3011 Manual de Bienes

PRESENTACION
El patrimonio institucional del Ministerio de Defensa Nacional, lo conforman los

bienes que se disponen para el cumplimiento de la misin. El
Viceministerio de Defensa Nacional, consciente de la necesidad de
establecer procedimientos administrativos de identificacin, uso y
responsabilidad de los bienes, decidi adoptar, a travs de la Direccin
de Finanzas, el Manual de Bienes Muebles para el control de los bienes
de propiedad y al servicio del Ministerio de Defensa Nacional.
Esta primera parte del Manual contiene los lineamientos administrativos para el
manejo de los bienes muebles en todas las Unidades del Ministerio de
Defensa. Posteriormente, se elaborar la segunda parte, que tratar lo
referente a los Bienes Inmuebles.
El Manual de Bienes Muebles est estructurado bajo disposiciones vigentes y
concordantes con el cambio de la Constitucin Poltica. Adems, es el resultado de
las experiencias sobre el manejo de los bienes. Tiene como propsito impartir
lineamientos de orden administrativo, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y
proteger el patrimonio institucional.
El manual se convertir en una herramienta de permanente consulta y aplicacin
por parte de los servidores pblicos del Ministerio de Defensa, Unidades Ejecutoras,
Operativas, Tcticas, Navales o Areas; siendo la disposicin administrativa rectora
sobre el manejo de los bienes muebles en el Ministerio de Defensa Nacional.
Est impreso en hojas intercambiables con el fin de mantenerlo actualizado, acorde
con los cambios que van surgiendo, hacindole los ajustes o correcciones cuando
fuere necesario.
Finalmente, se registra el glosario de los trminos utilizados, a fin de lograr una mejor
comprensin del mismo.
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta que la Ley 42 de 1993 suprimi el control previo que ejerca la
Contralora General de la Repblica, estableciendo nicamente el control posterior y
selectivo, derogando por consiguiente, la facultad al Contralor General de la
Repblica para dictar normas sobre manejo de bienes de la Nacin, se hizo
necesario por parte del Ministerio de Defensa Nacional, dentro del principio de
autonoma administrativa el establecimiento y manejo de las operaciones y
procedimientos necesarios para el cabal cumplimiento de la misin.
Acorde con lo anteriormente expuesto, el artculo 269 de la Constitucin Poltica
y la Ley 87 de 1993, consagran como obligacin para las entidades pblicas,
disear y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos, y fruto
de ello es el presente Manual, que se constituir en una herramienta fundamental
para cualquier clase de decisiones administrativas que se tengan que tomar sobre
el particular.
De otro lado, se busca lograr la optimizacin de recursos, si se tiene en cuenta
que stos son cada da ms escasos, en atencin a la crisis econmica por la cual
atraviesa el pas.
ALCANCE
En principio su campo de aplicacin va dirigido a todas las Unidades Ejecutoras que

conforman el sector central del Ministerio de Defensa Nacional y las subunidades,
sin embargo por los temas tratados, su uso se puede extender al Manejo y Control
de los Bienes Muebles del Sector Descentralizado.
OBJETIVOS DEL MANUAL

1. OBJETIVO GENERAL
-
Determinar, unificar y disear los conceptos, mtodos y procedimientos para el

registro, manejo, responsabilidad y control de los bienes muebles de propiedad
del Ministerio de Defensa Nacional.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
-
Contar con un documento estndar que reglamente el manejo de los bienes

muebles en las unidades del Ministerio de Defensa Nacional, a fin de tener
unidad de criterio en cuanto a los procedimientos y funciones que permitan dar
cumplimiento a las normas legales vigentes.
Facilitar al rea administrativa y entes de control, la verificacin de los

almacenes, mediante una herramienta acorde con las necesidades.
Difundir en las unidades del Ministerio de Defensa Nacional, la doctrina bsica

en el manejo de los bienes muebles.
Fortalecer el sistema de control interno en el manejo de bienes; as como las

funciones de registro, custodia, uso y conservacin de los bienes muebles del
Ministerio de Defensa Nacional.
Aplicar una adecuada segregacin de funciones en el manejo y control de los

bienes.
Crear conciencia en los funcionarios, a cerca de la responsabilidad derivada de

la administracin, custodia, manejo y uso de los bienes, propiedad de las
unidades del Ministerio de Defensa.
1. NORMAS LEGALES
Artculo 267 de la Constitucin Poltica de 1991, por medio del cual se suprime
el control previo que ejerca la Contralora General de la Repblica, se consagra
el control posterior y selectivo.
Artculo 269 de la Constitucin Poltica de 1991, el cual consagra como
obligacin para las entidades pblicas, disear y aplicar, segn la naturaleza de
sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad
con lo que disponga la ley.
Ley 42 del 26 de enero de 1993 Sobre la organizacin del Sistema de Control
Fiscal Financiero y organismos que lo ejercen.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones.
Ley 298 del 23 de julio de 1996. Por la cual se desarrolla el artculo 354 de la
Constitucin Poltica de la Repblica de Colombia, se crea la Contadura
General de la Nacin como una Unidad Administrativa Especial, adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y se dictan otras disposiciones.
Ley 633 del 29 de diciembre de 2000. "Por lo cual se expiden normas en
materia Tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos
obligatorios para la vivienda de inters social y se introducen normas para
fortalecer las finanzas de la rama judicial"
Ley 734 del 5 de febrero de 2002.
Disciplinario Unico.
Por la cual se adopta el Cdigo
Decreto No. 791 del 5 de abril de 1979. Por el cual se aprueba el Reglamento
de Procesos Administrativos por prdidas o daos de los bienes destinados al
servicio del Ramo de Defensa Nacional.
Decreto No. 695 del 8 de marzo de 1983. Por el cual se determina el material
de guerra o reservado de las Fuerzas Militares y la Polica Nacional
Decreto No. 855 del 28 de abril de 1994. Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 80 de 1993, en materia de Contratacin Directa.
Decreto No. 329 del 20 de febrero de 1995. Por el cual se adiciona el artculo
4 del Decreto 855 de 1994
Decreto No. 1275 del 27 de julio de 1995. Por el cual se adiciona el artculo 4
del Decreto 855 de 1994
Decreto No. 2145 del 4 de noviembre 1999. Por el cual se dictan normas sobre
el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones
Decreto No. 2539 del 4 de diciembre de 2000. Por el cual se modifica el
Decreto 2145 de 1999.
Decreto No. 626 del 16 de abril de 2001. Por el cual se reglamenta la Ley 80
de 1993.
Decreto No. 2888 del 27 de diciembre de 2001. Por el cual se liquida el
Presupuesto General de la Nacin para la vigencia fiscal de 2002, se detallan
las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos.
Resolucin No. 4844 de 1999. Por la cual se reglamenta el control fiscal para
los Gastos Reservados
Resolucin No. 400 del 01 de enero de 2000. Por la cual se adopta el nuevo
Plan General de Contabilidad Pblica.
Resolucin Orgnica No. 05289 del 27 de noviembre de 2001. Por la cual se
reglamenta la Rendicin de Cuenta, su revisin y se unifica la informacin que
se presenta a la Contralora General de la Repblica.
Carta Circular No. 25 del 27 de diciembre de 2000 emitida por la Contadura
General de la Nacin, referente a las pautas mnimas para la implementacin
del Plan General de Contabilidad Pblica, que regir a partir del 1 de enero de
2001.
2. ALMACENES
2.1 DEFINICION DE ALMACEN Y SUS FUNCIONES
Es la estructura administrativa encargada de orientar y ejecutar las funciones de
almacenamiento, inventarios, custodia y suministro de bienes; de acuerdo con las
polticas definidas para el manejo de los recursos fsicos de las Unidades del
Ministerio de Defensa Nacional.
Funcin de almacenamiento
Es la accin de guardar los bienes de acuerdo con su naturaleza, caractersticas
tcnicas, ndice de rotacin de los bienes, y todas aquellas normas que faciliten la
ubicacin y despacho de los mismos.
Funcin de inventarios
Procedimiento de conteo fsico mediante el cual las Unidades Ejecutoras presentan
una relacin ordenada, completa, detallada y valorizada de todos los bienes que
integran su patrimonio.
Funcin de custodia
Guardar los bienes, efectuando un control de las entradas y salidas, mediante
tarjetas de control de existencias o libros auxiliares sistematizados.
Funcin de suministro
Proveer de bienes a los servidores pblicos para el cabal cumplimiento de las
funciones del cargo.
2.2 MOVIMIENTOS DEL ALMACEN
Todo ingreso o egreso de bienes que se produzca en el almacn o en cualquiera de
las dependencias de la entidad, se legalizar invariablemente por medio de una
entrada, salida o baja de bienes, expedida por el almacenista o quien haga sus
veces.
2.3 TIPOS DE ALMACN
Existen varios tipos de almacn para guardar materiales, como son:
7
Almacn Bodega
Area de un edificio, construida con techo y paredes laterales, destinada para
almacenamiento de bienes.
Almacn abierto
Area al descubierto y cerrada por malla metlica para almacenamiento de
materiales.
Almacn Abierto Cubierto
Area techada cerrada sin paredes laterales.
Almacn Igl
Area dentro de una estructura de acero y concreto cubierta con tierra, destinada al
almacenamiento de municiones y explosivos.
Almacn de Recibo y Clasificacin
Area empleada para recibir, inspeccionar, preparar el material nuevo o usado antes
de llevarlo a los sitios de almacenamiento.
Almacn bveda
Espacio especialmente construido para almacenamiento de material, que requiere el
mximo de proteccin contra hurto o destruccin.
Almacn de inflamables
Area de bodega destinada para el almacenamiento de bienes inflamables.
Almacn con temperatura controlada
Espacio para almacenamiento cuyas condiciones de temperatura se controlan de
acuerdo a las caractersticas del bien almacenado y sus indicaciones tcnicas.
Almacn Polvorn
Area sobre el suelo o bajo ste destinado para el almacenamiento de municiones y
explosivos.
Almacn Cuarto Oscuro

Area carente de luz natural o artificial destinada para el bodegaje de bienes que por
su composicin qumica no puede tener contacto con la luz.
2.4 ORGANIZACIN DEL ALMACEN
Corresponde al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces la
organizacin del almacn, de conformidad con las normas sobre almacenamiento de
materiales, y las rdenes tcnicas aplicables, como manuales, directivas e
instrucciones especficas prescritas al interior de la Unidad Ejecutora.
2.4.1. Areas de almacenamiento
La utilizacin del espacio para el almacenamiento debe planearse de acuerdo a los
materiales que se manejen, previendo sus caractersticas de clase y tamao;
asimismo, se debe acondicionar un rea suficiente que permita la concentracin de
los almacenes. Estas reas deben estar separadas de los sitios ocupados por las
otras dependencias.
Para la ubicacin y acondicionamiento de los almacenes deben considerarse
factores como:
Elegir construcciones a prueba de incendio, con piso en concreto o baldosn, de

tal suerte que facilite la accin de los bomberos.
Ventilacin suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como
tambin facilidades de acceso.
Espacios y distribucin adecuada para la colocacin de los equipos contra
incendio y extinguidores de mano.
Las instalaciones de tomacorriente y enchufes, al igual que la iluminacin deben
ser apropiadas, de tal manera que faciliten la manipulacin de equipos elctricos.
El equipo para las operaciones de conservacin y manipuleo de bienes en los
almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo
necesiten.
Seleccin de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que
necesiten cuidados especiales.
2.4.2. Almacenamiento de Materiales

El almacenamiento, manejo y distribucin de los bienes en el almacn, al igual que
la aplicacin de las normas de seguridad para su conservacin, es responsabilidad
del almacenista.
Para el almacenamiento de bienes el almacenista debe considerar los siguientes
aspectos; siendo ste responsable de su correcta aplicacin, as:
-
Brindar proteccin contra efectos deteriorantes de tiempo, calor, luz, humedad,

insectos y roedores.
Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, entarimados y/o

sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar en el
mismo estante materiales y/o bienes de clases diferentes que puedan causarse
dao; no quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente clase de bienes
dentro de un mismo almacn o rea, lo que se debe tener claro es que unos no
ocasionen dao o deterioro a los otros; por lo tanto debe haber una adecuada
clasificacin que determine su ubicacin.
Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar

toda clase de material.
La ubicacin de los bienes debe permitir la toma fsica de inventarios sin dificultad
y facilitar su inspeccin.
El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un
mnimo de manipulacin.
Reducir al mnimo el desperdicio del espacio, brindando un almacenamiento

eficiente y econmico.
La colocacin de material no debe interferir con el sistema de extincin de

incendios, ni con el libre trnsito por las puertas.
No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un mximo de carga permitido a

fin de evitar el dao de los que se hallan como base del arrume, y sobre piso
(debe usarse avisos que indiquen el peso permitido).
Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de

identificacin, la cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:
Nombre del bien

Codificacin grupo de inventario
Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.)
10
Cantidad
Ubicacin en el almacn
Cantidad mxima, mnima y de urgencia establecida (stock)
Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas,

facilitando as su manejo con montacargas.
No se debe tarjetear, ni rotular cada artculo suelto o almacenado en un

entarimado cuando todos los bienes son idnticos; en este caso slo se colocar
a la tarima una tarjeta con las especificaciones del bien.
Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente

sobre entarimados o estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando su altura
y carga mxima permitida para su bodegaje.
En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usar lona, plstico u otra

clase de cubierta para proteger los materiales y equipos, tomndose medidas
apropiadas para evitar su deterioro.
Todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspeccin y atencin

frecuente para garantizar la preservacin, evitando as que se presenten daos
por la falta de prevencin por parte del almacenista, siendo esta su
responsabilidad.
En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima

debern inspeccionarse las reas de almacenamiento para comprobar si hay
cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los equipos, o si
se ha perdido la accin de los anticorrosivos de las superficies metlicas.
Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos,

debern ser ubicados por separado en el almacn al cual pertenecen,
identificndolos como obsoletos mediante una tarjeta de krdex o programa de
sistemas utilizado.
Los bienes txicos deben almacenarse por aparte dentro del mismo almacn, a
fin de evitar la contaminacin de otros materiales.
No deben almacenarse por largos perodos de tiempo bienes inservibles, que por
su desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan para el servicio al cual fueron
asignados y que tampoco son susceptibles de readaptacin o reparacin. Debe
almacenarse estrictamente lo necesario.
11
2.4.2.1 Estantes
-
Corresponde al almacenista identificar los estantes numrica o

alfanumricamente, as como cada entrepao y divisin dentro de ste, con el fin
de dar una rpida localizacin al bien requerido, la cual debe estar registrada en
la tarjeta de krdex o automatizada.
Los estantes deben colocarse mnimo a un metro de las paredes y entre ellos,
con el fin de brindar una completa utilizacin de los mismos, permitiendo una
rpida y fcil toma de inventarios.
La distancia entre estantes colocados de frente debe ser mnimo de un metro,

con el fin de ofrecer suficiente espacio para el trnsito entre ellos.
Los estantes de madera requieren mnimo de dos inspecciones anuales para

verificar su estado de conservacin y daos causados por plagas de la madera.
Se practicar mnimo dos veces al ao, mantenimiento preventivo, basado en
fumigacin o inmunizacin de los mismos.
En los almacenes ubicados en mezzanines deben usarse estantes livianos para

el almacenaje de materiales o bienes de la misma condicin, a fin de evitar el
sobrepeso y consecuentes daos en material y vidas humanas.
Los pasillos ubicados debajo de los mezzanines y formados entre estantes deben
estar iluminados, lo anterior coadyuva a una rpida y certera entrega de los
materiales solicitados que se hallen en ese sitio.
2.5
CREACION GRUPO DE AUXILIARES CONTABLES EN BIENES
Para solucionar las deficiencias sobre el manejo de la informacin contable de los

bienes, es necesario que el Comandante de la Unidad o Batalln, cree el Grupo de
Auxiliares de Contabilidad en Bienes, en aquellas unidades que lo ameriten como
son los Batallones de Abastecimiento, que dependern del Contador, encargados de
realizar la depreciacin, provisin, depuracin, conciliacin y pruebas selectivas de
los almacenes de bienes en depsito y en servicio, para verificar la existencia real y
confrontar con los registros contables.
2.6 CREACION GRUPO DE INVENTARIOS
Es necesario que el Comandante de la Unidad o Batalln, cree el Grupo de
Inventarios, integrado como mnimo, por el Jefe de Inventarios y un auxiliar,
teniendo en cuenta que se deben realizar inventarios fsicos parciales en cualquier
poca del ao o por entrega de la dependencia o unidad y en forma semestral y/o
12
anual; con el fin de comprobar la existencia y conservacin de los bienes asignados

para el servicio de las dependencias.
Igualmente, este grupo debe llevar los
listados de control de los inventarios de bienes en servicio por dependencias y en
forma individual.
2.7 CONTABILIDAD DE LOS ALMACENES POR CENTROS DE COSTOS
Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, deben llevar
contabilidad por cada uno de los almacenes, a travs de un subcdigo nico de
identificacin o centro de costo, que ser asignado por la Direccin de Finanzas del
Ministerio de Defensa Nacional Grupo de Contabilidad. Con lo anterior no se
pretende abrir o separar la contabilidad de bienes y fondos, el propsito es llevar un
control a nivel de almacn que permita, en un momento determinado, conocer el
valor patrimonial real de cada almacn y a la vez de la unidad o batalln, siendo
necesario tener en cuenta lo siguiente:
-
El original del Estado de Propiedad, Planta y Equipo de todos y cada uno de los
almacenes se anexar a los estados contables que la Unidad rinda a la Central
Contable de la Unidad Ejecutora y/o Centro Administrativo Logstico (cuando se
cree) y ser parte integral del balance consolidado de la Unidad Ejecutora.
La central contable de la Unidad Ejecutora llevar una relacin, actualizada, de

los almacenistas con los siguientes datos, como mnimo: grado, nombres,
apellidos, nmero de la cdula de ciudadana, clase de almacn. Cuando se
produzca cambio de almacenista en la sub-unidad, sta informar la novedad a la
Unidad Ejecutora, enviando copia del respectivo acto administrativo.
Para unificar y consolidar la contabilidad de los almacenes, en cada unidad o

batalln se asignan los siguientes subcdigos, los cuales son de estricto
cumplimiento:
SUBCODIGO O
CENTRO DE
COSTOS
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
CENTRO DE COSTOS
General
Intendencia y logstica
Farmacia
Remonta y veterinaria
Sanidad (equipos y bienes relacionados con la salud)
Economato (vveres o comisin de alimentacin)
Comunicaciones
Transportes (areo, martimo, terrestre y fluvial)
Repuestos (aeronutico y accesorios)
Armamento (areo, martimo, terrestre y fluvial)
13
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
36
37
38
39
40
41
Material tcnico inteligencia o reservado (DINTE)

Armas Estratgicas (material de guerra)
Municiones en bodega
Municiones en mano
Armamento reservado armerillo
Explosivos
Blindados
Ingenieros y Equipo
Pozos
Puentes
Construcciones
Carreteras
Vestuario Oficiales y Suboficiales
Vestuario y equipo de tropa
Materia prima
Combustible areo
Combustible martimo y fluvial
Combustible terrestre
Herramientas
Reparables
Miscelneos
Repuestos y accesorios automotores
Repuestos y accesorios blindados
Repuestos y accesorios armamento
Repuestos y accesorios martimo y fluvial
Tesorera
Construcciones en curso con destino al MDN
Convenios- Construcciones en curso
F.M.S. (FOREING MILITARY SALES) Ventas militares al
exterior.
Distritos Militares
NOTA : En el evento de existir bienes que no se puedan clasificar en los almacenes

de acuerdo con los subcdigos antes relacionados, se debe solicitar a la Direccin
de Finanzas Grupo Contabilidad del Ministerio de Defensa Nacional, la asignacin
del cdigo, con el fin de mantener la homogeneidad.
14
3. FUNCIONES Y PERFILES DEL PERSONAL QUE INTERVIENE

EN LA RECEPCION DE BIENES
3.1
FUNCIONES GENERALES DEL ALMACENISTA
Verificar y recibir los bienes que entrega el proveedor, los cuales deben
ajustarse a la cantidad, calidad, marca y unidad de medida que estipule el
contrato, para lo cual debe haber recibido con anterioridad la copia del
contrato.
Verificar que los bienes recibidos por la modalidad de traspaso correspondan

con la salida de almacn y el acta de la Unidad de origen.
Responder por la conservacin y seguridad del material que se encuentre en

depsito.
Velar por la correcta organizacin y clasificacin de los bienes en el almacn,

de tal forma que permita y facilite la movilizacin de los mismos. La ubicacin
fsica debe coincidir con lo especificado en la tarjeta de krdex o control
sistematizado de bienes.
Revisar bimensualmente que los equipos de seguridad (incendio, amarres de

estantes, estibas, etc) se mantengan en condiciones ptimas y su ubicacin
permita la utilizacin inmediata.
Reportar al Jefe inmediato, las novedades referentes a prdidas, faltantes,

sobrantes, robo y hurto.
Reportar al Jefe inmediato, en forma peridica los reintegros de bienes y el

estado en que fueron devueltos al almacn.
Reportar mensualmente al Jefe inmediato, o cuando las circunstancias lo

ameriten, la relacin de bienes inservibles u obsoletos, para su legalizacin de
baja.
Llevar correctamente el archivo de correspondencia y documentos soporte del

movimiento de la dependencia.
Realizar trimestralmente el conteo fsico de los bienes en bodega, elaborando

el inventario respectivo.
Efectuar las entregas y cambios de material, cumpliendo con las normas

establecidas.
15
Elaborar y firmar los comprobantes de entrada, salida y actas sobre el

movimiento de los bienes.
Elaborar y rendir el Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo, de acuerdo

con los Formatos Nos.3 y 4 que se anexan.
Llevar el control de los bienes que estn en el almacn y en servicio,

mediante las tarjetas krdex o programa sistematizado para el manejo de los
mismos.
Elaborar pruebas selectivas de los bienes en bodega con una frecuencia de

quince (15) das mximo, dejando constancia por medio de un acta, donde se
especificarn las diferencias encontradas.
3.1.1 Perfil Ocupacional

-
Habilidades y manejo en situaciones de crisis y resolucin de conflictos

Pensamiento proactivo
Habilidades para la obtencin y anlisis de informacin
Habilidades de comunicacin oral y escrita
Capacidad de sntesis
Habilidades de trabajo en equipo
Valores reflejados en la responsabilidad, lealtad, disciplina, honestidad,
respeto y compromiso.
3.1.2 Requisitos
Educacin :
-
Personal civil o Suboficial de los servicios o del arma correspondiente al

batalln con Diploma de Bachiller.
Adems :
-
Conocimiento de la responsabilidad fiscal y del estado

Conocimiento en normas de manejo de almacenes e inventarios
Conocimiento de estadstica y normas de abastecimientos
Conocimiento conceptual de la cadena presupuestal
Conocimiento Contratacin estatal (Ley 80)
Conocimientos en informtica (Word, Excel, Power Point)
Especialidad en Intendencia
Conocimiento contable
16
Experiencia :
Doce (12) meses de experiencia
Otros :
Diploma Bachiller
3.2
FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS ALMACENISTAS
3.2.1 Ecnomo:
-
Controlar diariamente el servicio de alimentacin, en lo que respecta a

preparacin y distribucin.
Proponer al Jefe de la dependencia responsable, cambios en el men y/o en

los ingredientes, para mejorar la calidad y/o costo de la alimentacin.
Elaborar y mantener actualizada la cuenta diaria de alimentacin (cuadro de

vituallas).
Entregar los vveres, de acuerdo con los requerimientos y requisitos exigidos.
Coordinar con el oficial de servicio, la llegada de los vveres o bienes.
Revisar y controlar la calidad y cantidad de los bienes recibidos, registrndolos

en el respectivo libro de control en cantidad y valor.
Almacenar las frutas y vegetales en los mismos empaques en que se reciben,

con el propsito de conservar la humedad.
Almacenar los alimentos que absorben olores, lejos de aquellos que lo emiten.
Cuando se reciban los vveres, examinar estado, calidad y tiempo de

conservacin de las frutas y vegetales antes del almacenamiento, as mismo,
se debe colocar en los respectivos empaques la fecha de llegada y de
vencimiento de los mismos.
Almacenar los alimentos de una misma clase.
Almacenar los alimentos recin llegados detrs o debajo de los que ms

tiempo lleven, de tal manera que los primeros en llegar sean los primeros en
salir.
17
Colocar los alimentos alejados de la pared, en estantes o tarimas de madera, lo

que ayuda a evitar la humedad.
Almacenar los productos ms pesados cerca del suelo y los ms livianos en la

parte alta.
Colocar los bultos en forma entrecruzada y no ms de 8 por arrume.
Tener suficiente circulacin de aire y ventilacin en la bodega, para evitar la

descomposicin de productos y los malos olores.
Clasificar y separar los vveres de los bienes de aseo, qumicos e insecticidas.
Proteger los vveres del sol y de la humedad.
Disponer de estantera apropiada que incluya recipientes para el grano.
Limpiar, barrer, asear y organizar diariamente la bodega, con el fin de evitar la

presencia de plagas como: roedores, polillas, gorgojos, cucarachas y gusanos
que causan daos y contamina los alimentos.
Mantener en cuartos fros los alimentos de fcil descomposicin como: carnes,

legumbres, frutas, queso, mantequilla, levadura y embutidos. Cuando no se
disponga de ningn sistema de refrigeracin, su almacenamiento se har en
lugares ventilados y su consumo tendr prioridad.
Coordinar el mantenimiento de los cuartos fros, con base en un cronograma

predeterminado, el cual incluya acciones preventivas, actividades para su
ptimo funcionamiento y programas de recuperacin.
Mantener cerrada la puerta del cuarto fro y evitar introducir cajas de cartn o
envolturas que absorban humedad.
Los cortes o piezas de carne en canal deben estar elevadas y colgadas en

ganchos dentro del cuarto fro.
Almacenar en bolsas de poliuretano las verduras y frutas y colocarlas en la

parte baja del cuarto fro.
Verificar y diligenciar la actualizacin de la licencia de higiene, la cual es

expedida por la autoridad competente.
Elaborar las Entradas y Salidas de Almacn
18
3.2.1.1
-
Perfil Ocupacional

3.2.1.2 Requisitos
Educacin :
-
Personal Civil o Suboficial de los servicios con Diploma de Bachiller
Adems :
-

Conocimiento de normas y manejo de almacenes e inventarios
Conocimiento contratacin estatal (Ley 80)
Manejo de vveres, precios y casinos
Manejo contable
Experiencia :
Otros :
Diploma Bachiller
3.2.2
Farmaceuta
Despachar las frmulas nicamente en nombre genrico.
Elaborar los requerimientos de medicamentos y bienes, de acuerdo con las

estadsticas de consumo.
Conciliar las frmulas contra el krdex o tarjetas de control.
Poseer la certificacin de la autoridad competente que lo acredita como idneo

para el manejo de medicamentos.
19
Verificar y controlar la fecha de vencimiento de los medicamentos e informar al

Jefe inmediato con tres meses de anticipacin a su vencimiento, para que se
coordine con los proveedores respectivos el cambio de los medicamentos y se
informe al cuerpo mdico.
Elaborar las Entradas y Salidas de medicamentos.
3.2.2.1
-
Perfil Ocupacional

3.2.2.2 Requisitos
Educacin :
-
Civil o Suboficial de los servicios o del arma correspondiente al batalln con

Diploma de Bachiller.
Adems :
-

Conocimiento de normas y manejo de Farmacias
Conocimiento del subsistema y normatividad de salud FF.MM.
Conocimiento contratacin estatal (Ley 80)
Conocimiento de manejo de inventarios
Experiencia :
Otros :
Diploma Bachiller
20
3.2.3
Guarda Parque
Responder por el almacenamiento y mantenimiento adecuado del armamento,

municiones y explosivos existentes en los depsitos y polvorines de la Unidad.
Inspeccionar frecuentemente los polvorines para verificar las medidas de

seguridad.
Llevar estricto control del suministro de municiones, teniendo en cuenta la

indicacin al acta de la filiacin numrica, tipo, marca, cantidad y lote de
fabricacin, dando prioridad a la mas antigua.
Elaborar la documentacin administrativa requerida, relacionada con el manejo

y funcionamiento del almacn de armamento.
Propone al Comando de la Unidad las acciones del caso para corregir o

mejorar la administracin y control del material de guerra.
Responde por el aseo y mantenimiento general de los depsitos y polvorines

de la Unidad.
Elaborar las entradas y salidas de armamento y municin.
3.2.3.1
-
Perfil Ocupacional

Valores morales y ticos reflejados en la responsabilidad, lealtad, honradez,
disciplina, honestidad, respeto y compromiso.
3.2.3.2
Requisitos
Educacin :
-
Suboficial de los servicios o del arma correspondiente al batalln con

Diploma de Bachiller.
Adems :
-

Conocimiento en normas de manejo de almacenes e inventarios
21

Conocimiento Contratacin Estatal (Ley 80)
Conocimiento Conceptual de la cadena presupuestal
Especialidad en Armamento
Experiencia :
Otros :
Diploma Bachiller
3.2.4 Grupo Auxiliar de Bienes
-
Efectuar la contabilizacin de los bienes que entran y salen de la unidad
Elaborar la hoja de vida de los bienes, de acuerdo con el Formato No.6 que
se anexa.
Participar en la realizacin del inventario fsico
Realizar la depreciacin, amortizacin, agotamiento y provisin de los bienes.
Elaborar las conciliaciones de las cuentas contables donde se contabilizan los

bienes con los valores reportados en el Estado Diario y Consolidado de
Propiedad, Planta y Equipo.
Elaborar el Estado Mensual Consolidado de Propiedades, Planta y Equipo, de

acuerdo con el Formato No.5 que se anexa.
Elaborar la informacin correspondiente a los bienes transferidos o recibidos de

otras unidades, de acuerdo con los Formatos Nos. 7 y 8.
Practicar pruebas selectivas a las existencias en almacn o en servicio.
3.2.4.1
-
Perfil Ocupacional

22

3.2.4.2 Requisitos
Educacin :
-
Personal civil o Suboficial del Cuerpo Administrativo o Logstico con tercer

semestre de Contadura Pblica, Administracin Financiera, Administracin de
Empresas, Ttulo de Formacin Tcnica Profesional en Administracin
Financiera o en Contabilidad.
Adems :
-

Confiabilidad para guardar reserva sobre la informacin contenida en la
documentacin.
Conocimiento en normas de manejo de almacenes
Conocimiento de manejo de inventarios
Conocimiento Contratacin Estatal (Ley 80)
Conocimiento Conceptual de la cadena presupuestal
Experiencia :
Seis (6) meses de experiencia en el rea.
Otros :
Cursos de Contabilidad, Informtica y reas afines.
3.2.5
Funciones responsables Inventarios Fiscales
Disear un plan de control para efectuar revistas peridicas de inventarios a las

dependencias.
Llevar control de los bienes que estn en servicio
Mantener actualizada la base de datos de bienes por dependencia y usuarios,

descargando de los inventarios los elementos devolutivos, reintegrados por
cada dependencia, previa autorizacin del Jefe inmediato.
Practicar pruebas selectivas y confrontarlas con la base de datos.

23
Producir los listados de bienes en servicio, mnimo cada semestre para realizar
los inventarios fsicos.
Elaborar el inventario general de todos los elementos devolutivos en servicio,

clasificndolos por agrupaciones, cdigos y plaquetas, de acuerdo con las
normas vigentes para el cierre de vigencia.
Informar por escrito al Jefe inmediato, las novedades detectadas al realizar la

verificacin de inventarios en las dependencias.
Enviar a las dependencias copia del inventario a su cargo
Hacer conciliacin semestral con el Grupo Auxiliares Contables de Bienes,

verificando existencias fsicas contra registros contables.
3.2.5.1 Perfil Ocupacional

-

3.2.5.2 Requisitos
Educacin :
-
Personal civil o Suboficial del Cuerpo Administrativo o Logstico con dos (2)
aos de educacin superior en Contadura Pblica, Administracin de
Empresas o Pblica.
Adems :
-
Conocimiento de la normatividad y proceso de ejecucin del presupuesto

Conocimiento de la responsabilidad fiscal y del estado..
Conocimiento bsico en el rea contable
Conocimiento bsico en contratacin administrativa
Conocimiento en manejo de inventarios y almacenes
24
Experiencia :
Seis (6) meses de experiencia especfica o relacionada
Otros :
Diploma Bachiller
25
4. MARCO CONCEPTUAL DE LOS BIENES

4.1 CONCEPTO DE BIEN
Son todos los bienes materiales e inmateriales que posee el Ministerio de Defensa
Nacional para el desarrollo de sus actividades. Se manejar y controlar de
acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas
establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.
4.2 CLASIFICACIN DE LOS BIENES
De acuerdo con su naturaleza, uso y el Plan General de Contabilidad Pblica se
clasifican en :
4.2.1 Bienes Tangibles
Son bienes materiales que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con
sus especificaciones fsicas y tcnicas. El Ministerio de Defensa los clasifica en
bienes de consumo, devolutivos e inmuebles.
Bienes de Consumo
Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal

funcionamiento de la Entidad. Se caracterizan porque se consumen con el primer
uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se
extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar
parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciacin,
provisiones y amortizacin.
Bienes Devolutivos
Se clasifican en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, aunque se deterioren y perezcan con el tiempo por razn de
su naturaleza. Tambin, porque deben ser devueltos por los funcionarios o
contratistas, a quienes la administracin se los entreg para su uso y cumplimiento
de las funciones asignadas.
Son objeto de : Depreciacin, provisiones y
amortizacin. Se dividen en bienes depreciables, no depreciables, agotables y
amortizables.
Bienes Inmuebles
Pertenecen a este grupo todos aquellos bienes que no pueden transportarse de un

lugar a otro sin que se destruyan o deterioren, como : Terrenos, edificios, etc.
26
Se registrarn los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, de acuerdo con la

informacin bsica extractada de la escritura pblica registrada.
4.2.2. Bienes Intangibles
Son todos aquellos bienes que no tienen ninguna forma fsica, pero que tienen un
valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al dueo. Los intangibles
deben registrarse por el costo histrico, entendindose como tal, el costo de
adquisicin o el valor de las erogaciones atribuibles a su formacin o desarrollo,
como son: Las licencias y software.
El manejo y control de las licencias y software que se adquiera estar a cargo de
la oficina de Informtica de la respectiva Unidad Ejecutora. Cada ingreso se
registrar en el almacn como un activo de la unidad y posteriormente ser
entregado a la Oficina de Informtica, la cual tendr la funcin de control, guarda
y legalizacin de las licencias y software que a la fecha posea la Unidad Ejecutora.
No obstante, el rea funcional de inventarios realizar los controles que
corresponden, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones. La Oficina de
Informtica, remitir al Area de Contabilidad, una vez recibidos estos bienes, un
cuadro que indique el perodo de vida til de los mismos.
Los derechos de las Unidades Ejecutoras, considerados como activo de
naturaleza intangible, debern ser registrados por el rea de Contabilidad con sus
respectivos soportes.
27
5. MOVIMIENTOS DEL ALMACEN

Todo ingreso o egreso de bienes que se produzca en el Almacn o en cualquiera
de las dependencias de las Unidades, se legalizar invariablemente por medio de
una Entrada o Salida de Almacn expedida por el Almacenista.
5.1. ENTRADA DE BIENES AL ALMACEN
La entrada de almacn es el documento que acredita la entrada real del bien a la
Unidad. Es este el nico documento que legaliza la entrada de los bienes al
almacn y autoriza efectuar novedades a los registros de Contabilidad. La Entrada
de Bienes ser elaborada por el almacenista respectivo, diligenciando la siguiente
informacin; de acuerdo con el Formato No.1 que se anexa.
Nombre de la Fuerza, preimpreso

Lugar, fecha y hora en que se realiza la entrada
Nombre de la Unidad Tctica, Naval o Area
Nmero de la Entrada en forma ascendente y continua
Identificacin del almacn que recibe
Concepto de la entrada
Tipo de documento : Nmero del contrato o acto administrativo si el bien es
donado o traspasado.
Nombre del proveedor o de la persona natural o jurdica que entrega el bien
Nit. o cdula de ciudadana del proveedor
Nmero y fecha de la factura comercial
Indicar si es entrega parcial o ltima entrega
Nombre, Nit. o cdula de ciudadana de la entidad o persona natural, si el bien
es donado o traspasado.
Cdigo administrativo del bien
Descripcin del bien, especificando:
Para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien, seriales, modelo,
nmero del modelo.
Para bienes de consumo: Nombre del bien, referencia.
Unidad de medida
Cantidad
Valor Unitario
Valor total por bienes
Valor total del comprobante
Valor en letras
28
Imputacin contable (la elabora contabilidad)

Firma del Jefe del almacn
La Entrada de Almacn debe ser elaborada en original y dos (2) copias mximo,
que pueden ser distribuidas as:
-
Original para trmite de pago

Primera copia para anexarla al Estado de Propiedad, Planta y Equipo
Segunda copia para el almacenista
La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe los bienes, revisa,

confronta las cantidades solicitadas en el contrato, valida con su firma el recibido
de los bienes parcial o total, segn las condiciones pactadas en el contrato y firma
la Entrada de Almacn.
Elaborada la Entradas de Almacn, su movimiento debe registrarse en forma
inmediata en la tarjeta de krdex.
NOTA : Si no se cuenta con un programa sistematizado para el manejo de
almacenes, debe llevarse un control manual de la numeracin asignada a las
entradas de almacn, la cual debe ser en orden cronolgico y ascendente.
5.2 ENTRADA DE BIENES DE ACUERDO CON SU ORIGEN
La entrada de bienes segn su origen puede producirse por:
Adquisiciones
- Procedimiento para el ingreso de bienes de consumo
- Procedimiento para el ingreso de bienes devolutivos
- Interventores
- Garantas
Adquisiciones Nacionales
Adquisiciones en el Exterior
- Adquisiciones en el exterior con recursos diferentes al Crdito Externo
- Depsitos Aduaneros
- Usuarios permanentes de aduanas
- Procedimiento administrativo para bienes adquiridos en el exterior para los
responsables de los depsitos habilitados
Bienes adquiridos con Crdito Externo

Entrada por produccin de bienes
Donacin
Traspasos
29
Bienes recibidos en comodato

Traslado
Reintegro
Recuperacin
Reposicin
Compensacin
Sobrantes de inventario
Reparables
Nacimiento de semovientes
Compensacin a contratos
Adquisiciones
Traspasos
ENTRADAS
a. Nacionales
b. En el exterior
a. Interinstitucionales
b. Dentro de Unidades o Fuerza
c. Dentro de la misma Fuerza
Entrada por produccin de bienes

Donaciones
Bienes recibidos en comodato
Traslados
Reintegros
Recuperacin
Reposicin
Compensacin
ENTRADAS ESPECIALES
- Sobrantes de inventario
- Reparables
- Nacimiento de semovientes
- Sistema FMS
- Compensacin a contratos
5.2.1 Adquisiciones
Son operaciones mercantiles a travs de las cuales la unidad adquiere bienes,
mediante la erogacin de fondos de su presupuesto, de conformidad con las
disposiciones legales vigentes que rigen la materia.
El recibo de los bienes que llegan a la Unidad por este concepto, debe realizarse en
el rea de recepcin del Almacn respectivo, segn lo pactado en el contrato o
pedido correspondiente. Se exceptan de este procedimiento aquellos materiales
que tengan una destinacin especifica y que exijan ser recibidos en el lugar donde
se van a utilizar. Tal es el caso de los materiales y equipos de difcil movilizacin y
dems bienes que segn la necesidad del servicio requieren este tratamiento. No
30
obstante, el almacn deber realizar la entrada respectiva, soportada por acta

debidamente avalada por el funcionario responsable del recibo de los bienes.
El procedimiento que debe seguir el almacn para la legalizacin de los bienes
muebles adquiridos por el Ministerio de Defensa Nacional es el siguiente:
Todos los contratos u rdenes de adquisicin de bienes debern ser enviados al
Almacn con sus respectivos antecedentes, con suficiente antelacin a la fecha
pactada para la entrega de los mismos, con el fin de que el Almacn adecue sus
espacios fsicos, para el recibo de las mercancas objeto de entrada.
5.2.1.1
Procedimiento para el ingreso de bienes de consumo
Una vez llegados los bienes objeto de compra al rea funcional de recepcin del
Almacn respectivo, el almacenista verificar la cantidad, clase, marca, referencia,
estado, caractersticas fisicas de los bienes, valor unitario, valor total y los
confrontar con los documentos que sustentan la operacin. (copia del contrato,
Original factura comercial, o acta respectiva).
Si los bienes estn de acuerdo con los documentos soporte, los recibe, firma la
factura comercial o cualquier documento que indique que el almacn ha recibido
el material en trminos de cantidades y referencias. Elabora y firma la Entrada de
Almacn, luego de lo cual los bienes pasarn a ser parte de los activos de la
Unidad.
El almacenista carga en el sistema la informacin y tramita al Grupo Financiero la
copia del contrato, el original de la entrada de bienes al almacn para el trmite de
pago y el original del recibo a satisfaccin si fuere el caso.
Si los bienes no coinciden con lo estipulado en los documentos soporte, el
almacenista responsable de la recepcin se abstendr de recibirlos hasta que
cumplan con los parmetros preestablecidos.
En el caso de que el Proveedor no entregue el pedido completo, el almacenista
deber informar al Jefe Logstico o Jefe de Abastecimiento de la Unidad, quien
podr autorizar la adecuacin de los espacios para recibirlos en calidad de
bodegaje, hasta que el proveedor cumpla con lo pactado. Si vence el plazo de
entrega y el proveedor no ha efectuado la entrega total de los bienes objeto de
compra, el Jefe Logstico o Jefe de Abastecimiento deber informar al Grupo de
Adquisiciones, para que ste tome las acciones correspondientes por el
incumplimiento de las clusulas del contrato. Lo anterior no aplica, cuando se
trata de bienes de consumo perecederos, como es el caso de los vveres, los
cuales se descomponen con facilidad.
31
El almacenista junto con el supervisor de contratos efectuarn la inspeccin visual

de los bienes y tomarn muestras aleatorias para compararlas con las
presentadas por el proveedor, o mandarlas al laboratorio si es el caso,
procedimiento que se debe legalizar por medio de un acta.
El almacenista no entregar o despachar elementos hasta no tener el concepto
tcnico de calidad o verificacin de muestras por parte del supervisor de contratos.
5.2.1.2 Procedimiento para el ingreso de bienes devolutivos
El ingreso de estos bienes a los registros de los activos de las Unidades del
Ministerio de Defensa Nacional, debe hacerse con el lenguaje adoptado por la
entidad para la identificacin de sus bienes, de acuerdo con el proceso de
normalizacin adelantado por la misma, teniendo en cuenta los parmetros
establecidos en el Sistema de Informacin para la vigilancia de la Contratacin
Estatal - SICE.
El procedimiento que debe seguir el Almacn para dar ingreso a bienes de
naturaleza devolutiva ser similar al de ingreso de bienes de consumo. Vara
solamente en que debe ser de obligatorio cumplimiento colocar la identificacin
por parte del rea de inventarios a cada bien, en la respectiva entrada de
almacn y una vez se tenga establecida la dependencia a la cual van destinados
los bienes.
5.2.1.3 Supervisores de Contratos
Las oficinas o dependencias que adelanten procesos de adquisicin de bienes,
para uso de la Unidad, debern asignar para cada contrato u orden de prestacin
de servicios un Supervisor de contratos, de acuerdo con lo estipulado en la
Resolucin No. 0128 del 15 de febrero de 2002.
En todos los casos, la
asignacin deber recaer en personal idneo, preferiblemente funcionarios con
conocimientos tcnicos de acuerdo con el tipo de bien adquirido. La Unidad
acudir a la contratacin de supervisores de contratos, solo si no cuenta con
personal capacitado para recibir un bien, el cual demande del supervisor
conocimientos tcnicos especficos que lo faculten para expedir en trminos de
confiabilidad, las constancias que indiquen que el bien ha sido entregado en
concordancia con las especificaciones solicitadas en el contrato por las Unidades
del Ministerio de Defensa.
En todos los casos, las oficinas debern informar con suficiente anticipacin al
personal sobre la asignacin de funciones de supervisor de contratos, haciendo
nfasis en las obligaciones de carcter legal a las cuales quedan sometidos. Esto
se har tambin con el fin de que los supervisores coordinen con el Grupo de
Almacn la recepcin de los bienes. La importancia de la funcin de supervisin
consiste en evitar a las Unidades del Ministerio de Defensa sobrecostos por una
mala recepcin de bienes, pues los supervisores deben certificar, adems de sus
32
calidades y condiciones tcnicas, todas las especificaciones contempladas en los

documentos que soportan la operacin.
En los contratos o pedidos en que se estipulen las especificaciones tcnicas de
determinados materiales o equipos y que deben verificarse por peritos o
supervisores mediante ensayos o pruebas y estos sean entregados en el almacn,
se recibirn a ttulo de bodegaje y en forma condicional, mientras el supervisor
emite a travs de documento escrito, el concepto pericial o el resultado de las
pruebas requeridas. El control de estos bienes se llevar en forma provisional y,
una vez el supervisor emita el concepto tcnico mediante acta, el almacenista dar
por recibidos los bienes y elaborar la entrada de almacn correspondiente.
En el caso de que esos bienes sean recibidos directamente por las dependencias
en calidad de demostracin, slo ingresarn al Almacn cuando la Unidad los
adquiera, previa certificacin del supervisor. Mientras tanto, quedarn a cargo del
funcionario que los tenga en su poder o servicio.
Todo ingreso al almacn por este concepto se considera perfeccionado cuando el
perito o supervisor expide un certificado de cumplimiento o recibo a satisfaccin
de los bienes, objeto de compra y lo enva al Almacenista General, el cual
proceder a elaborar y firmar la respectiva Entrada de Almacn.
5.2.1.4 Garantas
Las oficinas o dependencias relacionadas con el bien sern las responsables de la
guarda y tenencia de las garantas de calidad e idoneidad de todos los bienes que
el Ministerio adquiera y los entregue para su uso. Por lo tanto, ser obligacin
exigirlas a la dependencia que haya adelantado el proceso de compra. Ser
funcin de la Oficina Jurdica de la Unidad hacerlas efectivas y del interventor
exigir el cumplimiento de stas.
El retiro de los bienes en servicio por motivos de reparacin, mantenimiento o
prstamo, fuera de las instalaciones de la Unidad, debern ser autorizados por el
Jefe Logstico, Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces. Igualmente, los
responsables de estos traslados debern informar al Almacn y al Grupo de
Inventarios Fiscales, con el fin de ejercer el control correspondiente.
5.2.2 Adquisiciones Nacionales
Llmase as cuando los bienes o servicios provienen de una adquisicin en el
pas.
Para el recibo de los bienes debe tenerse en cuenta:
- Copia del contrato y sus modificaciones, si las hay
- Acta de recibo a satisfaccin
33
Certificado de pruebas de laboratorio

Especificaciones tcnicas de los bienes de acuerdo al contrato
Documentacin de procedencia o trazabilidad, que certifique su origen
Las muestras presentadas
Verificar en la copia del contrato el cumplimiento del contrato, relacionando lo
siguiente:
Fecha pactada de la entrega del bien
Totalidad de los bienes entregados por el proveedor
Calidad de los bienes
Sitio de entrega de los bienes
Factura en original. Debe cumplir con los requisitos establecidos en el artculo

617 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artculo 40, Ley 223 de
1995.
Fecha posterior al contrato

Valor del bien igual al del contrato
Liquidacin de impuestos en la factura, cuando sea del caso
Cantidad registrada en la factura
NIT del proveedor en la factura
Factura prenumerada (nmero impreso, no mano escrito)
En caso de que se rechacen bienes por encontrarse en mal estado se debe

informar al Jefe de Abastecimientos, Jefe Logstico o quien haga sus veces y
elaborar un acta en la que se identifiquen los bienes que se encuentran
deteriorados.
Est totalmente prohibido efectuar el pago del contrato sin haber recibido los
bienes de conformidad con lo estipulado en el contrato, caso en el cual se
genera investigacin administrativa, disciplinaria o penal.
5.2.3 Adquisiciones en el Exterior

5.2.3.1 Adquisiciones en el exterior con recursos diferentes al Crdito
Externo
Son aquellas adquisiciones de bienes o servicios provenientes del exterior, para los
cuales es necesario tener en cuenta como mnimo los siguientes documentos,
cuando se trate de recepcin de bienes:
Contrato y sus modificaciones
Acta de recibo a satisfaccin
Copia o fotocopia de la Declaracin de Importacin.
Copia o fotocopia de la Factura comercial
34
Documentos de Transporte (Gua Area o Conocimiento de embarque (Bill of

Lading)
Documentacin de procedencia o trazabilidad, que certifique su origen.
5.2.3.2 Depsitos Aduaneros : Es el recinto privado habilitado por la Autoridad

Aduanera para el almacenamiento de mercancas y material reservado bajo control
aduanero, la cual para todos los efectos se considera Zona Primaria Aduanera, es
decir, aquel lugar del territorio nacional habilitado por la Aduana para la realizacin
de operaciones materiales de recepcin y almacenamiento.
En el acto
administrativo de habilitacin, se limitan claramente los sitios que constituyen zona
primaria aduanera, disponiendo si fuera el caso, su demarcacin fsica y
sealizacin.
Existen depsitos aduaneros para la recepcin en el Ministerio de Defensa Nacional,
as:
- Ejrcito Nacional:
Cantn Norte de Bogot D.C. y
Batalln Crdoba en Santa Marta
- Armada Nacional:
Direccin de Abastecimientos (DIABA) de Bogot D.C.
Base Naval ARC Bolvar en Cartagena
- Fuerza Area:
Direccin de Comercio Exterior- DICEX - CATAM
- Polica Nacional
Escuela General Santander
Con relacin a estos depsitos aduaneros se consideran algunos aspectos
importantes, como son:
-
Unicamente debe ingresar el material importado de la Fuerza Pblica, el cual

debe venir consignado a favor y uso exclusivo.
Se registra en libros la entrada y salida de material
El Usuario Aduanero Permanente nicamente est autorizado para realizar una

preinspeccin del material sin nacionalizar.
5.2.3.3 Usuario Aduanero Permanente : Se entiende por usuario aduanero

permanente la persona jurdica que haya sido reconocida e inscrita como tal por la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, previo el cumplimiento de los
35
requisitos sealados en la norma correspondiente y los dems requisitos que

conforme a las leyes establezca la Direccin General de Aduanas Nacionales.
5.2.3.4 Procedimiento administrativo para bienes adquiridos en el exterior para
los responsables de los depsitos habilitados.
A partir de la fecha de implantacin del Manual, los servidores pblicos,
responsables del depsito habilitado deben rendir un informe del saldo o valor de
los bienes pendientes de legalizar al cierre del mes, al Comando de la Unidad
Ejecutora Oficina de Contabilidad dentro del plazo establecido para rendicin de
las cuentas fiscales con los siguientes datos:
-
Fecha y nmero del documento de transporte.

Cantidad de (Cajas, paquetes, bultos, etc.)
Fecha y nmero del contrato.
Proveedor.
Clase de entrega (parcial o total)
Valor US$
Nombres y apellidos y firma del responsable del depsito.
Con los anteriores datos el contador del Comando de la Unidad Ejecutora contabiliza
el valor de los bienes que ingresan al Depsito, convirtiendo las divisas a pesos con
la tasa representativa del mercado al cierre del mes. Igualmente se deben hacer los
ajustes por diferencia en cambio de aquellos bienes que pasan de un mes a otro sin
nacionalizarse.
5.2.4 Crdito Externo
-
Procedimiento entrada de bienes adquiridos con crdito externo
La entrada de almacn se efectuar por el almacn principal de la Fuerza o Unidad

Ejecutora. Ejemplo: Ejrcito Nacional a travs del Almacn de Abastecimientos,
Armada Nacional - Direccin de Abastecimientos y Fuerza Area -Direccin de
Comercio Exterior- DICEX. El material debe ser recibido por el Almacenista de
acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato y despus de nacionalizarse los
bienes en forma definitiva o temporal, para lo cual se requieren los siguientes
documentos:

Acta de recibo a satisfaccin firmada por los responsables
Lading)
Copia o fotocopia de la Factura Comercial
Copia o fotocopia de la Declaracin de Importacin
Documentacin de procedencia o trazabilidad, que certifique su origen
36
Si bien es cierto que el crdito externo se maneja en dlares, los comprobantes de

entrada deben realizarse en pesos, utilizando la tasa de incorporacin de la
vigencia respectiva.
Simultneamente se efectuar un traspaso a donde fueron asignados los bienes.
A la liquidacin del contrato en divisas se adicionan los gastos como transporte,
nacionalizacin, etc.
Posteriormente, cuando el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico informa sobre
el desembolso efectuado, se deben realizar los registros contables en cada
Unidad Ejecutora, en pesos, a la tasa representativa del mercado del da en que
se efectu el pago real al contratista, tasa que deber informar dicho Ministerio,
efectuando los ajustes por diferencia de cambio, en mayor o menor valor.
5.2.5 Entradas por Produccin de Bienes
Cuando el almacenista suministre materiales o materias primas para produccin de
bienes de cualquier naturaleza, debe exigir que en las salidas de almacn se
indiquen los nombres de lo que va a fabricar o producir.
Se elabora una acta con el detalle y caractersticas de los bienes producidos, firmada
por el Ordenador del Gasto, Jefe de Abastecimientos o Jefe Logstico y el
Almacenista.
Terminado el proceso de transformacin, el Jefe de Almacn recibir los bienes
producidos, elaborando la entrada de almacn, soportada por el acta.
Los sobrantes que hayan quedado, sern devueltos al almacn, elaborando la
entrada de almacn, para posteriormente tramitarla al Grupo de Contabilidad con el
Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo.
5.2.6 Donacin
Hay donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica, nacional o
extranjera se transfiere, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que
le pertenece, a favor de las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional, previa
aceptacin del Ordenador del Gasto.
En este caso, la unidad recibe el ofrecimiento por escrito de la entidad donante,
con detalle de los elementos y las condiciones que exige sobre el uso y destino
que debe drsele a los mismos; la unidad estudia la conveniencia de los bienes
ofrecidos, de acuerdo a las necesidades, con el fin de garantizar su posterior
utilizacin. La constancia de aceptacin de los bienes debe ser firmada por el
ordenador del gasto.
37
Cuando las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional reciban de entidades

oficiales bienes a ttulo de donacin, la entrada de almacn se har con base en
el acta de baja de la entidad donante, donde se relacionen los bienes por grupos y
debidamente valorizados.
En caso de que los bienes provengan de entidad o persona particular, la entrada
de almacn se elaborar con base en el acta de recibo. Si en dicho documento no
vienen estipulados los valores, estos se fijarn mediante avalo practicado por
peritos designados por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o su equivalente
en las Unidades Ejecutoras.
Cuando los bienes objeto de donacin sean usados, sern sometidos a concepto
pericial emitido por funcionarios expertos en el uso del tipo de material ofrecido,
debidamente facultados para el evento por el ordenador del gasto de la Unidad.
Este concepto determinar la aceptacin o rechazo por parte del Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico o su equivalente en la Unidad respectiva.
En el procedimiento para dar ingreso a bienes donados se deber tener en
cuenta, que el funcionario responsable de la funcin de recepcin confronte la
cantidad, clase, marca, referencia, estados, caractersticas fsicas y valores de los
bienes, contra el acta, resolucin o documento equivalente, emitida por la entidad
donante. Si los bienes estn de acuerdo con los documentos soporte, el
almacenista los recibe y firma el documento que indique que el Almacn ha
recibido a satisfaccin el material. Elabora y firma la entrada al almacn, lo tramita
al grupo de Inventarios, luego de lo cual los bienes pasarn a ser parte de los
activos de la Unidad y se proceder a colocar las correspondientes
identificaciones cuando stos hubieren sido destinados a algn servicio.
Para el caso de
siguiente:
donacin de
bienes muebles se debe tener en cuenta lo
Acto administrativo (resolucin), en caso que sea una persona jurdica.

Salida de almacn de la entidad donante
Estado y calidad del bien mueble emitido por la entidad donante
5.2.7 Traspaso
Es la transferencia de bienes y derechos procedentes de entidades oficiales del
orden nacional a los activos de las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional.
Se caracteriza porque la titularidad del bien cambia de la entidad que traspasa a la
que recibe, sin afectar el patrimonio de la Nacin.
El procedimiento de aceptacin de bienes por traspaso, deber ser igual al de
donacin de bienes de entidades oficiales. Solo que los bienes deben venir
acompaados de un acto administrativo emanado por el Representante Legal y
38
ordenador del gasto o quien haga sus veces, de la entidad que remite los
materiales, especificando que los bienes son entregados en calidad de traspaso.
La entrega y recibo de los bienes, objeto del traspaso se har a travs de acta, la
cual debern firmar los Jefes de Almacn de las dos entidades y los ordenadores
del gasto, de acuerdo con las condiciones acordadas por las dos entidades, las
cuales debern quedar consignadas en el acto administrativo expedido por la
entidad que traspasa.
Si los bienes no coinciden con lo estipulado en el acta, el Jefe del Almacn se
abstendr de recibirlos, dejando constancia del hecho e informando de manera
inmediata al Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico de la Unidad. Este a su vez,
oficializar el suceso a travs de comunicacin escrita remitida al ordenador del
gasto de la entidad que traspasa.
Si los bienes traspasados estn de acuerdo con el documento soporte, el
almacenista proceder a elaborar la respectiva entrada de almacn, documento
que certificar su ingreso a los registros de activos de la Unidad.
Existen dos clases de traspasos:
-
Entre el mismo Ministerio de Defensa Nacional.
Los que se hacen entre las diferentes Unidades Ejecutoras

Los que se hacen dentro de la misma Unidad Ejecutora
Los interinstitucionales, es decir, los que se hacen con otros establecimientos o

Instituciones.
Para el recibo de los traspasos efectuados entre las diferentes Unidades

Ejecutoras o entre las mismas Unidades Ejecutoras se debe tener en cuenta lo
siguiente:
Salida de almacn correspondiente a la Unidad que traspasa los bienes.
Orden de traspaso (acto administrativo) firmado por el Segundo

Comandante de la Unidad.
Que los bienes recibidos sean iguales a los descritos en la salida de

almacn que los traspasa.
Si son bienes tcnicos, que las especificaciones de ellos, naturaleza y

caractersticas sean iguales a las de la salida de almacn que los traspasa.
39
Al recibo de los bienes se deber tener en cuenta su estado, calidad,

cantidad y comprobar su peso.
Examinar la gua de transporte cotejando con los bienes recibidos.
En caso de que los bienes hayan sido enviados a travs de una compaa
transportadora, deben estar debidamente asegurados por dicha compaa.
Cuando el volumen de la carga no permita realizar confrontacin en una

sola sesin, los recipientes no revisados se sellarn en presencia del
transportado, para continuar posteriormente la diligencia.
Al recibo de los bienes se debe elaborar acta de recibo, contar y verificar

los bienes en presencia del transportador.
Cualquier irregularidad que se presente como dao o saqueo de los bienes,

el encargado del almacn informar al Jefe de Abastecimientos, Jefe
Logstico o quien haga sus veces y al Segundo Comandante de la Unidad.
Cuando el bien se traslada entre Unidades de la misma Unidad Ejecutora

se debe reportar el valor de la depreciacin, para que dicha unidad
contine con el procedimiento.
Cuando los traspasos de bienes sean interinstitucionales, adems de los

puntos anteriores se debe solicitar el acto administrativo, es decir la
resolucin por la cual se autoriza el traspaso de los bienes con destino a las
Unidades del Ministerio de Defensa Nacional.
5.2.8 Bienes recibidos en comodato

Es el prstamo a ttulo gratuito de bienes y/o derechos que hace una entidad de
naturaleza pblica o privada a las Unidades del Ministerio de Defensa Nacional,
por cierto tiempo, para su uso o administracin.
Se caracteriza porque la titularidad del bien no cambia de la entidad prestadora a
la que recibe, y porque los bienes que se prestan no pueden ser dados
definitivamente de baja en el almacn de origen, ni de alta en aquel donde se
reciben, sino que ambos figurarn en cuenta transitoria con constancia de que
corresponden a prstamos.
El ingreso se har normalmente, mediante contrato suscrito entre las partes,
donde se estipula el tiempo que va a estar el bien en comodato, pero dejando una
nota en la entrada al almacn, que indique que el bien ingresa a la unidad en
calidad de prstamo, para que el rea de inventarios ejerza un control especial
sobre estos bienes.
40
5.2.9 Traslado
Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de bienes
dentro de las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional o de las Unidades
Ejecutoras, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien
los entrega y transfirindola a quien los recibe.
Todo traslado de bienes debe ser informado de manera inmediata al Jefe de
Inventarios, para que proceda a la respectiva actualizacin de los mismos.
El documento vlido que soporta esta operacin ser el acta de traslado. En ella
deben quedar consignados todos los datos que indiquen con claridad qu bien es
el que se traslada, de acuerdo con los datos extractados de los registros de
inventario de la dependencia.
5.2.10
Reintegro de bienes en servicio
Es el reintegro al almacn de los bienes devolutivos entregados por la

administracin a una dependencia y que sta considera que ya no son necesarios
para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados. Puede ocurrir por
supresin de la dependencia, obsolescencia del bien, dao, remodelacin, etc.
Cuando un bien es reintegrado, la administracin debe optar por habilitarlo,
redistribuirlo o simplemente darlo de baja. El criterio que debe tener en cuenta la
administracin para definir el destino de estos activos, ser su nivel de utilidad,
estado fsico y el concepto tcnico emitido por funcionario competente.
Si se trata de equipos tecnolgicos, para el reintegro debe estar acompaado de
un concepto tcnico, suscrito por personal capacitado o idneo en la materia o
certificacin de estado suscrito por el Jefe de la dependencia que reintegra.
Se pueden reintegrar al almacn, bienes en servicio por las siguientes razones:
Que sean inservibles : Son aquellos bienes que son obsoletos o que fueron
destruidos por cualquier causa (accidentalmente, terremoto, etc.) y que no son
susceptibles de reparacin.
Obsoletos de uso : Son aquellos bienes que han sido gastados por su uso
frecuente; algunos pueden repararse.
Obsoletos tcnicos : Son aquellos bienes que aunque se encuentran en buen

estado, no pueden rendir y producir el beneficio deseado y es necesario
cambiarlos por otros tcnicamente ms adelantados.
41
Cuando un funcionario necesite devolver al Almacn bienes devolutivos en uso,

debe informar a la Jefatura de Almacenes e Inventarios mediante solicitud escrita,
a travs de la cual especifique claramente las caractersticas del bien que va a
devolver, de acuerdo con los datos consignados en el inventario que recibi.
Si se trata de equipos tecnolgicos, el reintegro debe estar acompaado de un
concepto tcnico, suscrito por personal capacitado e idneo en la materia o
certificado de estado suscrito por el jefe de la dependencia que reintegra.
El responsable de inventarios confrontar los identificadores del bien tales como:
el modelo, la referencia, los seriales, etc. con los registros que reposan en la base
de datos de su seccin. Si stos concuerdan el Jefe de Almacn elaborar la
respectiva entrada de almacn en calidad de reintegro, dejar constancia sobre
su estado e informar al funcionario responsable del rea funcional de bodegaje,
para que lo ubique en el espacio destinado para este tipo de bienes. Si el
funcionario que necesite devolver al Almacn respectivo bienes a su cargo, no lo
hace de acuerdo con la informacin que reposa en los registros de inventarios, el
Jefe de Inventarios no tramitar esta novedad al Almacn.
En caso de que los identificadores de los bienes a reintegrar no concuerden con
los registros de inventarios, el Jefe de inventarios se abstendr de recibirlos. Si el
responsable del bien no aclara esta situacin en un plazo mximo de tres das, el
Jefe de Inventarios informar por escrito al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico
o quien haga sus veces y ordenador del gasto, con el fin de que se investiguen las
causas de esta situacin y se establezcan las responsabilidades y sanciones a
que haya lugar.
No se debe aceptar la sustitucin o reemplazo de los bienes entregados
inicialmente con otros diferentes, salvo el caso que los bienes sustituidos renan
por lo menos las mismas caractersticas, previa autorizacin del Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico y ordenador del gasto o quien haga sus veces.
Es obligacin del Jefe de cada dependencia informar mediante acta, al Jefe de
Inventarios sobre las novedades de traslados o reintegros de bienes asignados a
los funcionarios que laboran en su Oficina. Si esta novedad no es comunicada,
automticamente los bienes quedarn bajo la responsabilidad directa del Jefe del
rea.
5.2.11 Recuperacin de bienes
Es la reaparicin fsica de un bien despus de haber sido descargados de los
registros de inventarios y contables de la Unidad, cuya prdida fue asumida por la
misma.
Si posteriormente al descargo de los bienes perdidos stos son recuperados, se
les da nuevamente entrada al almacn. El Almacenista elaborar un acta,
42
documento soporte para realizar el ingreso de este bien a los activos de la unidad,
teniendo en cuenta las caractersticas y especificaciones contempladas en los
documentos de entrada o salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminucin en
su valor o condicin fsica por dao o depreciacin. Esta acta debe ser firmada
por el almacenista, Jefe de inventarios, Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico y
ordenador del gasto.
Si un bien recuperado hubiere sufrido dao o depreciacin, el valor para su
reincorporacin debe calcularse por funcionario idneo, designado por el Jefe de
Abastecimiento o Jefe Logstico, quien lo facultar para que expida una constancia
con destino al Jefe de Inventarios y Almacenista, indicando el valor con el cual se
debe ingresar.
Si hubiere juicio de responsabilidad en curso, el afectado en coordinacin con el
Jefe de Inventarios de la Unidad deber informar a las autoridades
correspondientes para que ste cese.
5.2.12 Reposicin de bienes.
Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daos por
causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros de caractersticas
similares o superiores.
El Ministerio de Defensa Nacional contemplar la reposicin de bienes para los
siguientes casos:
5.2.12.1 Prdida de un bien por daos derivados del mal uso
Cuando un funcionario pierde un bien que est bajo su custodia, por daos
derivados del mal uso, sin perjuicio de las responsabilidades que se deriven del
hecho, el funcionario que tenga el bien a cargo, podr reponerlo por otro en igualdad
de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y
estado del faltante, presentando la respectiva factura o acta. No obstante deber
cumplir con los siguientes requisitos:
Solicitud escrita al Ordenador del Gasto, Jefe de Abastecimiento y Jefe

Logstico, por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que
va a reponer y detalle de ellos.
Aceptacin por escrito, de que se haga la reposicin por parte del Ordenador
del Gasto, Jefe de Abastecimiento y Jefe Logstico o quien haga sus veces,
avalada por el Jefe de Inventarios y el almacenista.
Los bienes ofrecidos sern examinados por el Jefe de Abastecimiento, Jefe

Logstico o quien haga sus veces, el Jefe de Inventarios y el almacenista,
43
quienes levantarn acta de la diligencia, firmada por los que intervinieron y el

Ordenador del Gasto, incluyendo el funcionario que efectu la reposicin del
bien o de los bienes.
En caso que los bienes sean de carcter tcnico, se tendr que adicionar a la
diligencia el peritazgo de los tcnicos, en el cual se informe la naturaleza del
bien, con sus especificaciones tcnicas y el estado de conservacin.
Una vez se elabore el acta y se firme por las personas que en ella intervinieron,
incluyendo el peritazgo tcnico dentro del cuerpo del acta, los bienes se
valorizan de acuerdo al valor que informa el Jefe de Inventarios.
La entrada de almacn ser elaborado por el valor y detalle de los bienes

informados en el Acta.
El acta se anexa a la entrada de almacn y ambos documentos hacen parte

del Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo, el cual se reporta a
contabilidad.
El Representante Legal o Comandante de la Unidad expide paz y salvo al

servidor pblico por la reposicin del bien y se anexa copia a la hoja de vida.
5.2.12.2 Reemplazo de bienes obsoletos

Cuando opte por el reemplazo de bienes cuya utilizacin o simple mantenimiento
le demanden incurrir en sobrecostos, dado su nivel de obsolescencia y
caractersticas tecnolgicas, el ingreso de los bienes, objeto de reposicin se har
siguiendo el mismo procedimiento diseado para ingreso de devolutivos.
Cuando el equipo es totalmente reemplazado, el peritazgo de los tcnicos
consistir en emitir un acta de recibo a satisfaccin sobre el bien que entrega el
contratista y comunicar de inmediato por escrito al Jefe de Almacn e Inventarios,
anexando en su informe la autorizacin y el acta de recibo. Estos documentos,
junto con la copia del contrato, podrn tomarse como soportes suficientes para
que el Grupo de Almacn realice la novedad correspondiente.
En el evento de estar en curso o en proceso la investigacin administrativa y el
responsable admite la culpa o dolo y repone los bienes, cesa el proceso y
contablemente se cancela la responsabilidad fiscal, de acuerdo con lo establecido
en el Decreto No.791 del 5 de abril de 1979. No obstante, la restitucin o el pago
del bien no exonera la accin disciplinaria, cuando de la misma se desprenda una
infraccin a la Ley 734 del 5 de febrero de 2002, Cdigo Disciplinario Unico
para los servidores pblicos y particulares, o Decreto Ley 1797 del 14 de
septiembre de 2000 que trata sobre el Reglamento del Rgimen Disciplinario para
las Fuerzas Militares.
44
5.2.13
Compensacin
Existe ingreso por compensacin cuando se encuentran bienes sobrantes que en

el movimiento del almacn hayan podido confundirse con otros semejantes, de los
cuales hay cantidad de faltantes en el almacn; en este caso podrn hacerse las
compensaciones respectivas, siempre que se trate de artculos similares, de una
misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusin.
Los registros de incorporacin de sobrantes y eliminacin de faltantes, se
efectuarn despus de producida la Entrada y Salida de Almacn simultnea, con
base en el acta o inventario aprobados por el correspondiente Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico y Ordenador del Gasto.
Los artculos sobrantes que no puedan ser compensados debern ingresarse
como sobrantes y los faltantes que no pudieran tener compensacin, se dejarn a
cargo del responsable.
Los originales de las entradas al almacn debern ser archivados en el almacn
junto con el acta. Las copias de stos y de las actas se remitirn diariamente con
el Estado de Propiedad, Planta y Equipo al Grupo de Contabilidad.
Sin embargo no son susceptibles de compensacin los faltantes con sobrantes,
cuando se trate de bienes que figuren en los registros identificados como cuerpos
ciertos o que en su apariencia, clase y naturaleza sean cualitativamente
diferentes.
Los bienes faltantes, cuya compensacin se efectuare en los trminos de esta
autorizacin, en ningn caso exceder en nmero a los sobrantes que se
incorporen en tal operacin.
5.2.14 Entradas Especiales
Llmese as aquella clase de entradas que tienen un tratamiento muy diferente a las
dems y se presentan en los siguientes casos:
5.2.14.1
Sobrantes de Inventarios
Los sobrantes de inventario se presentan en los siguientes eventos:
Existen sobrantes de inventario en el almacn cuando al efectuarse pruebas

selectivas o al realizarse un inventario fsico completo por la entrega de
almacn u otra causa, se puede determinar que el nmero de bienes es
superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se
relaciona en el acta de la diligencia, determinando la causal que los ocasion.
El almacenista ser informado por la persona que realiz el inventario y copia
45
del acta se remitir al almacn, con el fin que se produzca la respectiva

entrada al almacn.
Son sobrantes de inventario de bienes en servicio cuando al realizarse los

diferentes inventarios fsicos o fiscales de las dependencias, se encuentran
bienes que no tienen la correspondiente salida de almacn, lo cual debe ser
investigado por el funcionario que practic el inventario. En caso que se
compruebe que el bien entr en servicio sin el correspondiente trmite
administrativo, debe quedar constancia de la diligencia en el acta y enviar
copia al almacn, con el fin de que se elabore la entrada y salida de almacn
en forma simultnea, este ltimo a nombre del funcionario que posee el bien;
posteriormente el almacenista informa la novedad a la Oficina de Inventarios y
a Contabilidad. El valor de los bienes objeto de sobrantes se determina por el
de los bienes de iguales caractersticas.
Se deben registrar los bienes que no se han incorporado al patrimonio de la
Institucin o de la Unidad, como por ejemplo: Recursos naturales y del
ambiente, (rboles maderables, fuentes de agua, nacimiento de ros, etc.)
instalaciones de tratamientos de aguas residuales, vas internas, tneles,
piscinas, monumentos, proteccin contra explosivos, cercas, lneas telefnicas,
internet, fax mdem, monumentos, museos, pistas areas, caminos
peatonales, acueductos, viviendas fiscales, licencias y otros.
5.2.14.2 Reparables
Llmase as todos los activos que encontrndose en condiciones inoperantes han
recibido adiciones, mejoras, que los han dejado en condiciones de ser operados o de
utilizarse, obteniendo beneficio de ellos.
Los repuestos de los equipos mayores, terrestre, areo y martimo, que por su uso
y desgaste natural deban ser reemplazados pueden ser susceptibles de
recuperacin.
Con el fin de que exista un control administrativo sobre el reparable se debe efectuar
el siguiente procedimiento:
Cada almacn debe llevar el control de los bienes reparables en forma

independiente de los dems bienes que se manejan en el mismo, y rendir su
respectiva cuenta a travs de la oficina de Contabilidad de la Unidad y/o Centro
Administrativo Logstico, cuando se cree.
Una vez que sea retirado el repuesto del equipo terrestre, areo o martimo, se
entrega en el almacn y se contabiliza por un valor igual a su costo histrico.
En caso de que haga parte de un equipo y sea desmontado se investigar su
valor en el comercio si se carece del costo histrico.
46
El valor del ingreso del reparable es igual al costo histrico ms el costo de

reparacin, transporte, seguros y todos aquellos costos para dejarlo en
condiciones operantes.
El valor de la reparacin se puede activar o llevar al gasto, dependiendo de su

funcin y es criterio tcnico- contable, teniendo en cuenta que para capitalizarlo
debe incrementar la eficiencia del equipo, porque si es un repuesto para
funcionamiento del equipo se lleva al gasto.
Una vez se determine su reparacin el bien contina en cuentas de orden,

hasta que sea recibido nuevamente del proveedor, reparado y en condiciones
de ser utilizado.
Recibido el bien reparado desaparece su contabilizacin de las cuentas de

orden y se elabora la entrada de almacn.
El bien reparado no se puede promediar con los valores de los bienes nuevos
que contenga una tarjeta krdex, por tanto se llevar aparte su control, de ah
la necesidad de crear almacenes para el control de los reparables.
Si el bien es inservible, pendiente de reparacin se reintegra al almacn se debe

ubicar en la bodega de inservibles para evitar la confusin con el material servible.
Un bien puede ser reparado por la misma unidad, enviado a otra unidad o ser
reparado por un tercero.
5.2.14.3 Nacimiento de semovientes
Al producirse el nacimiento de semovientes, el empleado encargado de su
proteccin, dar aviso al Jefe Logstico o quien haga sus veces, con el fin de que
los nuevos ejemplares sean ingresados a la unidad mediante el acta de avalo de
nacimiento correspondiente, donde se especificarn las caractersticas
individuales y su cantidad, la cual sirve de base para la elaboracin de la entrada
de almacn. Dicha acta debe ser suscrita por los siguientes funcionarios:
Comandante de la Unidad
Jefe Logstico o quien haga sus veces
Presidente de la comisin de remonta y veterinaria, en las Unidades (si la
hay)
Almacenista
Medico veterinario
5.2.14.4 Sistema FMS
47
El Gobierno de los Estados Unidos, mediante su poltica exterior ha establecido el

programa de Ventas Militares y Control de Exportaciones de Armas, ofreciendo
vender a los diferentes gobiernos de su rea de influencia, material y servicios de
defensa.
Las ventas militares que efecta el Gobierno de los Estados Unidos al Gobierno
de Colombia, opera mediante convenio pactado directamente de Gobierno a
Gobierno, avalado por los respectivos Congresos, que deben ser suscritos por el
representante autorizado del Departamento de Defensa de los Estados Unidos y el
Ministerio de Defensa de Colombia, por intermedio de un contrato proforma
establecido, denominado LOA (Letter of Offer and Aceptance Carta de Oferta y
Aceptacin).
La entrada de almacn se efectuar por el almacn principal de la Fuerza o Unidad
Ejecutora. Ejemplo: Ejrcito Nacional a travs del Almacn de Abastecimientos,
Armada Nacional - Direccin de Abastecimientos y Fuerza Area- Direccin de
Comercio Exterior - DICEX. El material debe ser recibido por el Almacenista de
acuerdo con las condiciones pactadas en la LOA o contrato y despus de
nacionalizarse los bienes en forma definitiva o temporal, para lo cual se requieren los
siguientes documentos:

Acta de recibo a satisfaccin firmada por los responsables
Lading)
Copia o fotocopia de la Factura Comercial
Copia o fotocopia de la Declaracin de Importacin.
Si bien es cierto que las LOAS se manejan en dlares, las entradas de almacn
deben realizarse en pesos, utilizando la tasa de cambio a la cual se adquirieron los
dlares para cancelar la LOA. Simultneamente se efectuar una salida de almacn
a donde fueron asignados los bienes.
5.2.14.5 Compensacin a Contratos
Cuando un proveedor incumple con alguna(s) de las clusulas del contrato como
retardo en la entrega o cuando no cumpla con los parmetros establecidos de
calidad, por disposicin del supervisor del contrato, se podr multar de acuerdo a lo
pactado legalmente, con una reposicin adicional del elemento contratado; sin que
esto conlleve a sanciones y se dar entrada al almacn como compensacin, con el
mismo valor unitario, tal como est estipulado en el mismo, anexando la notificacin
por parte del supervisor del contrato y con la firma del ordenador del gasto.
48
5.3 SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN

Es el retiro de un bien del Almacn, acompaado de la expedicin de la salida de
almacn; que es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida
fsica y real del bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la
responsabilidad por custodia, administracin, conservacin etc., por parte del
almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.
La salida de bienes del almacn puede originarse por suministro o entrega de bienes
devolutivos y de consumo, por traspaso entre unidades, por donaciones y otros.
La baja de bienes muebles es otra causa que puede originar la salida de bienes del
Almacn, implica el retiro, tanto fsico como de los registros del patrimonio de la
entidad, previo trmite de los requisitos establecidos en el presente manual y en las
normas legales.
5.3.1 Procedimiento para la Salida de Bienes
Las diferentes dependencias de la Unidad debern presentar sus solicitudes de
bienes de consumo y devolutivos al almacn, de acuerdo con la programacin
establecida para ello.
La salida de almacn debe elaborarse por el almacenista en forma simultnea a
la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido tramitada por el Jefe de la
dependencia y autorizada por el Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico.
La salida de almacn debe registrarse en forma inmediata en las tarjetas de
krdex o programa sistematizado, con fines de actualizacin permanente de los
inventarios de almacenes.
Toda entrega de bienes para las diferentes dependencias debe ser autorizada,
mediante una orden de suministro firmada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe
Logstico, o quien haga sus veces.
Las solicitudes de bienes que no se hagan dentro de la programacin establecida,
deben presentarse justificadas y llevar el visto bueno del Jefe de Abastecimiento o
Jefe Logstico, para que el almacenista proceda a despacharlos.
El almacenista en ninguna circunstancia podr entregar bienes del almacn
mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, an cuando stos se
cambien posteriormente por la salida de almacn. Igualmente, el almacenista no
podr hacer firmar la salida de almacn por el destinatario, mientras no entregue
los bienes.
49
El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la salida de

almacn, ni cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean similares o
tengan el mismo valor.
La salida de almacn no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones o
intercalaciones. En caso de presentarse un error de tal naturaleza, el Jefe de
Abastecimiento o Logstico deber autorizar las correcciones y ajustes
respectivos.
La salida de almacn debe ser firmado por el funcionario que recibe los bienes, el
almacenista y el ordenador del gasto. Estos quedarn como constancia del
traslado de responsabilidad por dichos bienes. Los espacios destinados para
registrar el nombre, firma y nmero del documento de identidad del funcionario
que recibe, deben ser diligenciados con carcter de obligatoriedad.
A la salida de almacn debe anexarse la orden de suministro firmada por el Jefe
de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces, y rendirse con el
Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo a la seccin de Contabilidad.
Cuando las existencias disponibles en el almacn sean insuficientes, en relacin
con las cantidades solicitadas, el almacenista anota en la Salida de Almacn las
cantidades reales despachadas, dejando clara constancia en la solicitud de
pedido.
Cuando se trate de traspaso de bienes a entidades, la firma en la salida de
almacn deber ser la del Representante Legal de la entidad receptora, o de la
persona que est autorizada legalmente para recibirlos.
La Salida de Almacn debe contener la siguiente informacin, de acuerdo con el
Formato No. 2, que se anexa, as:
Nombre de la Fuerza, preimpreso

Nombre de la Unidad
Lugar, fecha y hora en que se realiza la salida
Nmero de la salida en forma ascendente y continua
Identificacin del almacn que efecta la salida
Concepto de la salida (modalidad de la salida)
Nmero de solicitud u Orden de Suministro
Fecha de la Orden de Suministro
Dependencia solicitante
Nombre y cdula de ciudadana del responsable
Nmero del acta con la cual se traspasan los bienes
Nombre y Nit. de la Unidad a la cual se traspasan los bienes
50
Cdigo administrativo del activo

Descripcin del bien, especificando:
Para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien,
nmero del modelo.
Para bienes de consumo: Nombre del bien, referencia.
seriales, modelo,
Unidad de medida
Cantidad
Valor Unitario
Valor total por bienes
Valor total de la salida
Valor en letras
Imputacin contable (la elabora contabilidad)
Espacios para : el nombre, cdula y firma de quien recibe el bien, la firma del
almacenista o quien haga sus veces y la firma del ordenador del gasto.
5.3.2 Dotacin a Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares
La dotacin que se entrega a los Oficiales y Suboficiales, se realiza con cargo a

la partida anual de vestuario y equipo asignada a cada uno de los oficiales y
suboficiales de las Fuerzas Militares; para lo cual el almacenista debe llevar un
control manual o sistematizado del saldo disponible de la partida asignada para
cada uno de ellos.
Cuando el almacenista hace entrega del vestuario y equipo al personal militar,
produce un documento interno, que debe denominarse factura, vale o nota de
suministro, la cual debe ser firmada por el oficial o suboficial que recibe el
material y el almacenista respectivo. Con base en los suministros diarios de
vestuario, el almacenista elabora la respectiva salida de almacn, firmado por el
responsable del almacn y el ordenador del gasto. Igual tratamiento se dar
para la entrega de las dotaciones al personal civil.
5.3.3 Vestuario del personal de tropa de las Fuerzas Militares
Las dotaciones de vestuario que se entregue al personal de tropa se efectuar

a travs del almacn de la unidad respectiva, sujetndose a las disposiciones
fiscales y administrativas vigentes, en referencia a la dotacin de las prendas
militares, la cantidad de las mismas y el nmero de prendas asignadas.
Ser responsabilidad del almacenista de cada unidad al momento de recibir las
dotaciones, verificar que el material suministrado coincida con la numeracin
registrada en la planilla de remisin. Los almacenistas de las unidades debern
llevar en el krdex la distribucin numrica de los uniformes por unidades;
cuando este material se vaya a dar de baja, al elaborar las correspondientes
51
actas, deber relacionarse los nmeros de las camisas, pantalones, gorras y

sombreros.
Las dotaciones individuales se entregarn mediante planillas que indiquen la

relacin de las prendas, tallas y condiciones en que es recibida, sta debe ser
firmada por cada persona, indicando nombre completo, cdigo militar, nmero
del documento de identidad.
Con el original de la planilla el almacenista
elabora la respectiva salida de almacn.
Se exigirn en las salidas de almacn de estos bienes, adems de la firma del
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces, la del
almacenista y el funcionario que recibe el vestuario.
Al efectuar devoluciones al almacn de las prendas militares, por concepto de
desacuartelamiento, traslados, desertores, etc., el Comandante de Escuadrn
elabora la respectiva acta, determinando qu material es servible para elaborar
la respectiva entrada de almacn.
La dotacin inservible devuelta por los soldados debe darse de baja e
incinerarse por parte del almacenista de la respectiva Unidad o Batalln. Las
bajas administrativas de uniformes camuflados por incineracin deben ser
autorizadas por los comandantes de las unidades tcticas. Las bajas de
material camuflado se harn en acta separada de cualquier otro material.
A los uniformes camuflados debe drsele el tratamiento de elemento reservado
o material de guerra, manejarse con las medidas de seguridad necesarias y ser
objeto de revistas peridicas por los comandantes en todos los niveles.
5.3.4 Prendas de uso personal, no privativo de las Fuerzas Militares
Las prendas de uso personal diferentes a los uniformes militares que deban
entregarse al personal de las Unidades del Ministerio de Defensa, por ser
bienes de consumo, se descargarn en forma definitiva del almacn cuando
sean dadas al servicio, a travs de la salida de almacn a nombre del usuario
respectivo, el cual firmar registrando el nmero de la identificacin (cdigo
militar o cdula de ciudadana).
Si las prendas corresponden a suministros peridicos, como es el caso de
overoles, calzado y delantales, en la Salida de Almacn, se debe anotar la
fecha de la entrega anterior y el perodo a que corresponde la que se atiende,
adems del nombre del usuario, se debe anotar el grado.
Igualmente se descargarn en forma definitiva del almacn las prendas de uso
personal que integran los uniformes deportivos.
52
Si a juicio del Delegado del Area de Bienestar deben reincorporarse bienes de

esta clase al almacn, siempre y cuando no hayan sido utilizados, se legalizar
mediante la elaboracin de la entrada de bienes, informando el motivo o causa
del reintegro.
El vestuario destinado al personal de inteligencia militar y de la Polica, se
descargar definitivamente del almacn respectivo, en el momento de ser
entregado al Comandante de la respectiva Unidad, quien legalizar la salida de
bienes, firmando la respectiva salida de almacn.
5.3.5 Combustibles y Lubricantes
El suministro de combustibles y lubricantes a los vehculos de las Unidades del

Ministerio de Defensa, se efectuar exigiendo al conductor la entrega de vales
autorizados por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus
veces, indicando la fecha e identificacin del vehculo.
El empleado encargado del control del suministro de combustibles a los
vehculos automotores, deber llevar un libro control de las existencias en el
depsito, en el cual registrar todo recibo y despacho y liquidarn diariamente
los saldos, nicamente por cantidades.
El control de los vales utilizados para la entrega de combustibles y sus registros
en el libro de control ser ejercido por el Jefe de Abastecimiento o Jefe
Logstico correspondiente, no por el bombero o liquidador del combustible.
Todos los depsitos de combustibles deben dotarse de un contador automtico,
evitando medidas de caa y tablas de conversin, con el fin de obtener los
saldos con mayor precisin.
El respectivo Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces,
ordenar inspecciones semanales a los depsitos de combustibles, por parte
del almacenista, el bombero y un funcionario de Control Interno, confrontando
existencias con los saldos del libro. Al efectuar los clculos, se debe tener en
cuenta la merma del combustible y el gastado en la limpieza del tanque de
depsito.
Se debe tener en cuenta, la disminucin de combustible por evaporacin, por
drenajes, por limpieza y fijar una constante para cada tipo de combustible para
la evaporacin cualitativa, respecto a la cantidad de combustible almacenado, y
fijar esta cantidad en un libro control, en el cual se registre la medida diaria de
53
cada tanque, con el fin de que al finalizar el mes se elabore una salida de
almacn por la sumatoria total de la evaporacin que se reflej en el libro.
De acuerdo con los suministros diarios de combustible, el almacenista elabora

la respectiva salida de almacn.
5.3.6 Combustible almacenado por el proveedor
Cuando en las unidades no existan tanques de almacenamiento de combustible

y el proveedor se vea obligado a almacenarlo, se llevar un libro auxiliar en el
cual se registren las rdenes de suministro para los vehculos y se extraer el
saldo en forma diaria.
Las rdenes de suministro de combustible sern expedidas por el Jefe de
Transporte y llevarn la firma y postfirma del Jefe de Abastecimiento, Jefe
Logstico o quien haga sus veces.
El recibo de la orden de suministro, una vez se efecte la entrega del
combustible debe ser firmado por el conductor, registrando la postfirma y
nmero de identificacin.
Semanalmente se har una comprobacin del saldo del combustible
almacenado por el proveedor, exigindole la certificacin por escrito de la
cantidad de galones y del saldo como una medida de control.
Si al efectuar el cotejo de los saldos que lleva la unidad con los que certifica el
proveedor a la misma fecha de corte se presentan diferencias, se debe informar
al Jefe de Transportes y este a su vez informa al Jefe de Abastecimiento, Jefe
Logstico o quien haga sus veces para la diligencia administrativa,
correspondiente a la aclaracin con el proveedor sobre la diferencia encontrada.
De acuerdo con los suministros diarios de combustible, el almacenista elabora
la respectiva salida de almacn.
5.3.7. Repuestos
En la entrega de repuestos para vehculos o equipos, se debe exigir que en la

salida de almacn, se especifique con claridad el bien suministrado, las
caractersticas del vehculo donde se va a instalar, y la fecha en que se cambi
ese mismo repuesto por ltima vez, adems se exigir a quien solicita el
repuesto, que efecte la devolucin del que se va a cambiar. Cuando se trate
de entrega llantas y neumticos se debe anotar la dimensin y nmero de
produccin y solicitar la devolucin simultnea de las que se van a sustituir.
54
De lo anterior, se debe llevar un control administrativo, tendiente a evitar

cambios y sustituciones; es de anotar que las llantas y neumticos se
encuentran numeradas para facilitar su control.
Se prohibe el suministro de repuestos para vehculos y equipos particulares,

aun cuando se cancele su valor a las Unidades del Ministerio de Defensa, fuera
de lo que se pacte mediante contratos debidamente legalizados con organismos
oficiales o entidades descentralizadas.
Todo vehculo debe tener una hoja de vida en la cual se estipular el
mantenimiento preventivo que se le haga, anotando los repuestos cambiados,
llantas, neumticos, bateras y otros accesorios.
5.3.8. Materiales y materias primas
Cuando se produzca salida de almacn por entrega de materiales de

construccin o materias primas, se debe indicar la obra a que estn destinados
los bienes que se van a producir o a reconstruir y anexarse la orden de
suministro firmada por el Jefe de Almacn o el que haga sus veces en la
Unidad.
Cuando se haya implantado el sistema de contabilidad de costos, las salidas de
bienes que comprenden materiales y materias primas deben contener el
nmero de la orden de produccin a la cual deben cargarse o adicionarse.
Asimismo, contendr el nmero de unidades que se producirn con la materia
prima entregada para tal fin.
5.3.9. Depsitos de campaa o sitios de abastecimiento

- Cuando por fuerza mayor existan abastecimientos en el rea de operacin,
como en el caso de las Brigadas Mviles o Contraguerrilla, el oficial o suboficial
encargado de efectuar las compras deber tener un facturero, con el fin de
registrar las respectivas compras con el valor correspondiente, la factura debe
ser firmada por el vendedor, registrando la cdula de ciudadana.
Los bienes entregados para la dotacin de depsitos tcticos o sitios de

abastecimiento, se legalizarn mediante la correspondiente salida de almacn,
refrendado por el Jefe de Almacn, Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico
respectivo o quien haga sus veces.
El control administrativo de las existencias de dichos depsitos, lo har el
Comandante de la respectiva operacin. Asimismo los bienes de consumo y
devolutivos no utilizados al finalizar la campaa sern reintegrados al almacn
de procedencia.
55
Toda entrada de almacn correspondiente al reintegro de bienes de campaa,

llevar anexo en su original el oficio del Comandante de la respectiva
operacin, en el cual informa acerca de los bienes no utilizados.
5.3.10. Por salida de bienes para el consumo
Los bienes de consumo, clasificados en la cuenta 1910-01 CARGOS

DIFERIDOS - Materiales y Suministros cuando salgan para el servicio, se
elaborar la respectiva Salida de Almacn, la cual se contabilizar
automticamente como un Gasto en la subcuenta respectiva, de acuerdo al
Plan General de Contabilidad Pblica.
Administrativamente, en la Unidad se llevar un control de dichas existencias, a
travs de una relacin pormenorizada, donde se relacionan los diferentes
bienes por cantidad, valor, nombre y dems especificaciones que sean
necesarias para su debido control.
NOTA:
Bienes adquiridos con partidas fijas asignadas mediante orden
administrativa en las Unidades, como papelera y tiles de aseo, se contabilizarn
directamente en el gasto, cuando simultneamente ingresan y se ponen al
servicio.
5.3.11 Salida por Cesin de bienes a ttulo gratuito
Se entiende que hay cesin cuando el bien sale del patrimonio nacional, o sea,
que la nacin cede sus derechos sobre el mismo; tratndose de establecimientos
pblicos o institutos descentralizados, cuando el bien sale del patrimonio de los
mismos, y stos ceden sus derechos sobre l. Para dar de baja bienes por
cesin, se requiere:
-
Autorizacin dada por el ordenador del gasto
Relacin detallada de los bienes por agrupaciones de inventario, con

caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total de los mismos.
Certificacin de funcionario idneo, de que los bienes no son .necesarios en la

entidad, o de que siendo necesarios hay disposicin que ordena la cesin.
Elaborar acta de entrega de los bienes con intervencin del Ordenador del
Gasto, el Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico y el almacenista, detallando
los bienes, con sus caractersticas; esta acta debe firmarla tambin el
almacenista que recibe.
56
Finalmente, se elabora la salida de almacn, con soporte en los documentos

anteriores, debidamente firmada por todos los que intervinieron.
5.3.12 Entrega de medicamentos

Con base en los suministros diarios de medicamentos, mediante la frmula expedida
y firmada por el mdico, el farmaceuta efecta la entrega de los mismos y elabora la
salida de almacn.
Cuando en el depsito de la farmacia no existen los medicamentos autorizados en
la frmula expedida por el mdico, el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o
quien haga sus veces autorizar para que esta sea suministrada por un proveedor
particular. Con la factura del proveedor el farmaceuta elabora la entrada y salida
de almacn simultneamente.
5.3.13 Baja de Bienes
Es el proceso mediante el cual la administracin decide retirar un bien
definitivamente, tanto de forma fsica como de los registros del patrimonio de la
entidad, por obsolescencia, por estar inservible o porque siendo servible ha sido
tomado, vendido, permutado, hurtado, o en el caso de los medicamentos, por
encontrarse vencidos.
Los almacenistas a su vez, tendrn la obligacin de reportar no solo el robo,
prdida o cualquier otra novedad de los bienes, sino informar oportunamente de
los inservibles o equipos que no utilicen, para que se produzca la baja o traspaso
segn el caso.
Corresponde a los Jefes de Abastecimiento, Jefes Logsticos o quienes hagan sus
veces, por delegacin o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja
cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual
se adquiri, procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, ya
sea para su destruccin total, para reparacin de partes o por traslado a otra
entidad, bajo su responsabilidad.
Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes muebles requiere
autorizacin previa y escrita del Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien
haga sus veces, quien mediante acto administrativo (resolucin) indica las razones
de la baja y el destino que se le debe dar al bien; acto administrativo que debe ser
firmado por el Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico y el Ordenador del Gasto.
Es responsabilidad del Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico y almacenista
coordinar y agilizar los programas de baja como mecanismos para la depuracin y
actualizacin de inventarios.
5.3.13.1 Baja de bienes servibles
57
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentren en buenas

condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus
actividades.
Se retira definitivamente del servicio un bien servible por las siguientes causas:
- Que el bien an estando en buenas condiciones fsicas y tcnicas, no es
requerido por el Ministerio de Defensa para su funcionamiento y se ha
destinado dar traslado a otra entidad que s lo requiere.
- Que requirindolo la entidad hay orden expresa del jefe de bienes o quien cumpla
sus funciones para retirarlo definitivamente del servicio. En este caso la orden
aparecer debidamente motivada.
- Que estando el bien en servicio activo o en depsito, haya sido hurtado o haya
desaparecido definitivamente y se compruebe que no hay indicios de su
recuperacin, indicando los medios legales y judiciales en los que consten los
trmites para hacerla efectiva, siempre que estos procesos se hayan agotado, sin
perjuicio de la investigacin que se debe adelantar.
Para dar salida a bienes en servicio o en depsito que hayan sido sustrados, se
requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
-
El almacenista o persona que tenga a su cargo los bienes debe informar por
escrito, en forma detallada de lo ocurrido al Ordenador del Gasto.
El ordenador levantar informe, para iniciar la investigacin correspondiente.
Se levanta acta de inspeccin ocular por el responsable de los bienes, con

intervencin del Ordenador del Gasto, Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico,
almacenista y de dos testigos a quienes consten los hechos, especificando:
Fecha en que el hecho tuvo lugar, da en que se practica la inspeccin,
enumerar los detalle ocurridos, lista de bienes perdidos, cantidad y valor.
Todas las personas que participan firmarn el acta.
Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el

responsable de los bienes ante autoridad competente.
Comprobada la prdida sin culpa del responsable y si los bienes corresponden

a existencias del almacn, se expedir la salida de almacn.
Si la prdida corresponde a bienes en servicio, se dar autorizacin para que

sean descargados del inventario del responsable. Se ordenar la baja de los
bienes, ya se a en depsito o en servicio.
58
Establecido el fallo con responsabilidad, se cargar al responsable la cuanta

en la cuenta de Responsabilidades.
Igualmente, la salida de almacn debe estar soportada, especficamente, con

las mismas caractersticas y cantidades, expresadas en el fallo a precios de
krdex. La orden de salida se tramita al Grupo de Contabilidad con el Estado
Diario de Propiedad, Planta y Equipo.
5.3.13.2 Baja de bienes inservibles

Los bienes inservibles son aquellos que por desgaste, deterioro u obsolescencia
no sirven para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco son susceptibles
de readaptacin, reparacin o reconfiguracin para su uso.
5.3.13.3 Procedimiento a seguir para dar de baja bienes servibles e
inservibles.
Cuando se da de baja bienes muebles servibles e inservibles, el procedimiento a
seguir es el siguiente:
La dependencia solicita al Jefe de Abastecimiento, Logstico o quien haga sus

veces, una inspeccin para determinar el estado de los bienes que sugiere dar
de baja.
El Jefe de Abastecimiento, Logstico o quien haga sus veces designa un
funcionario idneo para que realice la funcin de verificar si los bienes son
servibles, inservibles, obsoletos o si no pueden seguir en servicio, quien
mediante informe escrito comunicar al Jefe de Abastecimiento o Logstico,
detallando claramente los bienes objeto de la baja y las razones para la misma.
El Jefe de Abastecimiento, Logstico o quien haga sus veces, con base en el
informe elabora el acto administrativo (resolucin), ordenando la baja de bienes
y determina el destino que debe drsele a los mismos. En las Unidades del
Ministerio de Defensa, la resolucin debe firmarla el Comandante de la Unidad,
Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico de la misma.
La dependencia devuelve al almacn los bienes servibles e inservibles,
sustentada en el acto administrativo que as lo ordena y se acompaa de una
relacin pormenorizada de los bienes, indicando el nombre y cargo del
funcionario responsable de los mismos.
El encargado del Almacn al recibirlos elabora la entrada al almacn, la cual se
registrar en el Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo, para
posteriormente ser enviado a Contabilidad.
59
El encargado del Almacn verificar la anterior documentacin y si la encuentra

correcta, proceder a elaborar la Salida de Almacn correspondiente; en caso
contrario, la devolver con las observaciones pertinentes. Asimismo, ejercer el
control de los bienes relacionados en el acta.
La baja definitiva se legaliza con la salida de almacn, con base en el acta que
realice el Jefe del Almacn.
El Acta de baja debe ser firmada por quienes intervienen, la cual deber
corresponder con lo autorizado en la Orden de Baja.
Cuando los bienes dados por inservibilidad u obsolescencia deban destruirse,
sern retirados del Almacn tan pronto se produzca la salida de almacn, con
base al acto administrativo firmado por el Comandante de la Unidad, Jefe de
Abastecimiento o Jefe Logstico.
La destruccin se llevar a cabo en forma inmediata, en presencia del Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico de la Unidad, o quien haga sus veces.
Si se orden el desmantelamiento de los inservibles u obsoletos dados de baja,
se reincorporarn al Almacn los materiales y partes utilizables, separndolos
de los materiales que no hayan sido usados, contabilizados en cuentas de
orden y se destruir lo que no resulte aprovechable.
Los bienes en servicio que se declaren inservibles u obsoletos sern devueltos
al Almacn de origen, para que esta dependencia tramite la correspondiente
baja de bienes; mientras sta se produce se deber contabilizar los bienes en
Cuentas de Orden.
Sin embargo, cuando la devolucin implique gastos de transporte o riesgos del
personal y del equipo, o cause perturbacin en el normal desarrollo de las
operaciones militares o policivas, podr el responsable de los bienes, pedir que
se autorice la baja en el lugar donde se encuentren, siempre y cuando una
comisin tcnica que valore el bien apruebe esta solicitud a travs de un acta
donde se haga constancia del examen efectuado al bien.
Cuando se den de baja bienes inservibles, de los cuales puedan aprovecharse
partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se har una
relacin de stas. Luego se procede a realizar un avalo para elaborar la
entrada de almacn, la cual se tramita al Grupo de Contabilidad con el Estado
Diario de Propiedad, Planta y Equipo.
El Jefe Logstico, Jefe de Abastecimiento y Ordenador del Gasto, con base en
el informe del estado de los bienes emitido por funcionario idneo, decidirn el
destino que debe darse a los bienes inservibles, que por desgaste, deterioro u
60
obsolescencia no sirvan para el servicio al cual fueron asignados y que tampoco

son susceptibles de readaptacin o reparacin. Es decir, estos bienes no
deben almacenarse por largos perodos de tiempo, deben ser objeto de
traspaso a otra unidad, incinerados, destruidos o vendidos.
5.3.13.4. Elaboracin del acta de baja
El acta constituye el documento de soporte principal para dar salida
definitivamente a los bienes del almacn, por motivos de destruccin, entrega,
donacin, desmantelamiento, permuta, venta, hurto, etc.
El Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces debe suscribir el
acta conjuntamente con el almacenista, el funcionario a cuyo cargo se
encontraban los bienes. Cuando se trata de baja por traspaso de bienes a otra
entidad en forma definitiva, adicionalmente, debe suscribir el acta quien los recibe
(o sea el almacenista de la otra entidad).
5.3.13.5 Salida definitiva del almacn por baja
Con base en el acta y dems documentos soporte, el almacenista elabora la salida
del almacn en forma definitiva.
5.3.13.6 Baja por semovientes
Cuando sea necesario sacrificar semovientes en malas condiciones por

enfermedad o accidente, se podr tramitar la correspondiente baja con
posterioridad al sacrificio.
Al acta de baja que se expida para su control, se anexar una certificacin del
veterinario (acta de defuncin) sobre la necesidad de haber efectuado el
sacrificio en forma inmediata.
Cuando los semovientes sean sacrificados para el consumo dentro de la misma
unidad, se estipular en la Salida de Almacn.
5.4
Venta de bienes muebles
5.4.1. Venta en Subasta Pblica

Es el procedimiento establecido por las disposiciones fiscales y administrativas
para vender cualquier clase de bienes de la Nacin, teniendo en cuenta el
cumplimiento de los siguientes requisitos:
61
Disposicin legal que autorice a las Unidades del Ministerio de Defensa para
efectuar las ventas en subasta pblica.
Acto administrativo firmado por el Ordenador del Gasto y Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces, basado en la
certificacin del Jefe de Inventarios y del Almacenista, de que los bienes no son
necesarios en ninguna dependencia, que no hay solicitud de compra pendiente
de los mismos, y que se encuentran registrados como inservibles.
Relacin detallada de los bienes con la descripcin de las caractersticas,
cantidad, clase, estado de conservacin, especificaciones y valores con que
figuren los mismos.
Constitucin de una comisin para tramitar la venta con participacin del
Ordenador del Gasto y Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus
veces, el Jefe de Inventarios, el Almacenista y el Jefe de la Oficina de Control
Interno o un delegado suyo.
Se efectuar un avalo del bien, por el personal experto en la materia,
levantando un acta, la cual va firmada por el Jefe de Abastecimiento o Jefe
Logstico, el Jefe de inventarios, el almacenista, y los tcnicos que efectuaron el
peritazgo del bien.
Publicacin en los diarios del pas de alta circulacin, por lo menos durante tres
das, indicando fecha y hora sealada para la subasta, con especificaciones,
caractersticas y cantidad de los bienes, direccin donde se encuentra ubicado
el bien con el fin de que pueda verse, monto del avalo y dems condiciones
del remate.
Entre la fecha de publicacin del ltimo aviso y la de la subasta debe transcurrir
un trmino mnimo de veinte (20) das.
Sern postores hbiles todas las personas naturales o jurdicas, que presenten
comprobante de haber consignado el porcentaje fijado para poder participar en
la subasta, y certificado de paz y salvo por concepto de impuesto sobre la renta
y complementarios. Este porcentaje garantizar la oferta y quedar de
propiedad del Tesoro Nacional, en caso que el postor favorecido con el remate
incumpla las obligaciones que adquiri ste, o de que no cubra el valor total de
los bienes que se le adjudicaron, dentro del plazo y trminos fijados en el pliego
de cargos, que sirvi de base para la subasta.
La subasta pblica tendr lugar en la fecha, hora y sitio fijados, no podr
cerrarse sin haber transcurrido dos (2) horas de iniciada y en el acto estarn
presentes todas las personas nombradas anteriormente como firmantes del
acta, as como los postores y el pblico que quiera concurrir, las ofertas
62
verbales que hagan los postores se hacen conocer a viva voz de todos los
presentes. La adjudicacin se har definitiva y no podr modificarse
posteriormente. De esta diligencia se elaborar el acta, firmada por todos los
actuantes y la copia de sta constituye ttulo de propiedad del comprador.
A los postores que no han sido favorecidos en la subasta, se les devolver

inmediatamente las sumas consignadas con que se hizo postura, y el
porcentaje consignado por el rematador se imputar al precio del remate.
El rematador deber pagar el total del precio del remate dentro del plazo fijado
en el pliego de cargos y en la oficina donde se hubiere determinado. De no
hacerlo perder a favor del Tesoro Nacional la suma consignada para postura y
responder por la quiebra del remate. Se elabora el acta de entrega de los
bienes, firmada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus
veces, el Jefe de Inventarios, el Almacenista y el rematador, previa presentacin
del recibo de consignacin del valor de los bienes adjudicados.
Se expide la orden de baja, soportada por las actas levantadas, debidamente
firmadas por quienes intervienen en el acta.
La salida de almacn se reporta en el Estado Diario de Propiedad, Planta y
Equipo, el cual se enva a Contabilidad.
5.4.2 Venta directa a cualquier entidad

La venta directa de bienes muebles a cualquier entidad, se efecta en virtud a una
disposicin que la ordena y demanda los siguientes requisitos:
Acto administrativo que autorice la venta directa de los bienes, indicando a qu

entidad debe venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto
de la venta.
Relacin detallada de los bienes depreciables, caractersticas, cantidad, valor
unitario, valor total y el estado de conservacin en que se encuentren los
bienes.
Avalo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base
para elaborar el acta, la cual ir firmada por el Ordenador del Gasto y el Jefe
de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces, el Jefe de
Inventarios y el Almacenista y estas mismas personas son las que conforman la
comisin para tramitar la venta.
Consignacin del valor total de los bienes que se van a adquirir por parte de la
persona natural o entidad compradora y presentacin del recibo expedido por la
Tesorera de la Unidad.
63
Elaboracin del acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada no

solamente por el personal que conforma la comisin de venta, sino tambin por
el funcionario que recibe el bien.
Elaboracin de la salida de almacn, como soporte en el acta de entrega, el
cual ser tramitado a contabilidad con el Estado Diario de Propiedad, Planta y
Equipo.
5.4.3
Destinacin de los recursos o dineros por venta de activos
De acuerdo con el Artculo 120 de la Ley 633 del 29 de diciembre de 2000, los
recursos provenientes de la venta de activos de propiedad del Ministerio de
Defensa Nacional pertenecen al Fondo de Defensa Nacional. Con estos recursos
no se pueden financiar gastos recurrentes y sern recaudados directamente por el
Ministerio de Defensa Nacional Fondo de Defensa Nacional, se presupuestarn
sin situacin de fondos y se destinarn al desarrollo de los objetivos y funciones
de la fuerza pblica en cumplimiento de su misin constitucional.
64
6. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

6.1 DEFINICIN
Son los bienes muebles e inmuebles que se registran como propiedad de las
unidades del Ministerio de Defensa; que no se adquieren o construyen con la
intencin de enajenarlos o destinarlos para el uso publico; sino que tienen el
propsito de ser utilizados en el desarrollo del objeto social de la unidad.
6.2.
MODALIDADES DE LOS BIENES MUEBLES
Los bienes muebles se pueden encontrar en las siguientes modalidades:

-
Bienes muebles en bodega

Bienes muebles en servicio
Bienes muebles obsoletos
Bienes muebles totalmente depreciados
6.2.1
Bienes Muebles en Bodega
Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier titulo, que tienen
las caractersticas de permanencia, consumo y explotacin, para ser utilizados en el
futuro por parte de las unidades del Ministerio de Defensa, en desarrollo de su
funcin administrativa o en cumplimiento de la misin. Es el conjunto de bienes
devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como usados, en los
almacenes de la Unidad.
En el almacn debe llevarse un inventario permanente, con el fin de obtener
informacin precisa y actualizada, sobre la disponibilidad de cada clase de bienes,
su identificacin y ubicacin en el local.
65
Estos inventarios permanentes deben ser llevados por los almacenistas y

farmaceutas, con el objeto de que las existencias fsicas concuerden con las
cantidades y descripciones registradas en la respectiva tarjeta de krdex.
6.2.1.1
Control de los Bienes Muebles en Bodega
El almacenista como custodio de los bienes que se encuentran en bodega,

ejercer control a travs de los siguientes medios:
Tarjetas de control de existencias
Programa sistematizado de almacn - krdex
Comprobar que el movimiento del almacn est de acuerdo con las
entradas y salidas de almacn.
Efectuar pruebas selectivas escogiendo los bienes de mayor movimiento y
valor, en forma peridica (quincenal) y se dejar constancia por medio de un
acta donde se especificarn las diferencias de acuerdo al inventario.
Informar al Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces,
sobre cualquier irregularidad encontrada en el anlisis del cotejo de saldos.
6.2.1.2 Control de bienes registrados en Materiales y suministros
Son objeto de inventario fsico como mnimo dos veces al ao (junio 30,
diciembre 31).
La entrega de bienes debe obedecer siempre a un plan de produccin, orden
de suministro o programa de mantenimiento.
Los documentos deben estar debidamente autorizados y legalizados por
funcionario competente.
Llevar un control de los bienes que tienen fecha control de vencimiento como
medicinas, vveres, enlatados, embutidos, lcteos, carnes.
Realizar actas de baja debidamente legalizadas y aprobadas por el Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces.
6.2.1.3 Inspeccin sobre los almacenes o depsitos
66
El Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces en las

Unidades del Ministerio de Defensa, verificar por lo menos una vez al mes las
existencias de almacn, mediante la prctica de pruebas selectivas.
La fecha de cada prueba, variar de uno a otro mes y en lo posible, quien
practique esta diligencia, debe ser un funcionario diferente de aqul que
ordinariamente ejerce el control de la dependencia.
La inspeccin se iniciar con el recuento de los artculos escogidos, confrontando
las cantidades encontradas, con las registradas en las tarjetas krdex o el saldo
que arroje el sistema.
Se requerir al encargado del almacn para que registre en las tarjetas krdex
las entradas de almacn que estuvieren pendientes de registro o actualice el
sistema.
Los resultados de la verificacin selectiva se consignarn en un acta, que debe
elaborarse al terminar la comparacin y ser firmada por los actuantes.
El acta debe contener estas especificaciones :
Encabezamiento (lugar, fecha, dependencia, responsable, datos de la

pliza de manejo y funcionario delegado para elaborar la confrontacin
fsica).
Inventario comparativo de los bienes verificados, con las siguientes

columnas :
Nmero de orden.
Nombre del Artculo
Codificacin
Unidad de medida.
Existencias reales, estado de conservacin.
Diferencia sobrante
Diferencia faltante
Explicaciones del almacenista, sobre las diferencias encontradas, estado y

conservacin de los bienes y constancia de las averiguaciones y
verificaciones efectuadas por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o
quien haga sus veces, para efectuar el inventario.
Compensaciones que autorice el funcionario delegado cuando haya lugar a
ello, de conformidad con los reglamentos vigentes.
67
Constancia de que la totalidad de bienes sometidos a recuento, quedan en

el almacn.
Observaciones y recomendaciones.
Firmas de los actuantes del almacenista y aprobacin del Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces.
Los originales de estas actas, se remitirn con el informe mensual a la

dependencia que corresponda. Al almacenista visitado se le entregar una
copia, despus de ser aprobada por el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o
quien haga sus veces.
Dentro de la misma diligencia se examinarn los locales e instalaciones de los
almacenes, con el fin de verificar que ofrezcan condiciones ptimas para
garantizar la seguridad y buena conservacin de los bienes.
Procedimiento en caso de faltantes y sobrantes:
Si como resultado de una inspeccin sobre los almacenes se encontraren

diferencias faltantes o sobrantes, el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o
quien haga sus veces debe consultar al almacenista sobre los motivos de esa
irregularidad.
En caso de que las explicaciones se refieran a posibles errores u omisiones

en los registros, el Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus
veces verificar inmediatamente su veracidad sobre los documentos
pertinentes.
Los sobrantes encontrados se incorporarn en los registros, con base en la

Entrada de Bienes, que se elaborar fundamentado en el acta de la
Inspeccin y el avalo practicado por el Jefe de Abastecimiento, Jefe
Logstico, cuando se desconozca su valor.
Si se encontraren faltantes no justificados, se exigir al responsable la

reposicin inmediata de los bienes con sus mismas cualidades y
caractersticas o su cancelacin, de acuerdo con lo ordenado en el avalo
que para tal efecto determine la administracin.
Si las diferencias faltantes o sobrantes indican la posible ocurrencia de actos

delictuosos, el revisor debe comunicar dicha circunstancia al ordenador del gasto,
o quien haga sus veces, para iniciar la investigacin administrativa
correspondiente. Tales comunicaciones se harn dentro de los cinco (5) das
68
siguientes al levantamiento del acta correspondiente, con un mximo de reserva,

con el fin de evitar la destruccin y ocultamiento de los medios de prueba.
6.2.2 Bienes devolutivos en servicio.
Representa el valor de los bienes muebles de propiedad de las unidades del
Ministerio de Defensa, adquiridos a cualquier titulo para el desarrollo de su cometido
estatal y se encuentran prestando servicio en las diferentes dependencias de las
Unidades Ejecutoras.
6.2.2.1 Control Bienes en Servicio
Los bienes en servicio que pertenecen a la cuenta Propiedades, Planta y Equipo,
sern controladas por el Jefe de Inventarios, a travs de los diferentes inventarios
que se lleven en las dependencias y se tendr en cuenta los siguientes aspectos
para su organizacin:
-
En todas las dependencias de las unidades del Ministerio de Defensa se

llevar un inventario permanente de los bienes que hayan sido entregados por
el almacn para el buen funcionamiento de la entidad.
Los inventarios de los bienes en servicio, estarn a cargo del funcionario que
los tiene en uso y el control ser responsabilidad del jefe de la dependencia,
quien designar un funcionario para tal fin.
- Los bienes devolutivos de uso comn en las dependencias, deben estar a cargo
del Jefe de dicha dependencia.
- Los jefes de las dependencias responsabilizarn a los funcionarios subalternos de
los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, mediante inventarios
individuales.
- Todas las dependencias del Ministerio de Defensa llevarn su inventario, el cual
ser actualizado cada vez que se produzcan movimientos de bienes recibidos del
almacn o de reintegros efectuados al almacn por diferentes conceptos.
- Todos los jefes de las diferentes dependencias, en caso de ser trasladados
debern rendir el correspondiente inventario de su dependencia al Jefe de
Inventarios.
- Las oficinas de control de inventarios y otras que por disposiciones administrativas
se establezcan para tal fin, deben llevar el control de los bienes devolutivos en
servicio.
69
- Una vez entregados los bienes a la respectiva dependencia, oficina o

departamento por el almacenista de los bienes en bodega y notificada la novedad
diaria con la respectiva salida de almacn y orden de suministro avalada por el
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces en las diferentes
unidades de las Fuerzas, el grupo de auxiliares contables de bienes tienen la
responsabilidad de efectuar el registro contable correspondiente e incorporar
dichos bienes devolutivos en el control de inventarios en servicio.
- El grupo de auxiliares contables de bienes tienen como responsabilidad bsica
garantizar la consistencia, veracidad y confiabilidad de las cifras presentadas en
los estados contables mensuales por concepto de los bienes, propiedades, planta
y equipo que hayan ingresado a la Unidad a cualquier ttulo.
- El grupo de auxiliares contables de bienes debe efectuar verificacin y
seguimiento a los bienes, propiedades, planta y equipo en bodega y en servicio
en forma peridica a travs de anlisis o muestras selectivas que brinden un
margen de confiabilidad en forma ponderada tanto a los bienes que se encuentran
en bodega como aquellos que fueron entregados al servicio, para el caso
especfico de los bienes entregados al servicio es importante hacer seguimiento
frecuente a los inventarios de cada oficina o dependencia y en caso de encontrar
diferencias, por traslados entre oficinas se debe aclarar la situacin entre los jefes
de dependencia y proceder a la actualizacin de las planillas internas de los
bienes en servicio, de tal suerte que a la fecha establecida para la toma fsica de
inventarios cruce los inventarios parciales de las oficinas con el consolidado de
control que reposa en el grupo de bienes.
- Cuando opere la sistematizacin del manejo de los krdex de bienes existentes
en almacn y en servicio, se debe en todos los casos y aprobar mediante acto
administrativo, el acta de la transcripcin de los saldos finales de los krdex
manuales y saldos iniciales de los krdex sistematizados, firmada por el
cuentadante, almacenista y respectivo ordenador, con el fin de preservar la unidad
de control contable que implica el cambio tecnolgico aplicado a este tipo de
operaciones, conservando como prueba documental, la ltima tarjeta krdex
debidamente firmada y refrendada por la instancia competente al momento de la
transcripcin de saldos..
6.2.3 Inventarios de Propiedad, Planta y Equipo
Se entender por inventario el procedimiento mediante el cual se presenta una
relacin ordenada, completa y detallada de todos los bienes que integran el
patrimonio de la unidad. Se realizar mediante el conteo fsico, comparacin y
valoracin de los bienes que tiene en depsito y/o en servicio y estar a cargo del
Grupo de Almacn e Inventarios.
70
La verificacin, cuantificacin, clasificacin, valoracin, control y anlisis del estado

de los bienes, ser el producto del ejercicio de inventarios y se har con el fin de
conocer de manera real sus existencias, evitar riesgos de errores, prdidas,
deterioro, merma, inmovilizacin o desperdicio de sus activos.
El resultado de este ejercicio ser de obligatoria observancia por parte de los
responsables de adelantar los procesos de compra y para todas las acciones de
proteccin del patrimonio de la Unidad.
Igualmente representa el valor de los inventarios que a causa de la exposicin de
factores naturales y de tiempo, avances tecnolgicos etc., han quedado obsoletos
y/o vencidos.
6.2.3.1 Sistema de identificacin
Las Unidades Ejecutoras han establecido para todas sus subunidades un sistema de
identificacin para los bienes, el cual se viene utilizando actualmente para el manejo
de los inventarios. Igualmente, el Ministerio de Defensa adoptar para todas las
unidades un sistema de identificacin, creando una codificacin administrativa, la
cual consistir en adjudicar un nmero a cada grupo de bienes, de acuerdo con su
naturaleza y con el Cdigo Unico de Bienes y Servicios- CUBS, una vez ste se
estipule para los bienes con destino a la Defensa y Seguridad Nacional.
Corresponder tambin a la administracin, establecer la terminologa nica que
habr de utilizar el rea administrativa y almacn, a travs del sistema de
normalizacin, con el fin de desarrollar un proceso de identificacin claro, preciso,
sencillo y objetivo, para facilitar las comunicaciones entre las diferentes
dependencias y con los mismos proveedores.
Es de obligatorio cumplimiento para funcionarios y contratistas del Ministerio de
Defensa, reportar al rea de almacenes e inventarios para sus correspondientes
registros e identificacin, todo bien mueble de naturaleza devolutiva tangible o
intangible de propiedad del Ministerio de Defensa que ingrese a la Unidad para ser
utilizado, sin importar el concepto.
6.2.3.2 Sistema y valuacin de inventario
Aunque el sistema de inventarios en el Ministerio de Defensa es permanente y su
valuacin es por el Mtodo del Promedio Ponderado, se realizan los siguientes tipos
de inventarios:
6.2.3.2.1 Inventarios fsicos totales
Son las verificaciones que el Jefe de Inventarios efecta a todos los bienes de la
entidad que se encuentran en almacn o en servicio, en un perodo de tiempo
71
determinado. Las unidades del Ministerio de Defensa debern presentar un

resultado del mismo, al trmino de cada vigencia fiscal, el cual deber anexarse a los
Estados Financieros. Sin perjuicio de esto ltimo, la administracin podr efectuar
control de sus activos en forma semestral o cada vez que lo considere necesario.
La toma fsica de inventarios deber ser adecuadamente planeada por el rea de
inventarios, e informar con suficiente antelacin las fechas y procedimientos a seguir,
a los funcionarios encargados de realizarla y a los responsables de los bienes en la
entidad.
Los inventarios fsicos totales debern realizarse semestral o anualmente, no
obstante, el rea de inventarios podr programar dentro de la vigencia fiscal revistas
espordicas a los bienes en servicio para comprobar fsicamente la existencia y
conservacin de los bienes asignados para su desempeo.
Los inventarios se elaborarn en formatos diseados por el rea de almacenes e
inventarios y de acuerdo con los parmetros establecidos en la Circular No.4714MDFCG- 930 del 16 de diciembre de 1999, y tendrn el siguiente destino:
-
Original firmado para el almacn respectivo

Copia para la Oficina de Contabilidad
Copia para el Jefe de la Dependencia
Faltantes
Cuando al realizar una toma fsica de inventarios de la unidad, las cantidades y

caractersticas fsico-tcnicas de los bienes encontrados no coinciden con los
registrados en los inventarios o cuando el funcionario responsable de la custodia del
bien informa a la administracin que este ha sido hurtado.
-
Cuando el activo es prestado o trasladado a otra dependencia con la autorizacin

del Jefe de la Oficina, pero sin previo conocimiento del almacn general e
inventarios.
Si se detecta esta situacin, el Jefe de la dependencia deber solicitar al
funcionario responsable del control de inventarios la actualizacin de los
registros. Para el efecto se elabora la respectiva acta de traslado y debe hacerla
firmar por quien recibe. Este documento ser el soporte para cambiar los
responsables del manejo directo del bien, cargndolo al inventario de quien lo
recibe.
Cuando el bien es cambiado por otros de similares caractersticas fsico-tcnicas

y la novedad no es registrada en el almacn.
72
Se deber dar cumplimiento a lo establecido en el presente Manual, Numeral

5.2.12 Reposicin de Bienes, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que se
deban adelantar contra el responsable.
-
Cuando el bien es hurtado se aplicar lo establecido en presente Manual,

Numeral 11.3 procedimiento aplicable en el evento de prdida, destruccin o
robo.
6.2.3.2.2 Inventarios parciales

Son los que se realizan en cualquier poca del ao y se hacen a nivel de
dependencias, por seleccin, que obedecen a cambios de responsable, verificacin
de existencias, control de niveles de stock, etc.
Una vez terminado el ejercicio de inventarios, el Jefe de Inventarios remitir el
resultado del mismo a los jefes de las dependencias para conocimiento de las
inconsistencias encontradas en el desarrollo del proceso para que stas adelanten
las acciones disciplinarias, fiscales o penales a que haya lugar.
6.2.3.2.3 Inventarios actualizados
Para efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada
una de las cuentas del balance, que permitan establecer la evidencia de los
resultados patrimoniales de la unidad, el rea de inventarios deber llevar un
registro valorizado de los bienes de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional,
discriminado por dependencias.
El funcionario encargado del control de inventarios debe enviar a las oficinas y
dependencias de la unidad, por lo menos dos veces al ao, la relacin
valorizada y plenamente identificada de los bienes en servicio, para que previas
las confrontaciones del caso, cada responsable certifique su conformidad.
Para los bienes en depsito, la verificacin consiste en confrontaciones fsicas
realizadas por cada uno de los almacenistas, con base en los registros llevados en
las tarjetas de krdex respectivas.
6.2.3.2.4
Registros por dependencias
Los formatos para los inventarios globales o por dependencias, debern llevar la
siguiente informacin, as:
Nombre y cdigo de la dependencia

Fecha en que se realiza el inventario
Cdigo administrativo de los bienes
73
Cdigo contable a nivel de subcuenta

Fecha de adquisicin
Identificacin o plaquetas
Descripcin del activo (Nombre, clase, modelo, marca,etc)
Vida til
Unidades
Cantidad
Valor de adquisicin o costo histrico
Valor Total
Valor total del inventario
6.2.3.2.5 Registros individuales

En el encabezado ir nombre del funcionario y nmero del documento de
identidad. Los dems items permanecern iguales al registro por dependencia.
Los datos que aparecen en los registros, se tomarn de los respectivas salidas de
almacn, elaboradas por el Jefe de Almacn.
El Jefe de Inventarios debe mantener actualizado el registro de los inventarios,
conservando las salidas de almacn y los informes por daos o prdidas que
afecten la responsabilidad del funcionario por los bienes a su cargo.
6.2.3.2.6 Inventario por cambio de funcionarios en las dependencias
Cada vez que haya cambio de funcionarios de las oficinas o dependencias, el
funcionario saliente deber hacer entrega de los bienes a su cargo mediante acta
al funcionario entrante, quien deber realizar una verificacin fsica de los
inventarios que recibe, copia del acta deber remitirse al Jefe de Inventarios, quien
registra las novedades en los controles existentes. Si se encuentran
inconsistencias se levantar una acta, la cual deber ser firmada por quienes
intervienen en la diligencia. Con sta como soporte, se constituirn las
responsabilidades a que haya lugar.
En caso que se encuentren sobrantes, el Jefe de Inventarios levantar el acta
respectiva y solicitar al mismo tiempo copia de los documentos que indiquen la
procedencia de ste tipo de bienes. Con el acta como antecedente y los
documentos soporte, proceder a registrarlos en los inventarios de la entidad, con
el fin de ejercer sobre ellos el control respectivo. De esta situacin deber informar
al Ordenador del Gasto, para que se adelanten las acciones pertinentes.
Cuando hayan faltantes se registra la novedad en el acta de entrega, para que el
Ordenador del Gasto, Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus
veces adelanten las acciones que sean del caso.
74
6.2.3.2.7 Inventario por entrega de Dependencia o Unidad

Siempre que se produzca novedad de cambio de servidor pblico en el cargo de
direccin en la dependencia o Unidad (Batalln o su equivalente), se debe hacer un
inventario fsico y confrontar con los inventarios de los usuarios y con la base de
datos de los bienes en servicio. Se debe producir el acta de bienes en servicio y
firmada por el que entrega y recibe.
6.2.3.2.8 Entrega de bienes a funcionarios
El Jefe de cada una de las dependencias que conforman la unidad, debe hacer
entrega formal a sus subalternos, de los bienes devolutivos en servicio, a travs
de inventarios individuales debidamente firmados. De esta
manera, la
responsabilidad es personal ante el superior. Los bienes de uso comunitario,
sern cargados al inventario del Jefe de la Dependencia y no al inventario
individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningn funcionario se le podr exigir
firma del recibo de los bienes que no vayan a utilizar en forma exclusiva para el
cumplimiento de sus labores.
6.2.3.2.9 Entrega de bienes a contratistas
Ser responsabilidad de los jefes de oficina entregar a travs de actas los bienes
que necesiten los contratistas para el desarrollo del objeto para el cual fueron
contratados. Estos a su vez, debern devolverlos a travs de actas al Jefe de la
dependencia que se los asign. No obstante, los bienes permanecern bajo la
responsabilidad del Jefe de la Oficina respectiva.
Cada uno de los contratos efectuados con personas naturales y cuyo objeto deba
desarrollarse en las unidades del Ministerio de Defensa, deber contener una
clusula que indique obligatoriedad de los contratistas de dar buen uso y custodia
a los bienes que la entidad le presta para su uso. El pago estipulado en el
contrato se efectuar cuando se reintegren los bienes con la aprobacin del
almacenista responsable de los mismos.
6.2.3.2.10 Registro valorizado de bienes
El Ministerio de Defensa Nacional tendr todos sus bienes valorizados
individualmente ( se debe tener en cuenta su unidad de medida, cajas, unidades,
docenas) El Grupo de Contabilidad deber llevar el registro permanente y
valorizado de los bienes tangibles e intangibles que conforman el patrimonio de las
unidades del Ministerio de Defensa Nacional, de acuerdo con las normas
contables vigentes. Los valores de los bienes pueden ser tomados de las
siguientes fuentes, as:
El que figure en inventario anterior

75
El de compra
Con el que haya llegado a la oficina o dependencia producto de donacin o
traspaso, y
El que fije la administracin mediante avalo
6.2.4 Propiedades, Planta y Equipo obsoletos

El Ministerio de Defensa presenta un patrimonio muy representativo en
propiedades, planta y equipo que se encuentran obsoletos; los cuales vienen
distorsionando los Estados Financieros y presentando informacin que carece de
razonabilidad. Por ser bienes obsoletos, no tienen aplicacin en el proceso
administrativo como: repuestos y equipos que no tienen ningn uso, equipos que
tecnolgicamente en el mercado no existen, o las casas matrices o fabricantes ya
no los producen.
Para depurar las cifras de los estados financieros y presentar bienes que tengan
utilidad, aplicacin y que estn acorde con la tecnologa, se debe efectuar lo
siguiente:
-
Determinar los bienes que llevan varios aos registrados en tarjetas y sin
ningn movimiento.
Hacer el inventario fsico, determinar cantidad, precio unitario y tiempo de

existencia en la Unidad.
Elaborar acta con relacin de los bienes, precios, cantidades y valor total
firmada por el almacenista, ordenador del gasto y concepto del comit tcnico.
Reclasificarlos en cuentas de orden
Con base en el acta se crean las provisiones por el valor de los bienes
determinados como obsoletos.
Determinar los bienes que ya cumplieron el ciclo de vida til
Determinar los bienes nuevos y que nunca se utilizaron (obsoletos)
Establecer el destino que debe drsele a todos los bienes registrados como
obsoletos.
6.3 TOMA FISICA DE INVENTARIOS

6.3.1 Definicin
76
Es la comprobacin de la existencia fsica, confrontndola con los datos que

contienen los Estados Financieros respecto a las Propiedades, Planta y Equipo que
se encuentran en la unidad, con el propsito de utilizarse en el desarrollo de las
operaciones que tienen relacin directa con su cometido estatal.
6.3.2 Instructivo para la toma fsica de inventarios
Fecha de Realizacin
Se debe establecer la fecha (DD MM AA) en que se inicia la toma fsica; los das
que durar dicha toma y el horario en que se efectuar.
Personas que Intervienen
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico

o quien haga sus veces
Nombre ____________
Mesa de Control (Jefe de Inventarios)
Nombre ____________
Grupo de Conteo No 1
Nombre ____________
Grupo de Conteo No 2
Nombre ____________
NOTA : Los Grupos de conteo deben estar conformados por un auxiliar de bienes
o auxiliar contable y un funcionario perteneciente al Grupo de inventarios.
6.3.3 Funciones de las Personas que Intervienen
Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces
-
Velar porque el inventario se desarrolle en forma gil.

Apoyar a los grupos de conteo para los problemas que se puedan presentar
Estar atento para determinar la obsolescencia, mal estado o avera de los
bienes.
Determinar los grupos de conteo
Disear y elaborar las planillas de conteo
Mesa de Control
-
Hacer el corte de documentos

Verificar que los krdex est debidamente autorizados
Preparar el resumen
Conciliacin
Autorizar las tarjetas de conteo adicionales
77
Autorizar la anulacin de tarjetas

Estar en permanente contacto con los diferentes responsables del inventario, a
fin de aclarar inquietudes.
Digitacin de los conteos
Verificar que las tarjetas no tengan enmendaduras o que si ello ocurre se
tenga el soporte respectivo.
Verificar que los cdigos coincidan con el ttulo mencionado en la tarjeta.
Grupo de conteo
-
Practicar el inventario de todos y cada uno de los bienes existentes en la

bodega en la dependencia a la cual estn asignados.
Realizar el inventario a productos en mal estado, averiado y separarlos del
inventario en buen estado.
6.3.4 Corte
Es la relacin de los ltimos documentos de entrada, salida, traspasos, bajas etc.
a una fecha determinada; por tanto no puede haber un documento pendiente de
registro a la fecha de corte.
6.3.4.1 Corte de bienes
Durante la toma fsica de inventarios no debe haber movimiento de ninguno de los
bienes que lo conforman. Es decir, no habr recibo de mercancas, traslados,
entregas de bienes.
Se debe establecer el ultimo da de entradas y salidas; con el fin de contar con un
da hbil para alistar y despachar todas las salidas.
6.3.4.2 Corte de Documentos
Se establece la fecha en que se efectuar el corte de documentos utilizados,
indicando el ltimo nmero de entrada y salida. Los bienes llegados al almacn o
a una dependencia; despus del mencionado corte de documentos, sern
tomados con fecha del primer da hbil siguiente al inventario y debern
colocarse separadamente, con el fin de evitar errores de conteo.
6.3.4.3 Corte de Tarjetas
Se entregar un inventario con el consecutivo de tarjetas a utilizar en el almacn o
en la dependencia. Al finalizar el inventario se relacionarn las tarjetas utilizadas y
anuladas.
6.3.5 Procedimiento para el conteo.
6.3.5.1 Preliminares
78
- El personal del almacn ordenar los bienes y colocar en hileras de la misma

altura, con estibas para lograr su movilizacin.
- Colocar las etiquetas de inventario fsico en un lugar visible y de acuerdo con
el producto a contarse.
- Adems, se deben
separar los productos daados, obsoletos, o con
observaciones y se colocarn en un sitio claramente identificado para ser
inventariado y proceder a su evaluacin.
- Se deben organizar las cajas abiertas y verificar si su contenido es correcto, de
existir bienes daados, tales productos deben ser ubicados en el lugar
sealado.
- La bodega debe estar en perfectas condiciones de limpieza, que permita
practicar el inventario sin obstculos.
6.3.5.2 Tarjetas
- Antes de la toma fsica debern colocarse las etiquetas para los dos conteos.
-
Las tarjetas constan de tres copias: Una quedar adherida en una parte
visible del bien inventariado y dos desprendibles, una para cada conteo.
- Es conveniente anotar que las tarjetas deben estar colocadas antes de que se
inicie el conteo.
- Antes de iniciar el conteo, se efectuar una revisin minuciosa, a fin de verificar
que todos los productos cuenten con su respectiva tarjeta de inventarios.
6.3.5.3
Planillas de control
Se elabora una planilla con el siguiente contenido:

-
Cdigo y nombre de cada tem

Cantidad segn krdex
Datos del primer conteo
Datos del segundo conteo
Diferencia
Datos del tercer conteo
Cantidad real
Diferencia con el krdex
79
6.3.5.4 Durante el conteo
Los conteos sern realizados por dos equipos, y se proceder de tal forma que
se evite que tales conteos se crucen y pierdan tiempo esperando que uno de
los dos termine.
Se efectuar el conteo fsico de los bienes y se anota en la correspondiente

tarjeta la cantidad real y se firma por el grupo que efectu el conteo.
En caso de encontrar el mismo bien en otro estante y con su correspondiente

tarjeta se debe sumar el total de las tarjetas que aparecen, el cual ser igual a
la cantidad fsica de los bienes contados de la misma naturaleza.
Por ningn motivo se dejarn anotaciones en los empaques de los bienes.
De encontrarse productos daados, averiados o incompletos, con empaque en

mal estado o cualquier observacin relevante se dejar una nota en la tarjeta,
se efectuar una relacin de los bienes daados o averiados con el fin de
investigar la causa de su mal estado y solicitar su cambio al proveedor o en
caso contrario darle de baja.
De encontrase productos agrupados en una clase que no corresponde, estos

debern ser reclasificados, para lo cual se someter previamente al otro
conteo a fin de verificar su correccin.
A medida que se vayan realizando los conteos se entregan las tarjetas al Jefe
de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces; y a la mesa de
control. En estas tarjetas no deben existir enmendaduras, ni tachones.
La mesa de control efecta las comparaciones entre los dos conteos y

solicitar un tercer conteo cuando existan diferencias.
A medida que las tarjetas sean verificadas, la mesa de control proceder a

marcarlas, con marcadores de colores, negro para el primer conteo, azul para
el segundo conteo, rojo para el tercer conteo.
Al finalizar el inventario, el Jefe de Abastecimiento o Jefe Logstico realizar un

recorrido por el almacn para verificar que todos los tems hayan sido
incluidos, que en cada fila de bienes se encuentre solamente una tarjeta en la
parte visible, es decir que las otras dos partes hayan sido retiradas por los
conteos.
80
Se ordenan las tarjetas en forma consecutiva, por el nmero del cdigo del
producto para establecer que todos los tem hayan sido inventariados.
El xito del inventario depende de la diligencia, cuidado con que todo el personal
asignado a la toma de inventarios fsicos realice bien la parte que le corresponde.
Diferencias. Son los bienes que sobran o faltan despus de efectuado el

conteo fsico.
Sobrantes. Despus de establecer las diferencias con el krdex donde sobran

bienes en la bodega, se investiga la causa y se procede a elaborar una entrada
de almacn por concepto de los bienes sobrantes.
Faltantes. En caso de presentarse faltantes se pueden hacer compensaciones

con bienes de la misma naturaleza; de lo contrario es necesario pedir una
explicacin al almacenista y solicitar la reposicin del bien; en caso de ser un
bien de un valor significativo, aunque se efecte la reposicin es necesario
iniciar una investigacin administrativa.
Periodicidad de la toma de inventarios. La toma de inventarios fsicos se debe

realizar por lo menos dos veces por cada vigencia fiscal, a corte 30 de junio y
31 de diciembre.
6.3.6 Responsables de realizar los inventarios fisicos, liquidarlos y

conciliarlos
Ordenador del Gasto

Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces
Almacenista
Jefe de inventarios
Contador y auxiliares
Los anteriores funcionarios deben suscribir un acta de los aspectos ms

importantes del inventario y anexarla a los estados contables y debe estar firmada
por los anteriores ms el Representante Legal o Comandante.
81
7. MATERIAL DE GUERRA O RESERVADO

Son bienes destinados al cumplimiento de la labor institucional del Ministerio de
Defensa Nacional y que por sus caractersticas, necesidades de reserva, as como
por el origen de los recursos, no deben ser de conocimiento pblico, debindose
suministrar de ellos la informacin econmica en forma global o por grupos
homogneos de inventarios y conservando internamente a nivel de Fuerza el
detalle del material y las condiciones de seguridad y control para cantidades e
identificacin especfica de cada bien.
Se consideran bienes destinados a la Defensa y Seguridad Nacional, los
siguientes:
Armamento y Equipo Reservado, y

Bienes adquiridos por Gastos Reservados.
7.1.
ARMAMENTO, MUNICIONES Y MATERIAL DE GUERRA
7.1.1. Clasificacin y Definiciones

Considernse como armas, municiones y material de guerra o reservado, los
dispuestos en el Decreto 695/83, Numerales del 1 a 15, Decreto 855/94,
Numerales 16, 17 y 18.
82
Para su registro y control, el Armamento y Equipo Reservado, se encuentra

clasificado en devolutivo y de consumo, debiendo ser homologado en el Plan
General de Contabilidad Pblica dentro de las cuentas de Maquinaria y Equipo
(165502), Cargos Diferidos (1910), u otras, dependiendo, si su utilizacin hace que
se extinga con el primer uso, o si por el contrario el servicio que presta el bien
tiene una duracin superior.
Las armas se pueden clasificar as:
Arrojadizas
Pueden arrojarse o lanzarse, dentro de estas se encuentran las granadas de
mano y los arpones.
Atmicas
Su efectividad se basa en la energa liberada por la friccin o la fusin. Las

armas actan por radiacin trmica, ondas de choque y mediante atraccin
radioactiva, como bombas, granadas, misiles o minas.
Automticas
Poseen sistema de carga y/o disparo consecutivo como ametralladoras,
pistolas, fusiles de asalto, caones antiareos, etc.
Biolgicas
Las que causan enfermedades (por medio de bacterias o virus) en las personas,
animales o plantas.
Blancas
Armas punzantes o cortantes como la daga, la espada y la bayoneta.
Convencionales
Denominacin de las armas y otros medios de lucha que no pertenecen a las
armas atmicas, biolgicas ni qumicas.
De abordo
Toda arma montada sobre un ajuste especial, en vehculos, aviones o
embarcaciones.
De acompaamiento
83
Caones de pequeo calibre y ametralladoras que van con las tropas para
acompaarlas con fuego directo.
De caza
Carabinas, escopetas.
De fuego
Armas que funcionan mediante la accin de gases sobre la plvora, generando
el impulso de proyectiles, pueden ser automticas o semiautomticas.
De fuego colectivo
Arma que requiere varios hombres para su manejo y transporte.
De fuego individual
Arma de fuego que puede transportarse y utilizarse en forma individual.

Pesadas
Armas de fuego con calibres superiores a los de las armas de acompaamiento.
Qumicas
Sustancias qumicas en estado lquido o gaseoso que afectan fsicamente a las
personas, o que por su accin pueden generar destruccin.
Teledirigidas
Misil sin piloto, cuya direccin puede ser determinada por mando a distancia o
directamente por instrumentos instalados en el propio misil.
Cada uno de los instrumentos, de las ms variadas formas, destinados a atacar o

defender, pueden ser catalogados como armas.
Mediante procedimientos internos cada Fuerza debe propender por la seguridad
en la informacin suministrada.
7.1.2. Mantenimiento
Gastos por concepto de mano de obra y suministro de repuestos que demanda la
conservacin del Material de Guerra o Reservado. Con el fin de registrar el valor
adecuado de los bienes, es necesario considerar cuando el mantenimiento y/o las
84
reparaciones transforman las condiciones del bien, aumentando su valor o si son

consideradas un gasto.
7.1.3 Contabilizacin
Los documentos de contabilidad que soportan la informacin del material para la
defensa nacional, tienen clasificacin de seguridad, por lo cual su manejo debe
aplicar las normas vigentes ordenadas para la seguridad militar de los bienes,
como son autorizaciones, restricciones y compartimentacin. Adems, su auditaje
y control administrativo tiene un procedimiento especial y ser responsabilidad de
los Comandos de Fuerza.
El registro, contabilizacin, custodia e identificacin, se rige por el Plan General de
Contabilidad Pblica (PGCP). El material de consumo como las municiones y los
explosivos deben registrarse y manejarse como Cargos Diferidos (1910),
considerando que su utilizacin unitaria no se realizar durante el mismo lapso de
tiempo sino peridicamente, para lo cual se efectuar la contabilizacin en el
momento en que se realicen los descargos de almacn, o sean consumidos en
servicio.
Mientras el material permanezca en los almacenes o depsitos por un tiempo
superior a dos (2) meses como consecuencia de reparaciones, mantenimiento o
custodia, no se efectuar depreciacin.
7.1.4. Control de bienes en depsito y servicio
En los meses de junio y diciembre, se debe efectuar un inventario de los bienes,
tanto en depsito como en servicio y el resultado del mismo debe ser rendido a la
Oficina de Contabilidad.
El control se efecta sobre todas las operaciones relacionadas con las entradas,
registros, conservacin, mantenimiento, salidas y bajas de los bienes y existencias
de carcter devolutivo o de consumo.
Mediante el adecuado y permanente control, se busca determinar el cumplimiento
de las disposiciones relativas al manejo y administracin de los bienes, establecer
la adecuada utilizacin y evaluar el funcionamiento del Control Interno.
Los encargados de la gestin administrativa ejercern estricto control en la
elaboracin de los documentos de contabilidad e inventarios, teniendo en cuenta
que su fiscalizacin es responsabilidad suya ante el comando de la Fuerza y de
esta ante el Ministerio de Defensa Nacional.
Los empleados de manejo son responsables por los bienes que bajo cualquier
ttulo tengan en existencias en sus almacenes y por los que se le hayan entregado
para su servicio o el de su oficina.
85
No obstante lo anterior, el Material de Guerra entregado a una dependencia y que

se encuentre en servicio o en custodia y que sea utilizado por varias personas,
esta bajo la responsabilidad del respectivo Jefe.
7.1.5 Revistas de Material Reservado y/o Tcnico de Inteligencia
7.1.5.1 Definicin
Es la inspeccin o examen que se lleva a cabo por parte de los jefes de
Inventarios o de comisiones inspectoras asignadas para tal efecto, sobre el
material reservado y/o tcnico para inteligencia, y los dems bienes relacionados
con que cuentan las dependencias oficiales y a cargo de funcionarios
responsables, con el propsito de comprobar su existencia y estado material,
confrontndolos con la informacin registrada en los krdex o sistemas de
inventarios que se lleven.
7.1.5.2 Finalidad
Las revistas de material reservado y/o tcnico para inteligencia tienen entre otras
finalidades las siguientes:
Comprobar la existencia fsica del material, confrontndola con los registros

que se llevan en el sistema de inventarios de la entidad
Verificar el estado de conservacin y operatividad del material.
Verificar el uso que se le esta dando al material, de acuerdo a su naturaleza y
destinacin.
Minimizar o advertir riesgos reales o potenciales que puedan afectar la
existencia e integridad de material, o que puedan generar situaciones jurdicas
adversas.
7.1.5.3 Oportunidad y periodicidad

Se deben practicar revistas de material reservado y/o tcnico para inteligencia, por
lo menos una vez dentro de cada semestre, durante cada vigencia fiscal.
La oportunidad para su prctica puede darse por:
Cuando el funcionario responsable o la comisin inspectora as lo considere de

acuerdo a su sano criterio.
Cada que se tenga conocimiento directo o indirecto que existe un riesgo real o
potencial que afecte la existencia del material.
86
Cuando un funcionario que por funcin de su cargo as lo solicite, para

certificar o clarificar aspectos propios del recibo de un cargo o por entrega de
los mismos.
Cuando se determine llevar a cabo una diligencia de baja de material
reservado y/o tcnico para inteligencia.
7.1.5.4
Responsables
Son responsables por las revistas de material reservado y o tcnico para

inteligencia, los funcionarios que se desempeen como Jefes de Inventarios, Jefes
de Almacn, Jefes de Abastecimiento o Jefes logsticos, Jefes de dependencias
responsables que tengan material a cargo, Segundos Comandantes y
Comandantes de Unidades Militares, y los Jefes de las Oficinas de Control Interno
que as lo consideren; igualmente otros funcionarios que en virtud de sus cargos y
funciones deban intervenir en las revistas de material.
7.1.5.5 Prctica e informes
El desarrollo y prctica de las revistas de material reservado y/o tcnico para
inteligencia, debe ser asesorado por funcionarios capacitados y con experiencia en
el manejo de inventarios, en su prctica debe primar el principio de la objetividad,
buscando asesorar y plantear recomendaciones tendientes a minimizar o prevenir
riesgos de siniestro o prdidas de material. Todos los funcionarios que intervengan
en la revista de material deben suscribir el acta correspondiente que se debe
levantar al finalizar la diligencia, dejando constancia de los aspectos relevantes, los
hallazgos y riesgos advertidos, las recomendaciones a que haya lugar, en ella se
deber dejar evidencia de la intensificacin e individualizacin plena del material del
cual se requiera dejar constancia documental.
Terminada la diligencia de revista, el Jefe de Inventarios debe rendir informe de lo
actuado, dentro de los tres (3) das hbiles subsiguientes, al Jefe inmediato, dejando
claridad suficiente sobre las novedades halladas, a fin de que se adopten las
medidas pertinentes o se lleven a cabo las investigaciones a que haya lugar.
7.1.5.6 Responsabilidades
A los daos o prdidas que administrativa o fiscalmente se establezcan, se
aplicar lo establecido en el decreto No. 791 de 1979.
7.2. BIENES ADQUIRIDOS CON GASTOS RESERVADOS
7.2.1 Definiciones
- Gastos Reservados
87
De acuerdo con el Decreto de Liquidacin del Presupuesto General de la Nacin,

que anualmente emite el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico - Direccin
General de Presupuesto; los Gastos Reservados son erogaciones destinadas al
cubrimiento de actividades de Inteligencia e investigaciones para la conservacin y
el restablecimiento del orden pblico y represin del delito, que no pueden
efectuarse a travs de los canales administrativos normales, en razn a la
necesidad que tienen los organismos de operar en secreto. Comprende la compra
de bienes muebles, bienes tangibles de consumo duradero, bienes tangibles de
consumo final o fungibles.
Material Tcnico para Inteligencia
Corresponden a este concepto el equipo necesario para el desarrollo de

operaciones de inteligencia y contrainteligencia, cuya identificacin y manejo tiene
clasificacin de seguridad, con el fin de garantizar la proteccin necesaria para las
operaciones.
Los bienes que se adquieran con la partida de Gastos Reservados, deben
legalizarse con un Comprobante de Gastos, soportados con facturas o
documentos originales.
Los almacenistas de material tcnico de inteligencia de cada Fuerza deben
registrar los movimientos de almacn por grupos de inventario, en el formato
Propiedades, Planta y Equipo enviando los originales de los documentos como
son: Entradas, salidas de almacn, actas de baja de bienes y dems documentos
que respalden las operaciones, a la Oficina de Contabilidad del Organismo
Superior de Inteligencia de cada Fuerza.
El material tcnico de inteligencia adquirido con el rubro presupuestal Gastos
Reservados, no se debe mezclar con el de los inventarios de equipos similares,
adquiridos con otras partidas fiscales.
El material tcnico de Inteligencia se clasifica en :
Material Tcnico de sonido y vdeo
Constituido por cmaras de vdeo, fotogrficas, de filmacin, circuitos cerrados de

televisin, sistemas especiales de alarmas, interceptacin, monitora, laboratorios
fotogrficos, proyeccin, escucha y accesorios.
Armamento y Equipo Criptogrfico
Toda clase de armas, municiones, explosivos, mquinas cifradoras y de

levantamiento de claves, adquiridos por Gastos Reservados.
88
Equipo tcnico de seguridad militar
Est constituido por cajas fuertes, bvedas de seguridad, detectores de explosivos

y armas, destructores de documentos y accesorios.
Equipo tcnico de seguridad en comunicaciones
Incluye seguridad de voz, fax, interceptores, estaciones, equipos de monitoreo y

accesorios, detectores de interceptores y micrfonos ocultos.
Equipo tcnico de comunicaciones
Constituido por equipos de radiogoniometra, receptores, transmisores, radares,

antenas, escner, celulares, busca personas, radios porttiles, grabadoras y
accesorios y similares.
Equipo didctico
Material indispensable para el planeamiento y desarrollo de conferencias

bilaterales de inteligencia, cursos, seminarios, entrenamientos especiales para
capacitacin y especializacin de miembros de inteligencia militar, misiones de
contrainteligencia y contraespionaje a nivel nacional e internacional, manuales,
clasificados.
Equipo tcnico de sistemas
Constituido por computadores, impresoras, plotters, terminales perifricos para

enlace con las diferentes Unidades y accesorios.
7.2.2 Mantenimiento Material Tcnico
Gastos por concepto de mano de obra y suministro de repuestos que demanda la
conservacin de los diferentes equipos al servicio de la inteligencia militar. Para
establecer si es un gasto o un mayor valor del bien, es indispensable considerar si
la erogacin en que se incurre produce alguno o varios de los siguientes efectos:
Aumento de la Vida Util

Mayor capacidad de eficiencia operativa
Aumenta la calidad de los productos o servicios
Disminucin significativa de los costos de operacin
7.2.3 Bajas de Material Tcnico
89
Los bienes adquiridos con cargo a Gastos Reservados y enmarcados dentro del
concepto de material tcnico de inteligencia, siempre requerirn ser dados de baja
mediante destruccin e incineracin; estos bienes no podrn ser vendidos,
donados o cedidos, en razn a las caractersticas especiales que los revisten,
adems, por ser bienes que en determinado momento pueden constituir riesgo
para la seguridad nacional.
Pueden darse de baja o efectuarse el traspaso correspondiente a los bienes o
bienes devolutivos que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sean tiles
para el servicio en labores de inteligencia y Contrainteligencia o no sea susceptible
su recuperacin. Para tal evento se observar el siguiente procedimiento para los
bienes devolutivos:
Verificar que todos los bienes que figuran en el proyecto de baja, tengan la
documentacin y estn relacionados en el Acta de Baja.
Las Unidades subalternas podrn solicitar la baja mediante el acta, de aquellos
bienes obsoletos e inservibles, indicando su estado, cantidades y precios al
Organismo Superior de Inteligencia, el cual deber determinar si existe
justificacin plena para este evento.
Los Organismos Superiores de Inteligencia, a travs de las Secciones
Administrativas, solicitarn al Ministerio de Defensa - Secretara General
Direccin de Finanzas, la asignacin de un funcionario para que intervenga en
la destruccin o donacin del material tcnico de inteligencia de uso devolutivo,
que no sea aprovechable o recuperable, dejando constancia del acto
administrativo.
Cuando los bienes hayan desaparecido o hayan sido destruidos en
operaciones militares, al momento de la baja se debe hacer entrega al
funcionario encargado del control administrativo de los Gastos Reservados, de
la Direccin de Finanzas del Ministerio de Defensa, de un Acta donde se
relacione el motivo de la prdida de esos bienes, sta Acta debe ir firmada por
el Almacenista de la Unidad y/o encargado de los inventarios, Jefe de la
Seccin Segunda, Jefe de Estado Mayor o Segundo Comandante de la
Unidad, Comandante de la Unidad y por el Organismo Superior de Inteligencia
de la Fuerza.
Las bajas de material tcnico de inteligencia pueden ser por: a) Destruccin e
incineracin, cuando hay concepto de obsolescencia o recuperacin
antieconmica; en este caso media la inspeccin por parte de la Direccin de
Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional . b) Por Orden Legal, cuando
media un fallo de investigacin administrativa debidamente ejecutoriado.
c)
Por muerte, en el caso de semovientes.
90
Cuando se trate de semovientes, la baja se efectuar por transferencia,

donacin o muerte, para lo cual mediar el respectivo concepto tcnicoveterinario (o el acta de defuncin), elaborada por funcionario capacitado
(mdico veterinario y tcnico en la especialidad del semoviente, para los
caninos).
Cuando sobrevenga la prdida de un bien se agilizarn los procedimientos
correspondientes dentro de la respectiva investigacin administrativa,
cumpliendo con los procesos contables ordenados para el caso.
Es necesario ser extremadamente cuidadoso con la verificacin, en cuanto a
los datos que identifican e individualizan los bienes a dar de baja, que figuran
relacionados en el Acta de Baja, los que figuran en el listado general de
inventarios codificado, y los bienes fsicos que se tienen a la vista para darlos
de baja, en los cuales debe darse una perfecta coincidencia, al comparar
marca, modelo, nmero de serial, nmero de placa, color, raza, nmero de
ship, muescas, etc; con el fin de evitar relacionar en el Acta de Baja bienes que
no tienen una situacin legal definida o en investigacin, que a la postre
pueden adulterar la diligencia, viciar su legalidad y por ende, generar
responsabilidades fiscales, administrativas, disciplinarias o penales.
7.2.4 Control
Cuando se adquieran bienes, se debe anexar al comprobante de gastos la factura
comercial, que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 223/95 (o posteriores
que la modifiquen). No se deben adjuntar facturas con facsmiles, copias,
fotocopias, pagos parciales o abonos, excepto los casos para los cuales estos
documentos son requeridos, como trmites de nacionalizacin e impuestos,
quedando debidamente justificados en el comprobante.
Se deben efectuar los descuentos y retenciones que en materia tributaria fijen las
disposiciones vigentes, valores que deben ser girados a las respectivas tesoreras
de las Unidades, conservando los recibos, que sern el soporte de la cuenta fiscal
del mes.
7.2.5 Empleo Conservacin y Reparacin del Material Tcnico
El material tcnico debe ser operado por personal idneo. Est comprobado que la
mayora de los daos en el equipo tcnico se debe al inadecuado empleo del
mismo o carencia del mantenimiento ordenado.
Este material solo debe ser reparado por tcnicos, y sus adquisiciones deben
responder a necesidades permanentes de las Unidades.
7.2.6 Normas Especiales de los Gastos Reservados
91
Los documentos que componen la cuenta fiscal merecen especial atencin ya que
en ellos se refleja el estado real de los ingresos y egresos contabilizados
mensualmente en el movimiento de los bienes; por tal razn se deben tener en
cuenta los siguientes aspectos:
Para todo ingreso y egreso de bienes que se produzca en el almacn, se deben

elaborar entradas, salidas de almacn y actas de baja.
Las entradas y salidas de almacn son los nicos documentos que legalizan los
ingresos y egresos de almacn. Por consiguiente los movimientos que se
efecten sin llenar estos requisitos, se consideran sin ninguna validez fiscal.
Estos comprobantes se deben elaborar simultneamente en el momento mismo
de la recepcin y entrega del material, con el fin de mantener actualizados los
cargos y existencias de almacn.
Ningn comprobante por adquisicin o traspaso de bienes se considera
legalizado si carece de la firma del almacenista que acredite el recibo del
material.
Todos las entradas y salidas de almacn, deben ser incorporadas en la cuenta
fiscal.
Todo despacho de bienes, con destino a las diferentes dependencias de la
Fuerza, se har por los almacenes respectivos y con base en la salida de
almacn, debidamente legalizada.
En la entrega de repuestos para vehculos o equipos, se exigir que en la salida
de almacn se especifique a que vehculo se destina.
Los almacenistas no podrn admitir como firma de recibo de los bienes
devolutivos que despache, sino la de los jefes de oficinas o dependencias que
en ellas responden por dichos bienes, con plena identificacin, grado y cargo
del mismo.
Las cuentas deben ser rendidas de acuerdo con las normas contables y fiscales
vigentes que emita el Gobierno Nacional.
Los Comandantes en todos y cada uno de los niveles deben ejercer control y
fiscalizacin permanente sobre el manejo de los bienes adquiridos con recursos
de Gastos Reservados, buscando la obtencin de excelentes resultados
operacionales, a partir del uso de estos bienes por las secciones de
Inteligencia.
92
Los bienes de material tcnico de inteligencia, por su razn de ser, no pueden

ser transferidos a otros almacenes, a menos que se determine su
obsolescencia o incapacidad para la actividad de inteligencia o
contrainteligencia; sin embargo, los bienes de otras partidas si podrn
traspasarse al inventario de material tcnico de inteligencia, en la medida en
que su uso est destinado a tal fin. Para esto se deben tener en cuenta los
procedimientos contables vigentes.
8. BIENES INCAUTADOS Y DECOMISADOS

8.1. DEFINICIN
-
Bienes Incautados: Toma de posesin forzosa que la autoridad competente

hace de los bienes posedos ilcitamente.
Bienes Decomisados: Sinnimo de comiso. Prdida temporal o definitiva de un

bien a favor del Estado, cuando se incumple una obligacin legal. Estos bienes
pueden ser destinados en forma provisional o definitiva por la autoridad
competente.
8.2. FORMAS DE ASIGNACION DE BIENES

-
Destinacin Provisional: Guarda o detencin de una cosa ajena, en forma

temporal.
En custodia: Guarda o detencin de una cosa ajena, se administra o conserva

con cuidado.
Destinacin definitiva: Asignacin de un bien, a favor de una persona jurdica,

otorgndole un derecho real.
8.2.1. Norma Administrativa
93
Ley 30 del 31 de enero de 1986. Por la cual se adopta el Estatuto Nacional de

Estupefacientes y se dictan otras disposiciones.
Circular N 8299 MDN-SG-DNJ-GD-995 del 25 de Agosto de 1994.

Instrucciones procedimientos depositarios bienes decomisados.
Circular N 6180 MDN-SG-DNJ-GD-995 del 14 de junio de 1995. Instruccin

procedimiento incautacin bienes decomisados.
Circular N 6121 MND-SG-DNJ-GD-995 del 28 de Junio de 1996,

Procedimiento solicitud destinacin bienes ante la Direccin Nacional de
Estupefacientes.
Ley 333 del 19 de diciembre de 1996. Por la cual se establecen las normas de
extincin de dominio sobre los bienes adquiridos en forma ilcita.
Circular N 1015 MDDNJ-GD-995 del 25 de febrero de 1997. Poltica de

recepcin de bienes
Decreto N 306 del 13 de febrero de 1998. Por el cual se reglamenta la Ley 30

de 1986 y 333 de 1996.
Decreto No. 1461 del 28 de julio de 2000. Por el cual se reglamentan los
Artculos 47 de la Ley 30/86, 2. del Decreto 2292/92, 25 de la Ley 333/96 y el
Artculo 83 del Decreto Ley 266 de 2000 y se dictan otras disposiciones.
Circular No. 1227-MDJPO-437 del 16 de febrero de 2001. Sobre instrucciones

para solicitud de bienes decomisados a la Direccin Nacional de
Estupefacientes.
8.3. PROCEDIMIENTO
8.3.1. Procedimiento de la Unidad Incautadora.
La Unidad que incaute un bien deber:
- Levantar un inventario, con los siguientes datos:
Identificacin, ubicacin y extensin del bien.

Estado del bien.
Uso actual del bien.
Mejoras y bienes muebles vinculados a ste y su descripcin especfica.
94
Informar por escrito al fiscal regional de su jurisdiccin, anexando copia del acta
de aprehensin.
La entidad incautadora deber poner a disposicin de la Direccin Nacional de

Estupefacientes el bien incautado sin excepcin, mediante oficio, anexando
copia del inventario de los bienes debidamente identificados y determinados.
Enviar copia del oficio a la Secretara General del Ministerio de Defensa y al

Comando de la respectiva fuerza, anexando copia del acta de aprehensin y del
informe.
Elabora estudio de solicitud asignacin del bien y lo enva a la Oficina JurdicaProcesos Ordinarios del Ministerio de Defensa.
8.3.2. Procedimiento del Ministerio de Defensa- Secretara General

-
La Secretara General del Ministerio recibe de la Fuerza el estudio de solicitud

de asignacin del bien y lo enva a la Oficina Jurdica - Procesos Ordinarios.
La Oficina Jurdica - Procesos Ordinarios prepara solicitud de destinacin del

bien en forma provisional para la firma del Secretario General del Ministerio.
Una vez la Direccin Nacional de Estupefacientes realiza la destinacin

provisional del bien, comunica mediante oficio a la Secretara General del
Ministerio de Defensa.
La Oficina Jurdica - Grupo Procesos Ordinarios proyecta oficio a la Fuerza,

remitiendo destinacin del bien. La Fuerza designa depositario, recibe y usa el
bien.
La
Oficina Jurdica - Grupo Procesos Ordinarios recibe los informes
mensuales de uso y estado, actualiza base de datos y archiva documentos en
la carpeta del bien.
El juez competente determina la aplicabilidad de la Ley 333/1996 o de la Ley

30/1986, para hacer entrega al propietario o decomisarlo en forma definitiva.
Si se aplica la Ley 30/86 o Ley 333/96 la fuerza estudia conveniencia para

solicitar al Consejo Nacional de Estupefacientes la destinacin definitiva.
95
El Consejo Nacional de Estupefacientes estudia y decide si destina o no el bien

en forma definitiva. En caso afirmativo comunica a la Secretara General del
Ministerio de Defensa. La Oficina Jurdica Procesos Ordinarios del Ministerio
elabora oficio informando destinacin a la Fuerza y sta actualiza inventarios y
hace uso del bien.
9. VALORIZACIONES
9.1.
DEFINICIN
Es el aumento neto del valor de los activos, determinado mediante avalos con
criterios y normas de reconocido valor tcnico.
Se constituir una valorizacin cuando el valor de realizacin o precio de mercado
o valor actual es superior al costo reexpresado, tambin se da el caso contrario de
la valorizacin que es prdida o desvalorizacin y se presenta cuando el costo
reexpresado de los bienes supera el valor de mercado o de realizacin, se registra
como prdida por demrito u obsolescencia por hechos extraordinarios o fortuitos
o bienes ubicados en zonas de altos riesgos, o bienes que requieren condiciones
especficas para su funcionamiento.
9.2. VALORIZACIN DE ACTIVOS
Es la diferencia entre el valor comercial y el valor en libros de activos, tales como,
inversiones, propiedades, planta y equipo.
9.2.1.
Conceptos sobre Valorizaciones
El Ministerio de Defensa y todas sus Unidades Ejecutoras, por tratarse de

establecimientos pblicos deben aplicar la normatividad del Plan General de la
Contabilidad Pblica PGCP.
96
En relacin con la valuacin de las Propiedades, Planta y Equipo establecen las

normas tcnicas relativas a los activos del PGCP que deben revelarse a su valor
actual, precio de mercado o valor de realizacin, aplicando avalos que incorporen
criterios de ubicacin, estado, capacidad productiva, situacin del mercado y
grado de negociabilidad de los bienes, entre otros, mediante indicadores de
precios especficos publicados por organismos oficiales, o aplicando mtodos
especficos de reconocido valor tcnico, siempre que se pondere la relacin costo
- beneficio.
10. RELEVOS DE ALMACENISTAS

Existen varios motivos para efectuar la entrega de un almacn, como son:
10.1.
RELEVO NORMAL DEL ALMACENISTA
Cuando se requiere relevar un almacenista se debe tener en cuenta los siguientes

aspectos:
Que exista un acto administrativo (resolucin) o se legalice por la Orden del Da

el nombramiento del nuevo almacenista
Que se haya constituido la pliza de seguro que ampare el manejo del almacn.
Que se haya informado con oficio a las personas que intervendrn en la
entrega, el da y la hora del inicio de la diligencia.
Nombrar interventor mediante acto administrativo para que d cuenta y razn
de la entrega.
Ordenar para la entrega del almacn la presencia de las siguientes personas:
-
Almacenista entrante
Almacenista saliente
Jefe del Area a la cual pertenece el almacn
97
No se podr abrir el almacn hasta que todos los funcionarios anteriormente

nombrados se encuentren presentes.
El almacenista saliente responder nicamente por los bienes que se
encuentran en el almacn como de aquellos que le hayan sido entregados para
el desarrollo de su trabajo, como son: escritorio, calculadora, silla, etc.
Una vez se abra el almacn se iniciar el conteo de los bienes depreciables y
no depreciables que se encuentran en el almacn.
En los formatos diseados nicamente para la toma de inventarios, se
relacionarn los diferentes bienes, registrarn sus caractersticas como: marca,
peso, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y estado de conservacin.
Los bienes inventariados deben corresponder exactamente a los registrados en
los listados sistematizados o tarjetas de krdex, por tanto se verificar que no
existan entradas o salidas pendientes de registrar y que todos los bienes
correspondientes a las salidas se hayan despachado.
En forma diaria se firmarn los documentos elaborados en tinta (esfero no lpiz)
por el personal que tiene a cargo el seguimiento de la entrega del almacn(Jefe
Area a la que pertenece el almacn).
Una vez se termine el conteo de los bienes del almacn, se podrn liquidar los
faltantes y sobrantes.
Se podrn hacer compensaciones cuando existan faltantes, siempre y cuando
sean de la misma naturaleza.
El valor que arroje la sumatoria de los bienes entregados deber ser igual al
valor que presente el Balance del Area de Contabilidad.
La entrega del almacn se har constar a travs de acta, la cual ser firmada
por las personas que intervinieron en la diligencia y llevar anexo el inventario
fsico de los bienes entregados, dejando constancia de las irregularidades,
inconsistencias y diferencias encontradas.
Con el fin de no paralizar las funciones del almacn se fijar un horario para la
atencin al pblico.
Durante el lapso que dure la entrega del almacn, los Estados Diarios de
Propiedad, Planta y Equipo sern firmados por el almacenista saliente.
10.2. RELEVO POR ABANDONO DE CARGO O MUERTE DEL ALMACENISTA

98
Si el almacenista falleci o se ausent injustificadamente (abandono de cargo) es

necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Que exista un acto administrativo (resolucin) o se legalice por la orden del da

el nombramiento del nuevo almacenista y el motivo del relevo.
Que se haya constituido la pliza de seguro que ampare el manejo del almacn
Nombrar un interventor mediante acto administrativo para que d cuenta y
razn de la entrega.
El Jefe del Area a la cual pertenece el almacn har entrega de los bienes al
nuevo almacenista.
El recibo de los bienes se har constar por un acta, a la diligencia de
elaboracin del acta pueden concurrir, en el caso de fallecimiento del
responsable de manejo, el cnyuge y las dems personas que se consideren
con derecho, siempre y cuando demuestren el carcter con que obran.
En el acto se dejar constancia de los bienes sobrantes y faltantes que resulten
al comparar el nmero de unidades fsicas, con el de los registros actualizados
de listados y tarjetas krdex.
Si existen entradas y salidas de almacn que no hayan sido registradas, es
necesario entregarlos al auxiliar de contabilidad para su registro e inclusin en
el Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo.
Durante el lapso que dure la entrega del almacn los Estados Diarios de
Propiedad, Planta y Equipo, sern firmados por el almacenista entrante.
Una vez se termine el conteo de los bienes del almacn, se podrn liquidar los
faltantes y sobrantes.
Se podrn hacer compensaciones cuando existan faltantes, siempre y cuando
sean de la misma naturaleza.
El valor que arroje la sumatoria de los bienes entregados deber ser igual al
valor que presente el Balance del Area de Contabilidad.
Con el fin de no paralizar las funciones del almacn se fijar un horario para la
atencin a los usuarios.
99
11. RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES

11.1 INDIVIDUALIZACION DE LA RESPONSABILIDAD
Las personas pertenecientes a las entidades que menciona el Decreto 791/79,

que usen, administren, custodien o transporten bienes, son responsables de la
prdida o dao que sufran, cuando no provengan del deterioro natural, de uso
normal y legtimo, o de otra causa justificada.
La responsabilidad fiscal de los empleados de manejo de bienes, se limita a los

que bajo cualquier ttulo tengan en existencia en sus almacenes y los que les
hayan sido entregados para su servicio o el de su oficina.
Los daos o prdidas que resulten de actos irregulares expresamente

ordenados, acarrean igual responsabilidad para quien di la orden.
El valor de los daos o prdidas que administrativa o fiscalmente se declaren a

cargo de una persona, ser descontado de su sueldo o prestaciones, conforme
al fallo administrativo proferido por el superior jerrquico, sin perjuicio de la
accin disciplinaria o penal a que haya lugar.
Cuando se establezca plenamente que la novedad se present a consecuencia

de la falta de instruccin o prevencin del Comandante, Director o Jefe, l y el
autor material de los hechos asumen responsabilidad conjunta.
100
La prdida, dao o deterioro, causados por fuerza mayor o caso fortuito no

genera responsabilidad administrativa.
La restitucin o el pago del bien materia de la investigacin no exonera de

responsabilidad disciplinaria, cuando de la misma se desprenda una infraccin
al Reglamento de Rgimen Disciplinario para el personal de las Fuerzas
Militares o de la Polica Nacional.
Por lo anterior, el representante legal de la Unidad debe fortalecer los sistemas de

control interno y promover la cultura del autocontrol, es decir, cada servidor pblico
es responsable integral por su labor y debe verificar que est bien ejecutada, sin
necesidad que otros lo hagan por l, para lo cual se debe tener una visin integral
de los procesos y el manejo de los bienes, suministrndolos a los usuarios en el
tiempo que se requieren.
11.2. RESPONSABLES DE LOS BIENES

Son responsables ante la Ley, todos los funcionarios y personas que administren,
custodien, manejen, reciban, suministren, o usen bienes de propiedad de las
unidades del Ministerio de Defensa Nacional, puestos al servicio de la entidad.
11.2.1 Responsables de los Bienes en Depsito
Se denomina responsable de bienes en depsito, toda persona que reciba,
custodie o suministre bienes de propiedad de las unidades del Ministerio de
Defensa, los cuales se encuentran almacenados.
El responsable de bienes en depsito es el almacenista y tiene entre otras las
siguientes responsabilidades:
Por el recibo y adecuada organizacin en bodega de los bienes adquiridos
por la Unidad.
Por el manejo, administracin, custodia, proteccin de devolutivos,
consumo, servibles e inservibles en depsito.
Por la solicitud oportuna de cambio de aquellos productos prximos a su
vencimiento.
101
Por los registros adecuados, ordenados y actualizados de los bienes en

depsito a su cargo.
La responsabilidad administrativa y fiscal de los responsables de bienes en depsito,
se determina a travs del Proceso Disciplinario adelantado por la Oficina Jurdica y
del proceso de responsabilidad fiscal adelantado por la Contralora General de la
Repblica.
11.2.2
Responsables de los Bienes en Servicio
Todo funcionario o persona que use bienes de propiedad de las unidades del
Ministerio de Defensa, puestos al cuidado de la misma, se constituyen en
responsables de bienes en servicio y estarn sujetos a las disposiciones legales
vigentes que rijan en la materia.
Los funcionarios de las unidades del Ministerio de Defensa que tengan bienes a su
cargo, son responsables de la prdida o dao que sufran, cuando no se ocasione
por el deterioro natural, por su uso normal o por causa justificada.
La responsabilidad por prdida, dao, deterioro, disminucin, mal uso de bienes, se
determinar a travs de los procesos legales que establezcan las normas vigentes
que rigen la materia.
La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten
atendiendo rdenes superiores, se determinar contra quien las emiti, siempre que
las rdenes consten por escrito o se establezcan por cualquier otro medio probatorio.
Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la prdida o dao de bienes,
cuando no provenga del deterioro natural, se ordenar la prctica de una
investigacin administrativa.
11.2.3 Responsabilidad de la Recepcin de los Bienes
Es responsable directo de la recepcin de los bienes el Jefe de Abastecimientos,
Jefe Logstico o quien haga sus veces en la Unidad respectiva y el almacenista.
El almacenista no hace parte del comit de recepcin de los bienes con
especificaciones tcnicas, l es un veedor y no firma ningn tipo de documento
como acta de recibo a satisfaccin o cualquier otra acta que certifique calidad de
los bienes. El almacenista recibe los bienes con especificaciones tcnicas,
basado en el informe del interventor, firma la factura, certificando la cantidad,
referencia y serie de los bienes recibidos.
El almacenista firmar los documentos que legalizan la entrada y salida de bienes.
102
Para adquisiciones menores y peridicas o diarias como: alimentacin, entrega de

medicamentos, adquisiciones por caja menor, entre otros, el Jefe Logstico o quien
haga sus veces debe designar un delegado o un comit tcnico o de recepcin,
cuando en algunos casos se requiera, para cumplir la verificacin de calidad y
precio de los bienes. Por lo tanto no se puede perder en las unidades el libro de
control de entrada de bienes, que es legalizado y controlado por el Oficial de
Servicio.
11.2.4
Proceso de Responsabilidad Fiscal
Es el conjunto de actuaciones que adelanta la Contralora General de la Repblica,

con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores pblicos, por la
administracin y manejo irregular de los bienes del estado.
El proceso de responsabilidad fiscal se adelanta en todos los casos de fuerza mayor
o caso fortuito, para corregir errores de inventarios, cuando no haya otra manera de
hacerlo, o para definir responsabilidades en hechos que no se pueden solucionar.
11.2.5
Cesacin de Responsabilidad Fiscal
La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:
Cuando el responsable hace entrega formal de los bienes puestos a su cuidado.
Cuando el responsable entrega el recibo de pago correspondiente al valor del

bien faltante, previo el visto bueno de las autoridades competentes.
Cuando el responsable efecta la reposicin de los bienes en las condiciones y

caractersticas de los faltantes, previa aceptacin de la administracin.
Cuando la compaa aseguradora hace el pago o reposicin de los bienes, de

acuerdo con las clusulas del contrato que las rijan y en los trminos
establecidos.
Cuando la compaa de seguridad hace el pago o reposicin de los bienes

objeto de perdida.
Cuando se produce fallo sin responsabilidad fiscal.
Para manejar los bienes en el Ministerio de Defensa se debe observar como

mnimo los siguientes requisitos:
103
Todo movimiento de bienes debe estar soportado en un documento

debidamente autorizado por funcionario competente.
Los bienes deben estar asegurados.
Los empleados de manejo deben tener pliza.
Realizar inventarios fsicos dos veces en el ao, el 30 de junio y 31 de

diciembre de cada vigencia y conciliar con los registros contables.
Cada bien debe tener su identificacin, registro y responsable.
Los manuales de funciones y procedimientos deben estar actualizados con la
naturaleza del cargo.
Todos los servidores pblicos que manejen bienes deben estar capacitados y
entrenados, antes de asignarles la responsabilidad.
Llevar tarjetas control existencias.
Elaborar las entradas y salidas de almacn en forma consecutiva y cronolgica.
Anexar a las actas de movimiento de bienes, la relacin de los bienes, precios,
cantidades, las cuales deben ser firmadas por los funcionarios competentes.
Cada bien depreciable y/o amortizable debe tener su hoja de vida, elaborada de
acuerdo con el Formato No.6 que se anexa.
El servidor pblico que desempee el cargo de Director o Comandante de una
Unidad, debe recibir un informe de los bienes, soportado por los estados
contables.
El servidor pblico que se traslade o retire de la Institucin debe hacer entrega
de los bienes y exigir el paz y salvo, adems, el almacenista o administrador de
los bienes debe descargar la responsabilidad del inventario personal.
El servidor pblico que utiliza bienes para desempeo de su cargo, es
responsable cuando se le entrega inventariado y firmado el recibido.
Todo servidor pblico que custodie o administre bienes debe estar nombrado
mediante acto administrativo y por funcionario competente.
11.3 PROCEDIMIENTO APLICABLE

DESTRUCCIN O ROBO
104
EN
EL
EVENTO
DE
PRDIDA,
Para determinar la responsabilidad fiscal y administrativa se aplicar el

procedimiento establecido en el Decreto No. 791 de 1979, as:
Todo miembro del Sector Defensa que tenga conocimiento de la prdida o dao
de los bienes, esta obligado a informar de tal hecho al superior inmediato del
presunto responsable, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la
ocurrencia de la novedad. El no aviso oportuno le acarrear responsabilidad
disciplinaria por negligencia, siempre y cuando no se demuestre una causal de
justificacin. El superior nombrar un funcionario de instruccin y todas sus
actuaciones sern vlidas, as ms tarde se establezca que el competente es
otro Comandante o Autoridad.
Todas la autoridades establecidas en este reglamento que tengan facultad para
fallar los procesos contemplados en el mismo y sepan de la prdida o dao de
material, cuyo valor implique adelantar informativo, sin que medie informe
alguno, proceder de oficio a nombrar el funcionario de instruccin para que
adelante la investigacin, as como el fiscal correspondiente si fuere
competente o en su defecto de ponerlo en conocimiento de la autoridad que
deba conocer del hecho.
El fallador de primera instancia es responsable de ordenar la investigacin
administrativa por prdidas o daos de material al servicio de su Unidad o
despacho; si al trmino de la etapa investigativa el fiscal deduce que por la
cuanta el fallo corresponde a otra autoridad, se abstendr de emitir concepto e
informar al respectivo Comandante o Jefe indicando a quien corresponde el
conocimiento; ste previo estudio del proceso y si hallare mrito, dispondr el
trmite al Comandante o al fallador respectivo, sin que se entiendan
interrumpidos los trminos, para que se contine el procedimiento.
Si una vez terminada la etapa investigativa, el fiscal considera que se viol la
Ley penal, el Reglamento de Rgimen Disciplinario de la Fuerzas Militares o el
de la Polica Nacional, o cualquiera otra norma, as lo manifestar y la autoridad
competente para fallar, ordenar compulsar copias de los pertinente para que el
Juez, el Comandante o Jefe competente, adelante la investigacin respectiva.
De esta diligencia dejar constancia en el concepto que emita.
Una vez iniciada la investigacin correspondiente el funcionario de instruccin
dar aviso inmediato al Comando de la Fuerza respectiva o al Comandante,
Gerente, Director o Jefe que sea el Juez de primera instancia.
Cuando un bien se utilice en actividades particulares o personales es responsable

administrativa y fiscalmente el servidor pblico que tiene asignado el bien por el
uso indebido, sin perjuicio de la accin penal correspondiente. Todos los
servidores pblicos que pertenecen a la institucin tienen obligacin de denunciar
el manejo y uso indebido de los bienes.
105
11.4.
DESTRUCCION O INCINERACION
Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, por

obsolescencia, deterioro, avera, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta
o no la haga aconsejable, se proceder a su destruccin o incineracin sin
perjuicio de terceros.
El procedimiento que debe seguirse para dar de baja bienes por destruccin o
incineracin es el siguiente:
El Jefe del rea de almacenes e inventarios, presentar ante el Jefe Logstico,
Jefe de Abastecimiento o quien haga sus veces, para su estudio y aprobacin, una
relacin detallada de los bienes inservibles que sugiere sean dados de baja
definitivamente y posteriormente destruidos o incinerados.
Se estudiar la propuesta y si le parece viable, emitir en un plazo mximo de tres
(3) das despus de recibida la solicitud, un concepto con destino al Almacn,
autorizando la baja y destruccin o incineracin de dichos bienes. El cual servir
como soporte para que el ordenador del gasto, a travs de la oficina jurdica
expida una resolucin ordenando la baja definitiva de los bienes por inservibles y
su posterior destruccin.
Con la resolucin como antecedente, los bienes sern destruidos o incinerados
por funcionarios del rea de almacenes e inventarios y en presencia de un
funcionario de Control Interno, en observancia de la normatividad que rige todo lo
referente al saneamiento ambiental.
11.5 PROCEDIMIENTO
INNECESARIOS
PARA LA CESION DE BIENES SERVIBLES E
Solicitud de los interesados (Entidades oficiales o de beneficencia)
Concepto del almacenista respectivo con visto bueno del Jefe de Inventarios,
en el cual se determine que los bienes no son necesarios u obsoletos.
Con fundamento en lo anterior,

se solicita autorizacin al Jefe de
Abastecimiento, Jefe Logstico o quien haga sus veces para la cesin de los
bienes, por ser bienes servibles e innecesarios.
Relacin pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario con las

caractersticas, cantidades y valores que figuren en los mismos.
106
Acta de entrega de los bienes con la intervencin de los dos almacenistas (el
que entrega y el que recibe), con el visto bueno del Jefe de Abastecimiento o
Jefe Logstico. Esta acta deber ser refrendada por todos los funcionarios que
intervienen en este proceso.
Orden de baja con respaldo en el acta o resolucin respectiva firmada por el

Jefe de Almacn, Inventario, Jefe de Abastecimiento, Jefe Logstico o quien
haga sus veces y el Ordenador del Gasto.
12. COMO ACTUALIZAR EL MANUAL

El presente manual debe ser modificado cuando surja una nueva norma
administrativa emitida por la Contadura General de la Nacin, Contralora General
de la Repblica, Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico o por el Ministerio de
Defensa Nacional; o porque las Unidades Ejecutoras, Tcticas, Navales o Areas
requieran efectuar cambios o mejoras en el rea administrativa, a la cual est
destinado el manual.
Cuando sea necesario efectuar una actualizacin, se proceder de la siguiente
manera:
1. La solicitud deber ser diligenciada por la unidad a travs del Departamento
Financiero de la Unidad Ejecutora, la cual ser remitida a la Direccin de
Finanzas del Ministerio de Defensa.
2.
La Direccin de Finanzas estudiar la conveniencia o no de la propuesta. Si

es procedente se actualiza el Manual, se reemplazan las hojas que sufran
modificaciones, anotando lo correspondiente en el Formato No.9 Control de
Actualizaciones que se anexa, el cual debe quedar refrendado mediante la
firma de la autoridad o funcionario que la autoriza. Dicho cambio se informar
a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa, para que al interior se
tomen las medidas pertinentes y se efecten las actualizaciones, no solo del
107
manual sino de aquellos documentos que se vean afectados por el cambio,

como por ejemplo, los manuales internos de funciones y procedimientos.
3. El funcionario responsable del manejo del manual en la Unidad Ejecutora,
velar por la actualizacin oportuna de los cambios que se efecten.
.
108

3011 Manual de Bienes

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

3011 Manual de Bienes

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

PRESENTACION

El patrimonio institucional del Ministerio de Defensa Nacional, lo conforman los

En principio su campo de aplicacin va dirigido a todas las Unidades Ejecutoras que

OBJETIVOS DEL MANUAL

Determinar, unificar y disear los conceptos, mtodos y procedimientos para el

Contar con un documento estndar que reglamente el manejo de los bienes

Facilitar al rea administrativa y entes de control, la verificacin de los

Difundir en las unidades del Ministerio de Defensa Nacional, la doctrina bsica

Fortalecer el sistema de control interno en el manejo de bienes; as como las

Aplicar una adecuada segregacin de funciones en el manejo y control de los

Crear conciencia en los funcionarios, a cerca de la responsabilidad derivada de

Por la cual se adopta el Cdigo

Almacn Cuarto Oscuro

Elegir construcciones a prueba de incendio, con piso en concreto o baldosn, de

2.4.2. Almacenamiento de Materiales

Brindar proteccin contra efectos deteriorantes de tiempo, calor, luz, humedad,

Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, entarimados y/o

Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar

Reducir al mnimo el desperdicio del espacio, brindando un almacenamiento

La colocacin de material no debe interferir con el sistema de extincin de

No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un mximo de carga permitido a

Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de

Nombre del bien

Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas,

No se debe tarjetear, ni rotular cada artculo suelto o almacenado en un

Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente

En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usar lona, plstico u otra

Todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspeccin y atencin

En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima

Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos,

Corresponde al almacenista identificar los estantes numrica o

La distancia entre estantes colocados de frente debe ser mnimo de un metro,

Los estantes de madera requieren mnimo de dos inspecciones anuales para

En los almacenes ubicados en mezzanines deben usarse estantes livianos para

CREACION GRUPO DE AUXILIARES CONTABLES EN BIENES

Para solucionar las deficiencias sobre el manejo de la informacin contable de los

anual; con el fin de comprobar la existencia y conservacin de los bienes asignados

La central contable de la Unidad Ejecutora llevar una relacin, actualizada, de

Para unificar y consolidar la contabilidad de los almacenes, en cada unidad o

Material tcnico inteligencia o reservado (DINTE)

NOTA : En el evento de existir bienes que no se puedan clasificar en los almacenes

3. FUNCIONES Y PERFILES DEL PERSONAL QUE INTERVIENE

FUNCIONES GENERALES DEL ALMACENISTA

Verificar que los bienes recibidos por la modalidad de traspaso correspondan

Responder por la conservacin y seguridad del material que se encuentre en

Velar por la correcta organizacin y clasificacin de los bienes en el almacn,

Revisar bimensualmente que los equipos de seguridad (incendio, amarres de

Reportar al Jefe inmediato, las novedades referentes a prdidas, faltantes,

Reportar al Jefe inmediato, en forma peridica los reintegros de bienes y el

Reportar mensualmente al Jefe inmediato, o cuando las circunstancias lo

Llevar correctamente el archivo de correspondencia y documentos soporte del

Realizar trimestralmente el conteo fsico de los bienes en bodega, elaborando

Efectuar las entregas y cambios de material, cumpliendo con las normas

Elaborar y firmar los comprobantes de entrada, salida y actas sobre el

Elaborar y rendir el Estado Diario de Propiedad, Planta y Equipo, de acuerdo

Llevar el control de los bienes que estn en el almacn y en servicio,

Elaborar pruebas selectivas de los bienes en bodega con una frecuencia de

3.1.1 Perfil Ocupacional

Habilidades y manejo en situaciones de crisis y resolucin de conflictos

Personal civil o Suboficial de los servicios o del arma correspondiente al

Conocimiento de la responsabilidad fiscal y del estado

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS ALMACENISTAS

Controlar diariamente el servicio de alimentacin, en lo que respecta a

Proponer al Jefe de la dependencia responsable, cambios en el men y/o en