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Con un esfuerzo mnimo, ahora dispone de una tabla dinmica bsica que incluye campos de cuatro
tablas distintas. Lo que ha facilitado tanto esta tarea fuero las relaciones existentes entre las tablas.
Dado que existan relaciones de tabla en el origen y que import todas las tablas en una sola
operacin, Excel pudo volver a crear esas relaciones en el modelo.
Sin embargo, qu sucede si los datos provienen de orgenes distintos o se importan ms adelante?
Normalmente, puede incorporar datos nuevos al crear relaciones en funcin de las columnas que
coinciden. En el paso siguiente, importar tablas adicionales y conocer los requisitos y los pasos
necesarios para crear relaciones nuevas.
Agregar ms tablas
Aprender a configurar las relaciones de tablas requiere disponer de tablas adicionales no
conectadas. En este paso, obtendr los datos restantes que se usan en este tutorial mediante la
Profesor: Hugo Godoy
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importacin de un archivo de base de datos adicional y el pegado de los datos de otros dos libros
distintos.
Agregar categoras de productos
1. En el libro, abra una nueva hoja. La usar para almacenar datos adicionales.
2. Haga clic en Datos > Obtener datos externos > Desde Access.
3. Vaya a la carpeta que contiene los archivos de datos de ejemplo y seleccione
ProductCategories. Haga clic en Abrir.
4. En Importar datos, seleccione Tabla y haga clic en Aceptar.
Agregar datos de geografa
1. Inserte otra hoja.
2. En los archivos de datos de ejemplo, abra Geography.xlsx, coloque el cursor en A1 y luego
presione Ctrl-Mays-Fin para seleccionar todos los datos.
3. Copie los datos al Portapapeles.
4. Pegue los datos en la hoja vaca recin agregada.
5. Haga clic en Dar formato como tabla y elija un estilo. Aplicar formato a los datos como tablas
le permite asignarles un nombre, lo que le ser til al definir relaciones en un paso posterior.
6. En Formato como tabla, compruebe que Mi tabla tiene encabezados est seleccionado.
Haga clic en Aceptar.
7. Asigne a la tabla el nombre Geography. En Herramientas de tabla > Diseo, escriba
Geography en Nombre de tabla.
8. Cierre Geography.xlsx para borrarlo del rea de trabajo.
Agregar datos del almacn
Repita los pasos anteriores con el archivo Stores.xlsx y pegue su contenido en una hoja vaca.
Asigne a la tabla el nombre Stores.
Ahora debe tener cuatro hojas. Hoja1 contiene la tabla dinmica, Hoja2 contiene
ProductCategories, Hoja3 contiene Geography y Hoja4 contiene Stores. Dado que se tom su
tiempo para asignar nombre a cada tabla, el paso siguiente de crear las relaciones ser mucho ms
sencillo.
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5. Observe que Excel le solicita que cree una relacin. Esta notificacin se produce porque us
campos de una tabla sin relacin con el modelo.
6. Haga clic en Crear para abrir el cuadro de dilogo Crear relaciones.
7. En Tabla, elija FactSales. En los datos de ejemplo que usa, FactSales contiene informacin
detallada de ventas y costes del negocio de Contoso, as como claves a otras tablas, incluidos
los cdigos de almacn que tambin estn presentes en el archivo Stores.xlsx que import
en el paso anterior.
8. En Columna (Foreign), elija StoreKey.
9. En Tabla relacionada, elija Stores.
10. En Columna relacionada (Primary), elija StoreKey.
11. Haga clic en Aceptar.
En segundo plano, Excel est generando un modelo de datos que se puede usar en el libro en
cualquier nmero de tablas dinmicas, grficos dinmicos o informes de Power View. Fundamental
en este modelo son las relaciones de tablas que determinan las rutas de navegacin y clculo que
se usan en un informe de tabla dinmica. En la tarea siguiente, crear manualmente relaciones para
conectar los datos importados.
Agregar relaciones
Puede crear sistemticamente relaciones de tablas para todas las tablas nuevas que importe. Si
comparte el libro con colegas, estos apreciarn el hecho de tener relaciones predefinidas si conocen
los datos menos que usted.
Al crear relaciones manualmente, trabajar con dos tablas a la vez. Para cada tabla, elegir las
columnas que indican a Excel cmo buscar las filas relacionadas en otra tabla.
Relacionar ProductSubcategory y ProductCategory
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6. En Campos de tabla dinmica, haga clic en Activo para comprobar que las tablas que ha
usado ahora son conocidas en la tabla dinmica.
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7. Acerque Geography para poder ver todos sus campos. Puede utilizar el control deslizante
para hacer mayor el diagrama de la tabla.
8. Observe que Geography tiene GeographyKey. Esta columna contiene valores que identifican
de forma singular cada fila de la tabla Geography. Veamos si otras tablas del modelo tambin
usan esta clave. En caso afirmativo, podemos crear una relacin que conecta Geography al
resto del modelo.
9. Haga clic en Buscar.
10. En Buscar metadatos, escriba GeographyKey.
11. Haga clic en Buscar siguiente varias veces. Observar que GeographyKey se muestra en la
tabla Geography y en la tabla Stores.
12. Vuelva a posicionar la tabla Geography de modo que est junto a Stores.
13. Arrastre la columna GeographyKey desde Stores hasta la columna GeographyKey de
Geography. Power Pivot dibuja una lnea entre las dos columnas que indica la relacin.
En esta tarea, aprendi una nueva tcnica para agregar tablas y crear relaciones. Ahora dispone de
un modelo totalmente integrado, con todas las tablas conectadas y disponibles para la tabla
dinmica de Hoja1.
Sugerencia: En la vista Diagrama, hay varios diagramas extendidos completamente y que muestran
columnas como, por ejemplo, ETLLoadID, LoadDate y UpdateDate. Estos campos concretos son
artefactos del almacn de datos original de Contoso, agregado para permitir la extraccin de datos
y la carga de operaciones. No se necesitan en el modelo, por lo que puede eliminarlos. Para ello,
seleccinelos, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y haga clic en Eliminar.
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Los valores se rellenan para todas las filas de la columna calculada. Si se desplaza hacia abajo
por la tabla, ver que las filas pueden tener valores diferentes para esta columna, basado en
los datos que hay en cada fila.
7. Para cambiar el nombre de la columna, haga clic con el botn derecho del mouse en
CalculatedColumn1 y seleccione Cambiar nombre de columna. Escriba Profit y presione
Entrar.
8. Ahora seleccione la tabla DimProduct.
9. Haga clic en Diseo > Columnas > Agregar.
10. En la barra de frmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente frmula.
= RELATED(ProductCategories[ProductCategoryName])
La funcin RELATED devuelve un valor de una tabla relacionada. En este caso, la tabla
ProductCategories incluye los nombres de las categoras de productos, que sern de utilidad
en la tabla DimProduct cuando cree una jerarqua que incluya informacin de la categora.
Cuando haya finalizado de crear la frmula, presione Entrar para aceptarla.
Los valores se rellenan para todas las filas de la columna calculada. Si se desplaza hacia abajo
por la tabla, ver que cada fila tiene ahora un nombre de categora de producto.
11. Cambie el nombre de la columna. Para ello, haga clic con el botn derecho del mouse en
CalculatedColumn1 y seleccione Cambiar nombre de columna. Escriba ProductCategory y
presione Entrar.
12. Haga clic en Diseo > Columnas > Agregar.
13. En la barra de frmula encima de la tabla, escriba la frmula siguiente y presione Entrar para
aceptarla.
= RELATED(DimProductSubcategory[ProductSubcategoryName])
14. Cambie el nombre de la columna. Para ello, haga clic con el botn derecho del mouse en
CalculatedColumn1 y seleccione Cambiar nombre de columna. Escriba ProductSubcategory
y presione Entrar.
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Vuelva a Excel.
En Hoja1 (la hoja que contiene la tabla dinmica), quite los campos en el rea Filas.
Reemplcelos con la nueva jerarqua Product Categories en DimProduct.
Asimismo, reemplace CalendarYear en el rea Columnas con la jerarqua Dates de DimDate.
Cuando explore los datos ahora, ser fcil ver las ventajas del uso de jerarquas. Puede expandir y
cerrar reas diferentes de la tabla dinmica de forma independiente, lo que proporciona ms
control sobre el modo en que se utiliza el espacio disponible. Adems, si agrega una sola jerarqua
tanto a Filas como a Columnas, obtendr un detalle completo e inmediato, sin tener que apilar
varios campos para obtener un efecto similar.
Ocultar columnas
Ahora que ha creado una jerarqua Product Categories y la ha colocado en DimProduct, ya no
necesita DimProductCategory o DimProductSubcategory en la lista Campos de tabla dinmica. En
esta tarea, aprender a ocultar tablas y columnas extraas que ocupan espacio en la lista Campos
de tabla dinmica. Al ocultar las tablas y las columnas, se mejora la experiencia de creacin de
informes sin afectar al modelo que proporciona las relaciones y los clculos de datos.
Puede ocultar columnas individuales, un intervalo de columnas o la tabla entera. Los nombres de
columna y de tabla se atenan para reflejar que estn ocultos para los clientes de informes que usan
el modelo. Las columnas ocultas se atenan en el modelo para indicar su estado, pero seguirn
estando visibles en la Vista de datos para que pueda trabajar con ellas.
1. En Power Pivot, asegrese de que la vista de datos est seleccionada.
2. En las pestaas de la parte inferior, haga clic con el botn derecho en
DimProductSubcategory y seleccione Ocultar en herramientas cliente.
3. Repita con ProductCategories.
4. Abra DimProduct.
5. Haga clic con el botn derecho en las columnas siguientes y haga clic en Ocultar en
herramientas cliente:
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ProductKey
ProductLabel
ProductSubcategory
6. Seleccione de manera mltiple las columnas adyacentes. Comience con ClassID y siga con
ProductSubcategory hasta el final. Haga clic con el botn derecho en ellas para ocultarlas.
7. Repita este procedimiento con las dems tablas y quite los identificadores, las claves u otros
detalles que no usar en este informe.
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Vuelva a Hoja1 de Excel con la lista Campos de tabla dinmica para ver la diferencia. El nmero de
tablas se reduce y DimProduct incluye solo los elementos que es ms probable que se usen para
analizar las ventas.
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1. D formato a las celdas como una tabla y luego asigne un nombre a la direccin URL de la
tabla.
2. Cree una relacin entre la direccin URL y la tabla que contiene los nombres de los
fabricantes, DimProduct:
a. Haga clic en Datos > Relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Crear relaciones.
b. Haga clic en Nuevo.
c. En Tabla, seleccione DimProduct.
d. En Columna, seleccione Manufacturer.
e. En Tabla relacionada, seleccione URL.
f. En Columna relacionada (Primary), seleccione ManufacturerID.
Para comparar los resultados de antes y despus, inicie un nuevo informe de Power View y agregue
FactSales | SalesAmount, dimProduct | Manufacturer, and URL | ManufacturerURL a un informe.
Observe que las direcciones URL aparecen como texto esttico.
La representacin de una direccin URL como hipervnculo activo requiere una categorizacin. Para
categorizar una columna, usar Power Pivot.
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la que se crea, los campos calculados explcitos se pueden usar en cualquier tabla dinmica del libro
o en cualquier informe que use el modelo de datos como origen de datos. Con los campos calculados
explcitos, creados en Power Pivot, puede usar la opcin AutoSuma para crear automticamente
campos calculados mediante agregaciones estndar, o bien, puede crear campos propios mediante
una frmula creada con Expresiones de anlisis de datos (DAX).
Como puede imaginar, la creacin de campos calculados puede ayudarle a analizar los datos de
maneras importantes y significativas. Por lo tanto, comenzaremos a aprender cmo crearlos.
Crear campos calculados en Power Pivot es fcil cuando se usa la opcin AutoSuma.
1. En la tabla FactSales, haga clic en la columna Profit.
2. Haga clic en Clculos > AutoSuma. Observe que se cre un nuevo campo calculado
denominado Sum of Profit en la celda en el rea de clculo directamente debajo de la
columna Profit.
3. En Excel, en Hoja1, en la lista de campos, en FactSales, haga clic en Sum of Profit.
Ya est. Eso es todo lo necesario para crear un campo calculado mediante una agregacin estndar
en Power Pivot. Como puede observar, en tan solo un par de minutos ha creado un campo calculado
SUM of Profit y lo agreg a la tabla dinmica. De este modo, ha facilitado el anlisis de las ganancias
en funcin de los filtros aplicados. En este caso, ver el valor Sum of Profit filtrado por las jerarquas
de categora de productos y fechas.
Sin embargo, qu sucede si necesitase unos anlisis ms detallados, tal como el nmero de ventas
para un canal, un producto o una categora concreto? Para ello, deber crear otro campo calculado
que cuente el nmero de filas, una para cada venta de la tabla FactSales, segn los filtros aplicados.
1. En la tabla FactSales, haga clic en la columna SalesKey.
2. En Clculos, haga clic en la flecha hacia abajo en AutoSuma > Contar.
3. Cambie el nombre del nuevo campo calculado haciendo clic en Count of SalesKey en el rea
de clculo y, a continuacin, en la barra de frmula, cambie Count of SalesKey por solo
Count y presione Entrar. A diferencia de las columnas calculadas, los nombres de los campos
calculados se incluyen como parte de la frmula de DAX.
4. En Excel, en Hoja1, en la lista de campos, en FactSales, haga clic en Count.
Observe la nueva columna, Count, que se agrega a la tabla dinmica que muestra el nmero de
ventas segn los filtros aplicados. Al igual que con el campo calculado Sum of Profit, ver la columna
Count filtrada por las jerarquas de categora de productos y fechas.
Creemos otro campo. Esta vez, crear un campo calculado que calcule el porcentaje de ventas
totales para un contexto o filtro concreto. No obstante, a diferencia de los campos calculados
anteriores creados mediante AutoSuma, esta vez entrar manualmente una formula.
1. En la tabla FactSales, en el rea Clculo, haga clic en una celda vaca. Sugerencia: La celda
superior izquierda es un excelente punto de partida para comenzar a colocar los campos
calculados, ya que facilita su bsqueda. Puede desplazarse por cualquier campo calculado
en el rea Clculo.
2. En la barra de frmula, escriba y use IntelliSense para crear la frmula siguiente: Percentage
of All Products: =[Count]/CALCULATE([Count], ALL(DimProduct))
Profesor: Hugo Godoy
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