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GUIA PARA LA ELABORACIN DE CIRCULARES, OFICIOS Y MEMORANDOS

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

ALCALDA DE TIBU

Tib, Agosto de 2013

COMUNICACIN PBLICA

CDIGO: CP-G-01
VERSIN: 01

GUIA PARA CIRCULARES

PGINA: 2 de 16

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION
OBJETIVO
ALCANCE
1
CATALOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS
2
SISTEMA DE CODIFICACION DE LAS DEPENDENCIAS
3
REGLAS PARTICULARES
3.1 CIRCULARES
3.2 OFICIOS
3.3 MEMORANDOS

Pg.
3
3
3
4
4
5
5
7
13

COMUNICACIN PBLICA

CDIGO: CP-G-01
VERSIN: 01

GUIA PARA CIRCULARES

PGINA: 3 de 16

INTRODUCCION

La comunicacin escrita es el mecanismo ms usual y confiable de transmitir


informacin ya sea al interior de la Alcalda Municipal o de esta hacia el exterior.
La Oficina de Control Interno, comprometida con este proceso ha elaborado el
presente documento con el fin de estandarizar los criterios para elaborar diferentes
tipos de documentos, ya sea circulares, oficios, memorandos, junto con las
polticas o requisitos que se deben tener en cuenta cuando se requiera generar
una comunicacin escrita, a fin de agilizar el trmite de asuntos, impartir una orden
a los registros y archivos de la entidad, facilitando la comunicacin.

OBJETIVO

Identificar las reglas generales, particulares, el catalogo de claves administrativas


y las caractersticas para estandarizar las comunicaciones escritas que se generan
al interior de la Alcalda, a las cuales debern sujetarse las Secretaras,
Dependencias y dems unidades administrativas de la entidad.

ALCANCE

La presente gua es de observancia obligatoria, para el personal adscrito a la


Alcalda de Tib, que participe en la elaboracin de comunicaciones escritas como
Circulares, Oficios y Memorandos.
Para facilitar su consulta, este documento deber permanecer a disposicin de los
servidores pblicos de la Alcalda de Tib, en la Unidad de Archivo de la
Secretaria General y de Gobierno Municipal.

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CATALOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS

Las Claves de identificacin de los oficios y circulares sern alfanumricas y


estarn integradas por las iniciales de las Secretaras, Dependencias u Oficinas,
emisora de la Alcalda Municipal de Tib, seguidas del nmero consecutivo que
corresponde al documento, iniciando con el 001, y los dos ltimos dgitos del ao
en que se elabore.
Con el fin de estandarizar la presentacin de las comunicaciones, se deber tener
en cuenta las siguientes claves administrativas.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Despacho del Alcalde
Oficina de Control
Interno
Secretara General y
de Gobierno Municipal
Secretara de
Planeacin Municipal
Secretara de Vas e
Infraestructura
Secretara de
Desarrollo Social
Tesorera Municipal
Centro Cultural
Municipal
Comisara de Familia
Inspeccin de Polica

NOMENCLATURA
OFICIOS
DA.001/13
CI.001/13

NOMENCLATURA
CIRCULARES
DA.C.001/13
CI.C.001/13

NOMENCLATURA
MEMORANDOS
DA.M.001/13
CI.C.001/13

SGG.001/13

SGG.C.001/13

SGG.M.001/13

SPM.001/13

SPM.C.001/13

SPM.M.001/13

SVI.001/13

SVI.C.001/13

SVI.M.001/13

SDS.001/13

SDS.C.001/13

SDS.M.001/13

TM.001/13
CCM.001/13

TM.C.001/13
CCM.C.001/13

TM.M.001/13
CCM.M.001/13

CF.001/13
IP.001/13

CF.C.001/13
IP.C.001/13

CF.M.001/13
IP.M.001/13

SISTEMA DE CODIFICACION DE LAS DEPENDENCIAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA
Despacho del Alcalde
Secretara General y de Gobierno
Municipal
Secretara de Planeacin Municipal
Secretara de Vas e Infraestructura
Secretara de Desarrollo Social
Tesorera Municipal
Centro Cultural Municipal
Comisara de Familia
Inspeccin de Polica

NOMENCLATURA OFICIOS
DA
SGG
SPM
SVI
SDS
TM
CCM
CF
IP

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REGLAS PARTICULARES

3.1

CIRCULARES

PGINA: 5 de 16

Son instrucciones de carcter normativo e informativo, que se emiten con el


mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios. Tienen como propsito
aclarar la aplicacin de normas, reglamentos y procesos, comunicar situaciones
relacionadas con la administracin de personal (horarios, licencias, vacaciones,
otros) o reglamentar el uso de inmuebles, equipos, elementos y servicios. Se
elaboran en papel diseado en el computador.
Estn constituidas por documentos de carcter interno y general, respecto a la
aplicacin del asunto de que trate, dirigido por el Alcalde Municipal a los
Secretarios de Despacho o dems servidores pblicos, para dar a conocer
disposiciones relativas a la interpretacin de normas, polticas administrativas,
acuerdos, normatividad interna, etc., con el objeto de que se apliquen o cumplan
segn sea el caso.
La circular tendr las siguientes caractersticas que se indican a continuacin:

En la parte superior, hacia la izquierda del documento, se ubicar el escudo


del municipio. Igualmente, si la unidad productora, presenta el escudo con
su respectiva identificacin, y en concordancia con los procesos pertinentes
se ubica el escudo y la dependencia.

En la parte inferior, pie de pgina hacia la derecha, se ubicar el logotipo y


eslogan institucional, correspondiente al Plan de Desarrollo actual.

El tipo de letra es Arial, tamao 12.

En la parte superior, despus del encabezado, se ingresa la clave de


identificacin precedido de la expresin Circular No., deber ir en
mayscula sostenida, alineacin centrada.

Debajo de la expresin Circular No., se anotarn las expresiones Para,


Asunto, en mayscula sostenida, y une breve descripcin del tema a tratar
en la circular.

El texto de la circular, se escribir con alineacin justificada, interlineado


sencillo, sin sangra.

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Los Secretarios de Despacho y Jefes de Dependencias, podrn emitir


circulares sobre aspectos relacionados con sus atribuciones a todos los
funcionarios de la Alcalda.

Al final del texto, se escribe el nombre completo del servidor pblico a cargo
que suscribe el documento, en mayscula.
Ejemplo:

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3.2

PGINA: 7 de 16

OFICIOS

Corresponde al documento en el cual se exponen los asuntos oficiales de una


organizacin, es el equivalente a una Comunicacin escrita que se utiliza en las
relaciones comerciales entre empresas y personas naturales. Para la Alcalda de
Tib, los oficios se constituyen en el medio idneo empleado por las dependencias
o funcionarios, en las cuales se emiten conceptos y decisiones a fin de atender
determinada solicitud o trmite planteado por personas naturales o jurdicas, a la
administracin municipal.
Se deben elaborar en papel impreso o diseado en el computador en original y
una copia, (si fuere el caso), las medidas son a modo de sugerencia teniendo en
cuenta el cuidado de su presentacin. La parte superior incluido el logo de la
Alcalda Municipal debe ser 4 cm, derecha 3 cm, inferior 3 cm.
Los oficios presentan las siguientes particularidades:
Encabezado: est compuesto por lugar y fecha, datos del remitente, asunto y
saludo.
Lugar y Fecha: quien elabora la carta solamente escribir la palabra Tib,
seguido de una coma, ya que la fecha se le coloca por parte de la Unidad de
Correspondencia, con el fechador una vez se radique, pues no siempre la fecha
de elaboracin del documento coincide con la del despacho de la
correspondencia.
Ejemplo:
Tib, 06 de septiembre de 2013
Datos del destinatario: los datos se anotarn en lneas separadas y en forma
completa, sin abreviar. Se debe escribir los nombres completos del destinatario
con sus cargos (cuando as lo requiera), telfono y ciudad de destino.
Ejemplo:
Tratamiento (Doctor, Seor, Seora, Ingeniero, etctera)
Nombres y Apellidos en mayscula sostenida (no negrita)
Cargo, si lo tiene en mayscula, solo la letra inicial.
Nombre de la empresa, si la tiene en mayscula sostenida
Telfono
Ciudad

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Cuando se trate de correspondencia a nivel nacional, se identifica la ciudad, por su


nombre y separado por una coma el departamento.
Ejemplo:
Ccuta, Norte de Santander
Si la correspondencia va dirigida al exterior, se anotar el nombre del pas en la
misma lnea de la ciudad separado por una coma o en la lnea siguiente,
dependiendo de la extensin de los datos.
Asunto: el asunto se ubica a dos interlineas de los datos del destinatario, es la
indicacin resumida, del tema que trata la correspondencia o a la que se est
dando respuesta especfica. En caso de presentarse una respuesta a solicitud, se
registrar el nmero del radicado o referencia en el asunto.
Ejemplo:
Asunto: Derecho de peticin radicado No.1687 de Agosto 16 de 2013
Tenga en cuenta que el nmero de radicado que se menciona, es el asignado por
la entidad que est enviando el documento, no el que asigna el Centro de
Documentacin, cuando se recibe en la Alcalda.
Saludo: se emplearn palabras sencillas de saludo, seguidas de dos puntos,
partiendo del margen izquierdo, a dos interlineas del asunto. Estas expresiones se
abrevian y deber evitarse el uso de demostracin de afecto exagerado.
En caso de comunicaciones ms formales y en especial si hay menos confianza
con los destinatarios, es recomendable utilizar la frmula: Cordial saludo
Para el caso de cartas abierta que se dirigen a la ciudadana, se emplea:
Estimados ciudadanos y ciudadanas
Cuando se trata de comunicaciones dirigidas a un alto funcionario del gobierno,
las fuerzas armadas, autoridad eclesial, entre otros, se recomienda: Adjetivo +
seor, seora + cargo
Ejemplo:
Respetada seora Ministra
Excelentsimo seor Arzobispo
Respetado seor Brigadier General Gutirrez

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Ejemplo encabezamiento completo:

Seor
PEDRO RODRGUEZ DAZ
Director
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Carrera 65 No. 135-20
Medelln, Antioquia

Asunto: reunin informativa programa de capacitacin


Apreciado Doctor

Texto o Cuerpo: Se inicia a tres interlneas del saludo, de manera justificada. El


texto se redacta en forma clara, breve, sencilla y corts, de preferencia, se
expresa en primera persona del plural porque representa un grupo empresarial,
as se trate de un solo firmante. Se debe utilizar tratamiento de usted. Con el fin de
hacer seguimiento a las comunicaciones se debe especificar en el primer prrafo
los datos del antecedente, es decir el nmero y la fecha de radicacin.
Introduccin
Ncleo
Conclusin
Cierre: est compuesta por la expresin de cortesa que se escribe a dos
interlneas del texto.
Despedida: es una frase final que debe guardar concordancia con el saludo,
segn el grado de familiaridad, pero sin repetir las expresiones. Es decir, si al
inicio escribi Cordial saludo, la despedida no puede tener la misma expresin. La
despedida se registra dos interlneas despus del punto final del cuerpo, seguida
de una coma. Algunas palabras o frases que se emplean en esta parte de la carta
son: Cordialmente, Atentamente, Con gratitud, Estoy atento a sus inquietudes.
Espero una respuesta de su parte.
Datos del remitente: la correspondencia debe ser firmada por el personal
autorizado en los procedimientos establecidos al interior de la administracin
municipal. Los datos del remitente se escribirn en mayscula fija, ingresando

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nombres y apellidos completos de quien firma. El cargo se escribe en la lnea


siguiente con mayscula inicial, sin centrar. La firma se registra sobre el nombre.
Se debe firmar con tinta negra convencional, porque la utilizacin de otras tintas
no permite un registro adecuado para la microfilmacin o la digitalizacin.
Ejemplo:
Atentamente,

GUSTAVO LEON BECERRA


Alcalde

Lneas especiales: Cuando se requiere enviar anexos, estos pueden enunciarse


en el texto del mismo, o al final de la carta. En el margen inferior izquierdo, se
escribe la palabra Anexo, seguida de dos puntos (:) se enuncia la cantidad; de
preferencia se clarifican el nmero de hojas o el tipo del anexo.
Ejemplo: cuando en el texto se enuncian los anexos se anotar de la siguiente
manera:
Anexos: Lo anunciado
Cuando no se relaciona en el texto, sino que se describirn en la lnea de anexos,
se anotar de la siguiente manera:
Anexos: Cuatro (10 folios)
Lo anterior significa que se estn enviando 4 documentos que en total suman 10
folios.
Anexos: dos (01 folio y 01 Cd room)
Es importante, dejar copia de los anexos que se envan en el consecutivo de la
Unidad de Correspondencia, para posteriores consultas.
Copias: se emplean cuando requerimos que otra u otras personas se enteren del
contenido del documento, pero no implica que lo deban resolver. Se relaciona
contra el margen izquierdo a dos interlineas de los datos del remitente o de la

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lnea de anexos (si lo hubiere). Se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida
de dos puntos (:), relacionando los destinatarios as: tratamiento, nombre, cargo y
empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la
empresa. Las copias para el archivo o para el consecutivo no se enuncian por ser
reglamentarias de la Institucin.
Ejemplo:
Copia: Doctor Julio Daz Gmez, Rector Universidad Tecnolgica
Anexo: Tres folletos y un libro

Cuando la copia solo va para funcionarios de la Alcalda, se relacionar as:


Copia: Doctora Zoila Rosa Snchez Lpez, Secretaria General y de Gobierno
Municipal

Datos del transcriptor: a dos interlineas del ltimo rengln escrito, en tamao de
9 puntos, se registra el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la
persona que proyect y quien transcribi el documento.
Ejemplo:
Proyect: Patricia Uribe Lpez, Cargo
Elabor: Andrea Snchez Flores, Cargo
Cuando quien proyecta es el mismo que elabora:
Proyect y Elabor: Patricia Uribe Lpez, Cargo
Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento no se
necesita informacin del transcriptor.

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3.3

PGINA: 13 de 16

MEMORANDOS

Los memorandos son comunicaciones de carcter interno, destinados a transmitir


informacin, orientar, recordar, solicitar, dar instrucciones y pautas entre unidades
que cuenten con el mismo nivel de autoridad o que se encuentren con un nivel de
autoridad menor de quien la emite. Se elaboran en papel diseado en computador.
El memorando tendr las caractersticas que se indican a continuacin:
Tamao del papel: hoja tamao carta
Mrgenes: las mrgenes de los memorandos sern superior 4 cm, izquierda 4cm.
Derecha 3 cm, inferior 3 cm. Despus del logo institucional, (dependencia
productora) se dejan dos interlneas y se ubica la palabra MEMORANDO, en
mayscula sostenida y centrada.
Cdigo Dependencia: Se escribe el cdigo de la unidad seguido por un guin (el
cdigo de la unidad se encuentra dentro del listado anexo inicialmente. El nmero
consecutivo es colocado por la unidad que genera el memorando (tres dgitos) y
los dos ltimos dgitos corresponde a los dos ltimos aos de la vigencia.
DA.M.001-13
Ciudad y fecha: Nombre de la ciudad de origen, seguido de una coma. La Unidad
que genera el memorando debe registrar la fecha de envo. (dd-mm-aaaa)
Tib, (fecha)
Para: dependencia o nombres y apellidos completos del destinatario. En este caso
las iniciales van en mayscula (se dejan dos interlineas) (:).Al frente se anotan el
nombre del destinatario con mayscula inicial y el cargo.
Asunto: de tres a cuatro palabras mximo (se dejan dos interlineas)
Texto o contenido: (se dejan dos interlineas)
Despedida: se dejan 4 a 6 interlineas para firma del remitente

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PGINA: 14 de 16

Remitente y firma: El nombre del remitente se escribe con mayscula sostenida y


el nombre del cargo en la parte inferior, con mayscula la inicial, y el registro de su
firma se colocara en la parte superior del nombre.
Nombre de quien proyect: Se debe registrar el nombre y la inicial del apellido
de quien proyect el memorando. Si la persona que firma es la misma que escribe
el documento, no se necesita identificacin de quien proyect.
Lnea de anexos: cuando se requiera. Se anota la palabra Anexo, con mayscula
inicial seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad y el tipo de
anexo.
Lnea de copia: cuando se requiera. Se relaciona el nombre completo y cargo a
quien se enva copia del memorando
El memorando no se dirige a un grupo, es personalizado.

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PGINA: 15 de 16

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GUIA PARA CIRCULARES

Fecha de aprobacin:

Revis:

_________________________________
Zoila Rosa Snchez Lpez
Secretaria General y de Gobierno Municipal

Aprob:

__________________________________
Walter Ignacio Meza Contreras
Representante de la Direccin

PGINA: 16 de 16