54
DE
73
FECHA
2.0 ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable al rea de almacn, a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la
Subdireccin de Recursos Materiales y a todas las reas usuarias que requieran dar de baja bienes.
El procedimiento a seguir ser el establecido en el numeral 5.7 del Manual Administrativo General en
Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 16
de julio de 2010.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
55
DE
73
FECHA
REAS
USUARIAS
DIRECCION DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
COMIT DE
BIENES MUEBLES
SUBDIRECCION
DE
TECNOLOGIAS
DE LA
INFORMACIN
INICIO
Solicita propuesta
anual de bienes no
tiles
Consolida el
Programa Anual de
Disposicin Final de
los Bienes
Recibe
peticin de
propuesta de
bienes
Integra y
remite
relacin de
bienes no
tiles
Autoriza el Programa Anual
de Disposicin Final de los
Bienes
Presenta el
Programa Anual de
Disposicin Final de
los Bienes al Comit
de Bienes Muebles
Toma conocimiento
del Programa para
su seguimiento
Solicita la publicacin
del programa
Publica el
Programa en la
pgina Web
institucional
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
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Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
56
DE
73
FECHA
No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Programa Anual de
Disposicin Final de los
Bienes Muebles
1 ao
Subdireccin de
Recursos Materiales
No aplica
5 aos
Subdireccin de
Recursos Materiales
No Aplica
8.0 GLOSARIO
FECHA DE LA ACTUALIZACIN
15 de diciembre de 2011
10.0 ANEXOS
No aplica.
CONTROL DE EMISIN
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ALMACN
HOJA
57
DE
73
FECHA
1. PROPSITO
Establecer los procedimientos y las disposiciones generales que regulan el prstamo, como apoyo
interinstitucional, de los insumos propiedad del Hospital a otras Instituciones que los solicitan por no contar
con los mismos y que los requieren para su funcionamiento, as como regular el mecanismo para el
reingreso de los mismos.
2. ALCANCE
Los presentes procedimientos son aplicables a todo el Hospital.
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Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
58
DE
73
FECHA
3.3.1 El rea de almacn realizar conciliaciones mensuales de los vales generados por los prstamos de
insumos y las fechas de compromiso de entrega, con la finalidad de detectar los incumplimientos de entrega
por parte de las entidades.
3.3.2 El rea de almacn podr realizar las gestiones que estn a su alcance para la recuperacin de los
bienes en calidad de prstamo que a la fecha no hayan sido devueltos y de no obtener respuesta informar
de los incumplimientos a la Subdireccin de Recursos Materiales, a la Direccin de Administracin y
Finanzas y a la Direccin de Operaciones, con la finalidad de que esta ltima elabore por escrito un
requerimiento de entrega a la entidad.
3.3.3 En caso de que la entidad no cumpla con la entrega, una vez requerida por la Direccin de
Operaciones, sta ltima generar una segunda requisicin de los insumos y si no consigue respuesta
afirmativa, proceder a notificar al Departamento de Asuntos Jurdicos el incumplimiento del compromiso de
entrega para que proceda a ejercer acciones legales para la recuperacin de los insumos.
3.3.4 El Departamento de Asuntos Jurdicos informar a la Direccin de Operaciones y a la Direccin de
Administracin y Finanzas sobre el seguimiento que se le haga a la recuperacin de los insumos.
Actividad
Responsable
Director de Administracin y
3.0 Informar la
procedencia del
Director de Operaciones
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Elabor :
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Fecha
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ALMACN
HOJA
59
DE
73
FECHA
prstamo
Finanzas
Actividad
Responsable
Director de Operaciones
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Fecha
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ALMACN
HOJA
60
DE
73
FECHA
del
rea
tcnica
para
la
validacin
correspondiente, recabando el visto bueno de
aceptacin del producto.
4.0 Cancelacin del vale
para prstamo de
insumos a otras
instituciones
5. DIAGRAMA DE FLUJO
5.1 PARA EFECTUAR PRSTAMOS
INSTITUCIN QUE SOLICITA
DIRECCIN DE
PRSTAMO
OPERACIONES
REA DE ALMACN
INICIO
1
Elabora y entrega solicitud
de prstamo
Recibe solicitud de
prstamo
Autoriza prstamo
Notifica autorizacin de
prstamo a la Direcc. De
Administracin, a la
Subdireccin de Recursos
Materiales y al Almacn
Recibe solicitud de
prstamo
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
61
DE
73
FECHA
REA DE ALMACN
INICIO
1
Recibe oficio para el pago
del prstamo
NO
Cumplen con
las
caractersticas?
1
SI
Cancela vale del prstamo
y entrega comprobante
FIN
No Aplica
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
62
DE
73
FECHA
Especialidad de Oaxaca
Gua Tcnica para la Elaboracin del Manual de Procedimientos
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Oficio
3 aos
Area de almacn
No. De Oficio
Vale de prstamo
3 aos
rea de almacn
No. de Vale
8.0 GLOSARIO
PRSTAMO: Entregar algo a alguien para que lo utilice durante algn tiempo y despus lo
restituya o devuelva.
HOSPITAL: El Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca.
INSUMOS: Material de curacin, material de laboratorio, sustancias qumicas que son propiedad
del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, susceptibles de prstamo.
VALE: Formato establecido para garantizar el prstamo de insumos realizado a otras entidades.
9.0 CAMBIOS DE ESTA VERSIN
NMERO DE REVISIN
FECHA DE LA
ACTUALIZACIN
No aplica
No aplica
No aplica
10.0 ANEXOS
Vale de prstamo
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HOJA
63
DE
73
FECHA
FOLIO:
ENTIDAD:
FECHA:
FECHA
COMPROMISO
OFICIO DE
DE ENTREGA:
AUTORIZACIN:
CANTIDAD
CLAVE
ENTREGA
DESCRIPCIN
CADUCIDAD
RECIBE
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Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
64
DE
73
FECHA
IV. INDICADORES
1. PROPSITO
Reforzar los criterios para las unidades de medicin y periodicidad que debern aplicarse a los Indicadores
establecidos en el punto 5.6 del Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales as como para los dems indicadores establecidos en el almacn, a fin de
verificar que los recursos patrimoniales del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca sean
aprovechados con criterios de eficiencia y eficacia.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable al rea de almacn.
4. INDICADORES A APLICAR
CONTROL DE EMISIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
65
DE
73
FECHA
1. ENCARGADO DE ALMACN
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO
El titular del puesto es responsable de garantizar que los consumibles sean custodiados y conservados
adecuadamente en los almacenes, para su entrega posterior; as como coordinar, organizar, planear y controlar
los recursos humanos, materiales y financieros que permitan un funcionamiento eficiente a nivel operativo y
administrativo del almacn.
FUNCIONES
-
Participar directamente en la recepcin de los bienes surtidos por los proveedores, rechazando la mercanca
cuyas caractersticas no correspondan a la descripcin, cantidad, tipo, precio, rango de caducidad aceptado
y calidad detallado en el pedido u orden de compra; as como toda aquella mercanca que no cuente con
documentacin comprobatoria.
Vigilar que se cumpla el horario establecido para la recepcin de mercanca a proveedores con la finalidad
de realizar el acomodo y registro; as como dar oportunidad para que el proveedor ingrese las facturas a
mesa de control durante el mismo da.
Realizar mensualmente el Reporte de Existencias y el Reporte de Entradas y Salidas de material,
clasificado por partida presupuestal para que previo anlisis de la Subdireccin de Recursos Materiales, sea
reenviado a la Subdireccin de Recursos Financieros para su anlisis, verificacin, conciliacin y registro.
Proporcionar al rea de contabilidad la informacin y documentacin solicitada para la realizacin de las
conciliaciones mensuales.
Supervisar y controlar los niveles de los inventarios por el mtodo de mximos y mnimos, as como informar
en forma mensual de las existencias y movimientos del material a las reas involucradas en la toma de
decisiones respectivas.
Implementacin y aplicacin peridica de los indicadores de almacn (rotacin de inventarios, confiabilidad
de inventarios, determinacin ptima de existencias, tiempos de reposicin, confiabilidad en registros) e
informar los resultados obtenidos al Jefe inmediato.
Elaborar, con el apoyo del personal requerido, los informes y reportes peridicos y eventuales, que sean
solicitados al rea de almacn.
Determinacin de los bienes de lento o nulo movimiento, promoverlos e informarlos a las reas usuarias y al
Comit de Bienes; as como darles el seguimiento hasta el aumento de su consumo o cumplimiento del
destino determinado para los mismos.
Revisin aleatoria de la captura de movimientos en el sistema SAE, verificando que se capturen en la clave,
presentacin, costo, almacn y unidad de medida correctos; as mismo verificar que se encuentren
capturadas todas las compras recibidas y todas las requisiciones de material surtidas.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
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Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
66
DE
73
FECHA
Cotejo peridico entre las facturas de compra recibidas y los pedidos enviados por el rea de compra.
Supervisar la correcta elaboracin de los reportes peridicos generados por las reas de recepcin y de
registro.
Programar y coordinar los conteos fsicos para la toma de inventarios, selectivos y por lo menos una vez al
ao el inventario general.
Supervisin de los procesos de acomodo, surtido, distribucin y registro del material del rea de almacn.
Verificar que se almacenen adecuadamente los materiales y bienes considerando sus propiedades fsicas y
qumicas, as como su fragilidad, caducidad, costo, rotacin, etc.
Participacin en el Programa Anual de Adquisiciones para la dotacin del almacn, proporcionando las
existencias y los consumos histricos registrados.
Recepcin de las requisiciones de compra que presentan los usuarios, informndole a ste de las
existencias resguardadas en el almacn de los productos requeridos.
Presentacin de las requisiciones de compra entregadas por el rea usuaria al rea de compras para su
adquisicin.
Difundir y supervisar el cumplimiento y aplicacin de manuales, lineamientos, instructivos y procedimientos
relacionados con el rea de Almacn.
Supervisar que las instalaciones de los almacenes se mantengan en ptimas condiciones para brindar la
seguridad requerida al personal que labora en el mismo y para garantizar la custodia y conservacin de los
insumos resguardados.
Supervisar peridicamente y en forma programada que el personal adscrito al rea de Almacn, realice en
forma efectiva las actividades inherentes al puesto que ocupa, realizando las observaciones
correspondientes.
Detectar las necesidades de capacitacin del personal a cargo, a fin de promover dicha capacitacin para
incrementar la productividad del rea de Almacn.
Entregar reporte mensual sobre el avance en el desarrollo de los objetivos y metas planteadas para el rea
de almacn en el programa anual operativo de la Subdireccin de Recursos Materiales
Corregir y ajustar las acciones, y/o planes que no cumplan con los objetivos del rea.
Atencin de diligencias y seguimiento a auditoras internas y externas realizadas al rea del almacn.
Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
2. RESPONSABLE DE RECEPCIN
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO
Garantizar que los consumibles recibidos correspondan en cantidad, costo y en caractersticas a lo solicitado en
el pedido u orden de compra, verificando que en todos los casos se cuente con el documento soporte de entrega
que permita su adecuada valuacin. As mismo, deber mantener un control y registro veraz, estricto y oportuno
de la mercanca surtida al almacn y de la mercanca pendiente por surtir por parte de los proveedores.
CONTROL DE EMISIN
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Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
67
DE
73
FECHA
FUNCIONES
-
Recepcin de pedidos de compra directa y por licitacin enviados por el rea de compras (originales y
copia), llevando un control y archivo estricto de los mismos.
Captura de los pedidos enviados por el rea de compras en el sistema SAE para su mejor control.
Revisin de la documentacin para la recepcin de la mercanca (pedidos, facturas y/o remisin), verificando
que la documentacin soporte coincida exactamente con los pedidos emitidos por el rea de compras.
Recepcin de mercanca realizando la cuantificacin fsica en presencia del proveedor, verificando que la
recepcin de los bienes surtidos correspondan en cantidad, presentacin, descripcin y costo con los
adquiridos de acuerdo al pedido u orden de compra emitido por el rea de Compras; as como requerir, en
su caso, del personal especializado para la evaluacin del producto.
Verificar que el material no est daado, defectuoso o con fecha de caducidad menor a doce meses y que
cuente con la documentacin comprobatoria correcta, de lo contrario, ser rechazado.
Informar al jefe inmediato de cualquier anomala o irregularidad presentada en la recepcin de mercanca.
Contar con un control y registro de la documentacin recibida y generada en el rea.
Llevar el control de la mercanca surtida por los proveedores y pendiente por surtir de acuerdo a los pedidos
emitidos por el departamento de compras, emitiendo reportes semanales de los mismos, para su posterior
entrega al departamento de compras, previa validacin de los mismos.
Informar al auxiliar de recepcin y acomodo cuando los insumos entrantes sean una compra para un rea
especfica, para ser etiquetada con dicha informacin e informar inmediatamente al rea solicitante de la
llegada de los productos requeridos.
Participar, con su jefe inmediato, en el anlisis y evaluacin peridica de procesos, actividades,
distribuciones, etc., a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer ms eficiente la recepcin,
registro, guarda, traslados, control de la mercanca y permitan disminuir los niveles de mermas.
Organizar, supervisar y asesorar al auxiliar de recepcin y acomodo en las actividades de recepcin.
Participar en la ejecucin del levantamiento fsico del inventario general y cuando sea requerido, en los
Inventarios peridicos.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones, as
como los productos que localice en mal estado o deteriorados, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
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HOJA
68
DE
73
FECHA
FUNCIONES
- Auxiliar al responsable de recepcin realizando la cuantificacin fsica de la mercanca que ingresa al almacn,
en presencia del proveedor, a fin de verificar que la cantidad, calidad, tipo y precio de la misma corresponda a la
descripcin sealada tanto en el pedido como en la factura o remisin.
- Revisar, clasificar, trasladar y acomodar la mercanca en funcin de la fecha de caducidad, ubicacin,
fragilidad y rotacin de los productos recibidos, vigilando que los mismos se conserven en buen estado.
- Auxiliar al responsable de rotacin y acomodo con el marcaje de la mercanca recibida, considerando para ello
la fecha de caducidad de la misma.
- Informar al responsable de rotacin y acomodo de cualquier cambio de ubicacin que realice en los productos,
o la asignacin de ubicacin para los productos nuevos con la finalidad de que realice los registros de la nueva
ubicacin en el sistema SAE.
- Informar al responsable de la recepcin en caso de encontrar cualquier anomala en la recepcin de bienes
haciendo las anotaciones correspondientes en el documento de recepcin.
- Participar con el jefe inmediato, en el anlisis y evaluacin peridica del plano de distribucin del rea de
almacn, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer ms eficiente el registro y control de la
recepcin, traslado, almacenaje y localizacin de los productos.
- Participar en la ejecucin del levantamiento fsico de inventarios que se realicen, con la finalidad de mantener
el control estricto y veraz sobre las existencias.
- Acondicionamiento y despeje de espacios para la recepcin de compras.
- Apoyo en actividades del auxiliar de surtimiento: traslado del material al rea usuaria, surtimiento de material.Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
Alimentar el sistema SAE con los lotes y las caducidades de cada uno de los productos para llevar un control
exacto de las mismas.
Revisar los pedidos surtidos para detectar los productos contenidos en el listado generado en el programa
Excel de caducidades inferiores a Diciembre 2010 para descargar las salidas del control de productos, esta
CONTROL DE EMISIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
69
DE
73
FECHA
actividad se realizar hasta tener el sistema SAE actualizado con los lotes y caducidades de todos los
productos.
Revisin peridica de los niveles de inventarios, informando al jefe inmediato de los productos que se
encuentren alcanzando los niveles establecidos por las reas usuarias como mnimo o mximo, con la
finalidad de evitar el desabasto o la sobreinversin.
Seguimiento de los bienes de lento o nulo movimiento, promoverlos y llevar un control de los movimientos de
los mismos, hasta el consumo total o baja de los mismos.
Registrar en el sistema SAE cualquier cambio de ubicacin que se realice en los productos, o la asignacin
de ubicacin para los productos nuevos que le indique el auxiliar de acomodo a fin de mantener totalmente
actualizadas las ubicaciones de los productos en el sistema SAE
Revisar constantemente que todos los productos cuenten con etiqueta o rtulo de identificacin, de lo
contrario, etiquetar o rotular los productos que de la misma, a fin de mantener todos los productos
resguardados en el almacn correctamente identificados.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones con el
objeto de prevenir accidentes y evitar daos y prdidas del material.
Participar, con su jefe inmediato, en la elaboracin, anlisis, mejoras y evaluacin peridica de procesos,
actividades, distribuciones y programas de trabajo, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer
ms eficiente la recepcin, registro, guarda, traslados y control de la mercanca, aumentando los niveles de
eficiencia operativa y administrativa y disminuyendo las mermas.
Coordinar el reabastecimiento de material del almacn principal con apoyo del auxiliar de surtimiento y el
auxiliar de acomodo, verificando que la colocacin de los mismos se realice en funcin de la caducidad,
fragilidad, ubicacin en sistema, etiqueta de identificacin y rotacin de los productos.
Vigilar peridicamente que los productos localizados en anaqueles se encuentre debidamente distribuidos e
identificados y que observen niveles de existencia adecuados.
Informar al encargado del almacn cuando algn artculo est por agotarse, por caducar, permanezca sin
movimiento, se encuentre daado, deteriorado o en mal estado, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
Organizar y supervisar al auxiliar de recepcin y acomodo en las actividades de acomodo, traslado y
almacenaje.
Efectuar el marcaje de la mercanca recibida, considerando para ello la fecha de caducidad de la misma.
Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
Revis :
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
70
DE
73
FECHA
peridica de las existencias fsicas contra lo manifestado en el sistema SAE de la papelera, bienes
informticos, impresos y materiales varios realizando inventarios selectivos.
FUNCIONES
-
Captura de entradas en el sistema informtico SAE en los mdulos de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios, a partir de la orden de compra correspondiente, verificando que efectivamente
los productos que aparezcan en el documento soporte (factura o remisin) aparezca en el sistema SAE
como material pendiente por surtir por parte del proveedor.
Al realizar la captura de las compras debe realizar las transformaciones necesarias a las presentaciones y a
los costos a efecto de que el sistema no presente incongruencia en las unidades de medida registradas ni en
los costos promedios generados, as mismo es necesario verificar todas las caractersticas del producto
manifestadas en el documento soporte con la finalidad de registrarlo en la clave correcta, o bien, ingresarlo
con nueva clave.
Captura de salidas en el sistema informtico SAE en el mdulo de papelera, bienes informticos, impresos y
materiales varios, tomando en cuenta que la unidad de medida manifestada en la requisicin de material
corresponda a la unidad de medida que se maneja en el sistema SAE o realizar la transformacin
correspondiente.
Dar de baja en el sistema SAE los productos de acuerdo a la fecha de caducidad surtida tomando en cuenta
la fecha manifestada en la requisicin de material.
Registrar los ajustes correspondientes en el sistema informtico SAE, previa autorizacin del jefe inmediato.
Archivo y control de la documentacin soporte de entradas y salidas de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios, verificando que al momento de archivar todas las requisiciones de material se
encuentren debidamente firmadas, de lo contrario deber dar seguimiento hasta la firma de la misma.
Revisin de los pedidos papelera, bienes informticos, impresos y materiales varios, previa entrega de los
mismos, verificando que coincida el producto entregado fsicamente con la descripcin, unidad de medida,
fecha de caducidad y cantidad manifestada en la requisicin de material.
Efectuar con el jefe inmediato, los inventarios fsicos rotativos y selectivos de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios a realizar durante el ao en el almacn, coadyuvando a su debida
cuantificacin; as como participar en el inventario general, con la finalidad de mantener un control estricto y
veraz sobre las existencias.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones, as
como los productos que localice en mal estado o deteriorados, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
Participar, con su jefe inmediato, en la elaboracin, anlisis, mejoras y evaluacin peridica de procesos,
actividades, distribuciones y programas de trabajo, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer
ms eficiente la recepcin, registro, guarda, traslados y control de la mercanca, aumentando los niveles de
eficiencia operativa y administrativa y disminuyendo las mermas.
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HOJA
71
DE
73
FECHA
Captura de entradas en el sistema informtico SAE en el mdulo de material de curacin, a partir de la orden
de compra correspondiente, verificando que efectivamente los productos que aparezcan en el documento
soporte (factura o remisin) aparezca en el sistema SAE como material pendiente por surtir por parte del
proveedor.
Al realizar la captura de las compras debe realizar las transformaciones necesarias a las presentaciones y a
los costos a efecto de que el sistema no presente incongruencia en las unidades de medida registradas ni en
los costos promedios generados, as mismo es necesario verificar todas las caractersticas del producto
manifestadas en el documento soporte con la finalidad de registrarlo en la clave correcta, o bien, ingresarlo
con nueva clave.
Captura de salidas en el sistema informtico SAE en el mdulo de material de curacin, tomando en cuenta
que la unidad de medida manifestada en la requisicin de material corresponda a la unidad de medida que
se maneja en el sistema SAE o realizar la transformacin correspondiente.
Dar de baja en el sistema SAE los productos de acuerdo a la fecha de caducidad surtida tomando en cuenta
la fecha manifestada en la requisicin de material.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
72
DE
73
FECHA
Registrar los ajustes correspondientes en el sistema informtico SAE, previa autorizacin del jefe inmediato.
Archivo y control de la documentacin soporte de entradas y salidas de material de curacin, verificando que
al momento de archivar todas las requisiciones de material se encuentren debidamente firmadas, de lo
contrario deber dar seguimiento hasta la firma de la misma.
Revisin de los pedidos de material de curacin, previa entrega de los mismos, verificando que coincida el
producto entregado fsicamente con la descripcin, unidad de medida, fecha de caducidad y cantidad
manifestada en la requisicin de material.
Verificar que al momento de la entrega del material la requisicin sea firmada de recibido.
Efectuar con el jefe inmediato, los inventarios fsicos rotativos y selectivos de material de curacin a realizar
durante el ao en el almacn, coadyuvando a su debida cuantificacin; as como participar en el inventario
general, con la finalidad de mantener un control estricto y veraz sobre las existencias.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones, as
como los productos que localice en mal estado o deteriorados, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
Participar, con su jefe inmediato, en la elaboracin, anlisis, mejoras y evaluacin peridica de procesos,
actividades, distribuciones y programas de trabajo, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer
ms eficiente la recepcin, registro, guarda, traslados y control de la mercanca, aumentando los niveles de
eficiencia operativa y administrativa y disminuyendo las mermas.
Contribuir a la aplicacin peridica de los indicadores de almacn (rotacin de inventarios, confiabilidad de
inventarios, determinacin ptima de existencias, tiempos de reposicin, confiabilidad en registros, compras
directas a travs de fondos revolventes) e informar los resultados obtenidos al Jefe inmediato
Reportar al encargado del almacn los productos que se encuentren alcanzando los niveles mnimos y
mximos en el sistema SAE, establecidos previamente por las reas usuarias, con la finalidad de evitar el
desabasto o la sobreinversin.
Participar en la preparacin de informes relativos a la informacin solicitada al almacn.
Verificar y actualizar diariamente el sistema SAHE con la finalidad de actualizar los requerimientos de los
usuarios para que stos puedan ser debidamente programados para ciruga.
Colaborar con el jefe inmediato en el clculo de los indicadores del almacn.
Asistir y participar de las reuniones semanales del circuito quirrgico, informando de las existencias del
material de curacin, as como hacer las propuestas necesarias para la mejora del funcionamiento de dicho
circuito.
Las dems actividades que le sean indicadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
7. AUXILIAR DE SURTIMIENTO
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO
Atender, surtir y entregar de manera oportuna al usuario los materiales requisitados, as como realizar las
operaciones administrativas y operativas que de dichas funciones deriven.
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DE
73
FECHA
FUNCIONES
-
Surtimiento oportuno de material verificando los cdigos, descripciones, unidades de medida y fecha de
caducidad, ya que debe coincidir el producto fsicamente entregado con lo manifestado en la requisicin de
material.
Hacer la anotacin correspondiente en la requisicin de material de la fecha de caducidad de los productos a
entregar.
Verificar que la requisicin de material contenga firma autorizada y que sea firmado de recibido al momento
de la entrega del material al usuario.
Apoyo en el traslado del material al rea usuaria previa revisin del pedido realizada en el rea del almacn
por el responsable del control y registro, en presencia de personal del rea solicitante y previa firma de
recibido de la requisicin de material.
Procurar que el despacho de las mercancas sea gil y oportuno para evitar que las personas que acuden al
almacn pierdan el menor tiempo posible.
Reabastecimiento de material del almacn principal, coordinado por el responsable de acomodo y rotacin;
verificando que el acomodo del mismo se realice en funcin de la caducidad, fragilidad, ubicacin en
sistema, etiqueta de identificacin y rotacin de los productos.
Supervisar constantemente que los pasillos no se presenten obstculos que impidan la fluidez en la
circulacin y disminuya la seguridad para el personal, acomodando el material que se encuentre
obstaculizando.
Informar al encargado del almacn cuando algn artculo est por agotarse, por caducar, se encuentre en
mal estado, permanezca sin movimiento, o se encuentre daado.
En caso de no contar con determinado material, informar al solicitante del mismo, de la existencia de bienes
sustitutos.
Participar activamente en la ejecucin de acciones tendientes a controlar y disminuir los niveles de mermas
de los productos.
Participar responsablemente en las actividades relacionadas con la toma fsica de inventarios que realice el
almacn.
Reportar al encargado del almacn los daos y desperfectos del mobiliario, equipo e instalaciones del rea
de trabajo, a efecto de evitar posibles accidentes de trabajo, as como daos a los productos.
Participar en la elaboracin de los informes y reportes, peridicos y eventuales, que le sean solicitados
Apoyo en las actividades del auxiliar de recepcin, en caso de requerirse.
Apoyo en el traslado del material al rea usuaria previa revisin del pedido realizada en el rea del almacn
en presencia de personal del rea solicitante y previa firma de recibido de la requisicin de material.
Las dems actividades que le sean indicadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
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