ESTRUCTURA DEL TRABAJO GESTIN DEL PROYECTO DE PARADA DE MANTENIMIENTO

1. Introduccin y Objetivo del Proyecto

2. Antecedentes de la empresa
3. Gestin del Proyecto de Parada de Mantenimiento
3.1.

INICIO
3.1.1. Acta de constitucin de la parada (Gua Anexo 1 Formato - Acta de
constitucin de la parada)

3.2.

DISEO BSICO DE PLANEACIN

3.2.1. Plan de Seguridad Industrial (Revisar Anexo 2)
3.2.2. Plan de Contrataciones (Revisar Anexo 3)

3.3.

DISEO DETALLADO DE PLANEACIN

3.3.1. Organigrama del equipo (Representar la estructura de la organizacin
de manera grfica de los involucrados directamente con el proyecto)
3.3.2. Roles y responsabilidades (Definir los roles y responsabilidades segn
el organigrama)
3.3.3. EDT -Estructura de desglose del trabajo (Revisar Anexo 4)
3.3.3.1.
Dividir el proyecto en paquetes de trabajo, tareas y
actividades
3.3.3.2.
Programar las actividades individuales del proyecto y
determinar la ruta crtica.
3.3.4. Proceso Preseleccin de los equipos (Listar los equipos o
equipamiento que deben ser incluidos en la parada de
mantenimiento aplicando la herramienta en el Anexo 5)

INTRODUCCIN
Para el desarrollo del trabajo se toma como base el modelo de Gestin para Proyectos de Parada de
Planta PPP alineado a la metodologa al PMI, para lograr mayor entendimiento se ha detallado los
hitos principales del proyecto y las actividades de los procesos involucrados. Para la presentacin
del trabajo se consideran algunas actividades a profundizar, en los anexos se tiene mayor alcance
de estos componentes.

Modelo de Gestin para Proyectos de Parada de Planta PPP

Este modelo divide el proyecto en cinco etapas o grupos de procesos o etapas (inicio,
planeacin, ejecucin, control y cierre) los cuales permiten al equipo de la parada trabajar
organizadamente evitando as las posibilidades de fracaso.

El inicio, permite establecer las necesidades de la parada, seleccionar el equipo que durante
el transcurso de la parada trabajara de la mano para conseguir los objetivos del proyecto,
entre otros trabajos fundamentales que enmarcar esta etapa de la parada.
En la planeacin, el equipo de la administracin del proyecto trabaja para planificar en
detalle todos los entregables que desarrollaran en la ejecucin. Para el caso de la planeacin
se establecieron dos sub-etapas (diseo bsico de la planeacin y diseo detallado de la
planeacin), puesto que antes de entrar a realizar los trabajos referentes a la planeacin es
preciso realizar las estrategias para el desarrollo de los mismos.
En la ejecucin, se realizan todos los trabajos que durante un largo periodo de tiempo
fueron planificados. En el caso de la ejecucin se establecieron las sub-etapas de preejecucin y ejecucin. Esto debido a que en la pre-ejecucin se realizan todas las labores
de alistamiento de personal y equipos para la ejecucin. Y en la etapa de ejecucin se
desarrollan todos los trabajos referentes a los equipos de la planta y que fueron planeados
por un largo periodo.
El control, permite y asegura que las actividades se realicen correctamente y dentro de los
parmetros de alcance, tiempo y costo.
El cierre, formaliza la aceptacin de la parada y termina ordenadamente el PPP. En la etapa
de cierre la sub-etapa de post-ejecucin hace referencia a los trabajos que se deben
desarrollar en la planta despus de la puesta en marcha de los equipos, como por ejemplo
el retiro de las estructuras que fueron utilizadas en la ejecucin de la parada. Y en la subetapa de cierre se realizan todos los trabajos referentes al cierre administrativo de la
parada.

El modelo consta de las siguientes caractersticas:

El cierre de la parada marca el inicio de la siguiente, lo cual permite elaborar estrategias

para el mantenimiento de los equipos intervenidos de la parada anterior.
El grupo de procesos de ejecucin es claramente definido por las etapas de pre-ejecucin y
ejecucin.

Se presentan las etapas de un proyecto de parada de planta incluyendo las sub-etapas.

Figura: Modelo de gestin para los PPP

A continuacin se muestra grficamente el modelo de Gestin para los PPP, respecto al nivel de
actividad y duracin en el tiempo.

Esta grfica contiene los hitos que se muestran en forma de rombo, estos estn presentes
durante el desarrollo de todo el proyecto; en la siguiente tabla se observan los hitos ms
significativos de la parada.

1. Reunin de alta gerencia.

2. Reunin de la parada
3. Reunin para el
Congelamiento del alcance

4. Puesta en Marcha de
Planta
5. Definidos los horarios
para el turno de los
trabajadores
6. Parada de Planta
7. Puesta en Marcha de Planta
8. Control de la lista de
trabajo Preliminar

HITOS MAS SIGNIFICATIVOS DE LA PARADA

Define el momento en que el proyecto de parada de planta
es puesto en marcha.
Enmarca el inicio formal de un proyecto de parada de
planta por medio de la elaboracin del acta de constitucin.
Hito que determina la finalizacin de la inclusin de
los trabajos en la lista de trabajo.
Este trabajo se inicia despus de realizar la
lista de trabajo preliminar
Arranque de los equipos que se encuentran en la planta.
Desde el momento en que inicia la elaboracin de la ruta
crtica, es preciso confirmar la cantidad de trabajadores
y el turno que les corresponde.
Suspensin de los equipos que se encuentran en
funcionamiento en la planta. Esto para iniciar con la
ejecucin de la parada.
Arranque de los equipos que se encuentran en las planta.
Inicio de los trabajos de seguimiento y control de la
worklist (lista de trabajo) preliminar.
Esto con el fin, de preseleccionar los equipos que
estrictamente deben ser incluidos en la parada.

9. Cierre formal del PPP

Entrega formal del plan de la parada y de los trabajos

realizados por los contratistas.

10. Inicio del

desmontaje de
estructuras
11. Finalizacin de la
desmovilizacin de
equipos y personal

En la medida que se cumplen con los trabajos de la

parada, el equipo debe iniciar con la limpieza del sitio de
trabajo.
Inspeccin e inventario de todos los elementos utilizados
en la ejecucin de la parada, junto con el personal que
estuvo trabajando en la parada.

12. Cierre formal del PPP

Entrega formal del plan de la parada de planta.

Conociendo los procesos y etapas as como los principales hitos se listan las actividades a
desarrollarse en la Gestin de Mantenimiento de una parada de planta, el checklist hace referencia
a las actividades que sern consideradas o estn relacionadas en los componentes solicitados para
la presentacin del trabajo.

ACTIVIDADES DE LOS GRUPOS DE PROCESOS EN LA GESTIN DE MANTENIMIENTO

DE UNA PARADA DE PLANTA
Proceso
Nombre de la
Descripcin de la Actividad
Checklist
Etapa
Actividad
INICIO
Seleccin del
Sern los responsables de guiar a sus
x
equipo de la
equipos al cumplimiento
de
las
administracin de
actividades a realizar desde el inicio
la parada
hasta el cierre de la parada de planta.
Anlisis de
Las
lecciones
aprendidas
son
lecciones
documentos que se realizan despus
aprendidas
de una parada de planta. Estos
contienen tanto aspectos positivos
como negativos generados en la
parada de planta anterior. El anlisis
detallado de estos documentos
permite evitar que las fallas ocurridas
en la parada anterior se realicen
nuevamente.
Elaborar plan
Los hitos de una parada de planta son
preliminar de hitos
eventos que tienen duracin cero y
que pueden tener un impacto
significativo en el desarrollo de la
parada. Al elaborar un plan
preliminar de hitos, el equipo de la
parada debe seguir y cumplir sin
sobrepasar cada una de las fechas y las
actividades propuestas.
Elaboracin
Contiene las actividades que se deben
X
preliminar de la lista realizar en el proyecto de parada de
de trabajo
planta,
incluyendo
tanto
las
administrativas como las operativas
(trabajos a realizar en la planta).
Anlisis histrico de Las contingencias son aquellos
contingencias
trabajos que son descubiertos durante
la
ejecucin
de
la
parada.
Existen dos clases de contingencias: las
que se esperan pero que es
necesario reconfirmarlas por medio de
la inspeccin y las que no se
esperan y que dependiendo del nivel
de complejidad pueden retrasar el
arranque de la parada.
Realizar solicitud de Es el pedido de materiales o equipos
x
materiales
con que comercialmente no se encuentran
amplios plazos de disponibles en el mercado nacional o
entrega
que en el peor de los casos deben ser
fabricados
por
las
empresas
proveedoras de dichos productos.

Acta de
constitucin de la
parada

DISEO BSICO
DE
PLANEACIN

Cuestionamiento
del alcance de la
parada

Congelamiento del
alcance

Definir estrategias
para el plan de
calidad

Listado de
materiales de
plazos normales de
entrega
Definir estrategias
para el plan de
seguridad industrial
Definir estrategias
de contratacin

Organigrama del
equipo de la parada

Es el documento que formaliza el

inicio del proyecto de parada de planta
y facilita que el Gerente y su
equipo comprendan cules sern los
entregables finales de la parada
y los propsitos de la misma.
Es un taller realizado por todo el
equipo de la parada incluyendo
aquellos involucrados que pueden
afectar negativamente la ejecucin de
la parada. En estas reuniones se
estudian y se analizan detalladamente
todos los tems de la lista de trabajo,
adems, se establecen las prioridades
y la viabilidad para cada uno de ellos.
Su finalidad es la suspender la
inclusin de las actividades en la lista
de trabajo, evitando as, el
crecimiento incontrolado de la lista de
trabajo. Todos los trabajos que
quieran ser incluidos en la lista de
trabajo despus de congelado el
alcance deben pasar por un estudio
detallado con el equipo de la parada
para su aceptacin.
Implica identificar que normas de
calidad se adaptan al proyecto de
parada de planta, teniendo en cuenta
que la poltica de calidad debe estar
acorde con las paradas de planta.
Generar las rdenes de produccin
para asegurar que los materiales
se encuentren en la planta en el
momento de la ejecucin.
Identificar y seleccionar cuales son los
riesgos que se pueden presentar en la
ejecucin de la parada.
En esta actividad se analiza la forma
en que el personal externo ser
contratado para la ejecucin de la
parada, teniendo en cuenta el nivel de
especialidad que se requiera para el
desarrollo de los trabajos.
Organigrama del equipo de la parada

DISEO
DETALLADO DE
PLANEACIN

Definir roles y
responsabilidades
de la parada
EDT (Estructura de
desglose del
trabajo)

Elaboracin lnea
base de costos

Invitacin a licitar

Seleccin de
contratistas

Seguimiento a la
curva S

Hacer seguimiento
a compras

Reunin de la
parada incluyendo
a los contratistas

Herramienta que asegura que todos

los trabajos sean asignados al
equipo de planeacin de la parada.
Incluye todos los trabajos a realizar
tanto para el equipo de la
administracin como para el equipo
de la ejecucin de la parada. Esta
estructura divide el trabajo en
paquetes pequeos de trabajo, de tal
manera que su desarrollo sea
fcilmente controlado.
Permite al equipo de la parada tener
un referente en tiempo y costo de los
trabajos que se estn desarrollando,
de tal manera que si uno de los
trabajos se atrasa, se puedan aplicar
estrategias para corregir esos tiempos
sin afectar la fecha de ejecucin de la
parada.
Permite por medio de las conferencias
oferentes informarles a los
contratistas las necesidades de la
parada y as evitar contratiempos por
la falta de claridad en las licitaciones.
Esta actividad permite seleccionar
los contratistas dependiendo del nivel
de especialidad que requiera la
ejecucin o si los contratistas se han
desempeado bien en los trabajos
impuestos por la empresa.
Por medio del anlisis del valor
ganado se realiza un seguimiento
continuo de todas las actividades de la
parada en tiempo y costo, de manera
tal que cualquier demora en los
trabajos sean rpidamente resueltos.
Dado que el proceso de compras
puede verse afectado por mltiples
factores, es preciso mantener
contacto permanente con los
proveedores de la empresa para ver si
el proceso transcurre sin ninguna
complicacin.
Esta reunin se enfoca al reporte de
todos los trabajos que se estn
desarrollando actualmente y
aquellos que van a ser
desarrollados por los contratistas,

PREEJECUCIN

Adecuacin y
preparacin de
herramientas y
equipos

Definir horarios
para el turno de los
trabajadores
Seguimiento al
plan estratgico
de los contratistas

Estrategia para las

comunicaciones en
la parada

Movilizacin del
personal

Movilizacin de
equipos

EJECUCIN

Reporte diario

Planeacin durante
la ejecucin

puesto de es necesario para ellos

conocer el contenido de los trabajos
con anterioridad para la planeacin
de los mismos.
Se realiza un inventario y se verifica el
estado de todas las herramientas y los
equipos que sern utilizados en la
parada de planta, con el fin de evitar
imprevistos que puedan afectar el
arranque de la parada.
Establecer si se realizaran 3 turnos
de 8 horas diarias o 2 turnos de 12
horas dependiendo del personal
disponible en la planta.
Revisar el mtodo que ser empleado
por parte de los contratistas para la
intervencin de los equipos y
constatar que el personal que
ingresara a la planta para la ejecucin,
este al da con los aportes a salud,
pensin y riesgos profesionales.
Establecer el mtodo, seleccionar y
comprar los equipos que sern
empleados por los supervisores y todo
el equipo de la parada para mantener
sus comunicaciones.
Preparar e informar al personal de
todos los trabajos que se van a
realizar en la planta, incluyendo
aquellos riesgos que se pueden
presentar.
Inicio de la movilizacin de
estructuras, andamios, herramientas
y equipos que sern empleados en
la ejecucin de la parada. Esta
movilizacin puede tardar varias
semanas dependiendo de la
complejidad del trabajo a realizar.
Es un reporte que se realiza para
analizar todos los trabajos
emergentes presentados en la parada.
Es la planeacin que se realiza
despus para los trabajos que no se
esperaban en la ejecucin y que de no
realizarlos, estos podran tener un
impacto negativo en la puesta en
marcha de la planta.

Seguridad durante
la ejecucin

POSTEJECUCIN

Desmontaje de
equipos/estructura
s
Elaboracin de
informes referentes
a la parada

CIERRE

Taller de lecciones
aprendidas

Informe final de
costos

Reporte final de la
parada

Al iniciar cada turno se efecta una

revisin de todos elementos de
seguridad que deben tener los
trabajadores que se encuentran en la
parada y se realiza un reporte al final
de la parada de los eventos ms
riesgosos a los que estuvo sometido
el personal.
Desmovilizacin de las estructuras
(andamios) y los equipos que fueron
empleados en la parada.
Cada una de las disciplinas que
trabajaron en el proyecto deber
elaborar un informe de los trabajos
realizados y aquellos trabajos que
quedaron pendientes.
Tanto el equipo de la administracin
como el de ejecucin de la parada se
renen en varias ocasiones para
determinar los aspectos positivos y
negativos de la parada.
Es el reporte final de los costos en
materiales, mano de obra,
alimentacin, entre otros costos
indirectos invertidos en la parada.
Este incluye adicionalmente un
consolidado de todos los reportes
semanales y mensuales que se
presentaron durante el desarrollo del
proyecto de parada de planta y el
balance entre en tiempo planeado y el
tiempo real.
Informe de todos los trabajos
realizados en la planta por el
equipo de la parada.

ANEXO 1. ACTA DE CONSTITUCIN DE LA PARADA

El formato modelo se dise teniendo en cuenta los tems que la gua PMBOK presenta para
la elaboracin del acta de constitucin de los proyectos. En este formato se incluyeron
los siguientes tems:
1. JUSTIFICACIN: Describir los propsito por los cuales se realizara en la parada.
2. STAKEHOLDERS:
Personas que pueden afectar positiva o negativamente el
desarrollo de la parada.
3. ENTREGABLES DE LA PARADA: Descripcin especfica, medible y realista de los
productos que se deben entregar.
4. SUPUESTOS: Factores que se consideran verdaderos, pero que an falta por
confirmar.
5. RESTRICCIONES: Factores que limitan el desarrollo del proyecto.
6. HITOS DE LA PARADA: Elaborar un listado de las fechas ms significativas del
proyecto.
7. PRESUPUESTO RESUMIDO: Elaborar un presupuesto (+/- 30%), teniendo en cuenta
la informacin histrica de proyectos anteriores. (No se requiere presentar para el
trabajo)

ACTA DE CONSTITUCIN
NOMBRE DEL PROYECTO
FASE DEL PROYECTO
RESPONSABLE
FECHA

JUSTIFICACIN
Describir los propsito por los cuales se realizara la parada

STAKEHOLDERS (INVOLUCRADOS)
Personas que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la parada.

ENTREGABLES DE LA PARADA
Descripcin especfica, medible y realista de los productos que se deben entregar.

SUPUESTOS
Factores que se consideran verdaderos, pero que an falta por confirmar. Ej. El inventario de los
repuestos llegar el da 20 de agosto.

RESTRICCIONES
Factores que limitan el desarrollo del proyecto. Ej. En una empresa de acueducto el servicio
deber ser reestablecido a los 3 das del corte.

HITOS DE LA PARADA
Elaborar un listado de las fechas ms significativas del proyecto. Ej. El inicio y el final de cada fase
de la parada.

PRESUPUESTO RESUMIDO
Elaborar un presupuesto (+/- 30%), teniendo en cuenta la informacin histrica de proyectos
anteriores. Ej. Si el repuesto de un equipo tiene un valor de 1000.000 se realiza el presupuesto
sobre el rango de (700.000 y 1300.000) (No se requiere presentar para el trabajo)

ANEXO 2. PLAN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

El plan de seguridad industrial tiene como objetivo identificar y seleccionar cuales son los
riesgos que se pueden presentar en la ejecucin de la parada.
Para el trabajo aplicar y utilizar una matriz para el plan de seguridad que contenga esta
informacin como mnimo.

Identificacin de los riesgos: Consiste en identificar el rea de trabajo, las condiciones

de trabajo, la fuente y los posibles efectos que pueden presentarse al realizar
dicha actividad.
Anlisis de los riesgos: Por medio del grado de peligrosidad y el factor ponderado es
posible conocer el grado de repercusin que tiene el riesgo con el trabajador.
Respuesta a los riesgos: Consiste bsicamente en proponer soluciones a los riesgos
que fueron analizados, con el fin de evitar que el personal encargado de los trabajos
en la ejecucin sufra daos que puedan ser irreversibles para la salud del mismo.

ANEXO 3. PLAN DE CONTRATACIONES

Para desarrollar el plan de contrataciones primero se debe identificar si se requerir la
contratacin de una empresa/personal externo para desarrollar el trabajo o este es realizado
con personal propio. (Justificar en el trabajo)
Si se requiere una contratacin, se debe analizar:
La forma en que el personal externo ser contratado para la ejecucin de la parada
La seleccin de los trabajos que necesitan de contratistas para llevar a cabo
Considerar el nivel de especialidad que se requiera para el desarrollo de los trabajos
Para la seleccin de contratistas se presentan las pautas a tener en cuenta para la
seleccin de los contratistas.
ANEXO 4. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL PROYECTO (EDP)
La EDP es una fragmentacin natural del proyecto para llegar al producto final con el objetivo
de:
- Identificar y definir el trabajo a desarrollar.
- Identificar a los responsables de cada trabajo. (Relacionada al punto 3.3.2. Roles y
responsabilidades)
- Obtener un mecanismo para la distribucin del trabajo y datos del proyecto.
Dividir el proyecto en paquetes de trabajo, tareas y actividades
Es necesario subdividir los paquetes de trabajo de la EDT en tareas y actividades.
- Identificar las actividades necesarias a realizar en el proyecto de la parada de
mantenimiento
- Determinar la secuencia de las actividades del proyecto, se debe realizar una
representacin grfica de todas ellas, indicando sus relaciones entre las actividades
(Relaciones de Fin-comienzo, Fin-Fin, Comienzo-Comienzo, Comienzo-Fin)
Programar las actividades individuales del proyecto y determinar la ruta crtica.
Programar las actividades durante los prximos 12 meses, cuantas paradas de
mantenimiento se requiere, los trabajos y sus actividades a desarrollar son iguales
para las siguientes paradas de mantenimiento o varan. Justificar.

ANEXO 5. FLUJOGRAMA DE PRESELECCIN DE EQUIPOS