Pour les communes

Conduire un projet
de gestion des documents
et des archives

Vous tes rsolu mettre en place une bonne pratique de

gestion des documents et des archives dans votre
administration Mais comment faut-il sy prendre ?
Voici, en quelques pages, un aperu de ce quimplique un projet de
gestion des documents et des archives. Vous y trouverez, pas
pas, toutes les tapes ncessaires la conduite dun tel projet ainsi
que les conseils et les aides pratiques que peuvent vous fournir les
Archives de lEtat du Valais (AEV). Ces lments vous aideront
prciser vos priorits et dfinir un projet adapt aux moyens et,
surtout, aux besoins de votre commune.
Mais au fait, cest quoi la gestion des documents et des archives ?
Cest dabord une mthode qui permet de grer tous les documents
crs ou reus par la commune, quels quen soient le type et le
support, tous les stades de leur cycle de vie, de leur cration
leur archivage ou leur limination. Cette mthode garantit le fait que
les documents demeurent en tout temps authentiques, fiables,
intgres et exploitables.
Cest aussi une srie doutils qui permettent de classer
documents et les dossiers, d'en dterminer les dures
conservation et de dcider de leur sort final (archivage
limination). Tant les documents papier qulectroniques sont
en compte.

les
de
ou
pris

Une mthode complte, des explications dtailles ainsi que des

outils et des modles de documents utiles sont mis votre
disposition dans le Guide de gestion des documents et des
archives pour les communes valaisannes, disponible sur le site
web des Archives de lEtat du Valais (www.vs.ch/aev). Tous les
lments signals en rouge dans ce document peuvent tre
tlchargs cette adresse.

NB : dans le prsent document, toute dsignation de personne, de

statut ou de fonction sentend indiffremment au fminin ou au
masculin.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

Sommaire
Prparation du projet
1. Faire un tat des lieux .. 3
2. Penser globalement et convaincre au plus haut niveau . 4
3. Confier le projet un spcialiste et nommer un
responsable interne .. 5
Mise en place dun systme de gestion des documents
Elaborer un rfrentiel de classement et de gestion 6
Etablir des procdures de gestion des documents . 7
Sparer vos dossiers courants de vos dossiers clos ...... 8
Rorganiser vos dossiers courants selon le rfrentiel
de classement et de gestion ... 9
8. Former les collaborateurs travailler dans le nouveau
systme .. 11
4.
5.
6.
7.

Gestion des archives

9. Traiter larrir darchives ... 13
10. Conserver vos archives de manire adquate .. 15

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

Prparation du projet

1. Faire un tat des lieux

Avant toute chose, un tat des lieux est ncessaire. Quels sont les
systmes dj en place dans votre administration ? Comment
fonctionnent-ils et sont-ils satisfaisants ? Quelles sont les pratiques
en matire de gestion des documents et des archives ? Il est rare,
en effet, de devoir mettre en place un systme de gestion des
documents sur un terrain compltement vierge.
Une fois identifis les points forts et les points faibles de la pratique
en place, vous pourrez estimer les ressources ncessaires au projet
et en planifier la mise en uvre. Vous valuerez notamment le
temps et largent ncessaires, et dterminerez si vous disposez
linterne des ressources humaines adquates. Vous dciderez
galement du moment opportun pour la mise en place de votre
nouveau systme de gestion des documents.

Le coup dpouce des Archives

Les Archives de lEtat du Valais peuvent vous tre particulirement
utiles dans cette tape. En effet, dans le cadre de leur mission de
soutien aux communes, les archivistes des AEV peuvent effectuer
un tat des lieux et vous conseiller sur les mesures entreprendre.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

2. Penser globalement et
convaincre au plus haut
niveau
Bien quil soit parfaitement possible damliorer la gestion des
documents coup de mesures ponctuelles, il est plus efficace de
mettre en place un systme global, qui prenne en compte tous les
aspects de la gestion des documents.
Voici un exemple : vous pouvez tout fait dcider de vous occuper
simplement de votre local darchives, dont le contenu menace de
dborder. La personne charge du traitement de ces documents les
triera, les classera, les reconditionnera dans du matriel adapt et
dcrira leur contenu dans un inventaire. Le local ne sera plus
encombr et laccs aux archives sera facilit : le projet aura t un
succs. Toutefois, lapplication dune telle mesure ne pourra pas
empcher que la situation dengorgement du local darchives ne se
rpte.
En revanche, si vous prenez la peine de mettre en place un systme
global, les documents seront matriss ds leur cration ou leur
rception. Les procdures par lesquelles les documents sont
limins ou archivs seront mieux organises, ce qui vitera une
accumulation des documents dans le local darchives.
Or, la mise en place dun systme global reprsente gnralement
un investissement important. Pour assurer le succs dun tel projet,
il est crucial quil soit soutenu au plus haut niveau dans votre
commune. Il sera ainsi plus facile de mobiliser les ressources
ncessaires et de rester fidle vos objectifs initiaux. Il sagit donc
de convaincre le Conseil communal ou bourgeoisial et/ou le Conseil
gnral.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

3. Confier le projet un
spcialiste et nommer un
responsable interne
Si votre administration nemploie pas encore une personne
spcialise dans la gestion des documents et des archives, et qui
dispose de suffisamment de temps pour le faire, il est prfrable de
confier la ralisation de votre projet un mandataire externe avec
toutes les qualifications requises.
De plus, il est indispensable de nommer galement un responsable
linterne de ladministration communale. Le cahier des charges de
cette personne doit tre adapt en consquence et du temps doit
tre accord pour lexercice de cette fonction. Mme lorsque le
projet est confi une personne externe, il est important que toute
ladministration communale soit implique dans le projet et en
comprenne les enjeux.
Cest pourquoi, durant la conduite du projet, le responsable interne
suivra les travaux, tiendra le Conseil communal ou bourgeoisial au
courant de son avancement et, le cas chant, fournira les
informations ncessaires au travail du mandataire externe. Une fois
le systme mis en place, il sera la personne de rfrence en matire
de gestion des documents.

Le coup dpouce des Archives

Dans cette tape, les AEV peuvent vous mettre en contact avec des
professionnels du domaine prts travailler pour votre commune.
Elles proposent galement un modle de cahier des charges pour
un-e responsable de la gestion des documents et des archives.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

Mise en place dun systme de gestion des documents

4. Elaborer un rfrentiel de
classement et de gestion
La premire tape consiste dterminer la manire dont vous allez
organiser vos dossiers et fixer la dure pendant laquelle vous
devez conserver vos documents. Pour ce faire, vous pouvez vous
servir du cadre de classement et des rgles de conservation mis
disposition par les AEV, en les adaptant la ralit de votre
commune.
Toutes les indications relatives la structure de classement et aux
dures de conservation peuvent tre synthtises dans un
document que lon appelle rfrentiel de classement et de
gestion . Pour assurer que votre rfrentiel corresponde bien la
ralit du travail des collaborateurs et pour faciliter son appropriation
ultrieure, il est important dassocier ceux-ci son laboration.

Le coup dpouce des Archives

Les AEV proposent un modle de rfrentiel de classement et de
gestion.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

5. Etablir des procdures de

gestion des documents
En complment au rfrentiel de classement et de gestion, il est
important de prescrire des rgles sur la manire de grer les
documents et les dossiers, tant sous forme papier qulectronique,
de leur cration leur archivage ou leur limination. Une
procdure de gestion des documents devrait contenir, par
processus/secteur dactivit :
une description sommaire de lactivit et des rles et
responsabilits des collaborateurs qui y participent ;
une liste des dossiers qui sont utiliss pour cette activit ;
des rgles en matire douverture des dossiers ;
des rgles en matire de cration des documents (modles,
formulaires, etc.) ;
des rgles en matire de classement des documents dans les
dossiers.
Il est recommand galement de documenter vos dcisions en
matire de gestion de la correspondance et de fixer des rgles
prcises pour llimination ou larchivage de documents.
Vous pouvez bien entendu adapter vos procdures en les rdigeant
de manire plus ou moins dtaille, selon vos besoins.

Le coup dpouce des Archives

Les AEV proposent un modle de procdure de gestion des
documents.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

6. Sparer vos dossiers

courants de vos dossiers
clos
Lors de la mise en place dun nouveau systme de gestion des
documents, il faut rorganiser les dossiers courants, qui sont encore
actifs, en fonction de votre nouvelle structure de classement. Les
dossiers clos ne sont pas rorganiss, mais identifis, valus et
dcrits, de manire pouvoir les retrouver et les exploiter facilement
(pour le traitement de ceux-ci, voir le point 9).
Pour distinguer dossiers courants et dossiers clos, il faut oprer un
recensement systmatique de tous vos dossiers, en indiquant pour
chacun deux si laffaire ou lactivit quil documente est encore en
cours ou termine. Vous pouvez vous servir, pour cette tche, de la
liste de recensement propose par les AEV.
Au cours du recensement, on sadjoindra le concours des
collaborateurs responsables des dossiers, de manire en faciliter
lidentification.
Aucun dossier ne devrait chapper au recensement. Or, si les sries
et dossiers papier sont gnralement bien visibles, il peut se rvler
plus difficile de reprer les dossiers lectroniques des
collaborateurs, qui constituent de plus en plus souvent les dossiers
principaux dune activit. On se souviendra donc dinclure les
disques partags dans le recensement. En outre, on interrogera les
collaborateurs sur le contenu de leur espace disque personnel et de
leur courrier lectronique, afin de dterminer si des documents
importants sy trouvent.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

7. Rorganiser vos dossiers

courants selon le rfrentiel
de classement et de gestion
Une fois que vous aurez identifi tous vos dossiers ouverts, vous
pourrez les rorganiser en suivant les indications du rfrentiel de
classement et de gestion que vous aurez labor.
Afin de pouvoir, lavenir, identifier facilement vos dossiers, nous
recommandons dutiliser des classeurs, des fourres et des
tiquettes uniformes pour les dossiers. Une fois les nouvelles
fourres et classeurs tiquets, le contenu de vos dossiers courants
peut y tre transfr.
Pour les documents lectroniques, il est possible dacqurir un
systme de gestion lectronique des documents (GED) ou, plus
simplement, dutiliser un espace informatique commun pour
partager vos fichiers.
Une GED permet dtre plus efficace dans le travail quotidien, mais
il convient de bien en tudier les fonctionnalits car, en gnral, ces
systmes ne permettent pas une gestion de tout le cycle de vie dun
document, et jamais son archivage long terme. En outre, dans la
grande majorit des cas, une gestion hybride (papier et lectronique
en parallle) est ncessaire.
La gestion lectronique est possible mais doit faire lobjet dune
vritable rflexion et tre pleinement intgre votre systme de
gestion des documents. Lachat dun simple logiciel de GED ne suffit
pas grer votre administration de manire lectronique et ne vous
dispense aucunement dentreprendre un projet de gestion des
documents !

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

Dans tous les cas, il faut veiller appliquer dans lenvironnement

lectronique les mmes rgles que pour les dossiers papier :
la mme structure de classement sert organiser les dossiers
papier et les dossiers lectroniques ; ainsi, les dossiers qui
documentent la mme affaire ou activit porteront le mme
numro de classement ;
les dures de conservation inscrites dans votre rfrentiel de
classement et de gestion sappliquent galement vos dossiers
lectroniques ;
les rgles de confidentialit et les droits daccs aux dossiers
papier sont respects aussi pour les dossiers lectroniques
correspondants.

Le coup dpouce des Archives

Afin de vous aider dans lacquisition et la conception de systme de
gestion lectronique des documents, les AEV mettent votre
disposition une description des exigences pour un systme de
records management lectronique (ERMS).

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

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8. Former les
collaborateurs travailler
dans le nouveau systme
Pour viter des rsistances lors de lentre en vigueur du nouveau
systme, les collaborateurs de ladministration communale doivent
tre prpars et forms lavance aux nouvelles rgles de gestion
des documents. On aura pris soin de fixer ces rgles au pralable et
par crit, au moyen de procdures de gestion des documents (voir
le point 5).
Il importe que tous sachent clairement comment sy prendre pour :

louverture de nouveaux dossiers ;

la cration et le classement des documents ;
la gestion de la correspondance ;
la clture des dossiers ;
la recherche et la consultation des dossiers ;
llimination des documents ;
larchivage des documents.

Ces lments sont essentiels au bon fonctionnement dun systme

de gestion des documents et des archives ; ladoption de rgles
claires et appuyes par la hirarchie est un des facteurs cls de la
russite dun projet de ce type. A linverse, une communication et
une implication insuffisantes ou un manque de formation aux
nouveaux outils peuvent provoquer lchec de lutilisation du
nouveau systme par les collaborateurs et ruiner ainsi tous les
efforts entrepris !

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

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Le coup dpouce des Archives

Afin de vous aider dans le fonctionnement quotidien de votre
systme de gestion des documents et des archives, les AEV
mettent votre disposition toute une srie d'outils :
une liste des papiers de corbeille pour identifier les documents
ne devant pas tre conservs ;
une liste positive pour identifier les documents devant tre
conservs ;
un bordereau dlimination pour grer la destruction
confidentielle et cologique de vos documents ;
un bordereau darchivage pour grer le versement de vos
documents aux Archives.
Ces outils compltent le rfrentiel de classement et de gestion.
Leur utilisation est explique en dtail dans le Guide de gestion des
documents et des archives que vous trouverez sur le site web des
AEV.

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Gestion des archives

9. Traiter larrir darchives

Une fois que vous aurez mis en place votre nouveau systme pour
vos dossiers courants, il convient de traiter les dossiers clos que
vous aurez reprs au cours du recensement. En vous fondant sur
les informations consignes dans la liste de recensement, vous
identifierez leur provenance, vous dterminerez leur logique de
classement ainsi que combien de temps et dans quelles conditions
ils doivent tre conservs. Vous distinguerez ainsi :
les dossiers clos destins llimination ;
les dossiers clos destins la conservation temporaire, parce
que vous en avez encore besoin pour le traitement des affaires
ou activits courantes, ou parce que la loi lexige ;
les dossiers clos destins la conservation long terme en
raison de leur valeur juridique, politique, conomique, historique,
sociale ou culturelle (archives).
Pour dterminer la structure de classement et les dures de
conservation, vous vous appuierez sur les indications consignes
dans le rfrentiel de classement et de gestion que vous aurez
prcdemment labor (voir le point 4). Par ailleurs, vous
analyserez le contenu des dossiers et effectuerez un tri pour ne
conserver que les pices intressantes et/ou ncessaires, en
sappuyant notamment sur la liste des papiers de corbeille et
sur la liste positive.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

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Le coup dpouce des Archives

Il est prfrable de confier ce travail dvaluation un archiviste
professionnel. Les AEV ne peuvent pas effectuer ce travail pour les
communes, mais elles se tiennent votre disposition pour vous
mettre en contact avec des professionnels du domaine.

Les dossiers destins llimination doivent tre dtruits de manire

confidentielle et cologique. Llimination doit tre documente afin de
conserver une trace des documents dtruits. Vous pouvez pour cela
vous servir du bordereau dlimination des AEV. Quant aux dossiers
destins larchivage, ils doivent recevoir le traitement dcrit au
point 10.

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

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10. Conserver vos archives

de manire adquate
Un local doit tre ddi la conservation de vos archives. De cette
manire, vous pourrez faire de la place dans les bureaux pour les
dossiers courants et mieux contrler les conditions de conservation
de vos archives. On sera particulirement attentif la scurit et
aux conditions climatiques du local.
Les archives destines une conservation long terme, devront
tre dbarrasses de tout matriel non adapt la conservation
long terme (pices mtalliques, chemises en plastique, par
exemple) et reconditionnes dans des fourres et des botes en
carton non acide. Les registres et les documents aux formats
spciaux (plans, etc.) doivent tre conditionns dans du matriel
spcifique sur mesure.
Dans tous les cas, il importe dtiqueter clairement les contenants,
de toujours vous assurer de la correspondance entre vos listes et le
contenu des botes, et dindiquer prcisment leur emplacement.

Le coup dpouce des Archives

Les AEV tiennent votre disposition une liste du matriel
darchivage adapt la conservation long terme des documents.
Les archivistes peuvent galement vous conseiller sur cette
question (amnagement d'un local, acquisition de matriel, etc.).

Conduire un projet de gestion des documents et des archives

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Vos archives doivent tre dcrites dans des inventaires, que vous
mettrez la disposition du public. Il est important de rappeler que
les documents qui taient accessibles selon la Loi sur linformation
du public, la protection des donnes et larchivage (LIPDA) avant
leur archivage doivent le rester aprs. De manire analogue, les
donnes personnelles caractre sensible doivent rester protges
aprs leur archivage.
Il est recommand de publier un rglement dutilisation de vos
archives, qui noncera les principes ci-dessus et fixera les
conditions pratiques de la consultation. Sil ne vous est pas possible
dorganiser laccueil du public dans une salle de consultation
rserve et surveille, il vous faudra rpondre directement aux
demandes dinformations, effectuer les recherches et, le cas
chant, transmettre des copies de vos documents.

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Les principes et conseils prsents dans ces pages sont

dvelopps dans le Guide de gestion des documents et des
archives pour les communes valaisannes complet accessible sur
le site web des AEV : www.vs.ch/aev.

Le coup dpouce des Archives

Les AEV se tiennent votre disposition pour une rencontre, une
visite sur place et pour vous donner des conseils personnaliss.
Contactez-nous !
Tl. 027 606 46 00
sc-ac-communes@admin.vs.ch

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Impressum
Ralisation :
Graphisme :
Illustrations :
Impression :

Archives de lEtat du Valais

Angelika Gamper, Service de la culture
Franois Maret
Service cantonal de linformatique, 2014

2014, Canton du Valais, DSSC, Service de la culture, Archives de

lEtat du Valais
Tous droits rservs
Archives de lEtat du Valais, Rue des Vergers 7, 1950 Sion
Tl. 027 606 46 00, sc-ac-communes@admin.vs.ch, www.vs.ch/aev

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Les Archives de lEtat du Valais ont une mission la fois

administrative, historique et culturelle puisquelles sont charges
de rassembler, de classer, dinventorier, de conserver, de
communiquer et de mettre en valeur les documents darchives
appartenant lEtat, produits par lAdministration cantonale, ainsi
que tout document concernant lhistoire du Valais et la socit
valaisanne. Au sein de linstitution, les archivistes traitent les
fonds darchives qui leur sont confis, les conservent et les
mettent disposition du public pour tous types de recherches.
Les archivistes interviennent galement auprs des services de
lEtat, des communes, mais aussi des privs, pour les conseiller
sur la gestion de leurs documents et de leurs archives.
www.vs.ch/aev
Conduire
un projet de gestion des documents et des archives

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