CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE

PROYECTOS PMI 2007

Metodología para la implementación

efectiva de una PMO
(Project Management Office)
Jesús Dominguez
Project Management & Business Consulting Group
Session 2 – Track B

PMI Capítulo Perú

 Agenda
1. Entorno actual de las empresas

2. Importancia de las PMOs

3. Niveles de Madurez de una PMO

4. Aspectos claves en la implementación de una PMO

5. Metodología para la implementación de una PMO

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 Entorno actual de las empresas
Conflictos entre No hay mejora continua Proyectos no alineados a
proyectos las estrategias de la
compañía
Portafolio de proyectos

Proyecto 1
Proyectos fuera de Cambios Conflictos internos
fecha y costo Programa 1 Proyecto 2 entre recursos del
proyecto
Proyecto 3 Riesgos
Proyecto 4
proyecto 5
Programa 2
Problemas
Resistencia
Insatisfacción al cambio
Programa 3 proyecto 7
de usuarios
Proyecto 6 proyecto 8

Abr Ago Oct Dic tiempo

Bajo compromiso del No hay línea de
personal en proyectos carrera en proyectos

Falta apoyo ejecutivo

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 ¿Qué es una PMO?
Una oficina de gestión de proyectos (Project Management Office) es una
unidad de la organización encargada de centralizar y coordinar la gestión de
proyectos a su cargo. A través del soporte en la iniciación, planeación,
ejecución, control y cierre de los proyectos

Cultura de
Gerencia de
Proyectos

Proy1 Proy3 Proy5 Proy7

Proy2 Proy4 Proy6 Proy8

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 Importancia de las PMO
• Mejora la alineación de los proyectos • Mejora los ciclos de
con los objetivos estratégicos duración de los proyectos

Proy. 1

Proy. 2

Proy. 3

Fin Real Fin Planificado

• Reduce los costos de entrega de los

proyectos.

• Gestiona pro activamente los riesgos y problemas.

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 Importancia de las PMO
• Mejora la definición y gestión del alcance del proyecto.
• Provee más oportunidades para re usar conocimiento.
• Mejora la precisión de los tiempos y costos estimados.
• Mejora la comunicación con los clientes e involucrados.
• Mejora la gestión de los recursos y las personas.

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 Niveles de madurez de la PMO

Sostenido
Nivel 5
Integrado
Nivel 4
Madurez

Gestionado
Nivel 3
Planeado
Nivel 2
Ad-hoc
Nivel 1
Conceptos Diseño y Implementación Funcionamiento Cambio cultural
Desarrollo Piloto Global Total organizacional

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 A considerar…

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 Aspectos Claves en la
implementación de una PMO
• La implementación de una PMO es un proyecto de cambio
organizacional por lo que antes de empezar el proyecto se debe
realizar una fase de toma de conciencia de parte del personal de
proyectos.
• La metodología se trabajará con los jefes de proyectos más experimentados de la
organización para facilitar el despliegue general a través de la creación de un comité de
Gerentes de Proyectos.
• La metodología debe estar compuesta por un número limitado de entregables por
cada etapa, fácil de usar y donde el valor de cada uno de ellos pueda ser percibido por
sus usuarios. Ejecución y
Inicio Planificación Control Cierre

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 Aspectos Claves en la
implementación de una PMO
• La comunicación es el mejor aliado de una implementación de
PMO. Durante el proyecto defina presentaciones masivas y
reuniones de consultas periódicas para aclarar cualquier duda de
parte del personal.

• El éxito de la gestión de los proyectos no depende solo de los

jefes de proyectos, involucre a todo el personal que participa en los
proyectos de tal manera que sientan que su contribución es parte de
la solución.

• Asegure el apoyo ejecutivo de alto nivel, de lo contrario no realice el proyecto

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 Aspectos Claves en la
implementación de una PMO
• La implementación de su PMO debe ser considerada como un proyecto y gestionado
formalmente (inicio, planificación, ejecución y control, cierre).

Sostenido Nivel 5
• Planifique la metodología de

Madurez
Integrado Nivel 4
implementación de la PMO y su Gestionado Nivel 3
proceso de maduración. Planeado Nivel 2
Ad-hoc Nivel 1
Concepto Diseño y Implementació Funcionamiento Cambio cultural
s n
Desarrollo Total organizacional
Piloto Global
2007 2008 2009 2010

• Al poner en práctica la metodología desarrollada para la organización, seleccione

un grupo de proyectos donde los involucrados puedan percibir el valor que está
generando a la organización.

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 M O
P

¿ Qué pasos
debo seguir ?

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 Metodología para la
implementación de una PMO
8. Despliegue
7. Proyecto general
6.Implementación Piloto
de Metodología de y QA
Gestión de Proy.,
5. Implementación
Infraestructura,
PMO – Métricas
4. Evaluación Obtener aprobación
3. Obtener de prácticas
compromiso actuales
2. Proyecto
Gestionar del sponsor Piloto
1.Definir el cambio
Objetivos
Mida las
Modelo OPM3 Preparación del variables de
Plan del Proyecto valor
Concientice a la
(Alcance, Comunicación,
gerencia y al
Riesgos, Costos, otros)
¿Qué se quiere personal de la
y variables de valor
lograr? necesidad del
cambio

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 Metodología para la
implementación de una PMO
1. Definir Objetivos: Se declaran los objetivos que se
3. Obtener
quiere lograr con la implementación de la PMO. Estos
2. compromiso objetivos deben estar alineados a los objetivos
Gestionar del sponsor
el cambio
estratégicos de la organización.
1.Definir
Objetivos

2. Gestionar el cambio: Crear cultura de proyectos en una

organización a través de una PMO, requiere ser trabajado como
un proyecto de cambio organizacional.

3. Obtener compromiso del sponsor: Esto será clave para el sostenimiento del
proyecto a lo largo de su gestión, recuerde que en las primeras etapas el valor de
una PMO aún no se percibe en forma tangible.

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 Metodología para la
implementación de una PMO
4. Evaluación de prácticas actuales: A través de una evaluación de la
madurez de gerencia de proyectos, se conocerá el estado actual de
4. Evaluación mejores prácticas usadas por la organización y esto permitirá planificar
de prácticas detalladamente las mejores prácticas necesarias para desarrollar
actuales
posteriormente la metodología de gestión de proyectos para la empresa.

Mejores Prácticas
Proyecto

45,00%
Estado de mejora de
los procesos
Estandarizado
20,00%
35,00%

Portafolio Programa
20,00%
10,00%
En mejora Medido
OPM3: Organizacional Project 16,00%
14,00%
Management Maturity Model

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Controlado
 Metodología para la
implementación de una PMO
5. Implementación PMO: Se capturan las necesidades y
expectativas de los involucrados para definir el tipo de PMO ideal para
5. Implementación la organización. Luego de esto definiremos los roles y funciones de la
PMO – PMO, así como los tipos y tamaños de proyectos a administrar con la
Obtener aprobación
metodología

Tipos de PMO
Estación metereológica Torre de control Bolsa de recursos
Weather Station Control Tower Resource Pool
• Mejorar calidad de procesos • Contratar Project
• Monitoreo
de gestión Managers
• Definir y Mejorar estándares a • Gestionar Project
• Informar situación
utilizar Managers
Actividades
• Proporcionar soporte y guías • Formar Project
• No influye en los proyectos
para el uso de estándares Managers de la empresa

• Vigilar el seguimiento

Willian Casey y Wendi Peck:

“Choosing the Right PMO Setup"

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 Metodología para la
implementación de una PMO
5. Implementación PMO - Funciones

5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación PMO

Metodología y Entrenamiento y Auditoría y

Revisión (QA) Portafolio
Soporte Mentoría Consultoría
•Procesos • Competencias • Revisión del • Auditoría en • Plan Estratégico y
•Herramientas • Currícula de gestión de presupuesto
•Plantillas Entrenamiento cumplimiento de • Selección y Priorización
•Estándares • Entrenamiento / la Metodología proyectos • Seguimiento del
•Lecciones Mentoría. • Asesoría y Portafolio.
aprendidas • Certificación Interna
(Quality
Consultoría • Benchmarking
• Certificación PMP Assurance) • Seguimiento post-
producción de beneficios
propuestos
• Cultura de Gerencia de
proyectos
• Recuperación de
proyectos

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 Metodología para la
implementación de una PMO
5. Implementación PMO - Roles
5. Implementación
PMO –
Obtener aprobación
Gestor de Proyectos
• Valida los cronogramas de
proyectos grandes y de alto riesgo.
• Mantiene la Metodología de GP
• Lecciones aprendidas
• Entrenamiento y tutoría
• Provee consultoría al personal de
gestión de proyectos acerca de la
metodología.
• Evaluaciones del desempeño
PMI Capítulo Perú
Director de Oficina de
Proyectos
Administrador del Portafolio
de Proyectos
• Administra el portafolio de proy.
• Alinea las estrategias de negocio
• Administra la capacidad instalada
de los recursos del personal de
proyectos.
• Realiza un seguimiento post
producción de beneficios.
• Roles y responsabilidades
• Reuniones de seguimiento al portafolio
• Sponsor en Gestión de Proy.
• Cultura de Proyectos
Jefes de Proyectos
• Dirige el desarrollo en forma óptima
del proyecto.
• Elabora y controla el plan de proy.
• Comunica y Mitiga riesgos y prob.
• Revisa el avance del proyecto
• Revisa y valida entregables de proy.
• Identifica riesgos y problemas
• Realiza el monitoreo del
cronograma.
 Metodología para la
implementación de una PMO
5. Obtener aprobación de la Alta Gerencia: La reunión de
aprobación del proyecto de implementación de la PMO que se realice
5. Implementación con la alta gerencia debe estar acompañada de la presentación de un
PMO – plan de proyecto donde se tenga claro el alcance, los costos, el
Obtener aprobación tiempo, los riesgos durante el período que dure el proyecto.

Alcance

Costos

Tiempos
Plan del
Proyecto Riesgos

Comunicaciones

PMI Capítulo Perú

 Metodología para la
implementación de una PMO
6. Implementación de la metodología de gestión de proyectos:
El desarrollo de la metodología de gestión de proyectos deberá ser
estándar y customizada a las necesidades de la organización.
6.Implementación
de Metodología de La metodología debe ser fácil de entender y usar por parte de los
Gestión de Proy., gerentes de proyectos ya que permitirá tener consistencia y mayor
Infraestructura, efectividad en la gestión de los proyectos. Asimismo, debe tener el mínimo
Métricas
de formatos necesarios y debe estar integrado a las actuales buenas
prácticas de gestión de proyectos que la organización tenga vigente.

Inicio Planificación Ejecución y Control Cierre

Reportes Control
de De
estado cambios
Project Plan Informe
Charter Proyecto Final

Lecciones
Aprendidas

PMI Capítulo Perú

 Metodología para la
implementación de una PMO
6. Infraestructura - Métricas
Infraestructura: Como parte de esta etapa, debe desarrollarse una
6.Implementación
estructura de directorios de los proyectos y/o la organización de los
de Metodología de mismos en un sistema EPM con el que disponga la organización.
Gestión de Proy., Métricas: Permitirá evidenciar en forma temprana la salud de los
Infraestructura, proyectos, los mecanismos de seguimiento de métricas con un comité de
Métricas
seguimiento que tome decisiones en base a estos indicadores asegurará
el éxito de los proyectos. Como resultados de este seguimiento se puede
incrementar los recursos de un proyecto, cambiar al alcance de otro, incluir
nuevos proyectos, despriorizar otros, etc.

PMI Capítulo Perú

 Metodología para la
implementación de una PMO
7. Proyecto Piloto: Durante el despliegue de la metodología de gestión de
proyectos se identifica uno o dos proyectos pilotos con los que se pone en
7. Proyecto prueba la metodología desarrollada, así mismo se pone en práctica las
Piloto y QA funciones e infraestructura de la PMO.
Proyectos

P1
P2 Reportes Control
de De
estado cambios
P3 Project Plan Informe
P2 Charter Proyecto Final

Lecciones
Aprendidas

• Metodología
• Soporte • Directorios • Variación Costo
• Entrenamiento • Comunicaciones • Variación Tiempo
• Revisión • otros
Funciones Infraestructura Métricas
 Metodología para la
implementación de una PMO
7. Aseguramiento de la Calidad (QA): Para que la cultura de proyectos
sea sostenida en el tiempo es importante contar con un proceso de
8. Despliegue aseguramiento del uso de la metodología de proyectos; por ello se deberá contar
7. Proyecto general con un mecanismo de revisión de cumplimiento de las prácticas de la
Piloto y QA metodología. El encargado de liderar el proceso de QA será la PMO

Procesos
Desarrollo
Reportes de Control de Lecciones Informe
de Plan del
estado cambios aprendidas Final
Proyecto

Proyectos
• Aula virtual   X X X
• Biblioteca on line  X  X X
• Examenes on line   X  X

No Conformidades

8. Despliegue general: Finalmente se procede al despliegue total de la metodología entrenando a los

Ejecutivos, Gerentes de proyectos, jefes de proyectos y otros recursos involucrados en los proyectos
 Contact Information
• Organización: Project Management &
Business Consulting Group

• Cell: (01) 90 00 17 67

• E mail: jdominguez@pmbcg.com
jesus_dc2@yahoo.es
• Session 2 – Track B

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