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PRESUPUESTOS INTRODUCCIN

INTRODUCCIN
El objetivo de la presente investigacin documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que
constituyen la teora de los presupuestos desde la perspectiva de diferentes autores. Principios conceptos,
trminos y temas que permitirn a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual
como gua.
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirn al lector ir de lo general a lo particular y
dejar en claro toda la conceptualizacin de los presupuestos.

El presente trabajo debe ser agregado a la categora ADMINISTRACIN, CONTABILIDAD Y FINANZAS.


Aqu se tratan algunos conceptos acerca de la Formulacin de presupuestos empresariales. Concepto de
presupuestos empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto, Importancia del
Presupuesto, Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestacin, Motivos del fracaso de la
Presupuestacin, el calendario Presupuestal y algunos trminos y definiciones sobre presupuestos.

QU ES UN PRESUPUESTO?
Segn Burbano y Ortz (2004) un presupuesto es un es la estimacin programada, de manera sistemtica, de
las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
Tambin dice que el presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone
alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para
lograrlos.
Por otra parte, la Asociacin de Educacin Radiofnica de Ecuador (2007) lo define como una plan integrador
y coordinado que expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte
de una empresa para un perodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Pere, N. (2000) sostiene que un presupuesto es un plan detallado en el que figuran explcitas tanto las
previsiones de ingresos como las necesidades de adquisicin y consumo de recursos materiales y financieros
para un determinado perodo de tiempo.
Muoz Amato (1999) seala que es un plan de accin expresado en trminos financieros. Conjunto de
decisiones que van a determinar los propsitos de una empresa y los medios para lograrlos, incluyendo las
disposiciones de los recursos materiales y humanos, las formas de organizacin, los mtodos de trabajo y las
medidas de tiempo, cantidad y calidad.
Por ltimo, Allen y Rachlin (2001) definen el presupuesto como el resultado de un proceso gerencial que
consiste en establecer objetivos, estrategias y elaboracin de planes que forman parte del proceso
de administracin.
Las definiciones anteriores nos permiten aseverar que un presupuesto es un plan que nos permite controlar
los ingresos y gastos de una organizacin para sus metas y objetivos en un perodo determinado de tiempo.

1. Qu es un presupuesto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a
cada centro de responsabilidad de la organizacin.

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para
conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de
finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una estimacin o en conjeturas hechas con fundamento sobre
las necesidades en trminos monetarios para realizar tu trabajo.

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2. Funciones de los presupuestos
1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando
los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las
diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la
organizacin.

3. Importancia de los presupuestos


Los Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas
de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeas empresas

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organizacin.
2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos lmites razonables.
3. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia
lo que verdaderamente se busca.
4. Facilitan que los miembros de la organizacin tomen decisiones financieras acertadas.
5. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado
los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las
compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y
alternativas la importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia
arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que
los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

4. Objetivos de los presupuestos


1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un
periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes
dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

5. Finalidades de los presupuestos


1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma
integral.
2. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.
3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
4. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
5. Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

6. Clasificacin de los presupuestos


Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

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1) Segn la flexibilidad,
2) Segn el periodo de tiempo que cubren,
3) Segn el campo de aplicabilidad de la empresa,
4) Segn el sector en el cual se utilicen.

6.1 Segn la flexibilidad


6.1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.).
Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.

6.1.2 Flexibles o variables


Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias
cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos
adaptativos, pero complicados y costosos.

6.2 Segn el periodo de tiempo


6.2.1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao.
Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
6.2.2. A mediano Plazo. Lograr objetivos dentro del trmino medio entre 1 y 3 aos
6.2.3 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y
grandes empresas, va entre 3 y ms aos.

6.3 Segn el campo de aplicacin en la empresa


6.3.1 De operacin o econmicos

Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al
cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos
se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos.
Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria
para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y
disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto
de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes
de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que
todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

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Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y
coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de
presupuestos".

6.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de
Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorera

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de
realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever
los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto de erogaciones capitalizables

Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes
alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

6.4 Segn el sector de la economa en el cual se utilizan


6.4.1 Presupuestos del Sector Pblico son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se
contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.
6.4.2 Presupuestos del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

8. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN


La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases
de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que
cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
La presupuestacin puede fracasar por diversas razones:
Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener
en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin
y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin.
Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e
impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones
hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.
Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.

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9. CALENDARIO PRESUPUESTAL
Es la agenda en la cual se definen a travs del tiempo la ejecucin y el control (evaluacin) del presupuesto.
Depende del tipo de organizacin y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o
anual.

10. ORGANIZACIN DEL PRESUPUESTO


Toda organizacin al formular sus planes, deber delimitar especficamente las atribuciones y
responsabilidades, para que cada persona sepa cmo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar
los derechos de las dems personas. Un plan orgnico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben
rendir cuentas de cada fase sobre la marcha

11. DEFINICIN DE TERMINOS

OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa. Tres son bsicas:
supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLTICAS: Serie de principios y lneas de accin que guan el comportamiento hacia el futuro.
PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situacin.
PROGRAMA: Cada una de las partes especficas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios
para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, econmicos y financieros, estructurndolos en forma que
permitan alcanzar las metas de las empresas.
EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.
CONTROLAR: Comparar lo que se plane contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignacin de
responsabilidades y, la medicin de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.
PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.

2. FINALIDAD DEL PRESUPUESTO


Varios ejemplos de la utilizacin de presupuesto, puede ser el caso de un(a) jefe(a) de familia que
mensualmente estima el monto de sus entradas y del uso que dar a las mismas con el fin de mantener
un control sobre sus ingresos, gastos e inversiones ya que de lo contrario gastara todo lo que gana
desmedidamente y no podra establecer prioridades en el hogar. En las empresas los presupuestos cumplen
la mismafuncin sealada anteriormente, claro est que el proceso de presupuestacin en
las empresas tienen diversos niveles de complejidad pero se orientan por el mismo objetivo.
Las finalidades de los presupuestos son las siguientes:
* Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.
* Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
* Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
* Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

3. FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS


La funcin principal de un presupuesto es el Control Financiero de la organizacin, sin embargo
su utilidad depende, en gran medida, de la propia direccin de la empresa u organizacin. Sin embargo, de
manera ideal se espera que un presupuesto proporcione lo que sigue a continuacin:
* Una herramienta analtica, precisa y oportuna.
* La capacidad para pretender el desempeo.

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* El soporte para la asignacin de recursos.
* La capacidad para controlar el desempeo real en curso.
* Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.
* Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
* Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de aprendizaje.
* Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

4. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS


Lozano y Otros (2001) sealan, al respecto los siguientes aspectos:
* Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no- utilitaristas
(agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas.
* Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organizacin.
* Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en
unos lmites razonables.
* Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo
que verdaderamente se busca.
* Facilitan que los miembros de la organizacin.
* Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.
* Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los
planes y programas.
* Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las
compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria.
* Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente
entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de
niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
* Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los
gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

5. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS


* Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo
determinado.
* Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes
dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
* Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

6. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS


Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1. Segn la flexibilidad,
2. Segn el periodo de tiempo que cubren,
3. Segn el campo de aplicabilidad de la empresa,
4. Segn el sector en el cual se utilicen.
6.1 Segn la flexibilidad
6.1.1 Rgidos, estticos, fijos o asignados

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Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.).
Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.
6.1.2 Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias
cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos
adaptativos, pero complicados y costosos.
6.2 Segn el periodo de tiempo
6.2.1 A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao.
Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
6.2.2 A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y
grandes empresas.
6.3 Segn el campo de aplicacin en la empresa
6.3.1 De operacin o econmicos
Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al
cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos
se pueden destacar:
* Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos.
* Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para
preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y
disponibilidad de los materiales.
* Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que
se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
* Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de
produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad
son adecuados.
* Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que
todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
* Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.
Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el
"presupuesto de presupuestos".
6.3.2 Financieros
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de
Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.
* Presupuesto de Caja o Tesorera
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de
realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los
recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos mensual o trimestralmente.
* Presupuesto de erogaciones capitalizables
Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes
alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.