Documentos Seminario Gestión Por Procesos en Las Administraciones Públicas

Seminario:
Gestin por procesos en las Administraciones

Pblicas
Ponente: D. Valentn Prez Almarza (Profesor Honorfico del ICCA y

Jefe de Seccin de Organizacin del Ayuntamiento Legans)
Fecha: Mircoles 11 de marzo de 2015

Duracin: 16:00 a 20:00 horas
Macroprocesos, procesos,
procedimientos.
Madrid, 11 de abril de 2015

Valentn Prez Almarza
Concepto de proceso
Secuencia ordenadas y lgica de actividades de transformacin que
A partir de entradas
informaciones
pedidos de clientes
datos de mercado
especificaciones tcnicas, legales...
recursos
maquinaria
recursos humanos
materias primas
consumibles
Alcanza unos resultados

Situacin comn en la actualidad:
Las entidades estn organizadas funcionalmente (funcin/cliente),
orientadas a la especializacin del servicio a prestar y no al usuario
/destinatario del servicio.
Las estrategias de reas compiten con las estrategias de la
organizacin.
Estn definidas las actividades que se desarrollan en la organizacin y
no los procesos de la misma.
La mejora continua se aplica a la actividad
No se conoce el valor aportado por cada actividad a los resultados
finales.

Generacin y despliegue de la estrategia Modelo de gestin
Planificar - Organizar - Ejecutar - Evaluar
IDENTIFICACION
DEFINICION DEFINICIN
DEFINICION PROCESOS
GLOBAL: POLTICAS DE LOS AUTOEVALUACIN
DE LA CRITICOS
MISION, PLANES PROCEDIMIENTOS Y DESPLIEGUE
ESTRATEGIA DE
VISION, OBJETIVOS DE TRABAJO DE LA MEJORA
NEGOCIO
VALORES

Modelo EFQM Calidad total
Agentes facilitadores, Causas Resultados, Efectos

Resultados
Gestin de
en las
Personas
Personas
Resultados Resultados
Liderazgo Estrategia y Procesos
Planificacin en los Claves
Clientes
Cooperacin Resultados
y Recursos en la
Sociedad
Innovacin y Aprendizaje

Criterio 2 Poltica y Estrategia
Las Organizaciones Excelentes implantan su misin y visin

desarrollando una estrategia centrada en sus grupos de inters y en la
que se tiene en cuenta el mercado y sector donde operan. Estas
organizaciones desarrollan y despliegan polticas, planes, objetivos y
procesos para hacer realidad la estrategia.
2d La poltica y estrategia se comunica y despliega mediante un

esquema de procesos clave.

Despliegue de los procesos:
1. La identificacin y definicin de los Macroprocesos alineados a la

poltica y estrategia de la organizacin (Mapa de Macroprocesos).
2. El despliegue de los Macroprocesos definidos desglosndolos en
procesos y describindolos, hasta llegar a la identificacin de los
procedimientos y operaciones que los conforman.
3. La seleccin de las herramientas de medicin, anlisis, mejora,
simplificacin, racionalizacin, rediseo de procesos y procedimientos
administrativos que permitan la implantacin de la estrategia.

Conceptos:
Macroproceso: Agrupacin de procesos de la organizacin.
Proceso: conjunto de actividades interrelacionadas que transforman
elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad
(conjunto de operaciones y tareas).
Instruccin: descripcin pormenorizada de cmo llevar a cabo una
operacin o tarea.
Para establecer adecuadamente las interrelaciones entre procesos es necesario

determinar:
Qu salidas produce cada proceso
Hacia quin van
Qu entradas necesita
De dnde vienen
Qu recursos consume
De dnde proceden

Como disear el Mapa de Macroprocesos?
Procesos estratgicos, clave y de apoyo.
PROCESOS ESTRATGICOS
CLIENTE
CLIENTE
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS DE APOYO

Procesos estratgicos
Son los que proporcionan directrices y lmites de actuacin al resto de

los procesos y que normalmente son realizados por la Direccin
(relacionados con la planificacin estratgica, la revisin,...).
Teniendo en cuenta la estructura de un Sistema de Gestin de la

Calidad basado en la Norma UNE-EN ISO 9000 comprende todas
aquellas actividades relacionadas con:
Responsabilidad de la Direccin
Medicin, anlisis y mejora

Procesos operativos o claves
Son los que generan valor aadido para el cliente. Recogen su cadena
de valor. Estn relacionados con el desarrollo y produccin de
productos o servicios, Son los que dan sentido a la misin de la
organizacin.

La prestacin del servicio

Procesos de apoyo
Son los que proporcionan recursos para realizar los procesos
operativos. Se pueden distinguir dos grandes tipos:
Procesos de apoyo tecnolgico:
Relacionados con el desarrollo de sistemas y equipos, con la
innovacin tecnolgica, mantenimiento...
Procesos de apoyo administrativo:
Relacionados con la gestin econmico - financiera, formacin,... Son
prestados por departamentos staff: RRHH, Informtica, Financiero ,
Calidad, ....
La gestin de recursos

J.R.Zaratiegui La gestin por procesos: su papel e importancia en la empresa

Ejemplo de mapa de macroprocesos
Estratgicos
Planificacin Investigacin
I+D Revisin anual
estratgica mercado
Operativos
Planificacin
Pedidos Triturado Troquelado Secado Almacen Transporte
produccin
Compras mat.
primas
De apoyo
Sistema de
Mantenimiento Seleccin Formacin
Informacin
CLIENTE

Mapa de Macroprocesos en lnea con la norma ISO 9001
PROCESOS DE PLANIFICACIN
CLIENTE
CLIENTE
PROCESOS DE GESTIN DE RECURSOS
PROCESOS DE REALIZACIN DEL PRODUCTO
PROCESOS DE MEDICIN Y ANLISIS

Tipos de procesos
Procesos de planificacin: Los vinculados al mbito de
responsabilidades de la direccin se encuentran en consonancia con
el captulo 5 de la norma.
Procesos de gestin de recursos: los procesos que permiten
determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios (RRHH,
infraestructuras y ambiente de trabajo), Se encuentran en consonancia
con el captulo 6 de la norma.
Procesos de realizacin del producto: los que permiten llevar a cabo la
produccin y/o prestacin del servicio. Se encuentran en consonancia
con el captulo 7 de la norma.
Procesos de medicin, anlisis y mejora: los procesos que permiten
hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y
establecer acciones de mejora. Se encuentran en consonancia con el
captulo 8 de la norma.

Ejemplo de mapa de macroprocesos
ALUMNOS
Programas F.P.O. Necesidades del Mercado
ADMINISTRACIN
POLTICA
Revisin del Planificacin Detecin de necesidades y
sistema de la calidad OBJETIVOS expectativas de los alumnos
Comunicacin Compras Publicidad Gestin Control de Gestin Comunicacin Gestin de

clientes Infraestructura documentacin formadores Interna Personal
Determinacin Gestin de Planificacin Captacin y Ejcucin acciones Justificacin y

y revisin de solicitudes prestacin del seleccin formativas liquidaciones
requisitos servicio alumnos
Diseo / Elaboracin /
homologacin Gestin de seleccin del
ayudas material didctico
Ejcucin acciones
formativas
AC / AP NC Auditoras internas Medicin satisfaccin clientes
Medicin de la insercin
Anlisis de datos
Medicin de los procesos

Descripcin de los procesos
PROCESO
Descripcin
ACTIVIDADES CARACTERSTICAS
DIAGRAMA DE FICHA DE
PROCESO PROCESO
Qu actividades se realizan? Cmo es el proceso?

Quin realiza las actividades? Cul es su propsito??
Cmo se realizan las actividades? Como se relaciona con el resto?

Propuesta de Mapa de Macroprocesos Legans
MACROPROCESOS ESTRATEGICOS
CIUDADANOS Proporcionan directrices y lmites de actuacin al resto de los procesos;
normalmente son realizados por la Direccin.
Estn relacionados con la planificacin estratgica, la revisin,...
MACROPROCESOS CLAVE
Generan valor aadido para el usuario/ciudadano; recogen la cadena de valor, son los CIUDADANOS
que dan sentido a la misin y estn relacionados con el desarrollo y prestacin de
servicios de la organizacin.
MACROPROCESOS DE SOPORTE
Proporcionan recursos para realizar los procesos operativos.
Estn relacionados con la gestin de la informacin, mantenimiento, formacin,
gestin econmico-financiera, innovacin tecnolgica,...

PLANIFICACIN
EQUIPO DE GOBIERNO Y EVALUACIN Y ANLISIS
MPR-1 TECNOLOGA MPR-3
MPR-2
SERVICIOS
A LA CIUDAD
MPR-5
ATENCION ATENCION
CIUDADANA CIUDADANA
MPR-4 MPR-4
SERVICIOS AL
CIUDADANO
MPR-6
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA REGULACION
RECURSOS GESTIN DE
SERVCIOS AL GESTIN DE INFORMACIN Y NORMATIVA Y
MPR-7
ECONOMICOS Y ALIANZAS Y
AYTO, LAS PERSONAS DEL APOYO
FINANCIEROS PROVEEDORES
MPR-9 MPR-10 CONOCIMIENTO JURIDICO
MPR-8 MPR-11
MPR-12 MPR-13
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
MPR-14

PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANIFICACIN
MPR-2
Administracin electoral
Constitucin de rganos de gobierno municipal

PLANIFICACIN
MPR-2
Elaboracin de planes sectoriales

Elaboracin y modificacin del plan general de ordenacin urbana
Elaboracin de programas de actuacin urbanstica
Elaboracin despliegue y seguimiento del plan de calidad
Elaboracin, despliegue y seguimiento de la previsin presupuestaria
Elaboracin, despliegue y seguimiento de los planes financieros (municipales y
en coordinacin con otras administraciones)
Elaboracin del plan de sistemas
Diseo de planes medioambientales Agenda 21
Legans ciudad digital

PLANIFICACIN
MPR-2
Explotacin de datos estadsticos

Preparacin de estudios (diseo, recogida, anlisis y proceso de datos)
Anlisis cualitativos y cuantitativos de procesos administrativos
Gestin de quejas y sugerencias
Auditorias internas
Medicin de satisfaccin de usuarios
Elaboracin de planes de accin y propuestas de mejora

PROCESOS CLAVE
SERVICIOS
A LA CIUDAD
MPR-5 ATENCION
ATENCION
CIUDADANA CIUDADANA
MPR-4 MPR-4
SERVICIOS AL
CIUDADANO
MPR-6
Desarrollo y seguimiento del plan general de ordenacin urbana

Servicios de trfico
Servicios de transportes
Seguridad vial
Servicios de mantenimiento de la ciudad e infraestructuras
Servicio de salud
Gestin de obras
Gestin de programas medioambientales
Reciclaje de residuos
Gestin de RRSU
Limpieza viaria
Gestin del medioambiente (parques, jardines y mobiliario)
PROCESOS CLAVE
SERVICIOS
A LA CIUDAD
MPR-5 ATENCION
ATENCION
CIUDADANA CIUDADANA
MPR-4 MPR-4
SERVICIOS AL
CIUDADANO
MPR-6
Informacin general y atencin al ciudadano

Gestin de solicitudes y trmites

PROCESOS CLAVE
SERVICIOS
A LA CIUDAD
MPR-5 ATENCION
ATENCION
CIUDADANA CIUDADANA
MPR-4 MPR-4
SERVICIOS AL
CIUDADANO
MPR-6
Servicios deportivos Servicios de formacin para el

empleo
Servicios de educacin
Servicios de promocin econmica
Servicios culturales
Servicio de juventud
Servicio de salud
Servicios sociales
Servicios de consumo (prevencin /
infraccin) Servicios a mayores
Servicio de seguridad ciudadana Servicios a infancia
Proteccin civil Servicios mujer
Extincin de incendios y salvamento
de personas
Polica local
PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
RECURSOS GESTIN DE REGULACION
SERVCIOS AL GESTIN DE LAS INFORMACIN Y
MPR-7
ECONOMICOS Y ALIANZAS Y NORMATIVA Y

AYTO, PERSONAS DEL
FINANCIEROS PROVEEDORES APOYO JURIDICO
MPR-9 MPR-10 CONOCIMIENTO
MPR-8 MPR-1100 MPR-13.
MPR-120
MPR-14
COMUNICACIN
Comunicacin y prensa
Imagen corporativa y diseo grfico
PARTICIPACIN
Apoyo, asesoramiento y promocin de asociaciones
Gestin de subvenciones
Dinamizacin de presupuestos participativos

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Control de ejecucin presupuestaria

Control de gestin econmica
Control de inversiones y seguimiento de proyectos
Gestin de gastos
Tesorera
Gestin de ingresos y recaudacin
Gestin de catastro
Inspeccin fiscal

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Asuntos generales
Gestin de patrimonio e inventario
Administracin de sistemas informticos, desarrollo y mejora de aplicaciones

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Seleccin y contratacin
Formacin
Relaciones laborales
Salud laboral
Comunicacin interna
Administracin de personal

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Cooperacin para el desarrollo

Gestin de proveedores
Gestin de alianzas
Gestin de contratacin
Coordinacin con instituciones

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Mantenimiento de la informacin
Mantenimiento y gestin de bases de datos generales
Sistemas corporativos de apoyo
Redes de comunicaciones
Atencin a usuarios (CAU)
Administracin de sistemas informticos, desarrollo y mejora de aplicaciones
Gestin de archivo (consulta y prstamo de documentos y expedientes)

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Asesoramiento jurdico a la corporacin

Apoyo administrativo y jurdico a las reas
Elaboracin de normativa municipal
Asistencia jurdica, representacin y defensa en juicio
Certificacin de actos y resoluciones (secretara)

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN
PARTICIPACIN
GESTIN DE LA
MPR-7

AYTO, PERSONAS DEL
MPR-120
MPR-14
Gestin y tramitacin de procedimientos administrativos

Informacin incluida en la ficha de procesos
Misin u objeto: Propsito del proceso. Cual es la razn de ser del
proceso? Para que existe? Las respuestas darn idea de los indicadores
y resultados que interesa conocer.
Propietario del proceso: Quien es el responsable de que se obtengan los
resultados? Debe liderar el proceso.
Lmites del proceso: estn marcados por las entradas y salidas, o por los
proveedores y clientes. Refuerza las interrelaciones con otros procesos.
Alcance del proceso: Primera (inicio) y ltima (fin) actividad del proceso.
Da idea de la extensin del mismo.
Variables de control: parmetros (variables) sobre los que el se puede
actuar y que alteran el comportamiento del proceso. Permiten saber
donde actuar para controlar el proceso.
Inspecciones: inspecciones sistemticas que se hacen con el fin de
controlar el proceso. Pueden estar en el proceso o al final del mismo.
Documentos y registros: aquellos vinculados al proceso. En concreto los
que permiten evidenciar la conformidad del proceso y productos con los
requisitos
Recursos: Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo
necesarios y vinculados al proceso.

CAMPOS DE LA FICHA DE MACROPROCESOS
Nombre del Macroproceso

Cdigo de identificacin
Edicin
Fecha de entrada en vigor
Definicin
Alcance
Responsable / es del Macroproceso
Entradas del macroproceso
Proveedores
Salidas del macroproceso
Clientes / usuarios
Actividades
Documentacin aplicable
Indicador
Responsable de medicin
Fuente de datos
Frecuencia de medicin
Objetivo

Macroprocesos y Estructura organizativa
En la medida en que la estrategia, la estructura organizativa y los procesos se
integren, tendremos mayor control sobre el cumplimiento de nuestras polticas, ya
que podremos tener indicadores ligando los procesos a la estrategia y una lnea de
responsabilidad orientada a su supervisin y control.
Para que un indicador sea realmente eficaz, debera situarse en la de interseccin
de estos tres mbitos.
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA ESTRATEGIA
PROCESOS

Mapa de Macroprocesos y cuadro de clasificacin
Pasar de una clasificacin orgnica y por materias a una clasificacin
funcional.
Tradicionalmente la organizacin por procesos y procedimientos se ha
quedaba en los niveles ms bajos del cuadro de clasificacin,
conservndose al menos en el primer nivel (seccin) una estructura
orgnica o como mucho una estructura mixta, en la que aparecen
rganos de la organizacin mezclados con lo que aqu hemos definido
como macroprocesos.
Los procesos crticos de una empresa siempre sern ms estables
que cualquier diseo organizativo.
La incidencia de la administracin electrnica con la necesidad de
implantar sistemas electrnicos de gestin documental que controlen y
clasifiquen los documentos desde su creacin o desde su entrada en
la organizacin, ir ligada a los procedimientos a los que se incorpore,
y por lo tanto a los procesos

Descripcin de procedimientos
administrativos
Madrid, 11 de abril de 2015

Diagramas:
Definicin:
Representacin grfica de un proceso
Finalidad:
Dar informacin de la situacin actual
Servir como soporte para el anlisis
Presentar propuestas
Condiciones:
Claridad
Uniformidad
Eficacia

Diagramas:
Objetivos:
Adecuar organizacin y procedimientos
Optimizar el tiempo de realizacin
Mejorar los documentos emitidos
Proporcionar una visin ilustrativa

Diagramas:
Contenido:
Informacin incorporada y emitida
Documentos generados
Archivos y bases de datos utilizados
Operaciones realizadas
Independencia o no de las operaciones
Personal autorizado para su realizacin
Plazos posibles
Coste del proceso

DIAGRAMA DE PLANUS
Operacin en Espera
Control por
general comparacin
Fin de espera
Duplicacin Documento
de posicin Paso de datos
de 1 a 2
Totalizacin
Creacin de
documento Paso a otros
servicios
Control
Clasificacin Archivo definitivo
Visado o firma
Paso a otra unidad Destruccin Salida del organismo

DIAGRAMA DE LOUIS
3 CADA OPERACIN SE REPRESENTA POR UN CRCULO NUMERADO
OPERACIN REALIZADA SOBRE UN DOCUMENTO NO CIRCULANTE
FIN DE CIRCUITO DE UN DOCUMENTO
PRINCIPIO DE CIRCUITO DE UN DOCUMENTO
PERODO DE ESPERA
N LETRA DE IDENTIFICACIN DE UN DOCUMENTO

DIAGRAMA DE LOUIS
INTERESADO REGISTRO PERSONAL INTERVENCIN ALCALDA SECRETARA DEPOSITARA
1
0 A
2 3
1 A
4 5
2
3 AB
6 7
4
6 AB C
8
7 AB C D
9
8 AB C D
10 11
9 AB C D
12 13 14
10 E F
15 16
11 G
17
12 G
18 19
13
14 FG
20 21
15
DIAGRAMACIN NORMA A.S.M.E.
American Society of Mechanical Engineers
SMBOLOS SIMPLES SMBOLOS COMBINADOS
OPERACIN ORIGEN DE DOCUMENTO
INSPECCIN / VERIFICACIN AUTORIZACIN / DECISIN
DESPLAZAMIENTO / TRANSPORTE ENTREVISTAS
DEPOSITO PROVISIONAL / ESPERA DESTRUCCIN / ARCHIVO DEFINITIVO

CENTRO COSTE
CONTABILIDAD
NMERO DE
RECEPCIN
DE COSTES
COMPRAS
ALMACN
GENERAL
PETICIN
ORDEN
TIPO DE ACTIVIDAD
1 Emitir peticin de compra

2 Enviar a Jefe de Departamento
3 Comprobar por Jefe de Departamento
4 Firmar peticin de compra por Jefe de Departamento
5 Enviar a Costos
6 Comprobar
7 Asignar de acuerdo con el contenido de la peticin de
compras el plan de cuentas, la cuenta contable y
el presupuesto de gastos
8 Firmar
9 Enviar a Compras la peticin de compra
10 Investigar posibles proveedores
11 Realizar peticin de oferta
12 Enviar a posibles proveedores
13 Realizar seguimiento
14 Elegir oferta
15 Realizar pedido de compra
16 Enviar a proveedor elegido e implicados en compra
17 Archivar
18 Realizar seguimiento
19 Informar situacin compra
20 Recibir material
21 Cumplimentar entrada material
22 Enviar entrada del material al Almacn General
23 Recepcionar el materrial
24 Enviar firmada la entrada del material
25 Descargar productos en carpeta de seguimiento
26 Archivar
27 Avisar al peticionario del material
28 Cumplimentar vale de material de cargo directo
29 Entregar vale
30 Retener vale
31 Entregar material
32 Recibir material
33 Firmar recib
34 Enviar a costos vales de cargo directo
35 Imputar en cuenta contable
36 Realizar contabilizacin en base a imputaciones
37 Archivar
AYUDAS INDIVIDUALES A MINUSVLIDOS
ECONMICOS (DIREC.TERRI.)
TESORERA TERRITORIAL DE
INTERVENCIN DELEGADA
(DIRECCIN TERRITORIAL)
(DIRECCIN TERRITORIAL)
NEGOCIADO DE ASUNTOS
SECCIN DE AYUDAS Y
REGIDTRO GENERAL
NMERO DE ORDEN
CENTRO BASE DE
SUBVENCIONES
MINUSVLIDOS
INTERESADO
LA S.S.
TIPO DE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
Se enva dicho documento a la Direccin

Territorial de Servicios Sociales.
Se registra en el libro registro de entradas.
Se enva a la Seccin de Ayudas y

subvenciones.
Una vez completo el expediente, se enva

al Centro Base de Minusvlidos, a travs
de Registro General.
Se registran los expedientes en el Libro

de Registro de Salida.
Se envan los expedientes al Centro Base - Se enviaron los expedientes

de Minusvlidos. en el mes de abril de 1985 y
no se ha recibido ningn
Los tcnicos del Centro Base, tras estudiar informe.
el expediente, emiten informe.
- No efectuan en la mayora
Una Comisin de Valoracin propone las de los casos, reconocimientos
ayudas a conceder, emitiendo un acta. a los minusvlidos.
Los expedientes, as como el acta, son

enviados a la Direccin Territorial.
Se registran en el Libro Registro de Entrada.
Se envan a la Seccin de Ayudas y

Subvenciones.
Se procede a la mecanografa del acta.
Si se ha decidido denegar la solicitud de

ayuda se rellenan los impresos 4 y 5. - El impreso 4, pasa a
engrosar el expediente.
El impreso 4, debidamente cumplimentado,
pasa a Registro de Salida para su - El impreso 5 va firmado por
notificacin al interesado. el Director Territorial.
Se registra en el Libro Registro de Salida.
Se enva la notificacin al Interesado.

Departamento Solicitante
1
2
7,18
6,17 3
Proveedor
Bodega
15
14
13
Almacn
12 9
11 10 5,16

D IA G R A M A C I N N O R M A A .N .S .I.
American National Standars Institute
O p e r a c i n : s e in d ic a r e n s u S u b p r o c e s o e n e l q u e d iv id im o s e l
in t e r io r lo r e a q liz a d o , s o b r e la p r o c e s o , s e in d ic a r e n s u in t e r io r
lin e a s u p e r io r , la u n id a d . e l n o m b re d e l s u b p ro c e s o y e l
S i s e r e a liz a n v a r ia s o p e r a c io n e s n m e ro d e o rd e n q u e o c u p a e n e l
e n la u n id a d , s lo s e in d ic a e l p ro c e s o
n o m b r e e n la p r im e r a
D o c u m e n t o e m it id o : s e in d ic a D is p a r a d o r : in d ic a e l p r in c ip io d e l
e n s u in t e r t io r e l n o m b r e d e l s u b p r o c e s o c u a n d o s e in ic ia d e
d o c u m e n to o f ic io ( d e n t r o d e la o r g a n iz a c i n )
A r c h iv o , lib r o o f ic h e r o : s e N o d o d e d e c is i n o p o s ib ilid a d : s e
in d ic a e n e l in te r io r s u n o m b r e in d ic a e n s u in t e r io r la p r e g u n ta o
p o s ib ilid a d d e o c u r r e n c ia . L a s
r e s p u e s ta s p o s it iv a s s ie m p r e
s e g u ir n la v a s u p e r io r , y la s
n e g a t iv a s la in f e r io r
T e r m in a l: in d ic a e l in ic io o e l f in
d e u n f lu jo . R e p r e s e n ta a la E n la c e d e p g in a
u n id a d o p e r s o n a e x t e r n a a q u e
s e d e s t in a la c o m u n ic a c i n .
E n la c e d e p r o c e s o : c o n e c t a p a r t e s
F in d e r e c o r r id o d e l p r o c e s o le ja n a s d e l d ia g r a m a .
B a s e d e d a t o s e le c t r n ic a N o ta a c la r a t o r ia d e u n a o p e r a c i n :
s e e s c r ib e e n s u in t e r io r
S a lid a / e n tr a d a h a c ia o d e s d e
o tro s p ro c e s o s / / In t e r r u p c i n t e m p o r a l d e l p r o c e s o ,
p la z o o e s p e r a

REPRESENTAREMOS LOS PROCESOS COMO CONJUNTOS DE SUBPROCESOS:
SUBPROCESO SUBPROCESO
I II
SUBPROCESO
IV
SUBPROCESO
III
Y CADA SUBPROCESO DIVIDIDO EN OPERACIONES:
OPERACIN OPERACIN
I II - 1
OPERACIN OPERACIN
III IV
0PERACIN
II - 2

Registro General Unidad de Obras Unidad Admtiva. Secretara
- Registra - Estudia - Anota en libro - Archiva
solicitud documentacin de unidad
Interesado
Archivo de
licencias
Unidad Proyectos Cartografa Topografa Unidad Proyectos

- Estudia - Realiza copia - Anota en libro - Enva plano
Solicita solicitud de plano de actuaciones
Interesado
plano

Registro General Unidad de Obras Unidad Admtiva. Secretara Unidad Admtiva
Copia Solicitud - Registra - Emite informe - Archiva la - Saca la copia - Consulta el - Archiva el
solicitud copia de la del informe del archivo de expediente
Interesado Solicitud
solicitud archivo y la une Solicitudes
al expediente
Informe Copia Solicitud Copia Informe Archivo de Archivo de

licencias Expedientes
Copia Informe
Archivo de Archivo de
Solicitudes Informes
Archivo de
Informes

Subproceso
compra
directa
Contratacin
S
Copia Solicitud - Estudia
solicitud Inferior a
Solicita Solicitud
3000 ? Subproceso
Compra
compra
No menor
S
Inferior a
150.000 ?
No Subproceso
compra
mayor

23
Unidad de Obras
S
Copia Solicitud - Registra Unidad de Obras
S
solicitud Correcta y -Estudia
Interesado Solicitud
- Estudia completa? documentacin Correcta y
documentacin completa?
No
S No
- Requiere
I
documentacin
/10 das/ Presenta?
Copia Acuse No
Requerimiento
Acuse I
Copia
Requerimiento
- Registra
Requerimiento
Requerimiento
Interesado

CONCESIN LICENCIA DE INSTALACIN DE VELADORES
Subprocesos especficos del proceso:
DENEGACIN
S-III
INFORME
SOLICITUD-IV
S-II
CONCESIN
S-IV
REVOCACIN
S-V
Subprocesos generales implicados:
REGISTRO REGISTRO
ENTRADA SALIDA
S-VI S-VII

INFO RME CONCESIN LICENCIA DE INSTALACIN DE VELADORES
S-II
U.A. S.Ciudadana Si - Confeccin

- Comprueba la decreto de DENEG ACI N
existencia de denegacin S-III
antecedentes
negativos en el
E xis ten?
archivo
Decreto de
Si denegacin
No - Solicita informes:
- Confeccin
- Estudia informes decreto de
Archivo de Polica E s concesin
Antecedentes Bomberos / /
alguno condicionada
Urbanismo
negativo?
Bomberos
Si Decreto de
- Estudia las - Emite informe
Solicitud de No concesin
interrupciones
informe - Confeccin de la condicionada
posibles de paso CO NCESI N
liquidacin E l s uelo
a los vehculos de S-IV
salvamento es de
terc eros ?
Informe - Confeccin
Decreto de No decreto de
liquidacin concesin
Tcnicos Urbanismo
- Estudian la - Emite informe
Solicitud de
ubicacin Decreto de
informe
concesin
Informe
Polica
- Consulta - Emite informe
Solicitud de
archivos de
informe
denuncias
Archivo de Informe
denuncias

QUEJAS Y SUGERENCIAS
Presentacin por Presentacin
Pendiente
otros medios por internet
Email Aporta datos

Ciudadano
S Recibe
No
Pasan 30 Recibe email comunicacin Recibe
Contesta?
das? caducidad recepcin contestacin
S
Graba
Comprueba Email/carta
Queja o Pendiente
datos
Sugerencias
Servicio de Falta S Solicita

Atencin al inf ormacin? informacin al Requerido
Ciudadano No Ciudadano
Email
(SAC)
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