ADMINISTRACION EXITOSA de PROYECTOS G1 D 0+ CLEMENTS338 12. 13. Programas de computacién para administracién de pro. Planeacién. Todos estos paquetes de programas de computacién permiten al usuario definir las actividades que necesita realizar. En la misma forma en que cl programa normalmente mantiene una relacién de recursos, también mantic- ne un informe de actividades o tareas, El usuario puede proporcionar un nom- bre, una fecha de inicio, una fecha de terminacién, comentarios y duraciones estimadas (incluyendo estimaciones optimistas, mas probables y pesimistas en diversas escalas de tiempos) a cada tarea y puede especificar cualquier rela cién de precedencia con otras tareas, asi como la(s) persona(s) responsable). Normalmente los programas de computacisn para administracion de proye. tos permiten relacionar con un proyecto varios miles de tareas, Ademis, 1a mayoria de los paquetes permiten crear una estructura de divisién del trabajo (EDT) (véase el capitulo 9) para ayudar en el proceso de planeacidn Supervision y seguimiento del proyecto. El seguimiento del avance, los cos tos reales y el uso real de recursos, es un componente fundamental de la administracién de proyectos. La mayor parte de estos paquetes le permiten al usuario definir un plan de Ifnea base y comparar el progreso y los costos reales con los que aparecen en ese plan. También pueden dar seguimiento a las tareas en proceso, las terminadas, los costos relacionados, el iempo utili- zado, las fechas de inicio y terminacién, los importes reales comprometidos © gastados y los recursos usados, asf como las duraciones, recursos y gastos restantes, Hay numerosos formatos de informes relacionados con estas c racteristicas de supervisién y seguimiento. Programacién, Con frecuencia en cl mundo real, los proyectos son muy gran des y la programacién de las actividades en forma manual puede ser un pro~ ceso extremadamente complejo. Los paquetes de programas de computacisn para la administracién de proyectos proporcionan un respaldo amplio y con frecuencia automético a la programacién, La mayor parte de los sistemas elaborarén graficas Gantt y diagramas de red con base en las relaciones de tareas, recursos y toda la informacién de ellos. Cualquier cambio en estas relaciones se reflejaré en forma automitica en los sistemas. Adem, los usua- rios pueden programar tareas repetitivas, establecer prioridades para realizar luna programacién inversa (desde la fecha final hacia atris hasta la inicia ci6n), definir los turnos de trabajo, programar tanto el tiempo transcurrido como las tareas a iniciar tan tarde o tan temprano como sea posible, y espec ficar una fecha en que se tienen que iniciar o terminar o una fecha de “no antes de” 0 “no después de”. Seguridad, Una caracteristica relativamente nueva de estos programas es la seguridad. Algunos sistemas proporcionan el acceso mediante contra sefias al propio programa de administracion de proyectos o bien a sus archi- vos individuales o a informaci6n especifica dentro de un archivo (por ejem- plo, precios). Clasificacién y depuracién. La clasificacién le permite al usuario contem: plar la informacién en un orden deseado, como los precios del mas alto al mas bajo, los nombres de los recursos en orden alfabético, o los nombres de las tareas también en ese orden. La mayor parte de los programas perm: (cn niveles multiples de clasificacin (por ejemplo, por el apellide y des pués por el nombre de pila). La depuraci6n permite al usuario seleccionar slo cierta informacién que cumpla algunos criterios especificados. Por ejemplo, si el usuario quiere informacién tan sélo sobre las tareas que re- quieren un cierto recurso, una simple orden le dice al programa que no tome en cuenta las tareas que no usen ese recurso y que muestre tan sélo las que si lo empleanApéndice A 14, Andllisis de ;Qué.. si? Una caracterfstica muy util de los programas de computacién para administracion de proyectos ¢s la capacidad de realizar el analisis de Qué... si?. Esta caracteristica le permite al usuario exarninar los efectos de varios escenarios. En algin punto en el proyecto el usuario puede preguntarle al % se demoraran una semana?” Los efectos de la demora sobre todo el proyecto se calcularian en forma automatica y se presentarian los resultados. Por ejemplo, para estu- diar qué ocurrirfa si los precios de la madera ascendieran en 1.5% durante un proyecto de construccién, el contratista puede introducir en la computa. dora este cambio y se proyectarian todos los costos relacionados. Casi cual quier variable (personal, precios, costos) se puede probar para ver los efec tos de ciertos acontecimientos. Este tipo de andlisis le permite controlar mejor los riesgos relacionados con el proyecto. I gerente Seema 4 an Ste ti tor emer REE ESR EJEMPLOS DE IMPRESIONES En las paginas siguientes se presentan ejemplos de impresiones tomadas de Microsoft Project para el estudio de un mercado de consumidores examinado en la parte 3 de este texto: Figura A.1 — un diagrama de red Figura A.2 — una gréfica Gantt Figura A.3 — un calendario de actividades para un mes determinado Figura A.4— una gréfica de asignacién de recursos para un miembro del equi po, por un marco de tiempo especifico Figura A.5 —una grfica de uso de recursos para todos los miembros del equipo por un marco de tiempo especitico Figura A.6 — una relacién de tareas con sus duraciones estimadas, fechas de inicio y terminacién, predecesores y nombres de los recursos Figura A.7 — un informe de asignaciones, mostrando qué recurso ha sido asig- nado a qué tareas y cudndo Figura A.8 — otra visidn de quién hace cudles tareas y cusindo Figura A.9 — una relacién de tareas con los nombres de los miembros del equ po que trabajan en cada una de ellas Figura A.10 — una relaci6n de recursos que proporciona el nombre de cada Persona, enumera las tareas y sefiala la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea durante un determinado marco de tiempo340 Programas de computacisn para administracién de proyectos FIGURAAI Di | estudio de un mercado de consumidore: Proparaetqusias pare Teves coneriaros Vleminaraleuastonsio Desavolarelboracor elcuestenate | Guscionara pare pra pt z Zoe os z ca Searromr pope Dear Proyects estuto de un marade de consumiores Nero Feena: 8 Co resumen | [Piercaco ince [Terniraces] ° edApéndice A Thar porcoreo mT ‘uestonanoy obtenar Capua datos Goes rata resuladoe respunoas See ee a 7a — 7% e = woe vane [06s ieee — [969% za r 2a Ls Probar ioe programas de rocrae [2a342 Programas de computacién para administracién de proyectos FIGURAA.2 Gréfica de Gantt para el estudio de un mercado de consumidores Te somo wea ry “Tae ero, ‘itd enero eae nar “aa onare [| __ her intaroa weston! TTS [OTC Tw] My S [vs oye Iw yup [VTS}olc[w|wys [vps ]oyeqm [ws [vs 1 [iar ate eonsumaaras a lev 2 ossavatar al borador det 3 |ovestonaropareprvebe pia | 20s [Reva comaraaronylarnnaral Proparrauquatas pave aria par oreo. 28 © [pers oxestonano vo 7 [Bessrelior programa ae Fg [Desaoiar programa de compu lac sara ear ase 2a = [eter reo coy foctraoaeet sa leew “4 10 fesctwaronos ces eamvenas | 70 12 [air ets ro 19 [Peoureiome vo Ta Ponce tonne ac Proyecto stud de un mercado de seaabaiee Tavea cca EE resuren Fecna 78 vance mm Tai scurice uno de rteenca scimsas> Cp TE Avance asumuiacto zApéndice A 343 I 2 tans —| rasan | vars STEIN [VTS OTC TM wy VTS STC TMT ey [vs] 7 Tatas asters OTe VTS OTe wre Tes POTC Tw wT S| VTS 1 ae a eonmamares Tawacrtca — III esuron rt de rence aeumuses <> ance ees tava acomiaca — EI) wvance aeumusaso344 Programas de computacién para administracién de proyectos FIGURAA.2 Grafica de Gantt para estudio de un mercado de consumidor: (continuacién) Sama aa ara 2a marzo SanaeHT Tea a Toa Ole Twyw ys Testor TMs VTS Pore TMs [els [OTC wy [VTS OTC Tw] sv TS oTC Ie TS Tes Tares oye a on vanennsn a Puree leans Tweciceomacs Peamactaores Taras critica naa) Resumen GE Punto 42 relerercia acumutado > Torea scwrviade EID vance acumlace anceApéndice A 345 [aa —] sare Tose mayo 7 nave Tam, Seema Oe w Tula VTS forces [eps tole Tw pay Tes To [C Tm] wl 3 [VS [OTC [m lls [vys top yw let [vTS] Proywao estudio do un mercado de Tea ees Avance a Tos suns Pano dorrca Tae even acum PRY puasceroieenas scuuass ‘nance wcurlads346 Programas de computaci6n para administracion de proyectos FIGURAA.2 Grafica de Gantt para el estudio de un mercado de consumidores (continuacién) ide ja Se ju6 12.60 7 dajuni ‘We joni 71 ae juni = = DeTM[w | s Tvs [oc [lest [sole [m[w ls [vps lew [wy svys pole [ww ls [v[sfopUpw [ws ye a a | coun Tarcaciice EERIE) Resumen Punto de rtorenciaacumuiado <> reance qm Toros scorns REE) prance scumuasoApéndice A 347 estudio de un mercado de consumidores Marzo de 1998 aa Fg RS tr Ta — eS SESE SS a Sa Ta aa Tomo Sa ee RRR SS TTT | SS SE aa PE348 Programas de computacisin para administracién de proyectos FIGURAA.4 Grafica de asignacién de recursos para el estudio de un mercado de consumidores Estudio do wn mercado da eonsumicores Ti de nero de 1. Dre 10 de enero de 1950 Cow eps Py TS yo os suds FIGURAA.S Grafica de uso de recursos para el estudio de un mercado de consumidores. [Estudio de un mercago de sonsumcores “Tae ar de 1958 “Ti de ar de 1068 i tamio[ [Tv Tsfo[i[u[ulsyv Cs a 1 | Soran ‘3205 ope | mf | an [akan ar ar 2 | steve sie re 3 [toa 13 —r - — fie on i cEApéndice A 349) FIGURA A.6 _Relacién de tare 'S para el estudio de un mercado de consumidores: Estudio de un mercado de consumidores iD Nombre de la taren [Durecién] —iniio —[Terminacin| Predecosores 1 Teentificar a los consumidores objetivo. - 3a] S198 Thv98 2 Desarrllar el borador del cuostonaio Toa] erie | —2ir66 7 ‘3 Cuestionario para prueba piloto - 20d[ 22/1/98 18/2/98 12 4 Rewisar comentarios yteminar a] estore 3a) i920] —esarwe [a 5 Proparar liguetas para olen por correo za] —2weive | —27raee [@ € —Imprini susstonario oa —e5cme | Wane + 7 Desir programa de eoruacin pa analiza datos 135] —onzana | rare | « #_Desarola’ programa de computacn para conprobar dics 3a] —26ibe | —zrreme fa 3 Enwar porcareo el evesionaroy obtener rspvestas 35] teane | 08855 [70 Probar os programas de computacén 3a] iene | —aoeina 7.8 “11 Gapturar datos de ias respuestas 7a]_116t08 | 19/6708 9.10 42 Anal esuados a6) —22mme | 788] 13 Prepare informe joa] 27198 | verre 12 FIGURAA.7_ Informe de asignaciones para el estudio de un mercado de consumidor Quién hace qué al 1/1/98 Estudio de un mercado de consumidores ID__Nombre del recurso Trabajo - 1 Susan 20h 10 Nombre dea tarea Unidades Trabajo Domora Iricio __Terminaciin 7 Klntiteara Ws consumdores abjevo r 2h om 198 7188 2 Desarrotar el borador det cuestonario. 1 z0n on ane 20198 3 Cuostonaro para prusba plata 1 son on 22/0 rao00 4 Revisar comentarios ytrminar a cuestonario. 1 40n o ‘92/08 29298 8 Desarrolar programs de computacis para 1 16n on 202198 27298 comprobar datos 2 Steve e16h 10 Nombre dela tarea Unitades Trabajo Demora ‘nie __Terminacion Propararefiqvelas parol envio por correo 7 10h on 2am 27298 © Imprimir cuestionano 1 208 oh e208 rave ® Enviar por correo ol euestonara y obtener ' 8200 on 1298 ‘oe respuestas 3 Andy 136h Nombre ae ta tree Unidades Trabajo Demora (nico __Termnacion 7 Desarotar programa de computacton para 1 96h a ) 1360 anaizar datos 10 Probaries programas de computacn ' 40n o rev98 200m 4 om 00h 1D Nombre dea area Unidedes Trabajo Demora Inicio __Terminacion 11 Gapturar datos de las respuestas , ‘56h ‘on ene 19/8/98 12 Anatza’ resutades 1 en om zae08 v8 13 Preparar ntorme ’ on oh 2708 18798350 Programas de computaciGn para administraciGn de proyectos FIGURA A.8 Otro informe de asignaciones para el estudio de un mercado de consumidores Quién hace qué cuando es 1/1/98 Estudio de un mercado de consumidores 22 | 2 | 24 | 25 | 26 | 27 | 26 en{ an] an| oan] oan Identificar a los consumidores objetivo Desarrollar ol borrador del cuestionatio ‘Cuestionario para prueba pilot 0) Bh) | a sh), 6) ci Revisar comentarios y terminar el cusstionario Desarroltar programa de computacién para comprobar datos Steve Preparar etiquetas para el envio por correo Imprimir cuestionario Enviar por correo el cuestionario y obtener respuestas Andy Desarrollar programa de computacién para analizar datos Probar los programas de computacién im Capturar datos de las respuestas Analizar resultados | Preparar informeApéndice A 351 FIGURAA.9 _ Informe del uso de tareas para el estudio de un mercado de consumidores Uso de tareas al 1/1/98 Estudio de un mercado de consumidores - [2e/i2i98] 4/1/98 | 11/1/98 | 18/1/98 | 25/1/98 Identificar a los consumidores objetivo 24h Susan 24n | Desarrollar el borrador del cuestionario Veh} 40h! aah Susan 16h} 40h] 24h Cuestionario para prueba piloto teh] 40h] 40h Susan teh} 40h} 40h Revisar comentarios y terminar el cuestionario Susan | Preparar etiquetas para el envio por correo 1 Stove Imprimir cuestionario Steve Desarrollar programa de computacién para analizar datos Andy Desarrollar programa de computacion para comprobar datos Susan Enviar por correo el cusstionario y obtener respuestas Stave Probar los programas de computacién ‘Andy Capturar datos de las respuestas | lim Analizar resultados ~~ 4 im | Preparar informe im — Total 40h] aon] 40m] aon} gon] aon] 40h,352 Programas de computacién para administracién de proyectos FIGURAA.10_ Tabla de uso de recursos para el estudio de un mercado de consumidores Quién hace qué cuando es 1/1/98 Estudio de un mercado de consumidores 2arane| VARG | wares [15a [22rve6 |2aR86] Slane [12/8 ‘Susan dentificar a los consumidores objetivo Desarrollar el borrador de! cuestionario ‘Cuestionario para prueba piloto Revisar comentarios y terminar el cuestionario 24h, Desarrollar programa de computacién para comprobar datos | 16h 40h vim Analizar resultados Preparar informe Desarrollar programa de computacién para analizar datos | 16h} 40h) 40h Probar los programas de computacién 40n Capturar datos de las respuestas Steve - gen] 4on] aon] 40n{ 40m] aon] aon] 40m Preparar etiquetas para el envio por correo 16h Imprimir cuestionario ten} aon} 24h Enviar por correo el cuestionario y obtener respuestas teh} 40h] 40m} 40h} 40m} 40h Andy “| tenf4on| aon] aon] Total ‘40n} 40m] aon] PAQUETES DE PROGRAMAS DE COMPUTACION PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE USO GENERALIZADO A continuacign se pre: an breves descripciones de algunos de los paquetes de programas de computacién para la administracidn de proyectos de uso mis gene ralizado. La mayoria de estos paquetes estan disponibles para computadora perso: nal y tienen un costo entre 400 y 700 délares. Para mayor informacién pongase en contacto con cada compafia. Es probable que la compaifa le proporcione un disco de demostracién y alguna documentacién adicional. Ademas, cada dos afios la revista PC Magazine proporciona una revisién excelente de la mayor parte de estos paquetes. (Las revisiones de los siguientes paquetes de programas de compu tacién se pueden encontrar en Carey, 1995 y King, 1995; véanse las refe CA-SuperProject CA-SuperProject, de Computer Associates International, Inc., es un paquete muy popular, en particular entre aquellos que administran una red de proyectos en toda Ja empresa, los que trabajan en un ambiente Unix 0 Windows y los que necesitan caracteristicas avanzadas. El paquete respalda hasta 16,000 tareas por proyecto y muchos revisores lo clasifican como excelente para proyectos tanto de gran como de pequefia escala. Puede crear y consolidar multiples archivos, proporciona en trada a multiples niveles mediante contrasefas para los usuarios de la red, lleva a cabo el andlisis de probabilidad PERT y contiene un algoritmo nivelador de re- cursos que permite dar preferencia a las tareas de mayor prioridad cuando seApéndice A & necesario. Su principal debilidad, que se debe solucionar en ediciones futuras, es su interface con el usuario, que no es tan facil de ui iar como en otros paquetes. Microsoft Project Como pudiera esperarse, Microsoft Project, al ser parte de la familia Microsoft, ha capturado una gran parte del mercado para paquetes de programas de compu- tacién para la administracién de proyectos. Su principal punto fuerte es que se parece y se siente exactamente como los otros productos Microsoft (Access, Excel PowertPoint y Word). La barra del meni es casi idéntica y las barras de herra ‘mientas a la medida trabajan en la misma forma, demas, el usuario puede mover con facilidad informacién de un lado a otro entre aplicaciones, Por ejemplo, la informacién sobre costos se puede mover con facilidad de una tabla de recursos Excel a Microsoft Project y una grafica Gantt en Microsoft Project se puede mo- ver sin problema a un documento en Word, mediante el procedimiento de arras. trar y dejar caer 0 vincularlo. Los consejos del dia, las tarjetas de indicaciones y numerosos Wizards de ayuda hacen que e! paquete sea en extremo ficil de usar. El sistema interactivo de calendarios es muy poderoso al igual que el correo electrSnt co y los medios de distribucién. Ahora se incluye Visual Basic for Applications, permitiendo al usuario avanzado hacer a su medida la interface o automatizar tareas, repetitivas. Las debilidades de Microsoft Project son su manejo de la ruta critica (que no siempre es facil de ver) y su ineapacidad de manejar proyectos y subproyectos multiples tan bien como lo hacen otros paquetes. Project Scheduler ‘Vendido por Scitor Corp, Project Scheduler es un paquete de programas de compu- taci6n para la administracin de proyectos fécil de usar con base en Windows que ‘gané un premio de seleccién para los editores (Faitors’ Choice Award) de la revis- la PC Magazine. Proporciona todas las caracterfsticas tradicionales de la admi- nistraciGn de proyectos con una interface grifica bien disefiada. Las caracteristi- cas de presentacién de informes son fuertes asf como lo son sus gréficas, como la gréfica Gantt, que utiliza varios colores para distinguir las tareas criticas, la hol- gura positiva y la negativa, las tareas terminadas y las que estén en proceso. Los vinculos entre las tareas se pueden afladir con facilidad en forma grafica, asi como las modificaciones a las duraciones de las tareas. La fijacién de priorida- des para los recursos y los algoritmos para la nivelacién de recursos son muy cfectivos. Los proyectos multiples y los de gran escala se manejan con facili dad y los vinculos con bases de datos externos son magnificos. Algunas debi- idades de Project Scheduler son su limitada ayuda y documentacién en linea, asi como sus caracteristicas de correo electrénico; sin embargo, éstas deben mejorar en ediciones futuras. SureTrak Project Manager ‘SureTrak Project Manager es de Primavera Systems, Inc., que también fabrica tun paquete de programas de computacién para administracién de proyectos de altos propésitos denominado Project Planner. SureTrak esta orientado hacia lo visual y proporciona excelentes caracteristicas de acercamiento, compresién, arrastre y colocaci6n. Sus estructuras esténdar —por ejemplo, los tamaitos de las columnas, las tablas, los colores y las organizaciones de datos— son facil-Programas de computacién para administracién de proyectos mente modificables y se pueden crear con facilidad plantillas a la medida. Sus carac- teristicas sobre la estructura de divisién del trabajo (EDT) son excelentes y faciles de usar. Las actividades repetitivas se pueden manejar con facilidad y las graficas de red de las actividades se pueden dividir en secciones, guardarlas en el disco y cargarlas a otros programas. Las debilidades de SureTrak afectan su ayuda y documentacisn en. linea, que deben mejorar en ediciones futuras. Time Line ‘Time Line, vendido por Symantec Corp., es otro ganador del premio Editors’ Choice Award de la revista PC Magazine. Aunque en ocasiones es un poco dificil de usar para los principiantes, Time Line es de primera clase para los gerentes de proyectos experimentados, Sus medios de presentacién de informes son excelentes, asi como lo son sus vinculos con las bases de datos SQL. Sus calendarios, caracteristicas de correo electrénico, capacidades de clasificacién, depuracién y manejo de multiples proyectos también estén bien disefiados, Ademés, contiene una caracteristica deno- minada Co-Pilot, que ¢s un medio efectivo de ayuda de aparicién inesperada. La interface con el usuario es buena y bastante facil de usar. Sin embargo, muchos revi sores creen que Time Line es més apropiado para grandes y/o multiples proyectos y ‘no es tan facil su uso para principiantes como algunos de los otros paquetes, High-End Project Management Software Cuando los paquetes de programas de computacion basados en computadoras perso: nales que se vieron antes no tienen el poder para manejar proyectos a gran escala o de toda la empresa, se deben tomar en cuenta paquetes de programas de administra- cién de proyectos de alto fin, Estos sistemas —que incluyen Artemis de Lucas Management Systems, Open Plan de Welcom Software Technology, Project Planner de Primavera y Projec/2 de PSDI— pueden compartir informacién en un ambiente de base de datos distribuidos; manejar con facilidad multiples proyectos; proporcionar vinculos con otros sistemas de informacién de negocios, como sistemas de contabi- lidad, compras, adquisiciones y con frecuencia contienen algoritmos altamente sofisticados para la programacién y asignacién de recursos. Estos sistemas tienen un costo que va desde varios miles de délares hasta 75,000 dolares, pero se espera una disminucién en el precio de estos sistemas y que continue aumentando el poder de los sistemas basados en computadoras personales. a nn SER ELAM AAR CRITERIOS PARA SELECCIONAR PROGRAMAS DE COMPUTACION PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS A continuaci6n se presenta una relacién de factores a tomar en cuenta antes de comprar un paquete de programas de computacién para administracién de proyectos. Depen- diendo de sus necesidades individuales, ciertos factores que se relacionan a continua- cin quiz4 sean més 0 menos importantes para usted que para otras personas, 1. Capacidad. Aqui la preocupacién principal es si el sistema puede o no manejar la cantidad de tareas que usted espera realizar, el nimero de recursos que espera nece- sitar y cudntos proyectos espera manejar en forma simulténea, 2. Medios para documentacién y ayuda en linea. La calidad de los medios deApéndice A documentacién y ayuda en linea varia mucho entre los paquetes de programas de computacién para la administracién de proyectos. Se deben tomar en cuenta la facilidad de lectura del manual del usuario, la presentacidn Iégica de las ideas en el manual, el nivel de detalles que presenta y la ayuda en linea, el niimero y la calidad de ejemplos proporcionados, asi como el nivel de la discu sién de caracterfsticas avanzadas. Facilidad de uso. Con frecuencia éste es un factor importante en la selecciGn de cualquier tipo de paquete de programas de computacién. Se deben tomar en cuenta la “apariencia” y la “sensacidn” del sistema, las estructuras de los mentis, la disponibilidad de teclas para atajos, los colores de las presentaciones, la can. tidad de informacién en cada presentacién, las facilidades con que se pueden capturar los datos, con que se pueden modificar los datos existentes, y con que se pueden elaborar informes, la calidad de las impresiones que se producen, la consistencia entre las pantallas y la cantidad de aprendizaje requerido para ad- quirir habilidad con el sistema Caracteristicas disponibles. En este caso se debe tomar en cuenta si el sistema proporciona o no las caracteristicas que se requieren para su organizacién. Por ejemplo, gincluye el paquete estructuras de divisidn del trabajo, graficas Gantt y diagramas de red? {Qué tan buenos son los algoritmos de nivelaci6n y suaviza miento de recursos? {Puede el sistema clasificar y depurar informacién, supervi: sar el presupuesto, claborar calendarios a la medida y ayudar con el seguimiento y el control? ;Tiene la capacidad de verificar y ayudar a resolver la asignacion exagerada de los recursos? Integracion con otros sistemas. Cada vez mas en el mundo digital actual existe tuna convergencia de los numerosos sistemas electrnicos. Si se esti trabajando en un ambiente donde los datos pertinentes se almacenan en diversos lugares, como bases de datos y hojas de célculo, entonces se debe prestar una atencion especial a las capacidades de integraci6n del programa de computacion para la administracion de proyectos. Algunos sistemas permiten una integracidn muy b: -a.con algunos paquetes de programas de computacién de amplio uso, mientras que otros proporcionan una integracién sofisticada con bases de datos distribui- das e incluso con bases de datos orientadas a objetos. Ademas, la capacidad de este programa de computacién para exportar informacién a paquetes de procesa- miento de palabras, de graficas y a través del correo electrénico quizé afecten su decisi6n Requisitos de instalacién. En este caso lo que se tiene que tomar en cuenta son los equipos y programas de computacién necesarios para manejar el programa de computaci6n para la administracién del proyecto: la memoria necesaria, la can\ dad de espacio requerido en el disco duro, la rapidez y el poder de procesamiento necesarios, el tipo de presentacién de gréficas, los requisitos de impresoras y los Fequisitos del sistema de operacién n de informes, Los sistemas actuales de administracién de proyectos varian en el nimero y los tipos de informes que pueden proporcionar Algunos respaldan tan s6lo la planeacién, programacign e informes de costos basi cos, mientras que otros tienen amplios medios para proporcionar informes sobre tareas individuales, recursos, costos reales, costos comprometidos, avance, etc, Ade ‘mds, algunos sistemas son més faciles de adaptarse a la medida que otros, Se debe dar una prioridad bastante alta a las capacidades de presentacién de informes, por- que la capacidad de producir informes amplios y poderosos es una carac a que la mayorfa de los usuarios dan una muy alta calificaci Seguridad, Algunos paquetes de programas de computacién para administracién de proyectos proporcionan mayores niveles de seguridad que otros. Si ésta es mn,356 Programas de computacién para administracién de proyectos importante, entonces se debe prestar una atencidn especial a los métodos para restringir el acceso al propio sistema de programas de computacién para la administracién de proyectos, a cada archivo del proyecto y a la informacién dentro de cisda archivo, Respaldo del proveedor. Se debe prestar una atencidn especial a si el provee dor o el distribuidor proporcionan o no respaldo técnico, el prec paldo y la reputacisn del proveedor. ode ese res- VENTAJAS DE USAR PROGRAMAS DE COMPUTACION PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Hay numerosas ventajas en utilizar los prog tracién de proy amas de computacién para adminis- ctos. Algunas de ellas son las siguientes: Exactitud. Un beneficio importante de utilizar el programa de computacién es ‘que mejora mucho la exactitud. En el caso de proyectos grandes resulta muy dificil dibujar a mano diagramas de red, calcular tiempos de inicio y termina- ci6n y supervisar el uso de recursos. Estos paquetes tienen algoritmos exactos para calcular la informacién del proyecto y contienen numerosas rutina’ in corporadas que verifican errores del usuario. Asequibilidad. Se pueden comprar excelentes programas basados en computadoras personales entre 400 y 700 dolares. Liste precio puede ser alto Para una persona, pero para la mayor parte de las empresas este tipo de progra- ‘mas significa invertir bien el dinero. Facilidad de uso. Durante los tltimos aftos los paquetes de programas de compu tacin se han vuclto extremadamente faciles de usar. Con frecuencia se pue- den dominar con tan s6lo una cantidad minima de capacitacion. Esta y el hecho de que la mayorfa de los paquetes sean asequibles han conducido a un aumento importante en el ntimero de usuarios. Capacidad para manejar la complejidad. Es obvio que ¢l programa puede manejar ciertos aspectos (en especial numéricos) de proyectos a gran escala ‘con mas facilidad de lo que puede hacer una persona manualmente. En el caso de proyectos que tienen tan sélo algunas actividades y abarcan un tiempo corto, quiz sea factible un enfoque manual, pero para proyectos que ticnen miles de actividades, miles de recursos y una duraci6n de varios afios, el pro- grama de computacisn para administraciGn de proyectos proporciona una ayuda indispensable con el nivel de complejidad. Mantener y modificar, Con los sistemas manuales, con frecuencia resulta dif cil mantener y modificar la informacién. Por ejemplo, si se esti administran do un proyecto sin respaldo de las computadoras, cada vez que se produce un cambio se tienen que dibujar de nuevo los diagramas de red y se deben calcu lar otra vez los costos. Con el programa de computacién para la administra cin de proyectos, cualquier cambio en los datos se reflejard de inmediato en todos los documentos, tales como diagramas, tablas de castos y grilicws de asignacidn de recursos. Esta es una caracteristica util porque, sin importar qué tan bien estén preparados los planes, existe la posibilidad de que durante el proyecto algo vaya a cambiar (al menos un poco) Mantenimiento de registros. Un beneficio importante del programa de compu- taci6n para la administracién de proyectos es su capacidad de mantener registros excelentes. Por ejemplo, se puede manejar informacién sobre los program s deApéndice A miembros individuales del equipo, de cada tarea, asi como de costos y recur sos usados, Esta informacién se puede emplear para claborar informes de alta calidad y puede ser Util en la planeacién de proyectos futuros. Sin embargo, los beneficios de mantener registros s6lo existiran siempre y cuando cl usua rio contintie actualizando los archivos. 7. Velocidad. Una vez que se han recopilado y capturado los datos de entrada con el programa se puede realizar casi cualquier céleulo imaginable con mucha rapidez. El crear 0 revisar en forma manual los planes, programas y presu- puestos puede requerir de horas, dias, o semanas. Sin embargo, con los siste mas actuales normalmente las revisiones se pueden realizar en minutos 0 segundos. Por lo general los ahorros en tiempo son suficientes para pagar cl propio programa 8. Andlisis de ¢Qué... si? Una caracterfstica adicional de los programas de compu: tacién que representa un gran beneficio es la capacidad de realizar anlisis de {Qué... si?. Como se estudié antes, los andlisis de {Qué... si?, permiten al usuario ver los efectos sobre el proyecto de varios escenarios, los cuales se pueden correr en el programa y se pueden evaluar sus efectos. Esto permite al gerente del proyecto prepararse y planear para ciertas contingencias y para evaluar las consecuencias. EI realizar el andlisis de ,Qué...si? sin cl programa ‘no es ni con mucho tan facil —y en ocasiones es imposible nn SEE CONSIDERACIONES EN RELACION AL USO DE PROGRAMAS DE COMPUTACION PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Aunque son numerosos los beneficios de usar programas de computacién administracin de proyectos, también hay ciertas consideraciones qué tomar en cuenta y escollos qué evitar, si es posible. 1. Distraerse con el programa. En ciertos casos, para algunos gerentes de pro- yectos, el programa de computacién puede convertirse cn una distraccién. Un gerente puede dedicar demasiado tiempo a jugar con el programa y centrar stu atenci6n en el mismo, con todos sus informes y caracteristicas, olvidando la parte més importante de un proyecto: las personas. 2. Una falsa sensacién de seguridad. En ocasiones el programa puede hacer que los gerentes caigan en una falsa sensacién de seguridad. Esto ocurte en varias formas. Primero, los gerentes de proyectos creen que, debido a que tienen programas poderosos, pueden administrar y lograr mas de lo que en realidad es factible. Segundo, los gerentes piensan que, aunque un proy “clo se esté retrasando, el programa encontraré la forma de hacerlo regresar a lo programado. Tercero, si el programa no se usa en forma apropiada, informa. ré que el proyecto esté marchando bien, cuando en realidad no es asi. El solo hecho de que el programa diga que todo esta bien no significa necesaria mente que sea ast. 3. Sobrecarga de informacién, Estos paquetes de programas de computacién pro: porcionan un gran ntimero de caracteristicas y una enorme cantidad de informa- én, En ocasiones la misma cantidad puede ser abrumadora. Sélo se deben usar las caracteristicas del programa que sean necesarias. Los gerentes tienen que resistir la tentacidn de usar caracteristicas que produzcan n contribuyen a la terminacién exitosa del proyecto. 4. La curva de aprendizaje. Se necesita cierta cantidad de tiempo para hacerse experto en el uso de los paquetes de programas de computacién para la ad informes que no358 Programas de computacién para administracién de proyectos ministraci6n de proyectos. La cantidad de tiempo requerido varia, dependiendo de los antecedentes de la persona. Para aquellos que en la actualidad no estiin utilizando computadoras ni programas para negocios, puede cxistir una curva de aprendizaje importante. Sin embargo, la cantidad de capacitacién que se requiere normalmente para dominar el programa ha ido disminuyendo en los tiltimos aos, segiin se ha hecho cada ver més facil el uso de los paquetes. 5. Exceso de confianza en los programas de computacién. Debido a que los progea ‘mas de computacién para administracién de proyectos se han vuelto tan fiaciles de usar (¢ incluso divertidos) y debido a que proporcionan tantas caracteristicas atrac tivas, los gerentes de proyectos han comenzado a depender fuertemente de ellos. En ocasiones las personas con poco 0 ningtin conocimiento de los principios biisicos de la administracién de proyectos utilizan el programa sin realmente comprender lo que estan haciendo, $i no se han dominado los conceptos basicos de esta mate ria, un programa no representara mucha diferencia. Dicho en forma sencilla, el programa es tan slo una herramienta para ayudar a hacer el trabajo con més efec- lividad y eficiencia —el programa por sf solo no puede administrar un proyecto. Usted tiene que administrar el proyecto, apoyandose principalmente en sus habili dades y las de su equipo. ec aN at A RC RE A PROVEEDORES DE PROGRAMAS DE COMPUTACION PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS En la tabla A.1, se relacionan algunos paquetes de programas de computacién para administraci6n de proyectos y los proveedores que los producen. La mayoria de cllos tienen paginas iniciales en internet, Ademas, el Project Management Institute (Institu to para la administracién de proyectos) tiene un sitio en la red en www.pmi.org/mem_prod/venalpha.htm que relaciona proveedores de programas de computaci6n para administracién de pro. yectos. Este es un excelente sitio en la red, que contiene direcciones, nuimeros de telé- Tonos y vinculos directos con las paginas iniciales de la mayor parte de los proveedo. res, asf como vinculos con sus correos electrénicos, Synapse también mantiene un sitio en la red que proporciona una relacién de asesores y de proveedores de varios paquetes de programas de computacion para administracién de proyectos de uso generalizado, junto con sus direcciones de correos, direcciones del correo electr6nico y sitios en la red. La relacién que mantiene Synapse se puede encontrar en. www.synapse.net/-loday/PMForum/vsoftwar.htm, RESUMEN En este apéndice se estudian varias caracteristicas que se encuentran normalmente en los programas de computacién para la administracidn de proyectos. Entre las mas comunes se incluyen la elaboracién de presupuestos y el control de costos, calenda- rios, correo electrénico, graficas, importacién y exportacién de datos, manejo de mailtiples proyectos y subproyectos, elaboracién de informes, administracién de re- cursos, planeacién, supervisi6n y seguimiento del proyecto, programacién, seguri dad, clasificacién y depuracién, y andlisis de ;Qué...si? Se proporcionan criterios para seleccionar un paquete de programas de compu taci6n para la administracién de proyectos, incluyendo su capacidad, documentacion y medios para ayuda en linea, facilidad de uso, caracteristicas disponibles, integraciénApéndice A TABLAAI Paqu de programas de computacién y proveedores Paquete de programas Nombre del proveedor de computacién Artemis Lucas Management Systems CA-Super Project Computer Associates International, Inc. Harvard Project Manager Software Publishing Corp. InstaPian lnstaPlan Corp. Micro-Frame Program Manager Micro-FrameTechnologies, In. Micro Planner Micro Planning Sofware Micro Trak Softrak Systems Miorotusion Integrated Management Concepts MicroMan Poc-It Management Systems Microsoft Project Microsoft Corp. Milestones, Etc. Kidasa Mutitrak Multsystems, Inc, Open Pian Welcom SoftwareTechnology PAC Micro ‘AGS Management Systems PERT Master PERT Master International Plan View Plan View, In. Plantrac Computer Line, Ine. Plot Trek Softrak Systems PMS North America Mica Power Planner Sphygmic Software, Ltd PowerProject ASTA Development, Inc. PREMIS K&H Professional Management Services Project2 PSD, Ino Project Alert CRI, Inc, Project Outlook Strategic Software, Inc. Project Planner Primavera Systems, In. Project Scheduler Scitor Corp. Project Workbench Applied BusinessTechnologies PROMIS Strategic Software Prothos New Technology Association Quick Plan Mitchell Management Qwiknet Professional Project Software & Development Corp. Skyline Applitech Software SureTrak Project Manager Primavera Systems, In. Task Monitor Monitor Software Texim Project Welcom SoftwareTechnology Time Line Symantec Corp. Top Down Project Planner Aida Technologies ViewPoint Computer Aided Management, Inc VISIONmicro Systonetics, Inc We National Information Systems360 Programas de computaci6n para administraciGn de proyectos con otros sistemas, requisitos de instalacién, capacidades de elaboracién de infor mes, seguridad y respaldo del proveedor. Se revisan varios paquetes de estos pro. gramas de uso generalizado y se proporciona una relacién de proveedores. Por tiltimo, se ofrece una relacidn de ventajas y consideraciones en relacién al uso de programas de computacién para administracién de proyectos, Entre los beneficios se incluyen la exactitud, lo asequible de los precios, la facilidad de uso, la capacidad de manejar la complejidad, la posibilidad de mantenerlos y modificarlos, mantener registros, velocidad y andlisis de {Qué...si? Entre las consideraiones se incluyen el distraerse con el programa, una [alsa sensacidn de seguridad, sobrecarga de informacién, la curva de aprendizaje y la dependencia exagerada del programa, PREGUNTAS 1. Discuta por lo menos diez caracteristicas comunes de los programas de compu- tacin para la administracién de proyectos. En su opinién, ;cusl las ms importantes? 2. Observe los impresos en este apéndice. Describa por lo menos otros tres que serfan titiles. de ellas son 3. Discuta los criterios que se deben tomar en cuenta al comprar programas de computaci6n para la administracién de empresas. Si usted tuviera que clasifi- carlos en orden de importancia ,c6mo lo aria’? 4, {Cuiiles son algunas de las ventajas de utilizar programas de computacién para la administraci6n de proyectos? 5. {Cudles son algunas de las consideraiones sobre utilizar programas de compu- taci in para la administraci6n de proyectos? ; Superan las ventajas a las consi deraciones? Explique la respuesta. EJERCICIOS CON INTERNET 1. Visite el sitio en la red del Project Management Institute’s Web de proveedo. res de programas de computacién para la dministracién de empresas en www.pmi.org/mem_prod/venalpha.htm Discuta lo que encontrs. 2. Visite WWW Project Management Forum's Vendor's Market Square en www.pmforum.org/vsoftwar.htm Discuta lo que encontrs, 3. Establezca contacto, por teléfono o por correo electronic, con algunas de las compafifas que encontrs en los dos ejercicios anteriores y averigie si le pue den enviar un paquete de demostracién gratis. 4, Busque y visite los sitios de por lo menos otros tres proveedores de programas de computaci6n para la administracién de proyectos. Proporcione sus direc ciones y discuta sus sitios.