Ecatepec de Morelos a 18 de abril de 2016

Lic. Gabriela Mndez Delgadillo

DIRECTORA del CONALEP Ciudad Azteca
Atn. JEFES DE PROYECTO

Por el presente Informo a Ustedes de la Capacitacin de la Jornada Archivstica, que se llev a cabo el
da 13 de abril de 2016 en el auditorio de Servicios Administrativos de Toluca Estado de Mxico,
desarrollndose en el siguiente orden.
Ponentes:
Lic. Roberto Alans Boyso. DASD
Dra. Vernica Alcntara. iinfoem
Lic. Janeth Garca y Garca Hernndez. LTAI
Prof. Leticia Fernndez Zavala. iinfoem
Dra. Josefina Romn Vergara. iinfoem

Fundamento Legal: Lic. Janeth Garca y Garca Hernndez

MARCO NORMATIVO
FEDERAL ESTATATAL

Constitucin Poltica de los Artculo 109 Constitucin Poltica del Estado Libre
Estados Unidos Mexicanos. y Soberano de Mxico.
Ley General de Ley de Documentos Administrativos e
Transparencia y Acceso a la Histricos del Estado de Mxico. Artculos 1 al
Informacin Pblica. 35, 36 al 90, 91 al 100, 101 al 103, 104 al
Ley Federal de Archivos. 108.
Reglamento Interior de la Contralora. Ley de Transparencia y Acceso a la
Artculos 4, 26, 28. Informacin Pblica del Estado de
Mxico y Municipios. Artculos. 6,
Ley de Gobierno Digital del Estado de
Mxico y Municipios.
Ley de Responsabilidades de los
Servidores Pblicos del Estado de Mxico y
Municipios.
Artculo 42, 43, 49,52,

Profesora Leticia Fernndez Zavala.

Tipos de expedientes:
En Trmite.
De Concentracin.
Histrico.
Dra. Vernica Alcntara.

Comit Tcnico de Seleccin.

Comisin dictaminadora.
Comit de seleccin

Lic. Roberto Alans Boyso.

 Del control de Archivo de Concentracin:

La consulta ser va oficio por parte del jefe del rea que solicita, dirigido al encargado del archivo,
describiendo el archivo que solicita, el encargado de archivo llevara una bitcora y entregara vale de
solicitud de expediente, ya sea para consulta interna o externa.

Los archivos informticos, audiovisuales etc. Se les dar el mismo tratamiento que a los archivos
documentales.

En caso de cambio de administracin debern entregar oficio de no adeudo de expedientes o

archivos.

Toda rea o jefatura deber llevar un registro de control de correspondencia al da.

Documentos Confidenciales
Documentos Reservados Estos se debern desclasificar para enviarlos a archivo
. Concluido o histrico.

No se debern extraer documentos (llevar trabajo a casa) pues es motivo de sancin.

Se tienen 60 das para crear el comit tcnico de acuerdo a la gaceta del 29 de mayo de 2015 y 365
das para cumplir con lo que la misma establece.

La comisin o comit tcnico, deber definir el ciclo de vida de los documentos.

Cada jefatura o rea deber llevar un control de su correspondencia entrada- salida.

En resumen tenemos desde hoy 13 de abril de 2016 y hasta el 30 de mayo de 2016 para cumplir con
lo establecido en la gaceta del 29 de mayo de 2015 para evitar una sancin; por tal motivo solicito a
usted Lic. Gabriela Mndez Delgadillo y a los jefes de proyecto su apoyo para cumplir con lo
establecido en los lineamientos.

As mismo solicito los contenedores y folders para archivar la documentacin que cada jefatura
deber llevar, adems debe estar definido el inmueble para archivo de acuerdo a las
especificaciones que la misma gaceta en mencin define y el establecimiento de anaqueles para
cada jefatura.

Finalmente solicito fecha para realizar una junta con Usted Lic. Gabriela, con los jefes de proyecto y
secretarias o quien va a concentrar los archivos de su jefatura. Es importante mencionar que todo el
personal es responsable de los documentos que se generan en sus actividades, por ese motivo
todos deben de conocer la clasificacin archivstica as como su aplicacin.
Adems debemos establecer los criterios de codificacin de documentos, respetando los campos del
siser.

Por parte de la Direccin del Estado:

Deber de integrar un Comit Tcnico de Documentacin.

Quien Planeara y coordinara el funcionamiento de los Archivos y Documentos.

Emitir normas, lineamientos y criterios.,
Elaborar el Programa Estatal de Administracin de Documentos
Evaluar la organizacin y el funcionamiento de las unidades documentales.
Impulsara la formacin y profesionalizacin de los servidores pblicos en materia Documental.
Definir los periodos y vigencia de los documentos y archivos.

Una Comisin Dictaminadora.

Quien Analizara y determinara el valor y destino final de los documentos.

Establecer la normatividad para la valoracin, seleccin y baja de documentos de Archivo.
Elaborar, actualizara y difundir el Catlogo de Disposicin Documental.
Otorgar asesora tcnica.
Autorizara la baja de los documentos.
Expedir los Acuerdos de Autorizacin de Baja Documental.

Un Comit de Seleccin.
En cada unidad administrativa. Siguiendo los criterios del comit tcnico.

La clasificacin archivista se deber codificar de acuerdo al siser, (18 campos incluyendo los puntos de
separacin entre cada nmero a letra)

Se anexa la siguiente codificacin de clasificacin archivista de la direccin del plantel como ejemplo para que
cada jefatura desarrolle la propia de acuerdo a los documentos que reciba y genere.

Se enviara a la Direccin del Estado la clasificacin archivista del plantel para su Visto Bueno unificando
criterios en los planteles.

AT E N T A M E N T E

C. Jos Manuel Lpez Ceballos

Tcnico en Materiales Didcticos
CONALEP Ciudad Azteca

c.c.p. Secretarias.
FONDO CONALEP ESTADO DE MXICO PLANTEL CIUDAD AZTECA
CLASIFICACIN ARCHIVSTICA DE LA DIRECCIN DEL PLANTEL CD. AZTECA
SECCIN SERIE SUB-SERIE EXPEDIENTE
001.Dir. N. de plantel Direccin
Documentos de la
001.Dir.1 Direccin
Documentos externos Dir.
001.Dir.1.1 Edo. Mex.
001.Dir.1.1.S.A.
001.Dir.1.1.S.E.
001.Dir.1.1.O.E.
001.Dir.1.1.F.T.
001.Dir.1.1.PRE.
001.Dir.1.1.T.L.
001.Dir.1.1.INFO.
001.Dir.1.1.VIN.
001.Dir.1.1.CAP.
001.Dir.1.1.DIR.
Documentos externos de
otras instituciones
001.Dir.1.1.1Pub Pblicas.
001.Dir.1.1.1.Pub.Ayu
001.Dir.1.1.1.Pub.Univ.
Documentos externos de
otras instituciones
001.Dir.1.1.1.Priv Privadas.
001.Dir.1.1.1.Priv.Almexa
001.Dir.1.1.1.Priv.P&G
001.Dir.1.1.1.Costea
Documentos internos
001.Dir.1.2 entre reas del plantel.
001.Dir.1.2.S.A.
001.Dir.1.2.O.E.
001.Dir.1.2.F.T.
001.Dir.1.2.PRE.
001.Dir.1.2.T.L.
001.Dir.1.2.INFO.
001.Dir.1.2.VIN.
001.Dir.1.2.CAP.

Descripcin del cdigo: 001= N. Del Plantel, Dir.= Direccin, .1= Documentos, .1= externos .S.A.=Jefaturas,
.1= Otras Instituciones, Pub.= Publicas, Priv. = Privadas, .2 = Internos entre reas

Las zonas sombreadas en verde son documentos de clasificacin constante entre todas las jefaturas
del plantel.
 DESCRIPCIN DE LOS TITULOS DE LAS PARTES QUE COMPONEN EL DOCUMENTO GUIA BASICA
PARA LA CLASIFICACIN ARCHIVISTA.

FONDOS DOCUMENTALES= Conjunto de Doctos. De archivo generados por en una institucin por una
persona fsica o jurdico colectiva, como resultado de su actividad.

SECCIN= Cada una de las divisiones del Fondo Documental.

SERIE DOCUMENTAL=Conjunto de Expedientes con caractersticas comunes del mismo tipo, tema o
actividad.

SUB_SERIE= Subdivisin de la Serie

EXPEDIENTE= Unidad Documental Constituido uno o varios documentos de archivo ordenados y

relacionados con un mismo asunto, actividad o tramite, por ser resuelto.

Para realizar la clasificacin de los documentos que generan las jefaturas en cada una de las sub-.reas, ser
por asunto no por persona o generado de la informacin. Es necesario que cada persona los describa de
acuerdo a su experiencia en el proceso de documentos y expedientes que maneja, as como su vigencia en
trmite, concentracin e histrico, de acuerdo a los casos vividos a lo largo de su labor.

Ejemplos:

Expedientes comunes en todas las reas:

SECCIN SERIE SUB-SERIE EXPEDIENTE

001.Dir. N. de plantel Direccin
Documentos de la
001.Dir.1 Direccin
Documentos externos Dir.
001.Dir.1.1 Edo. Mex.
Documentos externos
Dir. Edo. Mex.
001.Dir.1.1.S.A.
001.Dir.1.1.S.E.
001.Dir.1.1.O.E.
001.Dir.1.1.F.T.
001.Dir.1.1.PRE.
001.Dir.1.1.T.L.
001.Dir.1.1.INFO.
001.Dir.1.1.VIN.
001.Dir.1.1.CAP.
Documentos internos 001.Dir.1.1.DIR.
entre reas del
plantel.
001.Dir.1.2.S.A.
001.Dir.1.2.O.E.
001.Dir.1.2.F.T.
001.Dir.1.2.PRE.
001.Dir.1.2.T.L.
001.Dir.1.2.INFO.
001.Dir.1.2.VIN.
001.Dir.1.2.CAP.
En Formacin Tcnica/ Servicios Administrativos:

Asunto = Expedientes del personal:

Docente.
Administrativo.
En Talleres y laboratorios:

Asunto = Vales
Consumo.
Prstamo.

En Servicios Educativos:

Asunto = Becas
Estatales.
Conalep
Transporte
Federales.
Comecyt
LapTop
En Informtica:
Asunto = Bitcoras.
De Prstamo aula tipo
De Prstamo Sala Audiovisual
De Equipos de Informtico
En Vinculacin:
Asunto = Documentos externos de otras instituciones:

Pblicas.
Universidades
IMSS
UNITEC
TESE
Politcnica
Ayuntamiento de Ecatepec

Privadas.
SIAASA
ABM Poliuretanos
Covestro
En Formacin Tcnica:
Asunto = Minutas.
Academias Docentes.
Actividades Docentes Intersemestrales.
Evaluaciones al Desempeo Docente.
En Capacitacin:
Asunto = Capacitaciones por Sector.
Pblico.
IFONAVIT
SEIEM
Productivo.
Capacitacin para el Proceso.
Social.
Cursos de Capacitacin a la Comunidad.
En Direccin del Plantel:
Asunto = Documentos Asignados por rea en el Plantel.
S.A. Servicios Administrativos
S.E. Servicios Educativos

Nota: Todos los documentos asignados a las reas por la direccin, sern responsabilidad de su seguimiento
y conclusin; entregando a la direccin del plantel copia de su oficio de acuse de recibo.