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SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin 3
05/08/2016
Elaborado por:
Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos
Revisado por:
Coordinadora de compras
Aprobado por:
Vicerrector
Administrativo
GC-PR-03
SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin 3
05/08/2016
Elaborado por:
Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos
Revisado por:
Coordinadora de compras
Aprobado por:
Vicerrector
Administrativo
1. OBJETO
Establecer el mtodo de seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores que permita
determinar la capacidad de los mismos para cumplir con los requisitos exigidos por la
Universidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los proveedores de bienes y servicios de la Universidad.
3. RESPONSABLES
Son responsables de la realizacin del procedimiento los siguientes cargos:
Coordinador de compras, por seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores
teniendo en cuenta los criterios establecidos.
Asistente Administrativo /Auxiliar Administrativo, por verificar la documentacin de
inscripcin, evaluacin a los proveedores inscritos y controlar la actividad de inscripcin.
Auxiliar Administrativo, por el registro de la informacin de inscripcin.
4. DEFINICIONES
4.1 Proveedor: Persona natural o jurdica que suministran bienes y/o servicios.
4.2. Registro Proveedores: Formato digital en donde se almacena toda la informacin de los
proveedores debidamente seleccionados, con el fin consultar datos y utilizar sus servicios
cuando se requieran.
4.3. Bien y/o servicio crtico: Son los bienes y servicios que impactan en la prestacin del
servicio educativo que brinda la universidad.
4.4 Proveedor crtico: Se consideran como crticos aquellos proveedores de permanente
negociacin con la Universidad y aquellos que se encargan de suministrar los bienes y servicios
considerados como crticos para la Institucin.
GC-PR-03
SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Versin 3
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Elaborado por:
Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos
Revisado por:
Coordinadora de compras
Aprobado por:
Vicerrector
Administrativo
5. DESARROLLO
5.1 Descripcin Por Fases
1. Reclamar formato para inscripcin: El Proveedor, interesado en ingresar al registro de
proveedores de la Institucin, reclama en la Coordinacin de Compras de la Universidad
Autnoma el formato de Inscripcin de proveedores, o lo solicita va correo electrnico, para ser
diligenciado.
2. Diligenciar y entregar formato: El proveedor diligencia el formato recibido y anexa la
documentacin que se exige en el formato Inscripcin de proveedores. Una vez diligenciada y
recopilada la informacin y documentacin, la entrega en la Coordinacin de compras, o la enva
va correo electrnico al correo designado para tal fin.
3. Seleccin de proveedores: La asistente administrativa verifica el cumplimiento de los
siguientes criterios para seleccionar un proveedor:
Criterio de Seleccin
Estar constituida legalmente (para personas
jurdicas)
Ubicacin geogrfica
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SELECCIN, EVALUACIN Y
REEVALUACIN DE PROVEEDORES
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Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos
Revisado por:
Coordinadora de compras
Aprobado por:
Vicerrector
Administrativo
DESCRIPCIN
Evala la oportuna respuesta y envo de las
cotizaciones de los elementos requeridos.
Para realizar la reevaluacin, se establece una escala de calificacin que va de 1 a 5 puntos por
criterio, siendo 1 el ms bajo y 5, el ms alto. La asignacin de los puntos por criterios se
colocar considerando los siguientes aspectos:
CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin
DESCRIPCIN
Menor a 2 das - 5 Puntos
Entre 2 y 3 das - 4 Puntos
Entre 4 y 5 das -3 Puntos
Entre 6 y 10 das -2 Puntos
Mayor de 10 das - 1 Puntos
Cumplimiento del plazo de Cumpli el plazo acordado - 5 Puntos
entrega
Retraso Menor o igual a 2 das - 4 Puntos
Retraso de 3 das- 3 Puntos
Retraso de 4 das - 2 Puntos
Retraso de 5 das - 1 Punto
Retraso mayor a 5 das 0 Puntos
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Coordinador (a) de
Mejoramiento de Procesos
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Coordinadora de compras
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Administrativo
DESCRIPCIN
Evala la oportuna respuesta y envo de las
cotizaciones de los servicios requeridos.
Cumplimiento del plazo de Grado en el que el proveedor cumple con las fechas
entrega y/o compromisos de entrega pactadas, cronogramas concertados,
adquiridos
fechas de prestacin del servicio y compromisos
adquiridos.
Para realizar la evaluacin, se establece una escala de calificacin que va de 1 a 5 puntos por
criterio, siendo 1 el ms bajo y 5, el ms alto. La asignacin de los puntos por criterios se coloca
considerando los siguientes aspectos:
CRITERIO
Oportunidad de la cotizacin
DESCRIPCIN
Menor a 3 das - 5 Puntos
Entre 4 y 5 das - 4 Puntos
Entre 6 y 7 das -3 Puntos
Entre 8 y 10 das -2 Puntos
Mayor de 10 das - 1 Puntos
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SELECCIN, EVALUACIN Y
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La calificacin de los aspectos Calidad y Cumplimiento del plazo de entrega, la debe otorgar el
rea usuaria del servicio. La calificacin de la oportunidad de la cotizacin debe ser realizada por
la Coordinacin de compras.
6. Desempeo del proveedor: Semestralmente, se calcula el promedio obtenido por cada uno
de los proveedores y se realiza la siguiente escala de desempeo:
Promedio obtenido
>= 4 .5
< 3.0
Desempeo
Excelente. Proveedor altamente calificado
para suministrar los bienes y/o servicios
requeridos por la Institucin, cumpliendo a
cabalidad los requisitos y las expectativas.
Bueno. Proveedor calificado que cumple con
las necesidades de la Institucin.
Aceptable. El proveedor suministra bienes y/o
servicios que cumplen con los requisitos
mnimos establecidos por la Institucin.
Regular. El proveedor debe mejorar los
aspectos que sean necesarios para aumentar
el nivel de satisfaccin de la Institucin, con
relacin al producto o servicio que suministra.
En estos casos, se debern tomar acciones
preventivas para evitar que el desempeo se
ubique por debajo del lmite aceptable. De
igual manera, el proveedor deber establecer
un plan de mejoramiento para aumentar el
desempeo en los aspectos en los cuales la
calificacin fue baja.
Desempeo inaceptable. El proveedor queda
por fuera del Registro de proveedores por un
perodo mnimo de seis meses. Despus de
transcurrido este perodo, se le podr volver a
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REEVALUACIN DE PROVEEDORES
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Coordinadora de compras
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Vicerrector
Administrativo
6. REFERENTES NORMATIVOS
NTC ISO 9001 Numeral 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3
7. REGISTROS
Tiempo de retencin
Cdigo
Nombre
Tipo
Almacenamiento
Clasificacin
Responsable
Archivo
gestin
GC-PR-03-01
Inscripcin
proveedor
Fsico
Carpeta
proveedores
Cronolgica
Auxiliar
administrativo
Permanente
GC-PR-03-02
Evaluacin y
reevaluacin de
proveedores
Fsico
Carpeta
proveedores
Cronolgica
Auxiliar
administrativo
Permanente
Archivo
central