Cmo crear un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y

procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos.
Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensin del alcance del proyecto.
Dentro del mbito profesional o acadmico, los planes de trabajo te ayudarn a
mantenerte organizado mientras llevas a cabo algn proyecto. Con su ayuda,
podrs dividir un proceso en tareas ms pequeas y alcanzables, as como a
identificar las cosas que quieres lograr. En este artculo, podrs aprender a crear
un plan de trabajo con la finalidad de que ests preparado para tus proyectos
futuros.

Pasos

1.

1
Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que
se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, debers determinar lo que
quieres lograr con l para que as puedas prepararte adecuadamente. Ten en
cuenta que la mayora de estos planes estn orientados a un determinado plazo
(por ejemplo, 6 meses o 1 ao).
o

En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor

saber qu proyectos se realizarn en el trascurso de los prximos meses. Por lo
general, se desarrollan justo despus de una evaluacin anual de desempeo o

cuando los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de

trabajo tambin pueden ser el resultado de sesiones de planificacin estratgica
que realiza la organizacin al principio de un nuevo ao calendario o fiscal.
o

En el mbito acadmico, los planes de trabajo pueden ayudar a los

estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a
planificar el material didctico para el semestre.

Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarn

a determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo hars y la fecha en que
planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarn a llevar un

registro de tus metas y tu progreso.

2
Escribe la introduccin y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo
profesional, probablemente debas escribir una introduccin y los antecedentes.
Esto le dar a tu supervisor o jefe la informacin necesaria para poner en contexto
el plan de trabajo. En un mbito acadmico, estos puntos suelen ser innecesarios.
o

La introduccin debe ser breve e interesante. Recurdales a tus

superiores la razn por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta
los proyectos especficos que desarrollars durante este periodo.

Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que
crears el plan de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos
estadsticos de informes recientes, identifica los problemas que es necesario
resolver, o evala las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en
proyectos de trabajo anteriores.

3
Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo
referente a que ambos sealan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de
trabajo. No obstante, tambin debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las
metas son generales y los objetivos, ms especficos.
o

Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto.

Menciona el mximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y
mantenlo en un mbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un
informe de investigacin o aprender ms sobre la redaccin.

Los objetivos, por su parte, deben ser especficos y tangibles. En

otras palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por
ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigacin sera un buen
objetivo.
o

En el caso de objetivos que varan considerablemente, muchos

planes de trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la
meta a corto plazo de la empresa para aumentar el pblico en un 30 % en tres
meses podra variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la
visibilidad de la marca en los medios sociales durante el prximo ao.

Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y

emplean verbos de accin con significado especfico (por ejemplo, planear,
escribir, incrementar y medir) en lugar de unos con significado ambiguo (por
ejemplo, examinar, entender, saber, etc.).

4
Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo
objetivos SMART. SMART (siglas en ingls para especfico, medible,
alcanzable, relevante y con tiempo limitado) es un acrnimo utilizando por
personas que buscan resultados ms tangibles y factibles en los planes de trabajo.
o

Especifico. Qu se har exactamente y para quin? Explica el

pblico en el que te enfocars y todas las acciones especficas que emplears
para ayudarlo.

Medible. Se trata de un objetivo cuantificable y es posible

medirlo? Puedes contar los resultados? Has estructurado el plan de trabajo de

una manera tal que la salud en Sudfrica se incremente en el 2020 o que los
casos de VIH/SIDA en bebs sudafricanos recin nacidos disminuya un 20 % en el
dicho ao?.
Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te

permita cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en

los recin nacidos de Sudfrica, te ser imposible sealar con seguridad que
pudiste reducirla en un 20 %.
Alcanzable. Es posible cumplir el objetivo en el tiempo

asignado y con los recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en
cuenta las limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
nicamente si tienes una empresa pequea. No obstante, si tu empresa es la que
domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
En algunos casos, quizs necesites consultar con un experto

o una autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de trabajo

son factibles.

Relevante. Este objetivo tendr un efecto en la meta o

estrategia deseadas? Si bien quizs sea importante para la salud en general,
medir la talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce directamente un
cambio en los procedimientos de salud mental? Asegrate de que tus objetivos y
mtodos establecidos guarden una relacin clara e intuitiva.

Tiempo limitado. Cundo se lograr este objetivo o cundo

se sabr que todo est terminado? Especifica un plazo lmite invariable para el
proyecto. Estipula (si es posible) qu resultados haran que el proyecto finalice de
manera prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.

5
Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitars
para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarn segn la finalidad del
plan de trabajo.

En un mbito laboral, los recursos pueden incluir elementos

tales como un presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o
habitaciones, y libros. Si tu plan de trabajo es ms formal, podras incluir un
presupuesto detallado en un apndice.

En el mbito acadmico, los recursos pueden incluir el acceso

a diversas bibliotecas, materiales de investigacin (p.ej. libros, peridicos y
diarios), acceso a computadoras e Internet, as como maestros y otras personas
que puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.

6
Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstculos que pueden
interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar
un informe de investigacin para la escuela, podras descubrir que tu itinerario est
demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada. Por
ende, una limitacin sera tu horario demasiado apretado, de modo que
necesitaras eliminar algunas cosas durante el semestre para as finalizar con
eficacia el plan de trabajo (si tienes ms de una clase difcil por semestre,
necesitars recurrir a la planificacin).

7
Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en
un buen plan de trabajo. Quin ser responsable de terminar cada tarea? Puede
haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se
mencionan los recursos), pero solo una ser la encargada de hacer que se
complete a tiempo.

8
Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cmo emplears los
recursos a tu disposicin y superars las limitaciones con la finalidad de alcanzar
tus metas y objetivos.

Enumera las acciones especficas. Identifica las acciones

diarias o semanales que debers realizar para poder cumplir con tus objetivos.
Tambin enumera las acciones que los dems integrantes de tu equipo debern
realizar. Considera la posibilidad de utilizar un software de gestin de proyectos o
un calendario personal para mantener esta informacin organizada.

Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo

tentativo, ten en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que

necesitars contar con un espacio disponible que te impida retrasarte.

Consejos

Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas

son puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. Tambin
pueden servir como puntos de reflexin que te permitan visualizar en qu punto
del proceso te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.

Elabora un plan de trabajo que sea til para ti. Los planes de trabajo
pueden ser tan detallados o amplios como desees o necesites. Puedes escribirlos
en un pedazo de papel o elaborarlos en un software profesional, con la ayuda de
grficos y colores. Utiliza lo que te resulte ms natural y eficaz.