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1. GENERALIDADES:
1.1. Aspectos Tericos
1.2. conos de la Herramienta S.I.G.E.S.P.
1.3. Flujograma del Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios
1.4. Servicio de Mensajera
1.5. Cambio de Contrasea
1.6. Definiciones Contables
2. INICIO:
2.1. Iniciar sesin
3. MDULOS AUXILIARES:
3.1. Crear Proveedor
3.2. Crear Beneficiario
3.3. Crear Cheques
3.4. Nmina
4. MDULOS DE GESTIN:
4.1. Solicitud de Ejecucin Presupuestaria (S.E.P.)
4.2. rdenes de Compras y Servicios
4.3. Cuentas por Pagar
4.4. Caja y Banco
4.5. Registro de P.U.B
4.6. Caja Chica
5. MDULOS DE REPORTES:
5.1. Control de Ingresos
5.2. Seguimiento de Pago
6. PREGUNTAS FRECUENTES:
6.1. Cmo eliminar una S.E.P.?
6.2. Cmo reversar una S.E.P.?
6.3. Cmo editar una S.E.P?
6.4. Cmo reversar un Anlisis de Cotizaciones?
6.5. Cmo editar la aprobacin de un Anlisis de Cotizaciones?
6.6. Cmo reversar una Orden de Compra?
6.7. Cmo editar una Orden de Compra?
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6.8. Cmo reversar una Recepcin de Documentos?
6.9. Cmo editar una Recepcin de Documentos?
6.10. Cmo reversar una Solicitud de Pago?
6.11. Cmo editar una Solicitud de Pago?
6.12. Cmo desprogramar un pago?
6.13. Cmo Editar una programacin de pago?
6.14. Cmo reversar un cheque?
6.15. Cmo anular un cheque?
6.16. Cmo reversar una transferencia bancaria?
6.17. Cmo anular una transferencia bancaria?
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1. GENERALIDADES
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ASPECTOS TERICOS
Qu es S.I.G.E.S.P.?
Est conformado por una serie de mdulos, que gestionan diversas tareas,
proporcionando respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro
presupuestario, patrimonial, contable y administrativo.
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CONOS DE LA HERRAMIENTA SIGESP
Mdulos de Regionales:
Crear SEP (Solicitud de Ejecucin Presupuestaria).
Ordenes de Compras y Servicios.
Cuentas por Pagar.
Caja y Banco.
Nmina.
Crear Beneficiario.
Crear Proveedor.
Cambio de Clave.
Crear Cheques.
Caja Chica.
Seguimiento de Pagos.
Integrador. Volver
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ndice
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SERVICIO
DE
MENSAJERIA
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SERVICIO DE MENSAJERIA
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CAMBIO DE CONTRASEA
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CAMBIO DE CONTRASEA
Este mdulo tiene como objetivo permitir el cambio de clave de ingreso al sistema.
1.- Acceda al Men Principal mdulo Cambio de Contrasea.
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El sistema arrojar el mensaje de xito.
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DEFINICIONES CONTABLES
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CONTABILIDAD PATRIMONIAL
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Registra las operaciones, bien en forma directa o alimentndose a travs de los
mdulos auxiliares. A travs de este mdulo se pueden observar todos los
comprobantes que tengan afectacin presupuestaria con el gasto.
El mdulo fue desarrollado considerando las normas legales que rigen la materia
presupuestaria, establecidas en la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE),
para las instituciones pblicas. De ah que proporciona informacin general,
detallada y oportuna sobre la ejecucin fsica financiera del presupuesto
atendiendo a las normas establecidas tanto en la Ley Orgnica de Administracin
Financiera del Sector Pblico, como en las dems leyes que rigen la materia
administrativa y financiera de las diversas instituciones pblicas. En dicho sistema
se registran las operaciones en forma directa o tambin alimentndose a travs de
los mdulos auxiliares. El sistema est integrado con los mdulos de: contabilidad
general, compras, rdenes de pago, caja y bancos, obras y solicitud de ejecucin
presupuestaria.
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menos, el setenta y cinco por ciento (75%) de su monto. 4. La solicitud de
reposicin de los fondos de caja chica debe acompaarse de los documentos que
se sealan a continuacin: a) Relacin de los gastos realizados. b) Comprobantes
de los pagos efectuados. c) El estado en que se encuentra la caja chica. Depsito
del fondo de caja chica Artculo 71. Cuando las necesidades de manejo de caja
chica as lo requieran, los funcionarios responsables de fondos de cajas chicas
depositarn los fondos en una cuenta bancaria a nombre de la respectiva
dependencia, la cual se abrir previa autorizacin de la Oficina Nacional del
Tesoro.
1. INICIO
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1.- Para ingresar al SIGESP Regional, debe ingresar a la siguiente direccin web:
http://sigespregional.saren.gob.ve
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MDULO
CREAR PROVEEDOR
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PROVEEDORES
Este mdulo tiene como finalidad, llevar un registro de los Proveedores a ser
utilizados durante el proceso de adquisicin de bienes y/o servicios.
2.- Para registrar un proveedor se deben llenar como mnimo los siguientes
campos en la seccin Datos Bsicos del Proveedor: Nombre, Direccin, Tipo
de Empresa, Telfono, Nacionalidad, RIF, Contribuyente, Tipo de Persona,
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3.- Llenar los siguientes campos en la seccin Ubicacin Geogrfica: Pas,
Estado, Municipio, Parroquia.
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MDULO
CREAR CHEQUES
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CREAR CHEQUES ndice
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3.- En caso de que la chequera contenga los cheques enumerados
correlativamente, ingrese en el campo Desde el nmero del primer cheque y en
el campo Hasta el nmero del ltimo cheque, luego pulse la opcin Generar
Cheques.
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5.- Seleccione la opcin Asignar Cheques para agregar a cada cheque el
usuario que los administrar. Pulse el cono Guardar si no desea seguir
agregando cheques. En caso contrario, avance al siguiente paso.
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6.- Si desea seguir agregando ms cheques seleccione la opcin Agregar
Cheques e ingrese el nmero de cheque, luego asigne el usuario segn se
explica en el paso anterior. Al finalizar pulse el cono Guardar.
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4. MDULOS DE GESTIN
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MDULO
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SOLICITUD DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA- SEP
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1.- Seleccione del men principal el Mdulo Crear SEP.
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4.- Haga clic en el cono Buscar del campo Unidad Ejecutora, luego en la
opcin Buscar del Catlogo de Unidades Ejecutoras; ubicada la unidad
ejecutora seleccinela a travs del cdigo; por ltimo describa el detalle de la
compra o servicio de manera detallada en el campo Concepto.
5.- Elija la opcin Agregar Detalle Bienes, luego haga clic en el cono
Buscar del Catlogo de Bienes y Materiales y/o Servicios; seleccione el
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producto o servicio cliqueando el cono Agregar. Se pueden agregar uno o ms
productos o servicios a la vez.
6.- Una vez agregado el producto o servicio ingresar los siguientes datos del
mismo: Cantidad, Modalidad (Solo aplica para productos) y Precio/Unidad.
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7.- Hacer clic en el botn Crear Asiento, como resultado se generan los montos
totales de la compra o servicio. Luego seleccionar el cono Guardar.
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8.1 Procede a tildar en el icono buscar de la Unidad Ejecutora y en el catlogo de
unidades ejecutoras procede a tildar el icono Buscar y tildar el cdigo como
muestra la imagen.
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8.3 Luego en el campo Concepto se deber indicar el detalle como lo indica la
imagen.
8.4 Una vez agregado el concepto proceda hacer clic en Agregar Detalle
Servicios.
8.5 Una vez tildado Agregar Detalle de Servicios, del catlogo de servicios tilde
en el icono buscar y proceda a seleccionar el servicio correspondiente.
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8.6 Luego de tener los dos servicios seleccionados colocamos el monto del
franqueo postal sin I.V.A. y el monto que corresponde al servicio de
correspondencia con el I.V.A.
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El sistema arrojar un mensaje de xito.
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10.- Haga clic en el cono Buscar, una vez ubicada la solicitud seleccinela;
luego cliquee el cono Procesar.
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MDULO
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RDENES DE COMPRA Y SERVICIOS
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3.- Proceda a seleccionar la opcin de Bienes o Servicios.
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5.- Haga clic en la opcin Buscar Solicitud del Catlogo de Solicitudes de
Ejecucin Presupuestaria y elija la solicitud correspondiente cliqueando el cono
Agregar.
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7.- Agregados los tres (3) proveedores cierre la ventana Catlogo de Proveedores
y haga clic en el cono Guardar.
8.- Una vez recibidas las cotizaciones (presupuestos) por parte de los
proveedores, se debe proceder a realizar su registro. Ubquese en la pestaa
Cotizaciones opcin Registro de Cotizacin.
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9.- Seleccione del listado Tipo, la opcin Bienes o Servicios.
10.- Haga clic en el cono Buscar del campo Proveedor, luego haga clic en la
opcin Buscar del Catlogo de Proveedores y seleccione a travs del cono
Agregar el Proveedor al que corresponde la cotizacin que se est registrando.
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11.- Llenar en la seccin Registro de Cotizaciones los campos que correspondan
con la oferta ofrecida por el Proveedor. En el campo Observacin seale las
caractersticas que ofrece el Proveedor sobre el producto (marca, durabilidad,
material, entre otros).
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13.- En la seccin Detalle de Bienes, proceda a ingresar el Precio que ofrece el
Proveedor para el producto o servicio que se est solicitando; haga clic en el cono
Guardar.
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15.- A continuacin haga clic en la opcin Agregar Cotizaciones.
16.- Haga clic en la opcin Buscar del Catlogo de Cotizaciones, una vez
ubicada la cotizacin seleccinela cliqueando el cono Agregar.
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17.- Proceda a realizar los siguientes anlisis indicados en el sistema: Anlisis
de Precios y Anlisis Cualitativo tems.
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19.- Para observar el anlisis, procedemos a tildar Anlisis Cualitativo de
Items y se podr ver el detalle del Anlisis, como se muestra a continuacin.
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El sistema arrojar el mensaje de xito.
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NOTA: Culminado el proceso de rdenes de Compras o Servicios, es
indispensable ingresar al mdulo Integrador para realizar su contabilizacin y as
poder avanzar la solicitud al mdulo siguiente.
24.- Ubique la Orden de Compra a travs del cono Buscar, una vez encontrada
seleccinela y haga clic en el cono Procesar.
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MDULO
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CUENTAS POR PAGAR
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3.- En el campo Tipo de Documento seleccione la opcin Procede Ord. Compra
o SEP. Elija la opcin Proveedor o Beneficiario segn sea el caso, haga clic
en Buscar del Catlogo de Proveedores o Beneficiarios y seleccinelo.
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5.- Luego haga clic en la opcin Agregar Compromisos y seleccione la Orden
de Compra que corresponde al proceso.
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7.- Haga clic en el botn Cerrar Asiento, el sistema automticamente aplicar
las retenciones correspondientes. Si no desea aplicar ms deducciones hacer clic
en el cono Guardar, de lo contrario contine al siguiente paso.
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9.- Seleccione la opcin Proveedor o Beneficiario, posteriormente haga clic en
el cono Buscar del Catlogo; ubique el proveedor o beneficiario; luego ingrese
los datos que se solicitan en el campo.
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NOTA: Culminado el proceso de Cuentas por Pagar, es indispensable ingresar al
mdulo Integrador para realizar su contabilizacin y as poder avanzar la solicitud
al mdulo siguiente.
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13.- Para Generar el Comprobante de las Retenciones Seleccionamos del mdulo
Comprobante de Retenciones la opcin Crear Comprobante, luego tildamos
el tipo de retencin e indicamos el mes como lo muestra la pantalla.
14.- Una vez seleccionada el tipo de retencin con la fecha, se procede a buscar
las retenciones, tildamos la retencin y hacemos clic en el botn procesar.
El sistema arrojar el mensaje de xito.
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15.- Para observar el reporte, seleccionamos el mdulo Reportes luego
hacemos clic en las Retenciones y se indicara el tipo de Retencin que fue
registrado en la recepcin de los documentos.
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17.- Una vez tildado el botn de la Impresora como lo vimos en la imagen
anterior, podremos visualizar el detalle del Comprobante de Retencin.
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MDULO
CAJA Y BANCOS
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CAJA Y BANCOS
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4.- Haga clic en el cono Buscar del campo Banco para ubicar la entidad
bancaria con la que se realizar el pago, una vez encontrada seleccinela a travs
del cdigo.
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5.- A travs del cono Buscar del campo Cuenta seleccione el Nmero de
Cuenta a la cual se le imputar el gasto. Luego ingrese la Fecha Programada
del pago. La fecha programada del pago debe ser la misma fecha que indica
el sistema en el campo Fecha.
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7.- Ubique la pestaa Procesos opciones Pagos /Emisin de Cheques.
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9.- Seleccione la Solicitud Programada previamente.
10.- Elija del Tipo Concepto la opcin Cheque de Gerencia. Seleccione el cono
Buscar del campo Nmero de Cheque, luego la opcin Buscar del Catlogo
de Cheques. Una vez ubicado, seleccinelo y haga clic en el cono Guardar.
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El sistema arrojar el mensaje de xito.
1.- Para realizar el pago por transferencia deber seguir los siguientes pasos:
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NOTA: Culminado el proceso de Caja y Bancos, es indispensable ingresar al
mdulo Integrador para realizar su contabilizacin.
12.- Seleccione del listado Operacin la opcin Cheque, luego haga clic en el
cono Buscar.
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13.- Encontrado el movimiento de banco, seleccinelo y haga clic en el cono
Procesar.
15.- Seleccione del listado Operacin la opcin Nota de Debito, luego haga clic
en el cono Buscar.
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16.- Seleccionamos el Movimiento de Banco por Contabilizar y luego tildamos el
icono Procesar.
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REGISTRO DE P.U.B
Esta opcin tiene como objetivo permitir registrar los ingresos percibidos a diario
por cada trmite.
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3.- Elija del men de opciones Registro de Movimiento de Ingreso, la forma de
pago si es una Nota de Crdito, Depsito, Punto de Venta o Pasarela de Pago.
4.- Haga clic en el cono Buscar del campo Banco, seguidamente elija del
Catlogo de Bancos el banco recaudador.
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5.- Seleccione el cono Buscar del campo Cuenta Bancaria, seguidamente
elija del Catlogo de Cuentas la cuenta de INGRESOS.
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7.- Si el Monto de la P.U.B corresponde al Trmite en su totalidad deber
seguir los siguientes pasos:
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7.3.- Una vez seleccionado el tipo del trmite en el campo Entrada de
Comprobante de Ingreso, debe indicar el monto correspondiente por la P.U.B y
tener en cuenta que el trmite seleccionado sea el mismo que aparece reflejado
en la cuenta y seguidamente marque el visto bueno y haga clic en el icono
Guardar.
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8.2 En el Registro de Movimiento de Ingreso se deber agregar el Servicio del
traslado en caso que lo requiera.
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8.4 Seleccionada la cuenta de ingreso. En la entrada de Comprobante de Ingresos
deber indicar el monto que corresponde al servicio de y oprimir el botn aceptar.
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8.5 Seleccionada la cuenta de Ingreso. En la entrada de Comprobantes de
Ingresos deber indicar el monto que corresponde al servicio de traslado y oprimir
el botn aceptar.
8.6.- Luego que el detalle contable este totalmente cuadrado sin ninguna
diferencia en bolvares se procede a oprimir el botn Guardar.
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9.- En caso de Registrar un Trmite Exento de Pago se deber seguir los
siguientes pasos:
9.2 Luego deber agregar el tipo de trmite que solo tenga la condicin de exento
de pago seleccionando en el buscador el trmite a agregar.
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9.3 Una vez seleccionado el tramite compruebo que sea el correcto verificando
que el monto aparezca en cero (0) y procede a tildar el botn de aceptar.
9.4 Luego que el trmite ya se encuentre agregado se debe tildar el botn Guardar
para finalizar con el proceso.
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NOTA: Al culminar de registrar todos los trmites del da es indispensable
ingresar al mdulo Integrador para realizar su contabilizacin.
2.- Escoja del men de opciones Operacin la opcin Nota Crdito o Depsito
segn el caso, luego haga clic en el cono Buscar.
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3.- Seleccione todos los movimientos para contabilizarlos todos al mismo tiempo y
haga clic en el cono Procesar.
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MDULO
CAJA CHICA
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DEFINICIN DE LA CAJA CHICA:
1.- Ingrese al Men Principal mdulo Caja Chica, como lo muestra la imagen.
2.- Ubicar la pestaa Procesos opcin Definicin de Caja para crear la Caja
Chica.
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4.- Se debern llenar todos los campos solicitados: Cdigo de Caja, Descripcin,
Fecha, y el monto correspondiente de la apertura, y luego tildar el icono
Guardar.
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CAJA CHICA
Solo se podr aperturar una (1) caja chica por Fondo en Anticipo.
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3.-En el campo Cdigo de Caja, haga clic en el cono Buscar, Catlogo Cajas
Chicas presione el botn Buscar, le da clic al cdigo correspondiente.
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5.- Agregue el Concepto por el cual se hizo el movimiento de gasto, haciendo clic
en el cono Buscar del campo Concepto, luego elija la opcin Buscar de
Conceptos de Caja Chica, y tilde el cdigo al cual corresponde.
6.- Ingrese en el campo Monto, el monto del movimiento sin incluir el IVA;
posteriormente llenar los campos de la seccin Datos Adicionales: Cdula
Responsable, Nombre Responsable, Soporte, Justificacin y Observacin
(en caso de aplicar). Acto seguido, haga clic en el cono Guardar. En los casos
donde las facturas posean IVA se deben registrar dos (2) movimientos, uno
(1) por el monto sin incluir el IVA y el segundo (2) por el monto del IVA (para
el caso nmero dos (2) el Concepto a elegir es IVA 12%).
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El sistema arrojar un mensaje de xito. Adicionalmente se podrn seguir
cargando ms movimientos de ser necesario.
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2.- Realice la bsqueda de la Caja Chica, haciendo clic en el cono Buscar del
campo Cdigo de Caja, seguidamente elija la opcin Buscar de la seccin
Cajas Chicas y una vez encontrada seleccinela cliqueando el cdigo.
3.- Indique la unidad ejecutora haciendo clic en el cono Buscar del campo
Unidad Ejecutora, elija la opcin Buscar del Catlogo de Unidades Ejecutoras
y finalmente seleccionar la Unidad Ejecutora cliqueando el cdigo de la misma.
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4.- Seleccione en el campo Tipo de Movimiento la opcin Reposicin y haga clic
en el cono Guardar.
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2.- Elija la pestaa Recepcin de Documentos opcin Registro.
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1.- Ubique la pestaa Solicitud de Pagos opcin Registro.
2.- Escoja del listado la opcin Beneficiario, haga clic en el cono Buscar del
Catlogo de Beneficiarios, ubicado el Beneficiario seleccinelo a travs del
nmero de cdula; una vez seleccionador el Beneficiario correspondiente tilde el
icono Guardar.
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El sistema arrojar el mensaje de xito
2.- Ubique la solicitud de Cuentas por Pagar a travs del cono de Buscar, una
vez encontrada seleccinela y haga clic en el cono Procesar.
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El sistema arrojar el mensaje de xito.
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2.- Acceda a la pestaa Procesos opciones Pagos / Programacin de
Pagos.
4.- Haga clic en el cono Buscar del campo Banco y seleccione del Catlogo de
Bancos a travs del cdigo la Entidad Bancaria con la cual realizar el pago.
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5.- Seleccione el cono Buscar del campo Cuenta e ingrese por medio del
cdigo el nmero de Cuenta a la cual se imputar el gasto. Posteriormente seale
la Fecha Programada de pago. La fecha programada del pago debe ser la
misma fecha que indica el sistema en el campo Fecha.
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El sistema arrojar el mensaje de xito.
2.- Escoja la opcin Beneficiario o Proveedor, haga clic en el cono Buscar del
campo Beneficiario o Proveedor, elija la opcin Buscar del Catlogo de
Programaciones de Pago a Beneficiarios o Proveedores y seleccione el
Beneficiario cliqueando el Nmero de cdula o el Cdigo correspondiente.
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3.- Seleccione la Solicitud de Pago programada de la seccin Solicitudes
Programadas.
4.- Elija el cono Buscar del campo Nmero de Cheque, luego la opcin
Buscar del Catlogo de Cheques. Una vez ubicado el cheque con el cual se
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realizar el pago seleccinelo cliqueando el nmero de cheque, Tipo Concepto
la opcin Cheque de Gerencia y haga clic en el cono Guardar.
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2.- Escoja del Men la opcin Operacin luego la opcin Cheque, y haga clic en
el cono Buscar.
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1.- Para conciliar la Reposicin de Caja Chica realizada, ingrese al Men
Principal, Mdulo Caja Chica y seleccione la pestaa Procesos opcin
Movimiento de Caja.
2.- Haga clic en el cono Buscar del campo Cdigo de Caja, luego en la opcin
Buscar de la seccin Cajas Chicas y seleccione a travs del cdigo la Caja
Chica Correspondiente.
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CONTROL DE INGRESOS
Esta opcin tiene como objetivo permitir consultar los ingresos correspondientes
por los trmites.
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3.- Se procede a llenar la informacin solicitada en la apertura de cuentas dndole
clic en el intervalo de cuentas Desde
8.- Se detalla lo acumulado por cuentas desde las fechas seleccionadas como
control de lo acumulado.
2.- Elija del Men de Opciones el Tipo de Proveedor o Beneficiario segn el caso,
luego haga clic en el cono Buscar.
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ndice
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MDULO
TALENTO HUMANO
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TALENTO HUMANO:
Este mdulo tiene como objetivo llevar un control de la informacin bsica del
personal que labora en la oficina.
2.- Se debern llenar solo los campos necesarios para la Definicin del
Personal y haga clic en el icono Guardar.
4.-Se debern llenar solo los campos necesarios para la Definicin del
Personal y haga clic en el icono Guardar.
9.- Para cambiar el Estatus del Personal deber seleccionar del Mdulo de Talento
Humano Procesos luego Estatus del Personal.
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6.- PREGUNTAS
FRECUENTES
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2.- Haga clic en el cono Buscar, luego en la opcin Buscar del Catlogo de
Solicitudes de Ejecucin Presupuestaria. Una vez ubicada la SEP a eliminar
seleccinela.
9.1 Deber seleccionar del men el mdulo Crear SEP, como se indica a
continuacin:
9.3 Para reversar la SEP, deber indicar la fecha de registro (Desde / Hasta), y
luego seleccionamos el icono Buscar.
2.- Se procede a tildar el icono buscar, y una vez que aparezca la pantalla
Catlogo de Anlisis de Cotizaciones seleccionamos de nuevo el icono Buscar,
como lo muestra la imagen.
2.- Luego haga clic en el cono Buscar para ubicar la solicitud de pago.
1.- Para editar una solicitud de pago en el men Cuentas por Pagar, debemos
seleccionar la opcin Solicitud de Pagos, Registro.
1.2.- Una vez que nos muestre el Movimiento Contabilizado por Reversar,
debemos seleccionar el movimiento y luego tildar el icono Procesar.