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Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto la
informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas,
sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas.
CLASIFICACIN BSICA
Por su naturaleza o rea de aplicacin
Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organizacin, que se refi eren a ella de modo
general o se circunscriben a alguna de sus reas en forma especfica.
Macroadministrativos
Son los documentos que contienen informacin de ms de una organizacin.
Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. El
trmino mesoadministrativo se usa normalmente en el sector pblico, aunque tambin
puede emplearse en el sector privado.
Por su contenido
De organizacin
Estos manuales contienen informacin detallada sobre los antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructura orgnica, organigrama, misin y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un rea especfica comprenden la descripcin de puestos; de
manera opcional pueden presentar el directorio de la organizacin.
De procedimientos
Constituyen un documento tcnico que incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad para la
realizacin de una funcin, actividad o tarea especficas en una organizacin.
Todo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos
materiales y tecnolgicos, as como la aplicacin de mtodos de trabajo y control para
desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que propicia la disminucin de
fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
De gestin de la calidad
Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestin de la calidad,
el cual incluye informacin sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y
polticas de calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestin de la calidad;
mapas de procesos; sistemas de gestin de la calidad; responsabilidades de la alta direccin;
gestin de recursos; realizacin del servicio o producto; medicin, anlisis y mejora, y
referencias normativas.
De historia de la organizacin
Estos manuales son documentos que refieren la historia de la organizacin, es decir, su
creacin, crecimiento, logros, evolucin, situacin y composicin.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visin de la organizacin y su
cultura, lo que facilita su adaptacin y ambientacin laborales. Adems, sirve como
mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores,
clientes y/o usuarios.
De operacin
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico.
De sistemas
Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de informacin,
administrativos, informticos, etc., de una organizacin.
Por su mbito
Generales
Son documentos que contienen informacin general de una organizacin, segn su
naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y mbito de operacin y tipo de
personal.
En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Especficos
Estos manuales concentran informacin de un rea o unidad administrativa de una
organizacin; por convencin, incluyen la descripcin de puestos.
Enfoque
Este documento contiene informacin detallada del contenido de los manuales de
organizacin, procedimientos y del sistema de gestin de la calidad, que son los de uso ms
generalizado en las organizaciones.
MANUAL DE ORGANIZACIN
Identificacin
Este manual debe incluir, en primer trmino, los siguientes datos (fi gura 6.1):
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Antecedentes histricos
Misin
Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para orientar sus
acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
entre las siglas y los nmeros debe colocarse un punto, un guin o una diagonal, v. gr.,
ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organizacin de las Naciones Unidas; Direccin General
de Informacin; formulario nmero 2, y ao 2009.
ndice
Es la relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Contenido
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual
general debe incluir todos los procedimientos de la organizacin; en el caso de un manual
especfico, slo los procedimientos de un rea o unidad administrativa. En particular, cada
procedimiento debe contener la informacin siguiente:
Objetivo
Explicar el propsito que se pretende cumplir con el procedimiento.
reas de aplicacin o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubre el procedimiento.
Responsables
rea, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparacin, aplicacin o
ambas cosas del procedimiento.
Polticas o normas de operacin
Criterios o lneas de accin que se formulan de manera explcita para orientar y facilitar el
desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en el
procedimiento.
Concepto
Palabras, trminos de carcter tcnico o formatos que se emplean en el procedimiento cuyo
significado o referencia, por su grado de especializacin, debe anotarse para hacer ms
accesible la consulta del manual.
Procedimiento (descripcin de las operaciones)
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el nmero de operacin, el
nombre de las reas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripcin, explicar en qu
consiste, cmo, dnde y con qu se llevan a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende varias reas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin; si se trata de una
descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operacin.
Diagramas de flujo
Matrices escritas y grficos con simbologa que refieren y explican cmo interactan la
gestin de los procesos con los procedimientos.
Sistema de gestin de la calidad
Requisitos generales y de la documentacin
Documentacin que sustenta el sistema de gestin de la calidad, la cual est integrada por
las generalidades, manual de calidad, control de documentos y control de registros.
Responsabilidades de la alta direccin
Asignacin a rganos especficos de la alta direccin del compromiso de asegurar que se
documente, implante y mantenga el sistema de gestin de la calidad con un enfoque en el
cliente, basado en la poltica de calidad y la planificacin (procedimientos, indicadores de
eficacia y seguimiento del sistema). Asimismo, el manejo de la autoridad, responsabilidad,
comunicacin y revisin de la alta direccin.
Gestin de recursos
Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo
Forma de asignar los recursos de acuerdo con su disponibilidad, competencias y
condiciones de higiene y seguridad, que implica garantizar la adecuacin de las
condiciones, los espacios, el mobiliario y equipo y los servicios de apoyo necesarios para el
logro de los objetivos de la calidad.
Elaboracin del producto o servicio
Procesos operativos
Revisin de los procesos para elaborar los productos y prestar los servicios considerando
los elementos siguientes:
1. Planificacin.
2. Procesos relacionados con el cliente:
Determinacin de requisitos
Revisin de requisitos
seguir por los empleados y subordinados en el trabajo cotidiano. Cabe mencionar, que al
igual que los otros, el plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su
eficacia; en caso de que los objetivos estn lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la
posibilidad de proponer nuevas medidas.
El POA tambin presenta los detalles sobre cmo conseguir lo planeado en el plan
estratgico. As, si el objetivo estratgico de una empresa es, por ejemplo, obtener una
facturacin de 100.000 dlares antes de 2012, el POA establecer cada objetivo anual:
25.000 dlares en 2009, 25.000 dlares en 2010, 25.000 dlares en 2011 y 25.000 dlares
en 2012. Por otra parte, mencionar cunto debera aportar al ao cada rea de la compaa
para alcanzar dichas metas.
Todos los planes (de accin, operativo, estratgico, etc) de una empresa deben estar
coordinados y ser coherentes entre s.
As mismo debern plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a infraestructura
necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal funcionamiento de la compaa, es
decir todos aquellos aspectos relacionados con la actividad ordinaria de la compaa y que
puedan afectar a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no ser atendidos) para el
cumplimiento de los objetivos planteados en el plan operativo.
Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compaa prestar su servicio,
caractersticas del local donde se encuentra la sede de la misma, los requerimientos de
instalacin y manutencin de maquinarias, equipamiento y suministros necesarios para la
actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los productos o servicio
ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores con los que se contar para poner en
marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos a la actividad.
Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cules sern los
pasos a realizar por la compaa y las acciones que debern desempear quienes participan
en la actividad de produccin y venta de servicios, as como tambin los objetivos que se
desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo se compone de varios pasos,
los cuales se conocen como:
Planificacin: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deber contarse y
desarrollar un plan de accin;
Programacin de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendr en
el proceso, tenga nocin de cules son sus responsabilidades;
Seguimiento y evaluacin: analizar el desempeo de las diferentes agentes que participan
en la produccin a fin de saber aprovechar al mximo los recursos y reeducar, en caso de
que fuera necesario.
Por ltimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes
deben cumplir con cinco normas: ser efectivos (hacer exactamente lo que se espera de
ellos), ser eficientes (realizar correctamente su labor), ser responsables (realizar la labor con
plena consciencia), ser oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido) y
ser rentables (aprovechando al mximo los recursos que se les han dado, es decir con una
rentabilidad ptima).
Conclusin.
La correcta realizacin y aplicacin de los manuales administrativos garantizan, una
organizacin con comunicacin fluida, ordenada por lo tanto mayor respuesta y
conocimiento para los empleados para desempear mejor sus atribuciones.
Bibliografa