PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin

obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y
pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones,
recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y

actividades realizados por el auditor.

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.

Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.

Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el

trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de
Control y dems normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para

prximas revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS

Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa

deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y

resmenes que sean necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos,
notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y
permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los
siguientes requisitos:

Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar
los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es
decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de
las materias examinadas.

Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente
con el hecho que se desee demostrar o refutar.

Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y

recomendaciones de la auditora.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern

proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el
uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a
personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados,
se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores
tamao carta.

Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles
de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de

cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y
Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna
recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin de
Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran

los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin,
normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin,
debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la

auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin,
funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una

auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin
deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del
Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas
correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de

la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de
auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona
que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las
conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la

Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, sub
analticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

1. Cdulas sumarias o de resumen

En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o

estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo
anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento,
antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de
Trabajo).

2. Cdula Analtica

Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o

movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que

permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y
que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretacin.

Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria.

En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de

algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte
de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del
costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones,
etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.

3. Cdulas Subanalticas

Por medio de las cdulas Subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cdula Subanalticas sera aquella en que se mostraran los saldos
mensuales de las cuentas de inversin.

4. Cdula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la

revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el
nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin.

5. Cdula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los
procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.

6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales,

ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de
comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de
Observaciones).

FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las

necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos
para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.

A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su
cometido:

a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para

que el lector pueda formarse una opinin.

b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y

sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y

sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
Subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir
el objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA

Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los

siguientes datos:

a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los
papeles de trabajo.

b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y

nombre del ente fiscalizador.

c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su
contenido y del alcance de la prueba.

f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o

rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso

de que durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la
cdula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida

por el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes
elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el

ente fiscalizador.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los

controles establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del

monto de los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y

remitan a otras cdulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan

principalmente los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la

cdula, para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.

b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial

para ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA

A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no
limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua general para su diseo y
elaboracin.

1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos

aplicados.

2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a

revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento
de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con
los contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.

9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los

correctos se escribirn en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por
eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.

11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las

pruebas.