2016

NNCA HAY SUFICIENTE TIEMPO PARA HACER TODO,

PERO SIEMPRE HAY SUFICIENTE TIEMPO PARA HACER LO
MS IMPORTANTE.

BRIAN TRACY
(1944)

Especialista en desarrollo del potencial humano

y efectividad personal.
 Simbologa:

INTRODUCCIN

Ests por dar inicio a este curso-taller el cual

lleva por nombre: Actividad ESCRITA

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Este tema es de gran importancia debido a que

da a da debemos enfrentarnos a muchas
actividades que en ocasiones dejamos inconclusas
o sin realizar.

Seguramente al finalizar este curso, obtendrs

herramientas prcticas que te permitan optimizar LECTURA
tu tiempo de acuerdo a las necesidades de tu
medio inmediato, respondiendo de manera
prioritaria y eficaz en todos los mbitos en que te
desenvuelves.

Ten presente la simbologa, la cual te

facilitar identificar visualmente la actividad
Momento de
que debes realizar en este manual.
REFLEXIN

1
II.- EL TIEMPO

CONCEPTO DE TIEMPO

El tiempo es una magnitud fsica con la que medimos la duracin o separacin de

acontecimientos, es el periodo que transcurre entre un momento y otro.
Permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un
futuro.

Su unidad bsica en el Sistema Internacional es el segundo.

Del segundo se desprenden unidades de medida de tiempo secundarias como los
minutos, las horas, los das, las semanas, los aos, los siglos, etc.

Podemos registrar los hechos que ocurren a travs del tiempo por medio de la
cronologa, que es la forma en que ordenamos sucesos en funcin de la fecha en que se
producen.

2
 CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

1 2 3

Es un RECURSO, un bien Es UNIDIRECCIONAL, slo va en Es limitado, slo se tiene cierto

disponible para resolver una una direccin, hacia adelante. rango de tiempo para hacer una
necesidad. No se puede regresar. actividad especfica.

4 5 6

Es NICO, no se vuelve a Es INCOMPRABLE, no se puede

No se puede detener.
repetir. Se repetirn las comprar ni vender.
acciones, pero el tiempo es otro
distinto.
7 8

Puede emplearse
a tu favor o en tu
contra.
Es INCONTENIBLE, no se puede Es EQUITATIVO, es el mismo SALO A TU
atrapar o contener. para todos. FAVOR!

3
LOS TIPOS DE TIEMPO

Todas las actividades que realizamos en un da estn destinadas a abonar en los

mbitos de nuestra vida, segn las caractersticas de dichas actividades podemos
identificar tipos de tiempo:

TIEMPO PRODUCTIVO LA RECREACIN

Es el tiempo invertido en Recreacin significa

actividades obligatorias diversin, alegrar o
para cubrir las necesidades deleitar. En trminos
primarias (comer, dormir, populares a esta diversin
baarse, etc.). tambin le llamamos
entretenimiento. El
Tambin es el tiempo en el
recrearse permite al
cual realizamos tareas por
cuerpo y a la mente una
las cuales obtenemos un
restauracin necesaria
beneficio.
para tener una vida ms
prolongada.

El objetivo es distraerse de
las exigencias personales,
laborales o familiares.

EL DESCANSO

Es una pausa en el trabajo o en otra actividad para reponerse del cansancio. Es algo que
proporciona tranquilidad y permite reponer las energas gastadas despus de realizar
alguna actividad.
4
 EL OCIO TIEMPO MUERTO
Es el tiempo libre en el Es el tiempo que se gasta
cual no se realiza ninguna esperando que algo ocurra. El
actividad productiva, ni de tiempo de espera, es tiempo
descanso o recreacin. perdido. Es recomendable
Podemos decir que es un estar preparado para que en
tiempo perdido. tiempos muertos los
aproveches en realizar
actividades productivas o de
recreacin.

Escribe 5 actividades productivas o de recreacin que pudieras

realizar en tiempos muertos.

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________

5. ______________________________________________________________________

5
 EL TIEMPO COMO RECURSO

Vivimos en una poca de grandes transformaciones, avances tecnolgicos y reduccin

de tiempos de operacin y manufactura (robtica).
En la televisin y en la radio, uno de los retos es cada vez decir ms en menor tiempo
y por ello el tiempo que disponemos debe ser mejor aprovechado.

Todos tenemos 168 horas a la semana, pero por qu hay personas que logran hacer
muchas actividades ms que otras?
El problema central, es que no sabemos en que gastamos nuestro tiempo, tenemos una
cultura de la improvisacin, no existe una cultura de la planeacin.

Debemos entender que el tiempo es un recurso y que debemos aprovecharlo al

mximo, debemos saber en qu estamos gastando el tiempo, aprender a distinguir lo
vital de lo superficial; lo importante de lo urgente a travs de registrar por escrito el
empleo de nuestro tiempo.

Nunca tenemos tiempo para planear , pero siempre HAY

TIEMPO PARA VOLVER A HACER LO QUE HICIMOS MAL.

Realiza la actividad correspondiente al ANEXO I 1 I

Tipos de tiempo invertido

6
III. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE EL TIEMPO.

Administrar tu tiempo es uno de los ms grandes retos que enfrentas en cualquier

rea que te desenvuelvas, pero en realidad no se administra el tiempo, lo que se
administran son las actividades que se hacen en el tiempo que cada persona tiene, el
cual es el mismo para todos.

La administracin del tiempo, es la forma en cmo se planean las actividades, se

organizan los recursos, se dirigen las acciones y se controlan los resultados, todo esto en
el mejor tiempo posible.

El concepto es muy simple, se trata de encontrar formas de hacer ms, en menos

tiempo, aunque tambin implica hacer las cosas bien, sin estresarte, siendo ms
productivo y tambin tomndote el tiempo libre necesario para disfrutarlo solo o con tu
familia.

ALGUNOS BENEFICIOS DE ADMINISTRAR

EL TIEMPO SON:

Nos gua hacia objetivos y metas.

Evita el estrs.
Facilita la obtencin de resultados
eficientes y eficaces.
Organiza mejor el trabajo y las
actividades.
Eficienta los recursos.

7
REGLAS Y TCNICAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

A continuacin, se muestran algunas reglas elementales y tcnicas para administrar

eficientemente el tiempo:

1. TRABAJA EN TUS HORAS PICO.

Todos tenemos ciertas horas en las que trabajamos mucho mejor y somos ms
productivos. Por ello es importante ubicar cules son esos momentos de fuerza y lucidez
para desarrollar las actividades ms complejas y pesadas. Algunos trabajan mejor
durante la maana, as que procura dedicar las primeras horas a lo ms pesado. Esta
es una regla elemental para cuando asignas nmeros (ordenas) en una lista de
actividades o cosas por hacer.

2. ADMINISTRA EL USO DE LA TECNOLOGA.

El Internet es una maravilla, pero durante las horas de trabajo o simplemente un

momento en casa, la cantidad de informacin a la que tienes acceso puede ser
demasiada, lo que nos engancha y al final nos damos cuenta que acabamos de gastar 3
horas viendo nada.

Asegrate de consumir informacin de una manera que te ayude a lo que ests

haciendo. Si te encuentras cosas interesantes, programa esas consultas para tus
tiempos libres.

El email puede ser una herramienta muy til, pero tambin la fuga de tiempo ms
grande. Si recibes demasiados correos electrnicos, dedica la primera hora del da a
leer, borrar y contestar todo lo de tu bandeja de entrada.

El telfono celular es un aparato de gran utilidad, pero tambin es uno de los mayores
ladrones de tiempo y distractores. Te recomendamos que lo uses slo para situaciones

8
necesarias o de urgencia. Tambin debes tener cuidado en no platicar ms con tus
contactos por celular que en compartir momentos con tu familia y tus seres queridos.

3. NO HAGAS MUCHAS COSAS A LA VEZ.

El famoso multitasking (multitarea en ingls), lo nico que genera es que hagas

mucho, pero no hagas nada bien. La idea detrs de la administracin del tiempo es
hacer ms, pero sin bajar la calidad de lo que se hace. Concntrate en slo una actividad
a la vez y dale toda tu energa. Terminars ms pronto y lo habrs hecho mucho mejor.

Administrar tu tiempo no siempre se trata de hacer ms en menos tiempo. A veces

bajar la velocidad es lo que ms te conviene. El estrs no ayuda, al contrario, as que
cuando creas conveniente, aparta unos minutos para caminar un poco o meditar.

4. LISTA DE ACTIVIDADES O COSAS POR HACER.

Las listas de actividades son esenciales cuando necesitamos realizar un gran nmero
de tareas diferentes. Si encontramos que siempre quedamos mal por haber olvidado
hacer algo, entonces es hora de comenzar a utilizar una lista de actividades.

A pesar de que las listas de actividades son muy simples, son extremadamente
poderosas como un mtodo de organizacin diaria, as tambin un mtodo para reducir
el estrs pues tendremos nuestras tareas bajo control.

Para realizar una lista de actividades te sugerimos los siguientes pasos:

a) Haz una lista realista de cosas por hacer cada da.

b) Escribe tu lista de cosas por hacer con lo ms importante.

c) Escribe actividades de todos los tipos de tiempo (productivo, recreacin, descanso).

9
d) Segn transcurra el da, puedes ir palomeando las actividades ya realizadas.

e) Si durante el da recuerdas actividades por realizar, puedes incluirlas a tu lista.

5. PRIORIZA TUS ACTIVIDADES.

Priorizar es darle una mayor o menor importancia a una cosa que a otra, es ordenar la
lista de actividades por orden de importancia.

Elementos para priorizar:

a) El costo: si una actividad te cuesta ms que otra, en dinero, tiempo o calidad.

b) El beneficio: si una actividad te da a ganar ms que otra, en dinero, tiempo o calidad.

c) El tiempo para realizar dicha accin: si una actividad me lleva ms tiempo que otra.

d) La complejidad: si una actividad es ms difcil o compleja que otra.

Una vez que tengamos una lista de actividades, hay que revisar cada una de ellas
verificando la prioridad, asignando la letra a cada actividad segn su importancia:

A) IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades decisivas. Algunas de ellas asignadas

debido a ordenes administrativas (lo que pida el jefe), requerimientos urgentes e
importantes, tiempo lmite significativo u oportunidades de xito o desarrollo.

B) DEBE HACERSE: actividades de valor medio: pueden contribuir a mejorar el

desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite tan estricto.

C) DESEABLE DE HACER: categora de menor valor. Al incluir actividades interesantes o

divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.

Si muchas actividades tienen una gran prioridad (letra A), debers revisar la lista
nuevamente y marcar aquellas menos importantes o urgentes.

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 ACTIVIDADES URGENTES: son aquellas que requieren de atencin
inmediata y estn asociadas al tiempo (fecha o tiempo lmite) nos
presionan y en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros.

ACTIVIDADES IMPORTANTES: Son las que nos llevan a cumplir un

objetivo final, pueden ser a corto o largo plazo y va asociada a las
consecuencias en caso de no completarlas.

A continuacin, observa el ejemplo de un formato sencillo para plasmar una lista de

actividades:

LISTA DE ACTIVIDADES O COSAS POR HACER

ACTIVIDAD PRIORIDAD ORDEN ESTATUS
Revisar correo electrnico oficial A 2
Ordenar mi habitacin B 5
Preparar la comida de hoy A 3
Salir con mi amigo C 6 x
Entregar el reporte que me pidi mi jefe A 1
Apoyar a mis hijos con su tarea B 4
Ver una pelcula en casa C 7 x

Realiza la actividad del ANEXO I 2 I

Ejercicio de: Lista de actividades o cosas por hacer.

11
 6. CHECK LIST.

Un check list o lista de verificacin, es un documento que detalla uno por uno
distintos aspectos que se deben analizar, comprobar, verificar, etc. Es una herramienta
de planeacin en la que se plasman las actividades por hacer en orden de realizacin y
especificando horarios o lapso de tiempo estimado para su ejecucin.

Por ejemplo: Alejandra es secretaria de una escuela y todos los das antes de irse,
planea en un check list todas las actividades a realizar al da siguiente:

ACTIVIDAD HORARIO
Llegada al centro de trabajo 08:00 a. m.
Revisar correo electronico del trabajo 08:15 a. m.
Reunin con directora para revisin de asuntos 09:00 a. m.
Captura de calificaciones en sistema escolar 09:30 a. m.
Almuerzo y descanso 11:00 a. m.
Hacer 6 constancias escolares e imprimirlas 11:20 a. m.
Entregar las constancias a los alumnos 12:15 p. m.
Revisar correspondencia del da 12:30 p. m.
Dar respuesta a la correspondencia 01:00 p. m.
Realizar check list de maana 01:45 p. m.
Salida del centro de trabajo 02:00 p. m.

Realiza la actividad del ANEXO I 3 I

Ejercicio de: Check list.

12
LA PUNTUALIDAD, UN VALOR PRIMORDIAL
El valor de la puntualidad, es la disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestras
obligaciones y compromisos: una cita del trabajo, una reunin de amigos, un
compromiso de la oficina, un trabajo pendiente por entregar.

IMPUNTUALIDAD = A DESORGANIZACIN DEL TIEMPO

Para ser puntual, primeramente debemos ser conscientes que toda persona, evento,
reunin, actividad o cita tiene un grado particular de importancia. Nuestra palabra
debera ser sinnimo de garanta para contar con nuestra presencia en el momento
preciso y necesario.

Para crecer como persona y hacer ms firme este valor en tu vida, puedes iniciar con
estas recomendaciones:

Examnate y descbrelas causas de tu impuntualidad: pereza,

desorden, irresponsabilidad, olvido, poco inters, etc.

Aunque sea algo tedioso, elabora por escrito tu lista de actividades

y check list, te ser ms fcil calcular tu tiempo.

Implementa un sistema de alarmas que te ayuden a tener nocin

del tiempo (no necesariamente sonoras).

Establece de manera correcta tus prioridades y dales el lugar

adecuado, muy especialmente si tienes que hacer algo importante.

Vivir el valor de la puntualidad es una forma de hacerle a los dems

la vida ms agradable, mejora nuestro orden y nos convierte en
personas dignas de confianza.

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ALARMAS

Es una seal por medio de la cual se informa que ha llegado el momento de que
ocurra algo. Es un mensaje para que la persona se d cuenta que es momento de
realizar una accin diferente a la que se est haciendo.

Es una herramienta que nos ayuda a ser puntuales. Pero se debe usar correctamente
y con disciplina.

Algunas de estas alarmas pueden ser:

a) Reloj
b) Mensajes predeterminados en correo electrnico
c) Recordatorios por telfono
d) Alarma en celular

CUIDADO CON LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO!

Los desperdiciadores de tiempo son cualquier cosa que impide a una persona alcanzar
sus objetivos de la manera ms efectiva posible derivado de la famosa falta de tiempo

Hay desperdiciadores de tiempo de tiempo internos y externos:

Son EXTERNOS cuando son provocados por otras personas o situaciones: excesivo
flujo de papeles, telfono, visitantes, reuniones, fallas de comunicacin, polticas
y procedimientos, informacin (falta/exceso).

Son INTERNOS si son provocados por nosotros mismos: falta de planificacin,

falta de prioridades, objetivos no claros, dejar cosas para despus, intentar hacer
muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina, falta de habilidad y conocimientos.

Realiza la actividad del ANEXO I 4 I

Ejercicio de: Desperdiciadores de tiempo.

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OTROS CONSEJOS TILES PARA APROVECHAR AL MXIMO TU TIEMPO

Tener tu rea de trabajo y espacios de tu hogar bien ordenados, para que siempre
tengas todo dispuesto para lo que se requiere.
Ten claridad acerca del propsito de los fines de tu trabajo. Entonces la situacin
te dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia.
Asegurar la buena comunicacin, la informacin clara y concisa, y la
retroalimentacin, entre compaeros de trabajo y ncleo familiar, esto te
ahorrar mucho tiempo.
Concntrate en las oportunidades, antes que en los problemas, estos dejan pasar
de largo las oportunidades.

QU ES LA PROCRASTINACIN?

Es la accin de postergar actividades o situaciones que deben atenderse,

sustituyndolas por otras situaciones irrelevantes o agradables.

El acto que se pospone se percibe como abrumador, inquietante, peligroso, difcil,

tedioso, aburrido o estresante, por ello, se justifica posponerlo a un futuro, es la tpica
frase Mejor lo hago maana.

HAZLO YA!
Resuelve tus asuntos en el momento.
Responder de inmediato es algo que atrae a los dems, porque la mayora
acostumbra a dejar las cosas para ms tarde.
Todo lo que no hagas ahora, lo tendrs que hacer ms tarde.
Si esperas, te agobiars pensando que lo tienes que hacer y que, adems, no
puedes olvidar hacerlo, lo que te traer mayor estrs.
Si realmente no lo puedes hacer de inmediato, colcalo en tu agenda y apunta
fecha y hora.
Planea tu vida de forma que puedas responder de inmediato.
No dejes para maana lo que puedes hacer hoy.
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ANEXO I 1 I

Nombre:

_______________________________________________________________________

TIPO DE TIEMPO INVERTIDO.

Escribe en la tabla las siguientes opciones segn sea el caso.

*Tiempo productivo * Tiempo de recreacin * Descanso * Ocio

ACTIVIDAD TIPO DE TIEMPO INVERTIDO

Leer un libro mientras espero el autobs
Limpiar mi recmara
Ir al cine con mi familia o amigos
Jugar con una piedra mientras espero salir del trabajo
Sentarme 5 minutos despes de hacer ejercicio
Rayar una hoja de papel
Asistir a un concierto de mi cantante favorito
Planear agenda del da siguiente
Dar un paseo por el campo
Sentarte en la banqueta de tu casa a esperar
Plantar un rbol
Dormir 8 horas diarias
Usar las redes sociales por ms de una hora

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ANEXO I 2 I

Nombre:

________________________________________________________________________

LISTA DE ACTIVIDADES O COSAS POR HACER.

Utilizando el siguiente formato, haz tu lista de actividades para el da de maana.

Recuerda asignar prioridad y numerar para que las tengas en orden de realizacin.

LISTA DE ACTIVIDADES O COSAS POR HACER

ACTIVIDAD PRIORIDAD ORDEN ESTATUS

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ANEXO I 3 I

Nombre:

________________________________________________________________________

CHECK LIST.

En el formato que a continuacin se presenta, elabora el check list de tu tiempo laboral

del da de maana.

Fecha:________________________________

ACTIVIDAD HORARIO

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ANEXO I 4 I

Nombre:

________________________________________________________________________

DESPERDICIADORES DE TIEMPO.

Haz dos listas identificando tus propios desperdiciadores de tiempo destacando los
tres principales. Enlista despus lo que consideres las posibles soluciones para ellos.

Mis desperdiciadores Mis desperdiciadores

Posibles soluciones Posibles soluciones
externos internos

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