Manual Procedimientos Compras Suministros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS
OBJETIVO DEL MANUAL:

Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisicin de bienes y/o servicios
requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que
asegure estndares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la
institucin.
ALCANCE DEL MANUAL:
Aplica a los procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios en la ciudad de Bogot.
1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
A continuacin se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestin de compras, los actores
involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo.
2.1. APROBACIONES DE GASTO:
Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir su concepto y
entregar a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas, los cuales han sido
establecidos en los Estatutos: Resolucin No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006 de Agosto 02 de
2011.
2.2. COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a travs de la persona designada por el Jefe de
Compras y Suministros.
NOTA: En los casos excepcionales en los que se requieran tramitar compras superiores al valor anteriormente
mencionado, se solicitar la respectiva aprobacin de control interno.
Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
a) Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se debe
presentar el documento equivalente.
b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros.
c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
d) No requerir evaluacin de proveedores.
2.2.1. FLUJOGRAMA:
CAJA MENOR
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
No
Inicio.
Solicitud de
autorizacin de compra
por caja menor.
Adquisicin de
producto o servicio.
Entrega de factura o
soporte.
Si
Entrega de dinero.
Relacin de soporte
en libro de caja
menor.
Solicitud de
desembolso.
Fin.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestin de Calidad a travs de la intranet, cualquier copia fsica o
electrnica se considera como copia NO CONTROLADA
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2.3. GESTIN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES O SERVICIOS:

Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisicin de acuerdo al
tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.
2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL:

Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no requieren tratamiento
especial, como son la adquisicin de Ferretera, Papelera, Aseo, Cafetera, Medios Audiovisuales, Equipos de
Cmputo, Redes, Comunicacin, Elementos Deportivos, Culturales, Elementos de Laboratorio, Dotaciones,
Medicamentos, Equipos Mdicos, Elementos de Seguridad Industrial y Publicidad Impresa entre otros.
2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citacin a proveedores, con el fin de definir
especificaciones tcnicas del bien o servicio para la presentacin de ofertas econmicas en igualdad de condiciones,
el proceso inicia con la solicitud de citacin a proveedores. De lo contrario, inicia con la generacin del suministro
(pedido) en el sistema de informacin Iceberg.
No.
RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a
proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
USUARIO
visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
SOLICITANTE
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la informacin suficiente y clara del
material que requiere, iniciar su proceso de adquisicin con la actividad No. 5:
Generacin de Suministro (Pedido).
PERSONAL DE CITACIN A PROVEEDORES:
COMPRAS Y
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
SUMINISTROS
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin,
indicando el personal que asistir y su respectivo documento de identificacin.
PROVEEDOR
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un
representante del Departamento de Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
USUARIO
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al
SOLICITANTE
proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo
de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del
USUARIO
bien y/o servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de
SOLICITANTE Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por
parte del director, jefe o decano segn corresponda*
Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario,
que se notifique al correo del Jefe de Compras con copia a compras@ugc.edu.co el
nombre de la persona que quedar autorizado para firmar.
REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
PERSONAL DE
director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y
COMPRAS Y
Enva correo electrnico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el nmero
SUMINISTROS
de suministro (pedido).
3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
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GENERACIN DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la
justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trmites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la
salida* de almacn, la cual debe ser firmada a satisfaccin de quien recibe. Para
ello el usuario deber presentar el carn que lo acredita como funcionario de la
Universidad, adems de estar registrado en el formulario de entregas almacn.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un nmero de
requisicin de compra, el cual es informado por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal encargado de realizar la adquisicin; posteriormente es
incluido en el formulario Registro de pedidos.
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo
electrnico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de
recibido, ser vlida la firma en la solicitud de suministro (pedido).
SOLICITUD DE COTIZACIN*:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar
el nmero de requisicin generado para el suministro radicado por el rea
solicitante.
2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrnico
indicando el nmero de la requisicin que puede ser consultada a travs del Portal
de Proveedores, o enva el registro solicitud de cotizacin de productos CDIGO:
R-07-11CP.
PRESENTACIN DE COTIZACIN:
1. Consulta la requisicin en el Portal de Proveedores o revisa la informacin
contenida en el Registro Cotizacin de Productos Cdigo: R-07-11CP enviado por
PROVEEDOR
correo electrnico.
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos, a travs del Portal de
Proveedores o la enva por correo electrnico segn corresponda.
REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal
de Proveedores o por correo electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
PERSONAL DE
compra*.
COMPRAS Y
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
SUMINISTROS
como por ejemplo temas de tecnologa.
Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin en los siguientes casos:
Sea proveedor nico para la compra.
Corresponda a una legalizacin.
Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.

GENERACIN ORDEN DE COMPRA:
PERSONAL DE
1. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg para el
COMPRAS Y
proveedor que cumpli con las condiciones requeridas y deja el documento en
SUMINISTROS
estado grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la
JEFE DPTO. DE
informacin este completa y correcta.
COMPRAS
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente
aprobacin por parte del autorizador del gasto.
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APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA:

1. Aprueba a travs del sistema de informacin Iceberg la orden de compra, que
JEFE DPTO. DE
previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobacin
COMPRAS
escrita de los autorizadores de gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el
ordenador del gasto y se informa por correo electrnico al usuario.
ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante correo electrnico el nmero de orden de compra
PERSONAL DE
que le ha sido asignada para su consulta a travs del Portal de Proveedores o se
COMPRAS Y
enva escaneada.
SUMINISTROS
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacn para realizar
seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisin, acta de entrega o documento soporte en el
PROVEEDOR
lugar, fecha y hora pactados.
Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el
usuario solicitante con el fin de finiquitar las ltimas indicaciones al proveedor para
efectuar la entrega.
REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de
compra, si esta correcto procede a firmar* la remisin, acta de entrega o documento
soporte de recibido a satisfaccin**.De lo contrario devuelven el producto segn sea
el caso.
2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida
por el proveedor confrontando que la informacin coincida con la orden de compra y
que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfaccin por el usuario o por el almacn.
No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes
PERSONAL DE casos.
COMPRAS Y
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo
SUMINISTROS especificado en la orden de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta
Y/O USUARIO de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario o
SOLICITANTE personal del almacn.
3. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de
acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de factura, cuenta de cobro,
remisin, acta de entrega o documento soporte.
4. Informa por correo electrnico al usuario que los productos ya estn en
disponibilidad para ser retirados del almacn en los casos que aplica, ejemplo:
toners, elementos de ferretera y elctricos, entre otros.
Nota: *El usuario solicitante podr firmar el recibido a satisfaccin si est autorizado
de acuerdo al formulario Entregas Almacn.
**Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los
productos en sitio para asegurar la entrega a satisfaccin.
SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg,
anexando como soporte la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado
a satisfaccin por parte del usuario solicitante.
Nota: en los casos que el material es recibido en el almacn el usuario, registrado
PERSONAL DE
en el formulario de entregas almacn, presenta el carn que lo acredita como
ALMACN
funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la
salida.
En caso de que el usuario no firme el
documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de
pedido.
Para el caso de la dotacin el empleado firmar el documento soporte
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correspondiente.
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TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de
pago.
PERSONAL DE
2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
ALMACN
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva
revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro
de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).
RECEPCIN DE PAGOS:
PERSONAL DE
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos
COMPRAS
recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.
JEFE DPTO. DE REVISIN DE PAGOS:
COMPRAS
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
PERSONAL DE
1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de
COMPRAS
pago.
2.3.1.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
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PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIN
SE LE INFORMA
AL USUARIO
PRESENTACIN
DE COTIZACIN
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
ORDEN DE
COMPRA
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA
AGENDA Y
ENTREGA DEL
MATERIAL
ENVO ORDEN DE
COMPRA
REVISIN Y RECEPCIN DE
MATERIAL (ALMACN Y/O
USUARIO)
FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIN A
SATISFACCIN (ALMACN
Y/O USUARIO)
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL
ENTRADA AL
ALMACEN.
NO
SALIDA DE
ALMACEN.
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
FIN
2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO:

Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las reas administrativas y acadmicas diferentes a las
compras de tangibles, tales como: fumigacin; mantenimientos de equipo de cmputo, lavado de tanques, tapetes,
manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de oxgeno, adquisicin y/o
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renovacin de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones, mantenimiento de elementos e

instalaciones de la Universidad, entre otros.
2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):*
1.Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo
de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del
servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en
estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano segn corresponda**
Nota: *Habr excepcin para generar suministro en los siguientes casos:
USUARIO
adquisiciones del campus universitario: alimentos para animales, certificaciones
1
SOLICITANTE
entre otros.
bonos para rifas de los diferentes eventos.
compras espordicas para lo cual se solicitara un oficio debidamente aprobado.
El usuario podr adjuntar cotizacin.
**En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se
notifique al correo del jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre
de la persona que quedar autorizado para firmar.
PERSONAL DE 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
2
COMPRAS Y
director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y enva correo electrnico
SUMINISTROS a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el nmero de suministro (pedido).
GENERACIN DE REQUISICIN
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de
costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la
PERSONAL DE justificacin de la solicitud.
3
COMPRAS Y
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un nmero de requisicin de
SUMINISTROS compra, el cual es informado por correo electrnico al usuario solicitante y al
personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario Registro de
pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo
electrnico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias
evidenciadas.
SOLICITUD DE COTIZACIN:
el nmero de requisicin generado para el suministro radicado por el rea
PERSONAL DE
solicitante.
4
COMPRAS Y
2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro solicitud
SUMINISTROS
de Cotizacin de Productos CDIGO: R-07-11CP.
2.1 No solicita cotizacin porque la suministrada por el usuario se ajusta a las
necesidades de la Universidad.
PRESENTACIN DE COTIZACIN*:
1. Consulta la informacin contenida en el Registro cotizacin de productos
CDIGO: R-07-11CP enviada por correo electrnico.
5
PROVEEDOR 2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos envindola por correo
electrnico.
Nota: *No aplica para los casos en que la cotizacin suministrada por el usuario se
ajusta a las necesidades de la Universidad.
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REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:

1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a travs del correo
electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y
condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la
PERSONAL DE compra*.
COMPRAS Y
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran,
SUMINISTROS como por ejemplo temas de proyectos integrados.
PERSONAL DE GENERACIN SOLICITUD DE PAGO:
COMPRAS Y
1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotizacin y/o el documento que
SUMINISTROS soporte el suministro.
APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin y/o documento soporte verificando que la
JEFE DPTO. 2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente
DE COMPRAS aprobacin por parte del autorizador del gasto.
2.1 Si el cuadro de adjudicacin y/o documento soporte no es aprobado da la
instruccin para que se anule la solicitud de pago y se notifique por correo
electrnico al usuario.
PERSONAL DE ENVO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR:
COMPRAS Y
1. Informa al proveedor mediante correo electrnico adjuntando la solicitud de pago
SUMINISTROS escaneada.
PROVEEDOR
PRESTACIN DEL SERVICIO:

1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestacin del servicio y
este a su vez informa al Usuario Solicitante
VERIFICACIN DE SERVICIO PRESTADO:

1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las caractersticas solicitadas, de
acuerdo a la orden de servicio.
USUARIO
1.1. Si est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de
SOLICITANTE recibido a satisfaccin, nicamente si est autorizado de acuerdo al formulario
entregas almacn.
1.2. De lo contrario, no firma ningn documento de recibido a satisfaccin y no se da
por aceptado el servicio.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de
PROVEEDOR
pago (orden de servicio) adjuntando la remisin, acta de entrega o documento
soporte firmado a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con la
solicitud de pago (orden de servicio) y que se encuentre adjunta la remisin, acta de
entrega o documento soporte firmada a satisfaccin por el usuario.
PERSONAL DE
2. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes
COMPRAS Y
casos:
SUMINISTROS
especificado en la solicitud de pago.
2.2. No se encuentre adjunta la
remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
PERSONAL DE TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
COMPRAS Y
1. Realiza el consolidado de los documentos para trmite de pago (Factura o cuenta
SUMINISTROS de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro
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2. Diligencia en Excel el formato pagos presupuesto.
JEFE DPTO. REVISIN DE PAGOS:
DE COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato pagos presupuesto.
PERSONAL DE RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
COMPRAS Y
1. Hace entrega al rea de presupuesto los documentos para su respectivo trmite
SUMINISTROS de pago.
2.3.2.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIN
PRESENTACIN
DE COTIZACIN
REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIN
SOLICITUD DE
PAGO
APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
NO
ENVO SOLICITUD
DE PAGO AL
PROVEEDOR
PRESTACIN DEL
SERVICIO
VERIFICACIN
DE SERVICIO
PRESTADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
SI
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
FIRMA DE
REMISIN ACTA
DE ENTREGA
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
NO
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
FIN
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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR

BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual
entre otros.
2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de Informacin Iceberg/
mdulo de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas
propias del material bibliogrfico, luego procede a enviar a los correos electrnicos
compras@ugc.edu.co , solicitudes.compras@ugc.edu.co el nmero de los
USUARIO
suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la
1
SOLICITANTE
compra.
El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la
compra de este material.
Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al
correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la
persona que quedara autorizado para firmar.
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, y centro de costos sean
PERSONAL DE los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin
2
COMPRAS Y
de la solicitud.
SUMINISTROS
3. Si todos los datos son correctos:
3.1 Realiza el ingreso de la informacin en el formulario Registro de pedidos
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PROVEEDOR
USUARIO
SOLICITANTE Y
ALMACN
3.2 Si los datos son incorrectos informa por correo electrnico al usuario solicitante,
las inconsistencias evidenciadas.
ELABORACIN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el
suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de
este material.
ENVI ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
1. Enva por correo electrnico la orden de compra escaneada al proveedor con
copia al Departamento de Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisin, acta de
entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro.
REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacn fecha de entrega del material
bibliogrfico por parte del proveedor.
2. El usuario solicitante recibe el material bibliogrfico en compaa del personal de
almacn, verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra.
2.1 si est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de
recibido a satisfaccin, nicamente si est autorizado de acuerdo al formulario
entregas almacn.
2.2 Devuelve el producto segn sea el caso.
3. El personal del almacn recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la
informacin coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin,
acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario. No se
recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
especificado en la orden de compra
3.2. No se encuentre adjunta la
PERSONAL DE
ALMACEN
PERSONAL DE
ALMACN
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PERSONAL DE
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SUMINISTROS
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
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remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
4. El personal de almacn realiza la entrada de almacn a travs del sistema de
informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de
factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte.
SALIDA DE ALMACN:
anexando como soporte la remisin firmada a satisfaccin por parte del Usuario
Solicitante.
pago.
revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro
RECEPCIN DE PAGOS:
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
pago.
BIBLIOTECA
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PROVEEDOR
INICIO
GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
ELABORACIN
ORDEN DE
COMPRA
ENVI ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).
RECEPCION DE
DOCUMENTOS.
ENTRADA DE
ALMACEN.
ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA
SALIDA DE
ALMACN
TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
NO
REVISIN DE
PAGOS
SI
RECEPCIN DE
PAGOS
RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE
FIN
2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS:

Este procedimiento aplica en la adquisicin de adecuaciones para la planta fsica, oficinas abiertas, entre otros. Las
solicitudes de suministro son generadas por el Departamento de Planta Fsica.
2.3.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
USUARIO
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a
1
SOLICITANTE
proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la
visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
PERSONAL DE CITACIN A PROVEEDORES:
2
COMPRAS Y
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
SUMINISTROS
PROVEEDOR
USUARIO
SOLICITANTE
PROVEEDOR
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
USUARIO
SOLICITANTE/
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
10
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
CDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
14
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:

1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin,
indicando el personal que asistir y su respectivo documento de identificacin.
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y en lo posible,
un representante del Departamento de Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al
proveedor sobre el producto y/o servicio que requiere.
PRESENTACIN DE COTIZACIONES:
1. Enva las cotizaciones al correo electrnico del personal designado en el
Departamento de Compras.
RECEPCIN DE COTIZACIONES:
1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el
Departamento de Planta Fsica para la elaboracin del cuadro de adjudicacin.
ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACION Y SUMINISTROS
1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicacin*con las cotizaciones que
cumplieron con las especificaciones.
2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a travs del sistema de
informacin Iceberg/mdulo de suministros
3. Radica la solicitud de suministro (pedido) fsicamente en el Departamento de
Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por
el Director **
Nota:*
** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al
correo del Jefe de compras con copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la
persona que quedara autorizada.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del
director registrada en el listado de firmas y
enva correo electrnico a solicitudes.compras@ugc.edu.co informando el nmero
de suministro (pedido)
GENERACION DE REQUISICIN
completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro
de costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones
contenga la justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un nmero de requisicin
de compra, el cual es informado por correo electrnico al usuario solicitante y al
personal encargado de realizar la adquisicin; posteriormente es incluido en el
formulario Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por
correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras las
inconsistencias evidenciadas.
GENERACION DE ORDEN DE COMPRA:
el nmero de requisicin generado para el suministro radicado por el
Departamento de Compras.
11
JEFE DPTO DE
COMPRAS
12
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
13
PERSONAL DE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
14
PROVEEDOR
15
USUARIO
SOLICITANTE
16
PROVEEDOR
17
PERSONAL DEL
ALMACEN
18
PERSONAL DE
ALMACEN
19
PERSONAL DE
ALMACEN
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2. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg al proveedor

que cumpli con las condiciones requeridas y deja el documento en estado
grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente
aprobacin por parte del autorizador del gasto.
APROBACIN DE ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a travs del sistema de informacin iceberg la orden de compra, que
previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobacin
escrita de los autorizadores de gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el
ordenador del gasto y se informa por correo electrnico al usuario.
ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante el correo electrnico el nmero de orden de
compra que le ha sido asignada para su consulta a travs del Portal de
Proveedores o se enva escaneada con copia al Departamento de Planta Fsica.
PROGRAMACIN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO:
1. Coordina con el Dpto. de planta fsica las condiciones de entrega de los
productos y obra civil.
2. Realiza entrega del producto y /obra civil, de acuerdo a lo establecido en la
orden de compra, bajo seguimiento realizado por el Departamento de Planta
Fsica.
RECEPCIN OBRA CIVIL Y/O PRODUCTO:
1. Revisa que la obra civil y/o producto entregado por el proveedor cumpla con las
condiciones y lo establecido en la orden de compra, si est correcto firma a
satisfaccin la remisin y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto o
no recibe a satisfaccin el servicio segn sea el caso.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de
compra o solicitud de pago (orden de servicio), remisin y/o acta de entrega
firmada a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con
la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin y/o acta de entrega
firmada a satisfaccin por el usuario. No se recibir la factura o cuenta de cobro si
se presenta alguno de los siguientes casos:
especificado en la orden de compra
1.2. No se encuentre adjunta
la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por parte del usuario.
2. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de
acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de factura, cuenta de cobro,
remisin, acta de entrega o documento soporte.
SALIDA DE ALMACN:
anexando como soporte la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por
parte del Usuario Solicitante.
pago.
revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra,
cuadro de adjudicacin o documento soporte aprobado).
.
20
PERSONAL DE
COMPRAS
21
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
22
PERSONAL DE
COMPRAS
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RECEPCIN DE PAGOS:
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de listado de pagos.
pago.
NOTAS ACLARATORIAS:
Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran
registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a
participar de las citaciones y cotizaciones.
Se requerir solo de una (1) cotizacin cuando :
La adquisicin del producto o servicio no supere la cuanta de $1.500.000.

Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo.
Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecucin.
Existan negociaciones de largo plazo.
2.3.4.2.FLUJOGRAMA
USUARIO SOLICITANTE
PROVEEDOR
CDIGO
P-07-04CS
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01/11/2016
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INICIO
SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES
CITACIN A
PROVEEDORES
REUNIN O
RECORRI DO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
PRESENTACIN DE
COTIZACION ES
RECEP CION DE
COTIZACION ES.
ELABORACIN DE CUADRO
DE ADJUDICACIN EN
COMP AA DEL USUARIO
GENERACION DE
SUMINISTROS.
REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SE LE IN FORMA AL
USUARIO
SI
CONSU LTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE COMP RA
APROBACIN
CUADRO DE
ADJUDICACIN O
DOCU MEN TO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIN DE
ORDEN DE COMP RA
ENVO DE ORDEN DE
COMP RA AL
PROVEEDOR
PROGRAMACIN Y
ENTREGA DE OBRA
RECEP CIN DE OBRA
NO
SI
FIRMA REMISIN O
ACTA DE ENTREGA
ENTREGA DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
RECEP CIN DE
DOCU MEN TOS
ENTRADA DE
ALMACEN.
ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS
SALIDA DE ALMACN
TRMITE DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO
NO
RECEP CIN DE
PAGOS
REVISIN DE
PAGOS
SI
RADICACIN DE
PAGOS EN EL REA
CONTABLE
FIN
CDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
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2.4. EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS:

Con el fin de conocer la percepcin de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la Encuesta
Satisfaccin Gestin de Compras la cual est diseada para medir la calidad y oportunidad del servicio prestado por el
personal de compras.
La aplicacin de la encuesta se realiza semestralmente a las reas filtro quienes son nuestros principales usuarios,
teniendo en cuenta que consolidan las necesidades de la Universidad. El resultado de las mismas es medido a travs
del indicador de satisfaccin del cliente. A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los
usuarios y plantear planes de accin frente a las debilidades encontradas en el servicio.
2.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No
RESPONSABLE
PERSONAL DE
COMPRAS
USUARIO
PERSONAL DE
COMPRAS
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENVO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS:
1. Enva el correo electrnico con el link a las reas filtro para su
diligenciamiento.
Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el
Jefe del Departamento de Compras.
DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA:
1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de
retroalimentar sobre las oportunidades de mejora para el Departamento de
Compras.
ANLISIS DE DATOS:
1. Realiza tabulacin de la informacin.
2. Analiza los datos.
3. Actualiza el indicador.
4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos.
RESULTADO:
1. Analiza el resultado obtenido.
2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las
actividades a ejecutar.
CDIGO
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FECHA
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2.4.1.2. FLUJOGRAMA
EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS
PERSONAL DE COMPRAS
USUARIO
JEFE DE COMPRAS
INICIO
ENVO DE LA
ENCUESTA A LOS
USUARIOS
DILIGENCIAMIENTO
DE LA ENCUESTA
ANLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIN DE
LA INFORMACIN
ANALIZAR LOS
DATOS
ACTUALIZAR
INDICADOR
REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS
RESULTADO
ANALIZA
RESULTADOS
PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA
FIN
2.5. DEFINICIONES:
AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y acadmicas en las que se centran las
solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio.
COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuanta ($90.000) que no requieren
aprobacin del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes
procedimientos de adquisicin.
COTIZACIN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta econmica
y condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al
proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la mxima autoridad de la Universidad para aprobar una
compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurdica que cumpliendo los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias
usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o
bienes intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de informacin Iceberg para solicitar un bien
o servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros
(pedidos) en el sistema de informacin Iceberg.
CDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
14
2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011
Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006.
Listado de firmas digitales en PDF
Resolucin 17118 de Octubre 16 de 2014
Formulario entregas almacn
3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV.
FECHA
DESCRIPCIN
01/07/2010
Emisin inicial
1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del
departamento de compras y suministros.
2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y
publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra.
Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones
Planta Fsica,
igualmente se disgreg en dos procedimientos las
adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de
proveedores y literal 2.7 por inclusin de nuevas lneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores
22/11/2010
01/09/2011
24/01/2012
01/03/2012
22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte
clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la
Secretara del proceso de Compras y suministros
Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de
inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga
compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las
que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se
les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin
bancaria.
Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de
la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para
realizar esta compra son los siguientes:
17/06/2013
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de

proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y
Suministros.
Literal 2.1.3 2.1.4 se eliminaron porque se cre un documento para realizar
la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.
Literal 2.3
CDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
14
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o

servicio que se compre:
- Adquisicin de compras en general
- Adquisicin de servicios en general
- Adquisicin para biblioteca
- Adquisicin de obra civil e inmobiliario
- Adquisicin publicidad impresa
- Adquisicin elementos para bienestar universitario
- Adquisicin para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para
realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.
21/09/2013
31/03/2014
01/06/2014
10
10/07/2014
11
27/10/2014
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o
servicio que se compre:
- Adquisicin de compras en general
- Adquisicin de servicios en general
- Adquisicin para biblioteca
- Adquisicin de obra civil e inmobiliario
- Adquisicin publicidad impresa
- Adquisicin elementos para bienestar universitario
- Adquisicin para centro de medios audiovisuales
- Adquisicin de material para eventos (nuevo)
- Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo)
- Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de
proveedores (Sello de evaluacin), se eliminan las palabras Sello de
evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
Se realiza cambio en todos los procedimientos
Se genera procedimiento para tratamiento de devolucin de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantas. Se incluye el
registro de garantas.
Actualizacin de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman
el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se aade Habr eventos
que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato
CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser
considerados extraordinarios; pero debern contener la firma de autorizacin
de la Vicerrectora Administrativa en el documento soporte de la compra,
factura, cuenta de cobro o equivalentes (ser opcional el diligenciamiento del
registro)
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS
POR DESARROLLO HUMANO: se aade hacer firmar el listado de entrega
de dotacin
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS
POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto)
Se aade VERIFICACION: La verificacin del producto estar a cargo del
usuario que solicita el elemento, pues l es quien lo va usar y
CDIGO
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
14
conoce las caractersticas tcnicas. Esta actividad aplica para

aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de
sus solicitudes se les asigne un procedimiento especfico. Para las
dems compras la verificacin estar a cargo del personal de
almacn y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al
personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se ampli la aplicacin de la encuesta para
todas las reas de la universidad, ya que solo se realizaba a las reas filtro
La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que se tiene
de la gestin de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en
relacin al producto o servicio entregado a las areas de la universidad
Se aaden la definicin de AREAS FILTRO: Son aquellas a travs de las
cuales se solicitan elementos especficos teniendo en cuenta que son ellas
quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
Se cambia las cuantas para aprobacin de compras de gasto:
Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora
Administrativa, quien emitir y entregar a los autorizadores del gasto para
las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolucin No. 17118 del 16 de octubre de
2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de 2011.
Compras de caja menor:
Se modifica el literal d. no requiere evaluacin de proveedores.
Compras caja menor por eventos:
Eliminacin del procedimiento.
12
20/08/2015
Adquisicin de compras en general:

Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de
publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario,
elementos solicitados por servicio mdico, elementos solicitados por
Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para
proyectos de laboratorios.
Adquisicin para elementos solicitados por Biblioteca:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepcin de pagos, revisin de pagos y radicacin en el rea contable.
Adquisicin para obra civil y proyectos inmobiliarios:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de
recepcin de pagos, revisin de pagos y radicacin en el rea contable.
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacn.
Tramites de garantas:
Eliminacin de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de
almacn.
Evaluacin de la gestin de compras:
Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.
13
01/04/2016
01/11/2016
P-07-04CS
FECHA
01/11/2016
VERSIN
14
Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin

se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados
en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios
enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.
Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de
informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las especificaciones
tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego procede a
radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en estado
confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*
14
CDIGO
Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el

almacn o enviar al correo electrnico solicitudes.compras@ugc.edu.co,
en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o
decano segn corresponda*.
Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introduccin.

Manual Procedimientos Compras Suministros

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CDIGO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

OBJETIVO DEL MANUAL:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2.3. GESTIN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES O SERVICIOS:

2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL:

RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

Sea proveedor nico para la compra.

Corresponda a una legalizacin.

Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL

2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

renovacin de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones, mantenimiento de elementos e

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:

PRESTACIN DEL SERVICIO:

VERIFICACIN DE SERVICIO PRESTADO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA

2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg al proveedor

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

Se requerir solo de una (1) cotizacin cuando :

La adquisicin del producto o servicio no supere la cuanta de $1.500.000.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

RECEP CIN DE OBRA

ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2.4. EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

conoce las caractersticas tcnicas. Esta actividad aplica para

Adquisicin de compras en general:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin

Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el

Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introduccin.

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