Universidad del Caribe

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

El proyecto propuesto consiste en crear un software que permita al departamento de registro
digitalizar los expedientes de los estudiantes; una vez digitalizado, crear un banco de datos o base
de datos que permita acceder a las informaciones en un momento determinado a travs de toda la
red de la Universidad del Caribe, brindando facilidades a los usuarios para consultar las
informaciones con mayor rapidez, calidad, nitidez, versatilidad.
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Preparado por: Grupo Cimarrn

Fecha de realizacin: 25/07/2003

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ....................................................................................................................................................... 1
JUSTIFICACIN ....................................................................................................................................................... 2
DEFINICIN DE DIGITALIZACIN ..................................................................................................................................... 3
OBJETIVOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS FUNDAMENTALES ......................................................................................................................................... 4
ALCANCE DEL PROYECTO .................................................................................................................................. 5
INCLUYE: ....................................................................................................................................................................... 5
EXCLUYE: ...................................................................................................................................................................... 6
ENTREGABLES:............................................................................................................................................................... 6
REAS AFECTADAS DE LA ORGANIZACIN: .................................................................................................................... 8
ESTIMACIONES DEL PROYECTO ESFUERZO/COSTO/DURACIN ........................................................... 8
PUNTOS DE CONTROL ........................................................................................................................................... 9
DESCRIPCIN DE LOS FACTORES CRTICOS PARA EL XITO DEL PROYECTO .............................. 10
RIESGOS DEL PROYECTO .................................................................................................................................. 11
ENFOQUE Y MANEJO DEL PROYECTO .......................................................................................................... 12
ORGANIZACIN DEL PROYECTO .................................................................................................................... 12
COMIT EJECUTIVO ...................................................................................................................................................... 12
RESPONSABILIDADES DEL COMIT EJECUTIVO: ............................................................................................................ 12
PATROCINADOR DEL PROYECTO(SPONSOR): ................................................................................................................ 12
GERENTE DEL PROYECTO: ........................................................................................................................................... 13
RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTO: .................................................................................................... 13
GRUPO DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 13
CONSULTORES ............................................................................................................................................................. 14
Consultor Jurdico .................................................................................................................................................. 14
DIRECTOR DE CMPUTOS............................................................................................................................................. 15
ASPECTOS PENDIENTES DE DEFINIR O RESOLVER................................................................................... 17
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA: .................................................................................................................. 18
ANLISIS DE COSTO............................................................................................................................................. 19
COSTOS ACTUALES DE MANEJO DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 19
COSTOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................................... 20
ANLISIS DE RETORNO DE LA INVERSIN ..................................................................................................................... 21
APROBACIN DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 22

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Introduccin
La Universidad del Caribe concibe el Sistema de Gestin Universitaria (SGU) como un sistema
integrado que apoya las funciones Acadmicas, Administrativas y servicio; en tal sentido est
conformado por sistemas particulares como el Sistema Financiero, el Sistema de Recursos
Humanos y Nminas, el Sistema de Registro y control de estudiantes.
En el ao 1999 UNICARIBE contrat un analista / programador para la migracin del Sistema de
Registro y control de estudiantes que se encontraba desarrollado en FoxPro, en respuesta a las
necesidades de la Institucin en trminos de informacin, optimizacin de procedimientos y
procesos, consolidacin de datos para la toma de decisiones, mejoramiento y ampliacin de los
servicios que presta a los estudiantes, y apoyo tecnolgico para asumir los retos de la
administracin acadmica en los aos venideros y con el crecimiento no planificado de su
matricula.
Ya para el ao 2000 UNICARIBE haba superado todas las expectativas de crecimiento, logrando
sobrepasar el crecimiento estimado, se vio en la necesidad de una expansin no planificada para
la solucin de problemas que se presentaron con la sper-poblacin estudiantil, esta expansin
afect la estructura organizacional existente hasta ese momento. Hubo que ir contratando los
diferentes encargados de reas, tanto acadmicas como administrativas para enfrentar el rpido
crecimiento de la institucin.
Para finales del ao 2000 el Sistema de Registro y Control de estudiantes estaba implantado y en
funcionamiento y todos los requerimientos se iban resolviendo sobre la marcha. Pero era
demasiado trabajo para el departamento de cmputos existente solamente exista un jugador que
tenia que jugar todas las bases-, para el ao 2001 fruto del aumento desproporcionado de los
estudiantes y el crecimiento a nivel de estructura organizacional de la institucin, las
informaciones financieras para tomas de decisiones se tardaban mucho tiempos en prepararlas y
los dems mdulos de SGU, ni siquiera existan
Para construir los siguientes mdulos y dado la envergadura de los proyectos que faltaban, se
procedi a contratar a un lder de proyecto, con experiencia en el desarrollo de aplicaciones
administrativas y financieras para dirigir y desarrollar los dems sistemas. Los dems sistemas
fueron concluidos a finales del 2002. Pero un nuevo desafi surgi, UNICARIBE tuvo la
necesidad de expandir y fueron creados Puntos de encuentros en diferentes regiones del pas,
San Cristbal, Zona Oriental, Villa Altagracia y Barahona.

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Estos puntos iban a formar parte de una red WAN, y nuevas necesidades surgieron con la
expansin:

El departamento de cmputos no tenia personal suficiente para brindar el servicio a todos

los puntos.

El manejo de documentos se increment.

El departamento de registro tenia mas demanda a nivel de la sede y los dems puntos.

La tramitacin de documentos entre la sede y los puntos era bien difcil.

Justificacin
El desarrollo tecnolgico tiene su mas clara expresin en los avances logrados en el rea de las
computadoras. Los cambios operados aqu han revolucionado en todas las ciencias; la industria en
todas sus expresiones y al comercio en general. No hay una actividad humana que no haya sido
influida por los cambios y avances logrados en la informtica.
El desarrollo de la tecnologa computacional e informtica ha transformado la vida del hombre
hoy en da. Todo se lo ha puesto a su alcance y con tal rapidez que puede acceder los
conocimientos ms recientes desde su propia oficina y hasta desde su hogar. As el hombre y la
mujer de diferentes culturas y niveles de desarrollo han logrado hablar y comunicarse en el
mismo lenguaje. La computadora ha creado un lenguaje comn a todo el genero humano.
La Direccin de Registro es la encargada de la administracin de la vida acadmica del
estudiante, as como tambin de la confeccin y emisin de la documentacin acadmica oficial
de la universidad. Con tal finalidad este Departamento debe disponer de un sistema
computarizado que le permita realizar todas las tareas a travs del computador. Una primera parte
de esta tarea esta cubierta con el Sistema de Registro y Control de Estudiantes (SRCE), pero,
debido al cmulo de documentos que se manejan por cada estudiante y el principal problema
consiste en la carencia de espacio fsico de almacenamiento.
En cuanto a los documentos que Registro almacena podemos decir que se manejan dos tipos de
archivos:

Estudiantes activos (archivo vivo)

Estudiantes inactivos (archivo muerto).

El archivo vivo aumenta a medida que se inscriben estudiantes de nuevo ingresos y a medida que
los estudiantes realizan los diferentes procesos concernientes a la duracin de su carrera, el
archivo muerto aumenta; tambin esto ocurre para aquellos estudiantes que se retiran y finalizan
sus estudios.

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Cada vez ms se incrementa la cantidad de documentos que hay que almacenar, contando que
esta informacin debe estar en un orden especifico que permita la bsqueda de un expediente en
un momento determinado, pero a la vez, aumenta la cantidad de archivos de gavetas que se
necesitan para clasificar u ordenar los documentos, con lo que se reduce el espacio fsico que
necesita registro para desempear los diferentes servicios que tiene que ofrecer a los estudiantes.
Con frecuencia registro vive reclamando cada vez ms y ms espacio fsico, para crear espacios
que permitan brindar un servicios con calidad y rapidez y que permita guardar ms archivos
muertos. Como se habr notado, esto crea o crear inconvenientes al momento de localizar
cualquier expediente en estos archivos muertos, al momento de requerir cualquier informacin
para confeccionar un documento legal, etc.
El proyecto propuesto consiste en crear un software que permita al departamento de registro
digitalizar los expedientes de los estudiantes; una vez digitalizado, crear un banco de datos o base
de datos que permita acceder a las informaciones en un momento determinado a travs de toda la
red de la Universidad del Caribe, brindando facilidades a los usuarios para consultar las
informaciones con mayor rapidez, calidad, nitidez, versatilidad.
Definicin de digitalizacin
La digitalizacin consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de
reconocimiento de imagen y su posterior almacenamiento en un soporte ptico o magntico. Para
ellos, la imagen original sufre dos procesos:
Muestreo: La imagen se divide en lneas horizontales y estas a su vez, se descomponen en una
serie de puntos o pxeles.
Cuantificacin: A cada unos de estos puntos se le asigna un valor de funcin de la luminosidad o
color de la imagen.
A la unin de ambos procesos se le denomina digitalizacin y los instrumentos o herramientas
que pueden realizar a este proceso son: el escner y la cmara digital. Existen dos variables que
determinan el xito de la digitalizacin:

La resolucin, nmero de puntos obtenidos por unidad de longitud

El nmero de niveles de grises en que se cuantifica la luminosidad del documento, o de
colores en el caso de que se trate de un documento a color.
La seleccin y calibracin, para ambos parmetros, de valores adecuados condiciona la
calidad de las imgenes y las necesidades posteriores de espacio fsico de
almacenamiento.
Las imgenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamao y ocupan demasiado
espacio en memoria, por lo que es necesario someterlas a algn algoritmo de comprensin
para facilitar su almacenamiento y su transmisin.
Los formatos de los archivos de imagen empleados con ms frecuencia en la
digitalizacin son jpeg, gif, bmp.

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Objetivos del Proyecto
Objetivo general
El proyecto tiene como objetivo general la preservacin, conservacin de los documentos
originales y la reduccin del espacio fsico de almacenamiento de los documentos del archivo
muerto o inactivo mediante la digitalizacin de todos los expedientes de los estudiantes.
Objetivos fundamentales

Agilizar el acceso a los expedientes de los estudiantes a travs de los medios de

almacenamientos digitales.
Desarrollar capacidades y destrezas para el manejo activo de informaciones potenciando
las posibilidades de acceso a las mismas.
Capacitar para la generacin, el almacenamiento y la gestin de informaciones y datos
digitales.
Utilizar el computador como nueva herramienta para la manipulacin de los expedientes
digitalizados.

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Alcance del Proyecto
El proyecto tiene como objetivo general la preservacin, conservacin de los documentos
originales y la reduccin del espacio fsico de almacenamiento de los documentos del archivo
muerto o inactivo mediante la digitalizacin de todos los expedientes de los estudiantes.
Para ello procederemos a utilizar el proceso de digitalizacin para convertir los expedientes, en
archivos grficos de computadoras (digitalizacin) que ocupen poco espacio de almacenamiento.
Las tcnicas que se utilizaran sern: fotografas con cmaras digitales y el escaneo de los
documentos, utilizaremos mayormente la fotografa, pues maltrata menos los documentos.
Se han propuesto medidas correctoras en todos aquellos puntos del proceso que no sean eficientes
pudiendo realizar una comparativa entre el expediente en papel y el expediente digitalizado.
El conocimiento minucioso del proceso de digitalizacin permite:

Reducir el espacio de almacenamiento de almacenamiento.

Mejorar el acceso a cualquier documento de forma mas rpida.
Se reduce el riesgo de extraviar un documento.
Mejorar el tiempo de respuesta en el servicio.
Creacin de una base de datos para el manejo de las informaciones ya digitalizadas.
Compartir las informaciones a travs de la red.

Se desarrollar un software que permita manipular los documentos una vez digitalizados.
Adems, al final del proyecto se implantaran mecanismos, procedimientos y polticas que
dictaran la forma y el lugar donde se depositaran los documentos una vez finalizado el proyecto.
El alcance del proyecto incluye y excluye los siguientes puntos:
Incluye:

Digitalizacin de los expedientes

Reubicacin de los expedientes una vez digitalizados

Entrenamiento al personal de registro en el proceso de digitalizacin (uso de los equipos)

Capacitacin al personal de cmputos en herramientas y tcnicas de desarrollos para el

nuevo software.
Creacin de nuevos procedimientos para el tratamiento de los expedientes
Anlisis del sistema
Diseo del Software de manejo de documentos digitalizados
Desarrollo del software
Prueba del software
Entrenamiento al personal de registro en el uso del software
Implantacin del software
Base de datos de registro

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El proyecto afecta las reas de Vicerrectoria Acadmica, Vicerrectoria de desarrollo,

Departamento de Registro, Cmputos.
La funcionalidad es un mejor servicio al estudiante, rapidez en el acceso a la informacin.

Excluye:

El manejo de datos financieros

La base de datos de Recursos Humanos y Nminas, Contabilidad General
La Entrada de datos al sistema de estudiantes
Las reas de Contabilidad, Vicerrectora Administrativa

Entregables:
1. Documento de Anlisis: es un documento que permite estudiar el sistema actual y
a partir de este estudio determinar los requisitos de los usuarios.
2. Documento de diseo: es un documento que contiene el diseo del software
propuesto, contiene el diagrama jerrquico, los diseos de salidas, diseos de las
entradas, diseo del modelo de datos.
3. Bitcora de incidentes: La bitcora de incidentes contiene un resumen de todos los
incidentes. Se usa para ver los incidentes abiertos y asegurar que la solucin de
incidentes est en proceso. La bitcora debe contener informacin suficiente para
asegurar que los incidentes no son pasados por alto pero a la vez no debe ser muy
detallada de modo que la bsqueda y entendimiento de los incidentes se vuelva
dificultoso. Para mantener la legibilidad, se debe asegurar que la informacin sea
visualizada en solo una hoja de papel o bien que pueda ser desplegada en una sola
ventana. Cada incidente deber ser presentado en una sola lnea de la bitcora de
incidentes.
4. Formato de Notificacin de incidentes: se usa para capturar la informacin de los
incidentes, filtrarlos y evaluarlos. Se debe usar un formato para reportar cada
incidente. Es necesario asegurar que se incluye la suficiente informacin de modo
que el incidente pueda ser identificado y se asegure un adecuado seguimiento, pero
no demasiada informacin ya que el formato podra convertirse en un informe.

Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

5. Bitcora de Cambios de Alcance: se usa para detectar los requerimientos abiertos y
asegurar que la resolucin del cambio de alcance est procediendo. La bitcora
deber tener la informacin suficiente para asegurar que no se pasarn por alto los
requerimientos, y a la vez sin tanto detalle que dificulte su revisin. Para mantener
su legibilidad, es necesario asegurar que la informacin puede ser contenida en
una sola ventana, o bien puede ser desplegada en una sola pantalla. Cada
requerimiento de cambio, deber estar representado por una lnea de la Bitcora de
Cambios de Alcance.
6. Formato de Requerimiento de Cambio de Alcance: se usa para tener informacin,
analizar y seleccionar los cambios de alcance. Cada formato deber ser usado para
describir un cambio especfico de alcance. Se deber asegurar que se incluye
informacin suficiente para poder evaluar el cambio, identificarlo y dar
seguimiento a ste, pero a la vez no demasiada informacin que convierta el
formato en un reporte.
7. Reporte de Estado del proyecto: se puede enviar de los miembros del equipo al
administrador del proyecto.
8. Plan de Riesgo: es un documento que identifica los riesgos que pueden presentarse
en el desarrollo del proyecto y las actividades desarrolladas para manejar el riesgo.

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reas afectadas de la Organizacin:
Departamento

Como son afectadas o participacin

Vicerrectoria Ejecutiva

Es el patrocinador del proyecto.

Vicerrectoria Acadmica

Valida los documentos que son almacenados. Supervisa los

procesos acadmicos. Es el organismo rector de las polticas y
procedimientos del departamento de registro.

Vicerrectoria Desarrollo

Asesor del proyecto en trminos de planificacin y

organizacin.

Registro

Es el beneficiario del proyecto. Es el rea que recibir mayor

impacto.

Cmputos

Otra rea muy impactada, pues son los encargados de

desarrollar el software, y quienes continuaran con el proyecto
de mantenimiento y soporte.

Asesora Legal

Certifica la legalidad de los documentos que son depositados

por los estudiantes. Y quien asesorar el proyecto en cuanto a
las leyes de digitalizacin y firma electrnicas recientemente
aprobadas.

Estimaciones del proyecto Esfuerzo/Costo/Duracin

Costo Estimado:
RD$1,390,590.00

Esfuerzo Horas Estimada:

2,144 Horas

Duracin estimada:
1 Ao

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Puntos de control
Puntos de Control
Planeacin del proyecto

Fecha
Completado
12/01/2004

Verificacin del proceso de

digitalizacin
Verificacin de tarea

13/11/2004

Verificacin del diseo

Demostracin de la aplicacin

03/07/2004
10/01/2004

12/05/2004

Entregables Completado

Verificacin del software

22/10/2004

Conclusin del proyecto

28/12/2004

Definicin del Proyecto

Plan de Trabajo
Archivos de expedientes
digitalizados
Documento de Anlisis
Listado de requerimientos
Documento de diseo
Documento de observaciones
al software
Software de manejo de
expedientes digitalizados
Correcciones al Software
Futuras caractersticas y
observaciones

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Descripcin de los factores crticos para el xito del proyecto

Definicin de la estructura de almacenamiento de los expedientes ya digitalizados

Este es un factor bien critico, pues aqu se debe seleccionar el tipo de archivo a utilizar
que ocupe menos espacio, mejor resolucin, etc-, la forma que se decida estructurar los
diferentes archivos generados que luego sern accesado por el software. Es un factor de
alto riesgo, pues el equipo de desarrolladores no tiene la experiencia de lidiar con este tipo
de aplicacin.

Creacin de la base de datos

Este representa un factor critico por la inexperiencia del equipo en este tipo de
aplicaciones y por el volumen de informacin a ser manejada.

Digitalizacin de los expediente

El proceso de digitalizacin de los expedientes lo consideramos critico porque de el
depende en un 50% el xito del proyecto. Es uno de los procesos que mas tiempo toma y
se debe verificar que las imgenes obtenidas tengan la calidad necesaria.

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Riesgos del proyecto
Factor de Riesgo
1. Dao en los equipos de
digitalizacin
2. Aumento de la prima del dlar

3. Licencia medica Empleado de

Archivo
4. Licencia Medica Programador

Nivel
(A/M/B)
Alto
Alto

Plan del riesgo

Alquiler de equipos suplementarios

El presupuesto del proyecto ser manejado

en Dlares norteamericano para hacer los
ajustes necesarios por prima.
Bajo
Utilizar otro recurso de registros, pues se
entrenaran todos los empleados de registro,
para el proceso de digitalizacin.
Moderado Puede suplir la licencia el encargado de
cmputos.
Recurrir a Outsourcing de programados

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Enfoque y manejo del proyecto
En el manejo de nuestro proyecto trataremos de utilizar las tcnicas de desarrollo rpido,
siguiendo esta estrategia en cuatros partes:

Evitar los errores clsicos

Aplicar las bases del desarrollo
Gestionar los riesgos para evitar un retorno catastrfico.
Aplicar mtodos orientados a planificacin, que permitan:
desarrollar mas rpido;
reducir el riesgo en la planificacin;
hacer visible el progreso.

Para el manejo del ciclo de vida del proyecto utilizaremos el proceso en espiral. Cada iteracin
llevara consigo seis pasos:

Determinar objetivos, alternativas y limites

Identificar y resolver riesgos
Evaluar las alternativas
Generar las entregas de esta iteracin, y comprobar que son correctas
Planificar la siguiente iteracin
Establecer un enfoque para la siguiente iteracin.

Organizacin del Proyecto

Comit Ejecutivo

Vicerrector Ejecutivo
Vicerrector Acadmico
Vicerrector de Desarrollo
Vicerrector Administrativo
Directora de Registro
Consultor Jurdico
Jefe de Consultora

Responsabilidades del Comit Ejecutivo:

Introducir el proyecto a la empresa

Proveer visin Estratgica del proyecto
Aprobar y Apoyar el Plan del Proyecto
Establecer Prioridades
Proveer los Recursos Requeridos

Patrocinador del Proyecto(Sponsor):

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Flix Farias Campos
Gerente del Proyecto:
Jos Alberto Uribe
Responsabilidades del Gerente de Proyecto:

Administracin del Proyecto.

Conducir Reuniones del Equipo del Proyecto.
Identificar, hacer seguimiento y resolver los asuntos del proyecto.
Resolver incidencias.
Identificar, administrar y mitigar el efecto de los riegos.
Divulgar pro-activamente informacin sobre el proyecto a todos los involucrados.
Coordinar Actividades de Implementacin.
Administrar el Presupuesto del Proyecto.
Enlace entre el Proyecto y el Comit Ejecutivo.
Conducir Reuniones de Seguimiento Semanal.
Revisin de los informes del Equipo del Proyecto.
Presentacin de informe mensual al Comit Ejecutivo.
Aprobar / Tomar decisiones en incidencias de Implementacin.
Proveer Recursos Requeridos.
Revisar y Monitorear progreso del Proyecto.
Asegurar que el resultado-producto del proyecto tenga una calidad adecuada
Administrando pro-activamente el alcance para asegurar que nicamente lo acordado sea
entregado, a menos que los cambios hayan sido aprobados mediante un proceso de manejo
de cambio de alcance
Definir y recopilar informacin estadstica-mtrica para dar sentido practico a como el
proyecto esta progresando y que los productos entregados sean aceptables.
Administrar el plan de trabajo a fin de asegurar que las tareas sean asignadas y terminadas
a tiempo y dentro del presupuesto.

Grupo de polticas y procedimientos

Revisar, Evaluar, Recomendar y asistir en la Implementacin de las polticas y

procedimientos de Registro Acadmico, Archivo, Admisiones y servicios al estudiante.
Evaluar los Procesos de almacenamiento de documentos
Determinar y Disear los Procesos ptimos a travs de Mejores Practicas
Revisar, Evaluar y Documentar los procesos
Validar los Procesos
Proporcionar dos informes mensuales al Gerente del Proyecto.

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Consultores
Consultor Jurdico
Es el encargado de orientar a la gerencia administrativa en el aspecto legal, y en caso de algunas
alteraciones fraudulentas de los documentos. Aplicar los artculos 147 y 148 del cdigo penal.
El empleado ejecutor de esa accin ser sometido al comit disciplinario, donde intervendrn a.asesor jurdico, b.- director recursos Humanos y c.- director de registros.

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Director de Cmputos
Responsabilidades:

Coordinar Instalaciones y Actualizaciones de Hardware y Software.

Proveer Asistencia y Soporte a Consultores y Usuarios
Preparar y mantener la Infraestructura Requerida para el Proyecto sin detrimento de la
Infraestructura que soporta las operaciones actuales
Mantener al Gerente del Proyecto al da sobre Situaciones, Problemas, Oportunidades, etc.
Proveer Reporte de Progreso Semanal.
Desarrollo de la base de Datos.
Definicin de la estructura de almacenamiento.
Definicin de tipo de formato a utilizar.
Desarrollo de Software.

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Grupo de Usuarios Clave
Responsabilidades:

Conocer, Entender y Manejar el Sistemas

Proveer Asistencia y Soporte (Profesores) para los usuarios finales en sus respectivas
reas de responsabilidad.
Implementar, Polticas, Sistemas y Procedimientos requeridos internamente en sus reas
de responsabilidad.
Proveer las informaciones, documentos y recursos requeridos para que revisar, evaluar,
documentar y disear los flujos de procesos, polticas y procedimientos.
Resolver problemas y / o conflictos nter departamentales
Proveer los Recursos y la Asistencia Requerida de su rea para garantizar el xito del
proyecto
Asegurarse de que sus empleado cumplen con la tareas que la sean asignadas para el xito
del proyecto.
Mantener el Gerente del Proyecto al da sobre cualquier situacin / conflicto / problema
que se presente.
Proveer Reporte de Progreso Semanal del proyecto.

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Aspectos pendientes de definir o resolver

Nueva forma y empaque de almacenamiento de los expedientes.

Ubicacin de los documentos una vez digitalizados.

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Organigrama de la empresa:

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Anlisis de Costo
Costos Actuales de Manejo de Documentos
Costos Actuales de Manejo de Documentos
Mensuales (En RD$)
Recurso
Cantidad
Precio
Empleados (Auxiliares Registro)
2
$5,000.00
Espacio Almacenamiento
2
$189,000.00
Archivos
Cinco Gavetas
30
$4,859.09
Tres Gavetas
10
$2,915.45
Dos Gavetas
20
$1,905.75
Total Archivos
Material Gastable
Folder (Caja)
8.6
$140.00
PendaFlex(Caja)
8.6
$258.00
Etiquetas(Caja)
21.6
$45.00
Clic(Caja)
21.6
$40.70
Grapa(Caja)
21.6
$38.00
Total Material Gastable
Total de Gastos
Total Anual

Total
$10,000.00
$378,000.00
$145,772.70
$29,154.50
$38,115.00
$213,042.20
$1,204.00
$2,218.80
$972.00
$879.12
$820.80
$6,094.72
$394,094.72
$4,942,178.84

Costos indirectos:
Tiempo promedio en buscar un expediente: 30 minutos.
Tiempo de respuesta al estudiante: 3 das (Sede) 5-10 das (Puntos de encuentros)

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Costos del proyecto
Costos del Proyecto
(En US$)
Recursos
Cantidad
Precio
Hardware
Cmara Digital
2
640.00
Scanner
2
150.00
Total Hardware
Software
Visual Studio Net
1
2,499.00
Power Designer
1
2,995.00
Entrenamiento
5
600.00
Total Software
Total Hardware y Software(En RD$) Tasa: 35.00
Empleados de Informtica (Gasto Mensual RD$)
Gerente del Proyecto
1 30,000.00
Director de Cmputos
1 24,000.00
Diseador Grfico
1
8,600.00
Analista / Programador
1 14,000.00
Programador
1
9,900.00
Total Salario Empleados (Mensual)
Total Anual
Total General de Costos

20

Total
$1,280.00
$300.00
$1,580.00
$2,499.00
$2,995.00
$3,000.00
$8,494.00
$352,590.00
$30,000.00
$24,000.00
$8,600.00
$14,000.00
$9,900.00
$86,500.00
$1,038,000.00
$1,390,590.00

Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Anlisis de retorno de la inversin

Basados en el 2003
Costo de Espacio de Almacenamiento
Equipo de Almacenamiento
Material gastable
Ahorros Anuales
Tiempo del Director de Registro
Tiempo de los empleados
Equipo de Almacenamiento
Material Gastable
Espacio de Almacenamiento
Otros Ahorros(1)
Ahorros Totales
Gastos
Gastos de Tecnologas informtica
Ahorros Netos

4,536,000.00
213,042.20
73,136.64

Anlisis de Retorno de la inversin

Volmenes del 2003 Septiembre - Diciembre Proyectados
Conservador
Moderado
Segn
(Disminuyendo los ahorros en un
(Disminuyendo los ahorros en un
Analis
25%)
50%)

150
300
50%
75%
75%

19,001.78
7,868.23
106,521.10
54,852.48
3,402,000.00
300,000.00
3,890,243.60

112.5
225
37.5
56.25
56.25

14,251.34
5,901.17
79,890.83
41,139.36
2,551,500.00
225,000.00
2,917,682.70

75
150
25
37.5
37.5

9,500.89
3,934.12
53,260.55
27,426.24
1,701,000.00
150,000.00
1,945,121.80

500,000.00

500,000.00

500,000.00

3,390,243.60

2,417,682.70

1,445,121.80

Otros Ahorros(1)
Jornadas de Trabajos extraordinarias
Transporte
Almuerzo

Otros Beneficios no Incluidos

Integracin y Simplificacin de procesos
Mejora en el tiempo de servicio al estudiantes
Mejora en el Tiempo de emisin de un documento oficial
Mayor Acceso a las informaciones
Conservacin y preservacin de los
documentos

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Sistema de Digitalizacin de Documentos(SDD)

Aprobacin del proyecto
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Patrocinador del proyecto(Sponsor)

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Date

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Gerente del Proyecto

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Date

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