Origen de los Archivos

Los sistemas archivsticos de cualquier pas tienen su razn de ser en la

existencia de los archivos. El archivo como tal nace como una necesidad de la
vida pblica y privada de las sociedades porque sern la memoria y la garanta de
derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.
Ya en la antigua Mesopotamia, mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo
Egipto, en unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigacin, la
necesidad de contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas,
de saber cuando le correspondia regar
a
cada uno sus parcelas, etc. la
necesidad de regular la vida social
requera la aparicin de un instrumento
tan importante como es la escritura. Y
la
escritura requeria tambin un soporte,
que al principio era la arcilla. Eran una
especie de tablillas de arcilla donde
unos escribas llevaban el registro de
todo. Son las tablillas de escritura
cuneiforme que casi siempre trataban
asuntos econmicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen
relaciones sociales.
Con los griegos y los romanos la vida pblica se fue haciendo ms activa y
complicada. En estas civilizaciones el archivo surge como una institucin con vida
propia
y
que
tiene
su
propia
identidad.
El archerion griego
y
el archivium otabularium romano fueron instituciones establecidas por la
legislacin de la poca. Tambin la importancia que se concedi a los archivos
viene dada por la aparicin de los archiveros, arepagos en Grecia y censores en
Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y
jurdica.
Al
mismo
tiempo,
la
aparicin
del
derecho

como gran aportacin del mundo

romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en
cualquier tipo de relacin humana. La cada del Imperio Romano supuso la
decadencia del documento escrito, pues por el influjo germnico se impona ms
el valor oral que el documento escrito. En en caso de los Archivos reales como se
trataban de Cortes itinerantes sus fondos siempre estaban expuesos a una
dispersin que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente en

el Reino Visigodo si sabemos que existe la figura deltesaurus que era el lugar
donde se conservaba la documentacin real, los cdigos y los tratados reales.
El documento de Archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su
sentido utilitario,por cuanto el documento serva para garantizar privilegios,
inmunidades o derechos. As van a ir apareciendo
las primeras chancilleras reales, los archivos
nobiliarios y los archivos eclesisticos, en una
poca en la que el poder estaba atomizado.
Tambin en la Edad Media comienzan a aparecer
los primeros archivos municipales. En las
repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen
privilegios y franquicias en las Cartas Pueblas y
eran documentos que habia que guardar. Y as
nacen los primeros concejos y los primeros
archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del
siglo XII se producen varios hechos importantes:
* Aparicin en Occidente del papel.
* Resurgir de las ciudades
* Recuperacin del derecho romano y de
procedimiento administrativo, que es la base fundamental para una organizacin
archivstica mnima. Se recupera el valor del documento como prueba jurdica.
En 1180 aparece en Espaa el primer archivo importante, el Archivo Real de la
Corona de Aragn, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y
salvaguardar todos los documentos que emanaban del rey.
Con el Renacimiento surgieron las monarquas autoritarias y con ellas el
concepto de Estado Moderno. La vida administrativa se hace ms compleja y
empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del
Estado. Con la aparicin de los Austrias en Espaa, en 1545, Carlos I decide crear
un Archivo General para la administracin del reino de Castilla. Ese archivo
general se estableci en una antigua fortaleza ubicada en Simancas, donde luego
su hijo Felipe II concentrar todos los documentos procedentes de las diferentes
instituciones de la monarqua hispnica. Con el Renacimiento apareci tambien un
invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres mviles para
imprimir. Los documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a multiplicar las
copias de los documentos.

Formas antiguas de archivo

R. Las formas antiguas de archivo son:
1. Gancho o Espign: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida
que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroteras pequeas,
lavanderas, tiendas pequeas, oficinas pequeas, almacenes, pero en
forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.

2. Casilleros o Nido de Paloma: consiste en un mueble de madera con

distintas divisiones pequeas y con suficiente capacidad para guardar
papeles del tamao carta o de documentos ms pequeos. Es
usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.

3. Tabla de Shannon: consiste en una tabla de madera con ganchos de

presin para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los
documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de
registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales.

4. Archivo de Caja: fue el primer sistema utilizado consiste en una caja

pequea de madera, plstico o metal dentro de esta se usa un juego de
guas y se ordenan alfabticamente colocando cada carta o tarjeta
detrs de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado
comnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros
documentos personales.

5. Carpeta de Fuelle: Consiste en una carpeta de manila o cartn slido con

varias divisiones, con letras en orden alfabtico. Es utilizado en las
oficinas para la clasificacin de facturas y formularios para facilitar los
cobros de cuentas a clientes morosos; adems se utiliza para almacenar
los vencimientos de letras de cambio.

6. Archivo Horizontal: Consiste en un mueble con distintas gavetas donde

se guardan todos los documentos colocndose uno encima de otro. Se
usa en negocios de oficinas pequeas que manejan reducido nmero de
documentos de varios tamaos.