CONTABILIDAD AVANZADA I Profa.

Edith Velsquez

Caja chica

Para ejecutar un buen control sobre las salidas de efectivo, ests deben hacerse mediante cheque,
excepto las de Caja chica. Se entiende por Caja chica un fondo de efectivo destinado a cancelar
gastos relativamente pequeos, tales como compra de peridicos, caf, taxis, gasolina para los
vehculos, etc., que deben pagarse en efectivo y no ameritan emitir un cheque, por ser cantidades
triviales.

Para Rodrguez (2001), la Caja chica es una cuenta que crea la empresa a travs de un cheque
emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es
cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto; es decir, que dependiendo del
tamao de la empresa y del nmero de operaciones que sta realice, se establece el monto con el
cual se crea la Caja chica y el lmite en base al cual se van a realizar los pagos. Esta cuenta tiene
saldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo Circulante Disponible. El monto
de la Caja chica slo sufrir una variacin cuando ste sea aumentado o disminuido o se decide
eliminarlo. (Pg. 17).

En trminos generales, se puede decir que Caja chica es un fondo fijo que se crea en la empresa
para los pagos menores, de modo de no emitir cheques por cantidades muy pequeas, ya que el
costo es mayor que el beneficio.

Procedimientos de control interno para la Caja chica

Para que los recursos asignados a la Caja chica cumplan su funcin con idoneidad, es necesario que
se establezca un adecuado control interno. Para ello es indispensable poner en prctica las
siguientes normas:

Se establecer el fondo fijo con el que operar la Caja chica.

Se designar la persona cuya responsabilidad es el manejo idneo de ese fondo. Este funcionario
no deber tener acceso a los registros de contabilidad.

El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, debern estar a nombre del custodio de dicho fondo.

Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada a travs de esta Caja.

Todo pago que se haga por Caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde constar la razn del desembolso, cantidad,
autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo estar respaldado, en los
casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.
Cuando se haga el reembolso de Caja, los comprobantes de respaldo debern ser inutilizados
mediante la colocacin de un sello que diga Cancelado. As podr evitarse que vuelvan a ser
presentados para su reposicin y se produzca una duplicidad de pagos.

Los vales y el cambio de cheques por efectivo no deben ser permitidos. No obstante, de
permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello.
En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados de
inmediato en el banco.

El fondo de Caja chica deber ser repuesto cuando el efectivo remanente haya alcanzado un
mnimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto en esa fecha sea
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cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean
registrados dentro del ejercicio contable que est finalizando.

Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera, con el objeto de constatar la
existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifiquen su ausencia.

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