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UNIVERSIDAD NACIONAL

SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO


Av. Centenario N 200 Telefax (043) 424821 Apartado 70
e-mail: planificacin@unasam.edu.pe
HUARAZ ANCASH PER

OFICINA GENERAL DE PLANIFICACION


UNIDAD DE PLANES Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DIRECTIVA
PARA LA ENTREGA Y RECEPCIN
DE CARGOS
ADMINISTRATIVOS ACADMICOS

2009

UNIDAD DE PLANES Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO

OFICINA GENERAL DE PLANIFICACION

DIRECTIVA PARA ENTREGA Y RECEPCION DE CARGOS EN LA UNASAM

TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1.- FINALIDAD
La presente tiene por finalidad, garantizar la transferencia de funciones y la
continuidad de las actividades acadmico administrativos, en salvaguarda de la
informacin, el acervo documentario y los bienes, que constituyen patrimonio de
la Universidad Nacional Santiago Antnez de Mayolo
Artculo 2.- OBJETIVO
Establecer lineamientos y procedimientos para la entrega y recepcin de cargos
del personal Directivo, Docente y personal administrativo, cualquiera sea su nivel
jerrquico, para garantizar el normal desarrollo de las actividades en las dependencias
acadmicas y administrativas de la UNASAM.
Artculo 3.- ALCANCE
La presente Directiva es de de cumplimiento obligatorio para Autoridades, personal
docente y personal administrativo de la UNASAM,
Artculo 4.-

BASE LEGAL

Decreto Supremo N 032-72-PM - Normas para el Servidor Pblico que renuncia


a su cargo.
Decreto Legislativo No. 276, Ley de bases de la Carrera Administrativa y el artculo
191 de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N. 005-90-PCM.
Decreto Legislativo No. 080-2001-PCM - Aprueban Reglamento de la Ley
que regula la publicacin de la declaracin jurada de ingresos, bienes y
rentas de funcionarios y servidores pblicos del Estado
Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley No. 27482, Ley que regula la publicacin de la declaracin Jurada de
ingresos y de bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del
Estado.
Ley No. 28175 - Ley Marco del Empleo Pblico.
Ley No. 27588 - Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades
de funcionarios y servidores pblicos, as como de las personas que prestan
servicio al Estado bajo cualquier modalidad contractual; y su Reglamento
aprobado por
Decreto Supremo No.019-2002-PCM.
TTULO II

DE LA ENTREGA Y RECEPCIN DE LOS DIRECTIVOS O PERSONAL ADMINISTRATIVO


Artculo 5.- El proceso de entrega y recepcin, se efectuar dentro de cinco ( 5 ) das de haber
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recepcionado la Resolucin del nuevo cargo o puesto de trabajo, debe


quedar
documentado en un acta administrativa y sus anexos, en la que intervendrn el
Directivo o personal o personal entrante y el Directivo o personal o personal saliente, y
un representante de la Unidad de Control Patrimonial.
Artculo 6.- El acta se firmar dentro de los cinco das hbiles siguientes al da en que el ex y actual
Directivo o personal recepcione la resolucin que da origen al proceso citado.
Los informes y anexos al acta sern firmados por quienes los elaboren y validados por
Directivo o personal que entregue la unidad administrativa correspondiente.
Artculo 7.- El acta de entrega y recepcin y sus anexos se elaborar por cuadruplicado:
Original
: Ser para la unidad acadmica o administrativa objeto de la
entrega y recepcin y, quedar bajo la custodia del Directivo o
personal que recibe;
Primera copia : Ser para el Directivo o personal que entrega,
2 y 3 copia
:
Se entregar a la Unidad de Control Patrimonial., quien
realizar
la verificacin fsica de los bienes e inmuebles y
equipos, levantando el Acta de entrega de recepcin de cargo.
Artculo 8.-

Cuando el Directivo o personal que entregue la unidad acadmica o administrativa


se niegue a firmar el acta dentro del plazo para el efecto fijado (cinco das), a quien le
corresponde recibir levantar acta circunstanciada al sexto da, con la asistencia de
dos testigos y con la participacin de un representante de la Unidad de Control
Patrimonial, en la que se har constar la negativa a firmar el acta de entrega y recepcin.

Artculo 9.-

Cuando el Directivo o personal, que reciba la unidad administrativa se niegue a firmar el


acta dentro del plazo para el efecto fijado, al Directivo o personal que le
corresponde entregar deber comunicar, al da hbil siguiente, ante el rgano de
Control Institucional la negativa de firmar el acta de entrega y recepcin.

Artculo 10.-

El Directivo o personal, que recibe podr solicitar por escrito aclaraciones o precisiones
a quien le entreg el cargo, dentro de los 10 das hbiles siguientes al de la firma
del acta. El servidor pblico que entreg tendr la obligacin de dar respuesta a las
mismas en un plazo igual, contado a partir del requerimiento.

Artculo 11.-

El Directivo o personal, que recibe debe proporcionar y permitir el acceso al ex


Directivo o personal que entreg, a los archivos que estuvieron a su cargo, cuando
se le requiera alguna aclaracin o precisin sobre el contenido del acta, informes,
anexos o dems elementos del proceso de entrega y recepcin.

Artculo 12.-

Lo dispuesto en este artculo, es sin perjuicio de la responsabilidad administrativa en que


pudiera haber incurrido el Directivo o personal saliente.

Articulo 13.-

El Directivo o personal saliente deber entregar al Directivo o personal entrante un


informe del estado de la situacin de la documentacin de la unidad acadmica o
administrativa en la que indicar lo siguiente:
13.1
13.2
13.3
13.4

Documentos
Documentos
Documentos
Documentos

recibidos;
atendidos;
en proceso; y
pendientes
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Artculo 14

El Directivo o personal entrante bajo responsabilidad, deber continuar la


aplicacin de las medidas correctivas pendientes, recomendadas por el rgano de
control institucional o sociedades de auditoria externa.
TTULO III

CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN DE LOS DIRECTIVOS Y PERSONAL


ADMINISTRATIVO
Artculo 15.- El acta de entrega y recepcin deber contener cuando menos:

Artculo 16

15.1

El avance de gestin y/o proyectos y dems asuntos en trmite


responsabilidad de la unidad acadmica o administrativa que se entrega y
recibe.

15.2

El estado de los recursos financieros y materiales, as como la situacin del


personal de la unidad acadmica administrativa que se entrega y recibe, si fuera
el caso.

15.3

La relacin de actividades a realizar, dentro de los diez das hbiles


siguientes, para atender los asuntos pendientes a cargo de la unidad
acadmica o administrativa que se entrega y recibe.

15.4

En su caso, la relacin de observaciones o recomendaciones pendientes de


solucin y de responsabilidades que deben atenderse, que hayan sido
formuladas o iniciados por la alta direccin u rgano de control
institucional, as como por aquellas observaciones formuladas por sociedades
de auditoria externa;

15.5

La manifestacin expresa del Directivo o personal que entrega la unidad


acadmica administrativa correspondiente, de que conoce los contenidos de los
anexos e informes que se acompaan al acta.

Para las actas de entrega y recepcin y sus anexos, se debern utilizar los formatos
que para el efecto establecer la Unidad de Control Patrimonial. En dichos formatos
se requerir:
16.1

Personal Administrativo, para el caso de Directivos, incluir la relacin del


personal administrativo a su cargo especificando la condicin (nombrado o
contratado) en que se encuentre el personal.

16.2

Recursos Materiales, incluir los inventarios de bienes muebles, inmuebles,


equipo y materiales almacenes debidamente conciliados con la Unidad de
Control Patrimonial, que estn bajo la responsabilidad directa del Directivo o
personal, y dems bienes propiedad de la universidad que haya recibido
durante su gestin.

16.3

Archivos, incluir la relacin del acervo biblio-hemerogrfico, expedientes,


bases de datos, sistemas informticos y documentacin generada en medios
magnticos, precisando su ubicacin;
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16.4

Control y Fiscalizacin, incluir el informe sobre el estado de las


observaciones y recomendaciones determinadas en materia de control,
supervisin y fiscalizacin por las autoridades competentes o por sociedades
de auditorias externas, as como el de los procedimientos para finiquitar
responsabilidades, en trmite;

16.5 Informe de Gestin, incluir un reporte sobre el cumplimiento y avance de las


actividades programas en el Plan Operativo, as como el estado en que
se recibi la unidad acadmica o administrativa que se entrega, los
resultados alcanzados, asuntos pendientes y recomendaciones.

16.6 General, incluir a los bienes que estn bajo responsabilidad directa del Directivo
o personal, y dems bienes propiedad de la Universidad que haya recibido
durante su permanencia

TTULO IV
RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
Artculo 17 El rgano de Control Institucional ser la responsable del cumplimiento de la presente
Directiva y recomendarn las sanciones conforme a lo previsto el Estatuto y
Reglamento General de la UNASAM, as como la Ley Universitaria N 23733, Decreto
Ley N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del
Sector Pblico y el Decreto Supremo N 005-90-PCM.
Artculo 18 El proceso de entrega y recepcin no releva de la responsabilidad en que
pudieron haber incurrido los Directivos y personal administrativo salientes durante el
ejercicio de sus cargos o comisiones.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERO.-

La presente Directiva entrar en vigencia al da siguiente de su publicacin en la


Universidad.

SEGUNDO.-

De existir faltantes de bienes y equipos a los Directivos o personal administrativo


salientes en el momento de la entrega de cargo, el Jefe de la Unidad de Control
Patrimonial, tomara las previsiones del caso acorde a normas, para la recuperacin del
bien o equipo faltante.

TERCERO.-

Dejar sin efecto la R.R.N 040-2001-UNASAM y cualquier norma emitida con


anterioridad.

CUARTO.-

Cualquier modificacin, se podr efectuar, por autorizacin expresa de la autoridad


competente.
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FORMATO 1
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN DE CARGO PARA LOS DIRECTIVOS
UNASAM, a las

del da

__ de

_ del 200.

Horas

Se reunieron en la oficina de:


el Sr. (a)

_,
y

Nombre y apellido del que entrega

el Sr. (a)

_
Nombre y apellido del que recibe el cargo

A efecto de llevar a cabo la entrega del cargo

_
Nombre del cargo

De la oficina

_, bienes asignados en el

ejercicio de las funciones inherentes al cargo.


El Sr. (a)

_hace entrega de la informacin


Nombre y apellido del que entrega

respecto a los trabajos encomendados y su situacin o nivel de avance, relacin de archivos


electrnicos que son de utilidad de la institucin y que estn en la UNASAM que le fuera
asignada, indicando sus respectivas rutas de acceso, relacin de expedientes y documentos a
su cargo detallando el estado o situacin de los mismos, relacin de bienes y equipos
asignados, tiles de oficina escritorio y consignados en los anexos de este formato que forma parte de
la presente acta.
En seal de conformidad firman las partes en original y cuatro copias.

Sr. (a)

Sr. (a)

Nombre y apellido del que entrega

DNI N

Nombre y apellido del que recibe el cargo

DNI N

FORMATO 2

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN DE CARGO PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO


UNASAM, a las

del da

__ de

_ del 200.

Horas

Se reunieron en la oficina de:


el Sr. (a)

_,
y

Nombre y apellido del que entrega

el Sr. (a)

_
Nombre y apellido del que recibe el cargo

A efecto de llevar a cabo la entrega del cargo

_
Nombre del cargo

De la oficina

_, bienes asignados en el

ejercicio de las funciones inherentes al cargo.


El Sr. (a)

_hace entrega de la informacin


Nombre y apellido del que entrega

respecto a los trabajos encomendados y su situacin o nivel de avance, relacin de bienes y equipos
asignados y consignados en los anexos de este formato que forma parte de la presente acta.
En seal de conformidad firman las partes en original y cuatro copias.

Sr. (a)

Sr. (a)

Nombre y apellido del que entrega

DNI N

Nombre y apellido del que recibe el cargo

DNI N

FORMATO 3

ACTA DE COMPROMISO Y DECLARACIN JURADA DE NO RETIRAR INFORMACIN Y DE


CONFIDENCIALIDAD DIRECTIVO Y PERSONAL ADMINISTRATIVOS EN GENERAL
Por el presente documento el suscrito:
_
_
Identificado con D.N.I
_, con domicilio en
Al cesar en el cargo de
, que ejerc durante el periodo de
hasta
:

DECLARO BAJO JURAMENTO:


1.- Que no he retirado, ni retiro documentacin confidencial de la UNASAM, ni en medio fsico
ni electrnico.
2.- Conocer los alcances de la Ley N 27588 Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades
de funcionarios y servidores pblicos, as como de las personas que presten servicios al estado
bajo cualquier modalidad contractual y su Reglamento aprobado por D.S. N 019-2002-PCM.
ME COMPROMETO:
1.- A guardar reserva y no revelar, difundir o entregar, ni hacer pblica por ningn medio
alguno, cualquier informacin o asunto a la que haya podido acceder directa o indirectamente con
ocasin del ejercicio de sus actividades en la UNASAM.
2.- A no emplear en provecho propio de de terceros o en perjuicio o desmedro del Estado o
de terceros; aquella informacin que sin tener reserva legal pudiera resultar privilegiada por
su contenido relevante a la cual haya podido tener acceso directo o indirecto en la UNASAM.
Huaraz,

de_

del 200_

Declarante:
Sr. (a)

_
Nombres y apellidos

DNI N

ANEXO 1

SITUACIN DE LOS TRABAJOS ENCONMENDADOS PENDIENTES DE ATENCIN

NRO

DENOMINACIN

Recomendaciones:

_
_
_
_

_
_
_

Sr. (a)

SITUACIN O NIVEL DE AVANCE

Sr. (a)

Nombre y apellido del que entrega

DNI N

_
_

Nombre y apellido del que recibe el cargo

DNI N

_
_
_
_

ANEXO 2

RELACIN DE ARCHIVOS ELECTRNICOS DE TRABAJOS EN PROCESO E INFORMACIN DE


UTILIDAD PARA LA UNASAM, CONTENIDO EN LA COMPUTADORA ASIGNADA

NRO

DENOMINACIN

Sr. (a)

RUTA DE ACCESO
EN LA PC

Sr. (a)

Nombre y apellido del que entrega

DNI N

OBSERVACIONES

Nombre y apellido del que recibe el cargo

DNI N

ANEXO 3

ENTREGA DE DOCUMENTOS

NRO

TIPO DE
DOCUMENTOS
(*)

UBICACIN

ESTADO O SITUACIN

(*) Resoluciones, oficios, memorado, informes, expedientes, etc.


Observaciones: (Recomendaciones y plazos para continuar su trmite)
_
_
_
_
_
_
_
_

Sr. (a)

Sr. (a)

Nombre y apellido del que entrega

DNI N

Nombre y apellido del que recibe el cargo

DNI N

_
_
_
_

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