CONTENIDO: PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA

INFORMACIN EN LA EMPRESA.
APRENDIZAJE ESPERADO: MANEJA LOS PROCEDIMIENTOS DE INFORMACIN
QUE SE UTILIZAN EN LA EMPRESA.
LA INFORMACION Y SU TRATAMIENTO EN LA EMPRESA
El general podramos decir que 'informacin" es todo aquello que se da y recibe sobre un
hecho, tema o situacin.
A continuacin encontrars cinco puntos importantes, que tienen relacin con el
tratamiento que debemos darle a la "INFORMACIN" desde el punto de vista de la
empresa.

TRATAMIENTO DE INFORMACIN.
1 Recogida de Informacin.
Tu sabes que existen muchas maneras de dar y recibir informacin. Mencionaremos las
ms comunes:
a.- Informacin Telefnica: Constantemente nos estamos comunicando a travs del
telfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con
bancos, etc.
b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma
personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc.
Respecto a la informacin oral es de suma importancia tener presente que:
LA INFORMACION QUE SE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA
PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE
DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PBLICA Y DEBE
RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIN.
LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS
DE QUE LA COMUNICACIN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA.
ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIA LA INFORMACIN.
c.-Informaciones Escritas:
Existe una cantidad enorme de informacin escrita que se maneja en la oficina y que tu
iras conociendo en su oportunidad.
Tambin recolectamos informacin de: peridicos, revistas especializadas, folletos
publicitarios, material de promocin, publicaciones oficiales, etc.

2 Registro de Informacin.
Para tener un control eficiente de la informacin esta debe registrarse en el momento de
ser recibida. Existen registros computacionales y manuales.
Por ejemplo: un recado telefnico deber ser registrado en un impreso adecuado para
ello.
Si un documento ser utilizado por ms de una persona debers fotocopiarlo para evitar
su prdida.
La correspondencia recibida y los documentos sern registrados en un libro especial o
en el registro computacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o
secciones de la empresa.

Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.

3 Elaboracin de la Informacin.
Antes de utilizar la informacin, sta ha de ser elaborada. Su elaboracin necesitara
realizar los siguientes pasos:
Paso1: Calcular si la informacin se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc.
Paso2: Cotejar recolectando informacin de varias fuentes, analizar, interpretar, redactar,
resumir, editar, si la informacin se refiere a informes o antecedentes.
Paso3: Mecanografiar o almacenar la informacin en un computador.
La elaboracin de la informacin, posiblemente cambie su forma, dependiendo del tipo
de empresa o institucin en que se generen.

4 Comunicacin de la Informacin.
La informacin ha de ser entregada o transmitida a toda persona que necesite conocerla
o utilizarla. Para ello podemos usar las siguientes vas:
De forma verbal y personal
Mediante la utilizacin del telfono
Envindola por correo tradicional o electrnico Mediante Fax
A travs de imgenes: por ejemplo en la pantalla de un computador.
Por medio de folletos, catlogos y revistas.

5 Almacenamiento de la Informacin.
Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus
actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de
tener absolutamente claro que es lo que tiene y lo que no tiene, y cmo se est llevando
a cabo el trabajo. Toda empresa debe tener un sistema para controlar la informacin
relacionada con:
Proteccin de nuevas creaciones, productos o servicios.
Controlar el efectivo de caja y otros valores.
Tener al da los seguros correspondiente contra robo, accidentes, incendios, etc.
Controlar las salidas de bodegas, existencias, etc.
Preservar la informacin concerniente a contratos, pagos a clientes, informes de
personal, carpetas del personal, correspondencia en general.
La llamada "era de la informacin" ha despertado una importancia inusitada respecto al
almacenamiento y conservacin de la informacin, entendida como el registro de datos
con algn significado de importancia, cualquiera que sea el medio que se utilice para
ello, y parte de la cual se encuentra en los llamados archivos administrativos.
Varias razones han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos:
1. La proliferacin de documentos que hace ms difcil su organizacin y conservacin.
2. La necesidad de obtener informacin til, precisa, oportuna y veraz, que garanticen el
xito de la toma de decisiones, puesto que una buena decisin requiere igualmente de
una buena informacin.
3. El desarrollo de medios electrnicos para el manejo, conservacin y recuperacin de
la informacin.
El proceso de comunicacin que engloba nuevas actividades y requerimientos de la

empresa moderna en cuanto al traspaso datos por los flujos de informacin, ha sufrido
una gran transformacin al estallar el cambio de la era industrial a la era de la
informacin.