Jeroen Sangers

Tiempo Efectivo
Una seleccin de diez aos de artculos en el Canasto

Tiempo Efectivo

Jeroen Sangers 2016 Todos los derechos reservados

Todos los artculos de el Canasto y de este libro estn publicados bajo una licencia Creative Commons de Reconocimiento 4.0. Eres libre de copiar, redistribuir, remezclar, y transformar pblicamente
la obra y hacer obras derivadas para cualquier finalidad, incluso comercial. Debes reconocer adecuadamente la autora, proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se han realizado cambios. Puedes
hacerlo de cualquier manera razonable, pero no de una manera que sugiera que tienes el apoyo del
licenciador o lo recibes por el uso que hace. Ms informacin:
http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.es
El icono Tiempo usado en la portada es de Richard de Vos.
i

Piensa como un hombre de accin y acta

como un hombre de pensamiento

Henry Bergson

ii

Introduccin

A veces, parece que las estrellas se alinean y

crean la situacin perfecta para que pasa algo
nico. Yo he tenido uno de estos momentos en
otoo del ao 2006.

poda

gene-

La primera estrella era mi inters en el tema de

rar ingre-

la productividad personal. Es una estrella que

vos mediante la

ya hace mucho tiempo estaba conmigo; creo

blog para promocionar mi servicio de alojamien-

que ha aparecida cuando todava estudiaba en

to web.

la universidad y tena que compaginar mis estudios con un trabajo por las noches y varios cargos como voluntario en una ONG internacional.
Cada semana dedicaba al menos una hora leyendo artculos en holands e ingls sobre la
productividad personal para aprender cmo tena que organizar mis tareas para mantener mi
vida en equilibrio.

sos pasipublicidad) y un

La tercera estrella fue un comentario de un cliente sobre las faltas de ortografa en un email que
le haba enviado. En este momento ya viva casi
cinco aos en Espaa, pero en mi trabajo en el
departamento internacional de una empresa de
informtica hablaba todo el da en ingls, holands, cataln o alemn; nada de espaol. Mi
cliente tena razn, mi nivel de castellano no

Otra estrella que ya hace tiempo estaba coloca-

estaba al nivel de alguien que ya hace un tiem-

da al firmamento era mi inters para los blogs.

po vive en el pas.

Empez mi primer blog en el ao 1997, cuando

la palabra blog ni siquiera exista. Adems de
mi blog personal, mantena dos blogs ms durante este verano: tena un blog medio abandonado sobre los puntos de venta y cajas registradoras (resultado de un experimento para ver si

La cuarta estrella apareci cuando decid cambiar mi lectura productiva. En lugar de leer artculos en holands e ingls, decid buscar fuentes de informacin en castellano y as utilizar mi
inters en la productividad personal para mejo-

iii

rar mi nivel de este idioma. Busqu en Google,

En el momento de escribir este texto, hay 3.440

pero por mi gran sorpresa no encontr ningn

artculos publicados en el Canasto. La gran ma-

blog espaol dedicado a mi tema favorito.

yora los he escrito yo, pero tambin he podido

Visto las estrellas alineadas as, el resultado

era obvio: combinando mi inters en la productividad personal, mi experiencia en crear blogs,
mi bsqueda de un proyecto nuevo en castellano y la falta de blogs sobre la productividad personal en castellano, el nico resultado podra

contar con la ayuda de 73 autores invitados

que, entre otros, me han ayudado a mantener el
blog vivo durante mis vacaciones. Puedo decir
que casi todos los expertos hispanohablantes
en la productividad personal han colaborado en
algn momento.

ser montar mi propio blog de productividad per-

Desde mi perspectiva, el Canasto es mucho ms

sonal en espaol.

que un blog. Es un centro de aprendizaje, es

Cre una nueva cuenta en mi servidor, instal

WordPress, busqu un tema con un diseo sencillo y el da 1 de diciembre publiqu el primer
post en el blog llamado el Canasto.
Muchas personas me han preguntado por el origen de este nombre. Sencillamente he revisado
los pocos documentos que tena sobra la productividad personal en castellano en busca de una
palabra relacionada con la productividad, pero
sin que sea una palabra muy utilizada y con po-

una comunidad, es una manera de ser, y es

mi manera de contribuir a crear un mundo mejor.
Desde hace un poco ms de cinco aos, el Canasto tambin es mi principal fuente de ingresos. El enorme xito del blog ha hecho posible
dedicarme el 100% a ayudar miles de profesionales, equipos de trabajo y organizaciones a mejorar su efectividad; un trabajo de que disfruto
cada momento.

sibilidad de registrar un dominio. En uno de es-

Este xito no ha sido posible sin el gran apoyo

tos textos encontr un captulo sobre los Canas-

de mis lectores, quien me han animado con sus

tos de Entrada.

emails, tweets, comentarios y crticas o simple-

Ha pasado mucho desde entonces.

mente visitando el blog.

Para dar las gracias a todos los que me han apoyado, he creado este libro con una seleccin de

iv

lo que en mi opinin es lo mejor que he publicado en estos diez aos.

Pero mi viaje an est lejos de terminado. Tengo
grandes planes para el futuro y maana ya estar escribiendo ms material para ayudarte a mejorar tu productividad personal.
Espero que disfrutas mucho de este libro.
Jeroen Sangers

1
Hbitos Productivos

Somos lo que hacemos, da a da.

de modo que la excelencia no es
un acto, sino un hbito
Aristteles

Preprate para ser ms productivo

Enhorabuena! Has decido mejorar tu productivi-

y el mtodo que eliges para ser ms eficaz, an-

dad personalsino, no estaras leyendo este ar-

tes de implementarlo hay que estar preparado.

tculo. Seguramente has empezado con la lectu-

una revista dedicada a la productividad e inclu-

PASOS PREVIOS PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN MTODO DE PRODUCTIVIDAD

so has ledo algn libro. Ms que suficiente para

Probablemente nadie te ha enseado cmo hay

tener algunas ideas sobre qu hacer para mejo-

que organizarte y planificar el trabajo. Nadie te

rar tu gestin del tiempo.

ha explicado cmo utilizar el calendario y la lis-

ra de algunas fuentes de informacin sobre el

tema: artculos en los diarios, posts en blogs,

Ahora qu haces? Hay mil cosas en tu manera

de vivir y trabajar que puedes cambiar y que segn los grus te harn ms productivo. Por dnde empiezas? No puedes cambiarlo todo a la
vez. Qu es mejor: buscar un buen gestor de tareas, empezar con algunos trucos , utilizar un
mtodo sencillo de gestin del tiempo o esforzarte para implementar un mtodo completo de
productividad personal?

ta de tareas. Has empezado a desarrollar tu propio sistema de trabajo en el colegio. Luego, basado en las experienciasqu funciona y qu
nohas aadido nuevos hbitos y has eliminado algunos otros. El resultado es un patchwork
de hbitos que llevas utilizando desde hace mucho tiempo. Cambiar tus hbitos productivos no
es fcil, especialmente porque los has utilizado
durante muchos aos. Para mejorar las probabilidades de xito, te comparto algunos consejos

Cada persona es diferente en necesidades, en

experiencia previa, en gustos, en disponibilidad

prcticos:

y conocimiento de tecnologa Una de las razo-

DETERMINA EL OBJETIVO

nes por las que existe tanta literatura sobre la

Stephen Covey habla de comenzar con un fin

productividad personal es el hecho de que no

en mente. Antes de empezar con un proceso tan

hay una solucin universal. Sea cual sea la ruta

difcil, creo que es importante tener claro qu es

logrado las dos cosas a la vez. Antes de empe-

exactamente lo que quieres conseguir.

zar con la implementacin de un mtodo de pro-

He visto demasiadas veces a personas decepcionadas porque esperaban obtener ms tiempo

libre, pero al final slo han conseguido hacer

ductividad, hay que saber y aceptar que no vas

a obtener resultados rpidos. Las cosas que valen la pena requieren su tiempo.

ms trabajo en el mismo tiempo. Cul es el re-

HAZ UN RESET

sultado deseado? Por qu quieres esforzarte a

En este momento seguramente ya utilizas una

mejorar tu productividad personal? Quieres te-

agenda y una lista de tareas. La tentacin de

ner los fines de semana libre de trabajo, quieres

usar el sistema actual es muy atractiva, pero es

sobrevivir en la oficina o quieres conseguir tus

peligrosa. Un nuevo mtodo de productividad

sueos en el futuro?

seguramente implica una nueva manera de ver

Tener claro qu deseas conseguir te ayudar,

porque da motivacin en los momentos difciles, porque facilita el seguimiento del progreso

las cosas. Si mantienes tu lista de tareas actual,

te quedars atrapado en la manera actual de
pensar.

y porque es la nica manera de saber si lo has

Es mejor tratar la informacin en tu sistema ac-

conseguido.

tual como input para el nuevo sistema. Imprime

PREPRATE PARA UNA LARGA

BATALLA

tus tareas, djalas en tu bandeja de entrada y

borra toda la informacintareas, proyectos,
etiquetas, contextosdel gestor de tareas.

Cambiar tus hbitos productivos no es fcil. Estudios cientficos han mostrado que necesitas en-

BUSCA AYUDA

tre 18 y 256 das para formar nuevas rutinas, de-

Ests en el punto de hacer una cosa muy difcil,

pendiente de la dificultad de la rutina que ests

pero no ests solo. Si es posible, empieza a tra-

creando. Cambiar varios hbitos a la vez es to-

bajar en tus hbitos junto con otras personas,

dava ms difcil. Piensa un momento en las per-

para que podis discutir los problemas. Si lo ha-

sonas que han conseguido dejar de fumar y al

ces solo, explica a tu familia, tus amigos y tus

mismo tiempo han completado una dieta para

compaeros lo que ests haciendo y qu quie-

perder peso. Yo no conozco a nadie que haya

res lograr. La presin externa puede ayudarte.

Especialmente tus compaeros de trabajo te se-

personal?). Habr imprevistos, bajadas de mo-

guirn atentamente cuando les explicas que vas

ral, complicaciones, pero tambin suerte inespe-

a mejorar tu productividad, y eso puede ser el

rada y momentos de estar en La Zona. No pue-

catalizador para continuar en momentos difci-

des prevenir el futuro.

les. Finalmente, en momentos difciles tambin

puedes buscar ayuda de un buen profesional
que realmente conoce el mtodo de productividad que ests implementando.

Lo mejor es aplicar pequeos avanzas y evaluar frecuentemente para ajustar el rumbo. Te

aconsejo planificar un momento cada semanayo prefiero hacerlo los viernes por la tar-

TEN UN PLAN B

depara verificar si tus acciones de esta sema-

Cuando trabajas en tus hbitos productivos, pa-

na estn alineadas con tus objetivos. Slo hay

sas por diferentes estados de nimo. Habr mo-

que reexionar alrededor de estas tres pregun-

mentos de baja motivacin: notars que tu in-

tas:

box de correo se ha vuelto a llenarse mientras

has estado creando tu lista de tareas; tu sistema
ya est obsoleto. Al principio an puedes conseguir la auto-disciplina para mantenerlo todo actualizado, pero despus de una lucha de varias

1.

Cmo he progresado durante la semana

pasada?

2. Cules sern mis objetivos para la semana

que viene?

semanas tiras la toalla. Es casi inevitable que

vas a caer del vagn en algn momento.

3. Qu necesitar para conseguirlo?

cuando pasa? Cmo vas a volver a motivarte?

OLVDATE DE LAS HERRAMIENTAS

Crea tu plan B antes de empezar.

Existen un montn de aplicaciones para ayudar-

Ahora que sabes qu va a pasar, qu hars

SE GIL

te a gestionar tus tareas. Lo primero que muchas personas hacen al empezar con un mtodo

Ests al punto de empezar un proceso muy lar-

de productividad es buscar el software perfecto.

go, que seguramente te va a costar varias sema-

Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que

nas o incluso meses para finalizar (realmente

tambin limita tu manera de pensar a solo la

es posible acabar de mejorar la productividad

funcionalidad ofrecida por la herramienta elegi-

da. Es mejor enfocarte primero en el mtodo y

slo cuando sabes exactamente cules son tus
requerimientos y cmo trabajas podrs elegir la
herramienta que mejor se adapta a tu manera
de trabajar.
Espero que no te haya asustado con tantos consejos de preparacin, pero es necesario prepararte bien. Mejorar la productividad personal es
un viaje bonito con vistas espectaculares y un
destino que vale la pena. Si ests preparado, podrs disfrutar ms del viaje.

10

5 hbitos para ser una persona ms productiva

Siendo que solo tenemos 24 horas al da, debe-

rea y concntrate en la misma hasta terminarla

mos buscar trabajar lo ms inteligente que poda-

y as sucesivamente.

mos para obtener el mayor valor por nuestro

douna lista con los 5 hbitos que me han ayuda-

2. HAZ DE TUS METAS COSAS

CONCRETAS

do a ser ms productiva y que estoy segura tam-

Antes de empezar a hacer cualquier cosa es im-

bin los ayudarn a ustedes si los adoptan.

portante saber para qu, cul es el punto?.

tiempo. Con lo anterior en mente, hecompila-

1. UNA TAREA A LA VEZ

Siempre que emprendas un nuevo proyecto define, en primera instancia, cual va a ser el resulta-

Soy consciente de que la mayora de nosotros

do de terminar el proyecto, por ejemplo, si vas a

manejamos varios "proyectos" al tiempo y que

desarrollar un sitio web entonces dibuja en pa-

nuestra lista de quehaceres es ms larga que el

pel una versin inicial del sitio terminado.

nmero PI. Sin embargo, la multi-tarea no es la

solucin cuando queremos calidad.

Tener claro el objetivo (a donde se quiere llegar), hace que podamos tomar accin (escoger

Los seres humanos podemos procesar solo una

caminos que nos acerquen a nuestro destino

cierta cantidad de informacin al tiempo por eso

aunque en el tiempo debamos cambiar de carre-

es que, por ejemplo, no somos capaces de escu-

tera). Para simplificar, lo que quiero decir es:

char y entender a dos personas hablndonos al

siempre se claro(a) con los resultados que quie-

tiempo. Es mucho mejor tomarnos el tiempo de

res obtener pero exible con el proceso (accio-

terminar la tarea x del proyecto x antes de aten-

nes a tomar).

der la tarea y del proyecto y.

En lo posible, busca concentrarte solo en una
tarea a la vez y una vez terminada elige otra ta-

3. USA EL PRINCIPIO DE PARETO (REGLA 80/20)

11

Nuestros listados to-do tienden a estar llenos de

menores a 3 horas) y durante el bloque total so-

tareas, pero, cuntas realmente son importan-

lo trabajaras en dicha tarea, una vez se acaba

tes?. Mantn tu lista de quehaceres simple, lim-

el bloque de tiempo, debes haber acabado la

tala a las 2 o 3 tareas cruciales para el avance

tarea determinada. Por ejemplo, para realizar

en los proyectos en los que ests trabajando y

este artculo especial hice una divisin de tareas

ya, 2 o 3 tareas, las cuales, en caso de que no

de la siguiente forma:

hagas ms nada durante todo el da, te permitirn ir a dormir tranquilo(a). Lo anterior te obligar a reexionar y elegir ese 20% de tareas que
agregan el 80% de valor.

4. TRABAJA POR BLOQUES

Este hbito es muy til sobretodo para tareas
creativas donde podemos tender a perdernos
entre nuestras ideas, bsqueda de inspiracin,
planeacin o perfeccionismo por cada detalle
porque colocarnos un horario enfocado a objeti-

Decidir el tema a desarrollar (15 mins)

Outline artculo: ideas principales y puntos
claves a transmitir (30 mins)
Desarrollo de cada idea principal (30 mins)
Revisin de la ortografa y redaccin (30
mins)
Formato del artculo (fotos, frases, forma prrafos o listas, etc) (15 mins)

vos nos obliga a estar conscientes del tiempo y

a tomar decisiones constantemente, mientras
trabajamos.

Bloque total: 2 horas

Les recomiendo, Focus Booster como herramien-

En el da, tenemos un gran objetivo que cumplir,

ta para controlar el tiempo, aunque cualquier

nuestra lista de quehaceres, la idea con esta tc-

alarma sirve ;D.

nica es adoptar la mentalidad divide y vencetiempo especfico. Bsicamente, defines blo-

5. RECARGA TU ENERGA
CONSTANTEMENTE

ques de tiempo para trabajar en cada una de

Desafortunadamente nuestra energa y tiempo

tus tareas durante el da (la cantidad de tiempo

son limitados. No podemos mantener la misma

puede variar de acuerdo a la dificultad de las

calidad resultante sin tomarnos un descanso de

tareas pero aconsejo bloques totales que sean

vez en cuando o nunca te ha pasado que cuan-

rs, proponindonos terminar cada tarea en un

12

do ests cansado(a) demoras horas haciendo lo

que con energa te hubiera tomado minutos y
adems el resultado ni siquiera es igual de bueno?.
Si quieres ser una persona productiva en el largo plazo, debes descansar y cuidar de ti cuando
haga falta. Ten presente que se trata del valor
agregado con el trabajo que haces, no de la cantidad de horas que trabajas.

Leyla Bonilla Palacio

13

El mtodo cientfico para mejorar tu productividad

Un cientfico entraba en su laboratorio despus

pesar de que este evento fue un accidente, fue-

de dos semanas de vacaciones con su familia.

ron las habilidades de observacin y razona-

No era el cientfico ms organizado y en un rin-

miento de Fleming que hicieron posible el des-

cn de su laboratorio encontraba una pila de

cubrimiento.

placas de petri con cultivos de Staphylococcus

que ha utilizado para algunos experimentos an-

Todos hemos odo hablar del mtodo cientfico.

tes de su ausencia.

AS LO HAGO YO

Al inspeccionar las placas, not que estaban

Ya sabes que me gusta el tema de la productivi-

contaminadas con un hongo, lo que significaba

dad personal. Leo un montn de posts, libros y

que el cientfico tena que destruir las placas

artculos cientficos sobre este tema. Pero antes

porque ya no servan para sus experimentos.

de aplicar un consejo a mi manera de organizarme, quiero asegurarme que realmente funciona.

Pero tambin observ algo extrao en uno de

los cultivos contaminados: las colonias de

Lo que ha funcionado para otra persona o en un

Staphylococcus que se encontraban alrededor

experimento controlado, no necesariamente fun-

del hongo haban sido destruidos, mientras las

cionar para mi. Cada persona es diferente, ca-

colonias a ms distancia del hongo estaban en

da entorno es diferente y no existen soluciones

buenas condiciones.

nicas cuando se trata de los hbitos productivos.

Una hiptesis se form en la mente del cientfico, Alexander Fleming. Se plante la hiptesis

Por eso siempre estoy haciendo pruebas. Antes

de que el hongo, Penicillium, estaba producien-

de aceptar una solucin, quiero comprobar su

do una sustancia anti-bacteriano.

efecto. Aplico el mtodo cientfico a la creacin de mis hbitos productivos y te recomien-

El descubrimiento accidental de un antibitico

do que tu tambin empiezas a hacerlo.

rpido y eficaz cambi el curso de la historia. A

14

LOS PASOS DEL MTODO

CIENTFICO
Existen muchas descripciones del mtodo cientfico, pero para nuestro objetivo quiero explicar
la versin clsica de cinco pasos:
1.

Yo hago el seguimiento de mis experimentos en

un Kanban en la aplicacin Trello. Te he compartido una plantilla de este Kanban, para que la
puedes copiar. He creado una columna para cada uno de los pasos de mtodo cientfico ms
una columna para experimentos histricos.

Observa y mantn tus sentidos

abiertos y observa el mundo a tu
alrededor. Vers que encontrars
muchas pistas sobre posibles problemas en tu forma de organizarte.
Se curioso y hazte preguntas.

2. Busca informacin. Cuando has encontra-

Cada vez que tengo una idea o pregunta basada en mis observaciones creo una tarjeta nueva
en la columna Observaciones, ideas y pregun-

do una pregunta interesante, analiza el pro-

tas. Ms o menos una vez a la semana reviso

blema y busca soluciones. Seguramente no

las ideas nuevas y calcula el retorno de mi in-

eres el primero en encontrar este problema

versin para poder ordenar las diferentes ideas

y con una bsqueda en Google puedes en-

por prioridad.

contrar varias respuestas.

3. Formula una hiptesis explicando provisio-

De vez en cuando activo una idea arrastrndola

a la segunda columna. Es cuando empiezo a

nalmente los hechos observados y las posi-

buscar informacin para buscar posibles solucio-

bles causas.

nes.

4. Experimenta para validar tu hiptesis

Si no hay nada en la tercera columna, la del hiptesis, paso la primera tarjeta. He decidido

5. Saca una conclusin. Has podido validar

tu hiptesis? Sino, vuelve a empezar.

UN KANBAN PARA TUS EXPERIMENTOS

que este columna slo puede contener una tarjeta a la vez, para limitar as el nmero de pruebas simultneas.

15

Una vez que he desarrollado mi hiptesis, paso

ratura cientfica tampoco daba ninguna respues-

la tarjeta a la siguiente columna y empiezo a di-

ta definitiva.

sear y ejecutar el experimento. La clave en este fase es elegir muy bien las mtricas.
Al completar la prueba, llega el anlisis de los
resultados. Tengo la suerte de tener suficiente
conocimiento de estadsticas, pero para la mayora de la personas, esto ser el paso ms difcil. Has podido confirmar tu hiptesis?

AS FUNCIONA EL MTODO
CIENTFICO EN LA PRACTICA
Jos, uno de mis clientes de consultora, ha empezado con este mtodo hace poco, y una de
sus primeras observaciones fue que ha visto que
muchos blogs hablan de los beneficios de empezar el da ms temprano. Jos ha registrado es-

Decide que su hiptesis inicial ser Si me levantar ms temprano, ser capaz de completar
ms tareas que requieren que me enfoco.
Una vez establecido la hiptesis, empieza a disear su experimento. En su lista de tareas ya utiliza una etiqueta para aquellas tareas que requieren tiempo y energa y por tanto ya cuenta con
datos histricos sobre el nmero de tareas de
enfoque que es capaz de terminar por da. Jos
decido levantarse cada da una hora antes de
su hora habitual y as tener la primera hora sin
interrupciones para sus tareas de enfoque. Durante el experimento anota sus experiencias en
los comentarios de la tarjeta en Trello.

ta observacin en una tarjeta en la primera co-

Despus de dos semanas Jos analiza sus resul-

lumna de su Kanban. Para calcular el retorno de

tados. Efectivamente, ha podido incrementar el

la inversin, Jos utilizo la secuencia de Fibo-

nmero de tareas de enfoque que termina cada

nacci y asigna un nivel subjetivo de inver-

da de por media 3 a 4. Un incremento de 33%!

sin de 3 y un retorno de 5.

Pero resulta que no le sirve de nada, porque el

Unas semanas ms tarde, Jos decide investigar esta observacin. En internet encuentra mucha informacin poca fiable que parece

anlisis estadstica da un valor p demasiado bajo debido a la poca cantidad de datos. Los resultados no confirman la hiptesis.

confirmar los beneficios de levantarse ms tem-

Ahora Jos tiene que decidir qu hacer: conti-

prano, aunque tambin hay algunos informes

nuar el test para conseguir ms datos o dejar el

que dicen lo contrario. Su investigacin de la lite-

experimento. Revisando sus notas de la investi-

16

gacin, Jos sabe que el experimento ha tenido

efectos negativos a su estado de nimo debido
a la falta de sueo. Mientras estaba haciendo la
prueba ha aadido una nueva tarjeta a su Kanban: Dormir al menos ocho horas al da y Jos
decido pasar el experimento a la columna historia para dedicarse a este otro experimento.

EXPERIMENTA!
No debes creer lo que te dicen los expertos y gurus. Se como Jos: experimenta y encuentra
qu funciona para ti utilizando el mtodo cientfico.

17

Cuellos de botella. Factores limitantes de nuestra productividad

Por muy eficiente que uno sea, estar completa-

Los cuellos de botella son factores limitantes

mente al da, sin tener ninguna tarea ni proyec-

que determinan la velocidad y el tiempo en la

to pendiente, es una utopa.

consecucin de un proceso productivo.

Afortunadamente la vida, no para de traernos

En trminos de productividad personal, podra-

cosas por hacer. Jams se detiene. Por ello

mos hablar que existen dos clases de cuellos

nuestro objetivo no debe ir orientado a no tener

de botella: losfsicos y los mentales.

asuntos pendientes, si no a tenerlos bajo control.

FSICOS
Son obstculos de tipo material que dificultan la

Con frecuencia nuestra productividad va uyen-

consecucin de una tarea.

do a un ritmo constante, hasta que topa con algn obstculo. Algo que produce un atasco y
que ralentiza todo o parte del proceso. Son los
llamados cuellos de botella.

Algunos remedios para paliarlos:

Afilar la sierra
Disponer de buenas herramientas es el modo

Para incidir sobre ellos, ante todo, hay que sa-

de obtener un resultado ptimo en cuanto a

ber identificarlos.

calidad y tiempo en la realizacin de un trabajo. Adquirir un buen software, un buen ar-

Puede que sea el archivo o la gestin del email

chivador, tener una mesa amplia, una impre-

que se te resiste y acumulas papeles o correos

sora que no se atasqueo un ventilador no de-

por leer o contestar. Llamadas pendientes que

be considerarse un gasto, sino una inversin.

nunca realizas. Pedidos que no sirves o proyec-

No se trata de rodearse de lujos ni de adquirir

tos embarrancados que no hay forma de acti-

sistemas o aparatos con prestaciones super-

var.

uas, se trata de disponer de las herramientas adecuadas para poder trabajar de forma

18

cmoda y sin obstculos. Es muy posible que

La clave estar en determinar: Cul es la prxi-

dejes los papeles amontonados pendientes

ma accin fsica a realizar? Por qu no se reali-

de archivar porque tu mueble archivador est

za?

a los topes y te dejas los dedos cada vez que

intentas embutir un nuevo papel.
Trabajar por lotes de tareas
Agruparlas por similitud o contexto nos facilitar el trabajo: Empezar a hacer una primera

Algunos motivos podran ser:

Que no sepas o no ests preparado para hacerla y tengas que delegar.
Que tengas que recibir instrucciones al res-

llamada cuesta, pero una vez hecha, ya es-

pecto y stas sean confusas o no lleguen. De-

ts en ujo y es ms fcil realizar las otras

bers clarificar o reclamar.

que tienes pendientes. Racionalizar contextos

y desplazamientos: Si has de ir al Banco, co-

Que odies hacer esto porque alguna vez te

ge la lista de la farmacia y el resguardo del

sali mal. Piensa cul fue el error y cmo evi-

tinte que te pillan de camino.

tarlo. Visualiza el resultado deseado.

MENTALES
Son los cuellos de botella ms fastidiosos de
erradicar, porque son intangibles y forman parte
de tus emociones y sentimientos hacia las tareas que tienes por hacer. La procrastinacin me-

Que no sea de tu competencia o ya ests sobrecargado de trabajo. Aprende a saber decir

NO.
Que la tarea sea inconsistente y podras, simplemente, dejar de hacerla.

rodea casi siempre alrededor de los cuellos de

botella mentales.

Delegar, concretar, reclamar, visualizar, incluso

pensar puede que nos cueste porque no son ac-

Identificar cual es la accin inmediata anterior a

ciones fsicas/mecnicas sino que comportan de-

un cuello de botella nos ayudar a analizar

sapegos, implicaciones o enfrentamientos y por

porque el proceso se atasca en este punto y

tanto: Emociones. El reto est ensaber gestio-

qu ocurre a nuestro alrededor o en nuestro inte-

narlas.

rior que no permite que avancemos.

Montse Vila
19

Quick wins, las cosas pequeas que te cambian la vida

ESFUERZO, FRUSTRACIN Y
TIEMPO
Aprender algo nuevo requiere esfuerzo, frustra-

ahora. Las desventajas de arreglarlo parecen

ms grandes que los beneficios de tenerlo todo
organizado.

cin y a veces mucho tiempo. Eso no motiva,

Si dejas el problema durante un tiempo pasa al-

verdad? Quin quiere primero sentirse menos

go extrao: ya no ves las pilas en tu mesa de tra-

feliz antes de mejorar?

bajo. Este es el resultado de un truco de tu sub-

An as mucha gente quiere cambiar, aunque

sea solo un poquito. Un cuerpo ms exible suena tentador, una mejor relacin con tu pareja sera perfecto y tener las prioridades de tu vida
bien definidas tampoco estara mal. Son buenos
propsitos, pero para lograr estas metas hay
que hacer algo; hay que trabajar y hay que cambiar: tu dieta, tu comunicacin y tu forma de tra-

consciente: ignorar el problema. Y cada vez

hay ms papeles en tu mesa y ms correos en
la bandeja de entrada.

QU PUEDES HACER?
Al final llega el momento en que realmente quieres cambiar. Ya no aguantas ms la situacin.
Cmo hacerlo?

bajar.

Hay dos maneras de ayudarte a cambiar:

POR QU ES TAN DIFCIL

CAMBIAR?

Intenta volver a sentir el problema. Hazlo

Cambiar es complicado. Cuando ves la enorme

pila de papeles encima de tu mesa y el montn
de correos en la bandeja de entrada sabes exactamente qu debes hacer, pero hacerlo cuesta
mucho tiempo y adems sabes que dentro de
algunas semanas todo volver a estar como

ms grande, se consciente del problema,

vuelve a estar abierto a la presencia de 200
mensajes sin leer. Qu significa tener tanta
gente que quiere comunicarse contigo pero
tu les ests ignorando?
Tambin debes estimular los pensamientos
positivos. Piensa en cmo sera si tuvieras tu
20

mesa de trabajo organizada. Cmo te senti-

Para mucha gente la Lista de Espera es un

ras si vuelves a tener tus prioridades claras?

quick win. El concepto es sencillo y tener esta

La combinacin de ser consciente del problema

lista da tranquilidad.
y de sentir el resultado deseado te da la ener-

Toma un bloc de notas y apunta todas las cosas

ga que necesitas para empezar.

que esperas de otras personas: todo lo que has

QUICK WINS

delegado, todos los pedidos que has hecho, cada pregunta sin respuesta.

Luego solo hay que planificar los pasos que debes hacer en el camino hacia tu resultado de-

Una vez a la semana revisas esta lista y tachas

seado. Puedes hacer pasos muy grandes, pero

las cosas finalizadas. Si hay cosas que todava

a veces eso no es posible; piensa que con mu-

no estn hechas tendrs que tomar una deci-

chos pasos pequeos tambin puedes llegar le-

sin: Vas a pedir una respuesta o puedes espe-

jos.

rar otra semana ms?

Intenta primero buscar un Quick Win (ganancia

Intenta mantener esta lista durante un mes para

rpida): una accin que requiere poco esfuerzo

mirar si puedes notar el efecto del quick win.

pero que da un resultado relativamente grande.

Si quieres recoger las manzanas del rbol porque tienes hambre, es mejor empezar con las de
las ramas bajas.
Tambin si ests implementando el mtodo de
Getting Things Done puedes empezar con las
partes que te dan ms beneficios para poder notar los resultados lo antes posible. Eso tambin
te da la motivacin para ms tarde poder implementar las partes ms complicadas.

EN ESPERA
21

10 formas de piratear tu cerebro para aumentar tu productividad

Todos hemos experimentado en algn punto ese

que introduces alguna rutina de ejercicio en tu

momento del da en el que ests sentado frente

da a da, por pequea que sea.

a tu escritorio o mesa y de repente te das cuenta de que has perdido toda tu concentracin.

Las personas que hacen ejercicio por la maana

no slo son ms propensas a seguir esa rutina

Esa concentracin (y, con ella, tu productividad

diariamente, sino que tambin esto promueve

mental) empieza a descender a pesar de que sa-

una mejor calidad del sueo.

bes que tienes una lista kilomtrica de tareas

por hacer.
Sin embargo, hay una serie de pirateos mentales que te recomiendo realizar cuando te en-

Y adivina qu? Una mejor calidad del sueo

tambin aumenta nuestra efectividad y productividad de las actividades realizadas por el da.

a aumentar tu productividad y energa para

2. ABORDA TU PEOR TAREA

EN PRIMERA POSICIN

conseguir ejecutar todas las actividades que te

De vez en cuando vas a tener que hacer tareas

propongas.

por las que daras todo el oro del mundo a cam-

cuentres en una situacin as, y que te ayudarn

1. HAZ EJERCICIO POR LA MAANA

Cada da, los trabajos estn ms digitalizados y
consisten en sentarnos largas horas frente a
una mesa y un ordenador como si estuvisemos
pegados con pegamento a ese espacio.
Como ya puedes imaginar, este es un estilo de
vida muy poco saludable, as que asegrate de

bio de que otros las hiciesen. Sin embargo, debes hacerlas, y lo mejor es que sean lo primero
del da que te quitas de encima.
Si las pospones, seguirn en tu mente atormentndote todo el da pensando en que debes hacerlas, y tumbarn toda tu energa y productividad de otras tareas.

3. DEJA LAS REDES SOCIALES

22

S que quizs te eches las manos a la cabeza

Es necesario que comas y bebas suficiente agua

con esto, pero pasar (o ms bien malgastar) tu

a lo largo del da. Eso de saltarte una comida

tiempo diario en comprobar Twitter y Facebook

porque tengo mucho que hacer es inexcusa-

para saber qu pasa en la vida de otros slo es

ble.

una prdida de tiempo y de productividad.

Si no comes y te deshidratas, vers como tu ritQu es ms importante para ti: ver lo que est

mo se hace mucho ms lento. Y causar que tu

tomando todo el mundo para comer en Insta-

productividad se vaya directa al cubo de la basu-

gram o construir estrategias para hacer crecer

ra. Guarda barritas de protenas en cajones que

tu negocio si por ejemplo tienes uno?

tengas a mano para esos momentos en los que

4. TERMINA LAS TAREAS SIMPLES EN CUANTO LAS RECIBAS

no puedas hacer una comida en condiciones.

7. DESCONECTA DE LA TECNOLOGA

Si hay alguna tarea (como contestar un email

Cuando realmente necesites estar ms producti-

que acabas de recibir) que puedas despachar

vo que nuncaporque debas hacer una activi-

en menos de 5 minutos, hazlo en cuanto la reci-

dad que requiera toda tu atencin, elimina to-

bas. Si la dejas para ms tarde, cuando tengas

das las posibles distracciones.

mayor tiempo libre, terminars tomndote ms

de esos 5 minutos iniciales que habras tardado.

5. SAL DE TU OFICINA
Si trabajas en una oficina, o pasas muchas horas en un espacio cerrado, asegrate de tomar
un da a la semana para disfrutar del aire libre,
incrementar tu creatividad, y evitar quemarte
o agobiarte por pasar tanto tiempo encerrado.

6. ALIMENTA TU MQUINA

Cierra tu correo electrnico, desva las llamadas

al buzn de voz, cambia tu telfono al modo vuelo, y desenchufa cualquier otra tecnologa que
pueda distraerte.

8. ORGANZATE EL DOMINGO
POR LA MAANA
Tomar una hora cada domingo por la maana
para organizar toda la semana siguiente no slo
ayuda a tener una semana ms productiva, sino

23

tambin a preparar tu mente de forma adecuada para empezar el lunes con ms fuerza.

9. AUTOMATIZA Y SISTEMATIZA TODO

Identifica cada proceso, accin o tarea que necesites hacer y crea mtodos para que cada paso
sea ms sencillo. Hay alguna parte de una actividad en particular que te ralentice o te frustre?
Encuentra una manera de hacer que los aspectos ms desafiantes sean como procesos automticos para abordar otras responsabilidades
mejor y hacer crecer tu productividad.

10. FIJA UNOS OBJETIVOS

CONCRETOS
A veces, queremos abarcar tanto que terminamos por no hacer ni el 10% de aquello que nos
proponemos. Por eso es vital fijarse objetivos
concretos, y no pretender hacer 30 cosas distintas cuando el da slo tiene 24 horas.
Dependiendo del tiempo en el que quieras realizar algo (en un da, una semana, un mes), haz
una lista y apunta esos objetivos y la fecha en
la que deseas que se cumplan.

Jenny del Castillo

24

7 Pequeas acciones que mejoran tu productividad a lo largo del da

Despiertas lleno de energa o estresado y des-

Si hacemos clculos, tomando en cuenta que la

motivado? Tomas una taza de caf o sales co-

vida adulta comienza a los 18 aos. Entonces tie-

rriendo sin desayuno? Haces ejercicio o prefie-

nes cerca de 68 aos como un adulto. (86 - 18 =

res dormir un poco ms?

68) Tal vez un poco menos en promedio o un po-

Las maanas, son claves para continuar el da

de la mejor forma.
As como en las pelculas. Si una pelcula es buena desde el inicio, lo ms probable es que se

co ms si tienes suerte. (68 aos como un adulto) x (365 das al ao) = 24.820 despertares.
Vamos a abrir los ojos 25.000 veces en nuestra
edad adulta, y decidir qu hacer a continuacin.

ponga an ms interesante despus. O como es-

Una vez que lo pienso, me he dado cuenta que

te artculo, que empieza bien y se pone an me-

he desaprovechado un montn de esas maa-

jor.

nas. Por eso rescate la importancia de desarro-

As que sigue leyendo y descubre estas pequeas acciones que puedes poner en prctica a
partir de hoy, para tener mejores hbitos de ma-

llar buenos hbitos por la maana y as obtener el mximo provecho de tus 25.000 maanas.

Durante toda tu vida despertars 30,000 maa-

LA IMPORTANCIA DE LAS MAANAS PARA TODO TU DA

nas en promedio.

Resulta que, el xito de tu da se basa en lo que

anas y das productivos.

haces constantemente, es decir, se basa en tu

Segn las nuevas estadsticas mundiales, las

rutina de maana. Por eso, antes de empezar

personas estn viviendo ms aos en todo el

con esas pequeas acciones diarias, quiero re-

mundo. En Espaa y el resto de Europa se calcu-

saltar la gran importancia de los primeros minu-

la que se puede vivir ms de 82 aos. En otros

tos del da.

pases como Japn hasta 86 aos en promedio.

25

Como veremos, las maanas son importantes

mejora. A diferencia de las personas que sacan

porque nuestra fuerza de voluntad es ms fuer-

ms ventaja del turno nocturno.

te en la maana que en cualquier otro momento del da.

La investigacin ha demostrado que la fuerza
de voluntad es un recurso perecedero, que se
va perdiendo conforme la usamos. La fuerza de
voluntad es como un msculo, se fatiga por exceso de uso. A medida que avance el da, tomar
decisiones, resistir la tentacin y el control de

EL PODER DE LAS RUTINAS

EN TUS MAANAS
Es necesario re-disear tus maanas para ayudarte a alcanzar tus metas y aspiraciones diarias. Seguramente alguna vez has iniciado la maana con demasiado estrs, convirtiendo todo
ese da en un laberinto sin salida.

las emociones de nuestra fuerza de voluntad se

La mayora de los comportamientos improducti-

agota. A medida que nuestra fuerza de volun-

vos o no saludables son el resultado de decisio-

tad se agota nuestro autocontrol se erosiona.

nes lentas y graduales que se suman durante el

El resultado es que somos ms propensos a tomar malas decisiones, ceder a la improductividad y otras fallas de autocontrol conforme avan-

tiempo y que se convierten en hbitos, una maana perdida aqu, una maana improductiva
por all.

za el da. La buena noticia es que, nuestro sumi-

La buena noticia es que los resultados excepcio-

nistro de fuerza de voluntad es ms fuerte en

nales son tambin el resultado de decisiones

las maanas.

diarias consistentes (hbitos).

Esta investigacin sobre la fuerza de voluntad

Las pequeas acciones que forman parte de tu

nos lleva a concluir que las maanas son los

rutina de maana, le envan seales al cerebro

ms adecuados para determinados tipos de tra-

de que es hora de entrar en el modo de trabajo.

bajo. Es por esto que, los lderes exitosos toman

Adems, una rutina adecuada por la maana, te

el control de sus maanas.

ayuda a superar la falta de motivacin, porque

Adems, se ha visto que las personas que son

se vuelve inconsciente y no requiere esfuerzo.

ms productivas en un turno matutino, logran

Vamos a explorar, algunas de estas pequeas

concentrarse ms por lo que su rendimiento

acciones diarias que, se pueden incluir como

26

parte de tu rutina de maana para convertirlas

La lectura del correo electrnico te pone en una

en un hbito y ayudarte a alcanzar cada uno de

mentalidad reactiva. Por eso, yo recomendara

estos objetivos.

que pospusieras la actividad de revisar cual-

ESTAS SON 7 PEQUEAS ACCIONES QUE PUEDES INCORPORAR EN TUS MAANAS A

PARTIR DE AHORA:
Empezar tu da con ciertas acciones correctas,
te permitirn mantener una actitud positiva a lo
largo del da, tomar mejores decisiones, mantenerte enfocado y mejorar tu productividad completamente.
Esta secuencia de acciones puede convertirse
en una rutina de maanas que te permita sacar
el mejor provecho de tu da completo:

1. Resiste la tentacin de revisar tus correos o cualquier red social a primera hora de la maana
Adems de apagar una alarma que pueda estar
en tu mvil. Es importante resistir la tentacin
de consultar su correo electrnico o medios de
comunicacin social, incluso cuando todas las

quier correo o notificacin hasta por lo menos

10 a.m.

2. Antes de levantarte completamente,

sintate y respira profundamente
Antes de levantarte por completo de cama, sintate y respira por un segundo. Esto ayudara a tu
sangre a circular en vertical nuevamente, lo que
evita ese ligero mareo cuando recin despiertas.
Tu respiracin puede convertirse con el tiempo
en una sesin de meditacin, que tome cada
vez un poco ms de tiempo.

3. Toma agua
El agua es probablemente la parte ms crucial
de su ritual de la maana. Se recomiendan 300
ml de agua a primera hora del da. Antes de iniciar con tu primera taza de caf o t, es importante que tan pronto como te levantes toma un
vaso de agua.

notificaciones estn apareciendo en pantalla. El

Una buena idea es tener una botella pequea

tiempo de la maana debe reservarse para el

en la mesa de noche, de esta forma no olvida-

pensamiento estratgico y tareas creativas.

ras tomar agua, como prioridad en la maana.

27

4. Tiende tu cama
Seguramente ests pensan-

Aqu esta una rutina de estiramientos que te toma 1 minuto realizarla:

do que esta accin suena

ms a un deber de mama.
Pero se ha comprobado, que
tender tu cama te vuelve
ms productivo durante el
da. Es como si acabaras tu
primer tarea por hacer del
da. Al parecer, tender la cama (y otras tareas para sentirse bien como hacer ejercicio y cocinar tu propia comida) es algo que se llama un
hbito de base. Estos, son aquellas rutinas que

Tambin es importante realizar actividad fsica.

desencadenan un efecto positivo hacia otras ruti-

Si t tienes la oportunidad de realizar actividad

nas o hbitos del da.

fsica, incorprala tambin como parte de tu rutina de maanas.

5. Muvete

Si te pasa como a m que por el invierno es dif-

Si ests acostumbrado a realizar tu rutina de

cil, recorre la rutina de ejercicio para las tardes

ejercicio por la maana. Perfecto.

en esta temporada, pero no dejes de estirar por

Si por el contrario, no realizas ningn tipo de actividad fsica por la maana (adems de salir corriendo de casa al trabajo). Entonces es un buen

las maanas.

6. Desayuna sano

momento para incorporar pequeos ejercicios

Aun sabiendo la importancia del desayuno, lo

de estiramiento por poco tiempo. Esto ayuda a

dejamos constantemente en un segundo plano.

oxigenar todos tus msculos y a dar una carga

Dndole prioridad a otras actividades como a tu

extra de energa.

arreglo personal o a la ropa que usaras ese da.

28

Comer adecuadamente antes de iniciar tus acti-

El mtodo que te sugiero es, elegir tres grandes

vidades te ahorra ms tiempo del que te quita.

tareas para hacer ese da. Estas son las tareas

Desayunando logrars mantener tus niveles de

importantes, aquellas tareas que movern tu tra-

glucosa estables, lo que mejora tu concentra-

bajo adelante. Se trata de tareas como la planifi-

cin. Por el contrario si no desayunas tu nivel de

cacin a largo plazo, el pensamiento estratgi-

rendimiento disminuye, perdiendo tiempo al es-

co, la toma decisiones complejas. Tareas que

cuchar tu estmago hambriento. T no quieres

son importantes y desafiantes. Las tareas que

interrumpir esa tarea creativa ms para encon-

requieren pensamiento profundo, la disciplina y

trar algo de comer.

la motivacin interna que solo tus maanas pue-

Un desayuno sano y completo debe de incluir lo

den lograr.
siguiente: Protena (huevo, jamn, pavo, leche o

En base a estas tres selecciona solo una. Esta

yogurt) Cereal (pan integral, avena) y una pieza

debe ser la ms importante con la que estars

de fruta.

comenzando tu da.

Este esquema puede ayudarte a visualizarlo me-

Una vez concluida puedes iniciar las siguientes.

jor:

La diferencia: inicias cada tarea motivado por

haber terminado la anterior y no desmotivado al
ver toda la lista restante.
Estas 7 acciones con el tiempo, se convertirn
en hbitos que mejorarn de por vida tus maanas.

7. Enumera tu tarea principal del da

Muchas veces nos obsesionamos con una lista
interminable de cosas por hacer durante el da.
Lo que genera demasiado estrs incensario por

Depende de ti en sacar el mximo beneficio de

esos primeros minutos del da, para mejorar el
resto del da y aumentar tu productividad.

intentar a completar todas esas tareas. Esta ca-

Tienes 25 000 maanas Qu hars con cada

rrera por terminar en el menor tiempo posible tu

una de ellas?

lista de actividades, repercute en tu estilo de vida.

P.D. As se ve mi rutina de maana:

29

1.

Respiro profundamente y me levant de cama a las 5:25 a.m.

2. Bebo 1 vaso de agua

3. Tiendo la cama
4. Hago 2 minutos de estiramientos y a la ducha
5. Desayuno
6. Plan de la tarea ms importante del da
7.

A trabajar...

Tania Sanz

30

10 hbitos para ser una persona exitosa

Todos hemos vivido historias diferentes en nuestras vidas. Nos hemos encontrado con experiencias que nos han hecho sentir ser los mejore1s y
en cambio otras nos han hecho sentir ms mediocres. Esa diferencia entre una y otra es abismal y lo que marca esa diferencia no es nada
ms y nada menos que el desarrollo de distintos hbitos, hbitos que nos ayudan a triunfar
en nuestra vida. Recuerda, que la cantidad y la
calidad de cada hbito de xito que ejecutes definirn la altitud de tu nivel de xito.
A continuacin, os ensear los hbitos ms comunes que practican aquellos que han conseguido lograr sus propsitos a lo grande. Son muy
sencillos y si los aplicas diariamente, vers resultados en poco tiempo. Aqu van, no pierdas
detalles:

2. ESTABLECER BUENOS HBITOS A DIARIO

Estos hbitos son los cimientos del xito. Las
personas exitosas tienen muchos hbitos buenos y pocos malos. Y, qu hbitos consideramos1 buenos? Entre estos se encuentran ver poco la televisin, leer mucho, estar formndose
continuamente, por ejemplo. En definitiva, estos
hbitos son la mejor forma para aprender de
otros y evitar errores que podramos cometer.

3. HACER EJERCICIO
Practicar ejercicio te convertir en una persona
ms energtica y a la vez ms productiva. Adems, con el deporte, no solo conseguirs un mejor fsico y una mayor autoestima, sino que tambin te enfrentars a situaciones ms retadoras
que antes.

1. FIJAR METAS
metas diarias, semanales, mensuales e incluso

4. ALIMENTAR EL ALMA, LA
MENTE Y EL CUERPO

anuales. Sin unas metas que nos dirijan en la vi-

Cuando digo que hay que alimentar al cuerpo,

da y sin algo tangible para trabajar, estaremos

me refiero a que hay que darle placer, seguri-

perdidos.

dad, resguardo y muchos ms mimos de este ti-

Coge un boli y un papel y empieza a escribir tus

po. En cuanto alimentar a la mente y al alma no

31

es ms que rodearnos de personas afines a

posibilidades. La solucin a esto es cambiar es-

nuestra forma de pensar, ten en cuenta que las

ta mentalidad consumista a una mentalidad con

grandes amistades te pueden ayudar a alcanzar

miras a invertir. Gastar tu dinero de esta forma

tus metas ms rpido; tambin, hay que hacer

inteligente, har crecer tus inversiones conside-

lo que realmente nos gusta y dedicar nuestro

rablemente.

tiempo a cosas que nos hagan feliz de verdad.

5. RELAJARSE Y TOMARSE
DESCANSOS DE VEZ EN CUANDO

8. CONOCER TUS FORTALEZAS

Todos tenemos fortalezas y debilidades, o defectos y virtudes. Para alcanzar el xito es esencial

Las personas que creen que descansar es no

potenciar esas fortalezas que todos tenemos, y

ser productivo, son menos productivas. Hay que

que a veces escondemos, y mejorar las debilida-

saber parar en el momento en que la mente es-

des para que o te limiten o frenen.

t agotada. Lo ideal sera llegar a un equilibrio

9. MEJORAR TUS CAPACIDADES

entre trabajo y descanso para aumentar tu productividad.

Enfcate en cmo puedes superarte y ser mejor

6. PLANEAR Y PRIORIZAR

de lo que ya eres. Para eso, cntrate en conse-

No dejes para maana lo que puedas hacer

guir en los siguientes 30 das la frmula para

hoy. Haz una lista de cosas que tengas que ha-

ser el mejor en tu industria.

cer y realiza las ms importantes, no pases a la

siguiente sin haber terminado la anterior, persi-

10. VISUALIZACIN

gue tu objetivo hasta conseguirlo, cueste lo que

Mejora la imagen que tienes de ti mismo y del

cueste. Y establece lmites de tiempo para lle-

mundo que te rodea para que tus metas crezcan

var a cabo la tarea.

hacia objetivos ms altos. Las personas tienden

a tener pensamientos pesimistas del tipo: no

7. ADMINISTRAR EL DINERO

soy suficientemente bueno en esto o no soy

Tendemos a gastar dinero en cosas innecesarias

capaz de esto. Estos pensamientos nos limitan

(smartphones, dispositivos electrnicos u otras

y nos desaniman, pero francamente lo que te

cosas de valor) y a vivir por encima de nuestras

limitan no son estas percepciones, de hecho se

32

puede cambiar a mejor, sino lo que te limita es

la forma en la que te percibes a ti y a los que te
rodean. Un buen ejercicio para visualizarme como yo quiero es escribindolo y visualizando la
forma en que actuar en los momentos ms difciles. Repitiendo este proceso, poco a poco esos
pensamientos se convertirn en realidad.
En definitiva, el xito es la consecuencia lgica
de las cosas bien hechas y estas cosas se logran con paciencia, con el desarrollo de distintos hbitos exitosos.

Andrs Gananci

33

Eficacia y eficiencia

Como sabis, la eficacia es una parte importante del crecimiento personal. De hecho, eficacia
(hacer las cosas adecuadas) es mucho ms importante que eficiencia (hacer las cosas bien).
No importa si haces las cosas bien, si son cosas
que no deberas hacer.
Imagnate un corredor de maratn participando
en los Juegos Olmpicos que se equivoca de ruta. Este corredor puede correr ms rpido que
los dems participantes, pero no ganar ninguna medalla. As de importante es la eficacia.
Solo si somos eficaces podemos apropiadamente hablar de eficiencia. Esto, desafortunadamente, no es la norma. La mayora de la gente habla sobre la mejor manera de hacer cosas sin
pensar si realmente estn haciendo las cosas
que debe hacer. Creo que pasa porque hablar
sobre eficiencia es ms fcil que pensar sobre
eficacia. Adems, no es muy agradable saber
que durante aos has hecho las cosas equivocadas

34

Definir tus metas

Ya has definido tus metas a corto y largo pla-

rar la definicin de este objetivo para motivarte,

zo? Segn Steve Pavlina Si no tomas el tiempo

realmente, a perder peso.

para definir que quieres hacer en tu vida, pasars el resto de tu vida realizando las metas de
los dems. En el modelo de David Allen, las metas est en los niveles de 30.000 pies (1-2 aos)
y 40.000 pies (3-5 aos).

El primer error en esta meta es que est escrito

en futuro, que no motiva para tomar accin: (algn da) voy a perder peso. Para tener una meta
desafiante es mejor imaginarte que ya has llegado a la meta; eso da el mensaje adecuado a tu

En este artculo explico como puedes definir tus

subconsciencia. Entonces en lugar de Voy a

metas de una manera que realmente funcione;

perder peso ponemos:

metas inteligentes que son especficas, medibles, realizables (pero desafiadores) y con fechas de finalizacin.

Pierdo peso

ES ESPECFICO?

Empiezo con un ejemplo: un amigo te dice que

No mucho. En qu manera vas a perder peso?

ests ms gordo que antes. Porque sois buenos

No es necesario especificar cada accin indivi-

amigos no te enfadas, pero en cambio tomas un

dual (para eso tenemos los planes de proyecto),

papel en blanco para apuntar un nuevo objeti-

pero debes hablar del qu sin mencionar el c-

vo:

mo Adaptamos nuestra meta:

Voy a perder peso

Pierdo peso haciendo ejercicios y

comiendo sano

Enhorabuena! El hecho de haber apuntado tu

meta incrementa bastante las posibilidades de
realmente hacerlo. No obstante, podemos mejo-

ES MEDIBLE?
Como sabes que has llegado a la meta? Cada
meta debe tener un valor asociado: un nmero
35

de kilos para perder, un importe en euros para

ganar, tantos clientes por conseguir, Solo si
tus metas son medibles puedes hacer un seguimiento y usarlas para motivarte. En nuestro
ejemplo queremos perder 10 kilos:

Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y

comiendo sano antes del marzo del ao
que viene.
Ahora tenemos una meta especfica, medible,
realizable y desafiadora con fecha final. Para

Pierdo diez kilos haciendo ejercicios y

comiendo sano

ES REALIZABLE Y DESAFIADOR?

los emprendedores entre los lectores: este mtodo tambin puedes aplicar para establecer los
objetivos de la empresa.

Depende de tu situacin, perder diez kilos puede ser mucho o poco. No es lo mismo perder 10
kilos si pesas 50 kilos o si pesas 150 kilos. En el
primer caso, es probable que realmente no confes en tus posibilidades de llegar a la meta, y
por eso no estars motivado. Y si tan solo pones
la meta a 1 kilo no te sientas desafiado para empezar a trabajar.

PARA CUANDO?
Una meta sin fecha final es solo un sueo.
Cuntas veces has encontrado una amiga que
no has visto desde hace aos para decirla que
la llamars algn da? Y cuantas veces realmente has llamado? Una fecha final, junto con
una cantidad, te permite saber dnde ests y
cuanto te falta. Necesitas una fecha final:

36

4 pasos para definir y planificar tus objetivos

Para la mitad de la poblacin, el comienzo de

me he desviado del plan y porque? (si no te

un ao nuevo es un buen momento para empe-

has desviado, tu plan seguramente no era su-

zar de nuevo con el intento de mejorar la vida-

ficientemente desafiante), he incorporado

la otra mitad de la poblacin sigue el ao esco-

nuevos objetivos?, que objetivos an no he

lar. Tcnicamente, yo tambin pertenezco al gru-

conseguido?, etc.

po que trabajo en aos naturales, aunque debido a mi tentacin de procrastinar en realidad mi

planificacin anual siempre comienza en febrero.

Mis objetivos a largo plazo

Idealmente, el plan anual debera estar en
linea con tus planes a largo plazo. Es un ejercicio sencillo de extrapolacin: si me encuen-

La verdad es que no importa cuando haces tu

tro en nivel 0 y quiero llegar a nivel 10 en cin-

planificacin; lo importante es tener objetivos y

co aos, mi objetivo para el ao que viene se-

avanzar cada semana. Este ao he acabado mi

r llegar a nivel 2.

planificacin bastante temprano y en este texto

quiero compartir el proceso que he seguido.

Los compromisos existentes

Aunque a veces parece que con un ao nue-

LA BASE DEL PLAN

vo podemos volver a empezar desde cero, en

Un plan no se construye desde el vaco, habi-

la realidad es ms una continuacin. En mi

tualmente est basado en datos anteriores. En

caso, tengo varios proyectos en los que estoy

mi caso, he consultado los siguientes datos:

trabajando y ya tengo algunos grandes eventos contratados para el ao que viene.

El plan del ao anterior

Tengo como costumbre evaluar el ao pasa-

Mi lista Esta semana no

do en poca de Navidad. Analizo mi progreso

Esta lista es mi incubadora de tareas y pro-

durante el ao: en qu momento del ao he

yectos que quiero hacer en el futuro.

conseguido cada objetivo?, en qu momento

37

LA VISIN GENERAL

En mi experiencia, fijar objetivos anuales es im-

El primer paso para crear mi plan anual es anali-

portante, pero no es suficiente. Hay que pasar a

zar el ao que viene con vista de pjaro. Para

la accin. He visto demasiados planes que, una

eso utilizo el Calendario Compacto del ao ac-

vez definidos, no han sido consultados nunca

tual que ya indica los das festivos de Lleida.

ms. Es una gran perdida del tiempo.

Marco con un lpiz las fechas de los grandes

eventos y las vacaciones para as tener una visin general del ao.

En este momento, no se trata de crear un plan

muy detallado en forma de una diagrama de
GANTT sino simplemente hay que desglosar los

FIJAR 3 OBJETIVOS

objetivos anuales en objetivos por mes.

Ahora viene la pregunta clave: Cules son las

Para cada uno de los prximos doce meses me

3 grandes cosas que quiero cambiar en mi vi-

pregunto: Qu debera hacer este mes para

da y en mi trabajo durante los prximos doce

avanzar lo suficiente hacia mis metas anuales?

meses?

La respuesta a esta pregunta son mis dos o tres

Reviso todo el material que tengo para evaluar

objetivos del mes.

las diferentes opciones. Habitualmente, hago

Lo ltimo que tengo que hacer para pasar a la

primero una lista rpida de unos 2030 objeti-

accin es un recordatorio al principio de cada

vos que luego ordeno por prioridad. Finalmente

mes para revisar y adaptar los objetivos del

me quedo slo con los primeros tres grandes ob-

mes. Puedes apuntar el recordatorio en el calen-

jetivos.

dariosi realmente te comprometes a revisar

Una vez he elegido los objetivos, intento definirlos bien. Ya sabis, un buen objetivo es medi-

tus objetivos el mismo da cada meso como

una accin repetitiva en tu gestor de tareas.

ble, especfico, definido en el tiempo, asequible

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y sostenible.

ANUAL

DESGLOSAR EN OBJETIVOS
MS PEQUEOS

Te deseo mucho xito con tus objetivos para este ao.

38

Crear un plan mensual en 3 pasos sencillos

Cada mes que empiezas sin tener un plan, ser

Para poder crear un buen plan mensual necesi-

un mes perdido. Quiero decir que seguramente

tas tener toda la informacin a mano:

hars muchas cosas, pero es probable que no

avances hacia tus grandes objetivos.
En la lucha diaria para apagar los fuegos simplemente pierdes los objetivos de la vista. Hay tiempo de sobras para lograr las metas, as que hoy
decides dedicarte a los temas urgentes y la se-

El plan anual dnde has apuntado tus objetivos de este ao, complementado con el desglose por mes.
El plan del mes pasado. Es posible que an
haya cosas que no has podido hacer.

mana que viene ya volvers a enfocarte en tus

El calendario para tener una idea de la es-

metas. Pero entonces saldrn otras urgencias y

tructura del mes: los das festivos, los gran-

as pasars todo el mes procrastinando sin avan-

des eventos, das llenas de citas, das con

zar de verdad.

tiempo libre, etc.

Est bien que hayas creado un plan anual, pero

Basndote en estos datos puedes empezar a

este plan no vale para nada si no lo consultas

crear el plan para este mes.

frecuentemente ni lo adaptas a los cambios.

Para poder cumplir tus objetivos para este ao,
hay que dividir estos objetivos grandes en partes ms manejables.

2. FIJAR LOS OBJETIVOS

Ahora llega el momento de reexionar: Qu
quieres conseguir durante este mes? Igual a
tus objetivos anuales, hay que limitar el nmero

Recomiendo reservar 10 minutos en tu agenda

de cambios que quieres conseguir en un mes. Es

al final de cada mes para planificar el mes que

mejor enfocarte en dos o tres grandes metas y

viene, siguiendo estos pasos:

hacerlas bien.

1. RECOPILAR DATOS
39

Puedes seguir estas tres estrategiaso una com-

desglosas los tres objetivos que has elegido en

binacin de ellaspara definir tus metas para el

partes ms pequeas.

mes que viene:

Para cada una de las semanas del mes hay que
Simplemente copiar los objetivos que ya ha-

decidir que deberas hacer para avanzar lo sufi-

bas pensado para este mes desde tu plan

ciente hacia las metas mensuales. Estos objeti-

anual. Es una buena estrategia para princi-

vos semanales, los apuntas en el mismo docu-

pios de ao, cuando an no te has desviado

mento por debajo de tus metas para el mes y ya

demasiado de tus planes.

tienes tu plan mensual preparado.

Puedes volver a utilizar los objetivos que has

fijado el mes pasado y que todava no has
conseguido. En este caso es recomendable
primero identificar la causa del retraso.

DESCARGA GRATIS MI PLANTILLA PARA EL PLAN

MENSUAL
Ahora, sigue tu plan y tendrs ms probabilidades de tener un mes productivo.

Tambin puedes optar por crear objetivos

completamente nuevos, aunque siempre teniendo en cuenta que encajan dentro de tu
plan anual.
Apunta las tres metas que has elegido en un documento nuevo.

3. DESGLOSAR TUS OBJETIVOS

Finalmente, hay que desglosar tus objetivos para el mes que viene en partes ms pequeas,
porque ya sabes que para comer un elefante
hay que trocearlo en porciones que seamos capaces de comer y tragar. En tu plan mensual ya

40

Sabes cmo planificar tu semana?

Yo siempre he considerado una semana la uni-

contrar tiempo para avanzar en mis objetivos. Es

dad bsica de planificacin.

difcil encontrar un momento en el da para las

Una semana tiene un ritmo, con cinco das labo-

acciones que realmente valen la pena.

rables y dos das de descanso. Una semana tam-

Antes no tena este problema, porque yo o era

bin es suficiente para avanzar de verdad.

el dueo de mi tiempo. Tenia un horario laboral

Un da es demasiado corto; puedes hacer muchas cosas durante un da, pero no creo que
realmente avanzas en tus proyectos en solo un
da.
Un mes es demasiado grande; no s cuanto puedo conseguir en un mes. Adems, los meses son
irregulares: a veces tienen 30 das, a veces 31 o

fijo establecido por la empresa y tambin mis

actividades de ocio como el deporte tenan un
lugar fijo en la agenda. En la actualidad, ya casi
nadie vive y trabaja as.
Ahora, cada semana es diferente. A veces tengo
que viajar, tengo cursos planificados, grandes
proyectos en que quiero avanzar

incluso 28. Sera mejor si todos los meses consis-

He encontrado que con una buena planificacin

tiran de exactamente cuatro o cinco sema-

en combinacin con mis rutinas o rituales

nas, verdad?

soy capaz de dedicar cada da una parte de mi

Yo me quedo con las semanas para hacer la pla-

tiempo en progresar hacia mis metas.

nificacin y no soy el nico. Modernos mtodos

Cada viernes creo mi plan para la semana que

de gestin de proyectos tambin trabajan por

viene. En este plan elabora cuales son mis obli-

semanas.

gaciones citas y tareas con fecha final en la

Mi vida es bastante dinmico, es decir que hay

muchas tareas que son para ya. (La tuya tam-

semana y cules son mis deseos habitualmente una parte de mi plan mensual.

bin es as?) El resultado es que me cuesta en-

41

Una semana sin plan ser una semana en que

tiempo libre habitualmente son las ms pro-

har muchas cosas, pero sin avanzar de verdad.

ductivas.

Pero cuando tengo un plan para la semana, me

siento el dueo de mi progreso.

3. Dnde estn los lmites?

Una pregunta relacionado con el punto an-

DISEA TU SEMANA:

terior que sirve para ayudarte a conseguir

Estos son los pasos que yo sigo para planificar

equilibrio. Si no reservas tiempo para cosas

cada semana:

importantes, no las hars. Y si no pones lmites, habr tareas que sacaran tiempo de las

1.

Fijar objetivos

cosas importantes de tu vida. Seguramente

Cules son las 23 cosas que quieres con-

ya tienes algunos lmites establecidos: la

seguir esta semana? No estoy hablando de

comida empieza a las 14:00, no trabajar

tareas, sino de hitos en tus proyectos ms

en los fines de semana, al menos dos ve-

importantes. Dnde quieres estar en una

ces a la semana al gimnasio, no abrir el

semana? Asegrate de mantener este objeti-

email ms que cinco veces al da, no en-

vo a la vista durante toda la semana. Yo uti-

trar en las redes sociales antes de la 12:00.

lizo mi propia plantilla, que tengo colgada

al lado de mi ordenador.

4. Hay equilibrio?
Mira qu tienes planificado en tu agenda y

2. Identificar el tiempo libre

la lista de acciones. Estn todas tus reas

Si eres como yo, sabes que es muy fcil lle-

de responsabilidad presentes? Crees que

nar todo el tiempo disponible con trabajo.

podrs dedicar suficiente atencin a cada

Pero tambin es importante descansar. Es

rea?

curioso, pero habitualmente tengo mis mejores ideas para proyectos en que estoy tra-

DESCARGA GRATIS MI PLANTILLA PARA EL PLAN

bajando justo en mi tiempo libre. Qu tar-

SEMANAL

de de la semana te la reservas para ti?

Qu planes de ocio hay? Yo he observado
que las semanas en que he priorizado el

42

La fuerza de visualizar las metas

Nuestro cerebro es un maestro en procesar infor-

bro no daba atencin hasta el momento que em-

macin. Procesa cada imagen enviado por nues-

pec interesarme para ese coche. Otro ejemplo

tros ojos y cada sonido capturado por nuestros

del filtro reticular en accin puedes ver en el si-

orejas. Algunos partes de la informacin se guar-

guiente vdeo.

da en la memoria y algunos partes de la informacin sern enviados al centro de atencin. Tu

cerebro sabe que es importante para ti y solo
enfoque en esas partes de la informacin. Gracias a ese filtro (el filtro reticular o ms oficial
Sistema de Activacin Reticular) eres capaz de
or cuando llaman tu nombre en una sala llena
de ruido.

La parte increble del filtro reticular es que puedes configurarlo con tus intenciones y enfoque.
Al mirar el vdeo por la primera vez te has enfocado en la pilota y tu cerebro automticamente
ha dejado fuera toda la informacin no relacionado a la pilota. La segunda vez has cambiado
tu enfoque y por tanto has notado otras cosas
en el vdeo. Esa propiedad puedes usar para pro-

Puedes mostrar la misma foto a diez personas,

gramar tu filtro reticular para que busque infor-

y todos vean otra cosa, dependiente de su filtro

macin e ideas que te llevan hacia tus resulta-

reticular. Mi padre, que pasa horas trabajando

dos exitosos.

en su jardn seguramente se fija en las plantas,

mientras yo probablemente me enfoque en las
chicas en la foto. Se nota la existencia del filtro
reticular el momento que los intereses cambian.
Me recuerdo que al momento que hemos comprado un coche nuevo de repente las calles estaban llenos de coches del mismo modelo, mientras antes casi nunca vi ese modelo. No es que
esas coches no estaban all antes, pero mi cere-

Debes elegir bien las descripciones de tus proyectos y metas, describiendo claramente el resultado exitoso. Si por ejemplo tienes una entrada en la lista de proyectos Implementar comisiones compartidas, puedes cambiarlo en algo
como Comisiones compartidas lanzado exitosamente. Y si miras a la lista de 40+ proyectos y
cada proyecto describe claramente el resultado
exitoso, cada vez que revisas esa lista ests re-

43

programando tu filtro reticular para que ayude a

conseguir cada resultado.
Si entiendes bien como funcione el Sistema de
Activacin Reticular entiendes tambin como
crear la vida que quieres simplemente por pensar en ello y hablar de ello. El filtro reticular te
muestra automticamente las oportunidades
que llegan a tu vida para realizar tus sueos.
Intntalo! Define y apunta todos los resultados
exitosos y estoy seguro que empiezas a notar la
fuerza casi mgica de tu cerebro en accin, probablemente en maneras sutiles.

44

Cmo pasar de soarlo a ejecutarlo? La regla

del 9010

El mundo es de los soadores dicen algunos

tiempo ejecutando. Por qu?, porque resulta

por ah. No estoy de acuerdo con esta frase, por-

mucho ms fcil soar que hacer. Soar en lo

que creo que est incompleta. Creo que algo

que queremos ser o en lo que queremos hacer

ms preciso y realista sera algo como El mun-

no requiere ningn esfuerzo, y es un proceso na-

do es de los soadores que, despus de soar,

tural. Vemos un comercial de televisin y empe-

se esfuerzan y trabajan para ejecutar y hacer

zamos a soar con tener eso que nos mostraron

realidad ese sueo. No es una frase muy pega-

en el comercial. Vamos camino al trabajo y em-

josa o comercial, pero se acerca ms a la reali-

pezamos a soar que estamos en otro lugar o

dad.

en otra situacin, donde no tenemos que cum-

La web est inundada de frases motivacionales

y de imgenes con playas paradisiacas de fondo invitndonos a creer que los que lo suean
son los que lo logran o creer es poder. Cun-

plir un horario o donde podemos llegar a trabajar a una hora donde no hay tanto trfico en la
carretera. Pero todo termina all, en una simple
aspiracin y en un qu bueno sera.

tos de los que leen esas frases son capaces de

Todo se queda all, porque para pasar de ser

salir a aplicarlas a su vida? Cuantos retienen la

una aspiracin a ser una realidad hay que en-

frase hasta el otro da o son capaces de recor-

frentarse a ese otro 10%, a ese momento al que

dar lo que leyeron si les preguntan una hora

pocos se atreven: Al momento de la ejecucin.

ms tarde?

No muchos lo hacen, porque este es el momen-

Hay algo errneo con esta dinmica. Qu es lo

que est mal? Que la gente pasa ms tiempo
soando que ejecutando.

to de la materializacin, ese donde toca empezar a pensar, organizar y ejecutar. Ya se vuelve

menos natural y cmodo, porque toca esforzarse y gastar tiempo en pensar cmo se va a eje-

Actualmente, la gente pasa el 90% de su tiempo

cutar. Nos gastamos la vida pensando en lo que

soando y visualizando, y slo el 10% de su

nos gustara hacer, pero nos asustamos cuando

45

llega la hora de pensar en cmo lo vamos a ha-

minos del proceso. An no estamos ejecutando,

cer.

simplemente pensando en algo un poco ms sin-

Alguna vez te has puesto a pensar porqu hay

cronizado con la realidad.

tan poca gente en la cima de sus profesiones o

Trata de sacar tiempo para responder algunas

de sus campos? Por qu tan pocos logran la

preguntas sencillas, que sern clave a la hora

maestra? No existe una ley natural que limite el

de afrontar esa transicin entre el proceso de

nmero de cupos, lo que sucede es que son

soarlo y el proceso de hacerlo:

muy pocos los que entienden que el grueso de

su tiempo y energa no lo deben gastar en so-

Qu puedo hacer hoy mismo para empezar

a hacer realidad eso que estoy soando?

ar, sino en ejecutar ese sueo.

LA LEY DEL 90%10%

Qu beneficios me traera hacer eso que estoy soando?

Teniendo en cuenta todo lo anterior, la ecuacin

debera ser al revs: El 10% del tiempo lo debe-

Me veo en un ao haciendo esto mismo que

ramos gastar soando y el resto 90% del tiempo lo deberamos gastar ejecutando y materializando eso que soamos.

quiero empezar a hacer hoy?

Qu herramientas tengo a la mano o qu persona me puede ayudar para empezar con es-

Cumplir esa ley del 90%10% y cerrar esa bre-

te proyecto?

cha entre soar y ejecutar no es sencillo. Voltear 180 grados el panorama se vuelve una tarea difcil de lograr, cuando por tantos aos hemos estado programados para pensar como
siempre lo hemos hecho.
Pero existe una forma de empezarlo a hacer. Es
hora de utilizar parte de ese tiempo que nos gastamos pensando en ese sueo, y empezar a pensar en algunas cosas que podramos hacer para
empezarlo a ejecutar. Empezar a pensar en tr-

Luego de responder estas preguntas, pueden

pasar una de estas dos cosas:
1.

Habr ms motivacin para empezar a ejecutar el proyecto, ya que tenemos ms claro porqu queremos hacer eso que estamos
soando. Entrenaremos nuestra mente a
pensar menos en fantasa y a pensar un poco ms en realidad. Cada nueva idea que
tengamos y cada cosa que queramos ha-

46

cer, irn acompaados (en mayor medida

Esta forma de acercase a lo que sueas y a lo

que al principio) de formas concretas de c-

que piensas, aumentar la probabilidad de que,

mo ponerlas en prctica y cmo ejecutar-

en algn momento, logres sincronizar lo que

las.

sueas con lo que realmente quieres, y que lo-

2. Nos daremos cuenta que eso que tanto sobamos no lo queremos ejecutar. Muchas
veces, cuando empezamos a pensar en cmo hacer eso que tanto soamos, nos damos cuenta que no lo queremos hacer, que
no lo queremos ejecutar. Cuando pasamos

gres materializar eso que piensas en algo concreto, en algo que puedas ejecutar. Tal vez,
cuando menos lo pienses, estars rumbo a hacer parte de ese grupo de lite que entiende
que no vale la pena soar si no se va a ejecutar.

Juan Esteban Bravo lvarez

de soarlo a pensar en cmo ejecutarlo, deja de ser atractivo para nosotros. Esto es
normal que suceda, ya que no todo lo que
pensamos que queremos hacer en realidad
lo queremos hacer. Pero no hay de qu
preocuparse, ya que si esto sucede tambin
trae una ventaja: Mientras ms rpido pasemos por esta etapa menos tiempo y energa
estaremos gastando en aspirar a algo que
en realidad no nos interesa. Esto deja el camino libre para empezar a soar e idear
otras cosas.
La regla del 90%10% nos evita hace parte de
ese grupo de gente que suea con algo durante
5 o 10 aos, y cuando por fin se decide a hacerlo y empieza a ejecutarlo, se da cuenta que en
realidad no era lo que le apasionaba y se lleva
una gran decepcin a la hora ejecutarlo.

47

Como planificar tu da para lograr tener tiempo libre

La falta de tiempo es un problema tpico. Todos

Cuntas veces has usado frases para justificar-

nosotros queremos acabar con las tareas del

te como: falta de motivacin o falta de fuerza

da y no solo eso tener ms tiempo libre para ha-

de voluntad?

cer eso que nos encanta.

La buena noticia es que ni la motivacin, ni la
Sin embargo, algunos das no hay suficiente ca-

fuerza de voluntad son necesarias para lograr

f en el mundo para lograr terminar esa larga

tomar accin y planificar tu da correctamente.

lista de tareas pendientes.

Porque se trata de establecer hbitos en tu ruti-

Te suena familiar?
Por eso en este artculo quiero presentarte los 3
mejores secretos para gestionar mejor tu tiempo, dejar la pereza y tener tiempo extra (sin
motivacin requerida).
Antes de continuar, tengo esta tarea para ti:

na diaria.
Vamos a ello.

1) PROGRAMA TUS ACTIVIDADES POR HORARIOS Y NO POR

LISTAS DE COSAS POR HACER
Para muchas personas (yo la primera) es ms
fcil visualizar lo que hay que hacer si se escri-

7899879473827482370
Honestamente, leste la numeracin completa?
Seguramente no. Al igual que, ms de una vez
has querido encontrar el botn de encendido para lograr empezar y terminar una tarea.

be. Y est bien, pero no es suficiente con solo

hacer la lista.
Las listas de tareas son slo el primer paso. Porque la parte ms importante es asignarles un
tiempo en tu horario. Por qu?

48

Te hace ser realista sobre lo que puedes hacer.

pueden surgir de repente. Como: una llamada

Te permite hacer tareas cuando es eficiente, no

importante, una junta, distracciones, etc.

slo porque es el #7.

Si una actividad sin distracciones y sin cosas urHasta que est en tu calendario y se asigna una

gentes te toma 30 minutos. Entonces dale un es-

hora, esa lista de cosas por hacer es slo una

pacio de 45 o 50 minutos por si algo ocurriera

lista de buenos deseos.

de improviso.

Piensa cuando ibas en el colegio, tus clases y

Construir tu horario te ayuda a enfrentar la rea-

actividades estaban por horarios y no por listas.

lidad y saber cunto tiempo tienes disponible

Era una forma de asegurar que se hiciera todo

para hacer una determinada actividad.

lo planeado.
De tal forma que cuando se termine, sabes exacSi lo analizas, esto tiene una gran ventaja: colo-

tamente que sigue sin tener que pensarlo mu-

cas el trabajo en donde mejor puede realizar-

cho.

se.
Tal vez ests pensando:

Pero Tania, hay cosas urgentes que

cambian el plan de ltimo minuto
Te entiendo.

OK. Pero, Cmo puedo construir mi

horario?
Esa pregunta nos lleva al siguiente punto.

2) CONSTRUYE TU HORARIO
DE ATRS HACIA DELANTE

Construir tu horario no tiene que ser perfecto.

A veces damos por hecho que el da tiene 24 ho-

Algunas cosas cambiaran. De todos modos, es

ras y a partir de que despertamos podemos pla-

necesario tener un plan, de lo contrario perde-

near el da.

rs ms tiempo.
Para planear correctamente es necesario que
contemples esas cosas urgentes que sabes

Es un gran error.
Planear el da de maana a tarde solo hace que
todo se posponga an ms. Porque llega la noche y an tienes mil cosas por hacer. El estrs y
49

la falta de tiempo no son una buena combina-

El segundo grupo obviamente experimento ms

cin.

control sobre el trabajo. Los resultados mostra-

Cuando planeas de atrs para adelante das por

hecho la hora en la que terminaras con el traba-

ron que la fatiga mental percibida fue menor en

este grupo.

jo. Dejando tiempo extra para hacer lo que

Para manejar proyectos a largo plazo, necesitas

ms te gusta.

leer el siguiente y ltimo punto.

Suena interesante no?

Supongamos que sales del trabajo a las 5:30

3) HAZ TU PLAN SEMANALMENTE

pm. Entonces, a partir de ah hacia atrs tienes

Nunca vas a conseguir ganar el juego con slo

que empezar a programar tus actividades.

mirar hoy y nunca pensar en el maana. Cierto.

Al establecer una fecha lmite y trabajar hacia

Una buena idea es, hacer un plan semanal.

atrs para que todo encaje te da una sensacin

de tener ms control. Y no solo eso, esto lo ayuda a trabajar mejor: porque te obliga a ser eficiente.
Est comprobado que cualquier cosa que aumenta tu percepcin de control sobre una situacin puede disminuir tu nivel de estrs.

Durante el trabajo, nuestras tareas son relativamente similares. As que no ser demasiado esfuerzo para ti, planear con antelacin y bajo horarios tu semana.
Solo as estars un paso adelante de los proyectos que tienes que tienen que salir a ote. Sabrs cada da lo que ests haciendo con cada

Un estudio reciente comprob estos resultados

hora. Sabrs cada semana lo que estas hacien-

mediante un experimento de oficina simulada.

do con cada da de la semana y sabrs cada

Se les pidi a un grupo de participantes que ter-

mes lo que estas haciendo con cada semana

minaran un nmero de tareas dadas con un ho-

del mes.

rario ya establecido. Mientras que a un segundo

grupo, se les pidi que planearan las tareas con
su propio horario.

Como sabes este plan ser a grandes rasgos y

puede verse modificado. Pero tendrs un dibujo

50

general de lo que hay que pintar, sin salirte de

Elige un da de la semana para hacer tu plan.

la raya.

Mejor si es el lunes temprano o el domingo por

Esto tambin aplica para tu tiempo libre. No me

la tarde.
crees?

Estos son los pasos a seguir:

En un estudio cientfico se demostr que las per-

1.

Escribe tu lista de tareas y pendientes por

sonas que planificaban su tiempo libre tenan

hacer. Si es una lista muy grande, divdela

una mejor percepcin de calidad de vida.

en varias listas pequeas.

Con todo esto, no quiero decir que seas una m-

2. Reparte tus tareas a lo largo de los das y

quina y todo este por horarios. Pero si es impor-

establece un horario para cada tarea. Se

tante tener un plan incluso para tu merecido fin

realista, e incluye dentro del horario esas

de semana.

cosas urgentes que puedan surgir.

Ahora que nos fijamos en la imagen completa,

3. Contempla tu tiempo libre distribuyendo

sers capaz de ser ms productivo en cada hora

esas tareas de atrs hacia adelante. Empe-

que tiene tu jornada laboral y la mejor parte es

zando con tu hora de salida hacia tu hora

que estars haciendo espacio para tu tiempo li-

de entrada al trabajo.

bre.

TOMA ACCIN HOY

Tanto hacer el plan como seguirlo a lo largo de
la semana, se trata de un hbito.

Y t, Cmo planeas tus actividades laborales?

Te queda tiempo libre?

Tania Sanz

Empezar con un hbito puede conllevar un poco

de esfuerzo de tu parte. La buena noticia es que
esto solo pasa al principio. Una vez que el hbito est incorporado a tu rutina es automtico.

51

El gran secreto para ser ms productivo: trabajar menos horas

Hay muchsima gente que est convencido de

No solo en empresas, pero tambin, como de-

que la persona que trabaja 45 horas a la sema-

muestra esta grfica publicada en The Econo-

na es ms productiva que alguien que slo tra-

mist, en nivel macro-econmico .

baja 35 horas.
Existe la percepcin que trabajar ms horas es igual a mayores niveles de productividad.
No s de dnde viene esta creencia, porque ya hace ms que
cien aos sabemos que no es el
caso. En el ao 1913, Hugo
Mnsterberg public un artculo
sobre la relacin entre las horas trabajadas y la productividad en que describe un caso de
una fbrica que ha incrementado su productivi-

Por alguna razn nos cuesta creerlo, porque la

dad reduciendo la jornada laboral de 9 a 8 ho-

lgica nos dice que cuando ms trabajamos,

ras.

ms producimos.

Desde entonces, todos los estudios y casos han

Yo tambin lucho cada semana con este proble-

mostrado el mismo resultado: trabajar muchas

ma. Como tengo la libertad de planificar mi pro-

horas perjudica la productividad.

pio horario laboral, tengo la tendencia de llenar

todas mis horas con trabajo, porque siempre

52

quedan ms cosas para hacer. Pero es un

Si reduces el nmero de horas que trabajas, es-

error

ts obligado a enfocarte mejor. Es cuando en-

El nmero de horas dedicado a algo to tiene ninguna correlacin con el volumen de trabajo ter-

tras en modo pre-vacaciones y te concentras en

los resultados que deseas conseguir.

minado o el valor producido por este trabajo.

S que es un cambio mental bastante radical,

Mira, por ejemplo, a estos das en que has traba-

que para la mayora de las personas incluido

jado mucho, pero al final del da te quedas con

yo resulta difcil de implementar. La clave es-

la sensacin de no haber avanzado nada.

t en dejar de medir cosas por hora, porque las

Obviamente, tu jefe y tus clientes no saben esto.

horas no afectan los resultados.

Ellos quieren que trabajas ms horas para as

Cuantas horas trabajas y cmo puedes reducir

obtener ms valor.

este nmero?

Pero al final, las horas no son importantes. El

nico que realmente importa son los resultados
que consigues. Esta es la clave de la productividad personal.
Una de las cosas que puedes hacer para mejorar tu efectividad personal es reducir tu horario
laboral.
En este sentido, hay un caso muy interesante en
Suecia, dnde varias empresas e instituciones
han reducido el da laborar a slo seis horas.
Tambin en otras partes del mundo cada vez
ms profesionales optan para trabajar menos,
pero mejor.
Es mejor trabajar a 100% durante cinco horas
que a 60% durante ocho horas.
53

Productividad natural: la efectividad que llevas dentro

A veces, cuando hablo con mis clientes de un

do cuenta de que ya aplicaba los principios de

ujo de trabajo efectivo, me comentan que les

productividad antes de conocer mtodos como

parece muy complicado.

Getting Things Done.

El error es mo. En lugar de explicar todos los pa-

Mira si te reconoces en esto:

sos y ensear un diagrama complejo, tena que

haber empezado con lo que estn haciendo ya

YA ERES PRODUCTIVO

en este momento. Porque la verdad es que to-

Te llega material que requiere tu atencin. Una

dos ya aplicamos los principios de productivi-

parte del material ha sido creado por otras per-

dad en el da a da, aunque no de forma cons-

sonas sin ninguna implicacin de tu parte, como

ciente.

los mensajes de email o las fotos de tus amigos

en Instagram. Tambin hay material que proce-

Si te fijas en tu forma natural de organizar y

de de tus propios pensamientos y que te apare-

aplicas los mismos pasos a la planificacin y or-

ce mientras avanzas en tu da. Ests viendo pu-

ganizacin de tu trabajo, vers que este mismo

blicidad para una tablet y piensas: Me gustara

ujo de trabajo ya no es tan difcil de entender,

tener algo as. O quizs te das cuenta de que

porque es una expresin grfica de lo que lle-

todava no sabes que quieres hacer en las vaca-

vas haciendo desde hace muchos aos.

ciones de navidad.

De vez en cuando necesitas un espejo para dar-

Cuando te llega material nuevo, tomas decisio-

te cuenta de lo que ests haciendo. Es muy fcil

nes sobre qu hacer con todo esto. Qu hago

ver errores en el comportamiento de los dems

con este email del cliente? Guardar el men

y muy difcil detectar tus propios fallos.

que he recibido de este restaurante nuevo? De-

Mis clientes son mi espejo. Cuando ms observo

cmo trabajan, ms aprendo sobre cmo yo fun-

bo hacer un retweet de esta cita que me ha inspirada? En la realidad, lo que te ests pregun-

ciono. Gracias a estas observaciones me he da54

tando para cada cosa es cul es mi compromi-

este email o hacer una llamada? O quizs es

so?

mejor hacer una pausa para tomar un caf?

Una vez decidido, habr cosas que hars al ins-

MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL

tante (como el retweet). Otras cosas dejas para

hacer ms tarde y para eso te aseguras crear
un recordatorio para no olvidarlo. El jueves de
la semana que viene tienes que dar una formacin para un cliente (obviamente, lo tienes apuntado en tu agenda). Hay que comprar pasta fresca en el supermercado (apuntado en la lista de

Tambin te organizas as? Aunque no de forma

consciente, ya ests aplicando un ujo de trabajo. Lo has reconocido? Aunque no sabes nada
de la productividad personal, hay cosas que ya
las haces bien de forma natural.

compras). El nmero de telfono de un provee-

Si quieres ser ms productivo, el nico que de-

dor quieres guardar en caso de que necesitas

bes hacer es tomar consciencia del orden natu-

llamarlo (est apuntado en la aplicacin de con-

ral y optimizar cada paso en este proceso.

tactos).
El primer paso es descargar mi plantilla de ujo
Cuando hay que hacer algo, el nico que debes

de trabajo para aplicar los pasos de forma cons-

hacer es consultar tus herramientas de organi-

ciente.

zacin para acordarte de las opciones disponibles. Cuando ests en el supermercado para hacer las compras de la semana, utilizas una lista
de compras. Cada maana miras en tu agenda
para saber cules son tus obligaciones para este da. Adems, si la situacin cambia, modificas
la informacin en tus herramientas. El cliente te
llama para anular la reunin de maana? Directamente eliminas la cita de tu calendario.
Finalmente, cuando te pones a trabajar, tomas
decisiones sobre qu hace ahora. Responder

55

5 razones para mantener la cabeza vaca

1. CON LA CABEZA VACA TENDRS MENOS ESTRS

ideas cuando no toca, pero todos estos pensa-

El trabajo moderno es muy diferente al trabajo

2. CON LA CABEZA VACA SERS MS FIABLE

de hace 100 aos. Ahora trabajamos bsicamente utilitzando nuestra cabeza. Planificar proyectos y citas, lluvias de ideas, establecer prioridades, gestionar compromisos, Cada una de estas cosas ocupa una pequea parte de tus pensamientos. Seguramente tienes docenas de cosas en tu cabeza que todas requieren una pequea parte de tu atencin.
Muchas veces las cosas en tu cabeza piden tu
atencin en momentos pocos prcticos: si ests
escribiendo una propuesta para un proyecto
nuevo de repente te acuerdas que an tienes
que llamar al electricista.

mientos te provocan un poquito de estrs.

Tu subconsciente es poco fiable. Por la maana,

recuerdas que tienes que llamar a un cliente a
las cinco, pero por la tarde ya han pasado tantas otras cosas que te olvidas de llamarlo. Si
siempre piensas en las cosas en el momento
equivocado, nunca sers fiable.
Si mantienes todos tus compromisos en un sistema exterior y fiable, tu tambin te sentirs ms
fiable. Con una simple lista de tareas puedes ests segura de hacer las cosas en el momento correcto.

do en el trabajo que debes hacer el da siguien-

3. CON LA CABEZA VACA TENDRS UNA VISIN GLOBAL DE

TU TRABAJO Y DE TU VIDA

te y mientras ests jugando con tus hijos te sa-

Tu subconsciente no tiene una visin global, lo

len ideas para el nuevo plan de negocios.

que dificulta el poder establecer prioridades. La

Esto no solo pasa en la oficina; tambin cuando

ests leyendo un libro en el sof ests pensan-

Tu mente no sabe de contextos o de horarios.

Puede ser que ya ests acostumbrado a tener

prioridad es una caracterstica muy subjetiva,

que depende de las otras cosas que tienes que

56

hacer. Si una tarea es prioritaria esta tarea es

Si tienes la cabeza vaca puedes concentrarte

ms importante que las dems.

mejor, y esta concentracin la necesitas para lle-

Por tanto, para poder establecer tus prioridades, necesitas una visin completa de todas las
cosas que debes hacer. Si mantienes en tu cabe-

gar al estado de ow. Mihaly Csikszentmihalyi

es el inventor del concepto ow, un estado de
concentracin y enfoque en que el tiempo desaparece.

za todas tus cosas que debes hacer no tendrs

un orden ni una visin completa.
Solo si mantienes un buen sistema fiable fuera
de tu cabeza tendrs esta visin general de tus
prioridades.

4. CON LA CABEZA VACA

ERES MS CREATIVO Y PRODUCTIVO

Pensamientos sueltos sobre tus tareas y otras

cosas evitan el ow, porque no te puedes concentrar o enfocar.

NO ES NECESARIO TENER LA
CABEZA LLENA
Es posible relajarte leyendo un libro al sof si
tienes una vida ocupada?

El espacio en tu cabeza es limitado, es como la

Es posible ser consciente de tener muchas co-

memoria de tu ordenador que solo tiene parte

sas para hacer y dormir bien?

de la informacin en presente y guarda el resto

en el disco duro.
Si sacas las cosas administrativas cmo la lista
de tareas de tu cabeza, queda ms espacio disponible para la tarea actual y sers ms creativo.

5. CON LA CABEZA VACA ES

MS FCIL ENTRAR EN EL ESTADO DE FLOW

Puedes ser muy productivo y al mismo momento relajado?

Claro que todo esto es posible, si mantienes la
cabeza vaca. Con la cabeza vaca eres ms fiable, trabajas con ms enfoque, eres ms productivo, estimulas tu creatividad y adems evitas el
estrs.

57

Productividad vs Estrs: Tener el control

La vida cotidiana nos trae situaciones que nos

pan los ojos ante un peligro haciendo que lo

generan estrs. Muchos de los factores estresan-

que no se ve no existe.

tes que habitan en nuestras vidas son del todo

innecesarios. La mayora de las veces llevamos
una vida ms complicada porque no nos hemos
parado a reexionar si lo podramos hacer de
otra forma.

No asuma ms de lo que sea capaz de soportar

No se exija demasiado. Tenga una buena opinin de s mismo. Somos humanos: buenos
en unas cosas y malos haciendo otras pero

CAMBIE CONDUCTAS DE SU
VIDA PARA TENER EL CONTROL
No ignore los problemas
Enfrntese a sus problemas. Dele slo la im-

no se compare con otros. Pngase metas realistas. La experiencia no siempre es buena

consejera: conductas pasadas no dictan acciones presentes.
Slo preocpese por cosas reales que de-

portancia que tienen. No ms. Una vez que

pendan de usted

estudiamos el problema, la mayora de las

De las preocupaciones que usted tiene, divi-

veces sacamos como conclusin que el pro-

da sus preocupaciones entre las que puede

blema es menos importante de lo que pens-

hacer algo al respecto y las que no puede ha-

bamos (no os ha pasado nunca que tenis

cer nada por no depender de usted su resolu-

un problema y habis dicho de iros a dormir

cin. Ahora olvdese de los problemas en los

para consultarlo con la almohada sabiendo

que usted no puede hacer nada: una posible

que al da siguiente el problema se ve de otra

avera del coche encontrndose de viaje o

forma?). Hay que enfrentarse al problema no

una huelga de pilotos de avin cuando usted

ignorarlo. No evitemos una situacin que nos

ha de visitar a un cliente son problemas que

evoca miedo como hacen los nios que se ta-

estn fuera de su alcance. No tiene sentido

preocuparse por cosas que usted no puede

58

cambiar. Cntrese nicamente en las cosas

ses, apunte la cita en su agenda para

que usted puede controlar; slo de aquellas

cumplirlo como un compromiso ms.

que usted puede realizar alguna accin para

solucionarlo. Analice el problema. Tendemos
a pensar que nuestros problemas son peores

No se coma usted slo los problemas

de lo que en realidad son. Nuestra mente

Pida ayuda en momentos de necesidad. No

siempre tiende a ponerse en lo peor ante una

es sntoma de debilidad.

situacin nueva o desconocida.

Hgase un entorno ms cmodo

Deshgase de todo lo negativo

Incluido gente txica, cigarrillos o bebidas.

Haga cambios para evitar las situaciones que

Creer que la nicotina o el alcohol le va a tran-

le provocan estrs:

quilizar es equivocado. Si hay personas que

Si le estresa llegar tarde a un cliente, furcese a salir antes de casa.

Si viaja en coche y le estresa los atascos
de ciudad, escoja un camino ms largo pero menos transitado.
Si le estresa llegar tarde a casa y tener
que preparar la cena, localice un lugar camino a casa donde pueda comprar la cena para su familia.
Si le estresa el tener su casa en desorden,
planifquese para dedicar "slo" 15 minutos al da a cada habitacin de la casa.
Si le estresa haberse apuntado a ingls o
saxofn y perderse la mayora de las cla-

es inevitable tratar con ellas pero el trato con

ellas le provoca estrs, reduzca el tiempo y
la comunicacin con ellas al mnimo.
No se moleste con temas de debate
Es malo para su tranquilidad hablar sobre temas que a usted generalmente le encienden
como ftbol o poltica. Elimnelos.
Mantenga su sentido del humor. Y sonra
Potencie la capacidad de rerse de s mismo.
Rerse ayuda a su cuerpo a luchar contra el
estrs. Piense que algo va mal si usted no tiene ganas ni de sonrer.

ADEMS USTED CUENTA CON

LA PRODUCTIVIDAD PERSO-

59

NAL PARA EVITAR FUEGOS

POR ESTRS

El perfeccionismo
Dse por satisfecho cuando el trabajo realizado ha alcanzado el nivel de calidad deseado.

Aprenda a decir no

Tampoco tiene motivo el dedicarle ms tiem-

Que no le d vergenza responder "no" a al-

po del necesario a redactar un correo de po-

gunas propuestas. No se llene de responsabi-

ca importancia.

lidades adicionales que le va a costar cumplir

y que, seguro, le van a generar dosis extras

Coma y duerma bien y haga ejercicio

de estrs.
Analice sus prioridades y su lista de tareas
pendientes
Analcelas. A lo mejor est asumiendo ms
de lo que puede soportar. Cuestinese si todas las tareas que tiene pensado hacer debera hacerlas. Qu ocurre si alguna de ellas
no la hace?
Planifique y agende tiempo para imprevistos
La incertidumbre forma parte de su trabajo.
Es inocente pensar que la planificacin pensada por usted va a seguirse sin contratiempos.
No intente hacer dos tareas de 45 minutos
en una hora
Si ha calculado cuanto tiempo le va a suponer realizar una tarea, no pretenda tenerla
terminada en un tiempo record. Que no sea
motivo de estrs pensar que hace poco por-

QUIERO MANTENER MI ESTRS BAJO CONTROL

Siempre estaremos expuestos a situaciones que
nos van a provocar estrs. Es posible convivir bajo situaciones estresantes sin necesidad de llegar a caer en estrs mximo. Si tomamos el control de nuestras acciones nunca llegaremos a un
grado de estrs que perjudique a nuestra felicidad y a la planificacin de las tareas con las
que nos habamos comprometido.
Los 3 consejos para convivir con el estrs:
1.

Estar alerta para darse cuenta

Ser consciente en todo momento que se encuentra en entornos de estrs; debe escuchar las seales que le enva su cuerpo y
saber que si se deja llevar caer en estrs
siendo ms complicado retornar a su posicin habitual de tranquilidad.

que usted no termina todo lo planificado.

60

2. Planifique su tiempo
Si controla sus tareas conociendo cules
son, cunto tiempo y el trabajo que le van a
llevar evitar sorpresas desagradables. Todos los trabajos tiene un grado de incertidumbre (de interrupciones, de modificaciones de citas en agenda, ) que debe asegurar como parte de su trabajo. Recuerde que
la Productividad Personal le ayuda a priorizar y a mantener sus tareas bajo control.
3. Haga descansos satisfactorios
Le ayuda a recargar de nuevo su energa y
a mantener la perspectiva del problema
que tiene ante los ojos. Incluya el descanso
y la relajacin en su rutina diaria. Tmese
un tiempo para actividades de ocio que le
aporten alegra y le ayuden a relajarse, ya
sea salir a cenar con amigos, pasear, hacer
teatro, etc. Haga cosas que le ilusione.
Pero la va rpida para saber si se encuentra bajo estrs es preguntarse si en ese preciso momento usted est disfrutando: el estrs malo
nunca est en el mismo sitio dnde hay felicidad.

Antonio Parcela

61

Cmo decidir qu hacer

Es viernes; son las once de la maana y acabas

ignoras todas las tareas que requieren ms

de salir de una reunin. Sacas las hojas con tus

tiempo que el tiempo disponible hasta el

notas de la reunin del bloc de notas y las dejas

prximo compromiso en el calendario.

en tu bandeja de entrada. Qu vas a hacer aho-

Otro filtro que aplicas al revisar las accio-

ra?

nes es el nivel de energa disponible. De-

EL CALENDARIO

bes intentar de hacer tareas complicadas

en momentos con mucha energa y guardar

El primero que debes hacer es consultar tu ca-

tareas ms fciles para momentos con po-

lendario para saber si tienes algn compromiso.

ca energa.

Si hay alguna cita, ya sabes qu debes hacer

Finalmente evalas a las prioridades de las

ahora.

tareas. Cul de estas tareas te avanza ms

LA LISTA DE ACCIONES

haca tus objetivos? Qu tarea tiene ms

efecto en tu vida?

Si tu calendario muestra un espacio vaco, tienes tres opciones:

2. En lugar de trabajar en tareas predefinidas

puedes procesar la bandeja de entrada. Ha-

1.

Puedes consultar tu lista de acciones para

bitualmente solo hay que hacerlo una o dos

elegir la prxima tarea para hacer. Como

veces al da. T mismo notas cundo debes

tienes la lista de acciones dividida por con-

hacerlo: si consultas la lista de acciones y

texto, es posible consultar slo las accio-

sientes que puede haber algo ms para ha-

nes que fsicamente puedes hacer en tu si-

cer que no est en esta lista, probablemen-

tuacin actual. Si por ejemplo ests en la

te es hora de procesar el inbox para comple-

oficina, solo miras en las listas @oficina,

tar la lista.

@ordenador, @telfono, @jefe y @compaero.

Luego aplicas un filtro mental a esta lista y

3. Otra posibilidad es dar tu atencin a una interrupcin. Puede ser que un compaero te

62

pregunta algo o que recibes una llamada.

Sabiendo todas las cosas que tienes que hacer (porque estn en la lista de acciones),
puedes evaluar si vale la pena dar atencin
a la interrupcin o no.
Otra cosa que puede pasar es que al procesar la bandeja de entrada encuentras algo
que es tan importante que sera mejor dejar
de procesar y primero finalizar esta tarea.
No hay problema trabajar en cosas al momento que aparezcan mientras tienes claro
que en este momento no ests haciendo las
cosas de tu lista.
Recuerda: al momento que elijas hacer una tarea, tambin elijas no hacer todas las dems
tareas.
Qu vas a hacer ahora?

63

El impactante poder de las Tareas Ms Importantes

Muchas veces cuando explico a alguien que vi-

algn momento debo cruzar la calle, pero como

vo en Lleida, me preguntan por el mal tiempo

an no puede ver los pasos de zebra, todava

en esta ciudad. Es verdad que no es el lugar con

no he decidido por dnde paso. Cada semforo

el mejor clima de Espaa, pero, en comparacin

que encuentro en mi camino es un punto de deci-

con el tiempo en Holanda, tampoco hace tan

sin. Qu hago, continuo a este lado o cruzo?

mal tiempo.

Hay varios factores que inuyen mi decisin: el

La imagen que la gente asocia con Lleida es la

niebla. Cada invierno tenemos unas semanas
con una niebla denso y durante varios das seguidos no puedo ver el cielo ni el final de la calle.
Cuando salgo de casa durante estos das, tengo
la sensacin de vivir una aventura. Todo lo que
est a menos de veinticinco metros puedo ver
bien, pero un poco ms all hay un muro blanco. Me puedo imaginar lo que hay detrs de este muro, basndome en mi memoria de estos lugares, pero no lo puedo saber con seguridad.

estado del semforo, el trfico en esta zona de

la calle, el nmero de semforos que espero tener delante, las posibles rutas hacia mi destino,
cunta gente hay esperando al semforo, etc.
No puedo prever ninguno de estos factores; as
tomo las decisiones sobre la marcha.
La niebla de Lleida slo hace obvio que no puedo predecir el futuro, pero no soy el nico. Las
personas que viven en lugar sin niebla tampoco
son capaces de adivinar lo que viene. Aunque
puedes ver el final de la calle, no sabes lo que
hay ms all Cada viaje es una aventura.

zs hay obras que me obligan a desviar de mi

NO PUEDES PREDECIR EL FUTURO

ruta planificada.

Tambin en mi trabajo exista una niebla que

Donde yo espero poder pasar por la calle, qui-

convierte mis das laborables en una aventura.

Cuando me desplazo por la niebla, no tiene sen-

S lo que estoy haciendo en este momento (es-

tido planificar con muchos detalles. S que en

64

cribir este texto), ya tengo bastante claro lo que

La planificacin gil consiste de aplicar peque-

probablemente har despus (procesar mi

os cambios, revisar el resultado de estos cam-

email), pero no tengo ni idea qu voy a hacer

bios y luego decidir cules son los prximos

por la tarde o maana.

cambios a implementar.

Igual con mi caminada por la niebla, tengo expe-

La clave es enfocarte en slo algunos proyectos

riencia previa que me ayuda a tener una idea

a la vez y mantener una pila de posibles futuros

de cmo ser mi tarde, pero no lo s con seguri-

proyectos. Bsicamente, los mtodos giles apli-

dad, porque todava est fuera de mi campo de

can el principio de la niebla a la planificacin:

visin. Es probable que trabajar durante dos o

hay una pequea parte visible los sprint de

tres horas y que seguramente terminar tareas

scrum y una gran cantidad de posibilidades

no demasiadas complicadas de mi lista zombi,

disponibles para el futuro que todava est invisi-

porque s que por las tardes habitualmente ten-

ble.

go poca energa.
Tambin en los mtodos de productividad perSi aceptas que ests trabajando en la niebla, sa-

sonal podemos encontrar el principio de la nie-

brs que planificar con muchos detalles no tiene

bla. Por ejemplo, en Getting Things Done existe

sentido. Basta con tener claro a dnde quieres

la lista Algn da/Quizs con todas las opcio-

llegar y conocer todas las opciones disponibles

nes para el futuro, mientras la parte visible est

en este momento. Es mejor tomar las decisiones

en la lista de Prximas Acciones.

sobre la marcha.
En esta lista de Prximas Acciones constan to-

LA PLANIFICACIN GIL

dos tus compromisos para hacer lo antes posi-

La forma de colaborar en proyectos ha cambia-

ble y es el recurso que utilizas para decidir qu

do enormemente en la ltima dcada, especial-

hacer.

mente en los proyectos de desarrollo de softcon una planificacin detallada de todos los pa-

CUNTA VISIBILIDAD TIENES?

sos necesarios, en la actualidad se utilizan mto-

David Allen recomienda revisar la lista Algn

dos giles como Scrum.

da/Quizs durante la Revisin Semanal y por

ware. Donde antes cada proyecto empezaba

tanto podemos concluir que parte de una visibili65

dad de una semana. Tambin explica que la ma-

Realmente necesitas una lista tan grande para

yora de los profesionales tienen unas 100150

decidir qu hacer o quizs puedes ya identificar

acciones en su lista de Prximas Acciones Ms

acciones que seguramente no hars hoy?

de cien compromisos para hacer una accin en

los prximos siete das!

Durante muchos aos he seguido estrictamente

el mtodo GTD, pero nunca he dejado de sentir-

Yo creo que es una cantidad excesiva de tareas,

me abrumado por la gran cantidad de cosas en

incluso cuando las tienes categorizado por con-

mi lista. No es extraa, porque una lista tan

texto, tiempo y energa. Como ya he explicado,

grande asume que tengo la capacidad de prede-

yo trabajo en la niebla, es decir, en un entorno

cir lo que pasar en los prximos das. Cada se-

que cambia constantemente de forma imprevisi-

mana estaba intentando adivinar cuanto trabajo

ble y no puedo mantener tantos compromisos.

poda hacer en el futuro y cada semana fallaba,

Porque el compromiso es un recurso limitado.

generando tareas residentes en mi sistema.

Propongo que haces el siguiente ejercicio: esti-

El principal atractivo de una lista de Tareas Ms

ma el tiempo necesario para hacer cada una de

Importantes es que te ayuda a enfocar a unas

las acciones en tu lista de tareas y calcula el

pocas cosas que quieres o debes hacer hoy. El

tiempo total. Luego determina tu grado de liber-

concepto de las Tareas Ms Importantes, o tam-

tad: cuantas horas al da eres capaz de traba-

bin conocido como las tareas clave ha cambia-

jar de forma proactiva?, o cuntas horas tienes

do mi manera de planificar. Yo trabajo en la nie-

a tu libre disposicin para poder tachar las ta-

bla; no puedo predecir el futuro. Adems, para

reas de tu lista? Ahora tienes una idea del volu-

poder elegir con eficacia la siguiente accin es

men de trabajo en tu lista de acciones. Cuantos

mejor tener menos opciones disponibles. Por

das laborables puedes llenar con tus compromi-

cierto, ya no las llamo Tareas Ms Importantes,

sos actuales?

sino tengo una lista con acciones para hoy,

EL PODER DE LAS TAREAS

MS IMPORTANTES
El objetivo principal de una lista de acciones es
ayudarte a decidir qu hacer en cada momento.

agrupadas por contextos.

Tiene sentido tener ocho tareas grandes en tu
contexto @oficina si slo puedes completar
dos de este tipo de acciones al da? Estoy segu-

66

ra que eres capaz de identificar aquellas tareas

que no hars hoy.
Cada maana, como parte de mi rutina matutina, decido a qu me comprometo este da. Lo
que antes era mi lista de prximas acciones,
ahora slo es una base de datos con posibles
acciones a elegir para hacer hoy. He adaptado
mi sistema a la realidad y he movido el lmite
entre compromiso y deseo de una semana a un
da.
En lugar de cien acciones en mi lista, en la actualidad nunca tengo ms que veinte. Y ms importante: casi cada da soy capaz de vaciar mi
lista. Cuando llega este momento, puedo decidir si quiero parar de trabajar o si me comprometo a hacer algunas cosas ms.

67

Controla tu cerebro mientras trabajas y mejora

tu concentracin

Hoy fue uno de esos das en el que el estrs es-

Seguramente t tambin has tenido das as. Se-

tuvo a tope. Era justo la fecha lmite para entre-

guramente alguna vez te preguntaste Por qu

gar un reporte, el cual he venido posponiendo

es tan complicado lograr concentrarse?

durante varias semanas. Intent concentrarme

para lograr terminarlo lo ms pronto posible, pero cada vez que empezaba a trabajar en el reporte, algo me distraa.
El telfono son varias veces con llamadas urgentes, hubo momentos en los que compaeros
del trabajo tocaban a la puerta, y para rematar
las alertas del mvil por correos que responder
no paraban de llegar. Mi estrs por acabar ese
reporte solo se incrementaba cada vez ms.
Decid poner el letrero de no molestar fuera de
la puerta, apagar el mvil e intentar concentrarme solo en terminar ese reporte.
Mi concentracin no logro mejorar. Varios pensamientos daban vueltas en mi cabeza. Me acorde
de la comida familiar pendiente, del regalo de
Navidad para el intercambio, y del hambre que
tena en ese momento. Por ms que trataba de
concentrarme en ese reporte, mis pensamientos

La gran mayora de las personas tiene problemas de concentracin lo que afecta el rendimiento mximo en nuestras actividades intelectuales.
Pero tengo buenas noticias que darte, porque
controlar tu cerebro y mejorar tu rendimiento
mental es mucho ms fcil de lo que piensas.
Existen algunas acciones que deben ser convertidas en hbitos para lograr mantener una concentracin y aumentar el rendimiento intelectual.
Las distracciones pueden ser externas como
las llamadas constantes o internas como mis
pensamientos sobre la comida familiar.
Generalmente las distracciones externas pueden ser ms fciles de controlar. Pero qu hacemos con nuestros propios pensamientos fuera
de control?

me interrumpan constantemente.

68

Para aprender a manejar nuestros pensamien-

teresante es que esa parte es la que nos diferen-

tos y lograr concentrarnos mejor, necesitamos

cia del mundo animal.

saber cmo funciona nuestro cerebro mientras

trabajas.

La corteza frontal es el lugar en el que seleccionamos nuestros pensamientos. Es el lugar en el

CMO FUNCIONA EL CEREBRO MIENTRAS TRABAJO?

que decidimos que pensar.

El cerebro est dividido en varias partes, cada

mo: Voy a la tienda a comprar leche, tampoco

una de ellas tiene una o varias funciones espec-

seramos capaces de crear planes: Salgo de ca-

ficas. Por ahora solo nos enfocaremos en una

sa, camino dos cuadras, compro la leche y vuel-

sola: la corteza prefrontal.

vo a casa antes de la hora de cenar.

Gracias a esta parte podemos tener metas co-

Sin esta parte del cerebro, no seramos capaces

de resolver problemas: Salgo de casa pero se
me olvidan las llaves, as que tengo buscar una
solucin viable para entrar de nuevo a casa. Y
por supuesto, no podramos tomar decisiones:
Voy a pedirle de favor a la vecina de al lado
que me deje usar su balcn, para entrar a casa.
Por obvias razones, te estars imaginando que
justo ah es en donde ocurre el conicto entre
concentrarnos en realizar una tarea y pensar
en algo ms.
Si te fijas en la imagen, la parte de la que hablamos est localizada justo en nuestra frente (de
ah el nombre). Es una parte muy pequea de
nuestro cerebro entre un 4 a 5%, pero lo ms in-

Y aunque suene como la mejor parte del cerebro, tiene grandes limitaciones:
1.

No es capaz de manejar grandes volmenes de informacin.

69

2. No es capaz de retener informacin por mu-

2. Que aquellos pensamientos que no son ne-

cho tiempo.
3. Es costosa metablicamente, es decir utili-

cesarios no suban a tu autobs.

3. Que el tanque de gasolina este lleno. Re-

za demasiada energa. El cerebro solo pue-

cuerda que este pequeo autobs utiliza

de trabajar con la glucosa disponible en tu

mucha energa.

cuerpo.
Para explicar un poco mejor como funciona tu
cerebro mientras trabajas, usar una metfora:

Suena muy simple de realizar, pero aparecen varios problemas en el transcurso:

1.

Los pasajeros que quieres que permanez-

Imagina que esta parte del cerebro es como un

can a bordo, estn bajndose constante-

muy pequeo autobs, en el que caben solo

mente del autobs. Obligndote a ti conduc-

muy pocos pasajeros a bordo, pero nunca est

tor a regresar por ellos para que vuelvan a

vaco.

subir.

T eres el conductor de ese autobs y los pasa-

2. Adems de que estos pasajeros importan-

jeros son los pensamientos que tienen en su

tes estn bajando, suben otros pasajeros

equipaje la informacin que necesitas para reali-

(pensamientos) que no tienen la informa-

zar una tarea determinada.

cin que necesitas para cumplir tu tarea. Es-

Para seguir con esta metfora, supongamos que

esa tarea determinada es conducir el pequeo
camin de un punto a otro.
Para lograr llegar al otro punto son necesarias
tres cosas:
1.

Que los pasajeros (pensamientos) que tienen la informacin necesaria para cumplir
la tarea permanezcan a bordo.

tos pasajeros hay que estarlos bajando del

autobs para darle asiento a los que en verdad importan.
3. Tu tanque de gasolina se agota cada vez
que avanzas, cada vez que se baja un pasajero importante y cada vez que sube otro
pasajero.
4. Mantener a tus pasajeros importantes a bordo, se vuelve ms complicado mientras pierdes combustible.
70

Te parece muy loco para ser real?

Para concentrarte mejor al realizar una tarea importante es necesario que tu tanque de combus-

Djame contarte que esto est pasando en tu

cerebro mientras intentas realizar alguna tarea
importante.
Tus pensamientos vienen y van. T haces todo
lo posible por retener aquella informacin que
necesitas para concluir tu tarea. Pero a tu mente

tible este lleno.

La glucosa no se trata de un recurso no renovable. Despus de comer y de un periodo de descanso adecuado, tu tanque se llena nuevamente.

llegan toda clase de pensamientos innecesarios

Todo lo que comes, pero principalmente los car-

que te obligan a perder la concentracin y a dis-

bohidratos, se convierte en energa para el cuer-

minuir tu rendimiento mental.

po en forma de glucosa.

Lo ideal sera que pudieras concentrarte, mante-

Los carbohidratos simples como la miel o el az-

niendo a solo aquellos pasajeros importantes a

car de mesa son absorbidos y transformados en

bordo hasta el final. Esto tendra grandes venta-

glucosa mucho ms rpido. Sin embargo, este

jas:

tipo de azucares debe de ser limitado en tu ali-

Terminaras eficazmente y efectivamente la

tarea asignada
Ahorraras energa lo que te permite realizar
otras tareas

mentacin. Ya que son causantes de caries, obesidad, diabetes e incluso algunos tipos de cncer.
Comer mientras trabajas tampoco es buena opcin, ya que al comer distrado, pierdes el con-

CMO PUEDO PERMANECER

CONCENTRADO Y AUMENTAR
MI RENDIMIENTO MENTAL?

trol de lo que estas comiendo.

Ahora sabes que la corteza frontal es la parte

nistrar tu energa disponible.

de tu cerebro que est involucrada directamen-

CMO PUEDO ADMINISTRAR

MI ENERGA DISPONIBLE PA-

te en la mayora de tus actividades diarias. Por

lo que consume demasiada energa.

Esto quiere decir, que tu nica opcin para mantener tu tanque de combustible lleno es admi-

71

RA MEJORAR MI CONCENTRACIN?

Apyate con recursos visuales

Lo que tienes que hacer para mejorar tu concen-

esa informacin de tu mente y ponla en un lu-

tracin y mantener tus niveles de energa es sim-

gar visible. Puede ser escribiendo y en el mejor

plemente realizar la tarea importante cuando

de los casos con una imagen.

Cuando este priorizando tus actividades, saca

tus niveles de energa estn llenos.

Los visuales tienen grandes ventajas:
Estas son algunas estrategias para lograr administrar tu energa:

Sacar de tu cabeza informacin ayuda a mantener tu concentracin. Es como si bajaras vo-

Prioriza tu tarea ms importante

Tu tarea ms importante o la ms desgastante
intelectualmente tiene que ser realizada justo
cuando tienes t tanque lleno de glucosa.
Por ejemplo: si tus actividades diarias comien-

luntariamente a un pasajero innecesario de

tu autobs.
Usar visuales, ahorra energa disponible. Como ya sabes esto aumenta tu rendimiento
mental, es decir que mejora tu concentracin.

zan por la maana, la tarea ms importante del

De esta forma slo usaras tu cerebro para inte-

da debe ser realizada antes que cualquier otra

ractuar con informacin y no para almacenar in-

cosa.

formacin, como una lista de cosas por hacer.

Por qu? Porque es justo el momento en el que

Cuando tu tanque de combustible este

vaco, cambia de actividad

eres capaz de mantener tu concentracin. Tu pequeo autobs puede mantener los pensamientos necesarios abordo.

Esta parte es la que ms trabajo nos cuesta.

Nos encaprichamos en terminar una tarea a pe-

Las tareas menos importantes que requieran de

sar de que no logramos concentrarnos.

menos concentracin de tu parte puedes hacerlas despus. Aprender a decir que no a aquellas

Esto ocurre porque nuestra energa disminuye

actividades que no son prioridad, es difcil pero

cada vez que intentamos concentrarnos una

es muy til.

vez ms. Agotando la glucosa disponible en cada intento por terminar la tarea.
72

Eso me paso a m intentando de acabar ese reporte. Mis niveles de glucosa disminuyeron y mi
cerebro era incapaz de concentrarse en acabar
esa tarea.
Es algo parecido a esos cochecitos de control
remoto que usan bateras recargables. Cuando
la batera esta por agotarse y el cochecito no
avanza, la batera se agota cada vez ms mientras apretamos el botn de acelerar. Lo mejor es
cargar la batera e intentar acelerar el cochecito
en otro momento.

La corteza prefontal, es la parte de cerebro

en la cual decidimos que pensar.
Cuando ests trabajando, tu cerebro utiliza la
energa disponible en tu cuerpo.
Algunos procesos mentales, como concentrarse en una tarea, toman ms energa que
otros. Las distracciones tambin consumen
energa.
Mientras menos energa, ms difcil es concentrarse.

Cuando no logres concentrarte, aprovecha tu

Los puntos que tienes que poner en prctica hoy

tiempo y cambia de actividad a otra que no re-

mismo son:

quiera de un gran esfuerzo mental. Una vez

que tu tanque vuelva a estar lleno, regresa a
esa actividad importante.
Estas acciones deben de convertirse en hbitos
en tu rutina diaria. Ya que los hbitos son almacenados en nuestro cerebro como acciones automticas que no consumen energa.
De esta forma lograras aumentar tu rendimiento
intelectual, mantener tu concentracin y mejorar tu rutina diariade forma saludable.

Realiza la tarea ms importante justo cuando

tus niveles de energa estn llenos.
Apyate en imgenes para organizar las tareas o los puntos de una tarea.
Cuando tu tanque de energa este vaco, cambia de actividad a otra que no genere demasiado esfuerzo mental.

Tania Sanz

EN RESUMEN
Los puntos que hay que saber son:

73

Empieza cada da produciendo gracias a la rutina del fin del da

Ya sabes que soy un aficionado de los

Slo soy capaz de conseguirlo cuando el da an-

checklists o listas de control, porque ayudan a

terior me he preparado bien. Cada da acabo mi

crear rutinas o rituales sin tener que enfocar de-

da laboral con los mismos cuatro pasos:

masiado en lo que ests haciendo.

Los checklist son especialmente tiles en los momentos dbiles, cuando hay poca capacidad de
concentracin. Habitualmente hay dos momen-

Procesar el inbox de email;

Procesar el inbox de mi gestor de tareas;
Escribir en mi diario;

tos clave al da en que necesitas un checklist: al

inicio del da y al final del da.

Preparar la primera tarea para maana.

La rutina de la maana sirve para tener un plan

En total, estas cuatro acciones no me cuestan

para el resto del da, pero la clave para empe-

ms que cinco minutos, pero el retorno de esta

zar los das bien est en la rutina para terminar

inversin es enorme, especialmente gracias a la

el da, porque es en este momento cuando de-

ltima tarea.

jas todo preparado para el da siguiente.

Soy un despistado, especialmente durante la pri-

Cuando esta maana me sent al ordenador para empezar a trabajar, encontr esta pantalla:

mera hora de la maana cuando todava

me estoy despertando. Es justo durante este momento dbil cuando necesito un mecanismo de compromiso que me obliga
empezar el da con la tarea que tena planificada y me ayuda a esquivar las distracciones redes sociales, email, tareas de poco valor

74

Gracias a la nueva posibilidad de Split View en

OS X he podido preparar dos aplicaciones que
ocupan todo el espacio de la pantalla:
A la derecha tengo mi aplicacin de escritura,
Byword ya preparado con el texto de este artculo.
A la izquierda tengo OmniFocus enfocado en
el proyecto actual.
Con esta pantalla, incluso un despistado como
yo puede empezar su da produciendo!
El truco ha funcionado, porque me he puesto
directamente a escribir el post para hoy.

75

El principio de Pareto

El principio de Pareto o la regla del 80/20 ha

Si eliminas el 80% de las tareas no-productivas

sido descubierto por Vilfredo Pareto, quin ob-

te puedes concentrar en las tareas realmente

servo que, en Italia, el 20 por ciento de la pobla-

importantes. Mira por ejemplo en la buzn de

cin posea el 80 por ciento de la propiedad.

correo. Puedes identificar el 20% de los mensa-

Aunque no hay que tomar los nmeros 80 y 20

literalmente (tambin puede ser 60 y 40), se
puede observar el principio de Pareto en muchas situaciones. En muchas empresas, el 80%

jes ms importantes? Entonces dales ms atencin a estos correos y contesta el resto ms rpido. Y son todas las reuniones de esta semana
igual de importante?

de la facturacin viene de solo 20% de los clien-

El principio de Pareto no solo acta en las ta-

tes y los departamentos tcnicos saben que un

reas, pero tambin est presente en tus proyec-

20% de los usuarios causan el 80% de los pro-

tos, reas de responsabilidad y metas. Puede

blemas.

ser que ests trabajando en proyectos que te

Para poder mejorar tu productividad personal es

importante saber que solo 20% de las tareas ya
dan el 80% del resultado. El truco est en identi-

van a costar mucho tiempo y que no te darn

muchos resultados. Puedes parar estos proyectos?

ficar el 20% y enfocarte en esas tareas. Si por

Si sabes aplicar el principio de Pareto, tu vida

ejemplo quieres limpiar tu casa pero no tienes

pudra cambiar. Si te interese saber ms sobre

tiempo para limpiar todas las habitaciones, no

la regla de 80/20, te consejo leer el libro La se-

tiene sentido limpiar la habitacin de invitados

mana laboral de 4 horas, que tiene un capitulo

que casi nunca utilizas. La cocina y el bao se-

entero dedicado a Pareto.

rn tu primero objetivo, porque se usan estos espacios mucho.

76

Cmo ganar 2 horas productivas al da en un

instante

Venga ya! 2 horas en una jornada de 8? (bue-

de inters para ir autoformndote. La actuali-

no, para muchos de nosotros se acercar an

zacin de conocimientos es un deber para to-

ms a 10 horas diarias), son un 25% de producti-

dos. No dejes nunca tu puesta al da.

vidad. Imposible!

Si tienes exibilidad de horario y trabajas con

Pues de verdad es posible y encima es muy fcil

objetivos semanales, podras estar en casa

de hacer. El coste de entrada es nulo, no hace

antes para disfrutar de tu familia y/o aficio-

falta instalar ningn Software, pero s hay una

nes. Esto presupone que tu jefe sabe planifi-

curva de aprendizaje: debers superar tu incre-

car y que tu tiempo le importa algo ms de

dulidad y romper para siempre con tu nefasta

dos pepinos. Si no es as, te har esperar has-

rutina de trabajo.

ta las 18:00 para pedirte un informe para el

QU HARAS CON 2 HORAS

MS DE TIEMPO AL DA?
Antes de entrar en los detalles de cmo realizar
este milagro, imagina lo que son 2 horas productivas al da:
Es ms tiempo para resolver asuntos pendientes atrasados: tu jefe estar ms contento, o
lo que es lo mismo, padecers menos estrs
en tu entorno laboral.
Si ests hecho una maquina en Geting Things

da siguiente a las 08:00 (te suena de algo?).

Si eres un culo inquieto, podras tener tiempo
de estudiar un proyecto personal antes de
lanzarlo.
Si ya lo has lanzado (es mi caso, acabo de
lanzar un blog), se trata de 120 minutos para
convertir ideas en acciones y hacer que tu
blog se mueva.

VALE, YA ME HAS CONVENCIDO CUL ES EL SECRETO?

Done (GTD) y no tienes nada atrasado, siem-

Cuando entras en el trabajo y enciendes el orde-

pre podrs pasar ms tiempo leyendo blogs

nador, no arranques Outlook (o el programa de

77

correo que utilizas) hasta pasadas dos horas de

Parkinson nos cuenta que el trabajo se expande

tiempo. Si entras a las 09:00, entonces, no

hasta llenar el tiempo disponible para que se

abras Outlook hasta las 11:00 de la maana.

termine. Hay muchas formas de interpretar esta

Eso es todo. Acabas de ganar 2 horas productivas de altsima calidad (las primeras por la maana). Enhorabuena!

APELANDO A LAS LEYES: PARETO Y PARKINSON

ley, una de ellas es que si no fijas un marco de

tiempo para la gestin de tus emails, acabars
pasando todo el da respondiendo a emails y escribiendo emails. Otro corolario de esta ley es
que el tiempo dedicado a cualquier tema de la
agenda es inversamente proporcional a su importancia. Da que pensar, verdad?

El amigo Pareto, nos dice que un 20% de nuestras tareas van a generar 80% los resultados, o

As que si casamos a Parkinson con Pareto, lo

lo que viene a ser los mismo, 80% de tus actua-

mejor que podemos hacer es decidir no pasar

ciones a lo largo del da no sirven para gran co-

ms de una hora al da gestionando emails.

sa.
Haz un anlisis de cmo malgastas tu tiempo,
pero te aseguro que entre tu adiccin al correo
electrnico y tu tendencia a evadirte en la red,
al final del da has perdido muchos minutos que
se han sumado en horas.

Mi receta personal para gestionar correos

1.

Consulto mi mvil en el metro de camino para el trabajo. Slo me centro en los ttulos
de los emails. En el 99% de los casos, no
voy ms all, ni leo el email por completo
ni por supuesto respondo. Esto significa que

Es capital identificar las tareas que ms tiempo

cuando llego al trabajo s que hay de nue-

te consumen e intentar actuar sobre ellas: Si

vo. Tambin podra no hacerlo, pero esto

confirmas que padeces una emailitis aguda, de-

me tranquiliza. Si no eres tan inquieto como

bes actuar sobre ella, porque al tratarla obten-

yo, puedes considerar este paso 1 como

drs grandes beneficios. Si te enfocas a resolver

una opcin.

micro-tareas sin ningn impacto, no ganars nada. No Risk No Reward dicen los americanos.

2. Llego a las 08:00 al trabajo (ms o menos)

y enciendo mi ordenador con un caf en la
mano. No arranco Outlook

78

3. A las dos horas de tiempo (y lo cronome-

Rechaza cualquier reunin si no tiene un

tro), entro en Outlook y trabajo una hora

propsito claro y una hora de inicio y fin

completa, para poder aprovechar el efecto

clara.

produccin en Batch (el coste de responder

No respondas al telfono fijo tampoco. So-

a 10 emails de una vez es menor que el de

bre todo si tienes un mvil y sabes que

responder 10 veces a 1 email, ya que existe

las urgencias te suelen llegar casi siem-

un coste de arranque de cualquier tarea)

Es capital enfocarse a lo ms importante
antes. Por ejemplo, si eres comercial, en-

pre al mvil.
4. A la hora exacta, lo dejo, y paso a otros tema

fcate a responder a los temas de tus 2 o

3 clientes ms importantes y olvdate de

5. Si no me ha bastado esta hora de gestin

todo lo dems.

de correos de 10:00 a 11:00, repito el mismo

proceso a las 16:30, intentando no superar

No permitas que nadie te interrumpa du-

30 minutos adicionales

rante esa hora. No se trata de ser maleducado, pero s de dejar claro a tu interlocu-

6. No consulto nunca Outlook ms de 2 veces

tor que su intervencin es una molestia:

al da, por un total mximo de 90 minutos

Hola XXX, Estoy apagando un fuego con

diarios. Ah esta la clave, se trata de discipli-

un cliente - Sonrisa - Dime en qu te pue-

na. Nada ms.

do ayudar. Ya vers como tu interlocutor

ir al grano en su peticin o sencillamen-

7.

Asumo que no puedo leer todos mi emails,

te huye porque solo te quera hacer per-

y que si realmente hay algo urgente, al-

der el tiempo.

guien me llamar al mvil (en este caso, s

debes atender esta peticin en la mayor

S concreto en tus emails: qu, quin,

cundo, cunto.
Rebota el problema al remitente si los pasos siguientes no estn claros

brevedad). Es importante establecer un canal de comunicacin prioritario para las urgencias. En mi caso es el mvil, y he informado a mis contactos ms cercanos (jefe y
colaboradores) que as es.

79

8. Al llegar a casa, apago mi mvil hasta el

da siguiente por la maana camino al metro.

NECESITO AN MS HORAS
PRODUCTIVAS
Existen otros puntos susceptibles de mejora en
el caso de que quieras transformarte en un autentico crack del GTD. Te menciono un par de
temas que suelen aportar resultados positivos.
Reuniones: menos y mejor
Delegar: ms y mejor
Colegas de trabajo: huye de los agujeros negros, los que se centran en robarte tu tiempo
Software: para apoyarte en la gestin de tus
tareas cotidianas
Siempre te quedar la opcin de despertarte
una hora antes o acostarte una hora despus.
Yo tengo familia, y con la vuelta del buen tiempo (y del horario de verano), prefiero despertarme antes para poder disfrutar de los mos hasta
que se pone el sol.

Franck Scipion

80

3 maneras sencillas de aplicar la productividad a nuestra rutina diaria

Productividad. Esa palabra que muchas perso-

rizada esta premisa, el concepto empezar, ca-

nas escuchan e inmediatamente asocian con al-

da vez ms, a hacer parte de nuestra cotidiani-

go complejo, distante y ajeno a su cotidianidad.

dad y ser ms fcil ponerlo en prctica. Si lo-

Este concepto tan estudiado en seminarios, en

gramos esto, eliminaremos ese bloqueo que

congresos y tan documentado en los libros, tien-

tenemos con la palabra y empezaremos a enten-

de a ser asociado con algo sofisticado y con un

der que puede hacer parte de nuestra rutina dia-

concepto del siglo XXI.

ria.

Con esto en mente, suena como un tema que re-

La clave del xito de muchas empresas e indivi-

quiere de mucho estudio o al que habra que de-

duos radica precisamente en eso, en lograr

dicarle un buen tiempo para ponerlo en prctica

transmitirle a las personas la simplicidad en los

o por lo menos para entenderlo.

conceptos y que logren aplicarlos a sus activida-

Lo que no tienen presente estas personas es

que es posible entender este concepto y aplicar-

des diarias y que hagan parte de su entendimiento cotidiano.

lo a nuestra vida diaria, sin necesidad de ser

Lo anterior ser el punto de quiebre para poder

grandes expertos en el tema. Es posible aplicar-

explotar al mximo este concepto de productivi-

lo a nuestras actividades cotidianas.

dad. Lograr entender que sta se puede aplicar

CMO LOGRARLO?

a todo lo que hacemos diariamente, y ser conscientes de que cualquier actividad o tarea es

Lo primero es dejar de ver el concepto como al-

susceptible de ser medida, y por tanto, de ser

go lejano y ajeno. Hay que dejar de creer que el

mejorada, es lo que nos permite observar que la

concepto est reservado para las empresas o

productividad no requiere de grandes cambios o

para las personas que se han dedicado a estu-

de grandes actividades para aplicarla.

diarlo. Todos tenemos las herramientas para poner en prctica la productividad. Una vez interio-

81

Ahora que sabemos que cualquier tarea, por pequea o insignificante que parezca, puede ser
medida y mejorada, todo empieza a tomar un
nuevo contexto. Es posible ser ms eficientes (y
por tanto ms productivos) cambiando pequeas situaciones y pequeos hbitos en nuestro
da.

PEQUEOS CAMBIOS PUEDEN

GENERAR GRANDES RESULTADOS
En el transcurso de este ao, he tenido mejoras
en mi vida diaria tan slo por ser consciente de
que mis recursos son finitos, por dejar de pensar
en el maana y enfocarme en aprovechar los

Tomemos como ejemplo a las grandes empre-

recursos que tengo disponibles hoy. Maana no

sas. stas se han dado cuenta que muchas ve-

habr certeza de nada, nunca sabremos si ma-

ces el ahorro y la eficiencia en recursos y en

ana podremos aprovechar esos recursos, de

tiempo no provienen de grandes cambios, sino

manera que el momento para empezar es HOY.

de pequeas modificaciones en las rutinas y en

los procesos, que al sumarse, pueden hacer la
diferencia. Todo en trminos de cmo aprovechar mejor nuestro tiempo y nuestros recursos.
Un buen manager siempre cuantifica las prdidas de tiempo y el costo de oportunidad en el

Con cambios sencillos en la rutina diaria, el paso del tiempo se ir encargando de ir apilando
y sumando estos cambios que en el largo plazo
generarn grandes resultados. Por ejemplo:
Ser consciente de los tiempos muertos.

que incurre por no tener planes para aplicar la

Al igual que en las grandes empresas, la efi-

productividad.

ciencia se logra cuando logramos estar cons-

Cuando entend esto, me di cuenta que muchas

veces la parlisis en que incurrimos al dejar de
hacer las cosas y al no hacer lo necesario para
emprender los cambios que necesitamos en
nuestra vida, es porque asociamos estas mejo-

cientes que en cualquier proceso que hagamos van a existir tiempos muertos. Una vez
detectados, podremos empezar a evaluar cmo optimizarlos, disminuirlos o eliminarlos.
Ser consciente de las actividades que no ge-

ras con algo grande, difcil, largo y tedioso. Por

neran valor.

ende, nunca terminamos hacindolos.

En el fondo, sabemos que en nuestro da a

da hay muchas actividades de las que hacemos que no nos generan valor, pero por una

82

u otra razn, no somos capaces de eliminar-

ber tomado la decisin de aplicar la productivi-

las o no somos conscientes de que existen.

dad en tu vida.

La idea es concientizarnos de la presencia de

esas actividades, y adoptar modelos y proce-

Juan Esteban Bravo lvarez

sos que nos ayuden a detectar esas fugas o

estancamientos de valor.
Entender que el recurso ms importante no
es el dinero sino el tiempo.
Los dos recursos son muy importantes, y el
buen aprovechamiento del tiempo sin duda
aumentar la productividad, lo que a su vez
genera mejores resultados econmicos.
Puede que gastar un centmetro cbico ms de
plstico en fabricar una botella no haga diferencia. Puede que tampoco haya diferencia cuando
se fabrican 50 botellas. Pero las empresas exitosas piensan en el largo plazo, y tienen en cuenta la escala. Muy seguramente, un ahorro de un
5% o 10% en el plstico utilizado al producir
500.000 botellas s har diferencia y se ver reejado en sus resultados financieros.
No subestimes los pequeos cambios. Muy seguramente una pequea modificacin en tu rutina diaria no tendr ningn efecto notorio en una
semana o en un mes. Pero tal vez te lleves una
sorpresa luego de seis meses o de un ao de ha-

83

La ciencia detrs de la procrastinacin: Mitos y

verdades

Vivimos en un mundo donde todos tienen un re-

Imagnate por un segundo que ests en tu lugar

loj pero nadie tiene tiempo. Es tan cierto.

habitual de trabajo ya?

La productividad se ha vuelto como una compe-

Tienes en delante de ti el computador y ests

tencia interminable con nosotros mismos. Quere-

totalmente motivado a terminar ese gran repor-

mos hacer ms cosas en menos tiempo y supe-

te pendiente (que por cierto tiene una fecha lmi-

rar nuestros rcords de efectividad en cada opor-

te para ser terminado). Pero por alguna razn:

tunidad.

NO puedes empezarlo.

En este catico mundo, hacer ms cosas en me-

Un correo urgente, alguien pidindote ayuda

nos tiempo, nos permite salir adelante e incluso

urgente, suena el telfono con una llamada ur-

nos da ms disponibilidad para hacer las cosas

gente, tomas un cafadivinaste! URGENTE.

que amamos, fuera del trabajo.

Y todo eso taaan urgente, no ha dejado espacio
El problema al que nos enfrentamos una y otra

para empezar lo IMPORTANTE. Pospones una y

vez es el siguiente: es fcil estar motivado, pe-

otra vez empezar esa tarea.

ro que difcil es empezar.

Aprender ms sobre la ciencia de la procrastinacin, te impulsar a trabajar de forma ms eficiente.

Te suena familiar? Bienvenido al mundo de la

procrastinacin!
La buena noticia es que existe una solucin
muy simple (que a veces olvidamos). Pero antes
[Nota mental: NO dejes este artculo para des-

de contrtela, djame explicarte algunos mitos

pus y mejor sigue leyendo que esto se pone

y verdades en torno a este tema.

interesante]

84

LO NICO QUE NECESITAS ES

TENER MS FUERZA DE VOLUNTAD: FALSO

Una multitud de investigacin nos ha mostrado

As como leste, falso. La fuerza de voluntad es

An no te vayas que an hay ms...

un recurso agotable.
Lo primero que debemos reconocer en la bsqueda de aprovechar mejor el tiempo, es reconocer que la fuerza de voluntad por s sola, no
ser suficiente para mantener la productividad. Estar encadenado a tu escritorio para demostrarlo, es improductivo e insaludable.
Recuerda la ltima vez que hiciste una dieta.

que, la disciplina se mantiene mejor a travs de

hbitos, no a travs de la fuerza de voluntad.

EL PRINCIPAL OBSTCULO
CONSISTE SOLO EN EMPEZAR:
CIERTO
Seguramente has pospuesto esa tarea importante, porque simplemente te volviste ms productivo en otra actividad (Mal chiste).
John Bargh un investigador importante, demostr que tu cerebro intentar "simular" el trabajo

Te sentiste muy motivado, incluso lograste com-

productivo real, evitando grandes proyectos.

prar frutas y verduras. Pero, en algn momento

Centrndose en tareas pequeas y sin sentido

esa fuerza de voluntad, se empez a derretir co-

solo para llenar tu tiempo.

mo hielo bajo el sol. Sin saber cmo, ni porque

estabas nuevamente formado en la fila del mc
Donalds en espera de una hamburguesa doble
con papas y refresco.
Numerosos estudios han proporcionado eviden-

Escena tpica:
Tengo que hacer ese largo reporte hoy mismo
(dos minutos despus)

cias, de que nuestra fuerza de voluntad es un

Mejor me preparo algo de comer, no vaya a

recurso limitado. Cuanto ms luchas, ms se

ser que me de hambre mientras trabajo

consume.

(una hora despus)

No puedes arrancar tu auto sin gasolina. Un tanque vaco conduce a la motivacin vaca.

Creo que organizare mis escritorio, as tengo

ms espacio mental para acabar ese repor-

85

te
(24 horas despus)
No puede ser. En qu se fue el tiempo?
Posponer una actividad con otras tareas, hace
tu tiempo menos eficiente y te agota mentalmente. Esto est relacionado con el siguiente
punto.

TU MEMORIA ES UNA GRAN

ALIADA PARA EMPEZAR UNA
TAREA: FALSO

TU CEREBRO PUEDE SENTIR

MIEDO EN EMPEZAR UNA TAREA: CIERTO
Otra investigacin demostr que, nuestro cerebro en ocasiones le tiene miedo a esos proyectos grandes y no se compromete a objetivos a
largo plazo porque somos susceptibles a "abandonar el barco" a la primer seal de peligro.
Por ejemplo: si vez tu agenda llena de tareas
pendientes. Puedes estar muy motivado en empezar a trabajar. Pero en algn momento, tu ce-

La investigacin en esta rea sugiere que esta-

rebro entra en modo peligro y pondr el fre-

mos propensos a procrastinar en grandes pro-

no a cualquier intento por empezar todos esos

yectos porque visualizamos las peores partes.

pendientes.

Nos acordamos de situaciones pasadas similares y retrasamos el comienzo.

Tal vez has pensado que, para quitar este freno,

debes acelerar a toda marcha y terminar esos

Recuerda la ltima vez que hiciste una rutina de

pendientes en un solo momento. Pero, te equivo-

ejercicio (en uno de esos momentos de motiva-

cas y a continuacin el porque.

cin y fuerza de voluntad). Al da siguiente, sen-

EMPEZAR UNA ACTIVIDAD A

TOPE ES LA MEJOR FORMA
DE LOGRAR TERMINAR: FALSO

tiste un dolor impresionante en msculos que ni

siquiera sabas que existan.
Tu cerebro almacena esa informacin como negativa. La prxima vez que tu motivacin diga:
Hoy hagamos ejercicio tu cerebro recuerda este episodio y se resistir a hacerlo.

Dado que la mayora de nosotros estamos preocupados por la fuerza de voluntad, es comn
empujarnos a nosotros mismos a la salida mxima en un momento. El tpico darlo todo de un
solo golpe.

86

Un estudio de investigacin realizado por la Ad-

ban de redactar esa historia con xito. Mien-

ministracin Federal de Aviacin revel cmo

tras que los que no lo hacan ni siquiera empeza-

pequeos descansos entre jornadas de trabajo

ban.

ms largas resultaron en una mejora del 16% en

la conciencia y el enfoque.
Por eso, es mucho mejor distribuir tu esfuerzo
durante periodos consistentes de tiempo a lo
largo del da y no pisar el acelerador a fondo.

ENTONCES YA DIME, QU
PUEDO HACER PARA NO PROCRASTINAR?
El principal hbito que puedes adquirir para no
procrastinar, suena bastante simple pero es

LAS FECHAS LMITES ME AYUDAN A NO PROCRASTINAR:

FALSO
Este es precisamente un error que comentemos
al fijarnos metas: Fijamos una fecha lmite la cual no es suficiente para prender el botn de en-

muy til.
Concntrate solo en empezar con una pequea parte de la gran tarea.
Divide esa tarea por hacer, en partes ms y ms
pequeas. Siguiendo estos pasos:

cendido.

1.

Para lograr dar el primer paso y no procrastinar

2. Piensa en los pasos que debes hacer para

es importante fijar horarios. Es decir, tomar la

Escribe tu tarea por hacer

terminarla

decisin de hacer esa actividad desde antes.

3. Toma el primero de esos pasos y fjate si
En una investigacin con pacientes adictos a las

puedes hacerlo ms pequeo

drogas, se les pidi redactar una historia, como

una tarea importante por hacer. Dada su disposicin por ser incapaces de comprometerse con
muchas cosas, es posible que te sorprendas al
descubrir que, solo aquellos pacientes que escriban: como hay que hacerla, cuando hay
que hacerla y donde hay que hacerla, termina-

4. Concntrate solo en empezar por la parte

ms fcil
Supongamos que quieres empezar a jugar baloncesto. Pero, no sabes por dnde empezar y has
estado posponiendo esta actividad. A pesar de
que te motiva, siempre hay algo urgente por ha-

87

cer. La ventaja es que estas motivado, as que

puedes aprovechar esto y seguir los mismos pasos:
1.

Tu tarea ms importante es encestar el baln en la canasta

2. Debo botar el baln varias veces, acrcame

a un punto estratgico de la cancha y lanzar el baln
3. Puedo empezar botando el baln solo tres
veces (aunque es an muy difcil)
4. Empezar solo a tomar el baln con mis manos (as de simple)
Tal vez no quieres jugar basquetbol. Pero tal vez
si quieres priorizar tus actividades en la maana. Entonces empieza por la parte ms fcil.
Tan fcil como empezar solo a tomar el lpiz
con tus manos (ni siquiera escribir)
Empezar con muy muy poco es un hbito clave
para dejar de procrastinar. Te ahorra el enfrentarte a una tare muy grande y facilita el camino
para dar el primer paso.
No esperes ms, empieza a cambiar los hbitos
de tu rutina a partir de hoy.

Tania Sanz
88

Combatir la procrastinacin

Procrastinacin, el hbito de posponer tareas

res hacer. Aun que hay consecuencias graves,

hasta el ltimo minuto, puede ser un problema

siempre tienes la libertad de elegir. Nadie te

grave en tu carera profesional y vida personal.

obliga trabajar en la manera actual. Todas las

Oportunidades perdidas, horas extra de trabajo,

decisiones tomadas durante tu vida te han lleva-

estrs, resentimiento y culpabilidad son solo al-

do a la situacin actual. So no te gusta la situa-

gunos de los sntomas. En este artculo explora-

cin actual, tienes la libertad de tomar decisio-

mos las races de la procrastinacin y doy algu-

nes diferentes, resultando en otra situacin.

nas herramientas prcticas para combatirla.

REEMPLAZAR TENGO QUE

POR QUIERO
En primero plazo, pensar que absolutamente debes hacer algo es una razn importante para
procrastinar. Al decir a tu mismo que debes hacer algo, implicas que ests forzado de hacerlo,
y por tanto sentirs automticamente resentimiento y rebelin. Procrastinar es tu mecanismo
de defensa para evitar este dolor. Si la tarea
postergada tiene una fecha final, el sentido de
dolor asociado a la tarea ser al final eliminado
por el sentido de aun ms dolor si no empiezas

Recurdate tambin que no procrastinas en cada rea de su vida. Hasta los procrastinadores
ms graves tienen reas en que nunca procrastinan. Puede ser que siempre consigues ver tu serie favorito en televisin, o puede ser que cada
da encuentras tiempo para leer El Canasto. En
cada situacin tienes la libertad de elegir. Si no
empiezas el proyecto nuevo que debes hacer
este ao, recurdate que t eliges hacer este
proyecto. Procastrinacin no pasa en tareas que
tu mismo has elegido de hacer en toda la libertad.

inmediatamente para finalizar en tiempo.

REEMPLAZAR FINALIZAR
CON EMPEZAR

La solucin para este primero bloque mental es

En segundo plazo, si piensas de una tarea como

realizarte no hay que hacer nada si no lo quie-

un gran conjunto para finalizar, nunca vas a fina-

89

lizarla. Si enfocas en una tarea sin poder visualizar todos los pasos necesarios para llegar al final, generas un sentimiento de abruma. El resultado es un sentido de dolor asociado a esta tarea y la ejecucin de esta tarea queda retrasada. Si te obligas al Hacer la declaracin de
IRPF o Completar un anlisis del mercado, es
probable que te sientes abrumado y retrasas la
tarea.

REEMPLAZAR PERFECCIONISMO CON PERMISO PARA SER

HUMANO
El tercer tipo de pensamiento responsable por
procrastinacin es el perfeccionismo. Si crees
que debes hacer el trabajo perfecto al primero
intento probablemente previene que empiezas.
Creer que debes hacerlo perfectamente es la
manera perfecta de entrar en estrs, y natural-

La solucin es empezar con una pequea parte

mente vinculas este estrs con la tarea y por

de la tarea en lugar de pensar en finalizar el to-

tanto empiezas a evitar hacerlo. La solucin nor-

tal. Reemplace, Cmo puedo finalizar esto?

mal es esperar hasta el ultimo momento, cuan-

con Que paso pequeo puedo empezar ahora

do puedes decir a tu mismo que ya no hay sufi-

misma? Si simplemente empiezas trabajar en

ciente tiempo para hacerlo perfecto. Claramen-

una tarea varias veces, al final acabes toda la

te esto solo funcionen con tareas con una fecha

tarea. Imagnate que uno de los proyectos para

final definido; tareas sin fecha de vencimiento

completar es limpiar el garaje, y que no lo ha-

quedan retrasados indefinidamente. Si nunca

ces por que sientes que es mucho trabajo lim-

has empezado este proyecto que siempre has

piar todo en una vez. Piensa en como puedes

querido hacer tan perfecto, es posible que este

empezar con una pequea parte del proyecto.

perfeccionismo te evita a empezar?

Por ejemplo, entra en el garaje con un bloc de

notas y apunta algunas ideas para tareas de 10
minutos que te ayudan al limpiar el garaje. Quiz tambin puedes tirar uno o dos artculos a la
basura si ests all. No te preocupas en finalizar
cualquier cosa significante; solo enfocas en lo
que puedes hacer ahora misma. Si repites esto
varias veces, al final empiezas con el ultimo parte de la tarea y ests listo.

La solucin para perfeccionismo es darte permisin de ser humano. Algn da has utilizado un
software que era perfecto en cada aspecto? Lo
dudo mucho. Realice que un trabajo completado imperfecto siempre es mejor que el trabajo
perfecto retrasado indefinidamente. Perfeccionismo tambin esta relacionado a ver la tarea
entero. Reemplaza esa nica tarea perfecta por

90

un pequeo primero paso imperfecto. Un prime-

chas horas de todos estos actividades. Entonces

ro borrador puede ser bastante crudo, pero siem-

limita las horas para trabajar al resto de la se-

pre puedes revisarlo. Por ejemplo, si quieres es-

mana. Las trabajadoras ms eficaces normal-

cribir un artculo de 5000 palabras, empieza

mente toman ms vacaciones y trabajan menos

con un borrador de solo 100 palabras menos

horas al da que los workaholics. Si tratas tiem-

que el tamao de esto prrafo.

po para trabajar como un recurso escaso en lu-

REEMPLAZAR PRIVACIN
CON DIVERSIN GARANTIZADA

gar de un monstruo incontrolable comiendo cada hora libre, te sentirs ms equilibrado y trabajas ms enfocado y eficaz. Es mostrado que
una semana ptima de trabajo contiene 4045

Un cuarto bloque mental es asociar privacin a

horas. Trabajar ms horas realmente tiene un

una tarea. Eso significa que crees que hacer un

efecto negativo a la productividad hasta el pun-

proyecto disminuye la diversin en tu vida. De-

to que al final haces menos cosas.

bes parar el resto de tu vida para completar el

proyecto? Dices a ti mismo que debes entrar en
seclusin, trabajar muchas horas al da, sin ver
tu familia y sin tener tiempo para diversin? Eso
probablemente no te motivo mucho, pero es lo
que hacen mucha gente para entrar en accin.
Imaginar un periodo largo de trabajar mucho sin
tiempo para divertirte es una garanta para pro-

Que pasara si tan solo puedes trabajar algunas horas a la semana? El sentimiento de privacin sera al revs, verdad? En lugar de sentir
que no queda tiempo libre, vas a tener el sentido de que no queda tiempo suficiente para trabajar. Reemplazaras Quiero jugar con Quiero
trabajar, y vas a tener una motivacin para trabajar como nunca antes.

crastinar.
Tambin recomiendo tomar al menos un da enLa solucin es hacer exactamente lo contrario.
Primero garantiza las partes divertidas de tu vida y planifica despus el trabajo. Puede ser que
suene ineficaz, pero esto psicologa al revs funcione muy bien. Decide primero cuando es hora
para estar con la familia, mirar la tele, ir al gim-

tero a la semana libre para recargar las pilas y

prepararte para la semana que viene. Tener un
da garantizado sin trabajo incrementa la motivacin para trabajar y evita la procrastinacin. Si
sabes que maana tienes un da libre es menos
probable que retrasas tareas, por que no quie-

nasio y otras actividades sociales. Garantiza mu91

res trabajar en tu da libre. Pero cuando todos

nas trabajar ms que solo 30 minutos. A menu-

los das son iguales, no puedes ver el final del

do te implicas tanto en la tarea, incluso las ta-

trabajo y tu mente va a usar la procrastinacin

reas difciles, que actualmente quieres conti-

para garantizar un poquito de diversin en tu vi-

nuar trabajando en ella. La recompensa todava

da.

est all, y sabes que puedes parar cualquier

USA TIMEBOXING

momento para disfrutarla. Pero una vez empezado el trabajo, tu foco cambia de la dificultad de

Para tareas que hace tiempo estas postergan-

la tarea hacia acabar la parte de la tarea que

do, recomiendo el mtodo de timeboxing para

ahora tiene todo tu atencin.

empezar hacerlas. Eso es como funcione: primero, seleccione una pequea parte de la tarea

Si paras de trabajar, demanda la recompensa y

que puedes finalizar en 30 minutos. Despus eli-

disfruta. Luego planifica otro periodo de 30 mi-

ge una recompensa para el momento que finali-

nutos para trabajar en esta tarea con otra re-

zas este tiempo. No es necesario finalizar el tra-

compensa. Eso te ayuda al asociar ms diver-

bajo, solo debes trabajar durante 30 minutos pa-

sin a la tarea, sabiendo que siempre hay una

ra merecer la recompensa. Ejemplos incluyen

recompensa para tu trabajo. Trabajar hacia re-

mirar tu serie favorito en la tele, comer algo, sa-

compensas a largo plazo no motiva tanto como

lir con amigos, darse un paseo, leer El Canasto

recompensas inmediatas en corto plazo

o cualquiera otra cosa agradable. Por que el

UN EJEMPLO

tiempo que trabajaras en esta tarea es tan corto, el foco cambiara inmediatamente a la recompensa en vez de la dificultad de la tarea. No importa si la tarea es muy desagradable, no existe
virtualmente nada que no se puede aguantar
por apenas 30 minutos si tienes una recompensa suficientemente grande esperndote.

Escribir este artculo sirve como un buen ejemplo de aplicar esos tcnicos. Podra haber dicho
Tengo que finalizar esto artculo de 200 palabras, y debe ser perfecto. Primero me recuerdo
que no tengo que escribir nada; he elegido libremente de escribir artculos. Entonces realizo que
tengo un montn de tiempo para hacerlo bien, y

Si usas el mtodo de timeboxing en tus tareas,

no es necesario hacerlo perfecto, por que si em-

puedes descubrir que sucede algo muy intere-

piezo ahora puedo escribir varios revisiones.

sante. Encontraras probablemente que conti-

Tambin s que si simplemente continua empe-

92

zando escribir, al final escribo la ltima palabra.

e incrementar el placer asociado a comenzar la

Antes de empezar esto articulo no tenia idea del

tarea, as permitiendo que superas la inercia y

contenido, pero he usado timeboxing para defi-

construyas un mpetu positivo. Y si comienzas

nir la estructura. Mi recompensa era la cena, y

cualquiera tarea varias veces, al final acabas

por que al momento tena hambre, eso era la re-

esta tarea.

compensa perfecta. Tan solo necesitaba algunos minutos para hacer la estructura y he usado
el resto del tiempo apuntando ideas. Despus
de 30 minutos he dejado de escribir y tome mi
cena. Realmente senta que he ganado esa comida.
El prximo da uso el mismo mtodo de 30 minutos con el desayuno como mi recompensa. Pero
ahora, 90 minutos ms tarde, todava estoy escribiendo. S que tengo toda la libertad de parar y tomar mi recompensa, pero una vez superado la inercia de empezar la tarea, la tendencia natural es continuar trabajando. En efectivo
he invertido el problema de procrastinacin permaneciendo con la tarea y postergar la satisfaccin. El resultado es que acabo mi artculo temprano y tengo un desayuno de recompensa.
Espero que este artculo te ha ayudado obtener
una vista de las causas y soluciones de la procrastinacin. Realice que la procrastinacin es
causada asociando una cierta forma de dolor o
sufrimiento a la tarea. La manera de superar la
procrastinacin es simplemente reducir el dolor

93

Cmo hacer lo que debes hacer

Quera finalizar este artculo la semana pasada,

La literatura sobre la productividad personal es-

pero la verdad es que no he empezado a escri-

t llena de palabras feas, pero parece que las

bir hasta el lunes de esta semana. Qu pas?

ms feas estn reservadas para los vagos.

Puedo usar la excusa habitualno he tenido

El fenmeno procrastinar es la ms conocida

tiempopero es mentira. He tenido toda la se-

de estas palabrotas. La definicin de este con-

mana para escribir el post. Lo que ha pasado es

cepto es:

que he decido dedicar mi tiempo a otras tareas.

La semana pasada he finalizado un montn de
cosas. La mayora de estas tareas eran ms importantes que escribir este artculo: elaborar presupuestos para posibles clientes, impartir un taller sobre la productividad personal, cuidar de
mi familia, contestar preguntas de mis clientes,
retocar el diseo de mi pgina web, etc. Pero

La procrastinacin es el retraso irracional

de tareas con costos inmediatos y
beneficios diferidos
Es decir, tienes una tarea pendiente que te ayudar a conseguir tus objetivos en el futuro. Pero
como es una tarea desagradable, no la haces.

tambin he dedicado bastante tiempo a tareas

Puede ser que estaba procrastinando cuando

que no son tan importantes: leer las actualiza-

quera escribir este artculo. Saba que publicar

ciones en Facebook, navegar por Wikipedia, or-

este artculo ayudara a mejorar mi marca perso-

ganizar mi mesa de trabajo, intentar realizar tr-

nal y la visibilidad en internet, pero no tena ga-

mites sin xito,

nas de pasar una hora delante del teclado.

Qu explicacin tengo para el hecho que no he

La preproperacin es justo lo contrario:

escrito el artculo?

ACRASIA = PROCRASTINACIN + PREPROPERACIN

94

Preproperacin es el acto irracional de no

retrasar actividades con beneficios
inmediatos y costos diferidos.

Hay una gran diferencia entre el tipo de pelculas que los clientes de Netix guardan en su cola para ver ms tarde (habitualmente pelculas
'cultas' y documentales) y las pelculas que real-

Es decir, que son cosas que no deberas hacer

mente acaban viendo (pelculas divertidas y de

ahora porque tienen efectos negativos en el futu-

accin). Nuestras preferencias son inconsisten-

ro. Pero porque te gusta hacerlo, lo haces igual-

tese incluso contradictoriasen el tiempo.

mente.

VENCER LA ACRASIA

Fumar es una acto de preproperacin: sabes

Para solucionar la acrasia podemos mirar los

muy bien que tiene efectos negativos para la sa-

videojuegos, porque son capaces de conseguir

lud, pero a corto plazo incrementa el placer.

justo lo contrario: nos hacen hacer cosas que no

Mientras no estaba escribiendo el artculo, he

dedicado tiempo a actividades agradables, pero
con consecuencias negativas para mi nivel de
energa y concentracin.
Ahora llegamos a la tercera palabra, acrasia,
que bsicamente es la combinacin de los dos
conceptos anteriores. La acrasia es un fracaso
en la voluntad. No es un concepto nuevo, ya fue
descrito por Platn. La acrasia abarca la procrastinacin, la falta de auto-control, la falta de perseverancia, y cualquier tipo de comportamiento
adictivo.

queramos. En la teora de juegos existe el concepto de mecanismos de compromiso o commitment devices en ingls. La mayora de estos mecanismos consiste en una limitacin que te obliga a hacer la accin deseada.
Un ejemplo: sabes que puedes comprar chocolate al por mayor para ahorrar dinero. Luego solo
tienes que tener la auto-disciplina de comer el
chocolate en cantidades pequeas. El problema
es que tu yo futuro no ser racional con un montn de chocolate en casa. La solucin para este
problema es fcil: en lugar de comprar grandes
cantidades de chocolate compras raciones ms

La acrasia es, bsicamente, la diferencia entre,

pequeas. La reduccin de las raciones es tu

por un lado, lo que queremos y debemos hacer

mecanismo de compromiso.

y por otro lado lo que realmente hacemos.

95

Otro ejemplo clsico de un mecanismo de com-

otro tipo de soluciones que acercan las conse-

promiso es Ulises atado al mstil de su barco

cuencias a largo plazo. Mi favoritay la aplica-

para vencer la atraccin de las sirenas.

cin que uso cada daes Beeminder. Se trata

Hay ms ejemplos:
Pagar una cuota anual del gimnasio para que
te sientes culpable si no vas;

de una aplicacin para hacer el seguimiento de

tus metas que no tiene coste mientras cumples tus objetivos. Lo bueno de esta herramienta es que tiene un sistema anti-acrasia incorporada: si quieres adaptar tus objetivos, estos cam Borrar los juegos del ordenador;
Trabajar en un lugar sin conexin a internet;
Darte de alta en el curso de ingls junto con

bios se aplicarn a partir de la semana que viene, obligndote a continuar tu objetivo al menos
una semana ms.

tus amigosla presin externa ayuda a perse-

CAMBIA TUS DESEOS

verar;

Los mecanismos de compromiso funcionan porque es menos probable que falles cuando has

Instalar software para bloquear Facebook y

otras distracciones online;
Automatizar el traspaso de dinero a tu cuenta
de ahorro;
Usar dinero en metlico o la tarjeta de dbito
en lugar de una tarjeta de crdito;

establecido sanciones severas para el fracaso.

Pero es mucho ms fcily ms efectivoquerer tener xito. Hacer las cosas no debe ser una
batalla constante entre tu pereza y la billetera.
Y al final, los economistas sostienen que el cambio de tus deseoses decir, realmente desear
comer apio en lugar de una magdalenaes la
forma ms eficaz para lograr una metaaunque

No comprar helado para no caer en la tenta-

es ms fcil decir que hacer.

cin de saltar la dieta;

Sacar menos dinero del cajero.
Casi todos estos ejemplos de mecanismo de
compromiso consisten de una manera en limitar
tu propio comportamiento. Pero tambin hay
96

Tienes tiempo

A veces, cuando no he podido finalizar una ta-

No tienes tiempo para ver la actividad de tu

rea antes de la fecha planificada, utilizo una ex-

hijo, porque pasas tus das en reuniones lar-

cusa que seguramente te suena familiar: no he

gasy muchas veces innecesarias;

tenido tiempo.

No tienes tiempo para escribir tu libro, pero s

Obviamente, no es verdad. He tenido mucho

para navegar por internet durante varias ho-

tiempo para finalizar esta tarea, porque cada

ras cada semana;

da tiene 24 horas. No obstante he decididoaunque seguramente de forma inconscienteutilizar mi tiempo en otras actividades.
Todos los das tomamos este tipo de decisiones:

No tienes tiempo para empezar tu propio negocio o para estudiar, pero s para salir de
fiesta cada fin de semana;

siempre cuando decides hacer una tarea, tam-

QU ELIGES HACER?

bin decides no hacer un montn de otras co-

Cules son las cosas que eliges hacer en lugar

sas. Por ejemplo:

de las tareas que deberas hacer?

No tienes tiempo para una noche romntica

con tu pareja, pero s para ver la televisin cada noche;
No tienes tiempo para finalizar el proyecto a
la hora, pero s para una comida extensa de
medioda con tus colaboradores;
No tienes tiempo para ir al gimnasio, pero s
para comentar el fin de semana con tus compaeros durante la primera hora del lunes;

97

6 aspectos que te roban tiempo y cmo eliminarlos

1.

Revisar 5 portales de noticias en internet

ro que disminuirs bastante la frase no ten-

diariamente

go tiempo.

Acptalo, los 5 portales contienen la misma

informacin y las mismas noticias, pero navegar entre diferentes pginas te hace sentir menos culpable por perder el tiempo. Un
agravante es que generalmente lo hacemos en las horas ms productivas de la maana.
2. La televisin

3. El celular
La necesidad de estar revisando constantemente las notificaciones y los corres electrnicos en el celular, denota en cierta medida
la necesidad de estar ocupado, as no sea
en algo importante. Para qu? para evitar
pensar en lo que s es importante pero, como implica incomodidad y esfuerzo, nos da

Algunas personas dicen no tengo tiempo,

pereza hacerlo. Nuevamente, los clculos

pero no estn incluyendo en esos clculos

para decir que carecemos de tiempo los ha-

todas las horas semanales que desperdi-

cemos sin incluir ese tiempo que pasamos

cian al frente de la TV. Este tiempo parece

diariamente revisando el celular, incluyen-

intocable, y los das que antes eran de 24

do las 30 o 40 veces en el da en las que re-

horas ahora se reducen a 20 o 19 de cuenta

visamos los correos de la oficina y las notifi-

de todas las horas que nos absorbe esta ac-

caciones en las redes sociales.

tividad.
Haz una lista de los programas de televisin que ves en la semana y trata de eliminar el que menos te guste o te aporte. Con
esa media hora diaria de tiempo adicional
para dedicrselo a lo importante, te asegu-

4. La bandeja de entrada
Cuando no tenemos el celular disponible,
utilizamos la bandeja de entrada de la oficina como una distraccin (consciente o inconscientemente) para aplazar lo importante. No tiene ningn sentido revisar el correo
cada 5 minutos. Evacuar cada correo en el

98

momento en que llega es una de las prcti-

una forma para sacar provecho de este

cas ms ineficientes que hay, y consume

tiempo.

gran parte del tiempo que deberas estar

aprovechando en lo verdaderamente importante.
5. La improvisacin

No siempre hay que hacer grandes cambios para obtener resultados. En la cotidianidad es posible hacer mejoras que, a medida que va pasando el tiempo, repercutirn positivamente en va-

La falta de planeacin nos hace perder tiem-

rios aspectos. En este caso, tener presente es-

po. Ir improvisando durante el da y confiar

tos 6 aspectos ayudar a que los clculos de

en que nuestra memoria no nos fallar para

nuestros das vuelvan a ser de 24 horas, y que,

acordarnos de las cosas importantes es una

en el largo plazo, sean cada vez menos las ve-

decisin que nos hace perder tiempo. El no

ces que salga de nuestra boca la frase no ten-

tener claro qu es lo importante y qu no, o

go tiempo.

en qu momento se debe hacer cada actividad, hace que se aumente la probabilidad

Juan Esteban Bravo lvarez

de dejar todas esas actividades empezadas

y nunca terminarlas. Planear la semana y
construir nuestros das alrededor de las actividades importantes que tenemos que hacer, nos ayuda a enfocarnos y a aumentar
exponencialmente nuestra productividad y
nuestros resultados. Esta es una tcnica poderosa para ahorrar y optimizar tiempo.
6. Los tiempos muertos
Hay momentos en que no podemos controlar el tiempo que gastamos en ciertas actividades. Por ejemplo, el tiempo que dedicamos diariamente a transportarnos a nuestras casas u oficinas. Sin embargo, existe

99

Los ladrones de tiempo no existen

En muchos textos sobre la productividad perso-

nes de tiempo no existen y tu no eres una vcti-

nal leo cosas terribles sobre los ladrones de

ma.

tiempo. Estos ladrones son factores externos

que disminuyen tu productividad, como por
ejemplo las llamadas telefnicas, peticiones de
terceros, el e-mail, las redes sociales, las reuniones, internet, la televisin, etc. Segn estos tex-

Si no has podido finalizar una tarea a la hora,

no es porque te han robado tu tiempo; es porque tu has decidido dedicar tu tiempo y atencin a otras cosas.

tos, los ladrones de tiempo realmente roban el

tiempo, el recurso ms valioso que tienes.
La creencia en los ladrones de tiempo te convierte en una vctima: aunque realmente queras ser productivo, no lo has conseguido, porque el correo electrnico ha robado tu tiempo.
No has podido finalizar el informe, porque las
preguntas de tus compaeros han robado tus
horas ms productivas. Cada da los ladrones
de tiempo roban algo de tu tiempo y evitan as
que puedas llegar a tu mxima productividad.
Realmente es as? Quin est robando tu tiempo? Quin decide qu tiene tu atencin? Efectivamente: la nica persona que puede robar tu
tiempo eres tu, porque solo t decides a qu
quieres dedicar tu tiempo y atencin. Los ladro-

100

Lectura rpida: Leer mucho en poco tiempo

La lectura rpida es un arte. Incluso es posible

La base de la lectura rpida es un truco senci-

seguir cursos para aprenderlo algo para este

llo: absorber el texto ms rpido que tu veloci-

verano? Yo lo he aprendido siguiendo un libro

dad de pronunciacin. La manera ms fcil de

holands, pero tambin hay un montn de infor-

hacerlo es usar el dedo para guiar tus ojos. In-

macin prctica disponible en internet.

crementa, poco a poco, la velocidad en que pa-

LEER CON MS VELOCIDAD

sas el dedo por el texto hasta que ya no puedes

pronunciar las palabras y vers que todava

Habitualmente leemos con una velocidad de

eres capaz de entender el texto. Tambin pue-

200 a 250 palabras por minuto. No obstante,

des saltar las primeras y ltimas palabras de ca-

nuestro cerebro es capaz de procesar la informa-

da lnea sin perder la idea general del texto, por-

cin mucha ms rpida. Leemos tan despacio

que tus ojos son capaces de escanear varias pa-

porque, aunque no leemos en voz alta, pronun-

labras simultneamente.

ciamos cada palabra con nuestra voz interior.

En lugar del dedo tambin puedes usar aplicaEs posible leer ms rpido si dejas de pronun-

ciones como Spreeder o RapidReeder que mues-

ciar subvocalizar cada palabra. Imagnate

tran las palabras una por una en la velocidad

cuanto tiempo puedes ahorrar cada da si incre-

deseada.

mentas la velocidad de lectura con un factor 2 o

3! Acabo de hacer una prueba y he sido capaz

CONCNTRATE

de leer este artculo a 700 palabras por minuto.

La preparacin es esencial si quieres usar la lec-

Parece increble, pero con mucha prctica y con-

tura rpida. Antes de empezar el libro puedes

centracin es posible leer todava ms rpida;

estudiar la estructura: qu quieres aprender

hasta 4700 palabras por minuto segn Wikipe-

del libro?, qu partes del libro son ms intere-

dia.

santes para ti?, etc. Una vez que te has abierto

USAR EL DEDO

para el contenido debes concentrarte y empezar a leer. Un entorno tranquilo con msica de
101

fondo te ayudar a mantener la concentracin

necesaria. Si, despus de haber ledo un rato,
pierdes la concentracin puedes tomar una pequea pausa.

DISFRUTA DE UNA BUENA NOVELA

Obviamente, solo usas la lectura rpida para
literatura profesional y no para el ltimo libro
de Sarah Winman. Para literatura de calidad debes tomar el tiempo para disfrutar y usar la imaginacin para realmente vivir la historia.

102

Enfoque y Concentracin

QU ES EL ENFOQUE?

tes, nuestro entorno es agresivo, bullicioso, con

El enfoque consiste en estar presente, y ser

mltiples distracciones, ocasionadas por otros o

consciente de lo que se est haciendo. Ser cons-

por nosotros mismos. Un entorno hostil, con inte-

cientes de la actividad, o tarea que estamos de-

rrupciones acsticas, nos dificultar mucho con-

sarrollando en ese preciso instante, sin distrac-

seguir el enfoque y concentracin deseados.

ciones o pensamientos dispersos que interfieran

en su realizacin.

Algunos ejemplos de distracciones ms comunes son:

El enfoque y concentracin, son la

capacidad que tenemos para prestar
atencin, y por consiguiente, para que
nuestra actividad, trabajo o estudio, sean
de calidad.

Nuestra propia mente

Si nos desenfocamos durante la realizacin de

con nosotros mismos, con lo cual, fsicamente

una tarea o actividad, si nos desconcentramos,

estamos desarrollando una actividad o tarea,

es ms que probable, que cometamos algn

pero mentalmente estamos pensando en otra

error, y lo que es peor, se estima que la mente

cosa, incluso podemos estar discutiendo interna-

humana necesita entorno a 10 minutos para vol-

mente con nosotros mismos, que haremos el fin

ver a conseguir el estado de concentracin ante-

de semana, o en las prximas vacaciones.

rior. Lo imaginas? imaginas que por dos interrupciones de 5 minutos, necesites 20 minutos
para recobrar tu enfoque y concentracin?
Por desgracia, no siempre podemos conseguir

Nuestra propia mente es un foco de distracciones, durante la realizacin de una tarea o actividad, nuestra mente est pensando en otra cosa,
o incluso hace que tengamos dilogos internos

El resultado ser una tarea o actividad desarrolladas de forma mediocre, porque no hemos
puesto todo nuestro enfoque y concentracin
sobre lo que estbamos haciendo.

un estado de enfoque y concentracin suficien103

Este es a mi entender, uno de los peores motivos de perdida de atencin, ya que de nosotros
depende no perder la atencin, en este caso no

Hola, tienes un minuto?

Necesito comentar contigo unos asuntos

interviene ninguna interrupcin externa, somos

En el caso de recibir una llamada de clientes o

nosotros mismos y nuestra mente quienes gene-

proveedores, podramos haber puesto el telfo-

ramos la interrupcin.

no en modo no molestar y si el terminal no dispone de este modo, simplemente descolgarlo

Compaeros | Clientes | Proveedores | Jefe

Otra fuente de distracciones, son nuestros propios compaeros de trabajo, jefes, clientes, proveedores
Es frecuente encontrarnos trabajando concentrados en alguna tarea, y recibir una interrupcin
por parte de un compaero que se acerca a
nuestra mesa para preguntar cualquier asunto
para el cual necesite nuestra ayuda. Bien sea
un tema importante, o una tontera, el resultado
ser el mismo, la perdida de nuestra atencin
con la tarea que estbamos desarrollando.

(telfono de oficina)
En el caso de que nos requiera nuestro jefe, lo
ms normal seria decirle si puede esperar unos
minutos a que terminemos la tarea que estamos
realizando. Si es comprensivo lo entender y esperar a que terminemos nuestra tarea.
En caso contrario, no nos quedar ms remedio
que acudir a su llamada, e intentar terminar la
tarea despus de la reunin con el, si conseguimos recobrar el enfoque y la concentracin.

Hijos | Pareja
Para aquellas personas que trabajan desde ca-

Tambin es habitual recibir una llamada de un

sa, es habitual tener que lidiar con el enfoque y

cliente o de un proveedor durante el transcurso

la concentracin, teniendo nios corriendo alre-

de una tarea, por el simple hecho de no haber

dedor, o a nuestra pareja hablndonos cada dos

tomado las medidas necesarias para evitarlo.

por tres, o mandndonos encargos.

Y la ms habitual de todas, es estar concentra-

Es muy importante hacer saber a las personas

dos en nuestra tarea, y recibir la tpica llamada

de nuestro entorno, que durante nuestra jorna-

o visita de nuestro jefe,

da de trabajo en casa, no podemos ser interrumpidos a menos de que se trate de una urgencia,
104

si disponemos de un despacho, o habitacin de

o bien ponerlo en silencio SIN vibracin y boca

trabajo, debemos hacer saber al resto de habi-

abajo, para que la pantalla no nos distraiga si

tantes de la casa, de que ese es nuestro espa-

entra cualquier mensaje o llamada.

cio, y que durante nuestras sesiones de trabajo,

no podemos atender a sus peticiones. Es como

Notificadores | Alarmas | Calendarios

si no estuvisemos en la casa.

Imagina este escenario:

Telfono Fijo | Mvil

Te encuentras trabajando en una tarea muy im-

Una gran fuente de distracciones, tambin son

los telfonos, ya sean fijos o mviles.

portante, llevas trabajando en ella ms de una

hora, y has obtenido un nivel de enfoque y concentracin muy elevados, disfrutas haciendo la

Una llamada, un SMS, un Whatsapp, una notifi-

tarea, tus ideas uyen como el agua de un ria-

cacin de Facebook la cuestin es que duran-

chuelo.

te el desarrollo de nuestras tareas o actividades, recibimos interrupciones de nuestro dispositivo o del terminal fijo que tenemos en nuestra
mesa de trabajo, lo cual nos hace perder el enfo-

Esta sensacin, en productividad, se denomina,

Estado de Flujo o tambin Estar en la zona.
De pronto

que y la concentracin.
Tu sistema operativo te avisa con una notificaCmo he dicho anteriormente, si el terminal fijo

cin, indicando que se ha actualizado el anti-

de nuestra mesa de trabajo, tiene modo no mo-

virus.

lestar ser buena idea activar este modo, durante la realizacin de nuestra tarea. Si el terminal

Tu aplicacin de correo electrnico, te avisa

no dispone de este modo, otra buena idea es de-

con una notificacin de que te han llegado

jarlo descolgado para evitar que entre ninguna

nuevos mensajes.

llamada.
Con el telfono mvil, lo tenemos mejor. Pode-

Tu telfono mvil, comienza a sonar con notificaciones de Whatsapp o Facebook.

mos poner el mvil en modo vuelo con lo cual

desconectamos todas las comunicaciones, tambin podemos apagar por completo el terminal,
105

 Tu aplicacin de tareas, muestra una alarma

ha nacido para recordar las cosas. Si que es bue-

para recordarte que debes realizar otra ta-

no poner recordatorios, sobre todo para eventos

rea.

del calendario, a los cuales debemos acudir sin

Tu aplicacin de calendario, muestra un aviso

para recordarte que esta noche debes asistir
a una cena con un cliente.

falta, lo importante es no abusar de las alarmas

y notificadores, si constantemente somos interrumpidos por ellos, nuestro enfoque y concentracin, as como nuestro ujo de trabajo, se ve-

Que ha sucedido? Dnde est el enfoque y

rn afectados considerablemente. Por lo tan-

concentracin que tenias para realizar la tarea

to, Eventos de calendario: con moderacin, no-

que estabas haciendo?

tificadores de Facebook, Twitter, Whatsapp mejor silenciados durante nuestra jornada de traba-

De repente, has pasado de estar en un estado

jo.

mximo de concentracin y atencin, a estar disperso, desenfocado, necesitas detener el avan-

Cmo ves, hay muchsimos factores que pueden

ce de la tarea y tomar unos minutos para volver

afectar a que perdamos el enfoque y la concen-

a concentrarte. Pero es demasiado tarde, vuel-

tracin. Algunos ocasionados por nosotros mis-

ves a ponerte con la tarea, pero no consigues

mos, y otros ocasionados por factores externos.

volver a encontrar el estado de ujo, ya no es-

En cualquier caso, el resultado ser el mismo.

tas en la zona.

Perdida de concentracin y atencin.

No se si alguna vez te ha pasado lo que he des-

Personalmente, pienso que en las escuelas, des-

crito anteriormente, pero a mi si que me ha pasa-

de pequeitos nos deberan de ensear a mante-

do, muchas veces, y la sensacin que se me ha

ner el enfoque y concentracin, bueno, real-

quedado, ha sido de frustracin, seguido de mal

mente pienso que en las escuelas, tambin nos

humor, por no poder seguir avanzando en la ta-

deberan de ensear a ser productivos, porque

rea como antes.

los alumnos de hoy, son los trabajadores del

maana, pero ese es otro tema. El caso es que

Las alarmas y notificadores, son necesarios en

tambin creo que mucho fracaso escolar, viene

algunas ocasiones, no podemos confiar todos

dado por perdida de enfoque y concentracin

los recordatorios a nuestra mente, la mente no

por parte de los alumnos, a la hora de atender

106

en clase y en sus estudios en general, bien sea

Una buena planificacin, nos ayudar a comen-

por interrupciones de compaeros, o de uno mis-

zar el da predispuestos a hacer y completar, y

mo con pensamientos diversos que no tienen na-

por lo tanto, a estar concentrados y enfocados

da que ver con lo que se est haciendo en ese

en nuestras tareas planificadas.

instante. Estoy seguro de que si en las escuelas

se potenciase el enfoque y la concentracin, la
tasa de fracaso escolar se reducira considerablemente.

COMO PODEMOS POTENCIAR

EL ENFOQUE Y LA CONCENTRACIN?
La verdad es que podemos utilizar varios recursos para potenciar el enfoque y la concentracin. Recursos que nos ayudarn a mantenernos concentrados y enfocados.

Si durante el da, surge alguna interrupcin, imprevisto o tarea no planificada, una vez realizada, podremos volver a nuestra planificacin y
tendremos mayor facilidad para enfocarnos y
concentrarnos.

2. Darle un sentido a la tarea o actividad que vas a realizar

Mentalmente piensa en la primera tarea que
vas a hacer. Visualiza su primer paso, dale un
sentido a la tarea, no hagas las cosas porque si,
por que es tu trabajo y te pagan por ello, en-

Estos son solo algunos de los ejemplos de recur-

cuentra un sentido positivo y motivador para rea-

sos que me funcionan a mi, si tu tienes otros re-

lizar esa tarea, por pequeo que sea. Dar servi-

cursos o trucos que te funcionan para mantener

cio a un cliente que te cae bien, ayudar a un

el enfoque y la concentracin, puedes compartir-

compaero, superarte a ti mismo lo que sea,

los con nosotros en los comentarios :-)

pero que te motive a hacer la tarea, a prestarle

atencin, a esforzarte y a hacerla con calidad.

1. Planifica tu trabajo el da anterior

Comenzar el da con una hoja de ruta de lo que

3. Evita la multitarea

tenemos que hacer, nos ayudar a mantener el

Wikipedia define Multitarea como: La multitarea

enfoque y la concentracin, evitando saltar de

es la caracterstica de los sistemas operativos

or en or, o lo que seria lo mismo, de tarea en

modernos de permitir que varios procesos se eje-

tarea.

cutenal pareceral mismo tiempo compartiendo uno o ms procesadores.

107

En el mbito humano, nuestro cerebro es el pro-

la gente y a los vehculos. Adems est cerca

cesador, y a diferencia del cerebro de las com-

de una escuela, por lo que en horario de entra-

putadoras, nuestro cerebro es bueno haciendo

da y salida escolar, la auencia de gente en la

una sola cosa a la vez. No tenemos dos cere-

calle, todava es mayor. Tambin est al lado de

bros, por lo que es mejor no sobrecargar el ni-

una oficina de empleo, cosa que hace que la zo-

co que tenemos, con varias tareas a la vez. El

na sea bastante transitada durante todo el da.

resultado seria, tareas a medias y mal hechas.

4. Apagar los notificadores, telfonos y

alarmas
Ya lo hemos visto anteriormente, notificadores,

Personalmente, no puedo interferir en la gente

de la calle ni en los vehculos que pasan, para
evitar distracciones, pero si que puedo hacerlo
con otros elementos internos.

telfonos, alarmas, avisos, etc son distraccio-

Muchas veces, bajo las cortinas durante la pri-

nes en potencia. Prevenirnos y desactivarlos an-

mera hora y media de la maana, para concen-

ticipadamente, nos har ganar en productivi-

trarme y enfocarme nada ms llegar a la ofici-

dad, concentracin y atencin. En el caso de los

na, y de esta forma no tener distracciones exter-

eventos del calendario, es buena idea hacer

nas, y poder aprovechar bien la energa y con-

una pequea revisin previa, para saber los

centracin de las primeras horas.

eventos, citas o reuniones que tenemos durante

el da, y as estar ms atentos a su vencimiento,

Cmo medida disuasoria, utilizo auriculares, pa-

sin depender tanto de los notificadores visuales

ra lanzar un mensaje visual a mis compaeros,

o sonoros.

que diga: no molestar estoy en modo concentracin.

5. Pide al entorno que te rodea, que sea

respetuoso con tu concentracin y atencin
Trabajo en una oficina difana, sin despachos

Le digo a mis compaeros de oficina, que no me

molesten durante un rato, puesto que debo concentrarme para realizar una o dos tareas importantes.

cerrados, separadores o cubculos. Para colmo,

la oficina en la que trabajo, tiene una gran crista-

En la oficina, utilizo dos monitores regulables en

lera que da a pi de calle, y se ve pasar a toda

altura, los tengo ajustados a la altura mxima,

108

de esta forma, cuando las cortinas estn levan-

necesarios. Si la noche anterior no descansa-

tadas, son los propios monitores los que me im-

mos lo suficiente, por la maana, iniciaremos el

piden ver la calle a no ser que yo levante la ca-

da desenfocados, desorientados, con somnolen-

beza por encima de ellos.

cia Es importante un buen descanso.

6. Elige bloques de 3 tareas

Algo tan sencillo, en ocasiones es difcil de con-

Si ves que te cuesta mantener el foco y la concentracin, debido al alto nmero de tareas pen-

seguir, puesto que cuando nos faltan horas del

da, tendemos a robrselas a la noche.

dientes, reduce tu lista de tareas, creando una

Este es un planteamiento equivocado, porque

lista alternativa. Yo la llamo: Lista de desblo-

no le estamos robando horas al da que ha pasa-

queo, todo y que la idea es original de Berto Pe-

do, si no que se las estamos robando al descan-

na (La lista B).

so del da que est por venir. La consecuencia,

La lista de desbloqueo consiste en la creacin

de una lista de tareas alternativa, en la cual solo vas a poner 3 tareas, y te vas a concentrar
nica y exclusivamente en esas 3 tareas, lo dems no existe, da igual que todava tengas otras
20 tareas por realizar. Ahora lo importante son
esas 3 y nos vamos a centrar en ellas. Una vez
completadas, cogemos otras 3 tareas de la lista
principal, y las movemos a la lista de desbloqueo, y as sucesivamente, de esta forma, poco
a poco conseguiremos el enfoque y concentracin necesarios, a la par que avanzaremos con
nuestras tareas.

7. Descansa

ser que por la maana, no tendremos el 100%

de energa, enfoque y concentracin, como tendramos si hubisemos descansado debidamente.

8. Define bloques de tiempo

Da igual que utilices la tcnica Pomodoro, con
sus Pomodoros predefinidos de 25 minutos, como que definas un tiempo mayor o menor en tu
herramienta de cronometro. Lo importante cuando se est desenfocado, es trabajar por bloques
de tiempo.
Define un tiempo X segn tu nivel de energa y
concentracin, en una herramienta de temporizador. Dale al Start y ponte a trabajar en tu ta-

Parece Obvio verdad?, si estamos cansados no

rea, por el periodo de tiempo que hayas defini-

podremos mantener el enfoque y concentracin

do. Cuando el temporizador se detenga, haz

109

una pausa, en funcin de tus niveles de energa

tengo puestos, sin escuchar nada, simplemente

y concentracin. Si tienes la suerte de haber en-

para disuadir.

contrado el estado de ujo durante la realizacin de la tarea, sigue trabajando en ella y no

te detengas, por mucho que el temporizador se

Cuando escuches msica, sigue estos pequeos

consejos:

haya detenido. El temporizador, tan solo es una

Cuidado! no sirve cualquier msica, si te pones

herramienta para ayudarte a enfocarte, si has

a escuchar tu grupo pop o rock preferido, proba-

tenido la suerte de encontrar el enfoque y la

blemente no ayude a mantener el enfoque y

concentracin, si ests en estado de Flujo, o es-

concentracin. Tampoco sirve que la msica con-

ts en la zona, aprovecha el tirn y no pares.

tenga letra cantada, puesto que te puede dis-

Quiz, tengas problemas para mantener el enfoque y concentracin en periodos de tiempo largos, pero te sea ms fcil hacerlo en periodos
de tiempo cortos. Detectar e identificar que pe-

traer y no contribuye a mantener el enfoque y

la concentracin. La msica con letra, djala,
para cuando ests haciendo tareas menores,
que no requieran de mucha concentracin.

riodos de tiempo se adaptan mejor a ti, y a tu

Cuando hagas tareas que requieran atencin y

ujo productivo, aprovecharlos para mantener

concentracin, lo mejor es msica instrumental,

el enfoque y concentracin, y tener la capaci-

sin letra y con ritmo bajo, nada de msica dan-

dad de anlisis suficiente para adaptar estos

ce, rock, disco,

bloques a tu estado de concentracin, es el equivalente a preocuparse por tu productividad y

por tus resultados.

9. Utiliza aislantes
Otro recurso que utilizo habitualmente para
mantener el enfoque y la concentracin, es la
utilizacin de aislantes externos. Como he mencionado antes, habitualmente, utilizo auriculares para aislarme del entorno, pero tambin pa-

Mis recursos en este aspecto son tres

Focus@Will
Calm
Mi Play List en Youtube con sonidos de relajacin y meditacin

Josep Maria Martinez

ra escuchar msica. Incluso en ocasiones los

110

Cmo decidir con eficiencia y eficacia: 10 minutos, 10 meses, 10 aos de Suzy Welch

Cada da de nuestras vidas tenemos que decidir

1.

Aquellas que pueden tener una afectacin

decenas o centenares de cosas. Muchas de es-

importante en nuestra vida, en nuestro futu-

tas decisiones las tomamos de forma casi invo-

ro.

luntaria: levantarnos a las 7.15h, ducharnos por

la maana, sentarnos en el sof cuando llegamos a casa despus de trabajar Son decisio-

2. Aquellas que son decisiones momentneas,

decisiones del momento actual.

nes que muchas veces tomamos de forma in-

Hoy quiero centrarme en las primeras, aque-

consciente, seguramente porque siempre las he-

llas que tienen una gran importancia en nues-

mos hecho as y no nos planteamos ni siquiera

tras vidas. Si lo que quieres es sobre las segun-

si hay otra forma de hacerlas.

das, te recomiendo leer el artculo de Jeroen so-

Sin embargo, muchas otras decisiones s las tenemos que tomar de forma consciente: desde
qu es lo que contaremos en la prxima reunin
con nuestros superiores hasta qu haremos este

bre Cmo decidir qu hacer u otro titulado Que

vas a hacer ahora?, que trata especialmente sobre las decisiones del momento, de cmo escoger qu tienes que hacer en el momento actual.

fin de semana, pasando por decisiones trascen-

As que vamos a hablar sobre las decisiones

dentales como si queremos casarnos o quere-

que realmente son importantes para nosotros.

mos tener hijos.

En ese sentido, mi recomendacin es usar la

Optimizar el proceso de decisin es fundamental si queremos tomar buenas decisiones sin

dedicar demasiado tiempo antes de pasar a la
accin. En ese sentido, para mi hay dos tipos de
decisiones:

tcnica 10 minutos, 10 meses, 10 aos, que

Suzy Welch explica en su libro titulado de la
misma forma. El libro se puede resumir de forma rpida: antes de tomar cualquier decisin,
proyctate en el futuro. Si tienes claras tus metas, el mtodo 10 minutos, 10 meses, 10 aos te

111

ayudar a vivir de acuerdo a tus valores perso-

cmo ests dentro de pocos meses, as que pa-

nales y a tu visin de la vida.

ra mi esta es de las tres preguntas la ms im-

Delante de cualquier decisin que tengamos

que tomar en nuestras vidas, Suzy Welch nos
recomienda siempre lo mismo: imagnate tomando la decisin, y piensa en cmo cambiar
tu vida.

SI TOMAS ESTA DECISIN

Cmo estars dentro de 10 minutos?

portante y a la que es necesario dedicar ms

tiempo.

Cmo estars dentro de 10 aos?

Y si nos vamos al largo plazo, si dejas pasar varios aos, cmo afectar la decisin que ests
a punto de tomar en tu futuro? Tendr algn tipo de repercusin? Si es as, ser algo significativo en tu vida? Mejorar tu vida?

Tendr algn tipo de efecto en tu forma de sentirte, en tu forma de estar, en tu forma de ver la

En ese sentido, a veces hay decisiones que no

vida en este mismo instante? Una vez hayas to-

tienen por qu tener repercusiones a medio y

mado esta decisin, justo despus, cmo te

largo plazo. Si es as, no le des ms vueltas: to-

sentirs? Qu habrs conseguido?

ma la decisin que ms feliz te haga en este

preciso momento.

A veces tomamos decisiones que a corto plazo

no tienen ningn tipo de repercusin, pero que a

Al principio puede parecerte difcil tener que

largo plazo s la tendrn. Por lo tanto, tras este

pensar todo esto cada vez que realizas una deci-

primer paso es importante seguir analizando.

sin, pero vers como la costumbre te ayudar

a que todo sea mucho ms fcil y rpido de lo

Cmo estars dentro de 10 meses?

Y si dejas pasar un tiempo, varios meses, qu
repercusin tendr esta decisin en tu vida? Cmo har que sea mejor, o peor, haber tomado
esta decisin?

que puedas imaginar.

En ese sentido, las tres preguntas nos ayudarn
a vernos en el corto, medio y largo plazo, para
poder tomar la decisin de forma consciente y
sabiendo cmo afectar esa decisin en nues-

Muchas decisiones afectan nuestras vidas a me-

tras vidas. Y t, te has planteado alguna vez c-

dio plazo. De lo que hagas hoy puede depender

mo tomas las decisiones en tu vida?

112

 Jordi Snchez

113

Bloquear tiempo

Una clave para tener xito es una tcnica simple pero fuerte: bloquear tiempo (Time blocking o Timeboxing en ingls). Bloquear tiempo
consiste en sistemticamente reservar tiempo
para actividades con alta prioridad (que no necesariamente son urgentes). Un ejemplo es el Repaso Semanal, una actividad muy importante,
que he apuntado en mi calendario como una cita repetitiva para cada viernes a la tarde. Al
usar esta tcnica en realidad ests concertando
citas con ti mismo! Lo ideal sera bloquear tiempo para ambos trabajo y vida personal.

BLOQUEAR TIEMPO PERSONAL

BLOQUEAR TIEMPO AL TRABAJO

Que pasara si tendras dos horas cada da sin
interrupciones para enfocar en nada ms que
sus actividades ms importantes? Puedes usar
este tiempo planificando o trabajando en algunos proyectos, dedicarte a hacer ventas o marketing, o para aprender temas que llevan valor
a tu trabajo. Solo dos horas dedicadas a las cosas realmente importantes?
Si desarrollas el hbito de bloquear tiempo para
tus actividades ms importantes, nadie te puede parar!

No puedes trabajar con eficacia sin reservas internas. Necesitas tiempo para recargar las pilas para que tengas suficiente energa para hacer el trabajo. Reserva tiempo para relajarte, para meditar, para hacer deporte, Tambin debes bloquear tiempo para estar con la familia y
tus amigos. Adems necesitas planificar tus vacaciones. Luego, trata citas con ti mismo con el
mismo respecto que citas con los dems.

114

La Tcnica Pomodoro no funciona

Ultimamente he visto varios artculos sobre la

Tcnica Pomodoro. Aunque esta tcnica puede
funcionar en algunos casos, opino que es demasiado estricta e incluso puede perjudicar la concentracin.

LOS BENEFICIOS DE LA TCNICA POMODORO

La base de la tcnica es la divisin de tareas
grandes en partes de 25 minutos. Un compromiso de 25 minutos es suficientemente pequeo

QU ES LA TCNICA POMODORO?

para dejar de procrastinar.

La Tcnica Pomodoro ha sido desarrollado por

dedicarte a interrupciones, tareas ad-hoc o sim-

un estudiante Italiano para poder enfocarse en

plemente no hacer nada. Es el caramelo para

sus exmenes. Es un mtodo muy fcil de apli-

motivarte durante el periodo de enfoque.

car:
1.

Adems, cada media hora tienes 5 minutos para

La tcnica ha sido desarrollado especialmente

Elige una tarea para hacer;

2. Trabaja durante 25 minutosun pomodoroen la tarea. Es habitual utilizar un reloj

o cronometro para programar una alarma;
3. Cuando suena la alarma, deja de trabajar y
toma una pause breve de 5 minutos;
4. Repite los pasos del 1 al 3;

para tareas grandes que requieren mucha concentracin, como por ejemplo la preparacin de
un examen, escribir un texto largo o programar
aplicaciones.

NO FUNCIONA
Salvo algunos excepciones, he encontrado que
la Tcnica Pomodoro no funciona. El mayor problema es que rara vez se puede dividir una tarea en bloques de 25 minutos. Tengo muchas

5. Cada cuatro repeticiones, toma 10 minutos

extra de pausa.

tareas ms pequeas, y tambin tareas de, por

ejemplo, 40 minutos.

115

Si estoy trabajando en una tarea complicada,

Empiezo cada maana planificando mi da. Pri-

que requiere mucha concentracin, necesito al

mero consulto el calendario para saber cuanto

menos diez minutos para entrar en la zona, esta-

tiempo puedo dedicar a mis tareas. Luego plani-

do de enfoque profundo. Luego slo me queda

fico mis sesiones de trabajo y las pausas. En un

un cuarto de hora hasta el final del pomodoro.

da sin citas en mi agenda, habitualmente planifi-

Si quiero continuar con la misma tarea despus

co entre tres y cuatro sesiones de al menos 90

de la pausa, pierdo otra vez los primeros minu-

minutosdos por la maana y dos por la tarde.

tos para concentrarme. En este caso, prefiero

Si tengo citas, adapto el nmero y la duracin

trabajar durante una hora y luego tomar una

de las sesiones.

pausa.
Al principio de cada sesin de trabajo decido
Adems, la tcnica no tiene en cuenta los cam-

qu tareas voy a hacer, cuanto tiempo quiero de-

bios en mi capacidad de concentrarme durante

dicar a cada tarea y cuando tomar una mini-

el da. Por la maana puedo enfocarme sin pro-

pausa. En lugar de pomodoros fijos de 25 minu-

blemas durante una hora, mientras que al final

tos puedo tener una tarea de 45 minutos y otra

del da no aguanto tanto tiempo.

de 20 minutos.

Tampoco he encontrado ninguna razn que ex-

Utilizo la aplicacin 30/30 para programar las

plique el porqu el bloque de tiempo debe ser

alarmas al final de cada tarea y pausa. Estas

de 25 minutos. Parece que simplemente es para

alarmas no son lmites, pero marcan el momen-

encajar dos sesiones en una hora, pero no est

to para tomar una decisin. Si al sonar la alar-

relacionado con nuestro funcionamiento.

ma an no he acabado la tarea, evalo cuanto

CAMBIAR POMODOROS POR

TIMEBOXING
La Tcnica Pomodoro es un caso especial de
una tcnica llamada Timeboxing y es lo que yo
uso para trabajar en mis tareas y proyectos
grandes.

tiempo me queda. Si queda poco, acabo la tarea antes de continuar con la siguiente. En caso
contrario, tomar una pausa y modificar mi planificacin.
Timeboxing es una tcnica ms exible que Pomodoro, y se adapta mejor a cualquiera planificacin del da.

116

Una tcnica infalible para ejecutar tareas con

atencin plena

Para ser productivo slo hay que hacer dos co-

ruido de fondo, etc. An as, a veces cuesta con-

sas bien:

centrarme en la tarea actual.

1.

La causa? Mi mente dispersa

Elegir qu hacer

2. Hacerlo
La mayora de las tcnicas de productividad
personal como Getting Things Done estn enfocados al primer paso, pero a veces el problema
est en el segundo punto.
No slo hablo de la procrastinacin, sino de los
problemas de mantener el enfoque en la tarea
actual.
Yo admito que soy un despistado y es muy fcil
de distraerme.
Por suerte trabajo en un entorno privilegiado.
Tengo mi propio despacho en casa; un espacio
diseado especficamente para mi forma de ser
y trabajar y adaptado al tipo de trabajo que desarrollo.
Casi no tengo distracciones extrnsecas como
compaeros que hablan, telfonos de suenan,

Tengo una gran capacidad de soar despierto,

mis pensamientos parecen tener una vida propia y a veces me doy cuenta de que ya hace media hora no estoy pensando en la tarea actual.
Otras veces estoy investigando un tema en internet y sin darme cuenta empiezo una juerga de
lectura saltando de un enlace a otro y de un tema a otro.
Tambin te pasa esto?

APRENDE A SER MINDFUL

La meditacin es una manera de entrenar la capacidad de enfocar. Desde que medito con frecuencia he notado que mi mente se ha calmada
y que mi capacidad de concentracin ha incrementado.
An as, el problema no ha desaparecido de todo.

117

Cuando meditas, tu mente tambin tiene la ten-

o porque me he distrado, decido cmo conti-

dencia de desviarse. Lo importante es darte

nuar. Puedo continuar trabajando en la tarea,

cuenta y observar este comportamiento para

poniendo otra vez el temporizador, o puedo de-

volver a la meditacin.

jarlo para otro momento y tomar una pausa o

Una tcnica frecuentemente utilizada en la medi-

hacer otra tarea.

tacin es la campana tibetana. Cada vez que es-

De todos modos, el temporizador hace que mi

cuchas la campana vuelves al presente. Es co-

atencin vuelve al aqu y ahora y que puedo de-

mo hacer un reset de tus pensamientos

cidir conscientemente cmo continuar.

He pensado que es posible utilizar la misma tc-

CUANDO NO UTILIZAR ESTE

MTODO

nica en el trabajo para volver al presente y trabajar con atencin plena cuando mis pensamientos van por libre.

MINDFULNESS EN LA EJECUCIN DE TUS TAREAS

Antes de empezar una tarea o un grupo de ta-

Como he explicado en la introduccin, el mtodo del temporizador es una solucin a un problema muy concreto. Lo utilizo cuando tengo grandes bloques de tiempo sin interrupciones, cuando estoy en modo creador.

reas, hago una estimacin del tiempo necesario

Si trabajas en un entorno con muchas interrup-

para completarla. Luego programo un tempori-

ciones o en tareas muy pequeas es decir en

zador para este tiempo.

modo gestor este mtodo no tiene sentido.

Cuando suena la alarma puedo evaluar mi situa-

APLICACIONES PARA TEMPORIZAR TAREAS

cin y decidir cmo continuar.

Si he podido completar la tarea en el tiempo es-

Existe una gran cantidad de herramientas para

timado, repito el proceso con la siguiente tarea

programar los recordatorios de atencin plena.

o decido tomar una pausa.

Puedes utilizar un sencillo temporizador de cocina, el reloj de tu mvil, aplicaciones tipo pomo-

Si no he podido terminar la tarea en el tiempo

doro, o aplicaciones ms especficas.

asignado, porque no he estimado bien el tiempo

118

Durante aos he utilizado a aplicacin 30/30,

pero ltimamente uso Vitamin-R.
Vitamin-R cuenta con varias funciones pro como
la posibilidad de etiquetar las tareas para tener
informes especficos, la integracin con gestores de tareas como Things, OmniFocus y The Hit
List, y notificaciones intermedias para mantener
el enfoque en la tarea.
Sea cual sea la herramienta que utilizas, el mtodo es simple: programa un recordatorio que
te sirve como campana tibetana cuando haces
una tarea de enfoque.

119

El mito de la separacin de la vida laboral y

personal

Hasta hace unos 200 aos no exista ninguna

de trabajar, pero extraamente no acab con

separacin entre la vida laboral y personal, solo

los horarios fijos. Gran parte de las tareas en

haba vida en general. La gente se despertaba,

una oficina no requieren la presencia de otras

desayunaba, daba comida a los animales, cose-

personas y con la tecnologa actual se podra

chaba la fruta, arreglaba ropa, preparaba comi-

hacer en cualquier sitio y/u hora.

da, etc., todo en el mismo da sin etiquetar las

actividades como trabajo o personal.

Creo que hay dos motivos para mantener el horario fijo en estos casos. Los jefes quieren con-

LA REVOLUCIN INDUSTRIAL

trolar lo que sus empleados estn haciendo en

La revolucin industrial cambi todo eso. Para

cada momento (igual que en las fbricas) y an

que las fbricas pudieran funcionar, fue impres-

no han aprendido a gestionar el personal basa-

cindible que todos los empleados estuvieran pre-

do en los resultados obtenidos. Por otro lado, a

sentes al mismo tiempo. La introduccin del ho-

muchos empleados tambin les interesan los ho-

rario fijo hizo que los empleados de las fbricas

rarios fijos, porque as tienen sus horas de diver-

tuvieran una clara distincin entre el tiempo que

sin garantizados.

estaban trabajando en la fbrica y el tiempo

caba ms de su tiempo fuera de la fbrica a acti-

HASTA AQU TODOS CONTENTOS, O NO?

vidades de ocio, como deportes, mirar la televi-

Poco a poco notamos que nos resulta ms difcil

sin y vacaciones.

mantener nuestras dos vidas completamente se-

que estaban a casa. Poco a poco la gente dedi-

paradas. Para poder hacer trmites tenemos

VIDA DE OFICINA

que pedir tiempo libre durante el da, y si hay

La siguiente revolucin en la manera de traba-

mucho trabajo pasamos ms horas en la oficina

jar, el trabajo de conocimiento en las oficinas,

(pero nunca salimos antes si hay poco trabajo).

tambin tena un impacto grande en la manera

Cada vez hay ms gente que lleva trabajo a ca-

120

sa para hacer durante el fin de semana, y tambin recibimos ms llamadas y SMS personales
en nuestros mviles mientras estamos en la oficina. Adems, como nuestro trabajo no es fsico,
nuestra mente tiene problemas de separar las
dos vidas, as que mientras ests en la cola de
la supermercado piensas en la reunin con el
cliente importante que vas a tener maana
(siempre llevas un bloc de notas para apuntas
estas ideas, verdad?) y si ests procesando tu
correo electrnico en la oficina ests pensando
en las vacaciones de verano.
Es por esto que el consejo es tener solo un sistema de productividad para tu vida integral. Separar la vida laboral de la vida personal es algo
contra-natural. Tenemos que volver a cambiar
el significado de la palabra Trabajar a su significado original: hacer y cambiar cosas. Es igual si
ests escribiendo una oferta para un cliente, pintando tu casa, diseando la web de la empresa
o lavando la ropa: ests trabajando. La nica diferencia es que a veces ests trabajando hacia
las metas de otras personas (que te pagan por
eso) y a veces trabajas hacia tus propias metas.

121

El secreto mejor guardado sobre el orden que

transformar tu forma de trabajar y vivir

Te he contado alguna vez que el xito de una

As que si ests decidido a incorporar el orden y

organizacin y por supuesto el tuyo propio, se

la organizacin en tu da a da grbate esto:

fundamenta en el orden?
Un orden integral en los espacios, los procesos,
la forma de organizar el trabajo y por supuesto
en la habilidad de liderarte a ti mismo.
Un orden que ser tu gran aliado para alcanzar
esa mejora y productividad que deseas.
Y para ordenar cualquier cosa; un espacio, un
proceso o tu propia mente; siempre, siempre,

Antes de ordenar dedcate a desprenderte de

todo lo que no te aporta valor.
Si te comprometes con esto, tendrs el xito mucho ms cerca de ti.
Te animas? Djame antes que te puntualice
un poco ms sobre el orden en cada uno de los
bloques que yo considero esenciales:

siempre, tienes que empezar eliminando lo que

1. ORDEN EN TUS ESPACIOS

sobra.

Ante cada una de las cosas que te rodean, pregntate: Esto es necesario o no?

No es vlido ponerte a ordenar sin antes desprenderte de lo que no te aporta valor. Sencilla-

O lo que es lo mismo: Esto es til o no? Me

mente, no funciona.

sirve o no me sirve?

Lo mximo a lo que puedes aspirar si no tienes

El trmino til no significa nicamente funcio-

en cuenta esto, es a un orden superficial que no

nal.

podrs sostener en el tiempo.

La belleza, por ejemplo, es imprescindible para

Si ordenas sin antes eliminar, volvers a la situa-

vivir bien. As que aquello que te alegra la vista

cin anterior en cuestin de das y te invadir

y hace que tu entorno sea ms agradable, por

una desagradable sensacin de frustracin.

122

supuesto mantnlo aunque no tenga una fun-

3. ORDEN EN TU MENTE

cin puramente prctica.

Ordenando tus espacios y tus procesos conse-

Por el contrario, dshazte de todo lo que no te

sirve para nada ni despierta en ti sensaciones
agradables.
Slo cuando te hayas liberado de lo que no te
es til o no te aporta valor, debers continuar
ordenando. Qu sentido tiene ponerse a ordenar cosas que no te sirven?...

2. ORDEN EN TUS PROCESOS

El mismo criterio es el que tienes que seguir
cuando quieras ordenar un proceso.
Ante cada uno de los pasos para desarrollar

guirs ordenar tu mente ya que no es posible

ordenar fuera sin ordenar antes dentro.
Al preguntarte con detalle y atencin ante cada
cosa o ante cada etapa de una actividad si quieres mantenerla, ests haciendo un ejercicio mental de seleccin y decisin que te ayudar a despejar tu mente.
Este es el orden mental como consecuencia del
orden en tus espacios y en tu forma de trabajar.
Ahora bien, hay un nivel ms de orden interior
que puedes alcanzar.

una tarea, pregntate: Esto que hago aporta

Es el orden en tu sistema de explicaciones que

valor o no?

es lo que determina que interpretes lo que suce-

Debes prescindir de todos los pasos que no

de a tu alrededor de una forma u otra.

aportan valor a la actividad que ests realizan-

Es esencial no tener esta parte de ti patas para

do y centrarte en ordenar de la forma ms cohe-

arriba pues es precisamente tu forma de inter-

rente posible los que s lo aportan.

pretar la realidad, lo que determina tus reaccio-

En eso se basa la verdadera eficiencia de procesos.

No se trata de ir ms deprisa sino de conseguir
el resultado final en menos tiempo porque te
has librado de tareas absurdas.

nes.
Para poner este sistema en orden, como siempre, antes tendrs que eliminar algo. El qu?
Pues en este caso, creencias limitadoras que te
alejan de tus objetivos.

123

La pregunta ahora ante un bloqueo que te impide actuar es:

Esta creencia me sirve para conseguir lo que
quiero o no me sirve?
Este es un viaje largo, el ms largo de todos, pero lleno de paisajes alucinantes que nunca antes has visto; te lo garantizo. Otro da te hablar
de ello.
Hoy deseo que te quedes con la idea esencial
de que el orden es la base sobre la que asentar
cada uno de tus objetivos. Y que ese orden empieza, siempre, aligerando equipaje. Ese es el
secreto.
Abriendo la mente y el corazn descubrirs cmo el orden puede llegar a ser tu mejor aliado.

Eva Escuer

124

No te olvides de esto si quieres ser productivo

Sabas que el desorden te hace perder tiempo

y dinero?...
As es, vivir y trabajar en un entorno sin orden y
organizacin acta de imn para el despilfarro
y, por supuesto, te aleja de tu objetivo de ser
productivo.
Si te resulta cercana la sensacin de caos y descontrol y sientes que el dinero en material y
tiempo se te escapa de las manos, es hora de
poner orden.
A menudo, cuando pensamos en ser ms produc-

Puedes vivir y trabajar de forma ms eficiente

y por tanto reducir gastos.
Puedes tener una sensacin interna de control que se traduce en bienestar.
Aprovechas ms el espacio.
Disfrutas de un entorno mucho ms agradable.
Puedes detectar fcilmente cuando te falta o
te sobra algo.
Proyectas una mejor imagen ante los dems.

tivos nos llaman la atencin los mtodos ms

complejos. Sin embargo, aspectos sencillos co-

Ahora bien, si ser ordenado y organizado no es

mo el orden y la organizacin son el primer pa-

una de tus fortalezas y realmente te has pro-

so firme para cualquiera que quiera conseguir

puesto el conseguirlo, es importante que cuen-

una mejora real y aumentar as su productivi-

tes con un mtodo efectivo.

dad.

Por ello quiero explicarte, o recordarte si ya la

Con orden y organizacin, tanto a nivel perso-

conoces, una metodologa sencilla pero muy po-

nal como profesional:

tente: las 5S de Lean Management.

No pierdes el tiempo buscando lo que necesi-

Es una metodologa de xito, desarrollada en

tas.

Japn, con la que se obtienen excelentes resultados de forma efectiva y sencilla. Su nombre

125

se debe a que, en japons, las 5 etapas que

lo. Un criterio muy sencillo, y como todo lo senci-

componen el mtodo empiezan por la letra S.

llo, prctico, es ordenar por frecuencia de uso.

De ah el nombre de las 5S.

De esta forma, todo lo que se usa diariamente y
Aqu te dejo una pincelada de cada una de las

de forma continuada tiene que estar lo ms ac-

etapas:

cesible posible y a la vista.

1. CLASIFICACIN (SEIRI)

Conforme las cosas se utilizan algo menos pue-

La clave es identificar todo lo que no te sirve, es

den estar algo ms alejadas.

decir, todo aquello que no te aporta valor y desprenderte de ello. De este modo liberas espacio
y ganas agilidad al estar rodeado slo de cosas
que te sirven.
La pregunta que tienes que hacerte en esta etapa con todo lo que te rodea es: Esto realmente
es necesario o no lo es?
Si la respuesta es no es necesario y adems
no le va a servir a nadie, tralo en el correspondiente contenedor de reciclaje.

Y aquello que usas de forma espordica puedes

guardarlo en los estantes menos accesibles de
los armarios o incluso fuera del espacio dnde
lo utilizas.

3. LIMPIEZA (SEISO)
Adems de la limpieza tal y como la conoces,
consiste en identificar las zonas que ms se ensucian y encontrar soluciones para evitarlo.
Para aplicar este enfoque preventivo es muy interesante integrar este concepto en el diseo de

Si la respuesta es no es necesario pero al-

los espacios. Un buen diseo debe evitar rinco-

guien que no seas t lo puede necesitar, dselo.

nes difciles de limpiar y que la suciedad se va-

Y si la respuesta es s, es necesario, lo dejamos para cuando pasemos a la etapa 2 de ordenar.

2. ORDEN (SEITON)
Consiste en ubicar todo lo que necesitas de modo que te sea fcil y rpido encontrarlo y utilizar-

ya acumulando en determinadas zonas.

4. ESTANDARIZACIN (SEIKETSU)
Consiste en crear sistemas para poder distinguir
de forma fcil una situacin normal de otra que
no lo es. Un ejemplo tpico es marcar el contor-

126

no del espacio escogido para ubicar un determi-

Cada vez son ms las personas y empresas que

nado material. Tambin se aade el nombre

se suman al propsito de mejorar su productivi-

exacto de lo que va all de modo que si ese es-

dad implantando sistemas de orden y organiza-

pacio queda vaco, es muy sencillo identificar

cin, as que mi propuesta para ti en el artculo

qu falta.

de hoy es que no te quedes atrs y que elijas un

espacio para organizar.

De este modo, ordenar se convierte en algo

muy sencillo pues no tienes dudas de dnde va

El orden es un gran paso hacia la productividad.

cosa.

Te permitir optimizar tus espacios y tu tiempo.

Si ya has aplicado las etapas anteriores y disfru-

Eva Escuer

tas de un entorno sin nada innecesario, ordenado y limpio, ahora tienes que conseguir que el
resultado se mantenga. Si mantenerlo te resulta
fcil, las probabilidades de xito son muy altas.
Por eso el objetivo de la estandarizacin es ponrtelo fcil.

5. MEJORA CONTINUA (SHITSUKE)

Todo el esfuerzo de haber conseguido un entorno organizado, se ve amenazado por la inercia
cotidiana que nos lleva de nuevo al desorden.
Para garantizar que el orden y la organizacin
se vuelvan un hbito diario, te propongo la mejora continua.
Una buena herramienta para ello es el uso de
Checklist con preguntas muy sencillas para comprobar que todo est ordenado y limpio.

127

Los 3 pasos para conseguir el equilibrio entre

vida y trabajo

La mayora de profesionales y emprendedores

Quieres mejorar tus posibilidades de conseguir

aspiramos a lograr un equilibrio entre vida y tra-

el equilibrio entre tu vida y tu trabajo? Aqu tie-

bajo.

nes 3 pasos para lograrlo:

Vivir una vida equilibrada es clave para mejorar

1R PASO: REDUCE

tu productividad laboral. Pero no slo eso, tam-

Te sientes saturado, frustrado o ambas cosas a

bin es clave para disfrutar de paz mental y no

la vez?

perder tu vida familiar.

Se trata de ser brutalmente selectivo con las
Lograr ese equilibrio no es fcil cuando en tu tra-

cosas a las que te comprometes. Reducir y ele-

bajo experimentas das frenticos, vives acelera-

gir tus compromisos ayuda a disminuir esa sen-

damente y te ves obligado a dividir tu atencin

sacin de saturacin.

y a ocuparte de varias cosas a la vez.

Si te resulta imposible encajar todo lo que quieA pesar de ello, conseguir ese equilibrio est en

res hacer en un da de slo 24 horas, quiz ne-

tus manos. No importa dnde o en qu trabajas;

cesitas delegar.

la eleccin de cmo gestionar tu da siempre es

tuya. Y, seamos honestos, no consiste en gestio-

Personalmente, me cost aos darme cuenta de

nar el tiempo. Se trata de gestionarte a ti mis-

que me empeaba en retener, en ocuparme co-

mo.

sas que no eran ni tan tiles ni tan importantes

como yo pensaba.

Est en tus manos cambiar tu rutina diaria. El objetivo es disminuir los efectos negativos de un

Tus empleados, becarios, compaeros son un

trabajo agobiante y evitar que pasen los aos

recurso a tu alcance que puedes usar.

sin que disfrutes de la vida.

No tienes la opcin de delegar? Crees que reducir tus compromisos es misin imposible?

128

Encontrar tu comunidad, tu tribu de profesionales o emprendedores con mentes afines y problemas similares puede ofrecerte otra perspectiva. Un punto de vista diferente sobre cmo hacer crecer tu negocio de forma sostenible sin sacrificar tu vida personal.

2 PASO: NO TE ENGAES A TI
MISMO
Actas todo el da en modo crisis incluso cuando no hay ninguna crisis? Vives en un estado
de mxima reactividad y de multitarea fuera de
control? Lo enmascaras diciendo "Estoy ocupado y soy importante"?
"Estar ocupado" todo el da no implica que ests
siendo productivo. A menudo ests tan ocupad@ porque te encargas de actividades superuas y cuestiones poco relevantes.
Imagina que vas cambiar de casa (o de oficina).
Si alguna vez lo has hecho, sabes a qu me refiero. Sabes que ese el momento de dejar ir lo
que ya no usas o no te sirve.

3R PASO: AUMENTA TU SENTIDO DE LA URGENCIA

Se trata de pensar en trminos de qu es lo fundamental, como haces cuando te encuentras en
medio de una crisis.
No me refiero a que vivas estresado todo el
da. Me refiero a que te "enfoques" en lo esencial, en lo que realmente te compensa hacer.
Quieres trabajar eficazmente, tener el control
de tu trabajo, y aun as disfrutar de paz mental y
de una vida ms all de la laboral? Respndete
slo a esta pregunta: qu es lo que REALMENTE tengo que hacer?
S que algunos de estos argumentos pueden parecerte un poco fuertes. Sin embargo, a veces,
es necesario un cambio drstico de perspectiva
para recuperar el control de tu trabajo y conseguir el equilibrio que buscas.
Cmo consigues equilibrar tu vida y tu trabajo?
Crees que tener una vida equilibrada te ayuda
a ser ms productivo?

Con tu trabajo ocurre lo mismo. Es el momento

de eliminar todas esas actividades menos impor-

Rosa Ortiz

tantes que llenan tu tiempo y te impiden lograr

un estado paz mental.

129

La gran lista de pequeas cosas que te cambiarn tu vida

A veces, las pequeos cosas pueden marcar

mejorar tu vida un poco ms que 12%, pero, debi-

una diferencia enorme. La mayora de los gran-

da al inters compuesto al segundo ao ya es-

des cambios en la vida son el resultado de pe-

ts al 27% por encima del nivel inicial, el tercer

queas cambios repetidos en el tiempo y no de

ao un 44% y el dcimo ao 230%!

eventos grandes.

QU PUEDES CAMBIAR HOY?

Este efecto puedes ver, por ejemplo, cuando

Mejorar tu vida un poquito no es nada difcil. Te

ahorras dinero. Si cada ao llevas 1.000 al

dar algunas pistas de cosas que puedes inten-

banco y te dan un 4% de inters, vers que tu

tar para mejorar tu forma de trabajar.

dinero crece de forma exponencial debido al

efecto del inters compuesto.
He observado el mismo efecto de inters compuesto tambin en otros aspectos de la vida y
de mi trabajo.

Toma pausas
Las pausas son una herramienta importante para tu productividad. No slo para mover tu cuerpo, sino tambin para recargar las pilas de tu
cerebro.

Cada da intento cambiar una pequea cosa

que, a la primera vista, parece insignificante.

Encuentra tu hora de ptima energa

Por ejemplo, esta maana he programado un re-

En qu momento del da haces tu mejor traba-

cordatorio diario para ayudarme a desarrollar el

jo? Para algunas personas, su hora de ptima

hbito de meditar. Es una accin muy pequea

energa es al principio del da2, en mi caso es a

que no me cambiar mucha la vida. Pero si cada

media maana y conozco personas que funcio-

da hago una pequea accin de este tipo estoy

nan mejor por la tarde.

generando un efecto exponencial.

Es el momento en que tienes ms energa y caSi cada mes consigues mejorar la calidad de tu

pacidad de concentrarte y en que puedes abor-

vida slo un 1%, vers que en un ao has podido

130

dar tareas ms complejas. Es recomendable reservar este momento para tareas exigentes y no
perder tu energa en reuniones intiles o haciendo tareas basura.

Reserva cada semana al menos 12 horas para reflexionar

Cundo tienes tiempo para pensar de verdad?
La mayora de los profesionales no tienen tiempo para reexionar, porque tienen sus agendas
llenas y cuando por la noche finalmente pueden
relajarse estn tan cansados que ya no tienen

Divide tus tareas grandes en acciones

pequeas
No slo tendrs una tarea ms concreta y accionable, pero tambin hace que el total parece
ms pequeo y lo hace ms fcil de empezar.

Empieza con la tarea ms desagradable

Si haces tu peor tarea al principio de la maana,
el resto del da solo puede mejorar. Es un consejo que forma la base del libro Trgate ese sapo!
de Brian Tracy.

capacidad ni ganas de pensar.

Bloquea sitios web que te distraen

Cuanto ms responsabilidades tienes, ms im-

Si tienes la tentacin de perder mucho tiempo

portante es reservar tiempo para reexionar. Y

en internet, puedes instalar una aplicacin co-

no estoy hablando de la Revisin Semanal de

mo StayFocusd para temporalmente blo-

GTD, porque lo considero ms un momento para

quear estas pginas.

organizarte y hacer limpieza que de reexin

profunda.

Trabaja en bloques de tiempo

Antes de empezar una tarea siempre pongo un

Haz ejercicio fsico

temporizador para evitar que pierdo demasiado

Incluso cuando crees que no tienes tiempo.

tiempo en esta tarea y para obligarme a reexionar si debo tomar una pausa. Mis bloques de

Deja de hacer multitarea

tiempo varan segn mi nivel de energa (4590

Tu cerebro no es capaz de hacer dos cosas a la

minutos por la maana y 2040 minutos por la

vez. La multitarea no existe. Cuando intentas ha-

tarde).

cerlo, vers que necesitas ms tiempo para completar dos tareas simultneas que al hacer las
tareas una por una.

Come alimentos que mejoran tu capacidad cognitiva

131

Algunos alimentos, como arndanos, nueces y

semillas, verduras de hojas verdes, aguacates,

Porque el teclado es ms rpido que el ratn.

concentrarte mejor. Otros alimentos, como el

Mantn la temperatura de tu despacho

a 2122).

azcar, tienen un efecto negativo y es mejor no

Cada grado por encima o por debajo de esta

tomarlos.

temperatura disminuye tu productividad con un

pescado y chocolate negro te pueden ayudar a

Vigila tus horas laborales

10%.

Trabajando 50 horas a la semana no produces

Bebe el caf en momentos estratgicos

ms que las personas que trabajan menos ho-

Cuando te despiertas, tu cuerpo empieza a gene-

ras.

rar la hormona cortisol, que ayuda a todos tus

Dictar

sistemas a arrancar. La cafena bloquea el cortisol. Si tomas un caf en los primeros treinta mi-

En lugar de utilizar el teclado para escribir, por

nutos despus de levantarte, tardars ms tiem-

que no hablas con tu ordenador? Es cuatro ve-

po en despertarte completamente.

ces ms rpido y la manera en que escribo 75%

de mis textos.

Es mejor tomar el caf en los momentos de baja

nivel natural de cortisol, a la mitad de la maa-

Cuida el olor de tu despacho

na o al principio de la tarde.

Algunos olores pueden inuir tu estado de ni-

Automatiza tus tareas repetitivas

mo y tu mentalidad. Los olores ctricos te ponen

en un estado de alerta y revitalizan tus sentidos,

Mi regla bsica es: los humanos deben crear co-

el romero te puede servir para disminuir el ago-

sas nuevas y los robots hacen el trabajo repetiti-

tamiento fsico de la maana, la canela mejora

vo. Aprende cmo utilizar herramientas como

el enfoque y la concentracin y la menta aumen-

Automator, Hazel, IFTTT, Zapier y Phraseex-

ta la energa y la claridad de pensamiento.

press.

Aprende los atajos de teclado de tus

aplicaciones

Utiliza el tiempo de espera para hacer

tareas pequeas

132

Tienes una lista con tus tareas de menos de cin-

Asegrete de levantarte cada hora, intenta ha-

co minutos? Hay muchas tareas que se puede

cer una parte de tu trabajo de pie y si es posible

hacer en estos pequeos rincones del da.

incluso caminando.

Instala RescueTime

Pon una planta en tu mesa

Es una aplicacin que registra las tareas que ha-

Un poco de natura te hace sentir seguro e incre-

ces en tu ordenador. Una vez al mes consulto

menta la productividad y la calidad del aire.

los informes para identificar qu puedo mejorar.

Cierra el email
Trabaja por lotes

No es necesario mantener la aplicacin del co-

Agrupa acciones similares en tu lista de tareas.

rreo electrnico abierto durante todo el da. Pro-

Yo tengo una lista con todas mis llamadas y una

cesa los mensajes nuevos unas veces al da y

vez al da entro en modo llamar para hacer to-

dedica el resto del tiempo a hacer tu trabajo.

das estas tareas.

Mejora tu velocidad de mecanografa

CON QU PEQUEO CAMBIO

EMPIEZAS?

Si cada da pasas cuatro horas escribiendo tex-

Estos son slo algunos ejemplos de pequeos

tos en el ordenador, vale la pena aprender a te-

cambios que puedes implementar para mejorar

clear con diez dedos. Puedes conseguir un incre-

un poquito. Qu pequeos cambios has imple-

mente de 40 a 60 palabras por minuto y aho-

mentado tu?

rrar una hora y veinte minutos al da!

Mejora tu velocidad de lectura

Tambin es posible leer ms rpido y as ahorrar mucho tiempo.

Levntate de tu mesa
El cuerpo humano no est hecho para estar sentado todo el da; est hecho para cazar mamuts.

133

Planificar tus tareas tambin es trabajo

Tenemos mucho trabajo que hacer; de hecho,

con nuestros compaeros, hacer trabajo rutina-

hay ms trabajo que horas. Nuestra reaccin na-

rio, consultar las redes sociales o intentarsin

tural a esta carga es dedicar ms horas hacien-

xitode hacer ms trabajo de calidad.

do el trabajo. Salimos una hora ms tarde de la

oficina, hacemos menos pausas para tomar un

TRABAJO DE CALIDAD

caf y llevamos el trabajo a casa para continuar

Las personas que intentan hacer el trabajo de

durante el fin de semana.

conocimiento durante muchas horas al da, notarn que la calidad de su trabajo disminuye en

Trabajamos ms, porque creemos que existe

las ltimas horas. Al final del da es ms difcil

una relacin entre las horas que dedicamos al

concentrarte, cuesta ms encontrar soluciones

trabajo y los resultados que obtendremos. Hay

creativas a los problemas y aumentan las posibi-

situaciones dnde realmente podemos observar

lidades de cometer errores. En el caso extremo,

esta relacin, como por ejemplo en las grandes

estos errores pueden causar un resultado neto

fbricas.

negativo para cada hora de trabajo extra: los fa-

TRABAJO DE CONOCIMIENTO

llos que cometas durante una hora de trabajo

No obstante, la gran mayora de los profesionales actuales son trabajadores de conocimiento,

en estas condiciones requieren ms que una hora de trabajo para solucionarlos.

profesionales que usan ms su cabeza que sus

Visto as, queda claro que no tiene mucho senti-

manos para producir.

do trabajar hasta ms tarde si ya hemos usado

Aunque habitualmente pasamos unos ocho horas al da en la oficina, algunos estudios muestran que nuestra cabeza solo es capaz de concentrarse durante ms o menos seis horas. Las
dos horas que sobran las invertimos para hablar

nuestras seis horas de concentracin. Es posible

usar estas horas para el trabajo rutinario que no
requiere mucho enfoque, pero hay que preguntarse si realmente queremos invertir nuestro
tiempo libre en este tipo de tareas.

134

PLANIFICAR TUS TAREAS TAMBIN ES TRABAJO

En lugar de trabajar ms horas deberamos trabajar ms inteligentemente. No es ninguna coincidencia que los pases del norte de Europa tienen una productividad ms alta mientras su horario tiene menos horas que en Espaa.
Si queremos trabajar de esta forma, hay que decidir qu tareas queremos hacer en nuestras
seis horas de concentracin y guardar algunas
tareas rutinarias para las dos horas con poca
energa.
Especialmente cuando tenemos mucho trabajo,
hay que parar un momento para planificar nuestro da, porque planificar nuestras tareas tambin forma parte del trabajo. Parece contradictorio, pero cuanto ms trabajo hay, ms tiempo
tendremos que dedicar a la planificacin.

135

El espacio en blanco da estructura y ritmo en

nuestra vida

No viajo mucho en tren, pero la ltima vez que

Porque para mi, este espacio en blanco sin tra-

iba en tren a Barcelona notaba que todos los pa-

bajar es muy importante. Si mantienes una go-

sajeros estaban muy ocupados: llamando por

ma elstica todo el tiempo estirado, se romper

telfono, repasando notas, escribiendo en el

ms pronto. No puedes siempre estar trabajan-

porttil Parece que el tren es una extensin de

do, porque tambin necesitas tiempo para rela-

la oficina.

jarte y aun ms importante para reexio-

Yo habitualmente hago lo mismo, pero esta vez

no tena ganas de trabajar. El curso que iba a
presentar en Barcelona ya estaba bien preparado, ya haba escrito todos los artculos de El Canasto para esa semana y antes de salir de casa
haba procesado mi e-mail. Como todo estaba

nar. A veces pienso que trabajamos tantas horas para no tener que pensar. En lugar de evitar
reexionar, vale ms la pena sentarte, ser consciente de tus pensamientos y de tus preocupaciones, apuntarlas y luego procesarlas. Solo entonces podrs relajarte de verdad.

bajo control, poda permitirme de relajarme y

Es similar al diseo de los pginas en un libro.

disfrutar del paisaje. Cuando ha sido la ltima

El espacio en blanco en los mrgenes y entre

vez que te has fijado en el paisaje?

los prrafos da estructura al texto y facilita la

Algunas personas creen que mejorar la productividad personal significa que hay que llenar todos los rincones del da. Yo creo que es al revs. Gracias a un buen sistema de productividad

lectura. Adems puedes usar el espacio en blanco para tus notas relacionadas con texto. En
nuestra vida, el espacio en blanco tambin da
estructura y ritmo.

personal tengo la libertad de pasar mi tiempo

Hazte un favor, y deja algo de espacio en blan-

libre sin preocuparme del trabajo. GTD me da la

co en tu vida.

posibilidad de no hacer nada (o hacer cosas noproductivas) sin sentirme culpable.

136

Tus prioridades tienen la prioridad?

Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener

formacin, etc., que estn planificadas en el ca-

claro cules son tus prioridades, porque desafor-

lendario y todo el trabajo ad-hoc que recibir

tunadamente no es posible hacerlo todo.

durante la semana).

Los trabajadores en una cadena de montaje de

No sera lgico poner 80 tareas en mi lista de

una fbrica lo tienen fcil: su trabajo ya ha sido

acciones, porque no puedo hacer tantas tareas

definido. Simplemente deben hacer el trabajo

en una semana. Si hay ms cosas que hacer, ten-

que les llegue.

dr que elegir, y para poder elegir necesito esta-

Pero para ti, un trabajador de innovacin en una

blecer mis prioridades.

oficina, definir el trabajo es ms complicado. No

De hecho, la cosa ms inteligente es limitar el

queda claro qu hay que hacer, ni cundo nues-

nmero de tareas an ms, hasta tener una can-

tro trabajo est finalizado; siempre puedes ha-

tidad de trabajo que puedes terminar hoy y relle-

cer ms cosas o hacerlas mejor. La lista con ta-

nar tu lista cada maana. As puedes minimizar

reas pendientes nunca termina: en este momen-

la friccin al elegir la mejor tarea a hacer duran-

to puedes elegir entre docenas de prximas ac-

te el da, porque cuando menos opciones hay,

ciones.

ms fcil es elegir.

No puedes invertir energa, dinero, tiempo y/o

Pero qu criterios hay que utilizar para decidir

atencin sin limitaciones. Slo hay 24 horas al

qu tareas poner en tu lista? Efectivamente, es-

da y tu capacidad de trabajar de forma enfoca-

toy hablando de la prioridad.

do es todava menos.
Yo s que mi lmite est en ms o menos 40 tareas en la lista de prximas acciones para tener
una probabilidad razonable de acabarlas todas
en una semana (adems de la citas, sesiones de

PORQU ES TAN DIFCIL

PRIORIZAR?
Qu factores inuyen la prioridad de una tarea? Si reexionas un poco sobre esta pregunta,

137

seguramente llegars tambin a la conclusin

Es imposible plasmar todos estos factores en un

que son muchos:

sistema y tampoco es necesario hacerlo.

Los beneficios que generar la tarea en el fu-

Tu cerebro es una maquina de detectar patro-

turo.
Los problemas que evitar la tarea.
Cuanto la tarea te ayuda a lograr tus objetivos.

nes y es perfectamente capaz de evaluar todos

estos factores y elegir la tarea prioritaria mientras no hay demasiadas opciones. Por eso la mayora de los mtodos modernos de productividad personal como Master Your Workday Now,
Getting Things Done, Take Back Your Life!, Zen

Si te gusta la tarea.
La dificultad de la tarea.
El tiempo que hace.

To Done, Total Workday Control, Total, Relaxed

Organisation, Rapid Planning Method, Getting
Results The Agile Way y mi mtodo recomiendan decidir tu lista de tareas en mltiples lista
ms pequeas.

El tamao de la tarea.
Yo creo que parte de nuestros problemas con
El buen humor de tu jefe.

las prioridades viene de nuestra incapacidad de

Las prioridades de la empresa.

realmente elegir algo. Si elegimos hacer una ta-

Tu visin.

hacer las dems cosas.

Tu estado fsico.

Adems, tomar decisiones cuesta tiempo y ener-

Los dems tareas en tu lista.

rea implica que tambin estamos eligiendo no

ga. Para poder tomar decisiones necesitas una

visin general de tus opciones y desarrollar es-

Tus responsabilidades.

ta visin es una inversin que debes hacer.

Dnde ests.

UNOS CONSEJOS PARA PRIORIZAR

Etc.

Aprende a decir No

138

Una habilidad que hemos perdido poco a poco

Cuando unas semanas atrs pregunt a un clien-

despus de los dos primeros aos de nuestra vi-

te de mi curso online qu cosas tena pendien-

da. Decir No es difcil, porque parece que te

tes para la semana, esta persona tena que con-

ests limitando. Pero al final, decir No crea es-

sultar material en al menos 4 carpetas antes de

pacio para las cosas realmente importantes.

darme una estimacin. Obviamente, en el da a

da usaba su subconsciencia para seleccionar

Una lista completa de todos tus compromisos es

esencial para poder decir No, porque ser
ms fcil si tienes argumentos cuantitativos del
volumen de trabajo actual.

tareas. Te puedo asegurar que el subconsciente

no tiene un inventario completo de tus compromisos, y sin esta visin general tus elecciones
son limitadas y por tanto ineficaces.

Toma las decisiones lo antes posible

Slo si dispones de una lista nica de tareas pa-

Tarde o temprano tendrs que tomar una deci-

ra esta semana o para hoy, tendrs una visin

sin sobre cada trozo de informacin que entra

general que puedes usar para seleccionar lo

en tu vida, tu cabeza o tu oficina. Muchas perso-

que quieres hacer ahora.

nas toman esta decisin al ltimo momento, despus de haber intentado ignorar ese email durante muchos das.
Es mejor procesar la informacin lo antes posible, para no tener que ocuparte ms tiempo del
necesariamente posible y para poder descartar
cosas rpidamente.

Mantenga un inventario completo de todos tus compromisos

Como he dicho anteriormente, es importante tener claro cules son tus posibilidades para elegir, pero muchas personas no tienen esta visin
general de sus compromisos .

139

Eres un creador o un gestor?

Uno de los textos ms importantes sobre la pro-

Yo soy autnomo, lo que implica que soy el res-

ductividad personal y colaboracin de los lti-

ponsable de todos los departamentos de mi em-

mos aos es Maker's schedule, manager schedu-

presa.

le de Paul Graham, un inversor en startups.

Por tanto, tengo roles que siguen la manera de
Paul divide los trabajadores en dos grupos: los

trabajar de los creadores, como escribir los tex-

que crean y los que gestionan.

tos del blog, producir los vdeos de mis cursos

Los creadores necesitan grandes bloques de

online, preparar e impartir formaciones.

tiempo sin interrupciones para poder hacer su

Pero una parte de mi trabajo es de gestor: ha-

trabajo con la mxima calidad. En este grupo po-

blar con posibles clientes, tareas administrati-

demos encontrar programadores, escritores, m-

vas, gestionar mis viajes de negocio, concretar

dicos, diseadores grficos o otras profesiones

reuniones, contesta preguntas de mis alumnos,

que tradicionalmente consideramos creativas.

etc.

Los gestores trabajan en bloques de tiempo

Tengo la suerte de controlar al mximo mi entor-

ms reducidos y cambian ms a menudo de tipo

no de trabajo y, por tanto, soy yo quien decide

de tarea. Es un trabajo ms dinmico que requie-

si estoy en modo creador o en modo gestor.

re interaccin constante con los colaboradores.

Adems de los managers tradicionales, hay muchos trabajadores de conocimiento en este grupo: contables, telefonistas, trabajadores en el
helpdesk, asesores, etc.

En mi sistema de organizacin, estas dos modos

estn plasmados el mis pseudo-contextos. Cuando tengo mucha capacidad de enfocarme (habitualmente por la maana) me desconecto del
mundo para dedicarme a mis tareas grandes e

Los problemas salen cuando mezclamos estos

intensos; las tareas del creador. En los momen-

dos grupos en un solo equipo, debido a la dife-

tos en que tengo poco tiempo disponible o si es-

rencia en ritmo.

toy baja en energa, paso a modo gestor.

140

Adems, el hbito de procesar el material en

mis bandejas de entrada disminuye el tiempo
que paso en modo gestor y me da el espacio necesario para crear.
Qu tipo de trabajo tienes? Cul es tu solucin
para trabajar juntos con el otro grupo?

141

2
Herramientas
Productivas

Un ordenador es para m la herramienta ms sorprendente que hayamos ideado. Es el equivalente a

una bicicleta para nuestras mentes.
Steve Jobs

Herramientas de calidad

Cuando voy por all siempre llevo un bloc de no-

de pagar. Y con un poquito de mantenimiento

tas de Liderpapel y un Pilot G2 conmigo. Y en el

puedes usarla durante muchos aos.

despacho hago mis mapas mentales con una

pluma de Yves Saint Laurent en un Moleskine
Large Plain Soft Notebook.

Por cierto, hablo aqu de blocs de notas, bolgrafos y plumas, pero el principio es universal. Cualquiera herramienta que usas muy a menudo de-

He mencionado expresamente las marcas, por-

bera ser de calidad: la grapadora, la bandeja

que no uso cualquier bloc de notas o cualquier

de entrada, el ordenador, el software, el telfo-

bolgrafo. He elegido especficamente estos pro-

no mvil, herramientas de calidad te invitan a

ductos, porque son herramientas de calidad.

trabajar col ellas.

Me gusto el tacto y el brillo del papel del Moleskine y disfruto cuando veo como se queda la
tinta de mi pluma en el papel.
Claro, tambin puedo usar una Bic y papel reciclado para hacer mis notas o la lluvia de ideas,
pero como entonces las herramientas no dan
tanto satisfaccin, los resultados no sern los
mismos. Herramientas de calidad invitan a trabajar: coges las herramientas y casi ya ests buscando algo para hacer con ellos.
Herramientas de calidad no siempre son caras.
Una pluma como la Lamy Safari cuesta menos
que 20 euros, algo que cualquier persona pue-

143

9 razones para usar papel y lpiz

El lpiz es la herramienta de productividad ms

ro casi todas las tareas que hacemos en los

til que conozco. Aunque cada vez usamos ms

dispositivos electrnicos tambin las pode-

los dispositivos electrnicos como el mvil, el

mos hacer con un lpiz de menos de un eu-

PDA o el ordenador para nuestro trabajo, mu-

ro. Realmente vale la pena gastar tanto?

chas veces un simple lpiz y una hoja de papel

Tampoco es necesario asegurar un lpiz.

es ms rpido y ms verstil. Si realmente quieres mejorar la productividad personal: usa un

lpiz!

9 RAZONES PARA USAR UN

LPIZ
1.

Un lpiz es ms rpido
T mismo puedes verificarlo fcilmente:
compara el tiempo que necesitas para apun-

3. Un lpiz siempre est disponible

Software en la nube es fantstico, pero solo
funciona si tienes conexin a internet. Ya s
que tienes un iPhone y por tanto siempre
tienes acceso, pero cuanto pagas por esto? El lpiz siempre est disponible, y si lo
olvidas es fcil de encontrar un sustituto.
4. Un lpiz siempre est cargado

tar una tarea en tu bloc de notas con el

Alguna vez has tenido que cargar la bate-

tiempo para hacer lo mismo en un PDA o un

ra de un lpiz?

mvil: abrir el dispositivo, buscar la aplicacin para tus notas o tareas, esperar hasta

5. No hay que aprender a usar un lpiz

que se carga la aplicacin, abrir una tarea

He probado muchsimas aplicaciones para

nueva, teclear el texto

gestionar tareas, y cada aplicacin requiere

al menos media hora para conocer sus fun-

2. Un lpiz es ms barato

cionalidades. Aprendiste cmo funciona el

Hemos gastado al menos cientos o incluso

lpiz cuando tenas dos aos, as que no

miles de euros en nuestros gadgets, sus pro-

pierdas el tiempo ya invertido.

gramas y las suscripciones de conexin, pe-

144

6. Un lpiz estimula el pensamiento creativo

cin especializada. Yo, por ejemplo, uso papel

Un lpiz es la herramienta perfecta para ha-

para recopilar mis ideas, pero mantengo mi ca-

cer una lluvia de ideas en una hoja grande.

lendario en iCal y mis tareas en OmniFocus. Es

Usar el lpiz cada da fomenta el pensa-

importante conocer los pros y los contras del pa-

miento creativo y construye tu jardn de

pel y del software para elegir el medio adecua-

ideas.

do para cada situacin. En general los benefi-

7.

No hay que actualizar un lpiz

Nunca habr una versin 2.0, porque ya es

cios de software son:

1.

Editar

una herramienta perfecta. Aunque s existe

Para cosas que cambian mucho es mejor

una versin 1.1 con una goma para borrar.

gestionarlas en una aplicacin. Si en tu ca-

8. Un lpiz te permite salir de la pantalla

Cuantas horas trabajas delante de la pantalla del ordenador? Si haces al menos una
parte del trabajo con un lpiz tienes la posi-

lendario tienes ms citas tachadas que citas de verdad es hora de cambiar la herramienta.
2. Colaboracin

bilidad de salir de la pantalla y cambiar de

Si tus compaeros de trabajo no se encuen-

posicin. Un lpiz es bueno para tus ojos y

tran en la misma sala, el papel pierde mu-

para la salud.

cha de su eficacia.

9. El lpiz es tecnologa probada

Los romanos y los rabes construyeron imperios enormes sin usar ordenadores ni
iPhone y Beethoven solo tena un lpiz para
componer sus obras maestras. El lpiz ha
probado su valor ya hace mucho tiempo.

LOS BENEFICIOS DE SOFTWARE

Obviamente el lpiz no es la solucin para todo;
hay situaciones en que es mejor usar una aplica145

El mejor gestor de tareas es

Hay un montn de software para ayudarte a

2. La posibilidad de crear varias listas para los

gestionar tus tareas. Casi cada semana descubro una nueva aplicacin y habitualmente publico una breve resea en la categora Software
explicando las posibilidades y limitaciones de
cada solucin.

contextos
Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. Cumple estos dos requerimientos? Entonces
ya tienes un buen gestor de tareas.

Algunos de mis lectores creen que el hecho que

EL COSTE DE CAMBIAR

yo publique una resea en El Canasto implica

En los ltimos 20 aos slo he usado dos aplica-

que recomiendo el uso de esta aplicacin. No es

ciones para gestionar mis tareas: Microsoft

as.

Outlook cuando trabajaba en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Solo he utili-

MI RECOMENDACIN
Si alguien me pregunta por el mejor gestor de
tareas, siempre le contesto lo mismo:

El mejor gestor de tareas es la solucin

que ya ests usando

zado estas dos.

Obviamente he investigado un montn de soluciones para los artculos en El Canasto, pero
nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere demasiado trabajo.

Gestionamos nuestras tareas en una lista agrupadas por contexto. Una aplicacin para gestionar tareas solo debe cumplir dos requerimien-

No solo hay que pasar todas las tareas del sistema antiguo al nuevocosa que probablemente
hay que hacer manualmente, tambin debes

tos:

personalizar y aprender la nueva solucin.

1.

Facilitar la creacin y finalizacin de tareas

Mi sistema de productividad es transparente, es
decir, casi nunca pienso en l. Si tengo una idea
146

nueva, mis dedos automticamente aprietan las

Siempre aconsejo trabajar con listas simples en

teclas Ctrl+Espacio para abrir la pantalla de cap-

papel durante al menos seis meses. Slo cuan-

tura. Adems, una vez capturada la idea, mi

do ests cmodo con el mtodo y cuando has

mente est tranquila, porque la experiencia de

desarrollado tus hbitos productivos, sabes cu-

varios aos usando este sistema ha creado una

les son tus requerimientos para tu gestor de ta-

confianza enorme.

reas. Adems, ser capaz de trabajar en papel

Si cambiara de aplicacin, necesitara muchos

meses para volver a crear esta confianza y para

tambin es muy til en el momento que la tecnologa falla.

aprender a usar el software con uidez. Este es

Quieres que el gestor de tareas se adapta a tu

el verdadero coste de cambiar de gestor de ta-

manera de funcionar y no al revs.

reas.

EMPEZAR DESDE CERO

CUL ES EL MEJOR SOFTWARE PARA MI?

A veces un cliente todava no tiene ninguna he-

Despus de haber trabajado en papel durante

rramienta para gestionar sus tareas. Este cliente

seis meses, tienes suficiente experiencia para

probablemente est empezando a aprender los

elegir el mejor gestor de tareas. Esta eleccin

principios de la productividad personal. En este

tienes que hacerla tu, porque solo tu sabes cul

caso, mi recomendacin mencionada anterior-

es tu forma de trabajar.

mente no le sirve, pero tengo una alternativa:

Para ayudarte a seleccionar entre los cientos de

Si empiezas a aprender GTD, el mejor

gestor de tareas es una hoja de papel

posibilidades que hay en el mercado, publicar

en las prximas semanas mis recomendaciones
para Windows, OS X, linux, la nube, iOS y An-

Lo primero que mucha gente hace al empezar

droid.

con GTD es buscar el software perfecto. Esto no

solo te cuesta mucho tiempo, sino que tambin

Pero recuerda: estas recomendaciones slo son

limita tu manera de pensar a solo la funcionali-

para la gente que todava no tenan ningn ges-

dad ofrecida por la herramienta elegida.

tor de tareas y que han usado una hoja de papel durante al menos seis meses. Mi recomendacin para el resto de los lectores es: El mejor
147

gestor de tareas es la solucin que ya ests

usando.

148

Cmo elegir un gestor de tareas

Para planificar tu da necesitas dos herramien-

que aprender cmo funciona la aplicacin mien-

tas bsicas: un calendario o agenda y un gestor

tras ests trabajando en tus hbitos.

de tareas. Casi todo el mundo ya utiliza una

agenda, pero he encontrado muchas personas

LAS FUNCIONES BSICAS

que no tienen un buen gestor de listas.

Una lista de tareas no es una herramienta complicada, pero existen unos criterios mnimos que

Si ya has encontrado el mejor gestor de tareas,

debe cumplir:

este artculo no es para ti, pero si ests evaluando algunas opciones disponibles, tengo algunos
consejos.

Descripcin
Un campo que todos los gestores de tareas
tienen es la descripcin de la tarea. En este

LO MS IMPORTANTE

campo puedes apuntar qu hay que hacer

Aunque todos necesitamos un gestor de tareas,

exactamente.

siempre hay que acordarte que los hbitos productivos son mucho ms importante que la herramienta. Lo digo porque si empiezas con una
herramienta en lugar de desarrollando tus hbitos, corres el riesgo de adaptar tu forma de trabajar a las opciones ofrecidas por la aplicacin
elegida.

Estado
Es imprescindible que puedes indicar si la tarea est todava pendiente de hacer o si ya
est hecho. Habitualmente las aplicaciones
cuentan con una casilla que puedes marcar
para completar la tarea. Muchas tambin
ofrecen la posibilidad de ver slo las tareas

Es mejor primero crear los hbitos y, una vez

pendientes o incluir tambin las tareas com-

que sabes cmo trabajas y qu necesitas, elegir

pletadas.

luego la herramienta que se adapta mejor a estos hbitos. De esta forma tambin evitas tener

Multiples listas
Si creas una lista con todo el trabajo pendien-

149

te, tendrs alrededor de cien tareas. Con tan-

Vamos a ver tambin algunas opciones que no

tas opciones es muy difcil elegir con eficacia

son imprescindibles, pero que pueden facilitarte

la mejor tarea que hacer, as que aconsejo di-

la vida.

vidir la lista en varias listas ms pequeas

por cada contexto. Adems necesitas algunas listas especiales como la lista En Espera
para hacer el seguimiento de las tareas delegadas y la lista Algn da/Quizs para registrar todas las tareas que no son para hacer lo
antes posible. La herramienta que eliges debera ser capaz de crear varias listas o de
mostrar solo una parte de todas las tareas filtrando por un campo o una etiqueta.
Fecha final
Aunque intentas finaliza todas las tareas lo
antes posible, algunas tareas tienen una fecha final. Para evitar finalizar tareas pasada
la fecha final, tu herramienta necesita poder
registrar esta fecha.
En mi opinin, estas funciones son la base absoluta para cualquier gestor de tareas y creo que
todas las herramientas que vas a encontrar las
tienen.

LAS FUNCIONES ADICIONALES

Etiquetas
Usando etiquetas podrs visualizar, filtrar y
trabajar con las tareas cmo tu quieras. Puedes usar etiquetas para registrar cosas como
el tiempo necesario para hacer la tareas,
asignar la tareas a una rea de responsabilidad o la prioridad.
Proyecto
Algunas aplicaciones permiten asignar cada
tarea a un proyecto e consultar el trabajo
pendiente de cada proyecto. Aunque es una
funcin muy til, no lo he puesto entre los requerimientos bsicos, porque slo utilizaras
la lista de proyectos durante la revisin semanal.
Importancia/prioridad
No creo mucho en fijar prioridades, porque en
un entorno dinmico las prioridades pueden
cambiar cada hora. Si una aplicacin tiene la
posibilidad de marcar algunas tareas como
importantes, puedes usar esta funcin para
identificar las tareas clave; las tareas que deseas finalizar hoy.

150

 Fecha de inicio

montn de informacin personal en, por ejem-

El campo de fecha de inicio permite dejar ta-

plo, las redes sociales, pero si usas el gestor

reas programadas para que automticamen-

de tareas para tu trabajo, habr datos de

te aparezcan en tu lista de acciones.

clientes, proveedores y compaeros. Si estos

Crear tareas a partir del e-mail

Hoy en da, gran parte del trabajo llega en
formato digital. Una opcin muy til es la capacidad de convertir mensajes directamente
en tareas.
Notas
En el campo de observaciones puedes apuntar toda la informacin necesaria para poder
completar la tarea: enlaces a pginas en internet, ficheros, nmeros de telfono, etc.

OTROS TEMAS PARA TENER

EN CUENTA
Una aplicacin no slo consiste de sus funciones, tambin hay otros aspectos para tener en
cuenta:
Hay versiones para todas tus dispositivos?
Ya no es suficiente poder trabajar slo con
una aplicacin en el PC, seguramente tambin quieres tener acceso a tus tareas desde
tu smartphone y tablet.
Te importa tener tus datos en la nube?
Ya estamos acostumbrados de compartir un

datos son confidenciales o personales, hay

que tener cuidado. Tendrs que revisar muy
bien las opciones de seguridad: los datos estn encriptados?, quien controla el servidor
central?, quien tiene acceso a estos datos?
Es fcil de usar?
Recuerda que es una herramienta que usas
cada da, eso incluye momentos en que no
ests en tan buenas condiciones, estresado o
cansado.
Te gusta el diseo?
Si te sientes atrado por la aplicacin, tendrs
ms ganas de usarlo.
Puedes pagarlo
Existe un gran rango de precios para gestores de tareas. Hay aplicaciones gratuitas, pero tambin soluciones que cuestan docenas
de euros por ao. Cuanto puedes pagar?
Acceso a los datos
Especialmente en el campo de la informtica,
las cosas pueden cambiar rpidamente. Es
posible que en unos aos encuentres otra solucin que tiene alguna funcin que realmen-

151

te necesitas. Tu herramienta actual tiene alguna manera de exportar los datos?

Creo que estos son los puntos ms importantes
para tener en cuenta.

152

El centro de control de David Allen

Creo que he ledo todos los artculos y he escu-

Atencin principal

chado todas las entrevistas con David Allen. No

Bajo esta rama hay una sub-rama para cada

lo hago porque son tan interesantescasi siem-

proyecto importante en el que estoy trabajan-

pre explica exactamente lo mismo, utilizando in-

do. En mi lista de proyectos GTD tengo todos

cluso las mismas palabras. Lo hago porque de

los proyectos, grande o pequeo, pero en mi

vez en cuando descubro un pequeo secreto, un

centro de control slo quiero ver los proyec-

consejo o una herramienta del que el maestro

tos que yo considero importantes.

no habla en su libro.

Horizonte prximo

Uno de estos pequeos secretos es el centro de

A veces hay proyectos grandes que no estn

control, un fichero que David Allen guarda en su

activos en este momento, pero que empeza-

escritorio para tener una visin general de los

rn dentro de poco, como, por ejemplo, una

grandes temas en que est trabajando. He co-

formacin que tengo el mes que viene. Segu-

piado la idea de David y llevo utilizndolo des-

ramente el proyecto an esta en la lista Al-

de hace unos aos, pero nunca expliqu aqu en

gn da/Quizs, pero cuando planifico quiero

El Canasto cmo funciona.

tenerlo en cuenta. Bajo esta rama tambin

QU ES EL CENTRO DE CONTROL?
El fichero que David y yo tenemos en el escritorio del ordenadorpara tenerlo siempre a manoes un mapa mental. Un mapa mental con
cinco ramas para poder ver rpidamente qu es
importante:

tengo un enlace a la hoja de clculo dnde

gestiono los posibles nuevos clientes.
Produccin creativa
En esta rama anoto mis proyectos ms creativos que estoy incubando: productos nuevos,
estrategias, etc. Son proyectos que necesitan
tiempo para generar ideas u opciones. Tenerlos en el centro de control es la garanta que

153

al menos una vez al da reciben un poco de

atencin.
Intereses varios
Aqu van otros temas que quiero mantener en
mi radar, pero que no pertenecen a las grupos anteriores.
Niveles de perspectiva
Finalmente tengo una rama que simplemente
contiene enlaces a los documentos para gestionar cada nivel de perspectiva.
El resultado es un mapa mental con mucha informacin que consulto al menos una vez al da para refrescar mi memoria sobre mis prioridades.

154

El email NO es tu prioridad n 1

A qu te dedicas? Cul es tu funcin?

Esta es la pregunta que hago a todos mis clien-

des convertir el correo electrnico en tu prioridad n 1.

han contestado cosas muy diversas: soy mdi-

CAMBIA TUS HBITOS DE

EMAIL

co, soy contable, soy arquitecta, soy coach, soy

Recomiendo que cambies tu rutina de la maa-

ingeniero, soy padre, soy compositor, soy volun-

na por una rutina ms productiva y que dejes el

tario Me han contestado de todo, menos una

email para media maana.

tes. Lo he preguntado a miles de personas y me

cosa. Hasta ahora nadie me contestado Me dedico a contestar emails.

Pero cambiar tus hbitos productivos no es tan

fcil An me acuerdo muy bien de mi primer

No obstante, la mayora de los trabajadores de

intento. Haba ledo artculos como este sobre el

conocimiento empiezan cada da leyendo su co-

efecto negativo del email al principio del da y

rreo electrnico.

decid cambiar mi hbito de consultar el correo

No lo entiendo. En la mayora de los casos, la

primera hora de la maana es el nico momento del da en que t puedes decidir qu hacer.
An no suena el telfono, no han surgido emer-

electrnico al inicio de mi jornada laboral. El primer da no tena ningn problema, porque estaba motivado. El segundo da ya me cost un poco ms y ya en la tercera maana fall.

gencias y tus compaeros estn demasiados en-

Unos meses ms tarde hizo un segundo intento.

focados en leer su email. Tienes la posibilidad

Esta vez estaba mejor preparado: haba ledo el

de elegir la tarea que ms te ayudar a conse-

libro El poder de los hbitos. En lugar de utilizar

guir tus objetivos, y qu haces? Decides contes-

mi fuerza de voluntad para cambiar el hbi-

tar tus emails de forma reactiva en lugar de

toun recurso muy escaso en la primera hora

construir algo nuevo, en lugar de avanzar. Deci-

de la maanadecid sentarme cada maana

un momento en la mesa de trabajo de un compa155

ero para planificar mi da en una hoja de pa-

estn convencidos de que en su caso hay que

pel. Y solo cuando tena el plan hecho, me des-

leer el email los primeros minutos de la maa-

plazaba a mi propia mesa para ejecutar el plan.

na. En este caso, les presento la tcnica del es-

En la actualidad todava lo hago as. Empieza mi

da creando un plan sentado en la mesa del comedor de casa. Obviamente, planifico tiempo
para procesar la bandeja de entrada del email,
pero nunca en la primera hora.

TENGO QUE LEER EL EMAIL A

LA PRIMERA HORA
Muchas veces cuando explico mi rutina de la maana en cursos o sesiones de mentoring, mis
clientes me comentan que les gustaran hacerlo
as, pero en su situacin es imposible. Habitual-

cn de emergencias.

ESCANEAR POR EMERGENCIAS

Se trata de una tcnica que yo mismo tambin
aplico, por ejemplo entre dos reuniones largas.
La idea es que quiero tener la mente tranquila
para poder enfocarme en la prxima tarea, en
general una tarea grande. Si tengo la sensacin
que podra haber algo muy importante en el inbox de mi emaillo que yo llamo una bombatendr una parte de mi atencin ocupada.

mente porque puede ser que haya un mensaje

La solucin es hacer una escn de emergencias

de su jefe o de un cliente con un tema urgente.

de mi bandeja de entrada. No proceso el email

En estos casos, primero insisto que seguramente se equivocan, que las urgencias de verdad
nunca llegan por email. Si alguien te avisa por
emailun medio de comunicacin asincrnicopor definicin no espera una respuesta in-

como debo hacerlo, porque en este momento

no hay tiempo para esotengo que entrar en la
prxima reunino porque no es el momentoes la primera hora de mi da y quiero utilizar
mi energa para hacer mi trabajo.

mediata. Y en el caso en que tengas un compa-

Abro la bandeja de entrada de mi email con un

ero o un cliente con estas expectativas irrea-

nico objetivo: identificar las bombas. No leo

les, habr que reeducar esta persona.

mensajes, no clasifico mensajes, ni organizo mi

No obstante, habitualmente mi explicacin no

tiene mucho efecto; hay creencias que son difci-

trabajo. Slo quiero identificar asuntos que realmente no pueden esperar hasta despus de mi

les de eliminar. Una parte de los profesionales

156

reunin; que habr graves consecuencias si ignoro la tarea durante media hora.
La verdad es que casi nunca encuentro bombas,
as que puedo entrar a mi reunin con toda la
tranquilidad sabiendo que todo est controlado.
Tambin puedes seguir esta estrategia del escn de emergencias para poder ignorar el email
durante la primera hora de la maana. Eso te
dar una hora para avanzar en tu trabajo, haciendo tareas que realmente te ayudarn a
avanzar hacia tus objetivos. Slo despus de haber dedicado tiempo a tus tareas clave, abres el
email para procesar mensajes nuevos, sabiendo
que, pase lo que pase, ya has avanzado en tu
trabajo. Ests preparado para el caos!
El correo electrnico slo es un canal de comunicacin, pero no es tu prioridad.

157

7 hbitos productivos para trabajar con el correo electrnico

En este artculo quiero compartir contigo algunas ideas que te ayudarn a hacer un uso ms
eficiente del correo electrnico, como as tambin automatizar algunas tareas, liberar algo de
tiempo y por qu no reducir un poco el estrs
que el email a veces produce.

1. USAR PLANTILLAS PARA ALGUNOS MENSAJES

Para muchas tareas solemos escribir el mismo
tipo de mensaje y en ese sentido creo que podemos ahorrar mucho tiempo si en lugar de escribir todo desde cero, aprovechamos la opcin de

Este post va dirigido especialmente a aquellas

armar una plantilla del mensaje (que se utilizar

personas que utilizan el email como herramien-

con frecuencia).

ta de trabajo en donde el uso del correo electrnico es algo de todos los das.
En mi caso trato de ser consciente del uso que
le doy, y siempre busco la manera de optimizar
mi tiempo al usar el email. Si bien el correo electrnico es una excelente herramienta, tambin
es una fuente importante de distracciones y estrs. Por eso es importante pulir y mejorar la manera en que lo utilizamos.
Antes de empezar con las ideas quiero aclarar
que utilizo Gmail para gestionar mi correo electrnico. Ms all de la plataforma de email que
utilices, creo que podrs implementar la mayo-

Qu tipo de mensajes se pueden armar en plantilla?

Te doy algunas ideas:
En emails que envas para presentarte como
profesional y dar a conocer lo que hacs
Similar a lo anterior pero para presentar tu
empresa
Cuando tengas que hacer seguimiento de cobros
Cuando tengas que enviar algn presupuesto
o propuesta sobre tus servicios

ra de los tips propuestos debajo:

158

 Para cualquier otra tarea que implique siempre mandar el mismo tipo de mensaje
En mis comienzos como profesional siempre escriba cada mensaje desde cero hasta que un
da me di cuenta que poda ganar una enorme
cantidad de tiempo si empezaba a utilizar mensajes prearmados para varias de las tareas que
realizaba cotidianamente.

3. USAR FILTROS Y SELECCIONAR CUIDADOSAMENTE EL

CORREO QUE QUEREMOS RECIBIR EN NUESTRA BANDEJA
DE ENTRADA
Siempre me pregunto lo siguiente: Cuntos correos que recibo diariamente son realmente de
utilidad para mi negocio y cuntos son realmen-

2. INSERTAR LA FIRMA AUTOMTICAMENTE

te distracciones o prdida de tiempo?

Muy similar a lo expuesto arriba, la idea aqu

tener mi bandeja de entrada purificada a lo lar-

tambin es evitar tener que escribir siempre tu

go del tiempo.

En ese sentido trato de utilizar filtros para man-

nombre, apellido y otros datos al finalizar cada

mensaje.

Es comn que con el paso de los meses, recibas

correo de Newsletters que te hayas suscripto,

Para eso pods configurar una firma que se in-

notificaciones de Facebook, de Twitter o de cual-

sertar luego automticamente al final de cada

quier otro servicio que tengas una cuenta. Esto

correo que redactes.

hace que en cierta forma tu bandeja de entrada

En lo personal trato que la firma sea breve y en

se salga de control.

este momento por ejemplo los datos que presen-

Para solucionar esto, sugiero usar algunos fil-

ta son los siguientes: Mi nombre y apellido, mi

tros, etiquetas o hacer uso de la desuscripcin

puesto dentro de la empresa, y la direccin web

de los boletines que no lees, para que estos

de la empresa. Pods agregar algn que otro

mensajes no lleguen directamente a la bandeja

dato ms, pero en lo posible trata de que tam-

de entrada, pero si, se archiven o vayan a una

bin la firma se vea agradable y tenga informa-

carpeta o etiqueta y eventualmente si los quie-

cin de valor o de utilidad para la persona que

res leer, lo haces todo junto. Tambin pods de-

recibe tus correos.

sactivar las notificaciones de las redes sociales

as no te avisa cada vez que sucede un evento.
159

Como norma general trato de mantener mi bandeja de entrada lo ms limpia posible, siendo
bastante selectivo con el correo que recibo. Esta
idea me ha servido bastante para tener que procesar menos emails por da y por ende pasar
menos tiempo frente a la computadora.

5. REVISAR EL CORREO ENTRE DOS Y TRES VECES POR

DA
Este punto suele ser bastante controversial especialmente para aquellas personas que creen
que necesitan tener el correo abierto todo el

4. REDACTAR LOS MENSAJES

DE TAL MANERA QUE SEAN
MS EFICACES

da.

Otra manera de ser ms productivo con el co-

sin similar, creo que se pueden hacer ajustes

rreo es mejorar la forma en que redactamos los

para tratar de chequear el email unas pocas ve-

emails cuidando tanto el "subject o asunto" co-

ces al da.

mo as tambin el cuerpo del mensaje. La idea

es que la otra persona pueda comprender aquello que tienes para decirle y que por el otro lado
te responda a lo que tu necesites.
La idea aqu es evitar el ida y vuelta de mensajes por problemas de comunicacin que suele
ser desgastante por cierto.
No te ha pasado de tener un ida y vuelta con
alguien por email (sin llegar a nada) que ha terminado en un gran desperdicio de energa? Como consejo adicional cuando veas que esto empieza a pasar, levanta el telfono y llama. Muchas veces el email no es el mejor medio para
solucionar una situacin determinada.

En mi opinin salvo que tu trabajo sea de dar soporte por email todo el tiempo o alguna profe-

El objetivo que propongo para este punto es

que puedas establecerte algunos horarios especficos para dedicarlo al email y el resto del
tiempo abocarlo a tareas ms importantes.
A aquellas cosas que te generen un impacto real sobre tu negocio por ejemplo.
Suelo revisar el correo a las 10am, a las 12pm, y
a las 4pm. Hay veces que lo chequeo ms seguido casi involuntariamente. Por cuestin adictiva
si se quiere. Pero en la medida de lo posible trato de controlarlo y no tener el email abierto todo el da ya que para m es contraproducente.
Cmo es en tu caso? Consideras que necesitas
tener el correo abierto todo el da?
160

6. APAGAR TODO TIPO DE NOTIFICACIN DE CORREO ENTRANTE

Similar a lo anterior, la idea es ganar control sobre ti mismo y no dejar que el email pase a do-

emails para que tu bandeja de entrada quede

limpia. Con cada email que recibas, aplica una
accin a seguir: se elimina, se archiva para responder ms tarde, se responde en el momento,
se marca como spam, se aplica un filtro, se pasa a la lista de tareas, lo que sea

minarte. Es una prdida total de tiempo, energa

y concentracin, dejar que el sistema te avise a

Con este hbito siempre mantendrs cierto or-

cada rato que ingresa un correo nuevo.

den sobre tu bandeja de entrada.

Parece obvio, pero muchas personas se acos-

Si por ejemplo tratas de aplicar la idea de che-

tumbraron y me argumentan que a ellos no les

quear el correo unas pocas veces al da, cada

molesta.

vez que ingreses, puedes intentar aplicar la tcnica del Inbox 0 para ver como te sientes.

Recuerdo que una vez tena el Outlook instalado y tena las notificaciones activadas. Entonces

Si al cabo de una semana te sientes cmodo,

estaba trabajando sobre un proyecto web de un

puedes mantenerla como un hbito en la ges-

cliente y a cada rato en el extremo inferior dere-

tin de tu correo electrnico.

cho apareca el cuadro de dilogo informando

sobre un nuevo email. Y en muchos casos don-

Mariano Jofr

de eran email conictivos, realmente me generaba una distraccin tremenda sobre lo que vena
haciendo.

7. TRATAR DE PROCESAR TODOS LOS CORREOS CADA VEZ

QUE INGRESAS A VERIFICAR
TU EMAIL
Hay una tcnica conocida como Inbox 0 y la
idea que propone es la de procesar todos los

161

Cmo escribir el asunto de email perfecto

Uno de mis 20 consejos esenciales para domi-

Imagnate que tu destinatario encuentra dos

nar tu correo electrnico es que hay que escribir

mensajes nuevos en su bandeja de entrada, con

un asunto claro para cada email que envas.

estos asuntos:

Yo habitualmente dedico el mismo tiempo al re-

Una pregunta

dactar el asunto que al escribir los contenidos

del correo, porque s que mi mensaje debe competir con cientos de otros mensajes por la atencin del destinatario.
Debes saber que no todo el mundo trata el
email como t lo haces. En lugar de procesar sistemticamente los mensajes nuevos y transformarlos en acciones en tu lista de tareas, muchas personas utilizan la bandeja de entrada
del correo electrnico como lista de tareas.

Tienes disponibilidad el mircoles para una

reunin con el nuevo cliente?
Cul de estos dos mensajes contesta esta persona primero? Exactamente, el mensaje que en
el asunto explica claramente qu hay que hacer.

HAY QUE HACER UN POCO DE

MARKETING
Cuntas veces has recibido un mensaje con un

Eso es, desde mi experiencia, la causa principal

asunto que no dice nada sobre su contenido?

de los problemas que tienen con el email.

No sera mejor si al leer el asunto ya sabes de

Sabiendo cmo las personas tratan el email,

qu va el mensaje?

puedes ayudarles un poco escribiendo asuntos

El asunto del email es el dato que el destinata-

muy claros y as conseguir que contestan prime-

rio utiliza para decidir si vale la pena leer tu

ro tus mensajes. Las personas que no procesan

mensaje o no.

el email utilizan nicamente el asunto de los

emails en su inbox para decidir qu mensaje le-

Mira por ejemplo estos asuntos:

er y contestar.
162

 Taller
Accin
Ayuda
Hola

el mismo asunto pero tratando de cosas completamente distintas.

Al abrir un correo con un asunto de la segunda
lista, sabes de antemano de qu va el mensaje.
Estos asuntos tambin te ayudan a identificar
los mensajes ms importantes y urgentes si no

Urgente

tienes tiempo para procesar todos los e-mails.

Dptico nuevo producto

Si eres consciente de la importancia de un buen

Compara estos asuntos con los siguientes:

Inscripcin para taller de productividad personal

asunto del mensaje y si tomas el tiempo para

escribir un asunto de calidad, todos ganaremos
tiempo. Un buen asunto es claro y concreto. Un
buen asunto comunica qu esperas que haga el
destinatario y cul es el plazo para hacerlo.

Puntos de accin para la reunin de 18 de febrero

Sabes cmo puedo contactar con el gerente
de la empresa?
Estoy interesado en los productos de tu empresa
Necesito para hoy tu texto para la revista

TRES TIPS
1.

Cuando no tienes tiempo para pensar mucho sobre el asunto perfecto, puedes utilizar la frmula bsica propuesta por Berto
Pena: Qu es Sobre qu es. Por ejemplo: ltimos cambios Contrato cliente X

2. Si respondes a un mensaje que has recibido

sin asunto claro, recomiendo cambiar el

Puedes verificar el primer borrador del folleto para el nuevo producto?

La informacin en la primera lista no te sirve mucho. Estos emails pueden tratar de todo. Adems es posible que recibes varios mensajes con

asunto. Si luego vuelves a recibir una respuesta sabrs de qu va el mensaje. Y al

final del mensaje puedes aadir un enlace
a este artculo para educar la otra persona.
Explica cul sern los beneficios para esa

163

otra persona: Ver mejor tus correos y te

atender antes.
3. Es mejor redactar el asunto del mensaje
despus de haber escrito el email. Una vez
acabado el mensaje sabrs mejor de qu
va el mensaje.

164

20 consejos esenciales para dominar tu correo

electrnico

Cada persona trata diariamente con una media

de 122 mensajes de correo electrnico profesional.

1. DEJA DE LEER EL EMAIL Y

APRENDE A PROCESAR EL
CORREO ELECTRNICO

En mi trabajo encuentro cada semana profesio-

Tratar la bandeja de entrada como tu lista de ta-

nales que literalmente necesitan todo el da pa-

reas es un error que hace que trabajas de for-

ra poder tratar con una cantidad tan grande de

ma reactiva. Adems, como en general el asun-

email. El volumen de mensajes que reciben no

to de un mensaje no tiene nada que ver con la

deja espacio para hacer otro tipo de trabajo.

accin que debes tomar, es probable que antes

Por suerte, no todos las personas estn en una

situacin tan grave, pero muchos trabajadores
modernos notan que el email les quita mucho

de terminar la tarea has tenido que releer el

mensaje varias veces. Yo no tengo tiempo para
esto

tiempo para poder hacer el trabajo de verdad.

En lugar de leer en correo electrnico hay que

Definitivamente se trata de uno de los ladrones

empezar a procesar tu bandeja de entrada. La

del tiempo ms comunes.

primera vez que abres el mensaje debes tener

Yo siempre insisto que el correo electrnico slo

slo un objetivo: decidir qu hay que hacer.

es un canal de comunicacin. Es posible que es

Marcar el mensaje como no ledo para indicar

el canal de comunicacin ms importante que

que an debes hacer algo con el mensaje no es

tienes, pero tu trabajo no es contestar emails.

la solucin; para eso existen las listas de tareas.

Para ayudarte a pasar menos tiempo en la bandeja de entrada del email, te presento hoy mis

Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos das.

20 consejos para usar esta herramienta con

ms inteligencia y ms eficacia.

165

2. UNA CARPETA PARA CADA

MENSAJE Y CADA MENSAJE
EN SU CARPETA
La carpeta Bandeja de entrada de tu email est reservado slo para estos mensajes nuevos
que an no has visto y de que todava no sabes
qu hacer con ellos.

Archivo. Vers que es mejor que guardar todo

en tu Bandeja de entrada.

4. MINIMIZA EL NMERO DE
CARPETAS DEL ARCHIVA
Intenta almacenar todos los mensajes en solo
una carpeta para evitar perder el tiempo decidiendo dnde guardar cada mensaje. Cuanta

Dnde dejas el resto de los mensajes? Pues

menos friccin hay al momento de archivar un

eso depende a la accin que has definido para

mensaje, ms probable es que sacas estos men-

el mensaje.

sajes de la bandeja de entrada.

Si es algo que has delegado y ests esperando

Si es necesario, puedes crear sub-carpetas

a otra persona, gurdalo en la carpeta A la es-

por ejemplo por cliente o proyecto pero inten-

pera. Todo lo que no requiere ninguna accin

ta reducir el nmero de carpetas.

para ahora, puedes aparcar en la carpeta Esta

semana no. Tus citas van a la agenda y las tareas para hacer en otro momento a la lista de
acciones.

Personalmente trabajo con una carpeta Archivo genrico y dos o tres carpetas para mis grandes proyectos actuales. Una vez finalizado el
proyecto, elimino la carpeta y guardo sus conte-

As te aseguras de poder reencontrar el mensa-

nidos en la carpeta genrica.

je al momento en que lo necesitas.

5. APRENDE A UTILIZAR EL
BUSCADOR

3. ARCHIVA LOS MENSAJES

CON CONTENIDOS QUE PUEDES NECESITAR EN EL FUTURO

Las modernas aplicaciones de email tienen todas un motor de bsqueda para encontrar mensajes archivadas.

Si necesitas consultar los contenidos en el futu-

Vale la pena invertir un poco de tiempo en

ro, guarde el mensaje en una carpeta llamada

aprender cmo utilizar esta funcin para poder

utilizar ms criterios al buscar un mensaje: Bus166

co un email que he recibido de Juan Paloma entre enero y marzo del ao pasado, que trata de
la nueva pgina web y que contiene un documento en formato PDF con la planificacin.

7. USA LOS ATAJOS DEL TECLADO

Hablando de textos, sabas que puedes utilizar
el teclado tambin para otras funciones? Casi

Este tipo de preguntas son posible en Gmail, Mi-

todo lo que puedes hacer con el ratn, tambin

crosoft Outlook, macOS Mail y Thunderbird.

es posible mediante un atajo de teclado, en la

mitad del tiempo!

6. UTILIZA EL AUTO-CORRECTOR PARA TEXTOS LARGOS

Seguramente hay una parte de los mensajes
que escribes que repites mucho.
Yo tengo una biblioteca de fragmentos de texto
que me ahorran una gran cantidad de tiempo y
que puedo insertar en mi respuesta con solo
unas teclas.

Hay atajos de teclado para archivar un mensaje, para enviar el mensaje, para escribir un mensaje nuevo, para contestar un email, para adjuntar un documento, para marcar el correo como
basura, etc.
Empieza aprendiendo un atajo simplemente
apuntndolo en un Post-It pegado en la pantalla. Cuando lo dominas, puedes reemplazar el

Si utilizas Microsoft Outlook, puedes usar su fun-

Post-It por el siguiente atajo de teclado.

cin de auto-correccin para insertar tus frag-

8. APRENDE LA MECANOGRAFA

mentos, pero tambin puedes usar un software

externo como TextExpander.

En esta era de ordenadores ya no hay excusa;

Imagnate que quieres enviar las instrucciones

teclear con diez dedos es mucho ms rpido.

para llegar a tu oficina a un cliente. En lugar de

buscar el documento con las instrucciones en

Las personas que teclean con algunos dedos,

tus documentos, abrir el documento, seleccio-

habitualmente no superan la velocidad de 40

nar el texto, pegarlo en el email y adaptar el es-

palabras por minuto. Pero una vez aprendido la

tilo de letra para que queda bien, ahora simple-

mecanografa es fcil de llegar a 60 palabras

mente puedes teclear el texto ,ruta y ya tienes

por minuto. Imagnate: alguien quien dedica cua-

la ruta en el email en una fraccin del tiempo.

tro horas diarias escribiendo textos, puede ga-

167

nar una hora y veinte minutos al da! Eso son cin-

Mi consejo es que desactivas las notificaciones

co horas y cuarenta minutos por semana o 35

y que adems cierres la aplicacin de email una

das laborables al ao

vez clasificados todos los mensajes de la bande-

9. APAGA LAS NOTIFICACIONES

Por defecto, Microsoft Outlook est configurado
para avisarte de nuevos mensajes de correo en
varias maneras:
Reproducir un sonido.
Cambiar momentneamente el cursor del ratn.
Mostrar un icono de sobre en el rea de notificacin.
Mostrar un alerta de correo nuevo en el escritorio.
Es un poco exagerado, verdad?

ja de entrada.

10. CONTESTA LOS EMAIL DIRECTAMENTE DESPUS DE LEERLOS SI PUEDES HACERLO EN MENOS DE DOS MINUTOS
Aplica la famosa regla de 2 minutos cuando clasificas el email.
Acurdate de que esta regla no se aplica cuando recibes el mensaje, sino cuando ests clasificando los nuevos emails.
Cada correo que has podido contestar mientras
ests procesando lo puedes olvidar y no hay
que apuntar nada en tu sistema de productividad personal.

Tambin las otras aplicaciones de email para tu

ordenador y el telfono mvil hacen todo lo posible para avisarte cuando llegue un nuevo correo. Imagnate, ests recibiendo una media de
88 notificaciones de email por da. 88 veces recibes una interrupcin de tu aplicacin de email.
Realmente es necesario?

11. LIMITA EL TIEMPO PARA

PROCESAR LA BANDEJA DE
ENTRADA
No quiero pasar todo el da en el email y por
eso fijo un lmite de tiempo y programo un temporizador antes de abrir la aplicacin de email.

168

Si, por ejemplo, despus de veinte minutos no

14. RETRASA TU RESPUESTA

he podido procesar todos los mensajes, lo deja-

Yo habitualmente espero hasta el da siguiente

r para ms tarde.

para contestar mensajes no urgentes. As evito

12. USA LISTA DE ACCIONES

crear expectativas que no siempre puedo cum-

Si la bandeja de entrada no sirve como lista de

acciones, dnde hay que dejar tus acciones?
Exactamente: en una lista de acciones.

plir y adems encuentro que hay problemas

que ya estn solucionados antes de que yo respondo.

de dejar de trabajar de forma reactiva y seguir

15. MANTN TUS RESPUESTAS BREVES

tus propias prioridades.

Un email no es una carta. Cuando envas un

Usar una lista de acciones es la nica manera

mensaje por correo electrnico, hay que tener

Adems, cuando copias un correo a la lista de

en cuenta que el destinatario tendr 87 otros

tareas tendrs la posibilidad de cambiar el asun-

mensajes para leer.

to para que quede claro qu hay que hacer

exactamente con el mensaje. Es mucho ms f-

Si no puedes explicar tu mensaje en cinco l-

cil elegir una tarea desde una lista de acciones

neas, es probablemente ms eficaz usar el tel-

con descripciones claras que elegir desde una

fono o explicarlo de cara a cara. Las personas

carpeta de correo con asuntos varios.

habitualmente no leen correos largos y adems

pierdes mucho tiempo escribindolos.

13. HACER EL SEGUIMIENTO

DE TAREAS DELEGADAS EN LA
CARPETA A LA ESPERA
Usando esta carpeta ests seguro de no olvidar

16. ESCRIBE UN ASUNTO CLARO PARA CADA CORREO QUE

ENVAS

nada, al menos si revisas esta lista frecuente-

Recurdate que tu mensaje estar compitiendo

mente.

por la atencin del destinatario con 87 otros

mensajes.

Por cierto, si utilizas Microsoft Outlook es posible automatizar la lista de espera.

Yo habitualmente dedico el mismo tiempo al redactar el asunto que al escribir los contenidos.
169

Hay que aplicar un poco de marketing al escri-

Antes de empezar un email, pregntate si ests

bir el asunto para captar mejor la atencin.

usando el canal de comunicacin correcto para

17. EVITA EL USO DE LOS CAMPOS CC Y CCO

este tipo de mensaje.

La atencin y el tiempo de los dems es muy va-

20. UTILIZA LOS FILTROS Y

LAS REGLAS

lioso. Realmente es necesario enviar una copia

Con ordenadores y servidores cada da ms po-

de todo a tu jefe o tus compaeros?

tentes, hay un montn de cosas que son fcil-

18. CONFIGURA EL PROGRAMA DE CORREO PARA DIFERIR

EL ENVO
Alguna vez has olvidado de adjuntar un documento a un email? Y cuando te has enterado

mente automatizables. Entre otras cosas, puedes eliminar correo basura y procesar notificaciones sin tener que hacer nada.
Te he preparado una lista de mis reglas de correo esenciales para inspirarte a automatizar
ms.

de este error? Exacto, justo en el momento en

que das al Enviar.
En algunas aplicaciones de correo como Gmail
o Microsoft Outlook es posible diferir el envo
con unos minutos para que tendrs tiempo de
corregir errores en el mensaje incluso despus
de haber enviado el email.

19. NO DISCUTAS POR CORREO ELECTRNICO

El email es un canal de comunicacin importante, pero si slo puedes utilizar texto no es el canal idneo para gestionar emociones o tratar temas complicados.

170

Las 4 maneras de convertir un email en una tarea sin perder el tiempo

Llevo aos explicando que no hay que utilizar la

Si la mayora de las tareas en la lista de accio-

bandeja de entrada como lista de tareas, pero

nes provienen del correo, vale la pena estudiar

todava encuentro muchos profesionales que es-

cmo puedes optimar el proceso de convertir

tn haciendo justo esto: dejan que su email de-

un mensaje de email en una tarea.

termina qu hacen y en qu orden.

La razn es bastante sencilla: no conocen ninguna manera de organizarse que funciona mejor.
Seguramente han probado alguna aplicacin para gestionar sus tareas en algn momento, pero
despus de un tiempo han dejado de utilizarlo,
simplemente porque es demasiado trabajo mantenerlo actualizado.
Siempre cuando hay demasiado friccin en un
proceso, el proceso deja de funcionar.
En la actualidad, gran parte del trabajo seguramente te llega en forma de un correo electrnico. Cada da hay que clasificar docenas de men-

CONVERTIR EMAIL EN TAREAS SI FRICCIN

En mi experiencia, muy pocos gestores de tareas estn bien integrados con las aplicaciones
de correo ms comunes, como GMail, Outlook,
Windows Mail y macOS Mail, aunque siempre es
posible encontrar una manera de crear una tarea a partir de un email.
Existen cuatro diferentes maneras de transformar un email en una tarea:

1. Aplicaciones de email con tareas integradas

sajes nuevos. Con un poco de suerte puedes

Algunas aplicaciones de email ya cuentan con

descartar una parte significante y habr bastan-

una lista de tareas dentro de la misma aplica-

tes mensajes que puedes contestar en 2 minu-

cin. Este es el caso con, por ejemplo, Microsoft

tos. Pero al final siempre te quedan las tareas

Outlook y Gmail.

que hay que hacer lo antes posible y que debes

apuntar en tu gestor de tareas.

Si trabajas con Outlook, el nico que debes hacer para crear una tarea a partir de un mensaje
171

de correo electrnico es arrastrar, copiar o mo-

Este es con diferencia mi opcin favorita para

ver un correo a la carpeta de tareas, como ense-

poder crear tareas y una de las razones porque

o en este vdeo de 2 Minutos de Productividad.

prefiero trabajar con la aplicacin OmniFocus.

Tambin en Gmail es fcil crear una tarea. Pue-

Con este tipo de aplicaciones puedes simple-

des encontrar esta opcin en el men Ms de

mente seleccionar el email o un fragmente de

la interfaz.

texto dentro del email y crear una nueva ta-

2. Plugins para aplicaciones de email

rea usando un atajo de teclado. Al usar esta opcin, te muestra una pantalla para entrar los me-

Algunos gestores de tareas cuentan con un plu-

tadatos de la tarea. Solo de esta forma ser po-

gin que puedes instalar en tu aplicacin de co-

sible clasificar cada mensaje en menos de 10 se-

rreo electrnico. Por ejemplo, la aplicacin To-

gundos para que no pasas todo el da procesan-

doist tiene un plugin para Microsoft Outlook o si

do el correo.

trabajas con Gmail puedes instalar el plugin de

ActiveInbox o el plugin de RememberTheMilk en
tu navegador.
De esta forma puedes tener las tareas perfectamente integradas con tu email.

4. Reenviar el email a tu gestor de tareas

Como he dicho al principio, la gran mayora de
las aplicaciones no estn bien integradas con el
email. Como mucho existe la posibilidad de re-

3. Integracin a nivel del sistema operativo

enviar el correo a una direccin especial para

En lugar de un plugin en la aplicacin de email,

direccin me@wunderlist.com o los usuarios

tambin es posible hacer la integracin desde

de FacileThings pueden enviar correos a

el sistema operativo.

inbox@facilethings.com.

El gran beneficio de este mtodo es que puedes

Despus de haber reenviado tu mensaje hay

convertir cualquiera cosa en una tarea. No slo

que abrir la bandeja de entrada del gestor de

el email, sino tambin documentos, pginas

tareas para aadir los metadatos como el con-

web, fragmentes de texto, tweets, fotos, etc.

texto, el proyecto y la fecha final.

crear la tarea. Por ejemplo, si utilizas la aplicacin Wunderlist, puedes reenviar mensajes a la

172

Sincronizar las tareas de Outlook con Android

Microsoft Outlook es el gestor de tareas ms

caciones: adems del gestor de tareas en el m-

usado en empresas, Andoid es el sistema opera-

vil hay que instalar una aplicacin adicional en

tivo ms usado en smartphones. Sera lgico

el ordenador para sincronizar los datos de

pensar que existe una manera fcil de sincroni-

Outlook con un servidor en la nube.

zar las tareas en Outlook con algn gestor de

tareas en Android, pero en la realidad no es tan
fcil.

Como la mayora de los usuarios de Outlook no

estn conectados a un servidor Exchange, primero os propongo dos soluciones que no requieren

Cada semana recibo mensajes de lectores pre-

Exchange, seguido por mi recomendacin para

guntndome cmo pueden pasar sus tareas de

usuarios de Exchange y finalmente una lista de

Outlook a su mvil.

opciones alternativas.

USAS MICROSOFT EXCHANGE?

GSYNCIT

Antes de hablar de la sincronizacin, hay que

de la sincronizacin. Esta aplicacin de de pago

saber dnde estn tus tareas de Outlook. Hay

es capaz de pasar los datos de tus calendarios,

organizaciones que trabajan con Microsoft Ex-

contactos, tareas y notas en Outlook a los servi-

change Server. Este servidor es una solucin pa-

dores de Google. Luego, para poder acceder a

ra centralizar datos como correo, calendarios,

tus tareas desde tu dispositivo Android, puedes

contactos, tareas y notas en un servidor. En este

usar una aplicacin como Astrid To-Do.

caso puedes usar un gestor de tareas en Andoid

que comunica directamente con Exchange.

Mi solucin favorita es gSyncit, la navaja suiza

Pero hay ms! gSyncit tambin puede sincronizar tus tareas en Outlook directamente con algu-

Si no trabajas con un servidor Exchange,

nas aplicaciones muy conocidas como Nozbe,

Outlook guarda los datos en un fichero local en

ToodleDo o Pocket Informant.

el ordenador. En este caso, necesitars dos apli173

Finalmente, aunque no est relacionado con el

tema de este artculo, puedes sincronizar las notas de Outlook con Evernote, Simplenote o
Dropbox.

TOUCHDOWN
Existen varias aplicaciones para conectar con
un servidor Exchange desde un dispositivo Android, pero TouchDown es la que ms me ha convencido. Por solo $19,95 tienes acceso al correo, los contactos, el calendario, las tareas y
las notas

OTRAS SOLUCIONES
A mis clientes casi siempre les recomiendo las
tres soluciones antes mencionadas, pero existen
otras posibilidades. Si quieres, puedes investigar tambin las siguientes opciones:
CompanionLink for Outlook: sincroniza los
contactos, las tareas y el calendario con DejaOce o Google Tasks.
Symtasks: un gestor de tareas para Android
que viene con un complemente para instalar
en el PC.

174

Combinar Evernote, Google Calendar y una lista de tareas

Antes de empezar a trabajar con un cliente nue-

Despus de procesar la bandeja de entrada,

vo, siempre pregunto por las herramientas que

Zendone cuenta con una seccin para revisar y

actualmente utiliza. Ya sabis, no me gusta cam-

organizar tus tareas. All puedes marcar las pr-

biar. Adems de Outlook, cada vez ms encuen-

ximas acciones de cada proyecto y cambiar las

tro usuarios de los productos de Googlehabi-

otras propiedades como el contexto y la fecha

tualmente para el correo y el calendarioy Ever-

de vencimiento. Un detalle interesante es el uso

note. Creo que estas herramientas estn muy

del formato Markdown en la descripcin de las

bien para gestionar el correo, las citas y el mate-

tareas.

rial de referencia, pero no sirven de gran cosa

para planificar tus tareas.

Finalmente, la tercera seccin sirve para finalizar las tareas. All puedes ver todas las tareas

Habitualmente les recomiendo una aplicacin

marcadas ms las tareas que estn a punto de

complementaria que comunica a la perfeccin

vencer.

con las herramientas que ya usan: Zendone.

El ujo de trabajo de Zendone empieza en Ever-

Creo que Zendone es una buena solucin para

usuarios de Evernote y Google Calendar.

note, usando la multitud de opciones para capturar informacin. La segunda fase, procesar, lo
hacemos desde Zendone. All tenemos acceso
al contenido de la libreta por defecto de Evernote, adems de la propia bandeja de entrada de
Zendone. Cada objeto lo podemos convertir en
una accin en Zendone, en una cita en Google
Calendar o archivarlo en otra libreta de Evernote.

175

Cmo uso Dropbox

Dropbox es sin duda una de mis aplicaciones fa-

COMPARTIR FICHEROS

voritas. Antes de DropBox, sincronizar informa-

Dropbox es la manera ms fcil de compartir fi-

cin entre varios dispositivos era un proceso

cheros con otros. En lugar de llenar el correo

complicado. Ahora solo tienes que guardar tus

electrnico de los dems con ficheros PDF enor-

ficheros en la carpeta de DropBox y automtica-

mes, es mejor guardar el documento en la carpe-

mente se copia estos ficheros a tus otros disposi-

ta Public de Dropbox. Luego con el botn dere-

tivos.

cho puedes obtener el URL pblico de este fiche-

Si aun no conoces DropBox: despus de instalar

ro.

esta aplicacin gratuita tendrs una carpeta es-

Este mtodo tambin es perfecto para compartir

pecial en tu PC. Dropbox copia cada fichero o

ficheros grandes, como el vdeo que has hecho

carpeta que guardes en esta carpeta especial

de tus vacaciones.

directamente a sus servidores para poder acceder a estos datos desde un navegador de web.

CARPETAS COMPARTIDAS

Si luego instalas Dropbox en otro PC, recibes los

Si la persona con quin quieres compartir fiche-

ficheros hechos en el primer PC. Si finalmente

ros tambin usa Dropbox puedes crear una car-

tambin pones Dropbox en tus dispositivos mvi-

peta compartida. Todos los ficheros que pongas

les, tendrs un montn de posibilidades. Yo ten-

en la carpeta compartida aparecern tambin

go varios usos para esta aplicacin:

en el Dropbox de las otras personas. Yo uso es-

MATERIAL DE REFERENCIA

ta funcionalidad por ejemplo para pasar ficheros al porttil de mi esposa.

Como los ficheros en Dropbox estn accesibles

desde todos mis PCs, desde mi iPhone y desde

LBUM DE FOTOS

internet, Dropbox es el lugar idneo para guar-

La carpeta Photos de DropBox funciona de for-

dar documentos de referencia: listas de control,

ma similar a la carpeta pblica, con la diferen-

instrucciones, etc.

cia de la visualizacin por web. Puedes crear

176

carpetas con tus fotos, que automticamente se

activos. Esta carpeta en verdad solo es un sym-

convierten en una galera de fotos en la pgina

link a una carpeta en Dropbox. De esto modo

de Dropbox. Yo uso esta opcin para compartir

puedo acceder a mi material de proyectos des-

fotos que solo quiero compartir con algunas per-

de la carpeta ~/Documentos, mientras al mismo

sonas. (el resto va en Flickr).

tiempo sincronizo estos documentos con

COPIA DE SEGURIDAD

Dropbox. Tengo dos razones para tener estos documentos en Dropbox: primero para tener siem-

Aunque uso otra solucin (Carbonite) para hacer

pre acceso a este material, pero lo ms impor-

copias de seguridad, a veces Dropbox es la ma-

tante es poder usar las versiones. Al cambiar un

nera ms rpida de hacer un backup. Si guardas

documento, Dropbox no sobrescribe el fichero,

tus ficheros importantes en Dropbox siempre po-

pero crea una nueva versin. Solo las ltimas

drs recuperarlos. Desde la web de Dropbox tie-

versiones estn disponibles en la carpeta, pero

nes la posibilidad de restaurar ficheros borra-

desde la web puedo volver a una versin ante-

dos.

rior.

CONTRASEAS

BANDEJA DE ENTRADA

La aplicacin 1Password que uso para gestionar

Finalmente tengo una carpeta que funciona co-

mis contraseas tiene la posibilidad de sincroni-

mo bandeja de entrada personal. Si en la ofici-

zar su base de datos va Dropbox. Sin Dropbox

na tengo algo que quiero usar a casa, lo guardo

la nica manera de sincronizar 1Password en el

en la carpeta Inbox para copiarlo al macbook.

macbook con el iPhone es conectando los dos

Como no quiero procesar dos carpetas (ya ten-

dispositivos a la misma red y abrir la aplicacin

go una carpeta de descargas), he configurado

al mismo momento. Con Dropbox siempre ten-

Hazel para mover todo de la carpeta Inbox a la

drs tus contraseas actualizadas. Tambin es

carpeta Descargas.

posible abrir la base de datos de 1Password directamente desde un navegador web.

FICHEROS DE PROYECTOS
En mi carpeta de documentos tengo una carpeta con material relacionado con mis proyectos

177

Introduccin a los Mapas Mentales

Desde el primer lpiz primitivo, la gente lo han

guarda informacin. Puedes generar asociacio-

usado bsicamente para dos cosas: hacer dibu-

nes ms fuertes con el uso de varios colores,

jos y escribir informes. Desgraciadamente toda-

imgenes y vnculos, y como el cerebro trabaja

va mantenemos esas dos cosas separadas. Di-

con asociaciones, estos elementos te ayudan a

bujar es un acto creativo, artstico y difcil, y por

recordar.

otro lado, tomar notas, escribir informes o actas

es una actividad lgica y poco complicada.

LLUVIA DE IDEAS
Yo uso los mapas mentales ms que nada para

MAPAS MENTALES

hacer una lluvia de ideas o profundizar en un te-

Puede ser que la palabra Mapa Mental suene

ma. Por ejemplo, para escribir un nuevo artculo,

extraa, pero simplemente es una nueva mane-

el desarrollo de un nuevo producto o crear una

ra de tomar notas. Si ests haciendo un mapa

estrategia para entrar en un nuevo mercado.

mental ests combinando dibujo y escritura. De

mejor con nuestra manera de pensar que las ho-

CMO CONSTRUIR UN MAPA

MENTA?

jas llenas de texto. Adems, el uso de palabras

El proceso para hacer un mapa mental es muy

en los mapas mentales hace que estos requie-

sencillo:

alguna manera, los mapas mentales cuadran

ren menos esfuerzo que dibujar o pintar.

1.

RECORDAR MEJOR
Existen ms beneficios en hacer mapas mentales: la manera habitual de tomar notas no te
ayuda mucho para recordar lo que apuntas. Como he dicho anteriormente, los mapas mentales

Escribe el tema central del mapa mental en

el medio de una hoja de papel.

2. Despus apuntas palabras o conceptos vinculados al tema alrededor de la palabra y

dibujas unas echas hacia el tema central.

encajan mejor con la manera en que tu cerebro

178

3. Si ms tarde salen conceptos o palabras

pas mentales, pero aunque tienen algunos bene-

que estn vinculadas a los temas del punto

ficios (como la integracin con las tareas de

2, apntalos cerca de esa palabra y dibuja

Outlook en el caso de MindManager), estas he-

una echa hacia esa palabra vinculada.

rramientas son muy limitadas en sus posibilida-

El proceso suena ms difcil de lo que realmente

es, pero si una vez has visto un mapa mental lo
entiendes directamente. En Google puedes encontrar varios ejemplos de mapas mentales

des grficas. Si realmente quieres tener toda la

libertad a la hora de hacer tus mapas mentales,
no hay nada mejor que una gran hoja de papel
y lpices de colores.

muy visuales:
http://images.google.es/images?q=mapas+ment
ales.

CONSEJOS PARA MEJORAR

TUS MAPAS MENTALES:
Usa varios colores
Dibuja imgenes para acompaar las palabras
Escribe en maysculas
Conecta partes del mapa mental con echas
y colores
S creativo
Disfruta

SOFTWARE
Tambin hay software (MindManager, FreeMind)
y aplicaciones web (MindMeister) para crear ma-

179

Crear un kanban con Trello

El kanban es un sistema de planificacin just in

En ambos casos, uso el kanban como material

time desarrollado por Toyota para gestionar el

de referencia de un proyecto. No he reemplaza-

ujo de trabajo en las fabricas de coches. Tradi-

do mi lista de tareas por un kanban, solo uso es-

cionalmente, un kanban consiste en una gran

ta herramienta para tener una visin general del

tabla, donde cada columna representa un esta-

estado de algunos proyectos.

do en el proceso de fabricacin. Cada columna

contiene tarjetas que representan los elemen-

TRELLO

toscoches en el caso de Toyotaen cada esta-

Mi aplicacin favorita para crear kanbans es

do. Hay algunos caractersticas ms, pero para

Trello de Fog Creek Software. Trello est disponi-

comprender este artculo es suficiente con saber

ble como aplicacin web y como aplicacin nati-

esto.

va para el iPhone o Android. An no hay versin

para el iPad.

CMO USO LOS KANBAN

Tengo algunos proyectos que gestiono mediante un kanban. Por ejemplo, he creado un kanban para mi servicio de consultora, con varios
columnas1 sesin, 2 sesin, hasta la valoracin del proyectodnde puedo ver el progreso de todos mis clientes de consultora.
Tengo otro kanban para un proyecto de creacin de vdeos. Este kanban slo tiene tres estados: pendiente, en produccin y publicado. En
este caso se trata de un kanban colaborativo,

Adems de las funciones bsicas de un kanbancrear columnas, crear tarjetas, cambiar el

estado de cada tarjeta, Trelllo ofrece varias
opciones extra como: cada tarjeta puede contener una lista de tareas, una fecha final, un responsable, ficheros adjuntos y notas. Adems,
los usuarios pueden votar en tarjetas y dejar comentarios.
Cada kanban cuenta con un log mostrando los
ltimos cambios en el sistema.

dnde otras personas pueden aadir comentarios.

180

Los creadores de Trello usan esta aplicacin para planificar el desarrollo. Tienen un kanban con
recursos para usar la aplicacin, un kanban para planificar novedades en las diferentes versiones para Android, iOS y web 2.0.
Me gustara saber para qu usas un kanban y
qu aplicacin prefieres.

181

Ahorra tiempo con documentos inteligentes

El trabajo de conocimiento significa en gran parte trabajar con documentos. En un da laboral

normalmente producimos varios documentos.

AHORRA TRABAJO CON DOCUMENTOS INTELIGENTES

(PLANTILLAS)

Gracias a los ordenadores es ms fcil producir

Si quieres trabajar con eficacia, debera ser sen-

documentos que en el pasado. La mquina de

cillo para producir un documento atractivo. No

escribir no tena tantas posibilidades como un

sera ideal si puedes configurar este diseo una

procesador de textos moderno, aunque no usa-

vez para siempre? La solucin es muy fcil, aun-

mos muchas de estas funciones.

que poca gente sabe cmo hacerlo: crear planti-

Mira, por ejemplo, el proceso de preparar el di-

llas.

seo del documento. Siempre nos cuesta mu-

Si preparas una plantilla para cada tipo de docu-

cho tiempo: aadir los textos de encabezado y

mento que usas frecuentemente, debes invertir

pie, elegir la fuente, cambiar la distancia entre

una hora, pero luego puedes crear documentos

las lneas, numerar las pginas, etc. Para cada

atractivos sin esfuerzo.

documento nuevo debes repetir el mismo proceso, y como no es algo que haces muy a menudo, tendrs que buscar otra vez dnde se cambia los mrgenes de la pgina.
Y porque si necesitas demasiado esfuerzo para
hacerlo, probablemente no lo hagas entregas

CMO PUEDES CREAR UNA

PLANTILLA NUEVA EN MICROSOFT WORD?
Abre un documento nuevo y vaco en Word.
Configura el diseo de todos los elementos

muchos documentos que tienen un diseo poco

del documento. Piensa en el encabezado y el

profesional.

pie, la fuente del texto normal y los ttulos y

la distancia entre las lneas. Adems del dise-

182

o puedes tambin aadir textos, imgenes

(logotipo) y otros objetos a la plantilla.
Al final eliges la opcin Guardar como y luego Plantilla de Word. Mantn el lugar por defecto de Word para guardar la plantilla nueva.

Elige una plantilla para crear un documento

nuevo basado en la plantilla.
As te ahorras mucho trabajo!

CMO TRABAJAR CON ESTILOS?

Casi todos los usuarios de Word y otros procesadores de texto usan los botones para cambiar la
apariencia de una palabra o un prrafo. Si quieres que el texto sea en negrita usa el botn N.
Pero qu pasa si al final quieres resaltar estas
palabras aun ms y quieres que todas estas palabras sean en negrita y de color rojo? Entonces
toca repasar todas estas palabras una por una
para cambiar el color.
En lugar de cambiar las palabras es mejor aplicar estilos. Normalmente hay un estilo definido

CMO PUEDES USAR LA

PLANTILLA?

por cada funcin del texto: ttulo, texto normal,

La manera ms fcil de usar la plantilla nueva

Si no ests contento con el diseo final, siempre

es va el men de Word:

puedes modificar la definicin del estilo y auto-

Elige Nuevo
Word muestra una lista de plantillas (puede
ser un una ventana separada o un la barra lateral a la derecha)

nfasis, etc. Mientras escribes el texto marcas la

funcin de cada parte del texto usando estilos.

mticamente se adapta el diseo en todo el documento.

Se puede modificar un estilo con un clic del botn derecho en el estilo y luego elegir la opcin
Modificar. La mayora de las opciones estn escondidas bajo el botn Formato.
183

DIEZ MINUTOS DE TRABAJO

PARA MUCHA DIVERSIN
Intntalo! Puedes crear una plantilla sencilla en
diez minutos.

184

Tomar notas con el mtodo Cornell

Habitualmente apunto mis notas en un pequeo

ve para apuntar las ideas ms importantes de la

bloc de notas que siempre llevo conmigo. No

clase o la reunin, usando frases cortas, smbo-

obstante, hay situaciones en que no es la mejor

los y abreviaciones.

opcin para esta tarea, por ejemplo, cuando estoy en un curso, un seminario o en una reunin.
El problema no es el volumen de las notas, que
puedo solucionar simplemente usando un bloc
de notas de tamao A5 o A4, sino el uso posterior de estas notas. Una nota normal tiene una
vida muy limitada: apunto una cosa, dejo la nota en mi bandeja de entrada y casi siempre el
mismo da proceso la nota y la tiro en la papelera.
Las notas de cursos y reuniones importantes
son diferentes: quiero guardar estos apuntes para poder consultarlos en el futuro. Adems, en
el caso de los cursos, quiero aprender lo que he
odo y apuntado.
Para ayudarme a procesar los apuntes en el fuPara este tipo de anotaciones, uso desde hace

turo, uso la columna pequea al lado izquierdo

mucho tiempo el sistema desarrollado en los

para palabras clave y preguntas relevantes re-

aos 50 en la universidad de Cornell. Se trata

lacionadas a las anotaciones.

de usar un formulario especial con dos columnas. La columna ms grande al lado derecho sir-

185

Un da despus del evento, reviso las notas. Obviamente, siempre paso las acciones a mi lista
de tareas, pero adems escribo un resumen de
mis notas en el espacio al final de cada pgina
para aumentar la comprensin del tema. Habitualmente, si quiero consultar los apuntes de
una reunin o clase del pasado, solo miro las
palabras claves y/o el resumen para refrescar
mi memoria.
Os dejo una plantilla para imprimir hojas divididas segn el mtodo Cornell:
DESCARGA LA PLANTILLA
Obviamente, en lugar de imprimir este formulario tambin puedes crear las tres secciones dibujando dos rayas en cualquier hoja de papel.

186

Mi estrategia de copias de seguridad

No queda ningn registro de mis primeros cator-

Comparto mi estrategia de copias de seguridad

ce aos de vida digital. No tengo ninguna copia

para dar un ejemplo y una base para que pue-

digital del libro que escrib para el Adventure

das disear tu propio estrategia.

Weekend, he perdido mis ficheros MP3convertir cada cancin a MP3 me costaba 2 horas,

LOS PRINCIPIOS BSICOS

ya no puedo consultar mis notas de las reunio-

Para que una estrategia de copias de seguridad

nes y tampoco el correo que envi y recib du-

funcione, creo que debe cumplir dos criterios b-

rante estos aos.

sicos:

Lo he perdido todo, porque olvid de excluir la

1.

Automtico

particin de datos cuando formateaba mi disco

Si tengo que hacer la copia manualmente,

duro. Adems no tena copia de seguridad de la

lo har durante los primeros meses, pero

mayora de las cosas, simplemente porque te-

en mi experiencia, casi seguro dejar de ha-

na tantos datos que necesitara muchos CDsy

cerlo con el tiempo. Casi todos los elemen-

muchas horaspara copiarlo todo. Porque ha-

tos de mi estrategia actual funcionan de for-

cer una copia de seguridad costaba mucho, no

ma automtica.

lo hice, con resultados desastrosos.

2. Al menos dos lugares

Despus de este desafortunado da en 1999

El objetivo de las copias de seguridad no

cambi mi estrategia. He ido mejorando el siste-

solo es protegerme de mis propios errores.

ma poco a poco hasta llegar al mtodo actual.

Quiero mantener mis datos en cualquier si-

Pase lo que pase, no volver a perder mis da-

tuacin, incluso si alguien entra en casa pa-

tos.

ra robar o en caso de desastres naturales.

Esta seguridad solo la tengo cuando mis co-

Un aspecto importante de la productividad per-

pias de seguridad tambin estn en otro lu-

sonal es estar preparado para los imprevistos.

gar.

187

LOS COMPONENTES DE MI SISTEMA DE BACKUPS

Utilizo varias funciones y aplicaciones para evitar la prdida de datos:
Versiones en OS X

Time machine
Otra funcin de OS X es Time machine, la aplicacin por defecto para hacer copias de seguridad. Cuando conecto un disco externo al ordenador, Time machine pregunta si quiero
usarlo para copias de seguridad y luego guar-

Desde la versin Lion del sistema operativo

da automticamente una copia de los datos

de Apple, OS X guarda automticamente va-

locales, cada hora de las ltimas 24 horas,

rias versiones de cada fichero. Quin no ha

una copia de cada da del ltimo mes y una

usado un documento existente para no tener

copia semanal de los meses anteriores.

que empezar de nuevo, y en lugar de usar la

Con Time machine hago copias de todos mis

opcin Guardar como ha hecho un clic en

datos. en un disco duro externo.

Guardar? La opcin de recuperar versiones

anteriores del documento me ha salvado la
vida en varias ocasiones.
Dropbox

Backblaze
Como he dicho anteriormente, es importante
tener una copia en otro lugar. Los datos de
mis proyectos activos ya estn a salvo en

En mi carpeta Documentos tengo una sub-

Dropbox, pero tambin necesito una solucin

carpeta dnde guardo todo el material de

similar para mis fotos y otros datos. Existen

mis proyectos activos. En realidad, esta carpe-

varias soluciones comerciales para hacer

ta es un aliaso mejor dicho un enlace simb-

backups en la nube, como por ejemplo Carbo-

licoa una carpeta en mi Dropbox. Como sa-

nite, pero actualmente utilizo Backblaze. La

bis, Dropbox sincroniza al instantemuchas

copia inicial puede durar varias semanas, pe-

veces en solo unos segundoscualquier cam-

ro una vez subido mantiene todos los datos

bio en los ficheros y las carpetas. De esta for-

sincronizados.

ma, siempre puedo acceder a mis ficheros actuales desde cualquier ordenador o dispositivo mvil.

Clonar el disco duro

Tener Time Machine y una copia en la nube
est muy bien, pero si algn da tuviera problemas con, por ejemplo, el disco duro de mi

188

ordenador, tendra que instalar el sistema

a mi ordenador.

operativo en otro disco duro y luego restau-

Para algunas servicios 2.0 uso el servicio

rar todos los datos. Esto es un proceso que

IFTTTIf This Then Thatpara guardar copias

seguramente me costara varias horas de tra-

de mis datos en Dropbox.

bajo. Para poder volver a trabajar ms rpi-

Desafortunadamente, hay servicios, como

do, guardo una copia exacta de mi disco duro

por ejemplo la lista de correo de MailChimp,

en una unidad USB. Uso la aplicacin Carbon

que no he podido automatizar. La nica solu-

Copy Cloner para crear este clon de mi siste-

cin es programar una tarea repetitiva en Om-

ma. Tengo una tarea programada en OmniFo-

niFocus para entrar en la web y exportar los

cus para acordarme cada semana de conec-

datos manualmente.

tar este disco, para que Carbon Copy Cloner

lo actualice automticamente.

PROBAR LA RESTAURACIN
Slo hacer copias de seguridad no es suficiente.

Los datos en la nube

Ests seguro que la copia ha ido bien? La nica

Todo lo que he explicado hasta ahora sirve

manera de saberlo es probar la restauracin de

para los datos que tengo en mi ordenador, pe-

los ficheros. Habitualmente hago una prueba de

ro hoy en da trabajamos cada vez ms en la

los backups dos veces al ao. Recupero algunos

nube. Dnde estn las copias de seguridad

ficheros de Time Machine, bajo algunas carpe-

de GMail, del blog, y de las fotos en Face-

tas de Backblaze, arranco el ordenador desde

book? Esta es la parte ms complicada de la

el clon y vuelvo a importar la ltima copia de se-

estrategia de backups, ms que nada porque

guridad del blog.

la mayora de los servicios en la nube no ofrecen ninguna manera fcil y automtica para

Yo confo en mi sistema.

exportar los datos. Hay que analizar cada servicio y buscar la mejor forma.
En mi cuenta de alojamiento web tengo un
script que automticamente crea copias de
seguridad de los ficheros, las bases de datos
y el correo en el servidor. Tambin he conseguido bajar estos backups automticamente

189

Las listas de control

Una simple lista de controlo checklist, es la he-

El gran beneficio de usar listas de control es que

rramienta idnea para obtener ms resultados

solamente tienes que pensar una vez sobre c-

con menos esfuerzo. Hay tres razones para usar

mo hacer la tarea.

una lista de control:

Hay tareas que debes hacer siempre de la

Una de mis tareas en la empresa es organizar

cursos para nuestros distribuidores. Para cada

misma manera. Aunque los pilotos de avio-

curso tengo que arreglar varias cosas: tengo

nes cada da hacen lo mismo, usan listas de

que verificar que hay suficiente material, reser-

control para asegurarse que no se olvidan na-

var la sala, enviar informacin a los participan-

da.

tes, etc. Hay docenas de detalles que siempre

Hay cosas que no haces muy a menudo y en-

tengo que hacer, y hay que hacerlos bien.

tonces es til disponer de una lista para verifi-

Para garantizar la buena ejecucin uso una lista

car que lo ests haciendo bien. Por ejemplo,

de control con todas las cosas que debo hacer

tengo una lista de viaje con todas las cosas

empezando un mes antes de la fecha del curso.

que posiblemente debo llevarme si voy de

Despus de cada curso actualizo la lista, as

viaje: pasaporte, ropa, libro, neceser, etc.

que ahora confo completamente en la lista, lo

Finalmente, una lista de control puede ayudarte a desarrollar nuevos hbitos. Escribe
los pasos a tomar en un Post-it y pgalo a la
pantalla hasta que sepas de memoria cmo
hacerlo.

POR QU HACER LISTAS DE

CONTROL?

que me da tranquilidad. Si he repasado toda la

lista estoy seguro que todo est arreglado y
que tengo todo el material necesario.
Una lista de te da una vista general
Solo tienes que pensar una vez cmo hacerlo
Una buena lista de control te da tranquilidad:
realmente sabes que no has olvidado nada

190

CMO CREAR UNA LISTA DE

CONTROL?
Una lista de control funciona mejor si es simple;

El nico riesgo que corres es que tus amigos

tambin quieren usar tu lista de restaurantes.
Entonces pagan ellos, verdad?

habitualmente no es necesario crear sub-listas.

Puedes crear las listas en un bloc de notas (poniendo una guin delante de cada opcin en la
lista) o de forma electrnico en un fichero de texto, una hoja de Excel o una lista de tareas en
Outlook. T decides qu funciona para ti.

LA PRIMERA LISTA
Si ests pensando en hacer la primera lista de
control, por qu no empiezas con una lista con
posibles listas de control para hacer? Unos ejemplos:
Los pasos de la Revisin Semanal
Tareas (contabilidad)
Listas de viaje (vacaciones, negocios, fin de
semana, excursin a la montaa)
Restaurantes (para visitar y para evitar)
Libros para leer
Una lista de cosas que no quieres hacer nunca ms
Metas a largo plazo

191

Mi lista de viaje

Uno de los consejos de productividad es mantener listas para todo lo que puedes necesitar. Tengo por ejemplo una lista para cada pas que he
visitado con los hoteles y restaurantes que me
he gustado, tengo una lista con ideas para regalos para mi esposa, tengo una lista con CDs y
libros que quiero comprar, tengo una lista con

Ropa
Ropa interior
Calcetines
Pantalones
Cinturn

contraseas de todas mis cuentas en internet y

tengo una lista de viaje. Guardo mis listas en las
Notas de Outlook, que son sincronizadas con mi
mvil, para siempre tener mis listas conmigo.
La lista de viaje utilizo al hacer la maleta para
estar seguro que no he olvidado nada. Cada vez

Camisetas
Camisas
Jerseys
Zapatos

que voy de viajesea para vacaciones o para

mi trabajorepaso esta lista y me pregunta por
cada objeto en la lista si voy a necesitarlo durante mi viaje. En caso de vacaciones, simplemente
salto por las secciones relacionadas a mi traba-

Zapatillas
Abrigo
Bufanda

jo y al revs.

Oficial
Mientras viajonormalmente en el avinrepaso otra vez mi lista para asegurarme que la lista

Corbatas

est actualizada.

Alfiler de corbatas

LA LISTA DE VIAJE

Camisas

192

 Zapatos traje

Colonia

Calzador

Bastoncillos

Playa

Gomina

Baador

Mquina de afeitar

Toalla playa

Clip uas

Pantalones cortos

Inhalador asma

Sandalias

Varios

Mochila

Gafas de sol

Crema de sol

Prismticos

After sun

Pauelos

Neceser

Reloj

Cepillo de dientes

Llaves casa holanda

Pasta de dientes

Llave maleta

Jabn

Regalos

Champ

Electrnica

Jabn cara

Mvil

Aceite corporal

Cargador mvil

Crema afeitar

iPad

Crema cara

Cargador Palm
193

 Auriculares

Reuniones

Cmara fotos

Bloc de notas

Cargador cmara fotos

Pluma

Tripode

Hoja de viaje

Enchufe(s) internacional

Informacin cliente

Presentacin

Tarjetas de visita

Porttil

Catlogos

Cargador porttil

Dpticos

Ratn

Carteles

Disco duro externo

Camisas

Mvil empresa

Bolgrafos

Cargador mvil

Arreglar

Documentacin

Quitar alarma despertador

Billetes/Confirmacin vuelo

Regar plantas

Pasaporte

Comprobar tiempo destino

Tarjeta bancaria

Sincronizar mvil e iPad

Diccionario

Cargar mapas offline en mvil

Libro
Revista
194

Mejora la velocidad de mecanografa para trabajar con ms eficacia

Hoy en da, el teclado es una de las herramien-

dicas 5 minutos al da (por ejemplo antes de em-

tas de comunicacin ms importantes y en mi

pezar a trabajar), dentro de un mes ya notars

opinin es imprescindible tener una buena velo-

un cambio enorme. Personalmente tengo buena

cidad de mecanografa. Especialmente entre

experiencia con TypingMaster, pero si no quie-

los medios y altos cargos en las empresas he

res gastar 14,90 tambin hay soluciones gratis

encontrado profesionales que no saben teclear

de cdigo abierto como por ejemplo TypeFaster.

con eficacia.
No hay excusa, si el ordenador es tu herramienPor medio recibimos 100 emails al da y escribi-

ta principal de trabajo, debes ser capaz de usar-

mos unos 40 mensajes. Aadido a los informes,

la con eficiencia.

planes, evaluaciones, etc. pasamos gran parte

del da escribiendo textos con el teclado. Si tienes una velocidad de mecanografa de 50 caracteres por minuto, puede ser que necesitas 12
minutos para escribir un correo que yo puedo
escribir en 2 minutos. Puedes ahorrar 10 minutos por correo!

CMO PUEDES MEJORAR LA

VELOCIDAD DE MECANOGRAFA?
Si no has aprendido a teclear bien en el colegio,
vas atrasado y seguramente te costar ms
tiempo. Hay un montn de aplicaciones disponibles para aprender la mecanografa y si solo de-

195

15 abreviaturas para escribir con ms eficacia

No s si lo sabis, pero existen aplicaciones que

permiten introducir un texto largo usando solo
un atajo de teclado. Esta funcionalidad es muy
til para los fragmentos de texto que repitas a
menudo. Unos ejemplos de estas aplicaciones
son TextExpander y Typinator en el Mac (yo uso
Typinator), Fingertips, Phrase Espress y ActiveWords para los usuarios de Windows y Auto-

4. Tu propio nombre. Yo uso js para insertar Jeroen Sangers

5. Tu informacin de contacto (si es necesario
separado en trabajo y personal):
tel Tu nmero de telfono
dir La direccin
6. hor El horario de tu oficina

Key para Linux.

7. Las firmas de e-mail (si tienes varias):
Hoy quiero daros 15 ejemplos de fragmentos pa-

sc Saludos cordiales, Jeroen

ra insertar usando estas aplicaciones:

att Atentamente, Jeroen Sangers

1. Los nombres de los proyectos grandes en

8. cnt El nmero de la cuenta bancaria

que estis trabajando, como por ejemplo ec

para El Canasto.
2. Las ciudades que visitas a menudo:

9. dni Tu nmero de DNI

10.Enlaces a tus perfiles en las redes sociales:

bcn Barcelona

li http://es.linkedin.com/in/sangers

mad Madrid

fb http://www.facebook.com/blog.canasto

lle Lleida

tw http://twitter.com/elCanasto

3. Abreviaturas que usas, pero que no son cla-

11. soc Una explicacin de las razones porque

ras para otras personas:

no aceptas una invitacin para una red so-

eem en este momento

cial: Solo acepto peticiones de personas que

psi para su informacin

realmente conozco.

196

12.Direcciones + enlace a Google Maps de sitios

que usas frecuentemente, como tu oficina, tu
casa, tu cafetera favorita, etc.
13.per Un texto en que pido permiso para usar

una foto en el blog

14.gpm Gracias por su mensaje
15.hrtm He recibido tu mensaje. Ahora mis-

mo no tengo el tiempo para darle la atencin

que se merece, pero intentar contestarte maana.
Creo que ya tenis una idea del uso de este tipo
de aplicaciones. Simplemente hay que verificar
los textos que escribimos habitualmente e identificar las partes que repetimos muchas veces.

197

Quieres leer ms?

El Canasto est llena de artculos con consejos sobre la productividad personal y los hbitos y herramientas necesarias para mejorar tu efectividad. Visita El Canasto en www.canasto.es para tener todo
la informacin a mano.
Tambin es posible automticamente recibir los artculos nuevos y otra informacin interesante por
email si te suscribes al newsletter.
El Canasto tambin est presente en la mayora de las redes sociales.

ACERCA DE JEROEN SANGERS

Soy consultor, formador y mentor artesanal.
Enseo a mis clientes y lectores cmo trabajar ms inteligente en lugar de trabajar mucho. Mediante sistemas y tcnicas sencillas, aprenden como tener ms tiempo libre para las cosas que quieren hacer
Hasta la fecha, he ayudado a miles de personas a organizarse mejor, establecer rutinas positivas, adherirse a los buenos hbitos que cambien sus vidas y ahorrar hasta 25 horas por semana.
Porque la verdad es que no es nada fcil ser efectivo si tienes muchos emails sin leer, el WhatsApp no
para y encima tienes un compaero que te interrumpe cada diez minutos para preguntarte algo.
Pero hay esperanza. Aunque seguramente no me vas a creer, yo tambin trabajaba as. Pero, poco a
poco he aprendido mtodos, hbitos, trucos y herramientas que me ayudan un montn a gestionar mi
tiempo y atencin y poder conseguir ms resultados con menos esfuerzo.
Me alegro de que ests aqu, porque quiero compartir todos estos conocimientos contigo.

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