UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZNICA DE MADRE DE DIOS

FACULTAD DE INGENIERA

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA MEJORAR LA

GESTIN DOCUMENTARIA EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZNICA DE

MADRE DE DIOS, 2015.

PRESENTADO POR:

ANGEL HERRERA SARA

PARA OPTAR AL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE SISTEMAS E

INFORMTICO

NOMBRE DE ASESOR

Mg. DANNY DORIAN ISUIZA PEREZ

MADRE DE DIOS PERU - 2015

 INTRODUCCIN

El vertiginoso desarrollo y expansin de las TIC ha acarreado un inconmensurable

crecimiento de informacin en la era actual, con su consecuente incidencia en la vida social,

econmica y cultural, llevando la sociedad a incursionar en lo que se denomina La sociedad

de la informacin. Se trata ahora, de aprovechar todos los beneficios que reporta esta

revolucin tecnolgica y cultural que irradia en cada una de las esferas de este mundo

cambiante.

La actividad documental no puede desentenderse hoy lejos de tcnicas novedosas,

resultantes de la utilizacin de dispositivos tecnolgicos para el procesamiento de grandiosas

informaciones para ponerlas a disposicin de los usuarios, con vista a la solucin de diversos

problemas informativos y el favorecimiento en la toma de decisiones.

 CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES...............................................................................1

1.1. Descripcin de la situacin actual...............................................................1

1.2. Formulacin del Problema..........................................................................4
1.2.1. Problema central......................................................................................4

1.2.2. Problemas especficos...............................................................................4

1.3. Objetivos.....................................................................................................5
1.3.1. Objetivo General......................................................................................5

1.3.2. Objetivos Especficos................................................................................5

1.4. Hiptesis......................................................................................................5
1.4.1. Hiptesis General.....................................................................................5

1.4.2. Hiptesis Especficas................................................................................6

1.5. Variables......................................................................................................6
1.5.1. Variable Independiente............................................................................6

1.5.2. Variable Dependiente...............................................................................6

1.6. Justificacin y Viabilidad de la investigacin.............................................6

1.7. Metodologa..............................................................................................10
1.7.1. Tipo de estudio........................................................................................10

1.7.2. Diseo de la investigacin......................................................................10

1.7.3. Poblacin.................................................................................................10

1.7.4. Muestra....................................................................................................13

1.7.5. Tcnicas de Recoleccin de Datos.........................................................13

1.8. Matriz de consistencia...............................................................................14

2. MARCO TERICO.......................................................................................15

2.1. Antecedentes de la Tesis............................................................................15

2.2. Bases Tericas Cientficas.........................................................................17
2.2.1. Teora de la Gestin de Documentos.....................................................17

2.2.2. La gestin electrnica de documentos..................................................21

2.2.3. Sistemas de Informacin en las Organizaciones..................................22

3. CONTENIDO TENTATIVO DE LA TESIS..................................................25

4. PLAN DE ACTIVIDADES..............................................................................28

5. RECURSOS Y PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIN.....................29

5.1. Recursos Humanos...................................................................................29

5.2. Recursos Materiales..................................................................................29

5.3. Presupuesto................................................................................................30

5.4. Servicios.....................................................................................................30

6. REFERENCIAS...............................................................................................31

7. ANEXOS...........................................................................................................33
 1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Descripcin de la situacin actual

Hoy en da, con el avance progresivo de la tecnologa y la introduccin de los

documentos digitales, la perspectiva de la gestin documental ha cambiado de manera

notable. Actualmente la gestin electrnica de documentos ayuda en la mejora de los

procesos de trabajo, y en el intercambio de conocimientos entre instancias, permitiendo as

que las organizaciones adquieran verdaderas dinmicas de cambio y mejora (Wiggins, 2012).

Sin embargo, con la progresiva introduccin de stos y el uso de herramientas de tecnologas

de informacin dentro de las organizaciones, la complejidad de la gestin de documentos ha

dado lugar a una amplia y dificultosa actividad organizativa, surgiendo a nivel mundial la

preocupacin por cmo abordar su gestin y conservacin (Garca, 2013).

Los negocios ya no son los mismos en Estados Unidos ni en el resto de la economa

global. En 2010, las empresas estadounidenses invirtieron cerca de $562 miles de millones en
hardware, software y equipo de telecomunicaciones para los sistemas de informacin y tenan
planeado invertir otros $800 miles de millones en consultora y servicios de negocios y
administracin: lo cual implica el rediseo de las transacciones de las empresas para sacar
provecho de estas nuevas tecnologas (Kenneth, 2012, p. 5).
El Per y Corea han establecido una relacin de colaboracin respecto del Proyecto
de Gobierno Electrnico (e-Gobierno de Per). Este proyecto se realiz entre los aos 2008-
2009 comprendiendo las fases de MOU entre el e-Gobierno de Per y Corea, Establecimiento
del Master Plan de Gobierno Electrnico en el Per, MOU para el establecimiento del
Sistema e-Documento y Sistema e-Documento Consultora Estudio de Factibilidad. Siendo
los compromisos del Gobierno Peruano para la informatizacin como la aplicacin sostenida
de proyectos de e-Gobierno para ingresar en la sociedad de la informacin, reestructuracin
administrativa, innovacin gubernamental y la eficiencia del trabajo a travs de la
informatizacin, reforzar los servicios al ciudadano a travs de una administracin
transparente.
Una de las organizaciones que tiene la necesidad de gestionar gran cantidad de
documentos es la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios creado el 5 de julio del
ao 2000 en base a la ley Nro. 27297 con sede en la ciudad de Puerto Maldonado. Al inicio
de las actividades acadmicas y administrativas de la Universidad Nacional Amaznica de
Madre de Dios, cont con cuatro Carreras Profesionales y con carencia de uso y desarrollo de
tecnologas de informacin. Dentro de la misin de la universidad es lograr una gestin
administrativa moderna y desconcentrada, transparente, eficiente y eficaz, mediante procesos

1
e instrumentos y procedimientos administrativos como soporte de la actividad acadmica, la
investigacin y la proyeccin y extensin universitaria. La Universidad Nacional Amaznica
de Madre de Dios es una institucin pblica de educacin superior universitaria. Tiene la
misin de formar profesionales calificados, cientficos y humanistas; realizar investigacin
bsica y aplicada orientada a la conservacin y uso racional de los recursos naturales y la
biodiversidad, extender su accin y servicio a la comunidad; incentivar la creacin intelectual
y artstica y afirmar la cultura regional; para contribuir al desarrollo integral de la sociedad y
al desarrollo sostenible de la Amazona.
La Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, durante sus siete primeros
aos de creacin y seis primeros aos de funcionamiento, conto con cuatro carreras
profesionales: Ingeniera Agroindustrial, Ingeniera Forestal y Medio Ambiente, Educacin
con la especialidad de Matemtica y Computacin, y la Carrera Profesional de Ecoturismo.
Desde el 2010 hasta la actualidad 2015 la Universidad Nacional Amaznica de Madre de
Dios cuenta con 10 carreras profesionales.
Muchas comisiones de Reorganizacin e Intervencin, por encargo e interinas
gobernaron la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios desde sus inicios, solo
durante el periodo 2012 y 2013 se eligieron autoridades de forma democrtica otorgando a la
Universidad nacional Amaznica de Madre de Dios su institucionalizacin y por ende su
autonoma para gobernarse, sin embargo la gestin documentaria se viene realizando desde
los inicios de la universidad hasta la actualidad en base a un sistema manual que origina
cuellos de botellas, es decir en algunas oficinas existen documentos que han sido
recepcionados pero demoran bastante en atenderse ocasionando un malestar para los
remitentes de los documentos ante el pasivo y lento proceso de la gestin documentaria, la
distribucin documentaria entre las oficinas es tambin otro de los inconvenientes debido a la
distancia que existe entre la sede central y la ciudad universitaria de la Universidad Nacional
Amaznica de Madre de Dios.
Una caracterstica resaltante sobre el funcionamiento de la parte administrativa es que
se basa en un sistema de administracin manual centralizado pero ineficiente. Conforme el
paso del tiempo desde el 2000 al 2015 la gestin documentaria en la Universidad Nacional
Amaznica de Madre de Dios presenta nuevos retos para la administracin, como los
problemas sobre el uso masivo del papel en las organizaciones como son altos volmenes y
variedad de documentos, procesos lentos, caros e ineficientes, tiempo de respuesta y servicio,
espacio fsico limitado y riesgo de prdida de la informacin. Estos mismos problemas son
los que actualmente se presentan en la gestin documentaria de la Universidad Nacional
Amaznica de Madre de Dios.
Toda organizacin posee para la buena labor del personal de trabajo y para la
realizacin de procesos internos, manuales o documentos relacionados con las funciones,
reglamentos y procedimientos tales como el Manual de organizacin de funciones,
Reglamento de organizacin y funciones y el Manual de Procedimientos Administrativos, sin
embargo la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios en la actualidad no posee el
Manual de Procedimientos Administrativos, en el cual se encuentra el flujo grama de los
procesos administrativos que se realizan en cada oficina existente para que el personal de

2
 turno actu conforme a lo que se indica en l, por consiguiente las oficinas realizan sus
procedimientos en base a lo emprico y la practica a lo largo de todo este tiempo.
La Oficina General de Informtica de la Universidad Nacional Amaznica de Madre
de Dios en la actualidad no posee dentro de su plan estratgico el desarrollo de un sistema de
informacin para la gestin documentaria tampoco viene ejecutando un proyecto referido a
ello, sin embargo existe una infraestructura de red funcionando actualmente conectando la
sede central con la ciudad universitaria, la existencia de esta infraestructura de red permitir
la implantacin y puesta en marcha de un sistema de informacin en una extranet que permita
la gestin documentaria mediante la digitalizacin de los documentos, generando muchos
beneficios para la organizacin como reducir el uso de papel, rpida distribucin y control de
la transferencia y a la vez reducir el espacio que ocupan los archivos en las oficinas y el
archivo central. Cabe resaltar que la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios
posee un portal web, el cual se encarga, en cierta manera, de la gestin y publicacin de las
resoluciones, directivas, documentos almacenada en la nube. Este portal, fue diseado con
ayuda de la herramienta Joomla, la cual ayuda a mejorar la publicacin documental. Sin
embargo, la universidad an cuenta con diversos problemas que no han podido ser satisfechos
con el uso de esta herramienta.
1.2. Formulacin del Problema

1.2.1. Problema central

En qu manera la implementacin de un Sistema de Informacin mejorar la

Gestin documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015?
1.2.2. Problemas especficos

1) En qu manera el modelado de procedimientos del negocio permitir mejorar la

gestin documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015?

2) En qu manera un mecanismo de administracin de los usuarios mejorara la gestin

documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015?

3) En qu manera un mecanismo de gestin de archivos mejorara la gestin documentaria

en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015?

4) En qu manera un mecanismo de bsqueda bsica y avanzada mejorara la gestin

documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015?

1.3. Objetivos

1.3.1. Objetivo General

Demostrar que la Gestin documentaria mejora con la implementacin de un Sistema

de Informacin en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

3
1.3.2. Objetivos Especficos

1) Determinar el modelado de los procedimientos del negocio que mejorar la gestin

documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

2) Disear un mecanismo de administracin de usuarios que mejorara la gestin

documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

3) Disear un mecanismo de gestin de archivos que mejorara la gestin documentaria en la

Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

4) Disear un mecanismo de bsqueda bsica y avanzada que mejorara la gestin

documentaria en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

1.4. Hiptesis

1.4.1. Hiptesis General

Demostrar que la Gestin Documentaria mejora la Gestin documentaria con la

implementacin de un Sistema de Informacin en la Universidad Nacional Amaznica de
Madre de Dios, 2015.
1.4.2. Hiptesis Especficas

1) Se mejora la Gestin documentaria con el modelado de los procedimientos del negocio

en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

2) Se mejora la Gestin documentaria con disear un mecanismo de administracin de

usuarios en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

3) Se mejora la Gestin documentaria con disear un mecanismo de gestin de archivos

en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

4) Se mejora la Gestin documentaria con disear un mecanismo de bsqueda bsica y

avanzada en la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

1.5. Variables

1.5.1. Variable Independiente

Sistema de Informacin

1.5.2. Variable Dependiente

Gestin Documentaria

4
1.6. Justificacin y Viabilidad de la investigacin

La realizacin del Proyecto es conveniente, ya que con ello la Universidad Nacional

Amaznica de Madre de Dios podr tener un mejor manejo en la administracin
documentaria a travs de mecanismos de gestin de archivos y de bsqueda bsica y
avanzada. Adems se podr tener una mejor administracin del personal implicado por medio
de un mecanismo de control de acceso y perfiles.
Con la paulatina incorporacin de las TIC a los procesos de produccin y gestin,
muchas empresas e instituciones han modificado sustancialmente los modos y maneras de
trabajo. Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones en los actuales servicios de
informacin y documentacin y en los profesionales encargados de gestionar el
conocimiento. Se considera que la informacin interna y externa, es un elemento estratgico
dentro de las organizaciones que aporta competitividad para las mismas. Las diversas
formas de los documentos electrnicos, tipologas y adecuacin de las actuales herramientas
informticas para la gestin integral de la documentacin circulante, son factores esenciales
para analizar detenidamente por parte de los servicios de informacin y documentacin de
toda institucin a la hora del diseo de un sistema de gestin electrnica de documentos;
estas ideas cobran una especial importancia en nuestros das (Anysley C., 2012, p. 152).
Los sistemas procesan la informacin comunicndola, hacindola accesible mediante
la recuperacin, organizndola, e incluso sometindola a mediacin informtica. Existen para
agrupar, almacenar, recuperar y facilitar el acceso a objetos potencialmente informativos.
Todo manejo de informacin se realiza en un contexto social, econmico y poltico. Pero
sobre todo, dentro de factores comportamentales cognitivos. La documentacin se ocupar,
pues, de los mtodos de acceso y organizacin cognitiva a la informacin, que actuando sobre
la informacin fsica ayudarn y favorecern su utilizacin por los posibles usuarios. La
necesidad de contar con un sistema de informacin en la Universidad Nacional Amaznica de
Madre de Dios es crtica ya que esta misma enfrenta los siguientes problemas que la
Organizacin Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica menciona en una de sus
publicaciones denominada Digitalizacin y Gestin Documental, respecto al sistema manual
de gestin documental:
Altos volmenes y variedad de documentos.
Lento caro e ineficiente.
Tiempo de respuesta y servicio.
Espacio fsico limitado.
Riesgo de prdida de informacin.
Los problemas anteriormente mencionados tambin poseen costos que siguiendo con
la misma publicacin de la Organizacin Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica,
determina los siguientes:
Un documento en promedio, es copiado (ya sea fsica o electrnicamente) de
9 a 11 veces durante su vida til. Esto genera un costo.

5
 El almacenamiento fsico de los documentos genera un costo (La logstica
representa un 25% del costo total).
Localizar un documento mal archivado representa tambin un costo (de 3% a
5% de los documentos de una organizacin, son extraviados o mal
archivados).
Un trabajador emplea entre el 20% y 30% de sus horas de trabajo localizando
informacin.
El nmero de documentos generados en electrnico y papel llegar a 20 trillones (un 2
seguido de 18 ceros) en los prximos 5 aos en Latinoamrica. El uso de papel est subiendo
en 8% cada ao; en una empresa que vende en promedio $1 billn, se genera ms de 88
millones de pginas anuales (Gartner Group). Las cantidades enormes de papel usado en las
organizaciones van en aumento por lo que el costo y los problemas asociados sern ms
crticos.
El trabajo de investigacin de Coopers & Lybrand revela que el 7,5% de todos los
documentos impresos se pierden y el 3% se archivan incorrectamente, Los documentos
digitales llegan a costar 75% menos que los documentos impresos. Otra investigacin la de
Gartner Group revela que un empleado de una oficina dedica aproximadamente 10 horas por
semana a buscar entre papeles para hallar el documento que necesita.
La implementacin de un Sistema de Informacin para la Gestin Documental
acelerar y facilitar la labor administrativa de expedientes, la modernizacin de la
Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios, as como, permitir la comunicacin y
cooperacin entre las oficinas, innovando el Sistema de Trmite y elevando la transferencia
administrativa.
La investigacin es viable, porque la metodologa que se tendr como base para la
construccin del proyecto de fin de carrera est basada en el PMBOK, y fue escogida ya que
es una de las ms aceptadas para gestin de proyectos, la informacin que se utilizar para la
recoleccin de datos ser por medio de entrevistas, la observacin de la labor del personal,
entre otras, y stas sern recolectadas a travs de las diversas reuniones que se tendrn con el
usuario final. Para el modelado, diseo e implementacin del sistema propuesto se har uso
de diversas herramientas open-source (cdigo abierto), con lo que se tendr una fcil
accesibilidad. Con respecto al manejo de stas, se piensa hacer uso de diversos manuales o
tutoriales para poder lograr una realizacin eficiente del desarrollo del proyecto (viabilidad
tcnica y temporal).
Marco terico prctico que hay que conocer y aplicar: Se debe de estar familiarizado
con el proceso de la administracin de gestin documental que tiene el personal
administrativo ya que con ello se tendr un trabajo que llegara cubrir las necesidades de la
Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios.
Disponibilidad de los recursos financieros, humanos y materiales: El proyecto a
desarrollar no incurrir en recursos financieros ya que se trata de un trabajo de fin de carrera;
mas sin embargo, ser necesario la participacin de una persona en la elaboracin de ste.
Adems como se detall anteriormente, las herramientas de laboratorio que se utilizarn son

6
 open source con lo que se no tendrn gastos financieros, y con respecto a la necesidad de uso
de servidores, se usarn los que la Universidad proporcione.
Consideraciones de tiempo: Debido a que el proyecto propuesto es un trabajo de fin
de carrera, ste se encuentra limitado a un tiempo especfico de culminacin, por ello se
espera que la realizacin del sistema sea aproximadamente en cinco meses, a fines del mes de
octubre (viabilidad temporal).
1.7. Metodologa

1.7.1. Tipo de estudio

La investigacin es experimental porque la variable independiente sistema de

informacin va estar sujeta a un control sistemtico y manipulacin activa.

1.7.2. Diseo de la investigacin

El diseo de la investigacin determinada es el diseo experimental porque los

individuos bajo estudio tienen la misma probabilidad de ser elegidos y porque adems es

necesario generalizar los efectos de la implementacin en la labor del personal

administrativo de la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios y ambos grupos se

les evaluar en la variable gestin documentaria.

Esquema:
G.E: O - X - O
G.C: O O
Donde:
O = Pre test.
X = Tratamiento
O =Post test.
1.7.3. Poblacin

La poblacin, objeto de estudio, est constituido por 75 personales administrativos de

ambos sexos de la Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios del Distrito de

Tambopata, Provincia de Tambopata periodo 2015, tal como se detalla en el siguiente

cuadro:

Cuadro N 01 DISTRIBUCIN DEL PERSONAL DE LA POBLACIN

ADMINISTRATIVA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZNICA DE MADRE DE
DIOS -2015.

7
Plazas segn cap. Sexo N de
M F
personales

8
Oficina de Logstica 1 2 3
Facultad de 0 1 1

Ingenieras
Oficina General de 0 1 1

Investigacin
Oficina General de 0 2 2

Extensin y

Proyeccin

Universitaria
Oficina de 1 1 2

Contabilidad
Secretara General 1 1
Presidencia Comisin 0 1 1

de Gobierno
Oficina de Tesorera 2 3 5
Oficina de Admisin 1 0 1

e Investigacin

Pedaggica
Oficina de Desarrollo 0 1 1

de Personal
Oficina General de 1 1 2

Servicios
Oficina de Grados y 0 1 1

Ttulos
Oficina General de 0 1 1

Bienestar

Universitario
Unidad de Educacin 1 0 1

Fsica y Deporte
Direccin General de 0 1 1

Administracin
Biblioteca Central 2 0 2

9
Vice-Rectorado 0 1 1

Acadmico
Unidad de Servicios 1 0 1

Alimentarios
Departamento 2 1 3

Acadmico de

Educacin y

Humanidades
Unidad de Servicio 0 2 2

de Salud
Unidad de Almacn 0 1 1
Oficina de 1 0 1

Presupuesto
Oficina General de 0 1 1

Planificacin y

Presupuesto
Unidad de 1 0 1

adquisiciones
Vice-Rectorado 0 1 1

Administrativo
Oficina de 0 1 1

Racionalizacin y

Estadstica
Oficina de 0 1 1

Remuneraciones
Oficina General de 2 0 2

Informtica
Oficina de Prensa y 0 1 1

Publicidad
Laboratorio 0 1 1
Unidad de Archivo 0 1 1

Central

10
 Oficina General de 1 0 1

Imagen Institucional
Unidad de 0 1 1

Patrimonio
Oficina de Registros 1 0 1

Acadmicos
Oficina de 1 0 1

Programacin e

Inversiones
Oficina General de 0 1 1

Asuntos Acadmicos
Rectorado 1 0 1
Dpto. Acadmico de 4 2 6

Ecoturismo y

Administracin
Dpto. Acadmico de 8 2 10

Ingeniera
Dpto. Acadmico de 2 0 2

Educacin y

Humanidades
Dpto. Acadmico de 6 0 6

Ciencias Bsicas
Total 40 35 75

Fuente: Archivo del Portal del Estado Peruano

(http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/13136/PLAN_13136_RE
LACION_DEL_PERSONAL_DOCENTE_Y_ADMINISTRATI
VO_2015.pdf)

11
1.7.4. Muestra

Para elegir el tamao de la muestra para la estimacin de la proporcin poblacional se

utiliz el muestreo probabilstico con poblacin finita conforme se detalla a continuacin.

Donde:
n = Z P Q N/E (N 1) + Z P Q

n = [(1.96)*0.5*0.5*75] / [(0.03)*(75-1) + (1.96*0.5*0.5)]

n = 72.03/1.027

n = 70.12

n = 70

n : tamao de la muestra.

N : tamao de la habitacin 75

Z : Valor crtico normal que depende del nivel de confianza 1.96

P : Proporcin de la poblacin que tiene la caracterstica de inters 0.5

Q :1-P 0.5

E : error estndar 0.03

1.7.5. Tcnicas de Recoleccin de Datos

1.7.5.1. Tcnicas

Las tcnicas a ser seleccionadas teniendo en cuenta lo que se investiga, porqu, para

qu y cmo son las siguientes: La escala para medir actitudes y La encuesta.

1.5.2. Instrumentos

Los instrumentos para la recoleccin y registros de datos son: La prueba prctica y la

escala tipo Likert.

12
1.8. Matriz de consistencia

PROBLEMA GENERAL OBJETIVO GENERAL HIPTESIS

En qu manera la implementacin de un Demostrar que la Gestin documentaria Se demuestra que la Gestin documentaria

Sistema de Informacin mejorar la Gestin mejorar con la implementacin de un Sistema mejora con la implementacin de un Sistema de

documentaria en la Universidad Nacional de Informacin en la Universidad Nacional Informacin en la Universidad Nacional

Amaznica de Madre de Dios, 2015? Amaznica de Madre de Dios, 2015. Amaznica de Madre de Dios, 2015.

PROBLEMAS ESPECFICOS OBJETIVOS ESPECFICOS HIPTESIS ESPECFICAS

En qu manera el modelado de Determinar el modelado los procedimientos Se determina que la Gestin

procedimientos del negocio permitir del negocio permitir mejorar la gestin documentaria mejora con modelar los

mejorar la gestin documentaria en la documentaria en la Universidad Nacional procedimientos del negocio en la Universidad

Universidad Nacional Amaznica de Madre Amaznica de Madre de Dios, 2015. Nacional Amaznica de Madre de Dios, 2015.

de Dios, 2015?

En qu manera un mecanismo de Disear un mecanismo de administracin de Se mejora la Gestin documentaria con

administracin de los usuarios mejorar la usuarios que mejorar la gestin disear un mecanismo de administracin de

gestin documentaria en la Universidad documentaria en la Universidad Nacional usuarios en la Universidad Nacional Amaznica

Nacional Amaznica de Madre de Dios, Amaznica de Madre de Dios, 2015. de Madre de Dios, 2015.

2015?

En qu manera un mecanismo de gestin 13 de archivos

Disear un mecanismo de gestin Se mejora la Gestin documentaria con
 2. MARCO TERICO

2.1. Antecedentes de la Tesis

Las investigaciones hechas sobre los sistemas de informacin documental y su

aplicacin en las organizaciones se dan a causa de necesidades presentes para el control de

informacin, como en el caso del pas de Colombia donde se manifiesta un desplazamiento

forzado de personas debido al terrorismo, segn Sandra Patricia A. (2009), determina que

debido a la transcendencia del fenmeno basados en el aspecto social, polticos, econmicos

y derecho humanitario muchas organizaciones no gubernamentales, instituciones acadmicas

y entidades estatales e internacionales producen documentacin sobre el fenmeno del

desplazamiento en Colombia; sin embargo, sta no es recopilada eficazmente en un sistema

informtico nico. Ante esta situacin es notorio la necesidad de poder tener un control de

la informacin producida durante todo en el tiempo de inicio de estas instituciones debido a

la importancia de la informacin, los resultados de esta investigacin obtenidos fueron dos

productos: uno, la ontologa que constituye la estructura o base conceptual del dominio y

por otro lado el sistema de informacin, ste ltimo permite la bsquedas semnticas sobre

el dominio y la navegacin a travs de conceptos y sus relaciones, facilitando al mismo

tiempo a los usuarios a encontrar nuevos conceptos.

Para tener una mejor organizacin de la informacin los sistemas de informacin

documental satisfacen esa necesidad en las organizaciones.

Anysley C.(2012), realizo una investigacin enfocndose desde la estructura del

sistema de gestin documental, el problema que el encuentra es que el escenario actual

reclama de una adecuada planificacin, coordinacin y control de la informacin dentro del

Grupo Empresarial Empresa Constructora de Obras de Arquitectura e Industria se bas en

normativas y modificaciones que afectan al diseo. Los resultados alcanzados por ste se

hicieron por medio de dos pruebas de funcionamiento y de usuarios para la validacin de los

14
resultados se utiliz el mtodo de consulta a expertos. Se concluy con la factibilidad de la

investigacin y las potencialidades que presenta para las organizaciones.

Tener en cuenta las normativas generales del pas contribuir a la construccin de una

base legal slida para nuestro sistema de informacin, la anterior investigacin tambin

ofrece una estructura de propuesta de diseo la cual tendremos que considerar en el anlisis y

diseo del sistema de informacin.

La implementacin de los sistemas de informacin documental no est sujeta a un

tipo de organizacin sino, como lo manifiesta Magdalena R. (2009), en su investigacin en la

gestin documental en los procesos estratgicos de mejora; Un agente de oportunidad en una

institucin pblica de educacin superior: Caso del CIDE.

La necesidad de la investigacin parte por una insatisfaccin de la comunidad

acadmica, estudiantil y administrativa con respecto a los servicios de credencializacin

(Asuntos Escolares. DAE) y de admisin (Oficina de Promocin y Admisin. OPA), los datos

recopilados fueron de encuestas realizadas aos anteriores de comunidad acadmica,

estudiantil y administrativa pertenecientes al CIDE. Uno de los primeros resultados obtenidos

del trabajo realizado fue con respecto a los expediente acadmicos, el cual sigue la normativa

establecida por los elementos emanados de la ley como tambin se estableci un esquema de

requisitos documentales para los aspirantes y alumnos. En las conclusiones se detalla la

posibilidad de ofrecer una gestin de la calidad de los servicios educativos, asimismo, la

posibilidad de generar una mayor comunicacin entre reas, mejor toma de decisiones y una

puntual y expedita rendicin de cuentas.

La formacin y las tecnologas de informacin son piezas fundamentales para que la

informacin sea un factor crtico en el incremento de productividad, eficacia y eficiencia

organizacional, (Magdalena R. , 2009).

15
 2.2. Bases Tericas Cientficas

2.2.1. Teora de la Gestin de Documentos

Desde la antigedad, los documentos son considerados una especie de objeto portador

de informacin con una base textual, registrados en libros, manuscritos, diarios, revistas y

otros. A partir de la segunda revolucin industrial se producen mltiples formas informativas

y cambia la concepcin del documento como informacin fijada solo en impresos,

conceptualizada, enseada y aprendida.

Segn Anysley C. (2012), basado en MOREIRO J. A. (1998), quien a su vez basado

en las teoras de OTLET, P. refere que, todo documento es toda fuente de informacin

fsica que comunica inscripciones, imgenes, sonido, texto, objetos con indicios de

intervencin humana, creaciones artsticas, e incluso materiales naturales. En su Tratado

de Documentacin publicado en 1934, result signifcativa la percepcin sobre las

diferencias entre el libro y el documento; consider imprescindible el procesamiento de

nuevos formatos (fotografa, diapositivas, fotocopias, pelculas de cine y programas de radio).

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en

el ejercicio de sus funciones por personas fsicas y jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo

con unas caractersticas de tipo material o forma.

El documento de archivo es tratado desde dos concepciones diferentes: el record y el

archive, que al traducirse al espaol se representan por los trminos de registro y

documento de archivo. En los primeros se incluyen todos los documentos generados por

entidades pblicas o privadas, corporativas o individuales, destinados a dejar constancia y dar

fe de la accin de esas entidades, en virtud de sus obligaciones legales o por la de trmites

administrativos o de cualquier otra ndole, documentos que son preservados por sus

poseedores, como evidencia o testimonio de tales actuaciones.

16
 Los segundos son, de los documentos anteriores, los que ameritan preservacin

permanente con fnes de investigacin y son depositados en instituciones archivsticas,

debido a los valores secundarios que se les reconoce (presentan valor primario cuando fungen

como evidencia o testimonio para acciones administrativas o legales de sus propietarios y

valor secundario cuando la evidencia o testimonio se emplea en investigaciones de carcter

histrico o de otra ndole).

Esta divisin de carcter ms pragmtico que cientfco, est determinada por el lugar

de conservacin y el uso de los documentos y no por las explicaciones cientfcas de las

esencias, manifestaciones fenomnicas, evolucin gentico histrica, leyes y regularidades

propias del fenmeno archivstico; es evidente que se produce desde el punto de vista

cientfico una interrelacin de disciplinas.

Por otro lado algunos autores identifican la gestin o administracin de documentos con el

ciclo vital de la documentacin, o lo que es lo mismo, con aquellas fases por las que pasa un

documento desde que se inicia o nace en la entidad de origen, hasta que se determina su

incorporacin en el archivo de conservacin permanente en su desecho final, debe ser a partir

de las particularidades de los documentos en cada una de sus fases que se establecen los

programas de gestin documental.

Segn Mabel A. (1996), el ciclo de vida de un documento comercial consta de cinco

etapas:

Creacin y Recibo
Archivo y Proteccin
Utilizacin
Remisin o Transferencia
Eliminacin

2.2.1.1. Creacin y Recibo

El nmero de documentos que se utiliza diariamente dentro de una empresa es

impresionante. Por ejemplo, una firma comercial crea cientos de documentos al da: cartas,

17
 avisos para publicidad, estados de cuenta, rdenes de compra, cheques, comprobantes de

recibos y as sucesivamente. La misma empresa recibe tal vez diariamente cientos de

documentos: solicitudes de crdito, facturas, cartas de pedido, informes de crdito, listas de

precios, catlogos y otros. Miles de horas-hombre se invierten en el manejo de los documento

y sin stos el negocio no podr funcionar. La mayor parte de los documentos se conservan en

sistemas de archivo de tal manera que pueden ser consultados cuando se necesiten.

2.2.1.2. Archivo y Proteccin

Cuando se decide conservar documentos se deben tomar las medidas necesarias para

guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida til. Cualquier documento que se

retenga debe ser guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se

necesite, al tiempo que ste siempre debidamente protegido.

2.2.1.3. Utilizacin

Los documentos se guardan por un motivo principal: para ser consultado. Slo

aquellos documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo

empleado para guardarlos. Para saber qu documentos sern utilizados de nuevo y cules no,

se necesita conocer la organizacin, sus fines, actividades, la legislacin existente en cuanto a

conservacin de documentos y tener conocimientos amplios en cuanto a archivstica.

2.2.1.4. Remisin y Transferencia

A medida que los documentos no se utilizan con tanta frecuencia, es decir, cuando se

consultan ocasionalmente, deben ser sacados de los archivos. Adems de ocupas espacio en

oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de

los archivos de gestin. Por esta razn los documentos de poco empleo se deben extraer

peridicamente y se deben colocar en archivos inactivos o que no se utilizan con tanta

frecuencia mediante un sistema de remisin o traslado de documentos. Los archivos de

documentacin transferida guardan el orden y disposicin delos archivos de documentacin

18
 transferida guardan el orden y disposicin de los archivos regulares, excepto que los

recipientes utilizados para conservarlos son generalmente cajas de cartn y se colocan en

anaqueles ubicados en sitios menos accesible, como stanos especiales de depsito.

2.2.1.5. Eliminacin

La ltima etapa en el ciclo de manejo de los documentos es su eliminacin. Es regla

general que todos los documentos que dejan de ser tiles deben ser destruidos, de acuerdo

con la administracin de cada empresa, segn el giro al que pertenecen y regidos, en algunos

casos por las normas determinadas en la ley.

En la norma ISO 15489:1-2006 se declara que la gestin de documentos de archivo,

ofrece amplios beneficios, ya que reglamenta las prcticas efectuadas, tanto por los

responsables de su gestin como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el

ejercicio de sus actividades.

En una organizacin la gestin de documentos de archivo permite:

Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.

Prestar servicios de modo coherente y equitativo.
Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones aun nivel

directivo.
Proporcionar coherencia, continuidad, productividad de la gestin y la administracin.
Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades

archivsticas, de auditora y supervisin.

Proteger los intereses de la organizacin, los derechos de los empleados, clientes y

partes interesadas presentes y futuras.

Apoyar y documentar las actividades de investigacin y los resultados, as como la

investigacin histrica.
Proporcionar evidencias acerca de actividades personales, culturales y de las

organizaciones.
Establecer una identidad personal y cultural de la organizacin.
Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.

19
 Un sistema de gestin de documentos de archivo se convierte en una fuente de

informacin sobre las actividades de la organizacin, que puede servir de apoyo a posteriores

actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asuncin de responsabilidades

frente a las partes interesadas, presentes y futuras; el desarrollo alcanzado por las TIC

posibilita y asegura el xito para conseguir tales beneficios.

2.2.2. La gestin electrnica de documentos

Con la paulatina incorporacin de las TIC a los procesos de produccin y gestin,

muchas empresas e instituciones han modificado sustancialmente los modos y maneras de

trabajo. Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones en los actuales servicios de

informacin y documentacin y en los profesionales encargados de gestionar el

conocimiento.

Se considera que la informacin interna y externa, es un elemento estratgico dentro

de las organizaciones que aporta competitividad para las mismas. Las diversas formas de los

documentos electrnicos, tipologas y adecuacin de las actuales herramientas informticas

para la gestin integral de la documentacin circulante, son factores esenciales para analizar

detenidamente por parte de los servicios de informacin y documentacin de toda institucin

a la hora del diseo de un sistema de gestin electrnica de documentos; estas ideas cobran

una especial importancia en nuestros das.

El valor actual del documento dentro de las organizaciones viene derivado de las

caractersticas que determinan a los actuales documentos electrnicos, entre las que se

destacan:

Combinacin de diferentes unidades de informacin (texto, sonido, imgenes y

videos)

Legibles por mquinas y no por personas

Puede cambiar de soporte con el tiempo

20
 Establece relaciones con otros documentos

Puede ser modifcado y reproducido con facilidad

Admite mltiples formatos de lectura, estructurales y estticos

Se trata de una tecnologa relativamente reciente cuyo grado de implantacin en

nuestro pas es escaso, ha revolucionado el concepto de gestin documental dentro de las

organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestin documental con el

nombre de Sistema de Gestin Corporativa de la Informacin.

La mayor parte de los productos de GED son una evolucin lgica de los tradicionales

sistemas de gestin documental, a los que se les ha aadido nuevas funcionalidades,

integrando otras tecnologas informticas ya existentes en el mundo empresarial, para dar

respuesta global a las necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones. Tal

integracin hace de estos productos herramientas potentes para la gestin electrnica de la

documentacin, orientada principalmente a grandes entidades con estructuras organizativas y

funcionales complejas.

2.2.3. Sistemas de Informacin en las Organizaciones

La gestin de documentos en las organizaciones empresariales est dirigida hacia el

desarrollo de un conjunto de mejoras imprescindibles, para la administracin y control de la

documentacin, pues la mayora de las empresas necesitan acceder y consultar de forma

frecuente la informacin archivada en el desarrollo de los procesos que realizan.

El diseo e implantacin de sistemas de gestin de documentos de archivo, se

convierte de hecho en una solucin exitosa que aumenta la cultura informacional en las

personas, mejora el desempeo de las funciones de la organizacin y sus procesos

documentales, a partir de cambios estructurales y tecnolgicos que infuyen en el incremento

de la efciencia. Se coincide con Anysley C. (2012), que a su vez comparte la opinin de

Alberch R. (2001), al plantear que la propuesta de un sistema de gestin integral de

21
documentos, precisa de la formulacin de una nueva cultura administrativa y gerencial, que

asuma con seriedad las ventajas y los costes de la organizacin.

Los Sistemas de Gestin de la Documentacin, permiten el control, produccin,

circulacin, almacenamiento y recuperacin de cualquier tipo de informacin. Entre sus

caractersticas principales se encuentran:

Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gestin de la

informacin dentro de las organizaciones.

Tienen un carcter abierto y dinmico, han evolucionado junto a la trayectoria de la

organizacin.

Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos.

Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la

organizacin.

Una muestra fehaciente son los software de gestin documental, los cuales

constituyen programas de ordenador, creados para la gestin de grandes cantidades de

documentos, que rastrean y almacenan documentos electrnicos o imgenes a partir de

documentos en papel; se trata de una tecnologa relativamente reciente, que ha revolucionado

el concepto de gestin documental dentro de las organizaciones.

A partir de revisiones bibliogrfcas realizadas sobre el tema, se ha podido constatar la

variada existencia de aplicaciones relacionadas con los sistemas de gestin documental en el

mercado, entre las cuales se pueden mencionar:

Google Sites es una aplicacin online gratuita que permite la creacin de pginas web

o una intranet, la cual presenta una serie de mecanismos colaborativos facilitando en cierta

medida una buena gestin de documentos. Sin embargo, esta herramienta presenta diversas

restricciones con respecto a la gestin de accesos de los documentos, ya que no llega a

administrar correctamente el control de acceso en diversos niveles como lo requiere el Grupo;

22
adems no se cuenta con algn mecanismo que controle la difusin segura de documentos

privados, con lo que los miembros pueden descargarlos y difundirlos sin ningn control.

Otra posible solucin es contar con un sistema gestor de contenidos (CMS)

configurable, el cual es aquel creado por empresas a manera de software empaquetado, el

cual puede ser configurado segn las necesidades del usuario, adems de contar con mltiples

funcionalidades y permitir incluso a desarrolladores implementar nuevas tareas o funciones

extras. Los CMS configurables tienen por lo general un costo por su adquisicin y

mantenimiento, y los que son de cdigo libre tienen por lo general poco soporte tcnico.

Entre los CMS que tienen entre sus caractersticas o funcionalidades la gestin documentos,

se tienen:

Alfresco: Es una de las plataformas ms completas enfocadas a la colaboracin

empresarial, y es considerada una herramienta de ltima generacin, permite a las

organizaciones crear rpidamente y mantener de manera eficaz intranet y extranet

dinmicos, lo que permite un ciclo de desarrollo web ms corta, proporcionando un

alto rendimiento de la inversin, (Shariff, 2010).

Nuxeo: Es una plataforma tambin enfocada a la colaboracin empresarial y ofrece

una solucin integrada de gestin de documentos, gestin de activos digitales, etc.

Brinda una mayor flexibilidad, con lo que las aplicaciones de gestin de contenidos

respondern en cierta manera a las necesidades de los interesados, (Nuxeo, 2013).

OwnCloud: Es una herramienta open-source para sincronizar y compartir archivos,

tiene una versin libre soportada por una comunidad y una versin para empresas la

cual es de pago. Esta herramienta provee una manera segura y confiable para la

sincronizacin de archivos en servidores que se tengan a disposicin, (OwnCloud,

2013).

23
 A pesar de que los sistemas gestores de contenidos, mencionados en puntos anteriores,

pueden ofrecer buenas alternativas de solucin para la problemtica planteada, un sistema

hecho a medida de las necesidades es la mejor opcin en este caso, una gestin documental

especializada, con respecto a la administracin de grupos, fichas de resumen, lista de

publicaciones y perfiles.

Los sistemas gestores de contenidos configurables tienen por defecto un sistema de

bsqueda bsico y hasta avanzado en algunos casos, cuyo cdigo fuente no puede ser

modificado. Con un sistema hecho a medida se podr implementar diversos mecanismos de

bsqueda de acuerdo a las necesidades del usuario.

Del mismo modo, las dems funcionalidades que se necesitan, tales como referencias

de tipos de documentos a un slo archivo comn o el generar un enlace para acceso a ciertos

archivos para un usuario o grupo de usuarios especficos, no son soportadas por los gestores

de contenidos que se mencionaron.

3. CONTENIDO TENTATIVO DE LA TESIS

I. MODELADO DE PROCESOS EN LA GESTIN DOCUMENTARIA DE

LA UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZNICA DE MADRE DE DIOS

i. Identificacin de Roles en la Organizacin
ii. Identificacin de los procesos
iii. Mapa de Procesos
iv. Discusiones

II. MDULO DE ADMINISTRACIN DE USUARIOS DE TRABAJO PARA

LA GESTIN DE DOCUMENTOS

i. Identificacin de requisitos
ii. Actores del Sistema
iii. Diagrama de Casos de Uso
iv. Especificacin de Casos de Uso
v. Matriz de Trazabilidad
vi. Bases de Datos
vii. Diseo de Arquitectura
viii. Diagrama de Componentes
ix. Diagrama de Despliegue
x. Discusiones

24
III. MDULO DE GESTIN DE PUBLICACIONES

i. Identificacin de requisitos

ii. Diagrama de Casos de Uso

iii. Especificacin de Casos de Uso
iv. Matriz de Trazabilidad
v. Base de Datos
vi. Diseo de Arquitectura
vii. Discusiones

IV. MDULO DE BSQUEDA BSICA, AVANZADA

i. Identificacin de requisitos
ii. Diagrama de Casos de Uso
iii. Especificacin de Casos de Uso
iv. Matriz de Trazabilidad
v. Base de Datos

vi. Diseo de Arquitectura

vii. Discusiones

25
4. PLAN DE ACTIVIDADES

CRONOGRAMA DE JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE

ACTIVIDADES

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 1 1 1 1 1 19 20

1. Planteamiento del problema, 3 4 5 6 7 8

objetivos y justificacin

2. Construccin del marco terico

3. Formulacin de hiptesis y marco

metodolgico

4. Elaboracin y prueba de

instrumentos

5. Recoleccin de datos

6. Tratamiento de los datos

7. Anlisis de resultados y

contrastacin de hiptesis

8. Formulacin de conclusiones y

26
 recomendaciones

9. Redaccin del Informe

10. Presentacin del Informe

27
 5. RECURSOS Y PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIN

5.1. Recursos Humanos

Investigador:

Angel Herrera Sara

sistemsara@hotmail.com

Asesor:

Mg. Danny Dorian Isuiza Perez

5.2. Recursos Materiales

Materiales de Oficina:
Una computadora de escritorio y una laptop
Un servidor
Una impresora
Dos millares de hoja bond A4
Una decena de Bolgrafos negros y azules
Una decena de cuadernos de apuntes
Tres archivadores
Una decena de folder manila
Materiales de Laboratorio:
Lenguaje de Programacin PHP vr 5.5
Gestor de Base de Datos MySql vr 5.5
WampServer vr 4.8
Cascade Style Sheet 3
Html vr 5
Javascript
Mysql workbench vr 4.3
Otros:
Una Motocicleta

5.3. Presupuesto

DESCRIPCIN CANTIDAD P. UNIT (S/.) TOTAL (S/.)

Computadora de escritorio 1 1 600.00 1 600.00
Laptop 1 2 400.00 2 400.00
Servidor 1 ---------- ----------
Impresora 1 230.00 230.00
Hoja Bond A4 2 000 0.03 60.00
Bolgrafo Azul 10 0.50 5.00
Bolgrafo Negro 10 0.50 5.00
Cuaderno de apuntes 10 1.50 10.00

28
 Archivador 3 4.00 12.00
Folder Manila 10 0.50 5.00
Motocicleta 1 ---------- ----------
TOTAL 4 327.00
Cabe mencionar que las herramientas de desarrollo del software que se utilizarn son

open source, con lo que se no tendrn gastos financieros, y con respecto a la necesidad de uso

de servidores, se usarn los que la Universidad proporcione.

5.4. Servicios

DESCRIPCIN CANTIDAD P. UNIT (S/.) TOTAL (S/.)

Internet 540h 1.00 540.00
Luz 350kwh 0.2955 153.42
Transporte ------- ---------- ----------
Fotocopias -------- ---------- ----------
Telfono Global 50.00 50.00
Otros Global 200.00 200.00
TOTAL 943.42

29
6. REFERENCIAS

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de la empresa digital. Octava Edicin. Mxico: PEARSON Educacin.

Alvarado Aguirre, Mabel (2007) Administracin de la informacin. Primera edicin. Costa

Rica, EUNED. Recuperado de

http://books.google.es/books?id=ey1cZqQ_b8cC&printsec=frontcover&

hl=es#v=onepage&q&f=false

ISO 30300, International Organization for Standardization (2011) Information and

documentation -Management systems for records- Fundamentals and vocabulary.

NUXEO (2013) Portal de Nuxeo Content Management. Recuperado de

http://www.nuxeo.com/en

OWNCLOUD (2013) Portal de OwnCloud. Recuperado de

http://owncloud.org/

Wiggins, Bob (2012) Effective Document and Data Management: Unlocking Corporate

Content. Tercera edicin.

Garca Morales, Elisa (2013) Gestin de documentos en la e-administracin. Primera

edicin. Barcelona: UOC.

Oficina Nacional de Gobierno Electrnica e Informtica (2009), Consultora del Estudio de

Factibilidad del Sistema Peruano de Documento Electrnico. Recuperado de

http://www.ongei.gob.pe/pdf/e_Document_System.pdf

Oficina Nacional de Gobierno Electrnica e Informtica (2009), Digitalizacin y Gestin

Documental. Recuperado de

http://www.ongei.gob.pe/eventos/Programas_docu/69/Programa_603.pdf

30
Universidad Nacional Amaznica de Madre de Dios (2014), Portal de la UNAMAD.

Recuperado de

http://portada.unamad.edu.pe/universidad/resena-historica

Diario Don Jaque (2013), Resea histrica de la Universidad Nacional Amaznica de Madre

de Dios. Recuperado de

http://www.donjaque.com/?p=12692

Garnet Group (2009), Portal Grupo Garnet. Recuperado de

http://www.gartner.com/technology/home.jsp

Cooper & Lybrand (1998), Recuperado de

http://www.icaew.com/en/library/historical-resources/accountancy-practices/whats-in-a-

name/coopers-and-lybrand

Alberch, Ramn. (2001). Los sistemas de gestin de documentos como aliados de las

polticas de eficiencia y rentabilidad en los ayuntamientos. Gestin del Patrimonio

Local: El Patrimnio Documental. Recuperado de

www.bcn.es/arxiu/publicaciones/castella/publicaciones.htm

Revah Lacouture, Magdalena (2009), la gestin documental en procesos estratgicos de

mejora; un agente de oportunidad en una institucin pblica de educacin superior: el

caso del CIDE.Universidad de Murcia. Espinardo, Espaa. Recuperado de

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=63511932012

Arenas Grisales, Sandra Patricia; Tangarife Patio, Ana Mara; Martnez Mrquez, Wilmar

Arley; Bornacelly Castro, Jaime Alberto. Sistema de informacin documental sobre

desplazamiento forzado en Colombia basado en ontologas. Universidad de Antioquia

Medelln. Colombia.

31
7. ANEXOS

INSTRUMENTO N1

INSTRUCCIONES:

La presente prueba prctica es parte de un proyecto de investigacin que busca obtener

informacin sobre el SISTEMA DE INFORMACIN de la Universidad Nacional
Amaznica de Madre de Dios.

Da: Hora:

Lugar:

DIMENSIN N 01
N ITEMS APRECIACIN

1 Modelado de los casos de uso del negocio Correcto Incorrecto

2 Modelado de los casos de uso incluye todos los Completo Incompleto

escenarios del negocio

3 Diseo de las clases Correcto Incorrecto

4 Diseo de las clases incluye todas las entidades Completo Incompleto

del negocio

5 Diseo de la base de datos Correcto Incorrecto

6 Diseo de la base de datos contiene todas las Completo Incompleto

32
 entidades

7 Diseo de las clases Correcto Incorrecto

8 Diseo de las clases incluye todas las entidades Completo Incompleto

del negocio

DIMENSIN N 02
N ITEMS APRECIACIN

9 Cumple su propsito la operacin de consulta Correcto Incorrecto

10 Se realiza la operacin de consulta Adecuado Inadecuado

11 Tiempo de ejecucin de la operacin de consulta Rpido Retardado

12 Cumple su propsito la operacin de Correcto Incorrecto

modificacin

13 Se realiza la operacin de modificacin Adecuado Inadecuado

14 Tiempo de ejecucin de la operacin de Rpido Retardado

modificacin

15 Cumple su propsito la operacin de eliminacin Correcto Incorrecto

16 Se realiza la operacin de eliminacin Adecuado Inadecuado

17 Tiempo de ejecucin de la operacin de Rpido Retardado

33
 eliminacin

18 Cumple su propsito la operacin de creacin Correcto Incorrecto

19 Se realiza la operacin de creacin Adecuado Inadecuado

20 Tiempo de ejecucin de la operacin de Rpido Retardado

eliminacin

21 Cumple su propsito la asignacin de Correcto Incorrecto

atribuciones al usuario

22 Se realiza la asignacin de atribuciones del Adecuado Inadecuado

usuario

DIMENSIN N 03
23 Cumple su propsito la organizacin de archivos Correcto Incorrecto

24 Se realiza l registro de archivos Adecuado Inadecuado

25 Tiempo de registro de archivos Rpido Retardado

26 Cumple su propsito el almacenamientos de Correcto Incorrecto

archivos

27 Se realiza el almacenamiento de archivos Adecuado Inadecuado

28 Tiempo de almacenamiento de archivos Rpido Retardado

34
29 Cumple su propsito la distribucin de archivos Correcto Incorrecto

30 Se realiza la distribucin de archivos Adecuado Inadecuado

31 Tiempo de distribucin de archivos Rpido Retardado

DIMENSIN N 04
32 Cumple su propsito la recuperacin de archivos Correcto Incorrecto

33 Se realiza la recuperacin de archivos Adecuado Inadecuado

34 Tiempo de recuperacin de archivos Rpido Retardado

INSTRUMENTO N2

INSTRUCCIONES:

Estimado (a) Trabajador (a)

La presente encuesta es parte de un proyecto de investigacin que busca obtener

informacin sobre el GESTIN DOCUMENTARIA de la Universidad Nacional

Amaznica de Madre de Dios. Responda con la mayor sinceridad y veracidad posible. No

existen respuestas correctas o incorrectas. Utilice el tiempo necesario. El Instrumento tiene

35
carcter annimo e individual. Coloque una (X) en el recuadro que usted considere, de

acuerdo al siguiente enunciado:

1. Nunca

2. Casi nunca

3. A veces

4. Casi siempre

5. Siempre

DIMENSIN N 01
N
AFIRMACIONES 1 2 3 4 5

Los documentos creados se encuentran bien estructurados
1

2 Los documentos se crean en pertinencia a las solicitudes por las otras

oficinas de la institucin
3 Los documentos se crean respetando un formato estndar
4 Toma mucho tiempo la creacin de documentos
5 Se envan a tiempo los documentos anteriormente creados

DIMENSIN N 02
Los documentos que se reciben presentan una informacin clara y
6 objetiva.

7 Toma mucho tiempo la recepcin de documentos

8 Tiene donde almacenar los documentos a recepcionar
9 Las dependencias encargadas tramitan los documentos de manera
oportuna y dinmica

DIMENSIN N 03

36
 Es fcil localizar los documentos
10

11 Toma mucho tiempo localizar los documentos

12 Existe inconvenientes para localizar los documentos
13 Los documentos clasificados estn seguros
14 Se da cumplimiento a las normas de seguridad para los
documentos
15 Tiene acceso a todos los documentos de su inters

DIMENSIN N 04
Se conoce la estructura de la organizacin.
16

17 Se conocen la misin, visin de la organizacin.

18 Se conocen los objetivos de la organizacin.
19 Se da cumplimiento a la legislacin vigente sobre la
conservacin de archivos.

DIMENSIN N 05
Es frecuente el uso de un documento
20

21 Mantiene los documentos recepcionados por mucho

tiempo en su dependencia
22 Accede oportunamente a los documentos que necesita

DIMENSIN N 06
Enva oportunamente los archivos no tiles al archivo central
23

24 Conserva archivos no tiles en su dependencia

25 Se da cumplimiento a las normas y leyes sobre los archivos que
perdieron su utilidad

37