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GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

SUB GERENCIA DE TESORERIA

DIRECTIVA

N OO 1-2016-MDT

NORMAS PARA EL MANEJO, OTORGAMIENTO,

CONTROL y RENDICIN DEL FONDO PARA CAJA
CHICA.
I.

OBJETIVO
La presente Directiva, tiene por objetivo Establecer los
procedimientos y aspectos tcnico normativos relacionados
con la apertura, manejo, utilizacin, rendicin y liquidacin
del FONDO PARA CAJA CHICA de la MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE EL TIGRE.

II.

FINALIDAD.
Racionalizar
la
administracin
del
dinero
en
efectivo y optimizar la oportuna atencin de los
gastos menudos y de rpida cancelacin y que
por
sus
caractersticas
no pueden ser
debidamente
programados
para
efectos
de
su pago mediante cheque.
Precisar las responsabilidades del Personal que
interviene en la gestin y ejecucin de estos fondos.

III.

ALCANCE.
Las
normas
Directiva son
del fondo para
Caja Chica de
MUNICIPALIDAD

que
se
establecen
en
la
presente
de aplicacin obligatoria al responsable
Caja Chica y los usuarios
del fondo de
todas las dependencias que integran la
DISTRITAL DE EL TIGRE.

Las normas contenidas en la presente Directiva son de

cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los
funcionarios y servidores pblicos, independientemente de
su rgimen laboral o contractual de la Municipalidad Distrital
de El Tigre.
La presente Directiva no es limitativa en cuanto al
cumplimiento
de las
normas
establecidas
por
el
Sistema Nacional de Tesorera, slo precisa o detalla,
segn el caso, aquellos aspectos que son de mayor inters
y atencin en la Municipalidad Distrital de El Tigre. En
consecuencia,
las
autoridades
o funcionarios
responsables,
antes de ejecutar alguna accin que
concierne a la disponibilidad de fondos en efectivo no
explicitada en
esta
Directiva, bajo
responsabilidad,

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previamente
deben
revisar
las
normas
que
se
mencionan en la base legal
de
la
misma
y/o
efectuar
las
consultas
a los
rganos competentes
de la Municipalidad Distrital de El Tigre.
IV.

RESPONSABLES.
Son responsables
de la aplicacin, cumplimiento y
control del fondo para caja chica, segn corresponda: El
gerente de la Gerencia Administracin y Finanzas, el S u b
G e re n t e d e Te s o re r a , el Responsable del Manejo y
Administracin de Fondos de Caja
Chica adems de
los Gerentes y Sub Gerentes de todas las dependencias
u rganos de la Municipalidad Distrital de El Tigre que
autorizan el retiro de Caja Chica.

V.

BASE

LEGAL

Ley N 28112, Ley Marco de

Financiera del
Sector Pblico, y modificatorias.

la

Ley N 28693
Ley del
Sistema
Tesorera, y modificatorias.

Administracin

Nacional

de

Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de

Presupuesto
Ley N 30372 Ley del Presupuesto del Sector Pblico
para el
Ao Fiscal 2016.

Directiva de Tesorera
aprobado con
R.D. N 002-2007-EFj77.15,

001-2007-EF/77.15,

y modificatorias.

Resolucin Directoral N 001-2011-EF/77.15, Dictan

disposiciones
complementarias a la Directiva de
Tesorera aprobada
por
la
R.D.
N
002-2007EF/77.15 y sus modificatorias.
Resolucin
Directoral
N
004-2011-EF/77.15,
Modifican el literal b. del numeral 10.4 del artculo 10
de la Resolucin Directoral N 001-2011-EF/77.15.
Resolucin Directoral N 026-80-EF/77. 15, que aprueba
las Normas Generales del Sistema de Tesorera - NGT06: "Uso del Fondo para
Caja Chica" y NGT- 07:
"Reposicin Oportuna del Fondo para Pagos en
Efectivo y del Fondo para Caja Chica".

VI.

Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT,

Reglamento de Comprobantes de Pago, ampliatorias y
modificatorias.

DISPOSICIONES

ESPECFICAS

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La gestin y atencin de estos Fondos lo realizar la

Municipalidad
Distrital de El Tigre a travs de la Sub Gerencia de
Tesorera.
6.1

DE LA APERTURA DEL FONDO

6.1.1

El documento sustentatorio para la apertura del

FONDO PARA CAJA CHICA es la Resolucin de
Alcalda,
mediante el cual se designa al
responsable de la administracin del Fondo para
Caja Chica.

6.1.2
Caja

La

Resolucin de Autorizacin del Fondo p a r a

Chica fundamentalmente deber contener:

Monto total del Fondo, desagregado por

Fuentes
de
Financiamiento
para
gastos
corrientes y de inversiones.
Nombres y Apellidos del Responsable de la
Administracin del Fondo para Caja Chica.

Monto mximo para cada retiro y j o

adquisicin.

6.2

DE LA HABILITACION DEL FONDO

VI.2.1

Las habilitaciones de fondos al responsable del Manejo,

Otorgamiento, Control y Rendicin del Fondo de Caja
Chica de la Municipalidad Distrital de El Tigre, para cada
ejercicio fiscal se efectuarn de acuerdo a lo
solicitado por los Gerentes, Sub Gerentes, con
sujecin a la disponibilidad presupuestal y
financiera; los cuales sern evaluados por las Sub
Gerencias de Tesorera y Contabilidad el mismo que
ser atendido mediante cheques
girados a
nombre del Responsable del fondo para Caja Chica.
El requerimiento se efectuara de acuerdo a la
Resolucin de Habilitacin de Caja Chica, previa
solicitud de las reas usuarias; detallando la
Secuencia Funcional y el Rubro de Financiamiento
de acuerdo al POI, justificando
los gastos a
realizar.

6.2.2 El Responsable de la Administracin del Fondo

para Caja Chica, otorga a su vez habilitaciones a
los usuarios del Fondo mediante Autorizacin de
Retiro de Caja Chica (ANEXO 01); en los que

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detallarn los gastos a ejecutar

solicitado, adems de:

el

monto

Autorizacin del funcionario de mayor jerarqua

de la Sub Gerencia y/o dependencia a la que
pertenece, quien a su vez asume la condicin de
responsable solidario de la rendicin de la
habilitacin de Caja Chica.
Visacin de la Sub Gerencia de Tesorera dando
conformidad de la disponibilidad de Fondos; y
El visto bueno de la Gerencia de Administracin y
Finanzas.
6.2.3 El Responsable de la Administracin del Fondo
para Caja Chica; habilitar fondos por concepto de
Pasajes y Viticos y/o Racionamiento siempre que
sea imprevista y de carcter urgente; es decir, que
los viajes no hayan podido ser debidamente
programados.
La liquidacin de los Pasajes y Viticos o
Racionamiento lo generar la Gerencia de
Administracin y Finanzas dependiendo el lugar de
viaje y la duracin; adems de la oferta y la
demanda del transporte vigente.
Para su atencin, debern adjuntar el documento
de autorizacin de viaje, autorizado previamente
por el funcionario
de mayor jerarqua de la
Gerencia y/o dependencia a la que pertenece
adems de la Autorizacin de la Gerencia de
Administracin y Finanzas conjuntamente con la
Autorizacin de retiro de Caja Chica (Anexo O 1) y los
requisitos sealados en el Numeral 6.2.2.
6.2.4 El Responsable de la Administracin del Fondo
para Caja
Chica, mantendr un archivo
cronolgico y numerado de todos
los recibos de
Habilitacin as como de los Pendientes de
rendicin; debiendo informar a travs de la Sub
Gerencia
de
Tesorera
a
la
Gerencia
de
Administracin y Finanzas la relacin de los
servidores que no han cumplido con rendir
documentadamente y apropiadamente en el
plazo establecido de 02 das hbiles, para el
descuento de cualquier retribucin econmica
que perciba, de acuerdo a la autorizacin suscrita
por el usuario.
Los usuarios
del Fondo para Caja Chica,
no podrn solicitar nuevas habilitaciones si
mantienen
a
su
cargo rendiciones de
cuentas por habilitaciones anteriores.

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6.2.5
El
monto
mximo
solicitado
para
adquisiciones de bienes y prestaciones de servicios
para cada pago con cargo a caja chica ser hasta la
suma de TRESCIENTOS SOLES (S/. 300.00).
6.3

DE LA RENDICIN DEL RESPONSABLE (USUARIO) DEL

FONDO PARA CAJA CHICA.
6.3.1 El usuario del Fondo de Caja Chica, debe
presentar su rendicin al Responsable de la
Administracin del Fondo para Caja Chica
como mximo a los 02 das hbiles de haber sido
habilitado mediante el Anexo 01; cindose
estrictamente al detalle y a los montos para el
cual
fue
autorizado,
siendo
de
entera
responsabilidad del usuario y d e los jefes
inmediatos que lo autorizan.
Se
reconoce
como
documentacin
sustentatoria del gasto los comprobantes de
pago
establecidos en la Ley Marco de
Comprobantes de Pago Decreto Ley N 25632,
reglamentado
por
el
Reglamento
de
Comprobantes
de
Pago
aprobada
por
Resolucin
de Superintendencia N 00799/SUNAT y sus modificatorias, en originales y
debidamente cancelados; los cuales debern de
ser emitidos a nombre de la Municipalidad
Distrital de El Tigre consignando el RUC
20220897908 y la Direccin: Calle Portugal
N 2020, estos ltimos dos datos dependern
de acuerdo
al comprobante de pago a
presentar, siendo los siguientes:
Factura.
Boletas de Venta.
Recibo por Honorarios.
Tickets de Venta o Cinta Emitidas por
Mquinas Registradoras.
Recibo de Pago de Tasas y Otros.
Los comprobantes de pago debern
debidamente llenados y legibles.

estar

Slo se aceptarn Declaraciones Juradas de

Gasto (ANEXO02) por Movilidad Local y
excepcionalmente
en
casos,
lugares
o
conceptos por los que no sea posible obtener
posible la obtencin de algunos de los
documentos sealados en el Reglamento de
Comprobantes de Pago.

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6.3.2 Cada Comprobante de Pago y/o Declaracin

Jurada deber de contener en una parte visible
lo siguiente: La Secuencia Funcional, el Rubro
de Financiamiento y la Especfica del Gasto
para el cual se le habilit; adems de:
La sustentacin del Gasto (debiendo tener
en cuenta los criterios de veracidad y
economa).
Nombres y Apellidos con la Firma del
Responsable del Gasto.
Nombres y Apellidos con la Firma y Sello o
Post firma del Jefe Inmediato.
Visto Bueno de la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
Visto Bueno de la Sub Gerencia de
Tesorera.
6.3.3
Queda
terminantemente
prohibido
rendiciones que no hayan sido atendidos
mediante la Autorizacin de Retiro de Caja
Chica (ANEXO01), y visados por la Sub
Gerencia de Tesorera y la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
6.3.4 Los documentos que sustentan la rendicin no
sern admitidos por montos mayores a lo
sealado en el Numeral 6.2.5 ni cuando
contengan borrones y/o enmendaduras.
6.4

DEL MANEJO Y UTILIZACIN DEL FONDO

6.4.1 Como medida de seguridad, el Responsable
de la Administracin del Fondo para Caja Chica,
deber contar con caja de seguridad para la
custodia de los fondos otorgados, cuya llave
ser manejada nicamente por el responsable.
6.4.2 Es responsabilidad del Responsable de la
Administracin del Fondo para Caja Chica el
buen manejo de fondos Habilitados; por lo que
deber informar a la Sub Gerencia de Tesorera
las habilitaciones pendientes de rendicin para
los descuentos respectivos, 10 das hbiles
antes que culmine el mes.
6.4.3 Las operaciones financieras se registrarn y
mantendrn
actualizados
en
forma
cronolgica, debiendo de mantener un archivo
de las Autorizaciones de retiro de Caja Chica; as
mismo el control de movimiento del Fondo se
llevar independientemente por cada Oficina

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o Dependencia y por especficas

conforme a las habilitaciones.

de gasto

6.4.4 El Fondo para Caja Chica se destinar nica y

exclusivamente para atender e l pago de
gastos urgentes y
menudos
de
rpida
cancelacin que por su caracterstica no
p u e d e n s e r programados para efectos de su
pa g o mediante cheque.
6.4.5 As mismo se destinara Fondo para Caja
Chica excepcionalmente para pasajes y
viticos y/o racionamiento al interior del
Distrito de El Tigre previa autorizacin de la
Gerencia de Administracin y Finanzas.
VII.

VIII.

DE LA PROHIBICIN DE PAGO EN EFECTIVO.

7.1

Est prohibido la conformacin de fondos especiales

de la naturaleza o caracterstica similares al Fondo
para Caja Chica, cualquiera sea su denominacin,
finalidad o fuente de financiamiento.

7.2

Est prohibido el retiro de dinero en efectivo para

acciones distintas de las establecidas en la presente
Directiva, a s como otorgar habilitaciones a personas
que no tengan vnculo laboral con la institucin.

DE LA REPOSICIN DEL FONDO.

8.1

El Responsable de la Administracin del Fondo para

Caja Chica presentar la Rendicin d e Cuenta
Documentada a la Gerencia de Administracin y
Finanzas
(Control
Previo)
segn
las
Normas
establecidas en el Numeral 6.3 de la presente
Directiva utilizando el formato "Rendicin del Fondo
para Caja Chica" (Anexo 03) adjuntado los documentos
sustentatorios para su verificacin; quien a su vez,
dar el trmite administrativo
correspondiente
para su Habilitacin oportunamente, con los que se
atender las necesidades que se requieran.

8.2

El formato Rendicin del Fondo para Caja Chica debe

de contar con la visacin del Sub Gerente de Tesorera
adems de la firma y posfirma del Responsable del
Fondo para Caja Chica para ser presentado a la
Gerencia de Administracin y Finanzas para su
revisin y visacin.

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8.3 El rea de Control Previo, es la encargada de revisar las

rendiciones de cuentas visando los documentos de
gastos y las rendiciones en seal de conformidad as
como derivndolas a la Sub Gerencia de Contabilidad
para la afectacin del reembolso
o rendicin
definitiva.
8.4 Se podr gestionar la reposicin del fondo asignado
mensualmente en un mximo de hasta tres veces el
monto inicial habilitado por Sub Gerencia o
dependencia (secuencia funcional). Siempre y
cuando se haya hecho uso a ms del 60%; con la
finalidad de efectuar el trmite de reposicin y pueda
seguir haciendo uso de los mismos para cubrir las
necesidades prioritarias.
8.5

La habilitacin del Fondo para Caja Chica no est sujeto

al tiempo, sino a los requerimientos de su empleo,
pudiendo ser empleada la cantidad sealada en el
numeral 8.3 de acuerdo a sus necesidades y cuando
cuenten con disponibilidad Financiera y Presupuestal.

8.6 Se podrn habilitar Fondo para Caja Chica slo hasta el

ltimo da hbil del mes de Noviembre, lo posterior
ser slo para trmite administrativo por cierre de
ejercicio fiscal.

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IX.

DE LA SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DEL FONDO.

9.1

La Gerencia de Administracin y Finanzas

dispondr, cuando estime por conveniente, arqueos
sorpresivos a los fondos a cargo del responsable de la
Administracin del Fondo para Caja Chica, mediante
la Sub Gerencia de Tesorera y la Sub Gerencia de
Contabilidad levantando el Acta Correspondiente.

9.2 La Sub Gerencia de Tesorera, podr disponer se

practiquen arqueos sorpresivos a los fondos a cargo
del responsable de la Administracin del Fondo para
Caja Chica, por lo menos una vez al mes levantando
el Acta Correspondiente.
9.3 El procedimiento para la liquidacin del Fondo s er
similar a lo establecido en el Numeral 6.3 de la
presente Directiva; con la diferencia que no se
solicitar la reposicin, sino la contabilizacin de las
Rendiciones presentadas, revirtiendo los fondos no
utilizados mediante la Papeleta del Depsito o T6 ante
el Banco de la Nacin, siendo responsabilidad del
responsable de la A dministracin de Fondo para Caja
Chica.
X. DISPOSICIONES FINALES
10.1 Los Funcionarios y/o Servidores responsables de
cada Gerencia y Sub Gerencia estn encargadas de
hacer cumplir dentro de su mbito de la presente
Directiva.
10.2 Los Formatos que forman parte de la presente
directiva son:
Anexo 01: Autorizacin de Retiro de Caja Chica.
Anexo 02: Declaracin Jurada de Gastos.
Anexo 03: Rendicin del Fondo Para Pagos en
Efectivo.
10.3 La presente Directiva entra en vigencia a partir de la
fecha de su aprobacin.
Intuto, Enero del 2016.

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ANEXO
01
AUTORIZACION DE RETIRO DE CAJA CHICA
POR S/. ----------------.
Yo, ----------------------------------------------------------------------------------------,
He recibido del Fondo Fijo para Caja Chica de la Sub Gerencia de
Tesorera de la Gerencia de Administracin y Finanzas de la
Municipalidad Distrital de El Tigre la cantidad de
--------------------------------------------- Soles, importe que utilizare para
atender los gastos que detallo a continuacin:
SECUENCIA FUNCIONAL DE LA
GERENCIA O SUB GERENCIA
CONCEPTO DE LA HABILITACION (ESPECIFICAS DE GASTO)

FECHA DE RENDICION: -----------/----------/--------.

En caso de incumplimiento en la presentacin de la Rendicin
documentada en un plazo mximo de 05 das hbiles, el suscrito
AUTORIZA a la Sub Gerencia de Tesorera, para el descuento de mis
remuneraciones correspondiente al mes de: ----------------.
Intuto, ------- de ----------------- de 2016.

------------------------------Firma y Posfirma
Jefe Inmediato Superior
Solicitante

-----------------------------

VB Sub Gerencia de Tesorera

-----------------------Recib Conforme
DNI N________________.
Apellidos _______________________________
Nombres _______________________________
Cargo _________________________________
Oficina ________________________________
AUTORIZACION
DEL
EGRESO
DEL
FONDO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO.

----------------------------------------

VB Gerencia de Administracin y Finanzas.

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ANEXO 02
Yo ( consignar nombres y apellidos) con Documento de Identidad Nacional N -----------,
trabajador y/o Autoridad de la (detallar la dependencia u rgano al cual pertenece) de la
Municipalidad Distrital de El Tigre como (especificar cargo).
Declaro bajo juramento que los gastos efectuados en el desempeo y/o acciones de
-------------------, llevado a cabo en la ciudad y/o localidad -------------------- haber realizado
los gastos, de los cuales no me ha sido posibles obtener los Comprobantes de Pago
correspondientes; los mismos que detallo a continuacin:
N

FECHA

DESCRIPCION

IMPORTE

TOTAL S/.

En Fe de lo cual firmo la presente Declaracin Jurada.

Lugar y Fecha: Intuto, ---------, de -------------- de 2016.

----------------------------Firma del Trabajador

(Sello Post Firma).
DNI N -----------

-----------------------------

VB Jefe Inmediato Superior

----------------------------------------

VB Gerencia de Administracin y Finanzas.

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