Cmo hacer procedimientos estndar de operacin?.

Parte 3
IQI. Irene Hernndez Hernndez
DATOS A CONSIDERAR EN LA REDACCIN
A continuacin se presentan algunas ideas a considerar al momento de escribir
Procedimientos Estndar de Operacin.
o

Cunto conoce alguien acerca del como la manera en que el o ella hace su
trabajo afecta todo un proceso o trabajo?
Se deben incorporar los conceptos de seguridad, salud y medio ambiente en el
tradicional cmo operar? cmo hacer pasos?, esto ensea a la persona de
un modo exhaustivo para que l o ella tengan una imagen completa de las
responsabilidades para llevar acabo su trabajo correctamente.

Esta base de

conocimientos simplifica la capacitacin de seguimiento.

o

Se debe escribir un procedimiento estndar de operacin tan largo como sea

necesario para un trabajo especfico. Todas las operaciones difieren en el nmero
de pasos necesarios para completarse adecuadamente.

Las personas tienden a ignorar los procedimientos largos, porque no puede

recordar ms de 6 a 12 pasos. Si su procedimiento va ms all de 10 pasos
puede considerar las siguientes soluciones:
* Fragmente el procedimiento largo en varios sub-procedimientos.
*Anexe un pequeo procedimiento escrito que slo enumere los pasos, pero no
las explicaciones detalladas de los pasos.

Escribir procedimientos estndar de operacin para las personas que llevan a

cabo en diferentes circunstancias interpersonales.

Escribir algunos procedimientos estndar de operacin para las personas que

trabajan solas.

Escribir algunos procedimientos estndar de operacin para dos o ms personas

que trabajan juntas como un equipo.

Escribir algunos procedimientos estndar de operacin para la gente que va a

supervisar a otras personas haciendo un trabajo.

Escribir algunos procedimientos estndar de operacin para las personas que no

estn familiarizados con las normas. Por ejemplo, usted puede escribir para los
contratistas, vendedores o proveedores.

Considere la cultura de trabajo dentro del cual trabajan las personas. Si se escribe
para el personal que esta envuelto en una cultura en la cual los atajos son una
prctica aceptada, explicar las razones para evitar la aplicacin de esos hbitos
para que los usuarios de los procedimientos comprendan la importancia de seguir
todos los pasos en el orden correcto.

Considere

la

edad,

educacin,

conocimientos,

habilidades,

experiencia,

formacin, y cultura de trabajo de las personas que estarn llevando a cabo los
pasos de los procedimientos.
o

Tenga en cuenta que muchas personas no leen todos los pasos antes de
comenzar con el primer paso. Mucha gente lee un solo paso, lo realiza, lee el
siguiente paso, lo realiza, y as sucesivamente. Tratar de evitar este hbito, y
pronosticar los efectos y pasos futuros en ciertos puntos del procedimiento para
decirle lector cosas debe saber de antemano, como los pasos que requieren
precaucin, precisin, tiempo, la asistencia y el equipo de proteccin personal.

Una vez que se haya terminado de escribir un procedimiento, varios trabajadores

tienen que examinarlo y proporcionar una retroalimentacin. Si no se consult con
expertos en seguridad, salud y medio ambiente antes de escribir el procedimiento,
ellos tambin podrn analizarlo y podrn aadir comentarios.

Se debe realizar una evaluacin de la eficacia de los procedimientos estndar de

operacin despus de unas semanas de haber sido implementado y hacer los
cambios necesarios si la prctica en campo sugiere que las descripciones deben
ser mejoradas.

Realizar una revisin de los procedimientos cuando existan modificaciones en los

procesos y equipos.

Cuando se instala el nuevo equipo, tomar la oportunidad de escribir un nuevo

procedimiento, incorporando lo bueno de anterior, y la adicionando lo necesario
para satisfacer el nuevo equipo.

FLUJO DE ELABORACIN AUTORIZACIN DE DOCUMENTOS

Toda persona que quiera dar de alta o modificar un documento, deber hacer lo siguiente:
Identificar y definir el proceso a documentar.
Consultar u obtener informacin necesaria del proceso, bibliogrficamente de
observacin directa.
Integrar la informacin y anlisis de las actividades a desarrollar. En caso necesario,
realizar el diagrama de flujo.
El las reas responsables revisan que el procedimiento cumpla con los lineamientos
establecidos y que las referencias incluidas correspondan en ttulo y cdigo de acuerdo a
lo indicado en la Lista Maestra de documentos vigente.
Si el procedimiento no cumple con lo especificado, ajustar de acuerdo al formato
establecido.
Una vez que el procedimiento ha sido sometido a revisin y aprobacin. El rea
encargada de gestionarlo procede a iniciar el proceso de liberacin del documento. Es
importante resaltar que un procedimiento no puede entrar en vigencia hasta el momento
en que todo el personal involucrado en las actividades contenidas en el procedimiento
haya recibido la capacitacin y haya evidencia de la comprensin de los pasos y del
propsito del procedimiento.
Una vez realizado lo anterior se procede a actualizar la lista maestra de documentos y
distribuir las copias controladas para que todas las reas involucradas en las actividades
de dicho procedimiento cuenten con l y pueden hacer uso del mismo en sus actividades
diarias.

REVISIN Y APROBACIN DEL PROCEDIMIENTO

Los procedimientos estndar de operacin deben ser revisados por una o ms personas
con la formacin y experiencia adecuadas, una revisin del borrador del procedimiento
llevada acabo por personas diferentes al escritor original antes de que se finalicen los
procedimientos estndar de operacin es recomendable y de gran utilidad.

IMPLEMENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El paso ms importante para la implementacin de los procedimientos estndar de
operacin es la capacitacin de los usuarios. Cada uno debe seguir exactamente lo que
indica el procedimiento con todos y cada uno de los pasos que se detallan en el mismo,
es muy importante capacitar a los usuarios de lo contrario

los individuos pueden

interpretar de otra manera el sentido del procedimiento.

FRECUENCIA DE LAS REVISIONES Y COMENTARIOS

Los procedimientos estndares de operacin necesitan seguir siendo actuales para ser
tiles. Por lo tanto, cada vez que se cambian los procedimientos, deben ser actualizarse
y aprobados nuevamente.
Los

procedimientos

estndar

de

operacin

deben

ser

tambin

examinado

sistemticamente y de forma peridica, por ejemplo, cada 1-2 aos, para garantizar que
las polticas y procedimientos se mantengan actualizados y sean adecuados, o para
determinar si los procedimientos estndar de operacin son necesarios an o cada vez
que se presente un cambio..